REGOLAMENTO PER L’ACQUISIZIONE DI FORNITURE, DI BENI E SERVIZI IN ECONOMIA Art.1‐ Oggetto Il presente regolamento, adottato ai sensi dell’art. 6 del Regolamento per l’amministrazione e la contabilità disciplina l’acquisizione di forniture e servizi in economia del Consorzio Interuniversitario Sistemi Integrati per l’Accesso, di seguito CISIA, in applicazione dell’art. 125 del D. Lgs. 163/2006 “Codice dei Contratti pubblici relativi a lavori servizi e forniture in attuazione delle Direttive 2004/17/CE e 2004/18/CE. Le disposizioni del presente regolamento sono finalizzate ad assicurare che l’affidamento in economia avvenga in termini temporali ristretti e con modalità semplificate nell’ambito dei principi di buon andamento e imparzialità dell’amministrazione e dei principi desumibili dal diritto comunitario. Le procedure in economia di cui al presente regolamento saranno utilizzate per l’acquisizione di forniture e servizi che presentino caratteristiche oggettive tali da rendere non opportune, antieconomiche o pregiudizievoli per la funzionalità dei servizi o dell’intera attività del Consorzio le normali procedure di appalto ad evidenza pubblica. Art. 2 – Beni e servizi in economia. A titolo esemplificativo si individuano i beni e i servizi per i quali è ammesso il ricorso alle procedure in economia: ‐ organizzazione e partecipazione a convegni, congressi, conferenze, riunioni, mostre e altre manifestazioni relative alle attività istituzionali del Consorzio; ‐ spese per corsi di formazione del personale, partecipazione a convegni e seminari di aggiornamento e similari; ‐ divulgazione bandi di gara e di concorso o altre comunicazioni a mezzo stampa o altri mezzi di informazione; ‐ acquisto libri, riviste, giornali e pubblicazioni di vario genere ed abbonamenti a periodici e ad agenzie di informazione; ‐ lavori di traduzione, di copia e di trascrizione nei casi in cui il Consorzio non possa provvedervi con il proprio personale: ‐ lavori di stampa, tipografia, litografia, rilegatura, compresa la stampa, fornitura e trasporto di materiale per lo svolgimento di prove di accesso alle Facoltà; ‐ spese per cancelleria, acquisto, locazione, noleggio, manutenzione e riparazione arredi, mobili, attrezzature e materiali specialistici; ‐ spese postali, telefoniche, telegrafiche, telematiche e di telecomunicazioni in genere; ‐ spese per l’acquisto, noleggio, manutenzione, installazione di hardware, fax, fotocopiatrici, macchine da calcolo, macchine fotografiche, videocamere e materiale di consumo e pezzi di ricambio, software, materiale informatico di vario genere, fornitura servizio di lettura ottica per prove di accesso alle Facoltà, apparecchi integrati tecnologici, impianti telefonici e di telecomunicazione in genere; Approvato con delibera del Consiglio Direttivo del 24 Marzo 2011 e modificato dal CD in data 18novembre 2011 REGOLAMENTO PER L’ACQUISIZIONE DI FORNITURE, DI BENI E SERVIZI IN ECONOMIA ‐ spese per l’acquisto manutenzione ordinaria, noleggio ed esercizio di mezzi di trasporto per gli uffici e i servizi, compreso il rifornimento di carburante, lubrificante e di materiale di ricambio e accessori; ‐ polizze di assicurazione; ‐ spese per la pulizia ordinaria e straordinaria, disinfestazione e disinfezione degli immobili, lavanderia, rifiuti, materiali e apparecchi relativi a sistemi sicurezza, continuità e emergenza, antinfortunistica, servizi progettazione, tutti gli altri servizi e beni necessari a esigenze correnti ‐ spese per la fornitura di acqua, gas ed energia elettrica, compresi gli allacciamenti, illuminazione e climatizzazione immobili; ‐ in tale elenco va ricompreso quant’altro sia necessario per il normale funzionamento del Consorzio. L’acquisizione in economia di beni e servizi è altresì consentita nei seguenti casi, ai sensi dell’art. 125 c. 10 D. Lgs. 163/2006: ‐ risoluzione di un precedente rapporto contrattuale, o in danno del contraente inadempiente, quando ciò sia ritenuto necessario o conveniente per conseguire la prestazione nel termine previsto dal contratto; ‐ necessità di completare le prestazioni di un contratto in corso, ivi non previste, se non sia possibile imporne l'esecuzione nell'ambito del contratto medesimo; ‐ prestazioni periodiche di servizi, forniture, a seguito della scadenza dei relativi contratti, nelle more dello svolgimento delle ordinarie procedure di scelta del contraente, nella misura strettamente necessaria; ‐ urgenza, determinata da eventi oggettivamente imprevedibili, al fine di scongiurare situazioni di pericolo per persone, animali o cose, ovvero per l'igiene e salute pubblica, ovvero per il patrimonio storico, artistico, culturale. Art. 3 –Procedure L’acquisizione di forniture ed i servizi in economia può avvenire: a) in amministrazione diretta; b) con cottimo fiduciario. Nell’amministrazione diretta i servizi sono effettuati con materiali e mezzi propri, o appositamente noleggiati, e con personale proprio, sotto la direzione del Responsabile del procedimento individuato ai sensi dell’art. 5 del Regolamento per l’amministrazione e la contabilità, e acquisendo direttamente le forniture di beni e servizi necessari, senza l’espletamento di particolari formalità. Nel cottimo fiduciario le forniture ed i servizi sono acquisiti mediante affidamento a persone o imprese. Art. 4 – Limite di spesa Le forniture e i servizi in economia sono consentiti fino all’importo massimo stabilito dall’art. 125 co. 9 del D. Lgs. 163/2006, al netto degli oneri fiscali. Approvato con delibera del Consiglio Direttivo del 24 Marzo 2011 e modificato dal CD in data 18novembre 2011 REGOLAMENTO PER L’ACQUISIZIONE DI FORNITURE, DI BENI E SERVIZI IN ECONOMIA Oltre tale importo si dovrà procedere con le ordinarie procedure di acquisto di servizi e forniture applicando le vigenti normative nazionali e/o comunitarie in materia. Nessuna acquisizione di beni o servizi può essere artificiosamente frazionata allo scopo di sottoporla alla disciplina degli acquisti in economia. Nel caso di contratti di somministrazione o di durata, l’importo viene determinato sulla base del costo complessivo del contratto. Art. 5 – Responsabile del procedimento Il CISIA opera, nel rispetto della L. 241/1990, a mezzo dei responsabili del procedimento individuati dall’art. 6 del Regolamento per l’amministrazione e la contabilità. Il responsabile redige gli atti per affidare il cottimo fiduciario, cura l’assunzione degli impegni di spesa, autorizza eventuali prestazioni complementari, acquisisce il verbale di collaudo del bene o l’attestazione di regolare esecuzione del servizio, ovvero, con provvedimento motivato, indica quali, tra questi atti, non sono necessari, procede alla liquidazione della spesa nonché ad attuare tutto quanto necessario per completare la procedura di acquisto. Lo stesso, a norma delle disposizioni vigenti, è responsabile della procedura di acquisto, sottoscrive i contratti e le lettere di ordinazione. Per l’acquisizione di beni e servizi il responsabile del procedimento si avvale delle rilevazioni dei prezzi di mercato, effettuati da amministrazioni ed enti a ciò preposti, a fini di orientamento e della valutazione della congruità dei prezzi. Art. 6 – Acquisizioni in economia mediante cottimo fiduciario Per i servizi o forniture di importo pari o superiore ad € 40.000,00 e fino alla soglia di cui all’art. 4, l’affidamento mediante cottimo fiduciario avviene previa acquisizione di almeno cinque preventivi da parte di operatori economici, se sussistono in tale numero soggetti idonei, individuati sulla base di indagini di mercato. Nel caso eccezionale di nota specialità del bene o servizio da acquisire, in relazione alle caratteristiche tecniche o di mercato, ovvero quando l'importo della spesa non superi l'ammontare di € 40.000,00, con esclusione dell'IVA, è consentito l’affidamento da parte del Responsabile del procedimento previa documentabile indagine di mercato; tale limite è elevato a € 80.000,00 con esclusione dell'IVA, per l'acquisizione di beni e servizi connessi ad impellenti ed imprevedibili esigenze legati all’espletamento di servizi pubblici e/o di pubblica utilità. La procedura del cottimo fiduciario avviene mediante gara informale che comporta la richiesta di presentare un’offerta a seguito di lettera di invito. In ogni caso, l’affidamento mediante cottimo fiduciario avviene nel rispetto dei principi di trasparenza, rotazione e parità di trattamento. La lettera‐invito, firmata dal Responsabile del procedimento, potrà essere inoltrata anche a mezzo fax, posta elettronica o posta elettronica certificata e dovrà contenere le seguenti informazioni minime: ‐ indicazione dei beni e/o servizi richiesti; ‐ le modalità di scelta del contraente; Approvato con delibera del Consiglio Direttivo del 24 Marzo 2011 e modificato dal CD in data 18novembre 2011 REGOLAMENTO PER L’ACQUISIZIONE DI FORNITURE, DI BENI E SERVIZI IN ECONOMIA ‐ le caratteristiche tecniche e la qualità del bene o del servizio richiesto; ‐ le modalità e condizioni contrattuali di fornitura o di esecuzione del servizio; ‐ le modalità e i tempi di pagamento; ‐ le eventuali garanzie richieste; ‐ le eventuali penalità; ‐ il prezzo a base d’asta; ‐ i criteri di aggiudicazione; ‐ il giorno e l’indirizzo preciso ove dovranno essere fatte pervenire le offerte; nonché tutti quegli elementi che si rendano necessari per la particolarità del bene o del servizio da acquisire. L’offerta, debitamente firmata, dovrà pervenire mediante lettera raccomandata a/r, ovvero secondo le modalità indicate nella lettera di invito. Art. 7 – Criteri di scelta del contraente Gli acquisti di beni e servizi previsti dal presente regolamento sono affidati in base ad uno dei seguenti criteri: a. prezzo più basso, (in tal caso la fornitura dei beni o l’espletamento del servizio oggetto del contratto dovranno conformarsi alle prescrizioni tecnico‐operative contenute nella lettera d’invito); b. offerta economicamente più vantaggiosa, da valutarsi, a cura del Responsabile del procedimento, in conformità ai criteri tecnico‐operativi previsti nella lettera d’invito. In entrambi i casi sono ammesse esclusivamente offerte pari o inferiori rispetto all’importo fissato a base d’asta. Il Responsabile del procedimento, richiede per iscritto le precisazioni inerenti agli elementi costitutivi dell’offerta ritenuti pertinenti, procedendo, se del caso, alle relative esclusioni. Il responsabile del procedimento tiene conto delle giustificazioni riguardanti l’economia del processo di fabbricazione, l’incidenza del costo della manodopera, del costo dei prodotti impiegati per lo svolgimento del servizio e, comunque, di tutti quegli elementi di costo che vanno a determinare il prezzo del bene o del servizio nonché l’originalità del prodotto o del servizio. Le offerte sono assoggettate alle verifiche di cui ai commi precedenti secondo i criteri e le modalità di cui all’art. 86, co. 1 e 2 del D.lgs. 163/06 e s.m.i.. Resta ferma in ogni caso la facoltà di valutare la congruità delle offerte ai sensi dell’art. 86, co.3 D.lgs. 163/06e s.m.i. Il CISIA, nel pieno rispetto dei principi di trasparenza e par condicio tra i concorrenti, può anche riservarsi di non aggiudicare, con provvedimento motivato, qualora ritenesse l’offerta migliore non congrua e richiedere una rimodulazione dell’offerta. L’esito degli affidamento mediante cottimo fiduciario è soggetto ad avviso di post informazione mediante pubblicazione sul sito internet del CISIA. Approvato con delibera del Consiglio Direttivo del 24 Marzo 2011 e modificato dal CD in data 18novembre 2011 REGOLAMENTO PER L’ACQUISIZIONE DI FORNITURE, DI BENI E SERVIZI IN ECONOMIA Art. 8 – Requisiti degli operatori economici I prestatori di servizi e forniture in economia devono essere in possesso dei requisiti di idoneità morale di cui all’art. 38 D.Lgs. 163/2006, nonché della capacità tecnico‐professionale ed economico‐finanziaria, richiesta dal CISIA, ai sensi dell’art. 125 c. 12 D. Lgs. 162/2006, secondo la natura, la qualità, la quantità prescritta per prestazioni di pari importo affidante con le procedure ordinarie di scelta del contraente. I suddetti requisiti devono essere attestati mediante dichiarazione sostitutiva resa in conformità alle disposizioni del D.P.R. 445/2000. È altresì richiesta la documentazione probatoria della capacità tecnico‐professionale ed economico‐finanziaria dichiarata. Il contratto, in qualsiasi forma, dovrà essere stipulato successivamente alla verifica del possesso dei requisiti in capo al contraente. Art. 9 – Aggiudicazione e stipula L'esame e la scelta delle offerte vengono effettuati dal Responsabile del procedimento, eventualmente coadiuvato da una commissione tecnica da lui nominata e composta da un numero dispari di componenti. Il responsabile del procedimento (o qualora nominata la commissione) accerta il possesso dei requisiti degli operatori economici che hanno presentato l’offerta e la regolarità e la congruità delle offerte pervenute. Di detta procedura viene redatto processo verbale. L’aggiudicazione può avvenire anche nel caso in cui sia stata presentata una sola offerta, qualora quest’ultima sia vantaggiosa per il CISIA e congrua con quanto richiesto e nella lettera invito non sia stata espressamente esclusa detta possibilità. Il Responsabile del procedimento sottoscrive il contratto che sarà stipulato nelle forme stabilite nella lettera invito, tenuto conto della natura e dell’entità degli stessi. Tutte le eventuali spese di contratto sono a carico della impresa aggiudicataria. All’aggiudicatario verrà richiesta, ai fini della formalizzazione dell’accordo, tutta la documentazione necessaria a comprovare quanto dal medesimo autocertificato nonché la cauzione di cui al successivo art. 10. Art. 10 – Garanzie A garanzia della mancata sottoscrizione del contratto per fatto dell’aggiudicatario, in sede di gara, può essere richiesta, per le spese di importo non inferiore ad € 20.000,00, IVA esclusa, la presentazione di una cauzione provvisoria nella misura del 2% dell’importo a base di gara, da prestare mediante fideiussione bancaria o polizza assicurativa. La cauzione prestata dall’aggiudicatario è svincolata automaticamente al momento della sottoscrizione del contratto, mentre, ai non aggiudicatari la cauzione è restituita entro 30 giorni dall’aggiudicazione. A garanzia dei prodotti forniti o della regolare esecuzione dei servizi di importo non inferiore ad € 20.000,00, IVA esclusa, può essere richiesta alla impresa aggiudicataria una garanzia pari al 10% del valore di aggiudicazione. Approvato con delibera del Consiglio Direttivo del 24 Marzo 2011 e modificato dal CD in data 18novembre 2011 REGOLAMENTO PER L’ACQUISIZIONE DI FORNITURE, DI BENI E SERVIZI IN ECONOMIA Tale garanzia, che sarà svincolata all’approvazione del certificato di collaudo o attestato di regolare esecuzione, dovrà essere costituita mediante fideiussione bancaria o polizza assicurativa e dovrà prevedere espressamente la rinuncia al beneficio della preventiva escussione del debitore principale e la sua operatività entro 15 giorni, a semplice richiesta scritta del CISIA. Art. 11 – Verifica delle prestazioni I beni e servizi sono soggetti a collaudo o attestazione di regolare esecuzione entro venti giorni dall’acquisizione, o entro il termine diverso stabilito nel contratti, attestata dal responsabile del procedimento. Art. 12 – Pagamenti I pagamenti sono disposti dal Responsabile del procedimento entro il termine previsto dal contratto o, in mancanza, non oltre il sessantesimo giorno dalla data del collaudo o dell’attestazione di regolare esecuzione ovvero, se successiva, dalla data di presentazione delle fatture. Art. 13 – Mezzi di tutela Qualora l’impresa aggiudicataria non adempia agli obblighi derivanti dal rapporto, il Cisia si avvale degli strumenti di risoluzione contrattuale e risarcimento danni, ove non ritenga più efficace il ricorso all’esecuzione in danno previa diffida, secondo quanto previsto dalla normativa civilistica in materia. Il CISIA si riserva di incamerare la cauzione. Art. 14 – Rinvio Per tutto quanto non previsto e disciplinato dal presente regolamento si fa rinvio alla legge e ai regolamenti vigenti in materia. Approvato con delibera del Consiglio Direttivo del 24 Marzo 2011 e modificato dal CD in data 18novembre 2011
