Uso di MS Access

Microsoft Access
E. Tramontana
E. Tramontana
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Microsoft Access
• Un Database è una collezione di dati relazionati e strutturati
• MS Access è uno strumento per la gestione di Database
• Consente di archiviare dati ed operazioni (ricerche,
cancellazioni, ordinamenti) sui dati in modo persistente
• I dati sono raccolti in modo strutturato
• MS Access permette di
• ricercare dati secondo criteri
• creare maschere per semplificare l'input
• generare report che visualizzano dati
• I database sono usati dalle imprese ai fini di tenere traccia
dei loro prodotti, clienti, vendite, spese, etc.
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Elementi di un database
• Dati
• Campo: un singolo dato come un nome o un numero
• Record: un insieme di campi relazionati
• Tabella: un gruppo di record
• Database: un insieme di una o più tabelle relazionate
• Altre entità
• Query: sono le interrogazioni sul database, mostrano una
selezione dei dati in base ad un criterio
• Maschere: sono le impostazioni per le finestre
• Report: sono le impostazioni per le stampe
• Macro: sono sequenze personalizzate di comandi
• Moduli: sono parti di codice (programma) scritto in Access
Basic
(una sorta di Visual Basic)
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Progettare un database
• Individuare le Tabelle
• Ciascuna tabella contiene i dati (campi) relativi ad una singola entità
• Es. Tabelle: Studente, Corso
• Per ogni campo determinarne il tipo, es. Stringa, numero
• Specificare una chiave primaria (serve ad individuare ciascun
record)
• Stabilire le Relazioni fra tabelle
• Creare le Maschere per l'immissione dati
• Creare le Query per selezionare dati interrogando il
database
• Creare i Report per le stampe
• Eventualmente creare Macro e/o Moduli
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Come iniziare
• Avviare Access
• Aprire un database esistente o cliccare su nuovo
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Pannello di Controllo
Gli oggetti del database sono
raggiungibili dal pannello di controllo
Cliccando su una categoria vengono
mostrati tutti gli oggetti presenti
Per ogni categoria esiste una voce
“creazione guidata” che avvia una
procedura che guida l'utente alla
creazione di un oggetto della categoria
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Le Tabelle
• Le tabelle raccolgono dati relativi ad una specifica
•
entità
• Es. entità: clienti, fatture, studenti, professori, soci, etc.
• sono organizzate in righe e colonne
Ogni tabella conterrà:
• un insieme di record - righe (es. record: fattura numero
•
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un insieme di campi - colonne (es. campo: nome
cliente, numero fattura, etc.)
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Tipi di Dati per i Campi
Testo: Testo o combinazioni di testo e numeri senza calcoli
Memo: Testi lunghi o combinazioni di testi e numeri
Numerico: Dati numerici usati in calcoli
Data/ora: Valori di data e ora per gli anni da 100 fino a 9999
Valuta: Valori monetari e dati numerici
Contatore: Numero sequenziale (non aggiornabile)
Si/No: Contegono solo uno dei due valori (vero/falso)
Oggetto OLE: Un oggetto collegato (es. foglio Excel)
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Es: Creazione Tabella
1. Selezionare Tabelle dal Pannello di Controllo
2. Fare doppio click su “crea tabella in visualizzazione struttura”
– per permettere la definizione della struttura dell'archivio
Oppure da menù Crea>Tabella
1. Inserire i nomi delle voci (campi) della nostra rubrica ed il tipo del
campo (testo, numerico, etc.)
2. Indicare il campo che costituirà la chiave primaria della tabella
Eʼ sempre opportuno inserire, per ogni tabella, un campo tipo “Contatore”.
Il campo “Contatore” è assegnato automaticamente da Access e consente
di identificare univocamente ogni record
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Visualizzazione Struttura
Assegnare o togliere
Commutare visualizzazione
Specificare tipo
Chiave primaria
Inserisci/elimina campi
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Impostare Formato Campi
1. Assegnare una dimensione (campi di testo o numerici)
2. Impostare a Richiesto
•
evita che quando si inserisce un record il campo venga omesso
3. Impostare un formato per la visualizzazione
4. Stabilire regole per accettare (o respingere) dati
•
in modo che vengano immessi correttamente
Impostare Formato
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Visualizzazione struttura Tabella
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Inserire dati nella Tabella
• Aprire la tabella
• Inserire i dati scrivendo direttamente nelle
caselle di testo
• Usare il tasto di “tabulazione” per passare al
campo/record successivo
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Ordinare i dati nella Tabella
• Selezionare il campo che costituisce il criterio
di ordinamento (es. Cognome)
• Cliccare sull’icona per ottenere
l’ordinamento crescente, e sull’icona per
ottere l’ordinamento decrescente
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Ricercare dati nella Tabella
• Cliccare sull’icona
• Riempire opportunamente i campi della
finestra di ricerca che comparira’
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Finestra “Trova”
• Trova: inserire il testo da cercare
• Cerca in: selezionare il campo su cui cercare
il testo
• Confronta: selezionare una voce
• Campo intero: la ricerca verra’ effettuata sull’intero campo
• Parte del campo: verranno trovati i record in cui una parte
del campo selezionato contiene il testo da cercare
• Inizio campo: verranno trovati i record in cui il campo
selezionato inizia con il testo da cercare
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Cancellare un record
• Selezionare un campo del record che si
desidera cancellare
• Cliccare sullʼicona per eliminare il record
in modo permanente
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Relazioni
• Per lavorare in modo efficiente con database è opportuno
avere più Tabelle
• Eʼ facile lavorare con dati di più tabelle creando Relazioni
fra esse basate su campi in comune
• Le finestre di dialogo delle autocomposizioni che si usano
per creare oggetti database danno la possibilità di
selezionare campi da più tabelle
• Spesso il campo comune è la chiave primaria di una
tabella
• Tra le tabelle si possono stabilire Relazioni di tipo:
UNO-A-UNO
UNO-A-MOLTI
MOLTI-A-MOLTI
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Integrita’ Referenziale
• Insieme di regole per conservare la coerenza fra tabelle
• Si può impostare lʼintegrità referenziale quando:
• Il campo comune della tabella primaria è una chiave primaria
• I campi correlati hanno gli stessi tipi
• Bisogna rispettare le seguenti regole:
• Quando si aggiunge un record alla tabella correlata, deve già esistere un
record corrispondente nella primaria
• Quando si tenta di modificare il valore della chiave primaria, Access inibisce
la modifica se esistono record corrispondenti in una tabella correlata
• Quando si tenta di eliminare un record nella tabella primaria, Access inibisce
lʼeliminazione se esistono record corrispondenti in una tabella correlata
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Definire Relazioni fra Tabelle
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Le Query
Quali sono i libri di Manzoni?
Quali libri costano più di L. 10.000?
Chi ha preso in prestito più di un libro?
Quanti libri sono stati prestati?
!
!
Le Query permettono di unire dati di più tabelle,
ordinare i dati, calcolare nuovi campi, e
specificare criteri per selezionare record.
Le Query non contengono dati ma permettono di
riorganizzare i dati delle tabelle.
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Le Query
Con una Query si può:
! Specificare i campi da includere nei risultati
! Salvare la definizione per poterla riutilizzare
! Immettere formule ed espressioni
! Reperire informazioni in più tabelle
Tipi di Query:
! Di selezione
! A campi calcolati (manipolazioni, somme, conteggi,
medie) ed a campi incrociati
! Con parametri (richiede dati da usare per la selezione)
! Di comando
!
!
!
!
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di aggiornamento
di accodamento
di creazione tabella
di eliminazione
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Creare una query
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Cliccare “Crea una query in visualizzazione Struttura”
selezionare la tabella che contiene i record da reperire
fare clic su Aggiungi
ripetere 2) e 3) per ogni tabella da usare
fare clic su Chiudi per esaminare la query in visualizzazione Struttura
fare doppio clic per ogni campo da includere
immettere i Criteri di ricerca
fare clic su Ordinamento
fare
E.
Tramontana
clic su Salva
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Elementi della finestra query
Contiene la lista dei
campi delle tabelle
su cui la query è
basata
Contiene la
definizione della
query
Specifica dei criteri
per includere o
escludere i record
Determina se i campi
inclusi nella query
devono essere
mostrati
Specifica l’ordine con
cui i record sono
mostrati
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Query QBE ed SQL
Visualizzazione struttura
di una Query ovvero griglia
QBE (Query-By-Example)
Visualizzazione SQL (Structured-Query-Language)
SQL è il linguaggio con cui implementare Query, tuttavia non
occorre conoscerlo poiché è possibile fare tutto usando QBE
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Modificare i campi di una query
Pulsante Mostra Tabella
permette di aggiungere campi da
altre Tabelle
Per aggiungere un campo da una query
1.
Mettere la query in visualizzazione Struttura
2.
Nell’elenco dei campi della parte alta della finestra, fare clic e trascinare un
campo su una colonna nella griglia di progettazione
Per togliere un campo da una query
1.
2.
Mettere la query in visualizzazione Struttura
E.Selezionare
Tramontana
il campo con un clic sul suo selettore di colonna e premere Canc.
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Specificare i criteri
CRITERI
AND
Criteri nella stessa
riga
OR
Criteri su righe diverse
Esempi di Query con criteri:
! mostrare Cliente, Mandante, DataOrdine, PrezzoVendita per gli ordini che hanno
importo inferiore a L. 500.000 oppure superiore a L. 2.000.000 (OR)
! mostrare Cliente, Mandante, DataOrdine, PrezzoVendita per ogni ordine fatto
nell’anno
2001 e per i clienti della provincia di CT (AND)
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