Overview - Glocal Value

V1.2
Overview
Glocal Value Srl – Distributore per ll’Italia
Italia
Panoramica
documento - dati aziendali critici,
attualmente utilizzati in forma cartacea
MFD – lo strumento per acquisire il dato
cartaceo
Scanshare – la soluzione per elaborare il
dato in formato digitale
g
Il backend - un fileserver esistente o CMS /
ERP / DMS, o archivio digitale
Cos’ è Scanshare
Middleware per l’acquisizione di documenti
un “ponte” tra carta e flussi documentali elettronici
Non vincola ad un specifico Sistema documentale
ScanShare può essere integrato nel vostro sistema
documentale esistente, applicazioni di business o in un file
server di rete
Il suo compito è quello di eseguire la scansione dei
dati, collegare i metadati, eseguire trasformazioni e
fornirle ad un sistema documentale o ad un definito
file di archiviazione
Converte i file in formato ricercabile e può estrarre i
dati dalle aree (o zone) per guidare automaticamente
i processi di business e flussi di lavoro
Versioni
Scanshare Essentials
p
da implementare,
p
, costo
Semplice
contenuto
Limitate funzionalità
Scanshare Enterprise
più complicato da installare, costo più
elevato
Vasta Gamma di personalizzazioni
funzionalità avanzate (scripting)
* The Il Client multifunzionale Scanshare è identico per le due versioni;
gli operatori non sapranno quale versione stanno utilizzando
Come funziona
Propeller heads click here
Capture – acquisisce il documento tramite
MFD o da cartella, email, FTP e pc client
d
ll
il
li
Process – ottimizza le immagini, converte nel formato desiderato, estrae i dati dal documento (testo, codici a barre, marchi, ecc)
Store – si connette al sistema documentale o file server, rinomina i file e li mette nella posizione corretta
Workflow documenti
Esempi
Esempio 1 – scelta dinamica
Requisiti – Integrare le MFD e la soluzione di scansione con un file server esistente; se la struttura del file server cambia, viene automaticamente aggiornata sul display della MFD; Il reference number deve far riferimento ad una tabella del database
Selezione Metadata le richieste sulla MFD puntano in tempo reale sulla struttura del file server; l’utente può inserire il
nome di una nuova directory da creare; la funzione sql Lookup restituisce una lista di reference di reference
number da selezionare sulla tabella
del database; il documento è automaticamente compilato senza intervento dell’utente
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Esempio 2 - automatismi
Requisiti – elaborare uno specifico documento in automatico, utilizzare le informazioni del documento stesso per dirottarlo nella cartella corretta
Barcode detection Legge il valore del barcode e lo usa per rinominare il documento e per selezionare la cartella corretta di destinazione sul server
Zone OCR
Estrae l’indirizzo email per inviare una copia del documento
Delivery and Storage
Utilizza il metadato della zona ocr nel campo indirizzo per il
connettore email e utilizza il valore barcode nell’oggetto dell’email.
Il valore del metadato barcode è usato per selezionare la cartella
corretta di destinazione sul file server
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Esempio 3 – conversione e archiviazione
Requisiti – convertire documenti cartacei in formato PDF/A per archiviarli e recuperarli nel lungo termine; scansione massiva ma con separazione di ogni singolo
documento; avere una copia dei metadati da salvare nel CMS
Barcode separation
scansione massiva, utilizzando una pagina di separazione con barcode per dividere in automatico I singoli documenti
File Format
selezione PDF/A per ISO‐approved, archiviazione
a lungo termine di documenti e dati
Metadata Export
esportazione dei metadati in un file XML così
che il Sistema documentale esterno possa
importare il documento ed il file con gli attributi
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Esempio 4 – moduli logici
Requisiti – acquisire un modulo e leggere i “segni” su aree specifiche; annotare I dati personali ; in base alle selezioni fatte sul modulo salvare il documento nella
cartella appropriata ed avvisare l’utente che sono necessari ulteriori operazioni
OMR Processing
Creare una zona del documento per il modulo OMR da interrogare; utilizzare connettore di tipo
script per creare un Vbscript per leggere il
contenuto del documento e generare il percorso
di archiviazione
Redaction
usare il modulo di annotazione per rilevare il
p
aree del nome e l’indirizzo dalle specifiche
modulo
Notification and Storage
Il modulo di notifica può avvisare l’utente della presenza di un nuovo documento (non icludendolo come allegato) Il modulo file store utilizza il Vbscript per archiviare il file nel percorso corretto

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Esempio 5 - integrazioni
Requisiti – eseguire la scansione di una fattura ed utilizzare i dati del modulo per aggiornare il database aziendale; convertire la scansione in un file di Excel e trasferire ad un server SharePoint
Zone OCR Processing
Leggere il contenuto di questa zona che è la stessa in ogni documento; usare questo valore
per aggiornare il database aziendale ed il nome
del file
SQL Connector
aggiornare il database aziendale con il valore
acquisito dalla zona OCR
Conversion and Connection
Selezionare il formato MS Excel (XLSX) come formato standard di output; caricare il documento sul server Share Point aziendale nella
posizione desiderata con il nome documento corretto

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Esempio 6 – riconoscimento
Requisiti – acquisire fatture di diverso tipo; rilevare automaticamente il tipo di fattura in base alle informazioni presenti sul documento e trasferirle nella cartella
corretta, infine notificare all’utente
FreeForm Recognition
compilare il modulo FreeForm per riconoscere ogni fattura in entrata. Una volta individuato, il modulo FreeForm selezionerà il workflow appropriato per il tipo specifico di fattura.
Ogni workflow ha zone OCR definite per selezionare la directory corretta sul file server aziendale per memorizzare il documento.
Notification Module
Una volta elaborato correttamente, l'utente viene informato che il documento è stato trasferito nella directory specifica, in modo che possa essere utilizzato.
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Caratteristiche principali
Scanshare Essentials vs. Enterprise
Funzioni principali e caratteristiche
File format highlights*
Searchable PDF,
PDF PDF/A
Encrypted PDF
TIFF
JPG
Word (DOC, DOCX, RTF)
Excel (XLSX)
p
Advanced Bi-tonal Compression
XML Metadata
Raw Backup
* (Scanshare può utilizzare circa 20 different formati di output )
O Opzione disponibile a pagamento
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O
O
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(docx)
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Funzioni principali e caratteristiche
Processing Options
Automatic deskew
Blank page removal
Advanced image enhancement
Full page OCR
Zone OCR
OMR
ICR
Barcode recognition
Advanced Barcode recognition
FreeForm recognition
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Funzioni principali e caratteristiche
MFD Client Integration
Typed
Selected: Static
Selected: SQL
Selected: Connector
Selected: Script
Selected: XML
Folder Browse
Search While Typing
Regular Expressions
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
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Brands compatibili
Scanshare è compatibile con quasi tutti i produttori di MFD:
Contatti
Per maggiori informazioni contattare:
Glocal Value Srl
Sig. Lorenzo Gozzi
[email protected]
Tel: +39 0161 392110
www.glocalvalue.it