FUTURA SERVICE
Soluzioni Software
Easy
Gestione documenti ed e.mail
Ti sembra un quadretto familiare? Gestire la
grande mole di documenti è diventata
un’impresa? Facile, facile con Easy
Futura Service è lieta di presentare un
software efficace e facile da utilizzare in
grado di risolvere tutti i tuoi problemi di
archiviazione documenti.
Il programma si divide in due moduli.
EasyDoc
dedicato
ai
documenti
(cartacei/elettronici) e l’altro Easymail
finalizzato alla gestione email.
EasyDoc - Grazie a semplicissime macroaree di interesse i nostri
documenti verranno divisi per settore ad esempio: amministrazione,
vendite, marketing, ecc. Un’altra sottodivisione permetterà una
maggiore reperibilità dei documenti in fase di ricerca, ad esempio: lettere,
raccomandate, circolari, ecc. Ogni impresa potrà personalizzare le proprie
macroaree e sottocategorie, fino ad un massimo di quattro sottodivisioni.
I documenti catalogati possono essere documenti elettronici (.doc .xls .ppt ecc.),
file scannerizzati o creati direttamente sul programma. Una volta inseriti nella loro
categoria gli andremmo a creare una sorta di carta di identità finalizzata alla
ricerca. In questa scheda inseriremo il numero eventuale di documento, il nome, il
soggetto ( persona/società a cui il doc. è riferito) e altri dati sensibili
all’identificazione. Avremmo uno spazio dedicato alle note da inserire all’interno
della scheda con eventuali altri appunti di riconoscibilità.
Ogni documento potrà essere visualizzato da tutto il gruppo di lavoro o solo da
utenti autorizzati. Allo stesso modo le macroaree possono essere abilitate
all’accesso di uno o più utenti.
EasyDoc
– Gestione documenti ed e.mail
FUTURA SERVICE
Soluzioni Software
Allegati e collegati
Un’ottima soluzione presentata da questo
nuovo software: la gestione dei documenti
correlati. Gli allegati sono documenti già
registrati sul software che comunque
conservano un rapporto con il documento in
oggetto. I Collegati, invece, sono documenti
non catalogati su EasyDoc, ossia esterni, che
sono
direttamente
conseguenti
al
documento principale, e quindi sarà utile
riuscire immediatamente a reperirli. Ad Ex.
una lettera potrà avere come collegati: la
ricevuta di ritorno, la risposta alla lettera,
ecc.
EasyDoc da inoltre la possibilità di collegare (
o di creare ex.novo) link a pagine internet
per arricchire ancor di più il patrimonio file
correlati al documento principale.
EasyMail
I maggiori
programmi di gestione email
puntano
alla
standardizzazione del servizio, come tutti i
prodotti di massa. Non è pensabile di poter
gestire la vostra società affidandovi a tali
prodotti. Easy mail è pensato per un uso più
aziendale della posta elettronica.
Sono state potenziate tutte quelle funzionalità che costituiscono i punti deboli dei
prodotti più diffusi per la posta.
Funzionalità
-
Easymail lavora con un database SQL. Tale sistema garantisce la totale
incorruttibilità dei dati, e uno spazio illimitato per la catalogazione delle mail;
Usare un database permette, anche in caso si cancellino le mail, di reperirle e
non perderle definitivamente;
Easymail da la possibilità allo stesso modo ad un’utente di controllare più
indirizzi e un singolo indirizzo potrà essere gestito da più utenti;
Facilitazione nell’invio di allegati che non verranno riconosciuti dagli antispam
altrui perché rinominati automaticamente nell’estenzione. Ad ex un .doc
verrà rinominato in .dac
EasyDoc
– Gestione documenti ed e.mail
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Soluzioni Software
Le diverse postazioni potranno essere messe in rete
tra loro e collegate ad un server. Se impronteremo il
nostro sistema verso questa rete, potremo collegare
solo il server ad internet, lasciando le postazioni offline.
Plus rete off/line:
-
possibilità di inviare mail interne;
possibilità di gestire mail con l’esterno sfruttando la connessione del server;
più controllo sull’utilizzo indifferenziato di internet, che spesso è più una
distrazione che un aiuto per chi lavora.
EasyMail e EasyDoc sono chiaramente collegati, quindi utilizzeremo il sistema di
archiviazione anche per le email con il risultato di una scrivania più sgombera da
documenti, e una ricerca di questi veloce e produttiva.
Facile Facile con Easy
EasyDoc
– Gestione documenti ed e.mail
