Il software gestionale per le aziende che producono o

T A G L I E
&
C O L O R I
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Il software gestionale
per le aziende che
producono o
commercializzano
articoli in taglie & colori
SOMMARIO
SOMMARIO....................................................................................................................................................... 2
INTRODUZIONE ............................................................................................................................................... 3
LA SOCIETÀ ..................................................................................................................................................... 3
: LA SOLUZIONE................................................................................................................................ 3
GLI OBIETTIVI .................................................................................................................................................. 4
IL PROGETTO OASI......................................................................................................................................... 4
CARATTERISTICHE......................................................................................................................................... 4
MODULARITÀ ................................................................................................................................................................. 4
SCALABILITÀ .................................................................................................................................................................. 4
AGGIORNAMENTO IN TEMPO REALE ................................................................................................................................ 5
SICUREZZA E PRIVACY ................................................................................................................................................... 5
SEMPLICITÀ D’USO ......................................................................................................................................................... 6
INTEGRAZIONI ................................................................................................................................................. 6
IL SISTEMA....................................................................................................................................................... 7
ARCHITETTURA............................................................................................................................................... 7
LE AREE APPLICATIVE .................................................................................................................................. 8
AREA FUNZIONI BASE .................................................................................................................................................... 9
AREA CONTABILE ......................................................................................................................................................... 10
AREA COMMERCIALE ................................................................................................................................................... 11
AREA CONTROLLO DI GESTIONE .................................................................................................................................. 12
AREA PRODUZIONE....................................................................................................................................................... 13
GESTIONE CIRCOLARI ................................................................................................................................................... 14
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INTRODUZIONE
La società
S.D.G. S.r.l. (già OMICRON) è un’azienda nata nel 1990 e dopo aver maturato
esperienze in ambienti proprietari, ove ha realizzato e distribuito software per la
gestione integrata delle aziende di distribuzione ed edificatrici, a partire dal 1994 ha
investito le proprie risorse per la realizzazione di un nuovo pacchetto software che
sfruttasse pienamente le opportunità offerte dai linguaggi object-oriented.
L'azienda è composta di un gruppo persone con diversi profili professionali che
provvedono a coprire tutti gli ambiti dallo sviluppo, alla manutenzione, all’assistenza
on-site e on- line, al project management.
S.D.G. S.r.l. oltre a possedere canali di vendita diretta, utilizza per la
commercializzazione dei propri prodotti aziende distributrici che possono attivarsi sia in
termini commerciali, sia in termini di assistenza sistemistica, applicativa e formativa.
S.D.G. S.r.l. ha collaborazioni con società esterne per l’aspetto tecnologico.
S.D.G. S.r.l. è una società che fornisce soluzioni ERP complete ed integrate per
diverse tipologie aziendali, che vogliono non solo adottare un sistema innovativo di
gestione, ma che necessitano di assistenza e supporto post-vendita adeguati.
La società offre inoltre un servizio di project management con personale dedicato, che
studia, organizza e porta a compimento l’implementazione del progetto.
: la soluzione
Il progetto OASI nasce dall’esigenza di creare un software gestionale integrato per
l’informatizzazione dei complessi sistemi organizzativi di singoli negozi o catene di
negozi di abbigliamento interessati alla gestione della vendita al banco, al controllo
delle giacenze di magazzino e alla gestione di trasferimento merce e di scambio dati
fra sede e filiali.
OASI è una suite di prodotti che copre tutte le aree informative delle Aziende, con
un’integrazione totale dei vari moduli applicativi consentendo il monitoraggio dei
processi gestionali e produttivi presenti nella loro organizzazione.
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GLI OBIETTIVI
Il Progetto OASI
Il software gestionale aziendale OASI grazie alle sue caratteristiche di funzionalità e
facilità d'uso è mirato a snellire e velocizzare il più possibile il lavoro dell'utente.
Un'interfaccia semplice e guidata dell’applicazione e la possibilità di accedere in
qualsiasi punto alle funzioni di utilità generale, sono solo alcuni degli aspetti che fanno
di OASI uno strumento di lavoro completo e veloce.
Caratteristiche
Gli elementi fondamentali che caratterizzano OASI sono:
modularità
scalabilità
aggiornamento dati in tempo reale
sicurezza e riservatezza
semplicità d’uso
Modularità
La struttura modulare del software consente l'attivazione separata dei vari moduli
rispondendo quindi alle specifiche richieste di ogni singola azienda in base alle sue
esigenze di informatizzazione, ai suoi tempi, alla sua crescita.
L'attivazione di un modulo trova la sua integrazione nel sistema completandolo e
arricchendolo ulteriormente di funzioni e ampliando la disponibilità aziendale di
informazioni senza necessità di duplicazione di registrazioni.
Scalabilità
Il sistema consente la crescita dell’infrastruttura hardware garantendo alle aziende gli
investimenti fatti nel software e senza sconvolgimenti nell’operatività quotidiana.
Anche il database può essere scelto in base al numero di registrazione da trattare ed il
passaggio da un database ad un altro con potenzialità superiori può essere effettuato
con costi contenuti sempre garantendo gli investimenti fatti nel software applicativo e
senza sconvolgimenti nell’operatività quotidiana.
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Aggiornamento in tempo reale
Tutte le operazioni vengono svolte in tempo reale, ogni inserimento o aggiornamento
dei dati effettuato da un qualsiasi utente, automaticamente rende disponibile il dato
stesso a tutti gli altri utenti.
Anche le statistiche vengono composte in tempo reale sfruttando le potenzialità di
elaborazione del database relazionale e del linguaggio Sql.
Per elaborazioni particolarmente lunghe possono essere predisposte elaborazioni
notturne.
Sicurezza e Privacy
Attraverso la funzione"sicurezze" viene data la possibilità di escludere l'accesso a
particolari moduli ed all'interno di questi, a determinati punti di menù agli utenti che
utilizzano il programma, garantendo quindi riservatezza sulle informazioni.
Si possono inoltre attivare controlli capillari a livello di gruppi di dati gestendo mediante
classi di sicurezza gli articoli, i magazzini, i centri di costo in funzione delle abilitazioni
concesse ad ogni singolo utente o classe di utente.
OASI è corredato da un sicurezze che permettono una capillare gestione delle
autorizzazioni sia a livello di singolo modulo applicativo, di funzione o d’informazione.
A seguito dell’entrata in vigore del Decreto Legislativo 196/2003, in materia di
protezione dei dati personali, OASI è stato adeguarlo ai sensi degli articoli 31, 32, 33,
34 e 36, inerenti la sicurezza dei dati e dei sistemi come ad esempio:
L’accesso all’applicativo è regolato da un sistema di autenticazione
L’applicativo permette agli utenti la gestione autonoma delle proprie password
Il software prevede l’assegnazione di password temporanee valide solamente
per il primo login
Prevede un controllo che verifichi la lunghezza delle password scelte dagli utenti
Si deve poter assegnare a ciascuna password un periodo di validità
Trascorso un tempo prestabilito, l’applicativo è in grado di disabilitare
automaticamente i diritti di accesso associati all’utente
L’applicativo registra in un log gli accessi e le attività svolte dai singoli utenti
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Semplicità d’uso
L’iterazione tra utente e programma avviene sempre tramite tasti di comando e finestre
di messaggio consentendo una massima trasparenza all’operatore sulle azioni
compiute.
Tramite l’uso di filtri di ricerca, il reperimento di documenti e l’esecuzione di stampe di
controllo risulta particolarmente intuitivo ed efficace.
ln ogni punto dell’intero programma in cui viene richiesto un codice è sempre
disponibile la funzione di visualizzazione che consente di evitare la memorizzazione
degli innumerevoli codici aziendali ( cliente, articoli, centro di costo, causali,...)
Integrazioni
OASI si integra con i più comuni software di produttività individuale, per l’estrazione e
l’integrazione diretta con gli archivi gestiti dai vari moduli applicativi:
Estrazione dati in Microsoft Excel: OASI prevede la possibilità senza nessuna
specifica conoscenza tecnica da parte dell’utilizzatore di estrarre dati dalle varie
funzionalità della procedura per ottenere fogli di lavoro (mastrini, bilancio,
movimenti di magazzini, estrazioni da contabilità analitica, partitario ecc.)
Integrazione con Word : OASI utilizza Microsoft Word sia per integrare i file di
dati gestiti dalle procedure con documenti standard (contrattualistica, certificati
soci, ecc.), sia per completare documenti di “stampa unione” con dati
provenienti dalle estrazioni eseguite da Microsoft excel
Gestione integrazione Immagini: il sistema prevede la possibilità in modo molto
semplice di associare e integrare immagini al database, relativamente alla
registrazione fatture, anagrafica soci e articoli, per una consultazione completa.
Stampa documenti OASI in formato pdf: e invio automatico tramite internet La
procedura consente di installare ed utilizzare una “stampante virtuale” che
dirotta l’output su di un file in formato PDF (che può essere archiviato, inviato via
e-mail oppure modificato utilizzando il software Adobe Acrobat). Inoltre, la
procedura può risultare utile per le nuove normative di Firma elettronica….
Il nome del file di output può essere inviato come parametro da Oasi e quindi
variare automaticamente in base al tipo di stampa inviata.
E’ possibile inviare automaticamente tramite internet ddt, contabilità, offerte,
ordini, fatture clienti e fornitori, preventivi, richieste e documenti vari.
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IL SISTEMA
Architettura
Architettura hardware
Client Server
Sistema Operativo
Server:Windows NT-2000-2003 UNIX
Client: Windows,9x,Me,2000,NT,XP,VISTA
Data base
Sqlbase
Oracle
Db2400
Client
Router
Server
Server
Router
Router
Modem
Client
Coll.esterni
Internet
SEDE
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LE AREE APPLICATIVE
l sistema gestionale OASI è organizzato in AREE di competenza, completamente
integrate tra loro e che coprono totalmente i vari aspetti organizzativi delle Aziende.
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Area Funzioni Base
Tutti i moduli del software Oasi si appoggiano sulla stessa base dati e quindi
condividono le medesime tabelle. Questo fa si che ogni registrazione sia censita nella
base dati una sola volta e sia poi resa disponibile per tutte le varie funzionalità del
programma siano esse contabili, di magazzino o commerciali. Ovviamente ogni
accesso alla base dati deve essere controllato per consentire la giusta riservatezza
delle informazioni.
Oasi e’ perciò munito di tutte le funzionalità di base per poter consentire ad una
struttura organizzativa di operare nel rispetto delle funzioni assegnate a ciascun suo
componente.
L’accesso a ciascun programma e’ controllato mediante la richiesta di un codice utente
protetto da password. A ciascun utente viene associato un profilo che gli consentirà di
accedere a determinati programmi e ne precluderà l’accesso ad altri. E’ inoltre
possibile abilitare altre funzioni di riservatezza che consentiranno ad esempio a
determinati utenti di movimentare solo gli articoli di acquisto ed ad altri utenti di
movimentare solo gli articoli di vendita. Un archivio storico potrà poi tener traccia di
tutte le operazioni effettuate sugli archivi principali.
Oltre alle funzioni di riservatezza il software OASI possiede altre funzionalità di base
quali:
la possibilità di visionare in anteprima di stampa ogni documento cartaceo
prodotto;
la facilità della ricerca di tutte le informazioni memorizzate sulla base dati
senza conoscerne il codice ma utilizzando altre informazioni quali ad
esempio una parte della descrizione di una articolo o il suo raggruppamento
statistico o la combinazione logica di più dati;
la possibilità di definire raggruppamenti statistici per gli articoli, i clienti e i
fornitori in modo autonomo e poter effettuare ricerche e sintetizzare
informazioni utilizzando tali raggruppamenti;
la possibilità di definire messaggi da stampare sui documenti rivolti ai clienti
( conferme d’ordine, ddt, fatture );
possibilità di definire messaggi associati a clienti o fornitori da visualizzare
agli operatori informatici quando questi effettuano operazioni che riguardano
il nominativo a cui è associato un messaggio ( avvisi di insoluti, di sconfino
fidi);
la possibilità di esportare le principali statistiche su fogli excel definendo in
modo autonomo i campi da esportare;
la possibilità per un utente di poter tenere aperte più sessioni di lavoro sullo
stesso client;
la possibilità di poter accedere all’intera base dati tramite strumenti che
utilizzino il linguaggio SQL.
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Area Contabile
L’ Area Contabile prevede la totale integrazione dei movimenti contabili che riguardano
non solo la parte squisitamente contabile e fiscale, ma anche quella relativa alla
contabilità analitica per centro di costo.
Il sistema prevede inoltre la totale integrazione con l’ “Area Commerciale” .
Le scritture di prima nota sono generate, grazie ad un sistema di causali contabili
preimpostate, che agevolano l’inserimento automatico della parte contabile, IVA ,
professionisti (IRPEF,INPS,...) e analitica, rendendo immediatamente disponibili i dati
per ogni eventuale adempimento o simulazione.
L'alimentazione della contabilità dagli altri moduli (ad es. il modulo cespiti per gli
ammortamenti, il modulo pagamento automatico fornitori per
la generazione
automatica dei pagamenti….), avviene in maniera integrata ed automatica.
A sua volta la contabilità generale, alimenta la contabilità clienti/fornitori, il portafoglio
effetti, il modulo pagamenti automatici ( con la riconciliazione Banche ), la contabilità
professionisti, la tenuta dei registri IVA, la contabilità analitica, il modulo analisi di
bilancio e permette la compilazione del bilancio riclassificato CEE.
L’ Area Contabile può contare infine per questi automatismi anche sull’integrazione con
la fatturazione e con il ciclo passivo e la produzione
Fatture clienti
Cespiti
Fatture fornitori
Generale
Cli/For
Contabilità
IVA
Profess.
Analitica
Scadenziario
Portafoglio
effetti
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Area Commerciale
L’area commerciale si suddivide in :
Acquisti
Vendite
Logistica
L’Area Commerciale è composta principalmente da due flussi di dati: il ciclo passivo e il
ciclo attivo.
Il ciclo attivo si sviluppa dalla fase dell’offerta, all’ordine, al DDT fino alla generazione
della fattura con l’integrazione con l’area contabilità.
Il ciclo passivo si suddivide in due flussi che partono dalla richiesta di beni per gli ordini
a quantità e dalla richiesta di servizi e prestazioni (interni od esterni) per quanto
riguarda la parte relativa gli ordini a valore.
Anche per il ciclo passivo come per il ciclo attiivo, dopo la fase di carico merce o
l’esecuzione del servizio, si integra con la contabilità attraverso la conciliazione fatture.
E’ possibile per entrambi i cicli monitorare e analizzare i flussi con controllo sia a
livello centralizzato che distribuito.
Base importante per la gestione è l’integrazione con i magazzini (magazzino,
magazzino lotti, magazzino fiscale), i listini, con conseguente gestione delle linee
prezzoe degli sconti.
Ciclo attivo
(Vendite)
Ciclo passivo
Richieste
Beni
Richieste
Servizi
Ordini
Ordini
a quantità
Ordini
a valore
DDT
Magazzino
Listini
Offerte
Fatture
Esecuz.
Servizio
Conciliazione
fatture
Contabile
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Carico
Merce
Area Controllo di Gestione
La contabilità analitica ha una struttura organizzata per destinazione, natura della
spesa e commessa.
Queste tre categorie sono a due livelli:
Destinazione - centro di costo, centro elementare di costo.
Natura - conto, sottoconto.
Commessa – programma, progetto.
La contabilità analitica si può suddividere in due fasi:
fase di budget
fase di consuntivazione
La fase di budget permette l’inserimento di dati a preventivo per:
commessa
centro di costo
natura
Il budget iniziale (proposto) può subire delle rettifiche mantenendo sempre, come
riferimento, i dati iniziali.
La fase di consuntivazione viene alimentata da movimenti che provengono dalla
contabilità generale, dai cicli attivo e passivo e dai cespiti per quel che riguarda gli
ammortamenti.
L’imputazione dei costi afferenti più centri può avvenire tramite dei driver di ripartizione.
Ribaltamenti e/o aggregazioni vengono fatti con specifiche tabelle e funzioni.
Questo programma permette di non avere limiti nei livelli dei centri di costo ed avere
più possibilità, anche successive, di strutturare la distribuzione dei costi o il loro
raggruppamento.
Abbiamo di conseguenza margini di contribuzione a più livelli e la possibilità
d’inserimento di importi di natura extracontabile (oneri figurativi…).
La contabilità analitica è supportata da reports che permettono all’utente di poter
verificare costantemente lo stato e i risultati di analisi, ottenendo una visione completa
della situazione alla data o periodica.
Il modulo è predisposto per l’estrazione di statistiche periodiche e di sintesi incrociando
i dati gestiti sia di budget sia consuntivi.
Tuttavia anche se capillare la produzione di evidenze standard all’interno del modulo,
come per altri moduli anche per la contabilità analitica è stata prevista una fase di
export dei dati in Ms Excel per la personalizzazione di reports e grafici da parte
dell’utente in modo autonomo.
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Area Produzione
L' AREA PRODUZIONE copre le problematiche delle aziende manifatturiere partendo
dall'analisi dei fabbisogni delle materie prime, degli assiemi e dei prodotti finiti definendo
un piano di produzione e seguendolo nel suo avanzamento tenendo conto del carico
macchina e delle disponibilità dei materiali.
La nostra soluzione per la sua flessibilità può essere utilizzata a diversi livelli in base alle
esigenze di ogni singola azienda; infatti sono pochissime le informazioni obbligatoriamente
richieste nelle registrazioni delle anagrafiche; queste informazioni sono però integrabili
ogni qualvolta sorga una nuova esigenza e l'azienda decida di attivare un nuovo modulo
dell'area.
I moduli che compongono l'area consentono di gestire le lavorazioni interne ed esterne
(conto trasformazione), di pianificare il carico macchina e di reparto, di rilevare i tempi di
lavorazione individuando lo scostamento dal preventivato , di effettuare un calcolo dei
costi diretti a preventivo e a consuntivo. Grazie all'integrazione con il modulo di contabilità
analitica e inoltre possibile impostare un efficace controllo per centri di costo.
La nostra azienda ha inoltre le competenze necessarie per realizzare sistemi di raccolta
dati ove ci fosse la necessità di rilevare le operazioni direttamente dai reparti produttivi.
Ciclo Attivo
Ciclo Passivo
Magazzino
Distinta
Base
Calcolo
Fabbisogni
MRP
Confema
prodotto
PRODUZIONE
Ordini
produzione
Determinazione
Carico macchina
Avanzamento
produzione
Rilevazione dati
di fabbrica
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Gestione Circolari
Il “Modulo Circolari” è uno strumento utile per ogni tipo di azienda che desidera comunicare con i
propri clienti, fornitori, soci, agenti in modo semplice e veloce.
Le circolari, le lettere, le comunicazioni, sono
alla base della comunicazione delle Aziende
con l’esterno.
Spesso si ricorre a strumenti complessi o
laboriosi che richiedono tempi lunghi con
notevoli e costose operazioni nell’estrazione
dei dati dai propri data base.
Il “Modulo Circolari” è un software molto
semplice e potente che consente di creare e
inviare automaticamente, documenti a singoli
o gruppi di persone e aziende per fax o
tramite e-mail.
Le principali funzioni del software sono:
Definizione dei gruppi di spedizione;
Estrazione elenco nominativi dal data
base;
creazione documento tramite Microsoft
word;
Associazione del documento al database
e al Gruppo di spedizione;
Creazione lista d’invio
Le principali caratteristiche del software sono:
totale integrazione con il data base;
estrazione dei dati con semplici query;
creazione dei documenti con Microsoft
Word
integrazione documenti senza l’utilizzo
della stampa unione;
creazione automatica del documento in
formato Pdf;
inserimento in lista per la spedizione via
e-mail;
Estrazione degli elenchi creati con i
relativi dati in formato Microsoft Excel
Facilità d’integrazione con Microsoft Word
ed Excel
Velocità di spedizione
Integrazione totale al Database
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Il primo passo per la creazione del sistema di
spedizione automatica delle circolari è quello
di generare e memorizzare i Gruppi di
Spedizione.
I Gruppi di Spedizione sono generati
dall’utente, grazie ad un sistema di query di
estrazione dal data base, creando elenchi di
nominativi con le relative caratteristiche.
Ogni Gruppo di spedizione memorizzato
potrà essere collegato ad uno o più
documenti
Una volta editato il testo usando Microsoft
word si identificano le variabili che si vogliono
estrarre dal database e le si associano ai
campi del data base.
A creazione avvenuta del Gruppo di
Spedizione si potrà generare la lista di
spedizione per l’invio automatico delle
circolari.
Il sistema prevede infine che i documenti da
spedire possano essere identificati da un
numero di Protocollo.