MODELLO DI CLAUSOLA DI VOTO PER CORRISPONDENZA
L’art. 2370, comma 4°, c.c. prevede la possibilità che la società per azioni (ma probabilmente
anche la s.r.l.) possa contemplare nello statuto l’espressione del voto per corrispondenza. La
norma indica che chi esprime il voto per corrispondenza si considera intervenuto in
assemblea. Si tratta di un istituto, già previsto per le società quotate, che rappresenta una
deroga al principio di collegialità perché chi vota non lo fa simultaneamente agli altri dopo
avere partecipato alla discussione ma lo fa su un testo preformato e che gli viene comunicato
in un momento che è necessariamente precedente a quello in cui si tiene l’assemblea. Poiché
l’art. 2370 c.c. indica la possibilità di prevedere statutariamente l’esercizio del voto per
corrispondenza, la disciplina relativa deve soddisfare alcune condizioni minime per rendere
possibile l’esercizio del diritto. Occorre quindi che lo statuto precisi se il voto debba essere
trasmesso per posta ordinaria e debba quindi essere autografo o possa essere espresso a
mezzo di altri mezzi informatici. Poiché il voto per corrispondenza è consentito in alternativa
al voto espresso in assemblea, lo statuto deve disporre che nell’avviso di convocazione siano
indicati le modalità e gli incombenti cui si devono attenere la società e il legittimato al voto
per l’esercizio di tale diritto, dovendo essere quanto meno precisato quando e come ritirare
la scheda portante il testo della deliberazione e il termine entro il quale il voto deve essere
rispedito o deve pervenire alla società. Allo statuto deve essere anche demandata la
disciplina diretta a coordinare l’esercizio del diritto di voto per corrispondenza,
necessariamente precedente alla votazione in assemblea, con il principio secondo il quale il
voto si esercita in un unico contesto di tempo e di luogo e alla presenza di tutti i partecipanti
alla riunione. I voti espressi per corrispondenza vanno computati ai fini del raggiungimento
del quorum deliberativo mentre non dovrebbero essere conteggiati ai fini del quorum
costitutivo poiché quest’ultimo è rilevante ai fini di constatare la regolare costituzione
dell’assemblea e, quindi, la presenza degli aventi diritto è prevista in assemblea proprio
perché l’organo possa avviare il procedimento che porta alla votazione. L’espressa deroga a
tale principio, in base alla quale chi esprime il voto per corrispondenza si considera
intervenuto in assemblea e pertanto l’equiparazione tra presenti in assemblea (al momento
in cui la stessa si costituisce) e votanti (a prescindere dal momento in cui il voto è esercitato)
consente di ritenere legittima la clausola statutaria che imponga di conteggiare i voti
pervenuti anche al fine della validità della costituzione dell’assemblea.
L'esercizio del diritto di voto per corrispondenza è così regolato:
a) possono votare per corrispondenza i soci che ne abbiano fatto richiesta scritta da
conservarsi agli atti sociali e da annotare sul libro soci;
b) l'organo sociale o il tribunale che convocano l'assemblea debbono precisare nell’avviso di
convocazione che il voto può essere esercitato anche per corrispondenza, le modalità e i
soggetti presso cui richiedere la scheda di voto, l’indirizzo cui trasmettere la scheda di
voto e il termine entro il quale deve pervenire al destinatario;
c) la società rilascia la scheda di voto a chiunque sia legittimato a partecipare all’assemblea;
d) la scheda di voto è predisposta in modo da garantire la segretezza del voto sino all’inizio
dello scrutinio e deve contenere l’indicazione della società, degli estremi della riunione
assembleare, delle generalità del titolare del diritto di voto con la specificazione delle
azioni possedute, delle proposte di deliberazione riportate integralmente, l’espressione
del voto, la data e la sottoscrizione;
e) il voto per corrispondenza è esercitato direttamente dal titolare ed è espresso su
ciascuna delle proposte di deliberazione formulate; la mancata espressione del voto si
intende come astensione sulle relative proposte;
f) la schede di voto deve pervenire alla società entro le quarantotto ore precedenti
l’assemblea;
g) il voto espresso resta segreto fino all’inizio dello scrutinio in assemblea e conserva
validità anche per le successive convocazioni della stessa assemblea;
h) il voto può essere revocato mediante dichiarazione espressa portata a conoscenza della
società almeno il giorno precedente l’assemblea;
i)
la data di arrivo è attestata sulle schede dal Presidente del consiglio d’amministrazione;
l)
il presidente del collegio sindacale custodisce le schede di voto sino all’inizio dei lavori
assembleari;
m) le schede pervenute oltre i termini previsti o prive di sottoscrizione non sono prese in
considerazione ai fini della costituzione dell’assemblea né ai fini della votazione;
n) sono considerati presenti in assemblea coloro che abbiano adempiuto alle formalità
previste dall’art. 16.1 e abbiano fatto pervenire la scheda di voto alla società nel termine
indicato alla lett. e);
o) il conteggio delle schede di voto avviene:
-
al momento della costituzione dell’assemblea al fine di verificare che sussista il
quorum costitutivo;
-
al momento della espressione del voto da parte dei soci, al fine di verificare che
sussista il quorum deliberativo;
p) per il caso di modifica o integrazione delle proposte sottoposte all'assemblea, il titolare
del diritto che ha espresso il voto può preventivamente manifestare la propria volontà,
scegliendo fra l'astensione, il voto contrario e l'adesione alle proposte di voto espresse
dal Consiglio di Amministrazione o da altro azionista;
q) le schede di voto vanno conservate agli atti della società;
