Caso di successo Microsoft
Enterprise Resource Planning
Chelab
Microsoft Dynamics AX offre
un’integrazione multilivello, garantendo la
tracciabilità e l’interoperatività aziendale
Informazioni generali
Settore
Manufacturing
Il Cliente
Fondata nel trevisano nel 1979, Chelab
srl è oggi un laboratorio di analisi
chimiche e biologiche leader in Italia nei
collaudi e controlli di prodotto e di
processo. 480 tecnici lavorano nei dodici
laboratori, dislocati su tutto il territorio
italiano, offrendo servizi analitici e di
assistenza tecnica nei settori
ambientale, agroalimentare, non food,
industriale e farmaceutico.
Le Esigenze
Integrazione tra la piattaforma ERP
amministrativo-contabile e quella di
laboratorio
Tracciabilità di tutte le routine di
gestione aziendale e
omogeniezzazione del workflow
Flessibilità della nuova architettura a
supporto dell’evoluzione aziendale
La Soluzione
Microsoft Dynamics AX come
piattaforma di riferimento
Verticalizzazione dedicata alla
gestione di laboratorio, denominata
Lab.AX, sviluppata dal partner MHT
Integrazione multilivello,
consolidamento del workflow,
sviluppo di nuovi servizi di front end e
di back end
I Benefici
Gestione integrata dei processi
contabili (ciclo attivo, contabilità e
logistica) con quelli di laboratorio
Semplificazione delle attività di
controllo dei sistemi e nuove
possibilità di sviluppo
Maggiore affidabilità del dato, sia
tecnico sia gestionale, a supporto di
una Business Intelligence evoluta e di
un CRM avanzato
“Grazie alla nuova piattaforma gestionale abbiamo iniziato a fare
business intelligence sulle statistiche legate alla produzione, e
contiamo presto di farla anche relativamente a tutti i controlli qualitativi
richiesti dai vari enti di certificazione a cui sottostiamo”
— Andrea Marin, Ph.D. MBA, responsabile del progetto Dynamics AX di Chelab
Grazie a Microsoft Dynamics AX, Chelab ha intrapreso la strada della
riorganizzazione e della semplificazione di tutti i processi, con l’obiettivo di
recuperare efficacia ed efficienza ad ogni livello organizzativo. La flessibilità
della piattaforma ha consentito di sviluppare un LIMS (Laboratory
Information Management System) integrato nell’ERP, che risponde a tutte le
specificità aziendali e che permetterà nel tempo di inaugurare servizi interni
ed esterni innovativi, tra cui l’interfacciamento degli strumenti di laboratorio,
la gestione documentale integrata ed il coinvolgimento del cliente via Web.
Le Esigenze
Un’operatività fondata sulla qualità
dei dati e dei processi
28 anni di attività alle spalle, una politica di
continui investimenti in settori innovativi e
ad alto contenuto tecnologico, unitamente
alla professionalità dei propri tecnici di
laboratorio, hanno portato Chelab a
diventare una società leader nei servizi di
analisi e di assistenza tecnica e scientifica
per il settore agroalimentare, ambientale,
non food, industriale e farmaceutico.
Attraverso i dodici laboratori, le cinque sedi
operative, di cui tre nel nord Italia e due nel
centro-sud, dotati delle più moderne e
sofisticate apparecchiature di analisi,
Chelab offre servizi a oltre 3000 clienti
distribuiti su tutto il territorio nazionale. La
gamma dei servizi offerti copre le diverse
aree di intervento, che vanno dall’analisi
delle acque e dei rifiuti al controllo dei
terreni agricoli o dei fertilizzanti, dalla
tracciabilità alimentare alle analisi sui
cosmetici e detergenti, dai controlli delle
emissioni industriali alle analisi relative
all’igiene chimica e fisica ambientale. La
movimentazione giornaliera si attesta
stabilmente al di sopra dei 1500 campioni,
che generano mediamente circa 10.000
analisi. L’azienda è caratterizzata da due
filoni operativi: quello tradizionale, legato
alle attività di amministrazione, gestione
del ciclo attivo e passivo, emissione fatture,
pagamenti e logistica, mentre il core
business aziendale è rappresentato da
tutte le attività di laboratorio e dai servizi
collegati.
Mentre la parte LIMS (Laboratory
Information Management System) era stata
sviluppata internamente, per la parte ERP
si faceva affidamento su di un gestionale di
livello nazionale; avendo ormai raggiunto la
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loro piena maturità tecnologica, iniziavano
a presentare limiti in termini funzionali e
bassi livelli di integrazione. In pratica, la
parte amministrativo-contabile e quella di
laboratorio erano compartimentate. Il
grande volume di dati gestiti e l’esigenza di
amministrare e tenere traccia di tutte le
routine di gestione aziendale, dal ciclo
attivo alla contabilità ai dati tecnici di
laboratorio, imponeva una profonda
revisione dei processi e dei modelli
organizzativi. Nel 2004 il management
decide di intraprendere una
reingegnerizzazione focalizzata
sull’integrazione, al fine di rendere il
workflow più fluido e di disporre di dati più
accurati, puntuali e dettagliati a supporto di
una maggiore efficacia ed efficienza di
tutta la produzione.
La Soluzione
Verticalizzazione spinta come scelta
strategica vincente
“Il nuovo sistema gestionale doveva
consentire alti livelli di affidabilità,
garantendoci flessibilità ma anche
un’elevata precisione analitica e di
processo”, spiega Andrea Marin, Ph.D.
MBA, responsabile del progetto Dynamics
AX di Chelab. “Puntavamo a una
piattaforma che oltre a supportare una
consistente elaborazione dei dati doveva
offrire un più semplice e immediato
interfacciamento con l’hardware di
laboratorio, permettendo un workflow
omogeneo di tutta la documentazione
generata a ogni livello organizzativo”. Dopo
sei mesi di analisi, Chelab indice un bando
di gara in cui coinvolge sia i fornitori di ERP
di livello internazionale sia i fornitori di
LIMS. La soluzione ideale sarebbe stata un
sistema unico, il che avrebbe significato
che il vendor dell’ERP si assumeva l’onere
di sviluppare il LIMS o viceversa. Non
esistendo soluzioni chiavi in mano la
società si rivolge al mercato, valutando
diverse offerte. “Microsoft Dynamics AX si
è rivelata la soluzione più interessante per
le sue caratteristiche di estrema flessibilità
e di elevata integrazione”, racconta Marin.
“Il Partner MHT ci ha mostrato alcune
simulazioni che ci hanno permesso di
cogliere la capacità del sistema di creare
una soluzione unica per la gestione dei
laboratori, costruita sulle nostre specificità.
Le demo degli ambienti di sviluppo ci
hanno aperto prospettive fuzionali e
operative tali da assicurarci una
razionalizzazione dei processi ad alto
valore aggiunto”. Microsoft Dynamics AX,
infatti, è caratterizzato da un ambiente di
sviluppo che permette di scrivere
programmi su misura, integrando tutte
quelle funzionalità che un ERP tradizionale
non comprende. La realizzazione di una
soluzione dedicata alla gestione di
laboratorio all’interno della soluzione
Microsoft avrebbe permesso a Chelab di
risolvere le sofisticate esigenze del flusso
analitico, la gestione di laboratorio e la
definizione dei processi di controllo in
modo perfettamente integrato al resto
dell’organizzazione aziendale. “Lo sviluppo
ex novo di una verticalizzazione di
laboratorio per il gestionale comportava un
chiaro impegno da parte di Microsoft che,
in qualità di garante del progetto, ci
assicurava che sarebbero state coinvolte le
migliori risorse, nella prospettiva di
consolidare in futuro la soluzione
sviluppata su misura per noi. Questo, e la
scelta di un business partner competente
come MHT, ci ha definitivamente convinti
ad accettare l’impegno di una grande sfida
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tecnologica”, sottolinea Marin. Tra il 2005 e
il 2006 i tecnici iniziano a lavorare al
prototipo del gestionale di laboratorio e alla
creazione delle interfacce con la parte
contabile amministrativa per la gestione
delle commesse. Nel 2006 Chelab mette a
regime una prima parte del progetto che
include CRM, ciclo attivo e accettazione
campioni. All’inizio del 2007, viene
rilasciata la parte contabile comprendente
inventari e ciclo passivo mentre la parte di
laboratorio, denominata da MHT Lab.AX, è
in fase di ultimazione “Per MHT e
Microsoft, questa è risultata la giusta
combinazione per accettare la sfida
globale di costruire una soluzione completa
per la gestione di laboratori e centri di
ricerca, la prima al mondo in questo
settore”, spiega Franco Coin,
Amministratore di MHT. “In questo modo,
le profonde competenze informatiche
messe in campo e il know how specifico
del laboratorio leader in Italia hanno
permesso al team di progetto di risolvere in
un unico sistema le sofisticate esigenze di
flusso analitico con la gestione globale
dell’azienda e del mercato”.
I Benefici
Interoperabilità aziendale grazie a
un’integrazione multilivello
Grazie agli elevati livelli d’integrazione
offerti da Microsoft Dynamics AX, Chelab
ha semplificato tutte le attività di
monitoraggio e controllo e predisposto una
tracciabilità dei processi che, a partire
dall’emissione delle offerte
tecnico/commerciali, segue man mano il
flusso aziendale del campione fino a
coprire anche la parte di emissione del
certificato di analisi con firma elettronica
qualificata, avendo un occhio di riguardo
per gli obblighi di qualità e tracciabilità dei
dati che richiedono le numeroso
certificazioni di cui Chelab dispone (ISO
9001, ISO 17025, ISO 14001, GLP, GMP).
Grazie alla flessibilità della nuova
architettura sono previsti l’attivazione di
nuovi servizi interni ed esterni, tra cui una
gestione documentale evoluta ed integrata
e un nuovo portale aziendale, sfruttando
Microsoft Sharepoint, per aumentare
l’interoperatività dei nostri esperti e la
condivisione del know how. Nei laboratori e
nei settori di assistenza tecnica, per
esempio, alcuni strumenti di Microsoft
Office, Excel e Word in particolar modo,
vengono ampiamente utilizzati dagli
operatori come supporto alle varie attività
tecniche. Il previsto regime di integrazione
punta a creare un ambiente altamente
collaborativo che fluidifichi e velocizzi i
processi, attivando nuovi regimi di
produzione. “Il progetto è molto ambizioso:
prevede infatti la realizzazione delle
interfacce con gli oltre 200 strumenti di
laboratorio, che nel precedente sistema
non avevamo”, prosegue Marin. “Microsoft
Dynamics AX, infatti, consente di gestire le
interfacce con gli output strumentali così
come di interfacciare file di testo e file di
Excel con tutti i nostri strumenti analitici: in
questo modo, tutta una serie di flussi
alternativi convergeranno finalmente nel
flusso principale”. Chelab dispone di una
ricca biblioteca interna che raccoglie tutte
le pubblicazioni tecniche e la
documentazione tecnica sviluppata
internamente; l’adozione di Sharepoint
significherà l’adozione di una piattaforma
condivisa, in modo che tutti i tecnici di
laboratorio possano accedere a una serie
di informazioni preziose e necessarie alla
loro operatività, all’interno dello stesso
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sistema che utilizzano quotidianamente per
le attività analitiche.
Il configuratore di laboratorio come
chiave di un CRM avanzato
Oltre a risolvere la parte organizzativa,
Lab.AX gestirà tutti gli aspetti relativi agli
apparati di rilevazione e misurazione dei
dati analitici, comprendendo anche aspetti
di qualità come, per esempio, la taratura
degli strumenti. La particolarità dei
macchinari di laboratorio è che possono
avere differenti protocolli di comunicazione,
che si traducono in un elevato numero di
interfacce. Creando un configuratore di
laboratorio dedicato, Chelab ha potuto
potenziare tutta l’area di CRM. “La
configurazione è quella che permette al
nostro CRM di offrire, in base a quello che
noi sappiamo fare, i servizi che il cliente
vuole” precisa Marin. “Oggi, grazie alla
nuova piattaforma basata su Microsoft
Dynamics AX possiamo configurare la
nostra offerta analitica al cliente, potendo
aprire in ogni momento nuovi canali di
servizio”. Uno degli obiettivi del
management, infatti, era
un’omogeneizzazione dei flussi: fin dalle
prime fasi di messa a regime del sistema,
la direzione ha registrato un aumento della
qualità dei dati gestiti, più solidi, trasparenti
e dettagliati. “Facendo attività di
laboratorio, il nostro core business sono
proprio i dati”, puntualizza Marin. “Potendo
avvalerci di un unico sistema, possiamo
estrarre e gestire tantissime informazioni,
migliorando la visibilità e l‘affidabilità dei
dati di laboratorio. Grazie alla nuova
piattaforma gestionale abbiamo iniziato a
fare business intelligence sulle statistiche
legate alla produzione, e contiamo presto
di farla anche relativamente a tutti i
controlli qualitativi richiesti dai vari enti di
certificazione a cui sottostiamo”.
Facilità della piattaforma
Il vantaggio di scegliere Microsoft
Dynamics AX e la strada di uno sviluppo
applicativo mirato rispetto a una soluzione
pacchettizzata ha permesso a Chelab di
realizzare un LIMS perfettamente
rispondente a tutte le specificità
organizzative aziendali, risparmiando
anche sui costi. “Venendo da un’analisi
ben fatta e iniziando a lavorare su un
ambiente vergine, abbiamo potuto sfruttare
al meglio le personalizzazioni”, ribadisce
Marin. “Microsoft Dynamics AX è un
ambiente di sviluppo molto flessibile, che ci
ha consentito di modellare l’ERP in base
alle nostre esigenze, definendo una
soluzione che presidia nel modo più
efficace ed efficiente tutti i flussi che
caratterizzano un laboratorio di analisi.
Scegliere un ERP leader e un LIMS
internazionale avrebbe offerto un livello di
personalizzazione molto più basso e
significato costi più elevati. A fronte di un
ingente investimento di risorse umane e
temporali, abbiamo optato per la scelta
migliore”. I LIMS, infatti, hanno costi
addirittura superiori a quelli di un ERP
internazionale, da cui si deduce il grosso
valore dell’investimento progettuale di
Chelab. A detta del management, un altro
fattore chiave che ha contribuito a fare di
Microsoft Dynamics AX la soluzione
vincente è stata la facilità di apprendimento
dell’ambiente in quanto l’utilizzo delle
maschere, delle funzioni, delle
interrogazioni dei dati è risultata molto più
semplice rispetto al sistema precedente.
“Senza stravolgerne le logiche più
profonde, abbiamo potuto scrivere un
sistema nel sistema, creando delle
soluzioni ad hoc”, conclude Marin. “Oggi
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siamo diventati pienamente autonomi nella
gestione del nuovo ambiente Microsoft:
realizziamo e personalizziamo report,
effettuiamo estrazioni sui dati e
demandiamo a batch notturni attività di
aggiornamento e controllo massivi sui dati.
Grazie alla nuova piattaforma gestionale
oggi possiamo usufruire di nuove
economie di scala, all’insegna
dell’ottimizzazione”.
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Pubblicato novembre 2007
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