organizzazioneinterna
La Jaka Congressi s.r.l. ha come scopo societario quello di organizzare e
realizzare eventi formativi, anche a distanza, nel campo della formazione
scientifica in sanità, svolgendo attività di formazione atto a migliorare
l’assistenza sanitaria garantendo il supporto logistico, il tutoraggio, la
valutazione e la verifica dell’apprendimento, nonché la trasmissione dei
dati raccolti su traccia elettronica. Svolge inoltre, attività di gestione e
assistenza congressuale, l'organizzazione di convegni, campagne di
pubbliche relazioni, la promozione, l'organizzazione e la gestione di
eventi medico-scientifici, attività di hostessing traduzioni e segretariato.
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organizzazione
Le attività relative alla formazione scientifica ed organizzazione di un
evento scientifico sanitario, vengono svolte dal personale interno Jaka
Congressi, la cui struttura organizzativa è implementata sia da un punto
di vista informatico ma soprattutto improntato alla sicurezza sulla
conservazione dei dati raccolti.
Ruolo fondamentale della direzione è quello di svolgere un’attività di
organizzazione tipo logistico finalizzato al raggiungimento degli obiettivi
formativi in campo sanitario-scientifico, stabilendo anche una politica e
obiettivi di qualità, effettuando riesami periodici (almeno annuali)
sull’andamento qualitativo dell’azienda;
Rientra nelle politiche della Direzione precisare l’impegno preso in tema
di formazione scientifica ed i relativi obiettivi da raggiungere per i
prodotti realizzati dalla società.
La società ha quindi deciso di attuare una politica che raggiunga i
seguenti obiettivi:
• realizzare il soddisfacimento delle esigenze dei fruitori della
formazione;
• impegnarsi al rispetto dei requisiti ed al miglioramento continuo;
• sviluppare una politica appropriata agli scopi dell’organizzazione.
Alla direzione è affidata la responsabilità primaria per la realizzazione
degli obiettivi precedentemente indicati e delle eventuali azioni
correttive che si rendessero necessarie per il raggiungimento degli
obiettivi stessi.
Al responsabile della Qualità, cui è demandata la necessaria autorità per
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assicurare il rispetto del piano qualità, è delegata la responsabilità
relativa a periodiche verifiche sull’adeguatezza del Sistema mentre al
responsabile tecnico amministrativo, l’applicazione di quanto definito dal
Sistema Qualità.
Viene definito l’organigramma con le funzioni e le loro interrelazioni
nonché le relative responsabilità ed autorità per consentire un‘efficace
gestione organizzativa.
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organizzazione
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DIREZIONE
COM
PRODUZIONE
AMM
Eventi
Personale
Art
Director
Segreteria
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SISTEMA
QUALITA’
Nella schema successivo vengono suddivisi i compiti con l’assegnazione
da parte della Direzione delle relative responsabilità alle competenze
dell’organizzazione coinvolte.
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Fornitori
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RESPONSABILITÀ DEL MANAGEMENT AZIENDALE
Definire la politica della formazione
Mettere in vigore la politica della Formazione Scientifica
Garantire la divulgazione e l’applicazione della politica della qualità
Definire la struttura organizzativa
Definire ed approvare le responsabilità e le competenze della
formazione
Fissare gli obiettivi della formazione
Sorvegliare il raggiungimento degli obiettivi della formazione
Gestione dei dati della qualità
GESTIONE DELLE RISORSE UMANE
Analisi Valutazione e descrizione prestazioni collaboratori
Redigere piani di formazione
Realizzazione e documentazione della formazione
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organizzazione
Analisi del mercato
Analisi del feed-back information system del cliente
Esaminare, approfondire esigenze del cliente
Listino prezzi
Esame offerte e riesame contratti
Analisi della fattibilità
Elaborazione offerta
Riesame ordine
Conferma d’ordine
ACQUISTI
Definire caratteristiche materiali da acquistare
Ricerca e proposta possibili fornitori
Analisi fornitori
Controllo e valutazione periodica dei fornitori
Verifica ordini
Conservazione prodotti
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COMMERCIALE - VENDITE
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MANUTENZIONE IMPIANTI MEZZI ATTREZZATURE
E STRUMENTAZIONE
Pianificare la manutenzione attrezzature ed impianti
Pianificare la calibrazione strumentazione di misura e controllo
APPRONTAMENTO E SETTAGGIO PROCESSI LAVORAZIONE
(UFFICIO TECNICO)
Gestione modifiche o sviluppo
Definire il processo di lavorazione standard
Presenza materiali/attrezzature
Definizione delle Istruzioni operative e/o PPC
ATTIVITÀ PRODUTTIVE (SERVIZI/PRODOTTI)
Disponibilità personale
Disponibilità tempo
Pianificare impianti e personale
Definire approvare e distribuire i documenti di lavorazione
Mantenere la calibrazione degli strumenti di misura e controllo
Gestire le revisioni della documentazione in processo
Controllare la qualità dell’operato
Controllare il rispetto dei tempi programmati
Identificazione e rintracciabilità dei materiali usati
Identificazione del servizio / prodotto resi
Misure di protezione ambientale
Identificazione raccolta e smaltimento rifiuti
Definizione e controllo delle misure di sicurezza sul lavoro
Raccolta e controllo documentazione finale del prodotto
Nello svolgimento di definizione degli obiettivi della formazione e nella
definizione dei detttagli relativi ai programmi formativi scientifici, la
direzione si avvale della fondamentale collaborazione del Comitato
Scientifico nominato.
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organizzazione
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organigramma
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ORGANIGRAMMA
PERSONALE E
FORMAZIONE
SISTEMA
QUALITA’
AMM
COORDINAMENTO
ATTIVITA’ E RISORSE
COM
EVENTI
ART DIRECTOR
BOOKING
PERSONALE
DI SUPPORTO
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DIREZIONE
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Sistema informatico dedicato alla formazione
La rete dell’ ufficio di Jaka Congressi S.r.L. sito in via della Balduina 88,
Roma, è basata sui protocollo di comunicazione di livello 2 Ethernet e
Fast Ethernet rispettivamente standard 802.11 ed 802.11u IEEE.
La parte cablata risulta essere costituita interamente da cavo UTP
categoria 5, quindi in rame non schermato.
Di seguito la topologia dell’ufficio non in scala, essa non ha lo scopo di
descrivere l’infrastruttura ma semplicemente di individuare i locali per
permettere una puntuale descrizione della locazione dei PC, delle
stampanti e degli apparati di rete.
1. SISTEMA INFORMATICO
1.1 Server
E’ stato installato sulla rete LAN di Jaka congressi un server che ha tre
principali funzioni:
Server di gestione di controllo degli accessi, Domain Controller
- File server di condivisione dati
- Server FTP per condivisione di file con fornitori, clienti e collaboratori
esterni.
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sistema informatico
Il profilo hardware del server:
- Kernel: Linux 2.6.26-2-686 on i686
- Processore: AMD Athlon(tm) 64 Processor 3200+, 1 cores
- Memoria RAM: 512 MB
- Hard Disk interni: 150 GB ognuno
- Hard Disk esterno: 700 GB USB
Sul server è stato installato Debian Linux 5 in configurazione server,
questo permette agli utenti di condividere i propri file limitatamente a
quanto previsto per i rispettivi utenti e gruppi.
Il server è provvisto masterizzatore DVD per eventuali back-up.
Il server è sotto gruppo di continuità per evitare spegnimenti improvvisi
che possano corrompere l’harware, inoltre è provvisto di 5 ventole per
un consono raffreddamento dei componenti:
- Ventola processore
- Ventola cabinet
- Ventola Alimentatore
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- Ventola Hard Disk 1
- Ventola Hard Disk 2
E’ previsto anche un meccanismo di mirroring per la replica dei dati sul
secondo disco.
L’adeguamento tecnico per rispondere alle più mederne esigenze di
sicurezza si fonda sul meccanismo di autenticazione e autorizzazione dei
domini Microsoft.
Gli utenti possono agganciare una qualunque macchina al dominio
avvalendosi di credenziali personali preventivamente impostate. Tali
password hanno validità di 6 mesi e devono essere composte da almeno
8 caratteri. Un utente non autenticato sul dominio potrà comunque
avere accesso ad Internet ma non potrà accedere al file server di ufficio e
quindi ad alcun dato personale.
Tutti gli accessi al dominio sono registrati in un apposito file di “log” e
tenuti disponibili per 6 mesi.
1.2 Personal computer: Desktop e Laptop
La rete è composta da 8 computer desktop identici con la seguente
configurazione:
- Sistema operativo: Windows 7 Ultimate
- Hard disk: 500GB
- CPU: Intel Core 2 Duo E5300
- Memoria RAM: 2GB
Sono inoltre presenti per la gestione delle trasferte 3 PC portatili con
sistema operativo Windows XP.
In rete sono presenti anche due PC Apple con Sistema operativo Leopard
1.3 Stampanti
In rete sono presenti n. 3 stampanti di rete utilizzabili da tutti gli utenti:
HP CP3525, HP 4200, Samsung ML3051N; n. 2 stampanti non collegate
alla rete: Epson Stylus Photo R2880, Samsung ML 1660.
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sistema informatico
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2. DESCRIZIONE DEI SERVIZI
2.1 E-mail
Le email di Jaka Congressi vengono gestite su dominio jaka.it con il
servizio Google Apps che consente di creare caselle di posta di grande
capienza e di gestirle con servizio webmail su https, pop3 ed imap, il
tutto criptato ed autenticato secondo i più recenti standard di sicurezza
informatica.
2.2 Backup
Il backup dei dati è assicurato da un mirroring giornaliero di tutti i file di
archivio, più un ulteriore mirror su disco usb esterno che viene svolto una
volta a settimana.
2.3 Antivirus e Antispam
Il software antivirus presente su tutte le postazioni è Avira Antivirus
Versione Premium.
Il servizio di email si avvale delle funzionalità di antivirus antispam di
Google Apps.
2.4 Servizi Fax
Il servizio fax si avvale del seguente dispositivo:
- FAX CANON L140 I-SENSYS
3. PBX
Il centralino telefonico è un SAMSUNG DCS 816.
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