Managementul Proiectelor Sesiunea 1: Cadrul logic şi definiţii Definirea proiectelor şi a managementului proiectelor Procesele managementului proiectelor Fazele unui proiect Ciclul de viaţă al proiectului Conf.dr. Oana Firică, Dan Beşleagă, PMP Sesiunea 2: Iniţierea proiectului Managementul integrării Elaborarea cartei proiectului Identificarea părţilor interesate Definirea conţinutului Dan Beşleagă, PMP MPFC02 – Managementul proiectelor Dan Beșleagă – Managemetul Proiectelor - Concepte 2 MPFC02 – Managementul proiectelor Dan Beșleagă – Managemetul Proiectelor - Concepte Concepte de Managementul proiectelor DEFINIREA PROCESELOR MANAGEMENTULUI PROIECTELOR Un proiect de lansare pe piata a unui medicament nu va fi la fel ca unul de construire a unui nou hotel. Cu toate acestea, ambele proiecte vor avea in comun aceleasi cinci grupe de procese manageriale. Aceste procese sunt tipice pentru toate proiectele. Le examinam in cele de mai jos: INITIEREA Acest grup de procese initiaza proiectul sau o faza a lui. Nevoile companiei sunt identificate si se cauta solutii alternative. In cadrul acestor procese se face fundamentarea si selectia proiectelor prin asa numitele “Business Case’, care nu sunt alceva decat scenarii de abordare cu estimarea de resurse necesare, riscurile si beneficiile asociate, incluzand calcule de rentabilitate a investitiei. In procesele de initiere se stabilesc obiectivele de proiect, in contextul obiectivelor de business generale care au generat proiectul. Formalitatea de lansare a unui proiect se reflecta in asa numita carta a proiectului ‐ project charter - si odata cu initierea proiectul se desemneaza si managerul de proiect. PLANIFICAREA Una dintre cele mai importante “piese” ale managementului oricarui proiect, planificarea, inseamna dezvoltarea planurilor necesare pentru a duce proiectul la bun sfarsit. Cand se vorbeste de planul de proiect trebuie avuta in vedere suma integrala a tuturor planificarilor de proiect care includ: planurile de management a calitatii, resurselor umane, comunicarii, timpului, costurilor, achizitiilor, riscurilor si toate standardele de proiect folosite. Astfel, planul de proiect este referinta modului in care va fi planificat, executat, monitorizat si controlat intreg proiectul pana la finalizarea sa. EXECUTIA Acest grup de procese faciliteaza progresul echipei de proiect prin executia tuturor activitatilor identificate in procesul de planificare. CONTROL Managerul de proiect este responsabil de controlul si monitorizarea atat a echipei de proiect cat si a furnizorilor externi. PM‐ul verifica daca livrabilele fiecarei faze a proiectului sunt cele descrise in domeniul proiectului, protejeaza proiectul de extinderea scopului si confirma ca s‐a atins nivelul calitativ asteptat. Acelasi grup de procese cere managerului de proiect sa certifice ca bugetul (costurile) si calendarul proiectului au ramas neschimbate fata de cele planificate. INCHIDEREA Acest grup contine inchiderea tuturor conturilor proiectului, completarea livrarilor finale si predarea produsului/rezultatului final catre beneficiar, formularistica si toata documentarea specifica si – unde este cazul – alocarea unui alt proiect echipei de proiect. Principala rezultanta a acestui set de procese este colectarea lectiilor invatate, ce-a fost bine si ce poate fi imbunatatit data viitoare, cu ocazia unui nou proiect. 3 MPFC02 – Managementul proiectelor Dan Beșleagă – Managemetul Proiectelor - Concepte Procesele de initiere a proiectelor Acest grup de procese are ca scop definirea unui proiect, sau o noua faza intr-un nou proiect, si aprobarea lansarii lui, asigurand totodata definirea scopului initial al proiectului si angajarea resurselor de startare a acestuia, inclusive alocarea managerului de proiect sau a echipei de management de proiect daca acesta este mai complex. Acest grup de procese isi propune de fapt sa structureze munca necesara definirii obiectivelor de proiect si lansarii acestuia in conditii care sa-i permita obtinerea succesului in implementare si trecere in folosinta a produsului sau. Sunt doua procese in cardul acestei grupe, conform PMBOK 4th Edition: 4.1. Alcatuirea Cartei Proiectului (parte deasemenea a Managementului Integrat al Proiectului) 13.1 Identificarea “partilor interesate” ale proiectului (Stakeholders) care este parte din procesele ce tin de Managementul Comunicarii in Proiect. Elaborare carta proiect Acest proces formalizeaza definirea obiectivelor de proiect, a livrabilelor principale ale acestuia (definirea scopului/continutului initial) si angajarea resurselor de lansare a proiectului. Aceasta Carta a proiectului este documentul initial si esential care nominalizeaza si autorizeaza managerul de proiect sa angajeze resursele alocate pentru atingerea obiectivelor mentionate. Autorul documentului este persoana din echipa de management a organizatiei care are responsabilitatea atingerii obiectivelor de business ale proiectului si care are autoritatea de a aproba si modifica coordonatele de proiect precum specificatiile (definirea livrabilelor proiectului si caracteristicilor acestora), timpul de realizare si a costurilor implicate. Acest personaj joaca rolul de „SPONSOR” al proiectului si este persoana careia managerul de proiect ii raporteaza in mod direct in toate aspectele legate de proiect si cea de le care primeste aprobari sau ordine legate de proiect. Date de intrare Tehnici & Instrumente Date de iesire • Contract (cand este cazul), . •Caietul de sarcini al proiectului • Factori de mediu • Expertiza existenta • Tehnici de facilitare organizational • Active procese organizationale • Studiu de fezabilitate 4 • Carta proiect MPFC02 – Managementul proiectelor Dan Beșleagă – Managemetul Proiectelor - Concepte Identificarea Partilor Interesate (Stakeholders) Este procesul prin care se identifica persoanele care au responsabilitati, interese si/sau influenta asupra proiectului, in vederea documentarii acestor aspecte si evaluarii impactului pe care acestea (persoanele) il au asupra succesului proiectului. 13.1. Identificarea Partilor Interesate de proiect Date de intrare • Carta Proiectului • Documentele de achizitie • Factori de mediu organizational Tehnici & Instrumente • Analiza „stakeholders” • Expertiza existenta • Sedinte de proiect Date de iesire • Registrul partilor interesate • Active procese organizationale Pentru succesul proiectului este crucial sa se identifice persoanele care au interese sau putere de influenta asupra proiectului cat mai devreme, respectiv in faza de initiere a acestuia. Scopul acestui proces este acela de a determina inca de la inceput cine are interes in derularea si rezultatele proiectului si sa dea argumentele desemnarii unei maniere de abordare a fiecarei „parti interesate” in proiect astfel incat sa se maximizeze influenta pozitiva ce poate sa o aiba o astfel de persoana, respectiv sa minimizeze influenta negativa ce o poate exercita asupra proiectului. Suma acestor abordari va constitui strategia de management a persoanelor interesate, care este rezultatul procesului de planificarea a managementului actiunilor legate de persoanele interesate si va permite focalizarea managerului de proiect pe relatiile care au importanta asupra proiectului. Cand se face referire la partile interesate (stakeholders) asupra proiectului, trebuie avuti in vedere atat membrii echipei de proiect, sponsorul si managementul organizatiei, cat si furnizorii, clientii, beneficiarii, reglementatorii, departamentele conexe din organizatie (precum cel financiar, juridic etc), beneficiarii clientilor si asa mai departe. In PMBOK Guide – capitolul 13.1. este aratata tehnica evaluarii/analizei partilor interesate prin clasificarea lor in patru categorii in functie de (y)influenta/putere si (x)interes si desemnarea unei strategii pentru fiecare dintre ele, precum „informarea” celor cu interes mare dar influenta minima sau „tinere aproape” pentru cei cu interes si influenta semnificativa. 5 MPFC02 – Managementul proiectelor Dan Beșleagă – Managemetul Proiectelor - Concepte Managementul integrării în proiecte Integrarea poate fi desemnata ca principala sarcina a managerului de proiect. Ea se refera concret la integrarea proceselor intre diferitele grupe de procese de management al proiectului. Cu alte cuvinte integrarea acopera responsabilitatile de nivel superior ale managerului de proiect. Restul zonelor de cunostinte descriu detaliile activitatii de proiect. Dar managerul de proiect trebuie in primul rind sa coreleze toate activitatile, astfel incit proiectul sa fie executat mai rapid, mai ieftin, cu respectarea integrala a obiectivelor si a cerintelor de calitate. Integrarea include urmatoarele procese1: 4.1. Elaborare carta proiect – prin care se dezvoltă o carta a proiectului care autorizeaza formal un proiect sau o faza a proiectului; 4.2. Elaborare plan de management proiect – defineste, pregateste si integreaza toate planurile de management subsidiare intr-un document unic, de referinta pentru restul proiectului; 4.3. Conducere si gestiune executie proiect – executarea lucrarilor definite in planul de management de proiect, conform cerintelor precizate in declaratie de domeniu proiect; 4.4. Monitorizare si control activitati de proiect – se supravegheaza si se controleaza toate procesele necesare pentru a initia, planifica, executa si inchide un proiect, pentru a atinge obiectivele indicate in planul de management al proiectului; 4.5. Control integrat al schimbarilor – se evalueaza, se aproba (sau se resping) si se controleaza cererile de schimbare referitoare la elementele livrabile sau la activele proceselor organizationale 4.6. Inchidere proiect – se finalizeaza toate activitatile, pentru toate grupele de procese, pentru a inchide formal o faza de proiect sau intregul proiect 1 Numerotarea proceselor respecta numerotarea lor din ghidul PMBOK versiunea a patra 6 MPFC02 – Managementul proiectelor Dan Beșleagă – Managemetul Proiectelor - Concepte Figura 2.1 scoate in evidenta zona de integrare in corelatie cu celelalate zone de cunostinte precum si grupe de procese (Simbolurile folosite reprezinta: - procesele in zona de cunostinte curenta - procesele in zona de cunostinte curenta - factori / active externe procesului curent ) 7 MPFC02 – Managementul proiectelor Dan Beșleagă – Managemetul Proiectelor - Concepte Figura 2.2 este diagrama fluxurilor de proces, cu evidentierea intrarilor si a iesirilor, inclusiv dinspre si catre procese din alte zone de cunostinte. Procesele pe zone de cunostinte Integrare Grupele de procese de managementul proiectului Initiere Carta proiectului (4.1) Planificare Plan de management proiect (4.2) Executie Control Conducere si gestiune executie proiect (4.3) Monitorizare si control activitati de proiect (4.4) Control integrat al schimbarilor (4.5) Continut Planificare management continut (5.1) Validare continut (5.5) Colectarea cerintelor (5.2) Control continut (5.6) Definire continut proiect (5.3) Creare WBS (5.4) Timp Planificarea managementului timpului (6.1) Control calendar (6.7) Definire activitati (6.2) Ordonare activitati (6.3) Estimare resurse activitati (6.4) Estimare durata activitati (6.5) Elaborare calendar (6.6) Cost Planificare management costuriu (7.1) Control costuri (7.4) Estimare costuri (7.2) Bugetare costuri (7.3) Calitate Planificare calitate (8.1) Asigurare calitate (8.2) Resurse Umane Planificare resurse umane (9.1) Angajare echipa proiect (9.2) Control calitate (8.3) Dezvoltare echipa proiect (9.3) Management echipa proiect (9.4) Comunicare Planificare comunicare (10.1) 8 Managementul comunicarii Controlul comunicarii Inchidere Inchidere proiect (4.6) MPFC02 – Managementul proiectelor Dan Beșleagă – Managemetul Proiectelor - Concepte (10.2) Risc Planificare management riscuri (11.1) (10.3) Control si monitorizare riscuri (11.6) Identificare riscuri (11.2) Analiza calitatva riscuri (11.3) Analiza cantitatva riscuri (11.4) Planificare raspuns riscuri (11.5) Achizitii Partri interesate „Stakeholder-i” Identificare parti interesate (13.1) Planificare cumparari si achizitii (12.1) Derularea achizitiilor (12.2) Controlul achizitiilor (12.3) Planul de management al partilor interesatre (13.2) Managementul implicarii partilor interesate (13.3) Controlul implicarii partilor interesate (13.4) Inchidere achizitii (12.4) Figura 2.1 – Corespondenta dintre Procesele de management de proiect si Grupele de proces si Zone de cunostinte 9 MPFC02 – Managementul proiectelor Dan Beșleagă – Managemetul Proiectelor - Concepte Cultura organizatiei PMIS Rezervorul de resurse umane Factori de mediu organizational Elaborare Carta Proiect (4.1) Politici, proceduri, standarde, ghiduri Procese definite Informatii istorice Lectii invatate Contract (proiect extern) Sponsor proiect Carta de proiect Active procese organizationale Procesele de management proiect Elaborare Plan de Management Proiect(4.2) Elaborare Plan de Management Proiect (capitolele 5- domeniu Plan management Structura detaliata a lucrarilor Dictionarul WBS Plan management termene Plan management costuri Plan management calitate Plan management personal Plan management comunicare Plan management riscuri Plan management achizitii 5.2. Definire Domeniu Conducere si Gestiune Executie Proiect(4.3) Elemente livrate Schimbari cerute Cereri de schimbare implementate Actiuni corective implementate Actiuni preventive implementate Remediere defecte implementata Informatii rezultate lucrari Monitorizare si Control Activitati de Proiect(4.4) Actiuni corective aprobate Actiuni preventive aprobate Cereri de schimbare aprobate Remediere defecte aprobata Remediere defecte validata Cereri de schimbare rejectate Plan management proiect (actualizat) Cereri de schimbare Actiuni corective recomandate Actiuni preventive recomandate Remediere defecte Administrare contract (12.5) Control Integrat al Schimbarilor(4.5) Domeniu de proiect (actualizare) Documentatia de contract Elemente livrate Inchidere contract (12.6) Inchidere Proiect(4.6) Active procese organizationale (actualizare) 10 Procedura de inchidere administrativa Client Rezultat / produs / serviciu final Figura 2.2 – Fluxurile de proces pentru managementul integrarii proiectului MPFC02 – Managementul proiectelor Dan Beșleagă – Managemetul Proiectelor - Concepte 4.1. Elaborare carta proiect Tehnici & Instrumente Date de intrare Date de iesire • Contract (cand este cazul). • Caietul de sarcini al proiectului • Factori de mediu organizational • Expertiza existenta • Tehnici de facilitare • Carta proiect • Active procese organizationale • Studiu de fezabilitate 4.2. Elaborare plan de management proiect Date de intrare Tehnici & Instrumente Date de iesire • Carta de proiect • Rezultatele proceselor de planificare proiect • Factori de mediu • Evaluare expert • Tehnici de facilitare organizational • Active procese organizationale 11 • Plan de management proiect MPFC02 – Managementul proiectelor Dan Beșleagă – Managemetul Proiectelor - Concepte 4.3. Conducere executie proiect Date de intrare • Plan de management proiect • Cereri de schimbare aprobate • Factori de mediu Tehnici & Instrumente Date de iesire • Evaluare expert • Sedinte de proiect • Sistem informatic • Elemente de livrat • Cereri de schimbare • Informatii despre pentru management de proiect performanta executiei • Plan de proiect actualizat • Documentatie de organizational • Active procese proiect actalizata organizationale 4.4. Monitorizare si control activitati de proiect Date de intrare • Plan de management proiect • Rapoarte de performanta executiei, prognoze cost si derulare in timp • Cereri de schimbare Tehnici & Instrumente • Evaluare expert • Sedinte de proiect • Tehnici analitice • Sisteme informatice de managementul proiectelor aprobate Date de iesire • Cereri de schimbare • Rapoarte de performanta • Plan de proiect actualizat • Documentatie de proiect actalizata • Factori de mediu organizational • Active procese organizationale 12 MPFC02 – Managementul proiectelor Dan Beșleagă – Managemetul Proiectelor - Concepte 4.5. Control integrat al schimbarilor Date de intrare Tehnici & Instrumente • Plan de management proiect • Cereri de schimbare • Informatie rezultate executie lucrari •Factori de mediu Date de iesire • Sedinte de controlul • Cereri de schimbare schimbarilor • Jurnalul de schimbari • Plan de proiect • Evaluare expert • Instrumente de control al schimbarilor organizational • Active procese aprobate actualizat • Documentatie de proiect actalizata organizationale 4.6. Inchidere proiect Date de intrare • Plan de management proiect • Livrabilele acceptate • Active procese Tehnici & Instrumente Date de iesire • Evaluare expert • Tehnici Analityice • Sedinte de proiect • Produs, serviciu sau organizationale rezultat final • Active procese organizationale (actualizari) In majoritatea proceselor de mai sus intalniti ca date de intrare „factori de mediu organizationali” si „active procese organizationale”. Factorii de mediu organizational reprezinta elementele de reglementare externe organizatiei, precum standarde de industrie, reglementari legislative care afecteaza scopul proiectului, conditii de piata si mediul de afaceri, sau chiar structura organizationala si lantul valoric al intreprinderii pentru/in care se desfasoara proiectul. Activele de tip procese organizationale reprezinta totalitatea standardelor de proces folosite in organizatie, a politicilor formale si/sau practice de orice fel (vezi politicile de calitate, mediu etc), a metodologiilor, machetelor si formularelor recomandate sau reglementate la nivel de organizatie, a datelor istorice si a lectiilor invatate din alte proiecte similare sau aiurea. 13 MPFC02 – Managementul proiectelor Dan Beșleagă – Managemetul Proiectelor - Concepte De asemenea, la partea de „instrumente si tehnici” este indicata de cele mai multe ori „evaluarea experta”, numita si „judecata experta”, care reprezinta un serviciu produs de un individ sau un grup cu cunostinte specifice intr-un anumit domeniu, respectiv proces, cunostinte capatate de obicei prin instruiri si calificari specifice si experiente practice anterioare. Sursele acestui tip de serviciu, pe fiecare tip de proces, pot fi din cele mai diverse, cum ar fi: consultanti alte departamente din organizatie din cei deja implicati in proiect, fie chiar si clienti sau sponsor asociatii tehnice sau profesionale grupuri industriale experti pe domenii (Subject Matter Experts) Project Management Office. 14