Progetto Tematico Settoriale per lo Sviluppo delle Competenze
nell’ambito delle attività di Monitoraggio del PO del FSE”
Costituzione di un presidio di affiancamento
permanente e continuo
Report Azioni di Affiancamento
1
Sommario
1. Premessa ....................................................................................................................................................... 3
2. Azioni di affiancamento continuo on the job ................................................................................................ 3
3. Azioni di affiancamento on demand ............................................................................................................. 4
4. Azioni di affiancamento operativo e strumenti di supporto ......................................................................... 5
4.1 Schede rilevazione competenza .............................................................................................................. 9
4.2 La scheda progetto ................................................................................................................................ 14
4.3 La scheda valutazione andamenti ......................................................................................................... 16
4.4 Schede di affiancamento on demand .................................................................................................... 22
5. Percorsi tematici di formazione breve e di coaching ................................................................................. 26
5.1 Formazione breve: monitoraggio e fondi strutturali ............................................................................. 26
5.2 Percorsi formativi per il problem solving .............................................................................................. 27
5.3 Azioni di coaching .................................................................................................................................. 27
6. Conclusioni .................................................................................................................................................. 28
2
1. Premessa
Le azioni comprese nel quadro degli interventi in affiancamento sono state condotte dal Gruppo di Lavoro
FormezPA presso la Regione Calabria, a seguito della definizione delle attività e finalità progettuali
indirizzate principalmente allo svolgimento delle aree inerenti al settore Monitoraggio, di conseguenza
volte al rafforzamento delle capacità di intervento ed istituzionale dei funzionari e responsabili di linea in
materia di monitoraggio.
2. Azioni di affiancamento continuo on the job
Il Gruppo di lavoro ha realizzato azioni di affiancamento continuo on the job per il rafforzamento dei
sistemi di gestione e controllo degli uffici regionali, intervenendo in affiancamento ai funzionari sui vari
livelli inerenti al sistema di monitoraggio.
Le attività hanno riguardato due ambiti di intervento:
La predisposizione e definizione dei percorsi di affiancamento e aggiornamento delle competenze,
capacità tecniche in materia di monitoraggio, attività di accompagnamento on the job;
L’istituzione e messa in funzione di un “Laboratorio di presidio di affiancamento permanente e
continuo” per lo sviluppo delle competenze e lo scambio di esperienze in materia di monitoraggio.
In correlazione con lo sviluppo del laboratorio, sono state delineate e successivamente messe in atto, azioni
di affiancamento on the job per il rafforzamento dei sistemi di gestione, monitoraggio e verifica degli uffici
regionali, intervenendo in affiancamento ai funzionari sulle varie tipologie e metodologie in materia di
monitoraggio (controlli in loco, registrazione e conservazione dei documenti, identificazione e correzione
delle irregolarità, responsabilità civili, amministrative e penali dei responsabili del sistema di monitoraggio,
ecc.).
Le attività nel complesso sono state eseguite, attraverso:
formazione on the job;
supporto operativo e specialistico per il superamento di specifiche problematiche ed
accompagnamento alla realizzazione delle attività in affiancamento previsto nell’ambito dello
sportello operativo;
attuazione di tavoli tecnici specialistici;
workshop tematici;
3
predisposizione di azioni in ambito formativo (breve e continua) dedicate all’approfondimento delle
conoscenze e lo scambio di esperienze.
Il progetto ha previsto inoltre l’attivazione di un percorso per l’accrescimento delle competenze, finalizzato
a migliorare le capacità inerenti il sistema di monitoraggio, la verifica e l’attuazione dei programmi
comunitari, nonché a promuovere lo scambio di esperienze e la condivisione di buone pratiche da parte dei
funzionari regionali e di altri enti interessati in qualità di attuatori e/o beneficiari.
Le azioni di affiancamento sono confluite complessivamente nel supporto ai funzionari preposti alle attività
di monitoraggio al fine di raggiungere anche l’obiettivo di spesa prefissato.
Le attività di affiancamento si possono classificare essenzialmente:
Supporto dei Responsabili di Intervento da parte del Gruppo di Lavoro FormezPA sul territorio
(GdL);
Monitoraggio del livello di certificazione raggiunto in relazione alle previsioni redatte per ogni
Obiettivo Operativo;
Verifica delle attività svolte per singolo Asse ed Analisi delle eventuali ambiti di miglioramento e le
principali attività da intraprendere.
3. Azioni di affiancamento on demand
Il team di esperti, precedentemente costituito, ha operato in affiancamento alle unità di controllo afferenti
ai vari Dipartimenti per lo svolgimento delle attività di monitoraggio dei progetti relativi al ciclo di
programmazione 2007-2013, rispondendo alle carenze e necessità tecniche espresse dalla realtà regionale.
La selezione delle attività di affiancamento on demand, indicate nelle schede di rilevazione attività, hanno
riguardato l’organizzazione di tavoli tecnici, work shop tematici e momenti formativi/informativi brevi e
continui, finalizzati al trasferimento di buone pratiche, allo scambio di esperienze e alla risoluzione in team
di problematiche specifiche inerenti l’attività presso gli uffici coinvolti.
Le azioni realizzate sono state individuate a seguito di una preliminare rilevazione delle competenze di base
e tecniche dei funzionari addetti, che hanno portato ad una migliore focalizzazione degli interventi
permettendone il loro rafforzamento.
A supporto delle attività svolte presso i dipartimenti, sempre nell’ambito delle azioni di affiancamento
all’interno del laboratorio, è stata attivata una struttura di coordinamento e supporto individuato nello
sportello operativo il cui scopo è quello di fornire, anche dopo la conclusione del progetto, assistenza
4
operativa on demand per l’alimentazione e lo sviluppo dei flussi operativi connessi alle attività di
affiancamento sul territorio. Tale strumento è utilizzato anche come punto di incontro e di scambio della
rete di esperti e funzionari coinvolti nelle attività di progetto e garantisce un supporto costante per la
risoluzione di eventuali criticità connesse alle attività in corso presso la Regione, facilitando il
coinvolgimento e la sinergia verso il raggiungimento degli obiettivi preposti.
4. Azioni di affiancamento operativo e strumenti di supporto
Sulla base delle specifiche esigenze riscontrate sono state realizzate le seguenti azioni di affiancamento
operativo su singoli progetti.
Il gruppo di lavoro ha garantito un supporto in affiancamento ai funzionari, per tutti gli aspetti concernenti
il controllo fisico-tecnico, amministrativo e finanziario, e con particolare riferimento all’analisi degli ambiti
di miglioramento, all’individuazione di soluzioni operative, alla conduzione e verifica delle azioni di
chiusura. Le azioni sono state complessivamente scandite in attività di formazione, di affiancamento, di
formazione breve, di tavoli tecnici specialistici, workshop e incontri tematici. Nel dettaglio il gruppo di
lavoro è intervenuto in affiancamento ed a supporto dei funzionari, in merito alle direttive rispetto al
funzionamento dei processi di monitoraggio sia per quanto riguarda le procedure operative, le modalità di
azione rispetto al sistema informativo, l’avanzamento e la certificazione della spesa.
I dati relativi alle azioni di affiancamento sono riconducibili a 462 giornate di affiancamento e 179 Schede
progetto.
L’inquadramento delle azioni di affiancamento ha consentito la compilazione sistematica delle schede
progetto, attraverso cui si riportano le attività dei responsabili di procedimento cha agiscono, supportati dal
gruppo di lavoro, al fine di analizzare in successione il singolo progetto, le PDA, e infine l’intero Asse. Gli
esiti di tale attività hanno permesso di evidenziare le carenze informative e predisporre eventuali azioni
correttive.
A completamento dell’intero processo il gruppo di lavoro ha inoltre provveduto a fornire periodicamente
delle schede di rilevazione attività, comprensive di tutte le azioni svolte nell’ambito del laboratorio di
affiancamento e finalizzate a fornire un quadro di insieme delle azioni svolte nell’ambito del sistema di
monitoraggio e del miglioramento nei tempi di decorrenza del progetto per quanto riguarda le competenze
e le conoscenze via via acquisite dai funzionari e responsabili di riferimento. Il quadro fornito dalle schede
fornisce un supporto operativo all’attivazione delle azioni e della valutazione delle conoscenze per
5
l’esecuzione di eventuali interventi di affiancamento. Tale intervento garantisce così un migliore
inquadramento del disegno operativo delle azioni specifiche da mettere in azioni continue.
Al fine di identificare le criticità e di fornire gli opportuni correttivi, la task force di esperti del Formez PA ha
affiancato il personale della Regione Calabria, registrando gli interventi effettuati tramite opportuni
strumenti di supporto, elaborati per lo scopo.
Il personale, dopo il processo di analisi, partendo delle Procedure di attivazione ha annotato i dati sulla
scheda valutazione andamenti, opportunamente congeniata. Si è reso necessario cosi analizzare i progetti
presenti all’interno della Procedura di Attivazione e a tale scopo si è effettuata la scheda progetto.
Di seguito è descritto tramite un diagramma il flusso lo svolgimento sequenziale di tutte le attività di
affiancamento con i relativi strumenti operativi prodotti dal personale FormezPA per il supporto del
personale della Regione Calabria.
6
Figura 1: Diagramma di flusso (parte 1)
7
Figura 2: Diagramma di Flusso (parte 2)
8
Come si evince dai suddetti flussi, le attività dei consulenti Formez terminano quando il funzionario della
Regione riesce ad intervenire in via definitiva negli ambiti di miglioramento inizialmente rilevati e non
necessita di un ulteriore azione correttiva da svolgere in affiancamento.
Inoltre durante le attività di affiancamento fornite dal gruppo di lavoro Formez ai funzionari della Regione,
si evince l’utilizzo di strumenti operativi necessari a tener traccia criticità degli eventuali ambiti di
miglioramento individuati al fine di:
Elaborare una macrostatistica sugli aspetti da migliorare che si manifestano maggiormente al fine di
applicare sempre la stessa procedura di risoluzione;
Tracciare gli eventuali progressi e le attività che tutti i consulenti stanno svolgendo.
4.1 Schede rilevazione competenza
Sono state inoltre predisposte delle attività di affiancamento volte ad approfondire le tematiche e le
principali azioni operazionali del processo di monitoraggio al fine di comprendere al meglio quanto
riportato nel manuale apposito edito dalla Regione Calabria.
Sono state analizzate e valutate in sintesi le conoscenze e i relativi ambiti di approfondimento per il
personale addetto, inerenti la normativa comunitaria, nazionale, regionale di base, le acquisizioni delle
modalità di monitoraggio finanziario, fisico, procedurale e occupazionale, focalizzando l’intervento sullo
stato di conoscenza e intervento elaborativo dei rispettivi indicatori di realizzazione e di risultato.
In particolar modo si è analizzato, per ogni funzionario e il relativo asse, il grado (basso, medio, alto) di
preparazione in relazione a:
Conoscenza della definizione delle attività di monitoraggio;
Conoscenza delle fasi di monitoraggio e la valutazione del risultati;
Abilità professionali, strumentali e professionali.
In seguito alle azioni di affiancamento svolte, si è giunti ad un incremento delle conoscenze per la totalità
dei funzionari, i cui indicatori sono passati da un valore medio a uno alto.
9
SCHEDA DI RILEVAZIONE DELLE COMPETENZE - ABILITA'
MONITORAGGIO
NOME
COGNOME
NOTE
QUALIFICA
...
LEGENDA VALUTAZIONE
BASSO
MEDIO
ALTO
ASSENZA
CONSAPEVOLEZZA
COMPRENSIO
NE
APPLICAZIONE
SPECIALIZZAZIONE
DOMINIO
0
1
3
5
7
9
CONOSCENZA
ELEMENTI
E
CARATTERISTICHE BASE, COME
E'
ACQUISIBILE
TRAMITE
ATTIVITA'
FORMATIVE
E/O
PROFESSIONALI
DIVERSE
MATURATE NEL TEMPO
CONOSCENZA
SUFFICIENTE
A
COMPRENDE
RE
L'APPLICAZIO
NE
E
UTILIZZARE
SUL LAVORO
CONOSCENZA CHE CONSENTE
DI OPERARE COMPLETAMENTE
E RAGGIUNGERE I RISULTATI,
COME E' ACQUISIBILE DALLO
SVOLGIMENTO DI ATTIVITA'
NELLA
SPECIFICA
AREA
PROFESSIONALE O IN ALTRE
COLLEGATE
CONOSCENZA ELEVATA DELLA
MATERIA/TECNICA, FRUTTO DI
STUDI
E
ESPERIENZE
PROFESSIONALI
SPECIFICHE,
CHE CONSENTE RISULTATI
ELEVATI
APPARTENENZA A UN RISTRETTO
VERTICE
PROFESSIONALE
E
RICONOSCIMENTO DI LEAERSHIP
NELLA CONOSCENZA DELLA
MATERIA/TECNICA ALL'INTERNO
E ALL'ESTERNODELL'ENTE. SI
PRODUCONO
RISULTATI
DI
LAVORO CHE SONO PUNTO DI
RIFERIMENTO
PER
ALTRE
ORGANIZZAZIONI
NESSUNA
CONOSCENZ
A
VALUTAZIONE INFORMAZIONI RACCOLTE
BASSO
0
1 - DEFINIZIONI,
RESPONSABILITA'
MONITORAGGIO
RUOLI
NEL
INDICARE A MARGINE LE
INFORMAZIONI
CHE
ALTO
1
3
5
7
DOMINIO
SPECIALIZZAZIONE
APPLICAZIONE
COMPRENSIONE
CONSAPEVOLEZZA
DESCRIZIONE INDICATORI
ASSENZA
A
INDICATORI
DI
CONOSCENZA GENERALE
MEDIO
9
CONOSCENZA DEL SIGNIFICATO DELLE PRINCIPALI DEFINIZIONI DEL SISTEMA DI MONITORAGGIO (AUTORITA' DI GESTIONE, ORGANISMO
INTERMEDIO, BENEFICIARIO, INTERVENTI A TITOLARITA' E A REGIA REGIONALE
CONOSCENZA GENERALE DEI COMPITI E DELLE RESPONSABILITÀ DEI SOGGETTI COINVOLTI NELLE ATTIVITÀ DI MONITORAGGIO
...
MEDIA
3
10
MOTIVANO IL GIUDIZIO
CONOSCENZA DEI PRINCIPALI RIFERIMENTI NORMATIVI COMUNITARI IN MATERIA DI MONITORAGGIO
2
NORMATVA
RIFERIMENTO
DI
CONOSCENZA DEI PRINCIPALI RIFERIMENTI NORMATIVI NAZIONALII IN MATERIA DI MONITORAGGIO
CONOSCENZA DEI PRINCIPALI RIFERIMENTI NORMATIVI REGIONALI IN MATERIA DI MONITORAGGIO
INDICARE A MARGINE LE
INFORMAZIONI
CHE
MOTIVANO IL GIUDIZIO
3
PROCEDURE
MONITORAGGIO
DI
...
MEDIA
3
CONOSCENZA DEGLI OBIETTIVI E DEGLI AMBITI DEL MONITORAGGIO
CONOSCENZA DEL SISTEMA ORGANIZZATIVO DELLE STRUTTURE OPERATIVE E DELLE FUNZIONI DI MONITORAGGIO
INDICARE A MARGINE LE
INFORMAZIONI
CHE
MOTIVANO IL GIUDIZIO
...
MEDIA
3
LIVELLO DI PADRONANZA
BASSO
ALTO
0
1
3
5
7
DOMINIO
SPECIALIZZAZIONE
COMPRENSIONE
CONSAPEVOLEZZA
DESCRIZIONE
APPLICAZIONE
DI
ASSENZA
B
INDICATORI
CONOSCENZA
SPECIALISTICA
MEDIO
9
CONOSCENZE TECNICHE
CONOSCENZA SPECIFICA DELLA TIPOLOGIA DI MONITORAGGIO FINANZIARIO
CONOSCENZA SPECIFICA DELLA TIPOLOGIA DI MONITORAGGIO FISICO
1 - CONOSCENZA DELLE
TIPOLOGIE
DI
MONITORAGGIO
CONOSCENZA SPECIFICA DELLA TIPOLOGIA DI MONITORAGGIO OCCUPAZIONALE
CONOSCENZA SPECIFICA DELLA TIPOLOGIA DI MONITORAGGIO PROCEDURALE
CONOSCENZA DELLA MODALITA' DI MONITORAGGIO
CONOSCENZA DELLE MODALITA' DI ARCHIVIAZIONE E GESTIONE DELLE INFORMAZIONI SIURP
INDICARE A MARGINE LE
INFORMAZIONI
CHE
MOTIVANO IL GIUDIZIO
...
MEDIA
3
CAMPIONAMENTO DELLE OPERAZIONI DA MONITORARE
2 - CONOSCENZA DELLE FASI
DI MONITORAGGIO
INDIVIDUAZIONE E SELEZIONE DEL SETTING DI INDICATORI
11
REGISTRAZIONE DATI CONTABILI SUL SISTEMA INFORMATIZZATO SIURP
CONTROLLO DI QUALITA’ DELLE INFORMAZIONIPRESENTI SUL SISTEMA DI MONITORAGGIO
PROCEDURE DI INFORMAZIONE E SORVEGLIANZA PER LE IRREGOLARITA’E RECUPERO IMPORTI
RACCOLTA, TRATTAMENTO ED ELABORAZIONE DEI DATI RELATIVI ALL’ATTUAZIONE
TRASMISSIONE DEI DATI DI MONITORAGGIO ALLE COMPETENTI AUTORITA’ NAZIONALI E COMUNITARIE
INDICARE A MARGINE LE
INFORMAZIONI
CHE
MOTIVANO IL GIUDIZIO
3
-VALUTAZIONE
RISULTATI
...
MEDIA
3
DEI
INDICARE A MARGINE LE
INFORMAZIONI
CHE
MOTIVANO IL GIUDIZIO
...
MEDIA
3
LIVELLO DI ABILITA'
SUFF.
BUONA
OTTIMA
DESCRIZIONE
INSUFF.
C - ABILITA'
1
3
5
7
ANALISI, SINTESI ED ELABORAZIONE DATI E INFORMAZIONI
ATTENZIONE ALL'EFFICIENZA E ALLA QUALITÀ DEL LAVORO (USO DELLE RISORSE, RISPETTO DELLE NORME E DELLE PROCEDURE)
INTERAZIONE CON L'UTENZA E/O CON I COLLEGHI (INSTAURARE E GESTIRE RAPPORTI INTERPERSONALI PROFICUI)
ORIENTAMENTO ALL'UTENTE (ATTITUDINE A SERVIRE GLI ALTRI MEDIANTE LA LETTURA E LA SODDISFAZIONE DEI BISOGNI)
1 - ABILITA'
IMPEGNO VERSO L'ORGANIZZAZIONE (SPIRITO DI APPARTENENZA AL GRUPPO - ORGANIZZAZIONE)
GENERALI
DISPONIBILITÀ ALL'APRENDIMENTO
ORIENTAMENTO AL RISULTATO - ATTITUDINE A LAVORARE PER IL PERSEGUIMENTO DI OBIETTIVI, ANCHE ATTRAVERSO
L'AUTODETERMINAZIONE DEGLI STESSI
FLESSIBILITÀ - CAPACITÀ DI ADATTARSI A LAVORARE EFFICACEMENTE IN SITUAZIONI E CON PERSONE DIVERSE
AUTONOMIA NELL'ORGANIZZAZIONE E GESTIONE DELLE ATTIVITÀ - CAPACITÀ DI INDIVIDUARE AUTONOMAMENTE LE PRIORITÀ DI
AZIONE E DI PIANIFICARE COERENTEMENTE LA PROPRIA ATTIVITÀ
INDICARE A MARGINE LE
INFORMAZIONI CHE MOTIVANO
IL GIUDIZIO
...
2 - ABILITA' STRUMENTALI
UTILIZZARE I SUPPORTI SPECIALISTICI HARDWARE E SOFTWARE
MEDIA
5
12
UTILIZZARE I PACCHETTI APPLICATIVI DI OFFICE-AUTOMATION DI USO COMUNE
UTILIZZARE GLI STRUMENTI SPECIFICI DI SUPPORTO PER LO SVOLGIMENTO DI ATTIVITÀ SPECIALISTICHE
INDICARE A MARGINE LE
INFORMAZIONI CHE MOTIVANO
IL GIUDIZIO
...
MEDIA
3
SVOLGERE LE MANSIONI ATTRIBUITE CON LA PERIZIA NECESSARIA
SVOLGERE ATTIVITÀ DI STUDIO E RICERCA
3 - ABILITA' PROFESSIONALI
CREARE PROGRAMMI DI LAVORO E PROGETTI RELATIVI AGLI AMBITI DI COMPETENZA
SVOLGERE ATTIVITÀ DI DOCENZA E FORMAZIONE PROFESSIONALE, DI TRASFERIRE CONOSCENZE E CAPACITÀ TECNICHE A COLLEGHI
E COLLABORATORI
INDICARE A MARGINE LE
INFORMAZIONI CHE MOTIVANO
IL GIUDIZIO
...
MEDIA
5
Figura 3: Template scheda rilevazione competenze
13
4.2 La scheda progetto
La scheda progetto viene redatta giornalmente dal gruppo di lavoro Formez operante presso la Regione al
fine di monitorare le criticità su specifici progetti e provvedere eventualmente a fornire l’affiancamento
necessario alla loro risoluzione.
La scheda, come è possibile vedere dalla figura 4, prevede tre differenti aree:
La sezione anagrafica: nella quale sono riportate le informazioni relative al progetto.
La sezione finanziaria: nella quale sono riportate le informazioni monetarie relative a importo,
impegno, spesa e certificazione.
La sezione quadro sintetico attività: nella quale sono riportati gli ambiti di miglioramento rilevati, il
nominativo del rilevatore, le attività svolte, lo stato di avanzamento, la data d’inizio e fine
dell’ambito di miglioramento, le note e il fatto se questo sia stato realizzato o meno.
Il gruppo di lavoro Formez ha prodotto 172 schede nel periodo specifico Gennaio-Settembre 2014 e gli
ambiti di miglioramento maggiormente riscontrati sono stati:
a) Comunicazione tra i dipartimenti: dialogo non particolarmente sviluppato tra i vari dipartimenti e
tra le autorità che può comportare una non velocizzazione delle normali attività di controllo della
spesa (controlli di I livello) e per l’attuazione fisica e finanziaria delle operazioni.
b) Certificazione della spesa effettuata: in alcuni casi l’AdC non si trova nelle migliori condizioni
operative per certificare l’intero ammontare delle spese sostenute dai beneficiari.
SCHEDA RILEVAZIONE PROGETTO
SEZIONE ANAGRAFICA
TITOLO PROGETTO
SEZIONE FINANZIARIA
14
Importo
Impegno
Spesa
Certificazione
QUADRO SINTETICO ATTIVITÁ
N.
DESCRIZIONE
CRITICITÁ
NOMINATIVO
RILEVATORE
ATTIVITA’
SVOLTE
STATO
AVANZAM
DATA
INIZIO
DATA
FINE
CHIUSA
NOTE
S/N
DATA ULTIMO AGGIORNAMENTO:
Figura 4: Template scheda progetto
15
4.3 La scheda valutazione andamenti
La scheda valutazione andamenti (Figura 5) è necessaria per verificare lo stato delle Procedure di
attivazione monitorabili secondo tali aspetti:
Anagrafico;
Finanziario;
Stato della PDA per verificare gli ambiti di miglioramento aperti;
Attività svolte per la realizzazione delle azioni di miglioramento negli ambiti individuati.
Conclusioni in cui vengono descritte gli eventuali ambiti di miglioramento.
Numero Procedura
Obiettivo Operativo
Titolo/descrizione
Numero di progetti collegati
Responsabile di Intervento
Titolarità/Regia
Soggetti interpellati
Sezione Finanziaria
Importo
Impegni
Spese effettuate
Certificazione
Spesa da controllare
Controlli avviati
Analisi stato della PDA
16
Motivo
Data
Descrizione
Attività svolte
Data
Descrizione
Conclusioni
Data
Commento
Rilevatore
Figura 5: Template scheda valutazione andamenti
Nella tabella 1 vengono descritte per data il numero di azioni compiute mensilmente dai consulenti sulle
schede.
N PDA
Totali
81
N° azioni N° azioni N° azioni N° azioni N° azioni N° azioni N° azioni N° azioni N° azioni
Gennaio Febbraio Marzo
Aprile
Maggio Giugno Luglio
Settembre Ottobre
0
98
59
44
23
7
1
0
11
Tabella 1 : Numero di schede prodotte con le azioni per data.
Mensilmente vengono prodotti dei file di riepilogo che prendono in considerazione gli eventuali ambiti di
miglioramento e le relative azioni da mettere in campo per ogni progetto legato alle PDA.
17
Dalla tabella sottostante è possibile ricavare un quadro riepilogativo dei maggiori ambiti di miglioramento
riscontrati e le azioni messe in atto dai consulenti Formez al fine di supportare i funzionari Regionali:
Macro Aree di intervento
Azioni correttive in Affiancamento
Incontro con il responsabile d’intervento e visione del
fascicolo documentale. Sollecito da parte del responsabile
all’Ufficio di competenza, al fine di concludere i pagamenti e
procedere
così
alla
certificazione
della
spesa.
Si possono attivare
dunque tutte le procedure per
effettuare la certificazione della spesa.
Calcolo dei dati dell'avanzamento contabile e
finanziario da verificare;
Verifica spesa certificata
La certificazione è inferiore alla spesa.
Dal SIURP risulta una spesa soggetta a recupero.
Analisi
e ricognizione
della documentazione e
La rendicontazione presenta ambiti di intervento
predisposizione di una comunicazione all’ente beneficiario al
per favorire la completezza documentale.
fine di sollecitarne la trasmissione.
Necessità di integrare la documentazione in
possesso dell’Amministrazione.
Il totale delle risorse impegnate risulta superiore Visione e analisi del progetto sul sistema informativo. L’IFM
effettuerà l’allineamento.
all’importo ammesso.
Alcuni dati dell’avanzamento contabile e
finanziario devono essere ricalcolati.
Sollecito all’Ufficio di competenza da parte del responsabile
d’intervento, al fine di concludere i pagamenti e procedere
alla certificazione della spesa.
Sul SIURP sono presenti progetti non attivi.
Eliminazione dei progetti non attivi e riduzione dell'impegno
di spesa.
Per alcuni progetti non si ravvisano spese e
importi certificati.
Analisi e verifica del progetto sul sistema informativo.
Attivazione, da parte della Regione, delle procedure
necessarie per il recupero della somma.
Segnalazione al funzionario di riferimento degli ambiti di
intervento individuati ai fini della predisposizione degli atti
conseguenti.
Tabella 2: Prospetto di sintesi relativo agli ambiti di intervento maggiormente ricorrenti
18
Dalla Tabella 2 si nota che gli ambiti di intervento maggiormente significativi sono dei seguenti tipi:
Procedurali (nascono dal fatto che per ogni PDA esiste una sequenza di tappe da rispettare in
accordo con i regolamenti CE);
Certificazione della spesa;
Documentali;
.
I passaggi che portano dalla nascita alla conclusione di una procedura di attivazione sono i seguenti:
Definizione dei criteri per i beneficiari e le operazioni;
Pubblicazione Bando/Avviso Pubblico;
Presentazione delle proposte;
Ricezione dei progetti;
Individuazione dei beneficiari;
Approvazione Progetti;
Conclusione procedura.
Si parla di ambiti di miglioramento relativi alle PDA quando, durante le fasi di monitoraggio sulle stesse e
sui relativi progetti, si riscontra una situazione in cui è opportuno implementare nel sistema informativo
ulteriori dati di monitoraggio.
Tali ambiti di miglioramento sono stati individuati grazie anche all’affiancamento dei consulenti che hanno
supportato il funzionario nella verifica della singola PDA e dei progetti in essa ricadenti, inserendo nel
SIURPle informazione necessarie .
Emerge in alcuni casi che non risulti chiaro in quale fase realizzativa risieda il progetto; in questo caso il
funzionario, coadiuvato dal FormezPA, approfondisce tale aspetto analizzando il progetto.
Le fasi di vita di un progetto determinano il suo stato di avanzamento nel tempo:
Attivazione: vengono predisposti tutti gli atti amministrativi utili alla selezione delle
operazioni/beneficiari finali;
19
Inizializzazione: vengono censite tutte le informazioni relative alle operazioni selezionate nella fase
precedente (in questa fase si fa un vero e proprio censimento delle anagrafiche, quadro finanziario,
quadro fisico e procedurale delle operazioni attivate);
Attuazione: è la fase di “vita” del progetto attivato, vengono monitorate in questo momento tutti
gli avanzamenti fisici, finanziari e procedurali;
Conclusione: il progetto viene chiuso in tutte le sue dimensioni (anagrafica, finanziaria, fisica e
procedurale);
Rendicontazione delle spese all’Unione Europea (UE).
20
Per gli ambiti di intervento relativi alla spesa invece è opportuno tenere presente tale flusso:
Rdl tx la spesa
attestata a RdA
RdA raccoglie i
dati e li attesta su
asse
AdG riceve la
domande su più
assi
AdC certifica la
spesa che tx AdG
AdA riceve dati da
AdC
Figura 6: Flusso della spesa con le varie figure coinvolte
Dalla Figura precedente si evince che:
a) Il responsabile di linea attesta la spesa e invia la domanda al responsabile di asse;
b) Il responsabile di asse attesta la spesa sull’intero asse, il quale comprende una serie di linee e
obiettivi operativi, e invia la domanda all’AdG;
c) L’AdG attesta la spesa e la inoltra all’AdC per la certificazione, che dopo la invia all’AdA per i
controlli di secondo livello.
Ne consegue che gli ambiti di intervento afferenti alla spesa sono essenzialmente previsti poiché la
certificazione della spesa risulta inferiore rispetto alle risorse impegnate : tale aspetto è verificabile
interloquendo con l’AdC e analizzando la possibilità di riallineare l’eventuale spesa.
21
Gli ambiti di intervento sulla base dati, infine, possono essere suddivise in due tipologie:
Documenti non digitalizzati, le quali sono state risolte attraverso l’interlocuzione con il responsabile
di Linea e di obiettivo, che inseriscono i dati. Talvolta può essere necessario anche sentire la
software “house” che ha progettato il SIURP.
Valorizzazione degli indicatori: effettuata dai responsabili di Linea e obiettivo, talvolta è necessario
contattare i responsabili informatici del sistema di monitoraggio per ottenere riscontri in merito
agli indicatori la cui valorizzazione è richiesta dai regolamenti CE.
4.4 Schede di affiancamento on demand
La scheda di affiancamento si rende necessaria quando il personale della regione Calabria ha necessità di
un’azione che abbia ad oggetto degli ambiti di miglioramento; che può essere risolta dal personale
regionale attraverso l’affiancamento del personale FormezPA.
La scheda è strutturata nelle seguenti sezioni:
Rilevazione attività/verbale incontro: Nella sezione è presente la sede, l’ufficio, il periodo e i
partecipanti alla riunione per identificare le azioni di affiancamento che possono essere utili al
miglioramento di determinati aspetti della base dati.
Aspetto rilevato, Soluzioni/interventi/attività, Referente: Nella sezione sono presenti le descrizioni
degli ambiti di intervento, le soluzioni che devono essere in capo ai referenti.
Descrizione/verbale: Nella sezione è data una descrizione degli eventuali ambiti di intervento.
Azione: Nella sezione sono descritte le azioni selezionabili secondo tale tipologia:
Formazione, Affiancamento, Corso Formativo breve, tavolo tecnico specialistico, workshop,
laboratorio continuo, tavoli e incontri tematici, valutazione delle competenze.
Prossime attività e incontri previsti.
22
Figura 7: Template scheda di affiancamento on demand
23
I consulenti Formez, a sostegno della Regione mettono in atto specifiche azioni di supporto:
Formazione
Affiancamento
Corsi di formazione breve
Tavoli tecnici specialistici
Workshop
Laboratorio Continuo
Tavoli e incontri tematici
In particolare, come mostrano le tabelle riportate di seguito, sono state realizzate 44 azioni di intervento
07-nov
22-nov
x
Totale azioni
Tav e incontri tematici
Lab continuo
Worshop
Tav tec spec
Corso Form breve
Formazione
data
Affiancamento
riportate in 24 schede di affiancamento.
x
x
2
x
x
3
10-dic-13
x
x
2
19-dic-13
x
x
2
13-gen-14
x
20-gen-14
x
1
05-feb-14
x
2
x
1
21-feb-14
x
x
2
24-feb-14
x
26-feb-14
x
x
2
03-mar-14
x
x
2
10-mar-14
x
18-mar-14
x
1
1
x
2
24
24-mar-14
Totale azioni
Tav e incontri tematici
Lab continuo
Worshop
Tav tec spec
Corso Form breve
Affiancamento
Formazione
data
x
1
14-apr-14
x
09-mag-14
x
x
12-mag-14
2
x
2
x
1
18-giu-14
x
x
2
07-lug-14
x
x
2
09-lug-14
x
x
2
x
1
09-lug-14
07-ago-14
x
27-ago-14
x
16-set-14
x
02-ott-14
Totale
1
x
x
2
x
x
3
x
Formazione
Affiancamento
Corso
Form
breve
3
19
6
2
Conteggio di Conteggio di T Somma di
Conteggio di Conteggio di Lab
e
incontri Totale
Schede
T t spec
Worshop
continuo
tematici
azioni
prodotte
15
1
0
0
44
24
25
Le attività di affiancamento sono state svolte secondo le esigenze regionali: nello specifico i consulenti
Formez hanno svolto azoni di supporto, intervenendo su richiesta dei funzionari della Regione, al
manifestarsi di ambiti di intervento di diversa natura.
Va evidenziato che i risultati ottenuti, grazie ad un costante affiancamento, hanno generato un netto
miglioramento delle attività lavorative in termini di incremento delle conoscenze specifiche.
5. Percorsi tematici di formazione breve e di coaching
A completamento dell’iter di affiancamento, sono stati individuati percorsi di formazione breve in materia
di monitoraggio e gestione dei dati all’interno del sistema informativo regionale ed azioni sistemiche di
coaching su tematiche riguardanti il lavoro di gruppo al fine di ottenere ulteriori miglioramenti nella
definizione di un team di progetto orientato alla messa in atto delle strategie operative per la realizzazione
delle attività di affiancamento e la facilitazione dei processi di comunicazione interna tra gli uffici.
E’ possibile distinguere tre differenti azioni formative intraprese:
Formazione breve sull’attività di monitoraggio nell’ambito dei fondi strutturali;
Supporto alle attività inerenti l’Analisi Banche dati SIURP: rilevazione dei dati, criticità azioni di
miglioramento della base dati del sistema informativo;
Azioni di coaching motivazionale attraverso l’attuazione di un workshop dedicato ai temi della
motivazione al lavoro e della comunicazione interpersonale.
5.1 Formazione breve: monitoraggio e fondi strutturali
Il corso di formazione breve è stato sviluppato organizzando un incontro tematico presenziato del gruppo
di lavoro FormezPA.
Il corso ha costituito un efficace momento di scambio di esperienze e di approfondimento analitico-tecnico
sui temi propri dei fondi strutturali e del monitoraggio legati all’utilizzo del sistema informativo.
In particolare le attività sviluppate nell’incontro hanno riguardato azioni di affiancamento su differenti
argomenti:
l’analisi tecnica delle piste di controllo, le quali costituiscono uno strumento cardine grazie al quale
il funzionario preposto organizza e realizza il controllo;
la verifica delle check list in uso presso la Regione, quale guida per il rispetto degli obiettivi di
realizzazione specifici che l’amministrazione si pone sulla base delle esigenze riscontrate;
l’analisi della modulistica necessaria all’attuazione delle attività di gestione e di monitoraggio delle
operazioni a valere sui fondi.
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5.2 Percorsi formativi per il problem solving
La seconda azione di affiancamento ha riguardato un incontro formativo tematico presso la Regione
Calabria alla presenza del Gruppo di lavoro e dei funzionari coinvolti nelle attività progettuali.
L’incontro è stato realizzato al fine di supportare i funzionari nell’approcciare le eventuali problematiche e
soluzioni operative inerenti l’analisi delle banche dati SIURP.
In particolare, ripartendo dalla costruzione della definizione propria di monitoraggio, attività di raccolta,
registrazione, verifica, aggiornamento, elaborazione e aggregazione sistematica dei dati, è stato fornito un
aggiornamento in materia al fine di rendere più efficiente l’azione delle Amministrazioni Regionali.
In tale occasione sono state definite le modalità di individuazione, analisi e rilevazione del flusso dei dati
necessari a definire lo stato di attuazione del programma.
La finalità della formazione breve è stata riscontrata nell’aggiornamento della funzionalità dell’attività di
monitoraggio, in termini finanziario, fisico, procedurale e occupazionale a supporto degli strumenti di
gestione e attuazione - riprogrammazione e classificazione delle operazioni in primis - e di conseguenza
all’ottenimento delle risorse premiali.
Nello specifico gli incontri hanno permesso al personale regionale di approfondire i punti di dialogo con il
sistema informativo SIURP, la conoscenza degli strumenti, delle pratiche e delle metodologie in materia di
monitoraggio e di ampliare la propria conoscenza sulle regole che disciplinano la gestione dei fondi
strutturali da parte della Regione Calabria.
5.3 Azioni di coaching
Per quanto riguarda l’azione di coaching intrapresa, è stato organizzato un workshop dedicato ai temi della
motivazione al lavoro e della comunicazione interpersonale a cura degli esperti FormezPa.
La prima giornata è stata dedicata agli aspetti della “Comunicazione interpersonale” in genere e alle
modalità di costituzione di relazioni efficaci in ambito lavorativo.
Per consentire ai partecipanti di accedere direttamente a tali principi si è ritenuto utile proporre delle
esercitazioni pratiche le quali hanno facilitato la comprensione degli aspetti relazionali della comunicazione
che favoriscono il buon esito della stessa. Il messaggio trasmesso è stato che un input trasferito in modo
adeguato può contribuire a massimizzare le capacità di prestazione di ognuno.
Il secondo tema affrontato in tale workshop è stato quella della “Motivazione” ed in particolare gli aspetti
psicologici ad esso legati. Si è analizzato come nel caso di un gruppo di lavoro la motivazione vada di pari
passo con l’autostima facendo diventare fondamentale tale apporto da parte di chi coordina e gestisce nei
confronti dell’autostima dei membri del gruppo stesso.
La seconda giornata prevista dal workshop formativo si è focalizzata sul fornire strumenti volti a sviluppare
riflessioni sulle risorse interiori in maniera tale da poterle applicare nei contesti professionali ai quali i
partecipanti appartengono.
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E’ stata presentata l’analisi SWOT legata, nell’ambito del marketing aziendale, al raggiungimento degli
obiettivi e conseguentemente il modello GROW relativo alle caratteristiche di un obiettivo perseguibile.
Tali strumenti, forniti dagli esperti FormezPA, saranno utili al personale regionale come bagaglio di
competenze acquisite grazie ad un supporto formativo costante ed efficace.
6. Conclusioni
Nella fase finale del progetto si è proceduto all’analisi del grado di miglioramento delle competenze
prodotto nel gruppo dei funzionari destinatari delle attività, realizzatosi grazie alle attività di supporto e
affiancamento operate dal team Formez. Tale miglioramento è emerso dallo studio delle schede in entrata
ed in uscita realizzate dai funzionari impegnati nella supervisione dei gruppi di lavoro, riguardo la
conoscenza generale, la conoscenza specialistica ed abilità in materia di azioni di affiancamento.
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