COMUNE DI LIMBIATE Gestione elettronica dei documenti: l

COMUNE DI LIMBIATE
Gestione elettronica
dei documenti:
l’esperienza di Limbiate
Relatore: Carmine Galluzzi
Consulente informatico del Comune di Limbiate
28 gennaio 2004
Risorse Comuni - Fiera Milano
La gestione elettronica
z
Digitalizzazione dell’archivio cartaceo demografico;
Archiviazione ottica di tutti i documenti in fase di
protocollazione ed esclusivo smistamento degli stessi
in modalità elettronica;
z
Atti ufficiali (delibere e determinazioni) con firma
digitale;
z
z
Comunicazioni interne solo tramite Lotus Domino;
z
Protocollo informatico.
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L’impatto sulla gestione
Inversione della tendenza di circolazione da
cartaceo ad elettronico;
z
Ridefinizione dei processi per non appesantire
il flusso di lavoro e quello documentale;
z
Eliminazione del cartaceo ovunque gli strumenti
tecnologici lo permettono.
z
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3
L’impatto sulla gestione
Archiviazione ottica
sostitutiva di:
z
– cartellini individuali;
– schede di famiglia;
– cartellini delle carte d’identità
emessi fino al 31.12.2003.
Soppressione dell’emissione
dell’archivio cartaceo dei servizi
anagrafici
a
partire
dal
17.11.2003.
z
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Archiviazione sostitutiva:
cosa abbiamo realizzato
z
Digitalizzazione di:
†
12.213 schede di famiglia
†
100.484 cartellini individuali
†
36.150 cartellini di carte d’identità
Attivazione
della
Suite
Topmedia - TopConsult/ADS.
z
Importazione nella Suite di
tutte le immagini digitalizzate.
z
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Archiviazione sostitutiva:
cosa abbiamo realizzato
Adempimenti
previsti
dalla deliberazione n°42 del
20.12.2001 dal titolo “Regole
tecniche
per
l’uso
dei
supporti
ottici”,
emanata
dall’AIPA
e
che
rende
operativo il testo unico sulla
documentazione
amministrativa (DPR n°445
del 28.12.2000) permettendo
la
realizzazione
di
un
archivio ottico sostitutivo di
quello cartaceo.
z
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Soppressione emissione cartaceo:
cosa abbiamo fatto
Sistema software che consente la
storicizzazione degli eventi anagrafici;
z
completa
Utilizzo di chiavi di sicurezza, di password
personalizzate e di log degli eventi.Adozione di
adeguate politiche di backup dei dati;
z
Accesso al sistema SAIA di interconnessione
nazionale alle anagrafi comunali;
z
Ottenimento dell’autorizzazione, da parte del
Ministero
dell’Interno,
per
la
soppressione
dell’emissione del cartaceo anagrafico.
z
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7
Soppressione emissione cartaceo:
cosa stiamo facendo...
Emettiamo (dal 17 novembre 2003) solo il cartaceo
relativo alle carte d’identità e, successivamente,
provvediamo alla sua digitalizzazione.
z
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Soppressione emissione cartaceo
Archiviazione sostitutiva
Soppressione cartaceo
z
Ottimizzazione ed efficienza dei processi produttivi;
z
Eliminazione di ridondanze nelle attività;
Facilità di fruizione dei dati da parte di tutto il personale
autorizzato (interno ed esterno).
z
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Flusso documenti in entrata
e sua evoluzione
CANALE
OGGI 2005
manuale
80%
50%
fax
15%
5%
5%
45%
elettronico
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Flusso documenti che
circolano all’interno dell’ente
CANALE
manuale
fax
elettronico
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OGGI 2005
40%
1%
3%
0%
57%
99%
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I vantaggi
Archiviazione ottica dei documenti
Atti comunali con firma digitale
Protocollo informatico
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I vantaggi
z
Automazione dei processi;
z
Eliminazione di fasi non produttive;
Efficacia del documento rispetto al
procedimento a cui appartiene.
z
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La logica funzionale
deve garantire:
z
Aderenza alla normativa;
Paternità del documento;
z Tracciabilità del documento;
z Circolarità del documento.
z
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Il modello di Limbiate
e l’aderenza alla normativa
zLegge
15 marzo 1997
n°59: “Validità giuridica
del documento
informatico”.
zDPR
10 novembre 1997
m°513: “Disciplina della
firma digitale”.
zDPR
20 ottobre 1998
n°428
e DPCM 31 ottobre 2000
z“Tenuta
dei sistemi di
protocollo informatico”.
zDPR
445/2000
“T.U. sulla documentazione
amministrativa
z1°
gennaio 2004: termine per la
realizzazione dei sistemi di protocollo
informatico e procedimenti
amministrativi.
zDL
23 gennaio 2002 n°10
“Adeguamento disciplina firma
digitale alla normativa 1999/93/CE.
zDirettiva
MIT del 6 dicembre 2002:
“Avvio protocollo informatico e flusso
documentale.
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Paternità del documento
Sapere sempre a quale processo
appartiene il documento.
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Circolarità del documento
La circolazione del documento
all’interno dell’ente deve essere:
•
•
•
•
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garantita
definita
ottimizzata
controllata.
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Circolarità del documento
Di ogni documento
si deve conoscere:
• Paternità;
• Iter procedurale.
Stop alla circolazione della carta!
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Lavori in corso
Archiviazione ottica
dei documenti in entrata nell’ente:
terminata la fase di test
z partenza avvenuta il 31
ottobre 2003.
z
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Lavori in corso
Comunicazioni interne:
z
Circolazione interna elettronica
attiva dal 2001
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Lavori in corso
Atti deliberativi e determinazioni
con firma digitale:
In corso fase di realizzazione
(partenza entro il 1° marzo
2004).
z
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Lavori in corso
Protocollo informatico:
In corso fase di realizzazione
(partenza avvenuta il 2 gennaio
2004).
z
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e non solo...
Gestione automatizzata delle mense
scolastiche e sostituzione dei buoni
pasto cartacei con carte prepagate.
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Grazie per l’attenzione
Per informazioni:
Ufficio Informatica
Comune di Limbiate
tel. 02.99097.231/235
[email protected]