Codice Etico Visura Verstest

VISURA S.p.A.
CODICE ETICO
Rev. 1.0- Approvata dal Consiglio di Amministrazione del 19 dicembre
(come riportato dal verbale del CdA del 19/12/2016)
VISURA S.P.A.
SEDE LEGALE | LUNGOTEVERE DEI MELLINI 44 00193 ROMA | T +39 06 6841781 | F +39 06 23325788 | W VISURA.IT | E [email protected]
P.IVA/C.F. 05338771008 | REA NR. 877679 | CAPITALE SOCIALE € 1.000.000
SOCIETÀ SOGGETTA ALLA DIREZIONE E COORDINAMENTO (EX ART. 2497 c.c.) DI TECNOINVESTIMENTI S.P.A.
2016
Sommario
1.
INTRODUZIONE .................................................................................. 4
1.1. Premessa.................................................................................................................... 4
1.2 I Destinatari del Codice Etico ..................................................................................... 5
1.3. Diffusione ................................................................................................................... 6
2.
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
I PRINCIPI DI RIFERIMENTO ................................................................ 6
Principi generali ......................................................................................................... 6
Integrità, Correttezza, Imparzialità, Reputazione e Credibilità ................................ 6
Trasparenza e Spirito di servizio ............................................................................... 7
Tutela della personalità individuale.......................................................................... 7
Tutela del patrimonio aziendale ............................................................................... 7
Rispetto dell’ambiente .............................................................................................. 8
3. REGOLE COMPORTAMENTALI................................................................. 8
3.1 Gestione degli affari in generale ............................................................................... 8
3.2 Corporate Governance............................................................................................... 8
3.3 Rapporti con i clienti .................................................................................................. 8
3.4 Rapporti con i fornitori .............................................................................................. 9
3.5 Rapporti con le Autorità pubbliche di vigilanza ......................................................... 9
3.6 Rapporti con la Pubblica Amministrazione................................................................ 9
3.7 Rapporti con i partiti, le organizzazioni politiche e sindacali .................................. 10
3.8 Rapporti con i mass media ...................................................................................... 10
3.9 Regali, omaggi e altre utilità ................................................................................... 11
3.10Conflitto di interessi ................................................................................................. 11
3.11Anticorruzione ......................................................................................................... 12
3.12Antiriciclaggio .......................................................................................................... 12
4. LE RISORSE UMANE............................................................................... 13
4.1. Reclutamento e selezione del personale ................................................................. 13
4.2. Gestione del personale ............................................................................................ 13
4.3. Salute e sicurezza sul lavoro .................................................................................... 13
4.4. Discriminazioni o molestie ....................................................................................... 13
4.5 Uso dei sistemi informatici e telematici .................................................................. 14
5.
SISTEMA DI CONTROLLO INTERNO, TRACCIABILITA’ DELLE OPERAZIONI,
INFORMAZIONE E COMUNICAZIONE ......................................................... 14
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5.1 Sistema di controllo interno..................................................................................... 14
5.2 Tracciabilità delle operazioni ................................................................................... 15
5.3 Informazione e comunicazione ................................................................................ 15
6.
LA RISERVATEZZA DELLE INFORMAZIONI.......................................... 16
7.
LA TUTELA DELLA PRIVACY ............................................................... 16
8.
IL SISTEMA DISCIPLINARE ................................................................. 16
8.1
DIPENDENTI E PERSONALE DI LIVELLO DIRIGENZIALE ....................................... 17
8.2
AMMINISTRATORI ................................................................................. 17
8.3
SINDACI .............................................................................................. 17
8.4
CONSULENTI, FORNITORI E PARTNER .......................................................... 17
9.
ATTUAZIONE E SEGNALAZIONE DI VIOLAZIONI ................................. 18
10.
ENTRATA IN VIGORE E AGGIORNAMENTO ....................................... 18
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1. INTRODUZIONE
1.1. Premessa
Visura S.p.A. (di seguito, per brevità, “Visura” o anche “Società) è la società di visure telematiche che
offre servizi web basati sull’accesso alle principali banche dati della PA. Visura è distributrice delle
banche dati di InfoCamere, società consortile delle Camere di Commercio, dell’Agenzia del Territorio
per quanto concerne Catasto e Ispezioni Ipotecarie, dell’ACI per l’accesso ai dati del Pubblico Registro
Automobilistico e di Crif Business per l’ottenimento di report aziendali.
Visura esercita, tramite la sua controllata Lextel S.p.A., le funzioni di punto di accesso al Processo Civile
Telematico (PCT) per i Consulenti Tecnici d’Ufficio (CTU).
Visura è inoltre ufficio di registrazione della Firma digitale e distributore di caselle di Posta elettronica
certificata Legalmail per l’Ente di Certificazione InfoCert S.p.A.
Visura è azionista al 100% di Lextel S.p.A., società specializzata nella distribuzione di servizi per
professionisti, ordini professionali e PMI e al 92% di ISI Sviluppo Informatico S.r.l., società di consulenza
informatica che progetta e sviluppa software per ordini professionali finalizzati alla soluzione di
problematiche gestionali e contabili.
Dal 2016 Visura e le sue controllate sono entrate a far parte del Gruppo Tecnoinvestimenti S.p.A.,
società quotata in Borsa. Le Società sono soggette alla direzione e al coordinamento di
Tecnoinvestimenti S.p.A. ex art. 2497 c.c. dal 20 luglio 2016.
Visura, nel realizzare la propria mission, si impegna ad agire con la massima trasparenza, correttezza e
buona fede a tutti i livelli organizzativi, nel rispetto delle leggi e delle regole poste a tutela della
concorrenza. Visura manifesta tale impegno adottando il presente Codice Etico il quale, adeguandosi ai
più evoluti standard di Corporate Governance, contiene non solo l’insieme dei principi e dei valori a cui
la Società si ispira nel perseguimento dei propri obiettivi, ma anche le linee guida da osservare
nell’ambito di qualsiasi attività riconducibile, direttamente o indirettamente, alla medesima Società.
Tutti coloro che operano per il perseguimento della mission aziendale sono impegnati ad osservare e a
far osservare i principi e le regole contenuti nel Codice Etico, ciascuno nell’ambito delle proprie funzioni
e responsabilità. I rapporti tra tali soggetti, a tutti i livelli, devono essere improntati a criteri e
comportamenti di correttezza, collaborazione, lealtà e reciproco rispetto.
In nessun modo la convinzione di agire a vantaggio o nell’interesse di Visura può giustificare, nemmeno
in parte, l’adozione di comportamenti in contrasto con i principi ed i contenuti nel presente Codice
Etico.
Il Codice Etico è, altresì, elemento essenziale del sistema di controllo di Visura volto alla prevenzione
dei reati previsti dal D.Lgs. 8 giugno 2001 n. 231 in materia di responsabilità degli enti per gli illeciti
amministrativi dipendenti da reato ed è parte integrante del “Modello di organizzazione, gestione e
controllo” adottato dalla Società ai sensi della citata normativa (di seguito “Modello”).
Visura si impegna a vigilare con attenzione sull’osservanza del Codice Etico, predisponendo, a tal fine,
adeguati strumenti di informazione, prevenzione e controllo, nonché assicurando la trasparenza e il
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corretto svolgimento dei comportamenti posti in essere, intervenendo, se del caso, con azioni
correttive.
1.2 I Destinatari del Codice Etico
I destinatari sono tutti i soggetti a cui si applicano le norme contenute nel presente Codice Etico, senza
alcuna eccezione, e in particolare:
-
i componenti del Consiglio di Amministrazione, del Collegio Sindacale, dell’Organismo di Vigilanza e
la Società di revisione di Visura;
-
i dirigenti, i dipendenti e i collaboratori di Visura;
-
i consulenti, i fornitori, i partner commerciali, gli agenti e ogni altro soggetto che opera nell’interesse
di Visura.
Il presente Codice si applica altresì alle società controllate, nonché a tutti coloro che interagiscono od
operano nell’interesse delle medesime Società.
I soggetti sopra richiamati (di seguito definiti congiuntamente “Destinatari”), nel rispetto della
normativa vigente, adegueranno le proprie azioni ed i propri comportamenti ai principi, agli obiettivi e
agli impegni previsti dal Codice Etico. In particolare ai Destinatari viene chiesto di:
-
conoscere il Codice Etico e contribuire attivamente alla sua attuazione;
-
comportarsi in conformità ai principi e regole fissati nel Codice Etico;
-
informare immediatamente il proprio responsabile o referente, il Consiglio di Amministrazione e
l’Organismo di Vigilanza di eventuali violazioni del Codice Etico non appena ne vengano a
conoscenza;
-
richiedere, ove necessario, all’Organismo di Vigilanza chiarimenti e informazioni sui principi e le
regole di comportamento ivi definiti.
I componenti del Consiglio di Amministrazione, nel fissare gli obiettivi d’impresa, si impegnano ad
ispirarsi ai principi e valori contenuti nel Codice Etico.
Ogni azione, operazione ed, in genere, qualsiasi comportamento posto in essere dai dipendenti e
collaboratori di Visura, nell’ambito delle proprie funzioni e responsabilità, deve essere improntato ai
menzionati principi e valori, nella consapevolezza che il rispetto dei medesimi costituisce parte
essenziale della qualità della prestazione di lavoro e professionale.
Tutti i dipendenti e i collaboratori, in ragione delle proprie competenze, nell’ambito delle relazioni con
i soggetti esterni, sono tenuti ad informare i medesimi soggetti circa i contenuti di cui al presente Codice
Etico e ad esigerne il rispetto, nonché ad adottare le opportune misure in caso di inadempimento, le
quali dovranno essere comunicate immediatamente al proprio responsabile, o referente interno, e
all’Organismo di Vigilanza.
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1.3.
Diffusione
Visura assicura la massima diffusione del Codice Etico presso tutti gli interlocutori, compresi i soggetti
esterni che, a vario titolo, hanno rapporti con la Società.
Il Codice Etico viene consegnato (anche con modalità telematiche) a tutto il personale di Visura ed è
oggetto di appositi incontri formativi. Viene altresì messo a disposizione di tutti i fornitori di Visura, dei
partner commerciali, della società di revisione, dei componenti del Consiglio di Amministrazione, dei
sindaci, dei soci e comunque a tutti coloro che operano per conto di Visura o che intrattengono rapporti
con la stessa.
Il Codice Etico è inoltre pubblicato sulla intranet e sul sito aziendale raggiungibile all’indirizzo
www.visura.it..
Ogni eventuale variazione e/o integrazione del Codice Etico sarà approvata dal Consiglio di
Amministrazione e tempestivamente comunicata ai Destinatari.
2.
I PRINCIPI DI RIFERIMENTO
2.1 Principi generali
Tutte le attività di Visura devono essere svolte nel rispetto delle leggi e dei regolamenti vigenti, delle
disposizioni contenute nel Modello adottato dalla Società e nel presente Codice Etico che ne è parte
integrante, nonché nelle procedure aziendali e nelle prassi generalmente riconosciute.
E’ altresì assolutamente necessario che i Destinatari del Codice Etico, nello svolgimento della propria
attività, si ispirino ai più elevati standard di comportamento, nel rispetto dell’etica della responsabilità
e dei principi di integrità, imparzialità, trasparenza e correttezza, evitando l’insorgere di situazioni di
conflitto di interesse.
2.2 Integrità, Correttezza, Imparzialità, Reputazione e Credibilità
Visura ritiene fondamentale promuovere, a tutti i livelli gerarchici, una cultura d’impresa in virtù della
quale tutti coloro che prestano la propria attività lavorativa per la Società siano in grado di riconoscere,
apprezzare e mantenere una condotta eticamente corretta.
Tutti coloro che operano e collaborano con Visura hanno il dovere di tenere e far osservare ai propri
interlocutori un comportamento conforme ai principi di integrità, correttezza e imparzialità, oltre che
agli ulteriori principi dovuti in relazione al contesto e alle finalità della propria missione.
I dirigenti, i dipendenti e i collaboratori di Visura, nello svolgimento della propria attività lavorativa e
nei rapporti con i colleghi e con i terzi, devono tenere un comportamento improntato ai principi etici
sopra richiamati, evitando di creare situazioni di conflitto di interessi tra il lavoro e gli affari personali,
adoperandosi per la sicurezza dei luoghi di lavoro e per la salvaguardia dell’ambiente.
L’integrità rappresenta il principio fondamentale per tutte le attività e le iniziative di Visura e costituisce
un elemento essenziale della gestione aziendale. In nessun caso il perseguimento di un legittimo
interesse di Visura può giustificare una condotta non onesta.
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Tutte le decisioni e le valutazioni effettuate da Visura nell’ambito dello svolgimento della propria
attività, incluse quelle concernenti le risorse operanti in proprio nome e/o per proprio conto, sono
informate al principio di imparzialità, disconoscendo e ripudiando qualsiasi forma di discriminazione.
I rapporti con i terzi sono sempre improntati a criteri e a comportamenti secondo correttezza,
collaborazione, lealtà e reciproco rispetto.
La reputazione e la credibilità sono infine delle risorse immateriali indispensabili. La buona reputazione
e la credibilità aziendale favoriscono gli investimenti degli azionisti, i rapporti con le Istituzioni, la fedeltà
dei Clienti, lo sviluppo delle risorse umane, nonché la correttezza e l’affidabilità dei fornitori.
2.3 Trasparenza e Spirito di servizio
Visura persegue i suoi obiettivi con un comportamento trasparente ed etico, rispettando tutti i soggetti
che a qualsiasi titolo intrattengono rapporti con la medesima Società e impegnandosi ad accrescere i
valori economici, sociali e ambientali.
Visura assicura che lo svolgimento delle attività aziendali avvenga secondo il principio di trasparenza,
ossia in un quadro di veridicità, accuratezza, completezza e tempestività della documentazione e
dell’informazione. Visura pertanto garantisce una corretta informazione agli organi e alle funzioni
competenti in ordine ai fatti significativi concernenti la gestione societaria e contabile, evitando
situazioni ingannevoli nelle operazioni compiute per conto della Società.
I Destinatari devono operare, nell’ambito delle attività svolte in nome e/o per conto di Visura, nel
rispetto del principio di trasparenza verso tutti gli interlocutori e con spirito di servizio verso la mission
aziendale.
Tutte le azioni, le operazioni e le negoziazioni compiute e, in genere, i comportamenti posti in essere
dai dipendenti di Visura nello svolgimento dell’attività lavorativa sono ispirati alla massima correttezza
dal punto di vista della gestione, alla completezza e alla trasparenza delle informazioni, alla legittimità
sotto l’aspetto formale e sostanziale e alla chiarezza e alla verità nei riscontri contabili, secondo le
norme vigenti e le procedure interne.
2.4 Tutela della personalità individuale
Visura garantisce la tutela dell’incolumità e della personalità individuale dei dipendenti, dei
collaboratori e di tutti coloro che collaborano, a vario titolo, con la Società.
Visura ripudia ogni forma di discriminazione, violenza, corruzione, di lavoro forzato o minorile,
riconoscendo e salvaguardando la dignità, la libertà e l’uguaglianza degli esseri umani oltre alla tutela
del lavoro, delle libertà sindacali, della salute, della sicurezza e dell’ambiente.
2.5 Tutela del patrimonio aziendale
I Destinatari del presente Codice Etico sono tenuti ad operare con la massima diligenza al fine di tutelare
i beni aziendali, attraverso comportamenti responsabili e in linea con le procedure operative
predisposte per regolamentare l’utilizzo degli stessi.
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I Destinatari devono evitare utilizzi impropri dei beni aziendali che possano essere causa di danno o
riduzione di efficienza o comunque in contrasto con l’interesse di Visura e del Gruppo
Tecnoinvestimenti.
Ognuno è responsabile della protezione delle risorse al medesimo affidate ed è tenuto ad informare
tempestivamente le strutture interne preposte in caso di minacce o di eventuali danni.
I Destinatari sono tenuti a rispettare le leggi in materia di proprietà industriale e brevetti, i diritti altrui
sul software, sulle banche dati e comunque sul materiale protetto dal diritto d’autore.
2.6 Rispetto dell’ambiente
Visura infine pone il massimo impegno nella prevenzione dell’ambiente e dell’inquinamento, sia
mediante il rispetto della normativa vigente sia attraverso il monitoraggio dei propri processi e
procedure interne e delle attività.
I Destinatari sono tenuti ad astenersi da qualsiasi comportamento idoneo a mettere a repentaglio
l’ambiente, impegnandosi a segnalare eventuali rischi, violazioni o inadeguatezza delle misure adottate
all’Organismo di Vigilanza e al Consiglio di Amministrazione.
3. REGOLE COMPORTAMENTALI
3.1
Gestione degli affari in generale
Visura, nella gestione degli affari e nei rapporti con i terzi, si ispira ai principi di legalità, correttezza,
trasparenza, efficienza ed apertura verso il mercato.
Tutte le operazioni e le negoziazioni poste in essere nella gestione degli affari devono essere improntate
alla massima correttezza, completezza e trasparenza delle informazioni, nel rispetto della normativa e
delle procedure aziendali vigenti, evitando qualsiasi fenomeno di corruzione o favoritismo.
Nei rapporti e nelle relazioni commerciali, i Destinatari sono tenuti ad un comportamento allineato alle
politiche aziendali di Visura e del Gruppo Tecnoinvestimenti, il quale non potrà mai comportare il
compimento di atti contrari alla normativa vigente ovvero alle procedure aziendali, seppur finalizzato
al perseguimento dell’oggetto sociale.
3.2
Corporate Governance
Le regole e i meccanismi di Corporate Governance di Visura assicurano una completa trasparenza delle
scelte compiute dalla medesima Società e tengono conto degli standard informativi e procedurali
adottati nell’ambito del Gruppo Tecnoinvestimenti.
Gli organi sociali e i suoi componenti sono nominati secondo procedure trasparenti e devono agire con
il fine di valorizzare la Società e i Destinatari nel pieno rispetto della normativa vigente, dello Statuto,
del Modello e del presente Codice Etico.
3.3
Rapporti con i clienti
Visura assume tra gli obiettivi primari da perseguire nello svolgimento della propria attività
commerciale il pieno soddisfacimento delle esigenze delle proprie controparti contrattuali pubbliche e
private.
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I rapporti con i clienti devono essere improntati alla massima collaborazione e trasparenza, nonché alla
cortesia e alla condivisione degli obiettivi, perseguendo i più elevati standard qualitativi, in un’ottica di
vantaggio per tutte le parti coinvolte. Nell’ambito di detti rapporti, il comportamento dei Destinatari
deve essere sempre in sintonia con le politiche e le procedure aziendali e deve tradursi concretamente
in collaborazione, responsabilità sociale e rispetto delle normative vigenti.
Visura promuove la massima imparzialità e rifiuta qualsiasi forma di discriminazione nei rapporti con la
clientela, impegnandosi altresì a non ricorrere a pratiche elusive o scorrette.
Visura, nei rapporti con i clienti e con i committenti, assicura correttezza, serietà, e chiarezza nelle
trattative commerciali e nell’assunzione di vincoli contrattuali, nonché il fedele e diligente
adempimento delle obbligazioni contrattuali.
3.4
Rapporti con i fornitori
Visura si avvale di fornitori (inclusi agenti e consulenti) che operano in conformità alle normative vigenti
e, più in generale, ai principi di tutela della persona, del lavoratore, della salute e sicurezza e
dell’ambiente, nonché in osservanza dei dettami contenuti nel presente Codice Etico.
Visura impronta i rapporti con i propri fornitori ai principi di correttezza, professionalità, efficienza e
affidabilità, nonché alla buona fede contrattuale.
La selezione dei fornitori e la formulazione delle condizioni di acquisto dei beni e servizi da parte di
Visura è dettata da valori e parametri di concorrenza, obiettività, correttezza, imparzialità, equità nel
prezzo, qualità del bene e/o del servizio. Visura valuta accuratamente il panorama delle offerte alla
ricerca del massimo vantaggio competitivo per la Società e nel massimo rispetto delle disposizioni di
legge applicabili.
Nei rapporti con i fornitori, si devono evitare quei comportamenti che possano recare un pregiudizio o
un danno, anche indiretto, a Visura, oppure che possano determinare un ingiustificato favoritismo e/o
vantaggio di un fornitore rispetto ad altri.
3.5
Rapporti con le Autorità pubbliche di vigilanza
I Destinatari si impegnano ad osservare scrupolosamente le disposizioni emanate dalle competenti
Autorità pubbliche di vigilanza per il rispetto della normativa vigente nei settori connessi alle rispettive
aree di attività.
3.6
Rapporti con la Pubblica Amministrazione
I rapporti con la Pubblica Amministrazione, con gli Enti e gli Organismi Pubblici e, più in generale, con i
pubblici ufficiali e gli incaricati di pubblici servizi, devono essere condotti in conformità alle normative
vigenti ed improntati al rispetto dei principi di trasparenza, chiarezza, onestà e correttezza e tali da non
indurre ad interpretazioni falsate, parziali e fuorvianti da parte dei soggetti pubblici con i quali si
intrattengono rapporti a vario titolo.
I rapporti di qualsiasi genere con i soggetti pubblici sono riservati esclusivamente a coloro che,
all’interno di Visura, sono stati a ciò espressamente delegati.
Nell’ambito dei suddetti rapporti, è assolutamente vietato:
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− offrire o promettere, direttamente o indirettamente, denaro o altre utilità, sotto qualsiasi
forma, a rappresentanti, dirigenti, funzionari o dipendenti pubblici, a pubblici ufficiali e agli
incaricati di pubblici servizi, o a loro familiari, salvo che si tratti di doni o utilità d’uso di modico
valore e comunque tali da non compromettere l’integrità o la reputazione di una delle parti;
− esercitare illecite pressioni o tentare di instaurare relazioni personali di favore, influenza,
ingerenza nei confronti di tali soggetti, le quali siano idonee a condizionare, direttamente o
indirettamente, l’esito del rapporto;
− alterare od omettere dati e/o informazioni al fine di ottenere un indebito vantaggio o qualsiasi
beneficio per la Società;
− presentare dichiarazioni non veritiere innanzi alla Pubblica Amministrazione o ai soggetti
pubblici;
− privilegiare o proporre opportunità d’impiego e/o commerciali al personale della Pubblica
Amministrazione o di altri soggetti pubblici e/o a loro familiari;
− sollecitare od ottenere informazioni riservate che possano compromettere l’integrità del
rapporto o la reputazione di entrambe le parti o che comunque violino la parità di trattamento
nelle procedure ad evidenza pubblica;
− aderire a qualsiasi richiesta di contributi/sponsorizzazioni/donazioni che possano influenzare la
trattativa d’affari o comunque favorire Visura in caso di controlli/ispezioni/verifiche da parte
delle Autorità.
Nell’ambito di qualsiasi trattativa d’affari con i soggetti pubblici, o nel caso di partecipazione a gare
d’appalto, i Destinatari devono operare nel rispetto delle leggi vigenti e nel rispetto della corretta prassi
commerciale.
Chiunque riceva richieste di denaro o altra utilità non dovuti da parte di rappresentanti, dirigenti,
funzionari o dipendenti pubblici, e comunque di pubblici ufficiali e di incaricati di pubblici servizi, è
tenuto a darne tempestiva comunicazione al proprio responsabile e all’Organismo di Vigilanza.
3.7
Rapporti con i partiti, le organizzazioni politiche e sindacali
Visura non eroga contributi diretti o indiretti per il finanziamento, sia in Italia che all’estero, di partiti
politici, movimenti, organizzazioni o associazioni aventi finalità politiche o sindacali, né dei loro
rappresentanti o candidati.
Ciascun dipendente e collaboratore riconosce che qualsiasi forma di coinvolgimento in attività politiche
avviene su base personale, nel proprio tempo libero, a proprie spese e in conformità alla normativa
vigente.
3.8
Rapporti con i mass media
La comunicazione con i mass media da parte di Visura deve essere completa, trasparente e veritiera,
nonché improntata al rispetto della normativa vigente e ai principi di correttezza professionale.
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I rapporti con i mass media sono intrattenuti esclusivamente dai soggetti appositamente delegati da
Visura e devono essere svolti in coerenza con gli obiettivi aziendali e con la politica di comunicazione
adottata dalla medesima Visura.
Tutti gli interventi di comunicazione esterna devono essere preventivamente autorizzati da Visura.
3.9
Regali, omaggi e altre utilità
Non è consentito offrire denaro, regali o benefici a titolo personale tendenti ad ottenere indebiti
vantaggi di qualsivoglia natura, anche intangibili e/o immateriali.
Sono ammessi omaggi, regali o atti di cortesia commerciale purché di modico valore e, comunque, tali
da non influenzare e/o compromettere l’integrità, la reputazione e l’autonomia di giudizio dei
Destinatari.
Chiunque riceva omaggi e regalie eccedenti le normali pratiche commerciali e di cortesia, in conformità
a quanto previsto dalla prassi di Visura, deve informare immediatamente il proprio responsabile e
l’Organismo di Vigilanza.
3.10
Conflitto di interessi
Visura si impegna a porre in essere tutte le misure necessarie atte a prevenire ed evitare situazioni di
conflitto d’interessi.
I membri del Consiglio di Amministrazione, i dipendenti e i collaboratori a qualsiasi titolo di Visura sono
tenuti a evitare situazioni e/o attività che possano condurre a conflitti di interesse, anche solo
potenziale, con quelli di Visura e del Gruppo Tecnoinvestimenti, o che potrebbero interferire con la loro
capacità di assumere, in modo imparziale, decisioni nel miglior interesse della Società e del Gruppo, nel
pieno rispetto dei principi e delle regole contenuti nel Codice Etico, ovvero di adempiere esattamente
alle funzioni e responsabilità attribuite.
Tali soggetti devono, altresì, astenersi dal trarre vantaggi personali da atti di disposizione dei beni sociali
o da opportunità d’affari delle quali sono venuti a conoscenza nel corso dell’espletamento della propria
attività. Inoltre, nei rapporti con i terzi, devono operare secondo le norme etiche e legali, evitando
favoritismi illegittimi, pratiche collusive, corruzioni o sollecitazioni di vantaggi per sé o per altri.
A titolo esemplificativo, possono costituire fattispecie di conflitto d’interessi le seguenti situazioni:
-
svolgere attività lavorativa di qualunque genere presso clienti, fornitori o competitors in contrasto
con gli interessi di Visura;
-
avere interessi economico-finanziari, anche attraverso stretti congiunti (quali ad esempio parenti o
persone conviventi e relativi parenti), nelle attività di business condotte da Visura o in attività di
clienti, fornitori o competitors;
-
accettare denaro o favori da parte di soggetti che intendono entrare in affari con Visura;
-
utilizzare informazioni acquisite in occasione dello svolgimento delle proprie funzioni aziendali in
modo che si possa creare conflitto tra gli interessi propri e quelli della Società.
Ogni situazione che possa determinare un conflitto, anche solo potenziale, con gli interessi di Visura e
del Gruppo Tecnoinvestimenti deve essere tempestivamente comunicata al proprio responsabile, al
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Consiglio di Amministrazione e all’Organismo di Vigilanza, con l’obbligo, per il soggetto, coinvolto di
astenersi dal porre in essere la condotta e/o l’attività in conflitto.
Infine, i membri del Consiglio di Amministrazione, i dipendenti e i collaboratori di Visura sono tenuti a
segnalare, in qualsiasi momento, al proprio responsabile, al Consiglio di Amministrazione e
all’Organismo di Vigilanza, ogni situazione di conflitto di interessi, anche solo potenziale, che dovesse
insorgere tra gli stessi, i loro parenti e affini, il coniuge ed il convivente e il personale della Pubblica
Amministrazione.
3.11
Anticorruzione
Visura promuove l’adozione di regole e controlli interni volti a ridurre il rischio di pratiche e
comportamenti corruttivi.
I membri del Consiglio di Amministrazione, i dipendenti e i collaboratori sono tenuti a segnalare, nel
corso dello svolgimento del rapporto con Visura, eventuali rapporti di parentela o affinità sussistenti
con il personale delle Pubbliche Amministrazioni, nel rispetto della normativa e delle determinazioni
vigenti in materia di anticorruzione.
Visura promuove infine l’adozione di misure volte ad impedire la prestazione di attività lavorativa, in
qualsiasi forma, da parte di ex dipendenti o collaboratori di Pubbliche Amministrazioni che, negli ultimi
tre anni di servizio prima della cessazione del rapporto, abbiano esercitato, per conto delle stesse,
poteri autoritativi o negoziali nei confronti di Visura.
I Destinatari sono tenuti a comunicare eventuali pratiche o comportamenti corruttivi di cui vengano a
conoscenza nell’esercizio delle loro funzioni, o di cui abbiano altrimenti notizia, all’Organismo di
Vigilanza e al Consiglio di Amministrazione.
3.12
Antiriciclaggio
Visura predispone gli strumenti più opportuni al fine di contrastare i fenomeni di riciclaggio e
ricettazione, garantendo la massima trasparenza e correttezza delle transazioni commerciali.
Visura verifica preventivamente, con la massima diligenza, le informazioni disponibili sui fornitori e sui
partner commerciali al fine di appurare la loro reputazione, rispettabilità e la legittimità delle loro
attività, prima di poter instaurare, con tali soggetti, rapporti d’affari.
I Destinatari devono rispettare la normativa vigente e le procedure interne in materia di antiriciclaggio,
astenendosi dal compiere qualsiasi attività, iniziativa od operazione che possa comportare il
coinvolgimento, anche indiretto, in fenomeni di riciclaggio di beni o denaro provenienti da attività
illecite o criminali. Particolare attenzione deve essere prestata al controllo della regolarità dei
pagamenti, delle fatture e di ogni altro documento fiscale, dei visti e/o autorizzazioni al pagamento
nonché dell’ulteriore documentazione richiesta dalle procedure interne. Tutte le transazioni
commerciali devono essere supportate da adeguata documentazione contrattuale.
I Destinatari sono tenuti a comunicare eventuali violazioni della normativa antiriciclaggio di cui vengano
a conoscenza nell’esercizio delle loro funzioni, o di cui abbiano altrimenti notizia, all’Organismo di
Vigilanza e al Consiglio di Amministrazione.
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4. LE RISORSE UMANE
4.1. Reclutamento e selezione del personale
Le risorse umane sono un elemento indispensabile dell’organizzazione aziendale e sono, quindi, la
principale fonte del successo di Visura.
Le attività di reclutamento e selezione del personale sono effettuate nel rispetto dei principi di
trasparenza ed uguaglianza.
Visura garantisce pari opportunità nelle attività di reclutamento e selezione del personale, rifiutando
qualsiasi forma di favoritismo, nepotismo, clientelismo o discriminazione.
La selezione del personale è subordinata alla verifica della piena rispondenza dei candidati ai requisiti
professionali richiesti dalla Società.
4.2. Gestione del personale
Visura offre a tutti i propri dipendenti le stesse opportunità, sulla base di criteri di merito e nel rispetto
del principio di uguaglianza nonché senza discriminazione alcuna.
Visura si impegna altresì a sviluppare le capacità e le competenze di ciascun dipendente, promuovendo
la crescita professionale anche attraverso programmi di formazione o di addestramento e corsi di
aggiornamento.
Visura non instaura alcun rapporto di lavoro, né alcuna forma di collaborazione con soggetti privi di
regolare permesso di soggiorno, né si avvale di società che utilizzino manodopera irregolare.
Visura garantisce, a tutela dei diritti dei propri dipendenti, l’osservanza dei contratti di lavoro applicabili,
siano essi collettivi, aziendali o individuali, nonché delle norme stabilite dal codice civile e dalla
normativa vigente.
4.3. Salute e sicurezza sul lavoro
Visura si impegna a tutelare l’integrità psico-fisica dei lavoratori, offrendo condizioni di lavoro rispettose
della dignità individuale ed ambienti di lavoro sicuri e salubri. Tutte le attività devono svolgersi nel pieno
rispetto della normativa vigente in materia di prevenzione e protezione, perseguendo il miglioramento
delle condizioni di salute e sicurezza sul lavoro.
Visura si impegna a diffondere e consolidare, tra tutti i propri dipendenti e collaboratori, una cultura
della sicurezza, sviluppando la consapevolezza dei rischi e promuovendo comportamenti responsabili
da parte di tali soggetti e operando con il fine di preservare, con azioni soprattutto preventive, la salute,
la sicurezza e l’incolumità dei lavoratori.
I dipendenti di Visura hanno l’obbligo di adottare le misure di prevenzione stabilite dalla medesima
Società e di rispettare le prescrizioni in materia di igiene, salute e sicurezza volte alla prevenzione dei
rischi connessi alla attività lavorativa svolta.
4.4. Discriminazioni o molestie
Visura contrasta ogni comportamento o atteggiamento discriminatorio, molesto o lesivo della persona,
delle sue convinzioni e delle sue preferenze. Non saranno pertanto accettate discriminazioni o molestie
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sui luoghi di lavoro basate su opinioni politiche e/o sindacali, appartenenza etnica o religiosa, sesso od
orientamenti sessuali, stato civile, invalidità fisica o mentale, nazionalità, lingua o condizioni
economiche e sociali.
4.5 Uso dei sistemi informatici e telematici
I sistemi informatici e telematici nell’ambito di Visura devono essere utilizzati per gli scopi aziendali, nel
pieno rispetto delle normative vigenti, delle disposizioni contenute nel Modello e delle procedure
interne, con particolare riguardo alle policy di sicurezza adottate da Visura, nonché delle condizioni
contenute nei contratti di licenza d’uso dei software.
I dipendenti e i collaboratori di Visura sono tenuti all’osservanza delle prescrizioni e delle disposizioni
sopra indicate, anche al fine di tutelare il sistema informatico e telematico e il patrimonio informativo
dei soggetti terzi con i quali Visura intrattiene rapporti (quali a titolo esemplificativo, Pubbliche
Amministrazioni e altri Enti Pubblici, Clienti).
Visura si impegna a garantire il corretto e trasparente utilizzo dei propri sistemi informatici e telematici
al fine di evitare accessi abusivi, intercettazioni, impedimento o interruzioni indebite di comunicazioni
informatiche, danneggiamento di informazioni, di dati o programmi.
Ognuno, nell’ambito delle proprie competenze, è tenuto a prevenire la commissione dei reati mediante
l’uso degli strumenti informatici e telematici.
E’ vietato caricare, sui sistemi aziendali, software non autorizzati ed effettuare copie non autorizzate di
programmi in licenza d’uso. E’ vietato altresì utilizzare, nell’invio di messaggi di posta elettronica,
linguaggi censurabili, indecorosi e offensivi nonché accedere ai siti web del medesimo tenore.
Visura, in particolare, vieta ogni utilizzo dei sistemi informatici e telematici che possa rappresentare
violazione delle leggi vigenti, nonché comunque offesa alla libertà, all’integrità e alla dignità delle
persone.
5. SISTEMA DI CONTROLLO INTERNO, TRACCIABILITA’ DELLE OPERAZIONI, INFORMAZIONE E
COMUNICAZIONE
5.1 Sistema di controllo interno
Visura si impegna a diffondere, ad ogni livello aziendale, una cultura orientata all’esercizio del controllo,
caratterizzata dalla consapevolezza dell’importanza di un adeguato sistema di controllo interno.
Visura inoltre pone particolare attenzione alla gestione dei rischi a tutti i livelli dell’organizzazione. La
propensione al rischio di Visura e delle sue controllate è definibile come mediamente bassa. Il Consiglio
di Amministrazione di Visura ha adottato una specifica procedura per la gestione ed il monitoraggio dei
rischi, con l’obiettivo di migliorare la cultura del rischio e garantire il raggiungimento degli obiettivi di
business aziendale. L’Organismo di Vigilanza è responsabile del monitoraggio continuo del processo di
gestione del rischio e dello svolgimento dei relativi audit.
Il sistema di controllo interno, di cui la Società si è dotata, contribuisce al miglioramento dell’efficienza
e dell’efficacia dei processi aziendali, nonché al contenimento dei rischi derivanti dalle operazioni
aziendali, con l’obiettivo altresì di assicurare il rispetto delle leggi e l’osservanza delle disposizioni
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contenute nel Modello di Visura e nel presente del Codice Etico, proteggere i beni aziendali, gestire
efficacemente le attività aziendali e fornire dati contabili e finanziari accurati e completi.
Ogni livello della struttura organizzativa ha il compito di concorrere alla realizzazione del sistema di
controllo interno. Per tale ragione, conseguentemente, tutti i dipendenti, nell’ambito delle funzioni e
delle rispettive mansioni, sono responsabili del corretto funzionamento del sistema di controllo
inerente le aree operative o le attività loro affidate.
5.2 Tracciabilità delle operazioni
Visura si propone di diffondere con la massima trasparenza, affidabilità e integrità le informazioni
inerenti alla contabilità aziendale. Le evidenze finanziarie, contabili e gestionali e ogni altra
comunicazione di Visura devono rispondere ai requisiti di completezza, veridicità e accuratezza.
Tutte le azioni e le operazioni svolte in merito alle attività di Visura devono essere autorizzate,
verificabili, legittime, coerenti e congrue. Devono altresì essere supportate da una adeguata
documentazione da conservare agli atti, al fine di poter procedere, in ogni momento, all’effettuazione
dei controlli che attestino le caratteristiche, le motivazioni e la correttezza di ciascuna operazione ed
individuino chi ha autorizzato, effettuato, registrato, verificato l’operazione medesima.
Visura si adopera affinché il sistema amministrativo-contabile sia affidabile e rappresenti in maniera
corretta i fatti di gestione con il fine di prevenire e far fronte, in modo ragionevole, ai rischi di natura
finanziaria e operativa.
Tutto il personale che opera per Visura, compresi gli organi dirigenti e i soci, devono:
-
rispettare le leggi e i regolamenti, le procedure adottate da Visura e dal Gruppo Tecnoinvestimenti,
ove applicabili, in materia di contabilità e redazione del bilancio;
-
collaborare affinché i fatti di gestione siano rappresentati correttamente e tempestivamente nelle
scritture contabili;
-
adoperarsi affinché non vengano posti in essere comportamenti che possano arrecare pregiudizio
alla trasparenza e alla tracciabilità dell’informativa di bilancio;
-
divulgare informazioni a carattere amministrativo e finanziario solo su espressa autorizzazione del
proprio responsabile;
-
fornire agli auditors e a chiunque autorizzato di accedere alla documentazione le informazioni
richieste in base alle loro necessità;
-
tenere un comportamento improntato ai principi di correttezza e trasparenza nello svolgimento
delle proprie attività.
I soci e il Consiglio di Amministrazione devono assicurare il regolare funzionamento degli organi sociali
nel rispetto di quanto previsto dalla legge, dallo Statuto, dal Modello e dal presente Codice Etico.
5.3 Informazione e comunicazione
Visura promuove un trasparente livello di informazione e comunicazione.
La comunicazione di Visura verso l’esterno è improntata al rispetto del diritto all’informazione.
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Visura promuove altresì la trasparenza e l’informazione periodica nei confronti degli azionisti, nel
rispetto delle leggi e delle norme vigenti, nonché del Modello e del presente Codice Etico, ai quali sarà
garantita una corretta e costante informativa in merito a qualunque azione e/o scelta che possa avere
effetti o conseguenze sui loro investimenti.
Per quanto riguarda la gestione e la comunicazione delle informazioni riservate e privilegiate, Visura si
attiene ai principi e alle regole contenute nella procedura adottata dal Gruppo Tecnoinvestimenti.
I Destinatari sono stati edotti sui doveri di riservatezza circa le informazioni riservate e privilegiate allo
scopo di evitare abusi volti a trarre vantaggi di natura patrimoniale e non, diretti o indiretti, dalla illecita
divulgazione delle informazioni.
6.
LA RISERVATEZZA DELLE INFORMAZIONI
Visura assicura la riservatezza delle informazioni e della documentazione in proprio possesso.
Tutte le informazioni e la documentazione acquisita nello svolgimento di attività in favore di Visura sono
da considerarsi riservate.
I Destinatari sono tenuti a mantenere la massima riservatezza sulle informazioni e sulla
documentazione di cui siano venuti a conoscenza, o in possesso, nel corso o in occasione dello
svolgimento della propria attività lavorativa. Sono altresì tenuti a utilizzare le informazioni e la
documentazione riservata esclusivamente per scopi connessi con l’espletamento delle attività di Visura
e del Gruppo Tecnoinvestimenti.
Le informazioni e i dati acquisiti o elaborati nel corso dello svolgimento dell’attività lavorativa, o
attraverso le proprie mansioni, appartengono a Visura e non possono essere comunicati o divulgati
senza specifica autorizzazione della Società, nel rispetto delle procedure aziendali in vigore.
7. LA TUTELA DELLA PRIVACY
Il trattamento dei dati personali effettuato nell’ambito di Visura avviene nel rispetto della normativa
vigente in materia di protezione dei dati personali, al fine di salvaguardare la privacy di tutti coloro che
interagiscono con la Società a qualsiasi titolo.
Visura ha adottato idonee e preventive misure di sicurezza al fine di evitare rischi di distruzione e
perdite, accessi non autorizzati e trattamenti non consentiti, nonché delle specifiche policy e procedure
interne atte a garantire la protezione e la sicurezza delle informazioni.
8. IL SISTEMA DISCIPLINARE
Le norme contenute nel Codice Etico svolgono anche una generale funzione di prevenzione dei rischi
aziendali e pertanto vanno intese congiuntamente a quanto contenuto nel Modello di Visura.
Le violazioni delle disposizioni contenute nel Codice Etico costituiscono comportamento sanzionabile,
in quanto lesivo del rapporto fiduciario e dell’obbligo di diligenza.
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8.1
Dipendenti e personale di livello dirigenziale
La violazione, da parte dei dipendenti, delle disposizioni contenute nel Codice Etico costituisce
inadempimento alle obbligazioni derivanti dal rapporto di lavoro e, conseguentemente, illecito
disciplinare, dando così luogo all’applicazione delle relative sanzioni, in conformità a quanto stabilito
nel CCNL applicato e nel rispetto della normativa vigente.
Le sanzioni irrogabili nei confronti dei dipendenti rientrano tra quelle previste dalla normativa vigente
e dalla contrattazione collettiva applicata. Tali sanzioni saranno applicate sulla base del rilievo che
assumono le singole fattispecie considerate e verranno proporzionate in base alla loro gravità.
Il rispetto, da parte del personale dirigente di Visura, delle norme contenute nel presente Codice Etico
e l’obbligo che gli stessi facciano rispettare quanto previsto nel medesimo è elemento essenziale del
rapporto di lavoro dirigenziale, costituendo esempio per tutti coloro che ai medesimi riportano
gerarchicamente.
In caso di violazione, da parte di dirigenti, delle norme contenute nel Codice Etico, o di adozione di un
comportamento non conforme alle prescrizioni del medesimo Codice, ovvero nell’ipotesi in cui il
dirigente consenta di adottare, ai dipendenti a lui sottoposti gerarchicamente, comportamenti non
conformi al Codice Etico e/o in violazione dello stesso, si provvederà ad applicare, nei confronti dei
responsabili, le sanzioni più idonee in conformità alla natura del rapporto dirigenziale, come risultante
altresì dalla normativa vigente, dal CCNL applicato e da eventuali accordi inerenti i dirigenti.
Le infrazioni verranno accertate dalla funzione aziendale preposta, la quale provvederà altresì ad
avviare i conseguenti procedimenti disciplinari e a darne tempestiva comunicazione all’Amministratore
Delegato e all’Organismo di Vigilanza.
8.2 Amministratori
In caso di violazione da parte degli Amministratori di Visura delle disposizioni contenute nel Codice Etico
o di adozione, nell’esercizio delle proprie attribuzioni, di provvedimenti che contrastino con le stesse
norme, l’Organismo di Vigilanza informerà tempestivamente l’intero Consiglio di Amministrazione e il
Collegio Sindacale, i quali provvederanno ad assumere le opportune iniziative in conformità alla
normativa vigente.
8.3 Sindaci
In caso di violazione da parte dei membri del Collegio Sindacale delle disposizioni contenute nel Codice
Etico o di adozione, nell’esercizio delle proprie attribuzioni, di provvedimenti che contrastino con le
stesse disposizioni, l’Organismo di Vigilanza informerà tempestivamente l’intero Collegio Sindacale e il
Consiglio di Amministrazione, i quali proporranno all’Assemblea le opportune iniziative in conformità
alla normativa vigente.
8.4 Consulenti, fornitori e partner
Ogni comportamento posto in essere da parte dei consulenti, fornitori e partner di Visura in violazione
delle disposizioni contenute nel Codice Etico, è sanzionato secondo quanto previsto nelle specifiche
clausole inserite nei relativi contratti, le quali dovranno essere espressamente accettate e dovranno
consentire a Visura la facoltà di risolvere il contratto ovvero, in alternativa, di chiedere l’adempimento
dello stesso, salvo il risarcimento del danno.
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9. ATTUAZIONE E SEGNALAZIONE DI VIOLAZIONI
La corretta osservanza e applicazione del Codice Etico viene garantita dall’Organismo di Vigilanza
istituito in base al Modello di Visura.
I Destinatari sono tenuti ad informare tempestivamente l’Organismo di Vigilanza di ogni violazione e/o
comportamento contrario alle disposizioni contenute nel Codice Etico di cui dovessero venire a
conoscenza.
Le segnalazioni potranno essere inviate all’Organismo di Vigilanza ai seguenti indirizzi:
1. Visura S.p.A. – Organismo di Vigilanza, Lungotevere dei Mellini, 44, 00193 Roma
2. Mail [email protected]
Visura garantisce in ogni caso l’anonimato del segnalante al fine di evitare ritorsioni, illeciti, disagi e
discriminazioni nei confronti del medesimo.
Visura, attraverso l’Organismo di Vigilanza e le funzioni competenti, assicura lo svolgimento di
approfondite verifiche in ordine alle segnalazioni ricevute nonché l’applicazione delle misure
sanzionatorie previste in caso di accertata violazione.
10.
ENTRATA IN VIGORE E AGGIORNAMENTO
Il Codice Etico è stato adottato con deliberazione del Consiglio di Amministrazione di Visura del 19
dicembre 2016 ed entra in vigore a seguito della sua diffusione.
Il Codice Etico viene recepito anche dalle società controllate di Visura.
Il Codice è periodicamente oggetto di aggiornamento, modifiche o revisioni da parte del Consiglio di
Amministrazione, anche su proposta del Collegio Sindacale e dell’Organismo di Vigilanza, al fine di
garantire una sempre maggiore efficacia applicativa, nonché di adeguarlo al mutamento delle esigenze
aziendali, all’evoluzione della sensibilità civile e delle normative applicabili.
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