Programma Italia – Tunisia 2007-2013 Strumento Europeo di Vicinato e Partenariato Cooperazione Transfrontaliera Decisione CE(2008) 8275 del 16/12/08 Vademecum per la Comunicazione di Progetto Dicembre 2012 Questo programma è cofinanziato dall’Unione Europea Programma ENPI di Cooperazione Transfrontaliera Italia-Tunisia 2007-2013 2 1 INTRODUZIONE 5 1.1. PERCHÉ QUESTO MANUALE 5 1.2. QUADRO NORMATIVO DI RIFERIMENTO 5 1.3. REGOLE GENERALI 6 2 OBBLIGHI A CARICO DEI BENEFICIARI 7 2.1. OBBLIGHI DI INFORMAZIONE E PUBBLICITÀ A CARICO DEI BENEFICIARI 7 2.2. CARATTERISTICHE DEGLI INTERVENTI INFORMATIVI E PUBBLICITARI 7 2.3. LOGO DELL’UNIONE EUROPEA 8 2.4. LOGO DEL PROGRAMMA 8 2.5. COLORI 9 2.6. FONT 9 2.7. LOGO DEL PROGRAMMA 10 2.8. SLOGAN DEL PROGRAMMA 11 2.9. RESTRIZIONI SULL’UTILIZZO DEI LOGHI 11 2.10. BANDI E CONVENZIONI 11 2.11. OBBLIGHI DI INFORMAZIONE E PUBBLICITA’ PER LA DOCUMENTAZIONE 11 2.12. OBBLIGHI DI INFORMAZIONE E PUBBLICITA’ PER LE SEDI PROGETTUALI 12 2.13. OBBLIGHI DI INFORMAZIONE E PUBBLICITA’ PER LE ATTREZZATURE 12 2.14. OBBLIGHI DI INFORMAZIONE E PUBBLICITA’ PER LE INFRASTRUTTURE 13 3 STRATEGIE DI COMUNICAZIONE 14 3.1. QUALI SONO GLI ATTORI/SOGGETTI COINVOLTI NEL PROGETTO? 14 3.2. QUALI POSSONO ESSERE I SOGGETTI INTERESSATI AL PROGETTO? 14 3.3. COME INFORMARE IN MODO APPROPRIATO CIASCUN DESTINATARIO? 14 3.4. COME GESTIRE IN MODO ADEGUATO LE ATTIVITÀ DI COMUNICAZIONE? 14 3.5. QUALI SONO GLI ELEMENTI ESSENZIALI DI UN PIANO DI COMUNICAZIONE? 15 3.6. COME EFFETTUARE LA VALUTAZIONE E IL MONITORAGGIO DEL PIANO DI COMUNICAZIONE? 15 4 STRUMENTI DI COMUNICAZIONE 17 4.1. OPUSCOLI, BROCHURE, NEWSLETTER 17 4.2. AFFISSIONI 18 4.3. SITO WEB 19 4.4. WEB 2.0 19 4.5. COMUNICATI STAMPA 20 3 4.6. PANNELLI ESPOSITIVI 20 4.7. BANNER 21 4.8. ARTICOLI PROMOZIONALI 21 4.9. EVENTI ED INCONTRI 21 4.10. MATERIALE FOTOGRAFICO E AUDIO-VIDEO 21 4.11. LINGUE DEI PRODOTTI DI COMUNICAZIONE 22 5 FORMAT GRAFICO 23 5.1. LINEA GRAFICA COORDINATA 23 5.2. SCHEDA PROGETTO 23 6 GOOD PRACTICES 24 7 CONTATTI 24 8 STRUMENTI/DOCUMENTI DI RIFERIMENTO 25 Termini di responsabilità. Questa pubblicazione è stata realizzata con il contributo dell’Unione Europea. Il contenuto di questo testo è di sola responsabilità dell’AGC e del STC del programma e in nessun caso può essere considerato come l'espressione dell'opinione dell'Unione Europea". 4 1 INTRODUZIONE 1.1. PERCHÉ QUESTO MA NUA LE Questo documento intende sostenere i beneficiari e i partner nella realizzazione delle loro attività di comunicazione e visibilità, in linea con i requisiti stabiliti dall'Unione Europea e secondo le norme vigenti descritte nella sezione seguente. La comunicazione è un elemento indispensabile per il raggiungimento e l’incremento del livello di impatto e visibilità dei progetti finanziati dal Programma ENPI di cooperazione transfrontaliera (CT) Italia-Tunisia 2007-2013, ma anche per diffondere le esperienze e i casi di successo, per creare e animare la rete dei beneficiari e dei partner dei progetti stessi. Nello specifico, i beneficiari e i partner devono essere consapevoli che la comunicazione può giocare un ruolo importante per assicurare una gestione efficiente dei progetti in termini di: diffusione delle migliori pratiche, know-how e innovazione; condivisione di problemi e ricerca di soluzioni comuni. Al contempo, i beneficiari e i partner dovranno dare piena visibilità al sostegno finanziario concesso dall'Unione Europea, cercando di: aumentare la consapevolezza del pubblico sugli obiettivi del progetto, i ris ultati e l’impatto ottenuto grazie al sostegno dell'Unione Europea; migliorare la visibilità del progetto e di conseguenza del Programma; garantire la trasparenza dei finanziamenti comunitari. Il presente documento intende fornire le informazioni necessarie al fine di assicurare il rispetto dei criteri in materia di comunicazione e informazione stabiliti dall’Unione Europea e dal Programma ENPI CT Italia-Tunisia 2007-2013. 1.2. QUA DRO NORMA TIVO DI RIFERIMENTO Il presente manuale è stato redatto nel rispetto delle disposizioni dei seguenti documenti: Programma di cooperazione transfrontaliera Italia-Tunisia 2007-2013, approvato dalla Commissione Europea con Decisione 8275 del 16 dicembre 2008. Regolamento (CE) n. 951/2007 della Commissione del 9 agosto 2007, che stabilisce le misure di esecuzione dei programmi di cooperazione transfrontaliera finanziati nel quadro del regolamento (CE) n. 1638/2006 del Parlamento europeo e del Consiglio recante disposizioni generali che istituiscono uno strumento europeo di vicinato e partenariato. Guida pratica alle procedure contrattuali per le azioni esterne dell'UE, (PRAG). Manuale di comunicazione e visibilità per le azioni esterne UE, quale documento di base che fornisce i requisiti obbligatori e le raccomandazioni per garantire che le attività di comunicazione e visibilità siano correttamente applicate. I principali documenti che devono adottare i beneficiari e i partner per la pianificazione e la realizzazione delle attività di comunicazione del progetto sono: il presente documento “Vademecum comunicazione”; il piano di comunicazione del Programma ENPI CT Italia-Tunisia 2007-2013; il Manuale di comunicazione e visibilità per le azioni esterne UE; 5 l’allegato II delle Condizioni Generali del Contratto di sovvenzione (articolo 6 Visibilità), come modificato dagli articoli 7.2.4 e 7.2.5 del contratto di sovvenzione “condizioni specifiche”. Allo scopo di facilitare il lavoro di chi si occuperà della progettazione e gestione delle azioni di comunicazione di seguito si danno una serie di indicazioni e strumenti pratici. 1.3. REGOLE GENERA LI Nel contratto di sovvenzione non vi è l’obbligo formale di elaborare uno specifico piano di comunicazione. Per tale motivo, si raccomanda ai progetti di realizzare una pianificazione di base delle attività di visibilità e comunicazione. Come regola generale, tale fase di pianificazione delle attività di visibilità e di comunicazione potrà essere condivisa con le strutture responsabili della gestione del Programma, Autorità di Gestione Congiunta (AGC) e Segretariato Tecnico Congiunto (STC), al fine di orientare la scelta delle azioni più appropriate e degli strumenti più adeguati, tenendo conto della natura e dimensione del progetto e delle diverse fasi del suo ciclo di vita. I beneficiari devono identificare un budget minimo per garantire che almeno tutti i requisiti previsti dalla normativa EU di cui sopra siano soddisfatti. I beneficiari sono invitati a scegliere, tra i vari strumenti a disposizione, quelli che garantiscono la massima visibilità dei progetti, in base alle risorse destinate alla comunicazione e ad identificare i target group (cfr. capitolo 4 del Manuale di comunicazione e visibilità per le azioni esterne UE e relativo allegato 3). I progetti dovrebbero essere, innanzitutto, facilmente riconoscibili per il pubblico. Pertanto, si raccomanda di progettare un logo del progetto e una relativa linea grafica coerente con le attività e risultati attesi del progetto, nonché di sviluppare un sito web dedicato. Durante l'attuazione del progetto, i beneficiari sono tenuti a raccogliere campioni di tutti i materiali di comunicazione prodotti ivi compresi i materiali multimediali correlati. Le copie devono essere inviate all’AGC e STC insieme con i rapporti intermedi e finali. Inoltre, l’AGC e STC devono essere informati in merito a qualsiasi evento organizzato dai progetti in modo che ne venga data adeguata visibilità sul sito web del Programma, http://www.italietunisie.eu 6 2 OBBLIGHI A CARICO DEI BENEFICIARI 2.1. OBBLIGHI BENEFICIA RI DI INFORMA ZIONE E PUBBLICITÀ A CA RICO DEI Secondo le condizioni contrattuali stabilite nel contratto di sovvenzione e i relativi allegati, i beneficiari hanno l'obbligo di promuovere l'identità visiva del Programma ENPI CT ItaliaTunisia 2007-2013, così come hanno l’obbligo di adottare le misure necessarie per garantire la visibilità del finanziamento o del cofinanziamento dell'Unione Europea. Tali misure dovranno risultare conformi al Manuale di comunicazione e visibilità per le azioni esterne UE, come redatto e pubblicato dalla Commissione. ATTENZIONE Le spese sostenute per attività di comunicazione e realizzazione di materiali che non rispettano i requisiti minimi del Manuale dell'Unione Europea e del presente vademecum non sono considerate ammissibili. Il cofinanziamento ENPI non potrà quindi essere erogato. 2.2. CA RA TTERISTICHE DEGL I INTERVENTI INFORMA TIVI E PUBBLICITA RI Tutti gli interventi di informazione e pubblicità realizzati dal beneficiario e dai partner (come pubblicazioni, pieghevoli, materiali informativi, poster, pagine pubblicitarie, comunicati, sito internet etc.) dovranno contenere: A. l’emblema dell'Unione Europea; B. l’indicazione relativa al cofinanziamento (ad esempio: Progetto cofinanziato dall’Unione Europea); C. il logo del Programma ENPI CT Italia-Tunisia 2007-2013; D. il logo della Repubblica Italiana, della Repubblica Tunisina e della Regione Siciliana (qualora venga ritenuto necessario); E. il logo del Progetto (non obbligatorio, ma fortemente consigliato); F. lo slogan del Programma Italia-Tunisia 2007-2013 “Sfide comuni, obiettivi condivisi” (nella lingua del soggetto beneficiario), se lo spazio lo consente. Nel sito internet del Programma www.italietunisie.eu , alla sezione “Comunicazione” e poi “Loghi”, sono disponibili i loghi sopra menzionati. Quanto indicato alle lettere A, B, C, deve essere obbligatoriamente riprodotto e ben visibile su tutti i prodotti realizzati dal progetto, ad esempio sito web, documenti (relazioni, presentazioni, inviti, ecc), pubblicazioni, materiale pubblicitario, comunicati stampa, newsletter, cartellonistica, insegne, targhe commemorative, pannelli di circolazione, ecc. Per gli oggetti promozionali molto piccoli (ad esempio penne, memory stick) è sufficiente usare il logo dell’UE e del Programma. I progetti devono anche visualizzare/presentare il logo del Programma e dell’UE in occasione di convegni, seminari, conferenze stampa, briefing, corsi di formazione etc. L’uso dello slogan del Programma e il riferimento al sito web del Programma è volontario, anche se fortemente consigliato. E’ obbligatoria l’esposizione della bandiera dell’Unione Europea durante gli eventi e le riunioni realizzate nell’ambito del progetto. Si precisa, inoltre, che nel caso di documentazione 7 ad uso del partenariato di progetto e/o avente rilevanza interna per un partner (ad es. corrispondenza tra i partner, tra il capofila e l’AGC, pubblicazione di bandi/avvisi ecc.) è sufficiente l’utilizzo della carta intestata dell’ente e l’apposizione dei loghi del Programma e dell’Unione Europea e la dicitura “Progetto cofinanziato dall’Unione Europea”. 2.3. LOGO DELL’UN IONE EUROPEA Come riportato nell’articolo 4 del Manuale di comunicazione e visibilità per le azioni esterne UE, è possibile scaricare il logo dell’Unione Europea dal seguente link: http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/index_fr.htm, nella sezione Télécharger, oppure dal sito del Programma Italia-Tunisia www.italietunisie.eu/ nella sezione Comunicazione e poi sezione Loghi. Va ricordato che il logo dell’Unione Europea e la dicitura “Progetto cofinanziato dall’Unione Europea” deve essere riportato sulla carta intestata, sull’intestazione fax, su tutti i materiali promozionali, articoli, produzioni audiovisive etc. Il logo dell’UE non può essere più piccolo degli altri loghi posti accanto ad esso. 2.4. LOGO DEL PROGRA MMA Il logo del Programma è di esclusiva proprietà dell’AGC che può concedere e revocarne in qualsiasi momento, con decisione unilaterale, l’uso. Esso deve essere riportato sulla carta intestata, sull’intestazione fax, su tutti i materiali promozionali, articoli, produzioni audiovisive etc. È possibile scaricare il logo dal sito del Programma Italia-Tunisia www.italietunisie.eu/ nella sezione Comunicazione e poi sezione Loghi. Il logo di riconoscimento del Programma è molto semplice; la parte testuale include la dicitura “Coopération transfrontalière” e l’indicazione del periodo di programmazione “2007-2013”; l’elemento grafico è caratterizzato da una sottolineatura realizzata da due linee di colore diverso che realizzano quasi una fusione e che simboleggiano i due paesi (Italia e Tunisia). Al logo può essere abbinato (compatibilmente con lo strumento scelto e soprattutto con le sue dimensioni) lo slogan del Programma “Sfide comuni, obiettivi condivisi”, declinato nella lingua del soggetto beneficiario. Lo slogan sintetizza i valori del partenariato, finalizzati al raggiungimento di risultati congiunti. Può essere realizzato in uno dei due colori del Programma, metà in azzurro e metà in arancio o in bianco. Il carattere utilizzato è il Georgia corsivo. 8 2.5. COLORI COLORE NOM E PA NT ONE R G B H EXA AZZURRO Solid Coated 7462 C 0 108 162 #006CA2 ARANCIO Solid Coated 143 C 227 148 27 #E3941B 2.6. FONT 9 COL OR E DI R I FER I M EN TO 2.7. LOGO DEL PROGRA MMA 10 2.8. SLOGA N DEL PROGRA MMA 2.9. RESTRIZIONI SULL’UTILIZZO DEI LOGHI Il logo dell’Unione Europea, del Programma e lo slogan non dovranno subire alcuna modifica nella riproduzione. In particolare, è fatto divieto di: Separare la parte testuale dall’emblema; Distorcere o ruotare il logo; Usare combinazioni cromatiche differenti; Usare un carattere differente; Alterare le proporzioni del logo e dei suoi elementi grafici; Aggiungere differenti scritte o modificare il testo all’interno dell’area del logo; Mostrare solo una parte del logo, coprendolo con altri elementi. Attenzione: i beneficiari non possono produrre un logo del progetto che abbia una grafica simile a quello del Programma o dell’Unione Europea, che sono protetti da copyright. 2.10. BA NDI E CONVENZIONI I beneficiari dovranno specificare all’interno dei bandi e, successivamente, delle convenzioni stipulate con soggetti terzi (partner e/o altri soggetti coinvolti), l’obbligo di rispettare le disposizioni regolamentari in materia di informazione e pubblicità. All’interno di bandi e convenzioni, dovrà altresì essere fatto esplicito riferimento al Piano di comunicazione del Programma ENPI CT Italia-Tunisia 2007-2013, quale documento di riferimento relativamente alle azioni di informazione e pubblicità da svolgersi per ciascun intervento. I soggetti beneficiari dovranno altresì garantire la trasmissione periodica di informazioni sullo stato del progetto, sia in termini di documentazione foto e/o video, sia fornendo adeguata collaborazione per la piena riuscita delle azioni di comunicazione del Piano di comunicazione. 2.11. OBBLIGHI DI DOCUMENTA ZIONE INFORMA ZIONE E PUBBLICITA ’ PER LA Con riferimento ai progetti finanziati a valere sulle risorse del Programma Operativo (PO) Congiunto ENPI Italia‐Tunisia 2007‐2013, ai sensi dell’art. 45 del Regolamento (CE) n. 951/2007 i beneficiari ed i partner conservano i documenti giustificativi in originale delle spese e sono tenuti alla istituzione di un fascicolo per ogni progetto contenente la documentazione tecnica e amministrativa (documentazione di spesa e giustificativi) ed alla 11 sua conservazione per i sette anni successivi al pagamento del saldo del progetto o del programma operativo. I contenuti dei siti web, così come qualsiasi altro strumento basato su Internet, dovranno essere memorizzati per essere in grado di mostrarne il contenuto in caso di controllo. Per questo sarà necessario chiedere ai soggetti che realizzano e gestiscono il sito del progetto un adeguato sistema di back‐up. I documenti vanno conservati in formato cartaceo (per gli originali dei libri di contabilità e dei giustificativi quietanzati, per le copie degli ordini di pagamento). Gli originali dei documenti di spesa, saranno custoditi dal beneficiario e dai partner, a norma di legge, e secondo le prescrizioni definite per la presentazione della rendicontazione all’AGC. Tale documentazione dovrà essere adeguatamente custodita in fascicoli recanti l’identificazione del contenuto degli stessi. Ciascun fascicolo dovrà inoltre recare, in maniera visibile, almeno i seguenti elementi: l’emblema dell'Unione Europea e l’indicazione relativa al cofinanziamento (ad esempio: Progetto cofinanziato dall’Unione Europea); il logo del Programma ENPI CT Italia-Tunisia 2007-2013. Dovrà essere inoltre chiaramente identificabile il luogo o i luoghi in cui la documentazione originale viene custodita, allegando a ciascuna rendicontazione sottoposta ai controllori di primo livello una nota in cui viene indicato il luogo di conservazione della stessa ovvero i riferimenti dell’Ufficio: nome, indirizzo, piano, stanza. 2.12. OBBLIGHI DI PROGETTUA LI INFORMA ZIONE E PUBBLICITA ’ PER LE SEDI Nelle sedi legali di ciascun partner progettuale e/o nella sede in cui si svolge il progetto o parte di esso dovranno essere apposti delle targhe o dei cartelli adeguatamente visibili contenenti le informazioni sul tipo e la denominazione dell’operazione, oltre a d almeno i seguenti elementi: il logo dell’Unione Europea, reso in lingua italiana e francese; Il logo del Programma ENPI CT Italia-Tunisia 2007-2013; Potrà essere altresì abbinato lo slogan del Programma “Sfide comuni, obiettivi condivisi”. Le informazioni di cui sopra dovranno costituire almeno il 25% della targa e del cartello. 2.13. OBBLIGHI DI INFORMA ZIONE E PUBBLICITA ’ PER LE A TTREZZA TURE Sulle attrezzature di tipo strumentale e tecnico quali ad es. computer, stampanti, proiettori, strumenti tecnici, acquistate dai progetti, devono essere apposte delle etichette adesive o targhette che evidenzino l’acquisto nell’ambito del Programma e il cofinanziamento dell’Unione Europea. Le etichette o le targhette devono recare in maniera chiara e indelebile i seguenti elementi: il logo dell’Unione Europea e il logo del Programma ENPI CT Italia-Tunisia 20072013; la frase: “Acquistato con il supporto dell’Unione Europea – Programma ENPI CT Italia-Tunisia 2007-2013; il logo del progetto; il riferimento al codice progetto e al CUP. Non esiste un modello obbligatorio per adesivi ma le dimensioni consigliate sono 90 mm x 50 mm (per gli oggetti più piccoli) e 100 mm x 100 mm (per gli oggetti più grandi). 12 2.14. OBBLIGHI DI INFORMA ZIONE E PUBBLICITA ’ PER LE INFRA STRUTTURE In caso di progetti in cui è previsto l’acquisto di un oggetto fisico, il finanziamento di un’infrastruttura o intervento costruttivo, è necessario: installare un cartello nel luogo delle operazioni, durante l’attuazione delle stesse; esporre una targa esplicativa permanente, visibile e di dimensioni significative entro sei mesi dal completamento di un’operazione. Sia il cartello sia la targa dovranno contenere le seguenti indicazion i: titolo del progetto; soggetto beneficiario; data di inizio e fine del progetto; logo dell’Unione Europea con l’indicazione “Progetto cofinanziato dall’Unione Europea” con caratteri non inferiori ad altre diciture presenti, accanto al logo europeo. Questi elementi devono occupare almeno il 25% dello spazio della targa e del cartello; logo del Programma ENPI CT Italia-Tunisia 2007-2013; slogan del Programma; logo del Progetto. La dimensione del carattere utilizzato deve permettere la lettura del testo il cui ingombro non dovrebbe essere inferiore al 50% dello spazio a disposizione. Le targhe dovrebbero essere realizzate in materiale resistente (es.: metallico). 13 3 STRATEGIE DI COMUNICAZIONE Allo scopo di realizzare un’analisi degli obiettivi e stabilire le priorità di comunicazione del progetto è utile porsi le seguenti domande: 3.1. QUA LI SONO GLI A TTOR I/SOGGETTI COINVOLTI NEL PROGETTO? Si tratta qui di definire i destinatari della comunicazione: i cittadini di un territorio, gli utenti del/dei servizio/i, i dipendenti degli uffici e/o delle associazioni e/o degli o rganismi a vario titolo coinvolti etc. Dopo averli individuati, sarà più facile creare flussi di comunicazione più appropriati. 3.2. QUA LI POSSONO ESSERE I SOGGETTI INTERESSA TI A L PROGETTO? È necessario identificare tutti i soggetti che condividono e/o sono interessati a condividere missione, valori e obiettivi del progetto: partner finanziari, altre istituzioni, associazioni, membri delle reti relazionali, giornalisti etc. 3.3. COME INFORMA RE IN MODO A PPROPRIA TO CIA SC UN DESTINA TA RIO? Individuare le azioni che si ritiene possano avere un impatto positivo nei confronti dei destinatari di riferimento: newsletter, pubblicazioni, incontri, seminari etc. 3.4. COME GESTIRE COMUNICA ZIONE? IN MODO A DEGUA TO LE A TTIVITÀ DI In linea con il presente documento sarebbe opportuno, per i progetti, individuare un responsabile delle attività di disseminazione ed informazione come interlocutore dell’AGC e del STC per ciò che attiene agli adempimenti in tema di informazione e pubblicità . Il responsabile potrà quindi interfacciarsi con l’AGC/STC del programma tutte le volte, ad esempio, che il progetto ricorrerà ad una esposizione mediatica mediante giornali, riviste, TV etc., condividendo con l’AGC/STC i contenuti e gli eventuali riferimenti a rappresentanti dell’Amministrazione regionale siciliana o della Repubblica di Tunisia. Inoltre, potrebbe contribuire alla stesura della newsletter periodica del PO ENPI Italia‐Tunisia 2007‐2013, per la parte relativa ai progetti, e fornire news rilevanti da pubblicare sul sito www.italietunisie.eu nella sezione relativa al proprio progetto. Inoltre, sarebbe opportuno che i progetti elaborassero un piano di comunicazione capace di contribuire, in maniera diretta e sinergica, al raggiungimento degli obiettivi previsti dal piano di comunicazione del PO Italia-Tunisia e che, al contempo, fosse in grado di fornire unitarietà e armonia alle azioni di comunicazione per raggiungere la massima efficacia ed efficienza delle stesse, soprattutto in un contesto di lavoro caratterizzato dalla rete partenariale composta da soggetti numerosi e variegati. 14 3.5. QUA LI SONO GLI COMUNICA ZIONE? ELEMENTI ESSENZIA LI DI UN PIA NO DI L’eventuale Piano di Comunicazione redatto e adottato nell’ambito del progetto andrà elaborato sulla base di due principi generali: garantire un’informazione trasparente circa le modalità di attuazione del progetto e il coinvolgimento di eventuali potenziali beneficiari; dare visibilità al progetto finanziato, valorizzando il ruolo svolto dalla Unione Europea nel raggiungimento dei risultati previsti. Il piano di comunicazione dovrà contenere i seguenti elementi: l’analisi dello scenario in cui si opera; la strategia degli interventi informativi e pubblicitari destinati ai potenziali benef iciari e al pubblico e finalizzati a dare conto dei risultati del progetto e del valore aggiunto del sostegno comunitario; gli obiettivi generali e specifici; i destinatari; le azioni da intraprendere e i relativi strumenti; il costo per l’attuazione del piano; le azioni previste per la valutazione e il monitoraggio degli interventi informativi e pubblicitari. 3.6. COME EFFETTUA RE LA VA LUTA ZIONE E IL MONITORA GGIO DEL PIA NO DI COMUNICA ZIONE? I beneficiari dovranno essere in grado di dimostrare l’efficacia dell’azione comunicativa dei propri progetti nell’ambito del loro territorio di competenza. La valutazione delle attività di comunicazione deve essere parte integrante della strategia di comunicazione attuata dai progetti. Una valutazione periodica delle attività di comunicazione può avere un duplice beneficio: comprendere l’efficacia e l’impatto delle attività realizzate; migliorare la qualità della strategia della comunicazione e in più generale dei progetti. I beneficiari sono invitati a valutare e monitorare i progressi delle loro attività di comunicazione attraverso l’uso di indicatori che potrebbero essere utili durante le fasi di rendicontazione intermedia e finale per dimostrare che tutti i risultati previsti dai progetti sono stati raggiunti. Il responsabile delle attività di disseminazione e informazione di un progetto dovrà, infatti, prestare particolare attenzione al monitoraggio del piano di comunicazione ed in particolare agli indicatori utilizzati. I dati relativi al monitoraggio dovranno essere riportati, a cura del Beneficiario del Progetto, nella domanda di rimborso e nella relazione semestrale, al fine di attestare la conoscenza del Programma e del progetto nei territori di competenza. I dati relativi ai principali indicatori saranno, ad esempio, i seguenti: numero di eventi di pubblico interesse (seminari, incontri e workshop, convegni di informazione); numero di partecipanti ad eventi, da registrare in un foglio di presenze; numero di contatti e mailing list dei gruppi di destinatari individuati; numero di articoli pubblicati sui media locali sulle attività di progetto; numero di newsletter del progetto; 15 numero di materiale cartaceo (brochure, locandine, biglietti invito etc.) e multimediali (Cd‐rom, DVD); numero di gadget e materiale promozionale; numero di scambi di esperienze con altri progetti; numero di reti e partenariati con altri istituzioni; numero di pubblicazioni relative al progetto e ai risultati ottenuti; numero di contatti registrati dal sito web del progetto. 16 4 STRUMENTI DI COMUNICAZIONE I progetti possono utilizzare una varietà di strumenti di comunicazione, da scegliere di volta in volta in coerenza con i propri obiettivi, i gruppi target destinatari e, naturalmente, gli ambiti/contenuti d’informazione. L’efficacia delle azioni di informazione e visibilità è direttamente correlata ad un utilizzo combinato e sinergico di una pluralità di strumenti di comunicazione. Nei paragrafi successivi, si presenta una rassegna di strumenti di base che possono essere utilizzati per le attività di comunicazione dei progetti e indirizzate ai diversi target group destinatari della comunicazione: istituzioni ed enti locali, partenariato istituzionale ed economico-sociale, stakeholders, media, potenziali beneficiari, destinatari finali e grande pubblico. 4.1. OPUSCOLI, BROCHURE, NEWSLETTER Le pubblicazioni, come opuscoli, brochure e newsletter, possono essere utili strumenti per comunicare i risultati di un progetto al pubblico di riferimento. I testi devono essere brevi e informativi e le fotografie eventualmente utilizzate devono servire ad illustrare il contenuto delle pubblicazioni e a renderlo visivamente più attraente. Se possibile, le fotografie dovrebbero ritrarre gli “obiettivi” dei progetti e i so ggetti coinvolti, piuttosto che, ad esempio, riunioni di lavoro o i funzionari responsabili della gestione. Opuscoli, brochure, newsletter devono includere il logo dell’UE, del Programma e il riferimento al cofinanziamento europeo. Sarebbe consigliabile inserire anche il logo del progetto. Inoltre, gli opuscoli e le brochure dovrebbero includere una definizione dell'Unione Europea (capitolo 4 - art. 4.2 del Manuale UE). In questi casi, la pagina di copertina deve identificare chiaramente il progetto, in quanto parte di un intervento cofinanziato dall'Unione Europea e riportare la dicitura “Progetto cofinanziato dall’Unione Europea”. Opuscoli, brochure e newsletter devono anche includere il titolo del Programma: “Programma ENPI di cooperazione transfrontaliera Italia-Tunisia 2007-2013”. Invece, solo le brochure e altre pubblicazioni più grandi devono riportare una dichiarazione generale sul Programma. Ad esempio: «Il Programma ENPI Italia-Tunisia 2007-2013 è un programma bilaterale di cooperazione transfrontaliera cofinanziato dall’Unione Europea nell’ambito dello Strumento Europeo di vicinato e partenariato. Con una dotazione finanziaria di 25,2 milioni di euro, il programma – la cui gestione congiunta è stata affidata al Dipartimento della Programmazione della Regione Siciliana – mira a promuovere l’integrazione economica, sociale, istituzionale e culturale tra l’Italia e la Tunisia». Va anche precisato che opuscoli, brochure e newsletter devono riportare la seguente “dichiarazione di esclusiva responsabilità”: «Il presente documento è stato realizzato grazie all'aiuto finanziario dell'Unione europea nell'ambito del Programma ENPI CT Italia – Tunisia 2007-2013. Il contenuto del presente documento è di esclusiva responsabilità del <nome del Beneficiario> e non può in nessun caso essere considerato come riflesso della posizione dell'Unione europea o della posizione delle strutture di gestione del Programma». Tale dichiarazione nella newsletter deve essere riportato nel banner inferiore della prima pagina (vedi allegato 3 del Manuale UE). Invece, il banner superiore della newsletter dovrebbe essere progettato come segue: 17 Tutti i materiali prodotti in forma cartacea devono essere resi disponibili anche in formato elettronico, in modo che possano essere inviati tramite e-mail e pubblicati sul sito web. Su supporti informativi digitali i loghi dell’UE e del Programma devono essere posizionati in prima pagina e anche sulla confezione (ad esempio: packaging di un CD). Oltre agli elementi obbligatori menzionati sopra, ci sono alcuni elementi facoltativi che, se si vuole e lo spazio lo consente, possono essere inseriti, quali: Lo slogan del Programma; I dettagli del progetto (ad esempio: il nome del referente, l'indirizzo, il recapito telefonico, il fax e l'indirizzo di posta elettronica); Il riferimento al sito web del Programma : http://www.italietunisie.eu/ Nota Bene: Qualsiasi altro tipo di pubblicazione, elettronica o stampata, deve sempre includere il logo dell’UE, del Programma e il riferimento al cofinanziamento europeo. Se si desidera, si può anche inserire il logo del progetto. Inoltre, si dovrà sempre riportare la “dichiarazione di esclusiva responsabilità” di cui sopra. Le pubblicazioni finali e studi devono contenere una definizione dell'Unione Europea (capitolo 4 - art. 4.2 del Manuale UE), nonché del Programma. 4.2. A FFISSIONI Le affissioni sono una forma di pubblicità esterna che utilizza manifesti di carta o altri supporti, stampati in diversi formati. Quelli più comuni sono: foglio base 70 x 100 cm (unità di misura per le imposte di pubblicità nei comuni italiani), 100 x 140 cm, 140 x 200 cm ed i poster della misura di m 6 x 3. Le affissioni sono utili a richiamare l'attenzione del grande pubblico sul messaggio di cui sono veicolo. Possono essere impiegate nelle campagne di comunicazione integrata su temi specifici, oppure per annunciare l'inaugurazione di grandi interventi infrastrutturali o di convegni a cui s'intende dare particolare rilievo. I manifesti devono prevedere l’inserimento dei loghi istituzionali. Questi ultimi dovranno essere inseriti con idonea evidenza e nella stessa dimensione. I manifesti non sono utilizzati 18 unicamente in grande formato per le campagne di informazione. Sono declinati anche nei formati più piccoli, l’A3 per esempio, è particolarmente indicato per i progetti allo scopo di installarli nelle loro sedi istituzionali, anche in occasione dell’orga nizzazione di incontri e/o eventi. I manifesti devono sempre essere d’impatto e attraenti (grazie all’utilizzazione sapiente dei colori) e semplici (ci si deve sforzare di utilizzare una terminologia chiara). Anche l’impatto visuale è fondamentale: bisogna puntare molto sulla scelta delle immagini che devono colpire per far recepire anche il messaggio testuale che - sui manifesti - ha comunque uno spazio limitato. Ecco perché è sempre utile il richiamo a una fonte di informazioni supplementare: ad esempio il sito web. 4.3. SITO WEB I siti web sono sempre più un requisito fondamentale per la comunicazione. Si consiglia a tutti i beneficiari di realizzare un proprio sito web. Il sito del progetto dovrebbe contenere nel suo indirizzo il nome del progetto (ad esempio: www.acronimodelprogetto.eu), al fine di rinforzare l’identità del progetto. La progettazione del sito dovrebbe prevedere al suo interno almeno le seguenti sezioni accessibili dall’home page: il progetto (sintesi; attività; monitoraggio; risultati attesi, finanziamento UE ricevuto); elenco partner; eventi; info-comunicazione (strategia di comunicazione; pubblicazioni; rassegna stampa) news; avvisi pubblici; contatti (con l’indicazione delle persone di riferimento e del ruolo ricoperto all’interno del progetto). galleria multimediale (fotografie e video). L’home-page deve contenere, inoltre: il logo del Programma Italia-Tunisia cliccabile per l’accesso all’indirizzo www.italietunisie.eu il link al sito web dedicato alla politica di cooperazione EuropeAid http://ec.europa.eu/europeaid/index_it.htm Allo scopo di rendere più agevole e immediata l’individuazione del proprio sito, si invitano i beneficiari a utilizzare opportunamente i Meta Tag (metadati del linguaggio HTML) per aumentare la visibilità del sito stesso sui motori di ricerca. Inoltre, si raccomanda ai beneficiari di utilizzare il servizio gratuito di Google Analytics per realizzare le statistiche mensili sulle visite al sito che poi andranno pubblicate sul sito e fornite all’AGC. 4.4. WEB 2.0 Per Web 2.0 si intende l’insieme di tutte quelle applicazioni online che consentono un maggiore livello di interazione e usabilità tra sito e utente (blog, forum, chat, sistemi come Wikipedia, YouTube, Facebook, MySpace, Gmail, WordPress etc.) e che ormai rappresentano una realtà imprescindibile nel mondo dell’informazione e della comunicazione. Queste danno la possibilità di amplificare in modo gratuito le informazioni sui progetti e di creare una banca 19 dati pubblica dei documenti sul progetto che si vogliono condividere su larga scala, fav orendo l’accessibilità e la trasparenza delle informazioni. Malgrado ciò, bisogna essere consapevoli anche dei rischi che l’utilizzo di questi strumenti comporta e imparare a padroneggiarli verificando che possa essere continuamente svolta l’attività di monitoraggio e interazione dei flussi di comunicazione generati tramite i social network. 4.5. COMUNICA TI STA MPA Il comunicato stampa deve includere la bandiera dell’Unione Europea, il logo del Programma e del progetto. Inoltre, deve menzionare che il progetto è stato cofinanziato dall’Unione Europea attraverso il Programma ENPI CT Italia-Tunisia 2007-2013 e indicare l’importo del finanziamento in euro e in valuta locale . Un comunicato stampa che fa notizia dovrebbe contenere: un titolo; un paragrafo principale che sintetizzi i fatti essenziali; il contenuto; le citazioni; alcune informazioni di base, e dei recapiti per ulteriori informazioni. Il comunicato non deve superare le dimensioni di mezza pagina di un foglio A4, ove possibile; mentre se è più lungo, la dicitura “ ulteriori informazioni a seguire” dovrebbe essere riportata nella parte inferiore di ogni pagina successiva. Alla fine del documento, assicurarsi di scrivere 'Fine'. Dopo la scritta 'Fine', il comunicato stampa deve fornire il nome di almeno una persona che il giornalista può contattare per ulteriori informazioni. Se possibile, dovrebbero essere forniti dei recapiti telefonici dell'ufficio e un numero fisso. 4.6. PA NNELLI ESPOSITIVI Quando l’implementazione di un progetto prevede, ad esempio, la costruzione e realizzazione di impianti pilota o la valorizzazione di un sito specifico (archeologico, per esempio) e itinerario tematico (a fini turistici, per esempio), questo può essere identificato per mezzo di pannelli contenenti il logo dell'Unione Europea, del Programma e, eventualmente, del progetto. I pannelli devono essere chiaramente visibili in modo che i passanti siano in grado di leggere e comprendere la natura del progetto. I pannelli devono essere posti verticalmente accanto a vie di accesso al luogo in cui si svolge il progetto e devono rimanere al loro posto a partire dall'inizio del progetto e fino a sei mesi dopo il suo completamento. I beneficiari devono anche produrre un pannello di visualizzazione con cui promuovere il lor o progetto finanziato dall'Unione Europea, ad una mostra o ad un evento, all'ingresso di un centro di formazione o presso la reception . La forma, la misura e le dimensioni dei pannelli variano a seconda della quantità di informazioni che devono essere trasmesse e se il pannello è destinato ad essere portatile o permanente. Dei pannelli a basso costo possono essere realizzati utilizzando lettere adesive e con una bandiera dell'Unione Europea ben posizionata sull'angolo superiore a sinistra. Se i beneficiari lo ritengono opportuno possono anche aggiungere i loghi dei partner. Specifiche disposizioni devono essere concordate con l’AGC o STC. 20 4.7. BA NNER I Banner in plastica o di tessuto devono essere prodotti se specificato nella strategia di comunicazione di un progetto. Essi sono destinati a servire come sfondo per diversi eventi pubblici. I Banner prodotti devono includere l’inserimento dei loghi istituzionali, come riportato nella sezione 2.2 del presente documento. Un banner è anche l'immagine sulla pagina web per scopi pubblicitari. Il banner può essere riportato sul sito web di un progetto come un ulteriore elemento visivo, così come può essere utilizzato su altri siti web per promuovere il progetto e il Programma. 4.8. A RTICOLI PROMOZIONA LI Gli articoli promozionali (come T-shirt, cappellini, penne etc.) possono essere prodotti dai beneficiari come materiale di supporto per l’attività d'informazione e di comunicazione nell'ambito del loro progetto. Gli articoli promozionali prodotti devono essere chiaramente identificabili attraverso la bandiera dell'Unione Europea e il logo del Programma. Inoltre, se la dimensione degli articoli lo consente, devono riportare la dicitura "Unione Europea" e si possono anche aggiungere messaggi o frasi chiave. 4.9. EVENTI ED INCONTRI Organizzare un evento pubblico può rivelarsi un’ottima occasione per generare interesse e pubblicità verso il progetto e i suoi risultati. Gli eventi finanziati dai progetti (come evento di apertura o chiusura, conferenze, seminari, fiere, esposizioni etc.) devono visualizzare, per lo meno, il logo dell’UE e del Programma su tutto il materiale di comunicazione distribuito ai partecipanti e, se possibile, la bandiera europea deve essere esposta - insieme a quella italiana, siciliana e tunisina - nella sala ove avranno luogo gli eventi, incontri, seminari, conferenze, esposizioni etc. Eventualmente, si potrebbe esporre il banner. In particolare, anche sui tavoli dei relatori si dovranno posizionare le bandierine dei Paesi coinvolti nel progetto. Inoltre, si dovrà provvedere alla documentazione video -fotografica. Infine, le informazioni relative agli eventi di un progetto dovranno essere fornite al STC in maniera tempestivo (preferibilmente due settimane prima dell’evento), in modo tale che si possano pubblicare sul sito del Programma www.italietunisie.eu nella sezione Eventi. 4.10. MA TERIA LE FOTOGRA FIC O E A UDIO-VIDEO Ogni progetto deve produrre un’adeguata documentazione fotografica che testimoni il suo avanzamento e gli eventi da esso realizzati. Le fotografie possono essere utilizzate sia per promuovere il progetto e quindi utilizzate negli strumenti di comunicazione , sia per dimostrare ai controllori/revisori che le esigenze di comunicazione e visibilità sono state rispettate. Le fotografie devono, infatti, illustrare i risultati e l'impatto di un progetto e pertanto devono: essere rappresentative del progetto, delle risorse umane impiegate e dei territori nei quali questo si svolge; 21 risultare rispettose delle culture dei Paesi coinvolti nel progetto – Sicilia e Tunisia -e delle loro tradizioni; includere, quando possibile, il logo del progetto e dell’UE (anche in tr asparenza); essere fornite in entrambi i formati – verticale e orizzontale – in modo da potersi adattare a qualsiasi spazio per l’inserimento in ogni tipo di pubblicazione e/o di contesto informativo e promozionale; essere ben definite (non sfocate), ben contrastate (né troppo chiare, né troppo scure) e a colori; includere una didascalia per spiegare dove sono state scattate, cosa raccontano, a chi si riferiscono - se sono raffigurati dei volti; non contenere immagini con minori. Le copie delle fotografie utilizzate dai progetti devono essere inviate dal beneficiario all’AGC o STC al seguente indirizzo: Regione Siciliana - Dipartimento della Programmazione Piazza Luigi Sturzo, n. 36 - 90139 PALERMO Inoltre, sul retro delle copie delle fotografie, è necessario indicare: il nome e l'indirizzo della persona che ha inviato le foto. il nome dell'organizzazione o persona che detiene i diritti d'autore della foto. il nome del progetto cui si riferisce la foto, la sua durata (es. 2009-2013) e il paese in cui è stata scattata. Per illustrare i siti web o come materiale promozionale, i progetti possono anche produrre materiale audio e/o video (Cd, DVD etc.). Come per qualsiasi altro materiale, il materiale audiovisivo dovrà mostrare l’emblema europeo nelle sequenze di apertura e chiusura. Inoltre, l’emblema dell’UE e il logo del Programma dovranno essere anche riportati in copertina. Analogamente alle fotografie, il beneficiario deve garantire che una copia di tale materiale, nella sua forma finale di distruzione e di formato professionale, sia inviata al seguente indirizzo: Regione Siciliana - Dipartimento della Programmazione Piazza Luigi Sturzo, n. 36 - 90139 PALERMO 4.11. LINGUE DEI PRODOTTI DI COMUNICA ZIONE Come specificato al punto 3.4 del PO Italia-Tunisia (Uso delle lingue) la lingua da utilizzare nella fase di disseminazione/comunicazione è il francese ad uso divulgativo del Programma (CSC, sito web, Commissione, ecc.): l’AGC raccomanda l’uso altresì dell’italiano e l’arabo per garantire un maggiore accesso ai dati di progetto in funzione della localizzazione del beneficiario e dal gruppo di destinatari del progetto, anche se serve prevedere la realizzazione di un campione dei prodotti realizzati in lingua francese e in formato .pdf 22 5 FORMAT GRAFICO Ogni progetto dovrebbe prevedere un format grafico da applicare a tutti i materiali informativi e pubblicitari, al fine di garantire la riconoscibilità dello stesso, oltre che del Programma e del ruolo dell’Unione Europea. Si ricorda che su ogni strumento va apposto il logo del Programma, dell’UE e l’indicazione: “Progetto cofinanziato dall’Unione Europea”. Se disponibile, va anche inserito il logo del progetto. Inoltre, se lo spazio lo consente, si possono inserire anche i loghi degli altri partner e il riferimento al sito web del progetto (se realizzato) e a quello del Programma. Per i requisiti specifici si rimanda alla sezione 4. 5.1. LINEA GRA FICA COORDINA TA Un’identità visuale unica facilita la connessione con il pubblico target. L’identità grafica del progetto dovrebbe apparire su tutti i prodotti di comunicazione esterna. La linea grafica coordinata di ogni progetto dovrebbe prevedere: carta intestata; foglio comunicati stampa; modello per presentazioni in Powerpoint (.ppt) modello per la realizzazione di cartelli e targhe; materiale promozionale; sito web. 5.2. SCHEDA PROGETTO La scheda progetto, che andrà pubblicata sul sito del Programma www.italietunisie.eu/ nella sezione dedicata ai progetti, dovrà contenere: Descrizione del progetto (missione, valori, obiettivi, breve descrizione, risultati attesi); Attività; Riferimenti Beneficiario; Riferimenti Partner; Durata; Budget; Sito web. 23 6 GOOD PRACTICES L’Unione Europea incoraggia e premia la realizzazione di iniziative particolarmente significative da un punto di vista economico e qualitativo, ovvero caratterizzate da elementi di innovazione e di impatto d’impatto sulle comunità e sul territorio, oltre che sull’economia dei Paesi coinvolti. Pertanto, si invitano i beneficiari a fornire costantemente i dati aggiornati e la documentazione utile all’AGC al fine di individuare le “good practices” attuate dai progetti. Queste saranno, infatti, valorizzate attraverso un’apposita attività di comunicazione dell’AGC e saranno inserite in una pubblicazione del Programma e presentate in occasione del convegno finale. 7 CONTATTI I beneficiari dei progetti finanziati sono invitati a contattare il Segretariato Tecnico Congiunto per questioni relative a: adempimenti in tema di informazione e pubblicità; invio materiali informativi e pubblicitari realizzati; news cui dare risalto nella sito web e nella newsletter del programma. Per maggiori informazioni è possibile contattare: Maria Rita Rocca email: [email protected]; tel. +39 091 7070006 fax +39 091 7070054 24 [email protected] 8 STRUMENTI/DOCUMENTI DI RIFERIMENTO S T R UM ENT O/ DOCUM ENT O PA GI NA W EB SITO DEL PROGRAMMA CONT ENUT O http://www.italietunisie.eu/ Contiene una sezione specifica sulla comunicazione e tutte le news sul Programma CONTRATTO DI SOVVENZIONE TRA L’AGC E IL BENEFICIARIO PIANO DI COMUNICAZIONE VADEMECUM PROGETTO DI GESTIONE PROGETTO DI (EUROPAID) MANUALE PER LA COMUNICAZIONE E LA VISIBILITÀ Per la parte che riguarda gli obblighi in materia di comunicazione e diffusione dei risultati http://www.italietunisie.eu/images /files/Espace_presse/Plan_de_Com munication/Plan_de_Communicatio n_Italie_Tunisie.pdf INFORM NETWORK obiettivi e i destinatari del http://www.italietunisie.eu/images /Vademecum_FR.pdf Per la parte che riguarda la visibilità e la comunicazione (3.5) http://ec.europa.eu/europeaid/wh ere/neighbourhood/regionalcooperation/enpi-crossborder/faq/faq14_fr.htm Pagina web della Commissione – EuropeAid – con risposte a quesiti fondamentali sulla gestione delle azioni di comunicazione in progetti di cooperazione http://ec.europa.eu/europeaid/wo rk/visibility/documents/communic ation_and_visibility_manual_fr.pdf (EUROPAID) INTERACT Contiene gli Programma http://www.interacteu.net/communication/communica tion/274/6209 http://ec.europa.eu/regional_policy /country/commu/index_en.cfm 25 Prodotto dalla direzione generale (DG) Sviluppo e cooperazione EuropeAid, incaricata di elaborare le politiche di sviluppo dell'UE e fornire aiuti mediante programmi e progetti in tutto il mondo Supporto, formazione e consulenza per programmi europei di cooperazione territoriale, anche in materia di comunicazione Punto d'incontro per i responsabili della comunicazione, project manager e tutti coloro che sono interessati a fornire informazioni sulla politica di coesione, e in particolare sul Fondo europeo di sviluppo regionale e gli interventi del Fondo di coesione negli Stati membri Regione Siciliana Presidenza della Regione Dipartimento della Programmazione Piazza L. Sturzo 36 90139 PALERMO www.italietunisie.eu 26