ALLEGATOA alla Dgr n. 2270 del 10 dicembre 2013
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giunta regionale – 9^ legislatura ALLEGATOA alla Dgr n. 2270 del 10 dicembre 2013 Documento di progetto Un sistema di contabilità analitica regionale Indice 1) Perché un sistema regionale di contabilità analitica 2) I principi di riferimento 3) Gli obiettivi del progetto e la programmazione temporale 4) Organizzazione del progetto 5) Budget di progetto Ottobre 2013 pag. 1/8 ALLEGATOA alla Dgr n. 2270 del 10 dicembre 2013 pag. 2/8 1) Perché un sistema regionale di contabilità analitica Il progetto oggetto del presente documento è finalizzato alla definizione e all’implementazione di un sistema regionale di misurazione e analisi dei costi. La contabilità analitica è lo strumento in grado di fornire informazioni relative a specifici oggetti (ad esempio una struttura erogativa oppure una prestazione) al fine di determinare il consumo di risorse per svolgere un’attività di una certa area aziendale oppure per produrre l’oggetto di costo stesso (ad esempio un prodotto oppure una prestazione). La contabilità analitica consente di ricavare le informazioni necessarie per svolgere analisi relativamente all’efficienza e alla profittabilità di un’attività o un prodotto. Attraverso la sua strutturazione ed implementazione è altresì possibile: ● ottenere e costruirsi le informazioni utili per i calcoli di convenienza economica; ● supportare e alimentare l’intero processo di programmazione e controllo; ● effettuare analisi lungo tutta la catena del valore determinando i costi delle attività a valore aggiunto e a non valore aggiunto, supportando così il processo di reingegnerizzazione di un’organizzazione. Alla luce delle funzionalità appena richiamate, l’implementazione di un sistema regionale di contabilità analitica consentirebbe alla Regione di potenziare efficacemente e significativamente gli strumenti componenti il “cruscotto di governo” enunciato nel Piano Socio Sanitario 2012-2016. La Regione si sta infatti dotando di opportuni sistemi di gestione in modo tale da migliorare il monitoraggio e la capacità di tempestivo intervento sul SSSR, per dare piena efficacia alle politiche sanitarie. Alla funzione di controllo di gestione, della quale la Regione si è dotata, è stato affidato il compito di monitorare le performance delle singole aziende sanitarie, sia in termini di prestazioni che di economicità dei risultati, coerentemente con gli indirizzi del Patto per la Salute 2010-2012 che ribadisce la necessità di migliorare la qualità dei servizi sanitari, di promuovere l’appropriatezza delle prestazioni e di garantire l’unitarietà del sistema mantenendo il controllo della spesa sanitaria. Il processo di monitoraggio (o di controllo) attivato dalla Regione, che poggia sulla definizione ed assegnazione di alcuni set di obiettivi, sia quantitativo-monetari che qualitativi, di efficienza così come di efficacia ed appropriatezza, ha una duplice finalità: ● elevare il livello di efficienza del sistema sanitario regionale in ottica di contenimento della spesa sanitaria; ● far convergere tutte le aziende sanitarie della rete regionale verso i modelli organizzativi che rappresentano le best pratices regionali. Quest’ultimo punto è una tappa fondamentale del percorso che porta all’introduzione dei costi standard in sanità. In ottica di costi standard, il sistema regionale di contabilità analitica può pertanto rivelarsi un utile strumento in grado di: 1. permettere la rilevazione e l’analisi dei costi (effettivi) attuali delle aziende sanitarie, per i vari ambiti della gestione (area di attività, struttura di offerta, livello di assistenza, etc.) al fine di supportare l’attività di benchmarking regionale, necessaria alla Regione per individuare le best pratices ma utile anche a ciascuna azienda per migliorare la propria gestione ed allinearsi, quindi, ai vari best performer; 2. consentire la rilevazione di tutte le informazioni necessarie per la definizione dei costi standard che nel prossimo futuro dovranno rappresentare, coerentemente con gli indirizzi nazionali, le fondamenta ALLEGATOA alla Dgr n. 2270 del 10 dicembre 2013 pag. 3/8 su cui strutturare il sistema di finanziamento, abbandonando definitivamente il criterio della spesa storica. La strutturazione di un sistema di rilevazione dei costi, fondato su principi e regole condivise e uniformi per tutte le aziende, può rilevarsi, inoltre, un utile strumento per rispondere a molte altre esigenze informative legate all’attività di programmazione e all’operatività della Regione. Esso può infatti consentire la creazione di una base dati, alimentata periodicamente dai flussi di dati di contabilità analitica dalla aziende, utile per: ● costruire i costi dei livelli essenziali di assistenza e dei livelli aggiuntivi regionali di assistenza, i quali rappresentano l’informazione contenuta nel modello ministeriale “LA”, la cui compilazione annua è adempimento ministeriale; ● costruire i costi di produzione per struttura erogativa, ad esempio per presidio ospedaliero. La rilevazione dei costi per presidio è un altro adempimento ministeriale, rappresentato dal modello “CP”; ● costruire i costi delle prestazioni erogate dalle varie strutture sanitarie (ricoveri, prestazioni ambulatoriali, etc.), supportando, ad esempio, l’attività di tariffazione svolta dalla Regione (aggiornamento tariffe dei ricoveri oppure aggionamento del nomenclatore tariffario dell’assistenza specialistica ambulatoriale). Infine, il progetto oggetto del presente documento rientra nel più ampio percorso di sviluppo dei sistemi di contabilità analitica delle singole aziende sanitarie. Quest’ultimo costituisce adempimento ministeriale per accedere al maggior finanziamento di cui all’Intesa Stato - Regioni del 23 marzo 2005, articolo 3, comma 7, in sede dell’annuale verifica dell’erogazione dei livelli di assistenza in condizioni di appropriatezza ed efficacia nell’utilizzo delle risorse, di cui alla citata Intesa del 23.03.2005. ALLEGATOA alla Dgr n. 2270 del 10 dicembre 2013 pag. 4/8 2) I principi di riferimento Di seguito sono esplicitati i principi di riferimento sui quali si fonderà l’intera progettualità. Essi sono: ● Mantenimento della funzionalità dei sistemi di contabilità analitica aziendali. In altri termini, le funzioni “interne” tipiche della contabilità analitica, tra le quali il supporto informativo alle decisioni delle direzioni strategiche, il supporto al processo di budgeting e di programmazione e controllo e il supporto alla contabilità generale, dovranno essere garantite; ● Dovrà essere preservata la struttura contabile dei sistemi di contabilità analitica delle singole aziende. In altri termini, la definizione e l’implementazione della sovrastruttura tecnico-contabile regionale (ad esempio l’anagrafica regionale dei centri di costo) non dovrà essere sostitutiva della struttura tecnico-contabile aziendale ma le prima dovrà essere interfacciata con la seconda, con possibile adeguamento di quest’ultima per consentire l’operazione di matching; ● Il piano dei centri di costo regionale dovrà essere coerente con le strutture organizzative aziendali, recependo i cambiamenti che hanno interessato e stanno interessando le modalità organizzative di erogazione dei servizi, coerentemente anche con gli indirizzi di programmazione regionale; ● Il piano dei fattori produttivi regionale dovrà essere coerente con il piano dei conti del conto economico regionale; ● Il sistema di contabilità analitica regionale dovrà garantire la capacità di quantificare gli scambi interni e il ribaltamento dei costi comuni, ovvero la capacità di quantificare le eventuali prestazioni di un centro a favore di un altro e la ripartizione dei costi comuni a più centri; ● La contabilità analitica aziendale dovrà essere la fonte informativa per la compilazione dei modelli ministeriali “LA” e CP. L’omogeneizzazione e la definizione di regole comuni sarà garanzia della qualità del contenuto informativo dei modelli; ● Il sistema di contabilità analitica regionale dovrà garantire la capacità di quantificare le attività territoriali svolte negli ospedali e, in generale, i fenomeni di comunanza dei costi fra i diversi livelli. ALLEGATOA alla Dgr n. 2270 del 10 dicembre 2013 pag. 5/8 3) Gli obiettivi del progetto e la programmazione temporale Con la deliberazione n. 1529 del 28 agosto 2013, la Giunta Regionale ha incaricato il Dirigente dell’Unità di Progetto Programmazione Risorse Finanziarie SSR di predisporre un documento di progetto per l’avvio del percorso di omogeneizzazione dei principi e dei criteri contabili sui quali si basano i sistemi di contabilità analitica (in alternativa denominata anche co.an.) delle singole aziende sanitarie e per lo sviluppo di un sistema di contabilità analitica regionale. Il presente documento ha la finalità di esplicitare obiettivi, attività, tempi e risorse necessarie per la realizzazione del progetto. Come indicato nella citata DGRV, il progetto dovrà conseguire le seguenti due finalità, la prima condizione necessaria per la seconda: 1) La definizione di linee guida uniformi e condivise sulla contabilità analitica delle singole aziende sanitarie pubbliche delle regione; 2) La definizione e l’implementazione di un sistema di contabilità analitica regionale alimentato dai sistemi informativo-contabili delle singole aziende. Come esplicitato nella DGRV n. 1529, l’implementazione di un sistema di contabilità analitica richiede di intervenire nella metodiche di armonizzazione, integrazione, allocazione e rilevazione dei dati di costo, superando la contingenza delle rilevazioni ad hoc. Di seguito le due finalità richiamate sono articolate in macro obiettivi e per ciascuno di essi è definita una programmazione temporale di massima. Uno degli obiettivi, cui si dovrà tendere nel medio periodo, è la rendicontazione dei costi per livelli di assistenza (ovvero il modello ministeriale “LA”) attraverso il sistema regionale di rilevazione dei costi. Il modello “LA”, che rappresenta ad oggi una delle principali fonti informative per la Regione per condurre analisi e comparazioni sui livelli di costosità delle singole aziende sanitarie e la cui compilazione è adempimento ministeriale, da un lato prevede la separata esplicitazione dei costi sostenuti dal SSR per i livelli di assistenza aggiuntivi regionali (LAR); dall’altro lato, invece, prevede lo scorporo dei costi sostenuti per la compartecipazione all’attività in libera professione intramoenia. LAR e attività in regime di libera professione intramoenia rappresentano inoltre due ambiti il cui presidio, sia normativo sia in termini di costi sostenuti, è di forte interesse regionale per supportare le attività di programmazione e di gestione dell’intero sistema sanitario regionale. A fronte degli aspetti richiamati si ritengono attività complementari e necessarie: ● la strutturazione e la sistematizzazione della rendicontazione e del monitoraggio dei livelli di assistenza aggiuntivi regionali; ● la strutturazione e la sistematizzazione della rendicontazione e del monitoraggio dell’attività in libera professione intramoenia. I due punti rappresentano pertanto altrettanti obiettivi da inglobare all’interno della progettualità oggetto del presente documento. Ciò premesso, le due finalità sopra esplicitate possono essere declinate nei seguenti macro obiettivi: ● Definizione di linee guida regionali sui principi e sulle regole di funzionamento dei sistemi di contabilità analitica aziendali (ad esempio, individuazione di driver omogenei per il ribaltamento dei costi indiretti); ● Definizione del modello di riferimento per il sistema di contabilità analitica regionale; ALLEGATOA alla Dgr n. 2270 del 10 dicembre 2013 pag. 6/8 ● Definizione ed implementazione delle anagrafiche regionali (anagrafica dei fattori produttivi, anagrafica dei centri di costo, etc.); ● Definizione ed implementazione del flusso dei costi diretti; ● Definizione ed implementazione del flusso dei costi indiretti e generali; ● Definizione ed implementazione del flusso di dati di natura “extracontabile” (ad esempio: dati di attività, personale in termini di full time equivalent, etc.); ● Definizione del fabbisogno regionale in termini di analisi dei dati di costo e di attività raccolti con i flussi di cui ai punti precedenti; ● Compilazione del modello ministeriale “CP” (costi di produzione per presidio) utilizzando i flussi di dati della co.an. regionale; ● Compilazione del modello ministeriale “LA” (costi per livelli di assistenza) utilizzando i flussi di dati della co.an. regionale; ● Implementazione informatica del sistema di contabilità analitica regionale (raccolta dati, analisi dei dati, etc); ● Strutturazione di un sistema di business intelligence (B.I.). Alcuni dei suddetti obiettivi sono perseguibili nel breve periodo (indicativamente entro Maggio 2014); altri, invece, richiedono un percorso di sviluppo a medio-lungo termine a fronte della complessità di realizzazione e del possibile fabbisogno in termini di adeguamento dei singoli sistemi contabili aziendali. Considerato ciò si propone la seguente programmazione temporale di massima degli obiettivi: ALLEGATOA alla Dgr n. 2270 del 10 dicembre 2013 pag. 7/8 Obiettivi da perseguire entro il mese di Maggio 2014: ● Definizione ed implementazione del piano regionale dei fattori produttivi: dati di natura contabile; ● Definizione ed implementazione dell’anagrafica regionale dei centri di costo per l’area ospedaliera e per l’area dei servizi tecnico-amministrativi di supporto; ● Definizione ed implementazione del flusso dei costi diretti per i centri di costo del punto precedente; ● Compilazione del modello ministeriale “CP” per la parte dei costi diretti; ● Compilazione del modello ministeriale “LA” per la parte dei costi diretti per l’area ospedaliera e l’area dei servizi tecnico-amministrativi di supporto;. Obiettivi da perseguire entro il 2014: ● Modellizzazione del sistema di contabilità analitica regionale: individuazione delle possibili alternative, analisi esperienze di altre regioni, analisi punti di forza e di debolezza, scelta del modello di riferimento coerente con le finalità regionali; ● Completamento del piano regionale dei fattori produttivi: dati di natura extracontabile; ● Completamento dell’anagrafica regionale dei centri di costo (area territoriale e area della prevenzione); ● Completamento del flusso dei costi diretti (area territoriale e area della prevenzione); ● Definizione ed implementazione del flusso di dati di natura “extracontabile” (ad esempio: dati di attività, personale in termini di full time equivalent, etc.); ● Definizione di linee guida regionali sui principi e sulle regole di funzionamento dei sistemi di contabilità analitica aziendali. Obiettivi da perseguire entro il 2015: ● Compilazione del modello ministeriale “LA” per la parte dei costi diretti: estensione ai centri di costo dell’area territoriale e area della prevenzione; ● Definizione ed implementazione del flusso dei costi indiretti e generali; ● Adeguamento dei sistemi di co.an. aziendali alle linee guida regionali; ● Implementazione informatica del sistema di contabilità analitica regionale; ● Definizione del fabbisogno regionale in termini di analisi dei dati di costo e di attività raccolti con i flussi di cui ai punti precedenti e sua traduzione in un sistema di business intelligence. Obiettivi da perseguire entro il 2016: ● Compilazione modello ministeriale “LA” utilizzando i flussi di dati della co.an. regionale; ● Compilazione del modello ministeriale “CP” utilizzando i flussi di dati della co.an. regionale; 4) Organizzazione del progetto I soggetti coinvolti nella progettualità e i relativi ruoli sono i seguenti: ● Segreteria per la sanità, in qualità di ente committente; ● Team di progetto, costituito da massimo 5-6 professionalità aziendali/regionali con il compito di programmazione, supervisione e coordinamento generale del progetto. Si propone di nominare “Team di progetto” il gruppo di lavoro sulle tematiche dei sistemi di controllo di gestione e di contabilità analitica delle aziende sanitarie pubbliche del SSSR istituito con nota del Segretario per la Sanità numero 146765 del 8/4/2013. Il Team di progetto opererà in collaborazione con la Direzione Controlli e Governo SSR. ALLEGATOA alla Dgr n. 2270 del 10 dicembre 2013 pag. 8/8 ● Azienda di supporto al Team di progetto: sarà l’azienda ULSS n. 9 come da DGRV n. 1529/2013. Essa fornirà supporto strumentale e tecnologico in tutte le fasi del progetto: progettazione, sperimentazione, implementazione. Ad essa è assegnato il budget necessario per lo svolgimento delle attività come previsto dalla DGR n. 1529 del 28 agosto 2013; ● Team di lavoro e di sperimentazione: la complessità del progetto richiederà necessariamente la costituzione di più team di lavoro, formati da professionalità aziendali e regionali, affidando a ciascuno di essi il compito di sviluppare una o più tematiche. Questi gruppi saranno coordinati dal team di progetto. Le aziende facenti parte dei team di lavoro saranno di volta in volta anche sede di sperimentazione dell’output prodotto (ad esempio: test di matching dell’anagrafica regionale dei centri di costo con le anagrafiche aziendali). Per la fase di modellizzazione si propone di attivare una collaborazione con il settore accademico universitario in quanto si ritiene possa apportare un importante valore aggiunto nella fase di individuazione, studio ed analisi delle alternative possibili di costing methodology (ad esempio: sistema di cost accounting per centri di costo vs. sistema di cost accounting per attività). L’Università può avere inoltre un importante ruolo nella fase di raccolta e di studio di best pratices nazionali e/o internazionali: la presa visione di modelli già sperimentati in altre realtà rappresenta un’importante opportunità per velocizzare e dare maggiore efficacia all’intera progettualità. 5) Budget di progetto Coerentemente con le prenotazioni di spesa previste dalla DGR n. 1529 del 28 agosto 2013, si propone il seguente budget di progetto: (dati in migliaia di euro) Anno 2013 Anno 2014 Anno 2015 100 300 300 BUDGET DI PROGETTO 50 300 300 Strutturazione rendicontazione e monitaggio LAR e libera professione intramoenia: ● risorse professionali ● dotazione strumentale 20 90 90 Collaborazione con Università 10 40 40 60 60 30 30 80 80 PRENOTAZIONI DI SPESA EX DGR 1529/2013 Reclutamento risorse professionali (borse studio, etc.) Formazione figure professionali regionali e aziendali coinvolte nella progettualità Informatizzazione e Business Intelligence 20
