Piano di Organizzazione Aziendale 2012-2014
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Piano di Organizzazione Aziendale 2012 Sommario 1. L’AZIENDA ...................................................................................................... 4 1.1 IDENTIFICAZIONE ....................................................................................... 4 1.1.1 Denominazione e sede legale ....................................................................... 4 1.1.2 La Missione e i valori di riferimento .............................................................. 4 1.1.3 Le Sedi operative e i presidi ......................................................................... 5 2. GLI ORGANI DELL’AZIENDA .......................................................................... 7 2.1 Il Direttore Generale ...................................................................................... 7 2.2 Il Collegio Sindacale ....................................................................................... 7 3. LA DIREZIONE STRATEGICA .......................................................................... 8 3.1 Il Direttore Sanitario ...................................................................................... 8 3.2 Il Direttore Amministrativo ............................................................................. 9 4. STAFF DEL DIRETTORE GENERALE .............................................................. 10 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 Unità Operativa Semplice Controllo direzionale ...............................................10 Unità Operativa Struttura Semplice Controllo di Gestione .................................10 Unità Operativa Struttura semplice Sistemi Informativi e Flussi ........................11 Ufficio Formazione e Aggiornamento ..............................................................13 Servizio di Prevenzione e Protezione ..............................................................13 Ufficio Comunicazione ...................................................................................14 5. STAFF DEL DIRETTORE SANITARIO ............................................................ 15 5.1 Unità Operativa Semplice Epidemiologia, Rischio Clinico, sistema qualità, e Controllo Interno .................................................................................................15 5.2 Unità Operativa Semplice Coordinamento medicina preventiva dei lavoratori ....17 5.3 Unità Operativa Semplice Ufficio Ingegneria Clinica .........................................17 5.4 Le Commissioni multiprofessionali ..................................................................18 6. STAFF DEL DIRETTORE AMMINISTRATIVO ................................................. 18 6.1 Il Comitato di Valutazione Sinistri ...................................................................18 7 GLI ORGANISMI COLLEGIALI ....................................................................... 19 7.1 Il Collegio di Direzione...................................................................................19 7.2 Il Consiglio dei Sanitari ..................................................................................19 8. GLI ORGANISMI INDIPENDENTI................................................................. 20 8.1 8.2 8.3 8.4 Il Nucleo di valutazione delle Prestazioni ........................................................20 Il Comitato Etico ...........................................................................................21 L’Ufficio di Pubblica Tutela .............................................................................21 Organismo di Vigilanza del Codice Etico Comportamentale ..............................21 1 Azienda Ospedaliera S.Antonio Abate Piano di Organizzazione Aziendale 2012 9. IL SERVIZIO INFERMIERISTICO/OSTETRICO, TECNICO, RIABILITATIVO . 22 10. I DIPARTIMENTI SANITARI ...................................................................... 25 10.1 10.2 10.3 10.4 10.5 10.6 10.7 10.8 Il Direttore di Dipartimento ..........................................................................29 Il Comitato di Dipartimento ..........................................................................30 Le Unità Operative Complesse .....................................................................30 Il Direttore della Unità Operativa Complessa .................................................31 Le Unità Operative Semplici Dipartimentali ....................................................31 Il Dirigente di Unità Operativa Semplice Dipartimentale. ................................32 Le Unità Operative Semplici .........................................................................32 Il Dirigente di Unità Operativa Semplice........................................................32 11. IL SERVIZIO DI FARMACIA OSPEDALIERA ............................................... 33 12. I PRESIDI ................................................................................................... 34 12.1 La Direzione di Presidio ...............................................................................34 12.1.1 Il Direttore Medico di Presidio ...................................................................34 12.1.2 Il Dirigente Amministrativo di Presidio .......................................................35 13. IL DIPARTIMENTO AMMINISTRATIVO ...................................................... 36 14. MECCANISMI OPERATIVI DELL’AZIENDA ................................................. 37 15. I RAPPORTI CON IL CITTADINO ............................................................... 37 15.1 15.2 15.3 15.4 La carta dei servizi ......................................................................................37 URP............................................................................................................37 UPT............................................................................................................38 Il mediatore dei conflitti...............................................................................38 16. LE RISORSE UMANE ................................................................................... 38 16.1 16.2 16.3 16.4 16.5 16.6 Il reclutamento del personale.......................................................................39 La regolamentazione dei contratti ................................................................39 La attribuzione degli incarichi .......................................................................39 La libera professione ...................................................................................40 La formazione e l’aggiornamento .................................................................40 La valutazione permanente del personale .....................................................41 17. IL PROCESSO DI PROGRAMMAZIONE E CONTROLLO ............................... 41 17.1 17.2 17.3 17.4 La programmazione sanitaria .......................................................................41 Bilancio e contabilità ...................................................................................42 L’acquisizione di beni e servizi ......................................................................43 Il controllo di gestione .................................................................................44 18. IL SISTEMA DEI CONTROLLI INTERNI ...................................................... 45 19. IL SISTEMA DELLE RETI ............................................................................ 46 20. IL SISTEMA INFORMATIVO AZIENDALE .................................................... 46 2 Azienda Ospedaliera S.Antonio Abate Piano di Organizzazione Aziendale 2012 21. LE RELAZIONI SINDACALI......................................................................... 47 ALLEGATI .......................................................................................................... 48 3 Azienda Ospedaliera S.Antonio Abate Piano di Organizzazione Aziendale 2012 1. L’AZIENDA 1.1 Identificazione 1.1.1 Denominazione e sede legale L’Azienda Ospedaliera è denominata Azienda Ospedaliera S.Antonio Abate ed ha sede legale in Gallarate, Largo Boito n. 2. È stata costituita con Decreto Presidente Regione Lombardia n. 70624 del 22.12.1997. Le sono state trasferite, a decorrere dall’1.01.1998, le funzioni sanitarie ed amministrative già svolte dagli stabilimenti e strutture specialistiche della disciolta USSL n. 2 di Gallarate. Il marchio dell’Azienda è rappresentato dall’ immagine qui riprodotta: Azienda Ospedaliera Sant’Antonio Abate di Gallarate Nella comunicazione al cittadino, al logo aziendale è affiancato, coerentemente alle linee guida regionali, il marchio , ad identificare l’unitarietà del sistema sanitario regionale. 1.1.2 La Missione e i valori di riferimento • La missione specifica è quella di erogare, tendendo all’utilizzo dei migliori standard di qualità riconosciuti a livello internazionale, in una prospettiva di sistema, con le risorse a disposizione: • servizi di ricovero e specialistica ambulatoriale di primo e secondo livello • dimensionati al fabbisogno del territorio geograficamente di riferimento • per le specialità e le dimensioni stabilite dall’accreditamento 4 Azienda Ospedaliera S.Antonio Abate Piano di Organizzazione Aziendale 2012 • in integrazione con la rete ospedaliera e territoriale dei servizi sanitari e sociosanitari, Si realizza quindi un modello di integrazione che si sviluppa in una logica di sistema in grado di coniugare esigenze di specializzazione delle strutture sanitarie e socio-sanitarie, la sostenibilità economica, i fabbisogni della collettività e dei professionisti che operano in ambito sanitario e socio-sanitario, avendo come unico interesse la persona ed il suo benessere. Le attività ed i servizi conseguentemente prodotti si conformeranno a criteri di: - Appropriatezza - Efficienza - Sicurezza per i pazienti ed i lavoratori - Accettabilità delle cure. I valori di riferimento sono: • la centralità del paziente come bene fondamentale; • la tutela dei percorsi per la disabilità e fragilità sanitaria e sociale; • il rispetto dei diritti dei cittadini-utenti e l’attenzione per gli aspetti psicologici e sociali delle persone, attraverso l’umanizzazione del percorso delle cure • il personale come patrimonio culturale e professionale, di cui mantenere e promuovere la competenza, anche attraverso un adeguato dimensionamento dei servizi; • il coinvolgimento delle Associazioni di volontariato; • l’innovazione tecnologica e formativa a tutti i livelli, per sostenere i continui cambiamenti propri del settore sanitario-ospedaliero e per produrre attività di qualità; • la promozione della salute • la buona qualità del clima organizzativo • equità di trattamento e di accesso ai servizi. 1.1.3 Le Sedi operative e i presidi L’Azienda opera sul territorio dei distretti sociosanitari di Gallarate, Sesto Calende e Somma Lombardo, con un bacino complessivo di popolazione residente di oltre 243.000 abitanti. Afferiscono all’Azienda i seguenti stabilimenti e strutture sanitarie, ex DCR n. VI/742 del 18/11/1997: Stabilimenti ospedalieri: S. Antonio Abate di Gallarate C. Ondoli di Angera A. Bellini di Somma Lombardo 5 Azienda Ospedaliera S.Antonio Abate Piano di Organizzazione Aziendale 2012 Strutture Sanitarie: Poliambulatorio di via L. da Vinci – Gallarate Poliambulatorio di via Cavour – Somma Lombardo Poliambulatorio di Via C. Dell’Acqua – Sesto Calende Poliambulatorio di Via Cavour – Varano Borghi Unità operativa psichiatrica 3 – Gallarate. Le sedi operative nelle quali l’Azienda esplica la propria attività sono raggruppate nei due Presidi di Gallarate e Somma Lombardo / Angera. Presidio di Gallarate: • Ospedale di Gallarate “S. Antonio Abate” • Villa Sironi P.za Giovane Italia 1 – Gallarate • NPI c/o Poliambulatorio, V.le Leonardo Da Vinci 1 – Gallarate • Centro Psico Sociale Via De’ Magri 5 - Gallarate • Centro Diurno Riabilitativo Psichiatrico – Via De’ Magri 5 – Gallarate • N. 1 appartamento protetto – Residenzialità Leggera Psichiatrica – Via Facchinetti 1, Gallarate Presidio di Somma Lombardo/ Angera: • Ospedale di Somma Lombardo “Angelo Bellini” • Poliambulatorio Via Cavour, ang. Via Fuser – Somma Lombardo • Poliambulatorio Via V. Veneto 1 – Varano Borghi • Ospedale di Angera “Carlo Ondoli” • Centro Psico Sociale Via Ospedale 3 – Somma L.do • Poliambulatorio, CPS e NPI di Sesto Calende, L.go Cardinal Dell’Acqua • Comunità Riabilitativa ad alta assistenza, Via Ospedale 3 – Somma L.do • Centro Diurno Riabilitativo Psichiatrico, Via Ospedale 3 – Somma L.do • N. 2 appartamenti protetti - Residenzialità Leggere – Via Milano 81 e Via Alberto da Somma 28/A - Somma L.do. Le rispettive Direzioni Mediche garantiscono l’amministrazione di tutte le attività del presidio, sia dal punto di vista gestionale-organizzativo, sia dal punto di vista igienicosanitario che medico-legale. In allegato al presente documento sono inoltre riportati: • la dotazione dei beni patrimoniali indisponibili e disponibili ( allegato A) • l’assetto dei posti letto di ciascun presidio (allegato B). 6 Azienda Ospedaliera S.Antonio Abate Piano di Organizzazione Aziendale 2012 2. Gli Organi dell’Azienda 2.1 Il Direttore Generale Tutti i poteri di gestione, nonché la rappresentanza legale dell’Azienda Ospedaliera, sono riservati al Direttore Generale cui compete in particolare, anche attraverso l’istituzione di un apposito servizio di controllo interno, verificare, mediante valutazioni comparative dei costi, dei rendimenti, dei risultati, la corretta ed economica gestione delle risorse attribuite ed introitate nonché l’imparzialità ed il buon andamento dell’azione amministrativa. Sono di esclusiva competenza del Direttore Generale le attività più propriamente "di controllo e governo", mentre sono delegabili o attribuite per norma, regolamento, ovvero dallo stesso Piano di Organizzazione Aziendale, ai vari livelli della dirigenza le funzioni “di gestione”, quali ad esempio l'attuazione dei contratti collettivi di lavoro del personale e l'adozione degli atti di gestione del personale stesso, l’adozione di provvedimenti di spesa entro limiti di valore prefissati, l’approvazione degli atti di gara per lavori e forniture;la stipula dei contratti. La delega contiene i limiti di esercizio e di tempo della stessa. Il Direttore Generale è responsabile della gestione complessiva dell’Azienda e nomina i responsabili delle strutture operative dell’Azienda medesima. In particolare compete al Direttore Generale: • la nomina del Direttore Sanitario, del Direttore Amministrativo, con relativa definizione delle funzioni ad essi spettanti, con particolare riguardo alle decisioni che impegnano l'azienda verso l'esterno; • la nomina del collegio sindacale e la sua prima convocazione; • la costituzione del collegio di direzione; • l'adozione del piano di organizzazione aziendale; • l'adozione dei regolamenti interni per il funzionamento degli organismi collegiali, e per l’attività dei controlli interni; • la definizione dei fabbisogni di personale • l'adozione del bilancio economico di previsione annuale e pluriennale nonché del bilancio di esercizio; • l'adozione degli atti programmatici con i quali sono definiti gli obiettivi e le priorità per la gestione dell'azienda sanitaria e sono assegnate le risorse umane, strumentali e finanziarie; • la verifica, attraverso il sistema di controlli interni, mediante valutazione comparativa dei costi, dei rendimenti e dei risultati, della corretta ed economica gestione delle risorse nonché dell'imparzialità e del buon andamento dell'azione amministrativa; • la verifica della qualità dei servizi anche attraverso strutture a ciò preposte; • l'adozione degli altri atti indicati dalla legislazione vigente. 2.2 Il Collegio Sindacale Il Collegio Sindacale è composto secondo le disposizioni di legge, da 5 componenti di cui: 7 Azienda Ospedaliera S.Antonio Abate Piano di Organizzazione Aziendale 2012 un componente designato dal Ministro dell’Economia e delle Finanze; un componente designato dal Ministro della Salute ; uno designato dalla Conferenza dei Sindaci dell’ASL di riferimento territoriale; - due dalla Regione Compete al Direttore Generale Aziendale la nomina del Collegio Sindacale con la specificazione della relativa decorrenza e della inerente convocazione della seduta di insediamento ai fini della prevista elezione, in tale prima seduta, del Presidente in seno al Collegio stesso, con contestuale cessazione delle funzioni già svolte dal preesistente Collegio. In particolare il Collegio Sindacale, secondo quanto previsto dalla vigente normativa e ai sensi dell’art. 12:, comma 12, della L.R. N. 33/2009: - verifica la regolarità amministrativa e contabile; - vigila sulla gestione economica, finanziaria e patrimoniale; - esamina ed esprime le proprie valutazioni sul bilancio di esercizio. Al Collegio Sindacale spetta quindi il controllo di regolarità dell’azione amministrativa e contabile dell’Azienda, fondato non su un mero riscontro di legittimità degli atti, ma sempre più sulla verifica dell’efficienza ed economicità della gestione aziendale. Il Collegio, organo istituzionale dell’Azienda, fermo restando la diversità della responsabilità e delle competenze assegnate dalla normativa, ispira la propria attività al principio della piena collaborazione e delle sinergie operativa con le strutture aziendali, favorendo costanti e reciproche forme di consultazione e di coinvolgimento, in particolare per gli atti ed i provvedimenti che maggiormente incidono sul processo di programmazione aziendale. Il Collegio Sindacale è dotato di un proprio regolamento. - 3. LA DIREZIONE STRATEGICA La Direzione Generale, attraverso il coordinamento tra le Direzioni Sanitaria ed Amministrativa, garantisce l’unitarietà di azione e l’approccio integrato ai problemi, così da supportare le decisioni sulla base di valutazioni di carattere sanitario ed economicoorganizzativo. 3.1 Il Direttore Sanitario Il Direttore Sanitario partecipa al processo di pianificazione strategica, esercita le funzioni attribuite alla sua competenza e concorre, con la formulazione di proposte e pareri, al governo aziendale. Il Direttore Sanitario è responsabile del governo clinico dell’Azienda sia con riferimento alla qualità e all’efficienza tecnica ed operativa della produzione di prestazioni, sia alla distribuzione dei servizi, attraverso l’integrazione dei singoli prodotti in servizi o in programmi di assistenza, orientati al singolo o alla collettività. In particolare: 8 Azienda Ospedaliera S.Antonio Abate Piano di Organizzazione Aziendale 2012 - - - dirige, a livello strategico, i servizi sanitari ai fini tecnico-organizzativi ed igienico-sanitari e fornisce parere obbligatorio al Direttore Generale sugli atti relativi alle materie di competenza devolutegli dall’ordinamento, identificando ai fini programmatori la domanda di assistenza sanitaria; svolge attività di indirizzo, coordinamento, supporto, verifica nei confronti dei responsabili dei servizi sanitari e promuove l’integrazione dei servizi stessi; definisce le strategie e gli indirizzi per l’adozione di provvedimenti anche straordinari, contingibili e/o urgenti, esprime pareri sulle progettazioni edilizie dell’Azienda in merito agli aspetti igienico-sanitari e funzionali; è responsabile dell’attività di farmacovigilanza; contribuisce alla definizione dei rapporti e dei relativi accordi di natura convenzionale con l’Università. gestisce l’Accreditamento Istituzionale dell’Azienda, curando i rapporti con la Regione e con l’ASL di riferimento e vigilando sull’attuazione dei conseguenti piani. In caso di assenza o impedimento del Direttore sanitario aziendale, il Direttore Generale individua il Direttore Medico cui delegare la relativa funzione. 3.2 Il Direttore Amministrativo Il Direttore Amministrativo partecipa al processo di pianificazione strategica, esercita le funzioni attribuite alla sua competenza e concorre, con la formulazione di proposte e pareri, al governo aziendale coadiuvando, in particolare, il Direttore Generale nella definizione e direzione del sistema di governo economico-finanziario aziendale. - dirige a livello strategico i servizi amministrativi ai fini tecnico-organizzativi e fornisce parere obbligatorio al Direttore Generale sugli atti relativi alle materie di competenza devolutegli dall’ordinamento; - svolge attività di indirizzo , coordinamento, supporto, verifica nei confronti dei responsabili dei servizi amministrativi e di supporto e promuove l’integrazione dei servizi stessi; - definisce le strategie e gli indirizzi per l’adozione dei provvedimenti anche straordinari, contingibili e/o urgenti, sugli atti relativi alle materie di competenza; - esprime parere sulle progettazioni edilizie dell’Azienda in merito agli aspetti organizzativo- funzionali; - contribuisce alla definizione dei rapporti e dei relativi accordi di natura contrattuale con le ’Università e con altri Enti o Istituti; - firma i documenti contabili; - coordina il processo che porta alla definizione del piano degli investimenti annuale. 9 Azienda Ospedaliera S.Antonio Abate Piano di Organizzazione Aziendale 2012 In caso di assenza o impedimento del Direttore Amministrativo aziendale, il Direttore Generale individua il Dirigente amministrativo cui delegare la relativa funzione. 4. Staff del Direttore Generale 4.1 Unità Operativa Semplice Controllo direzionale L’U.O. offre supporto alla Direzione Generale nelle attività di carattere strategico e programmatorio. In particolare: - Monitora l'andamento degli obiettivi aziendali, in stretta sinergia con l’UOS Controllo di Gestione, garantendo un aggiornamento costante del relativo stato di avanzamento degli stessi, attraverso reportistica di analisi e dettaglio. - Monitora lo scadenziario dei debiti informativi e flussi verso Regione Lombardia, ASL, Corte dei Conti e altri Enti - Garantisce supporto e coordinamento a specifici progetti direzionali - Garantisce funzioni di raccordo con le Direzioni Amministrativa e Sanitaria ed i loro staff. - favorisce processi interni di semplificazione delle procedure e di modernizzazione degli apparati nonché la conoscenza dei procedimenti amministrativi. Si occupa inoltre della costante implementazione ed aggiornamento del sito internet aziendale, in raccordo con l’Ufficio Comunicazione. 4.2 Unità Operativa Struttura Semplice Controllo di Gestione Le aree di responsabilità dell’Ufficio sono le seguenti: - Gestione del processo di budgeting - Definizione e manutenzione del sistema di contabilità analitica per centri di costo - Analisi e valutazione delle performances aziendali per gli ambiti di economico-gestionali - Impostazione e mantenimento del sistema di reporting per i diversi livelli di responsabilità dell’Azienda Ospedaliera - Promozione di attività volte al miglioramento ed alla sistematizzazione delle fonti informative per le aree di competenza economico- gestionale In particolare: - Supporta la Direzione Strategica nel processo di budget realizzato con un sistema informativo articolato per centro di responsabilità/costo; - Fornisce supporto tecnico nella declinazione dei piani e programmi aziendali in proposte di budget da trasferire ai centri con responsabilità (strutture, 10 Azienda Ospedaliera S.Antonio Abate Piano di Organizzazione Aziendale 2012 - - - - - - - - dipartimenti, presidi, etc.) così come individuati dall’organizzazione aziendale; Effettua i monitoraggi necessari a verificare l’andamento gestionale ed a garantire tempestiva comunicazione alla Direzione Strategica ed ai centri di responsabilità su eventuali scostamenti rispetto alle previsioni; Supporta i centri di responsabilità nell’individuazione di eventuali azioni correttive da sottoporre alla Direzione Strategica; Periodicamente in corso d’anno e a chiusura d’esercizio predispone una reportistica sintetica relativa al livello di raggiungimento degli obiettivi assegnati da trasmettere alla Direzione ed al Nucleo di Valutazione; Supporta il Nucleo di Valutazione delle Prestazioni con gli approfondimenti ed i dettagli necessari, svolgendo funzioni di segreteria Elabora e promuove l’adozione di modelli operativi nello specifico campo di competenza; Identifica le criticità nei flussi informativi di competenza ed individua di concerto con il responsabile del S.I.A. aree di miglioramento per l’integrazione e la standardizzazione dei dati; Supporta la Direzione Strategica con analisi preventive nei processi ad impatto economico rilevante ed esprime valutazioni economiche per l’adozione di tecnologie sanitarie; Realizza una Contabilità analitica integrata con la contabilità economicopatrimoniale e con i sottosistemi contabili (magazzino, cespiti, personale, ecc.); Garantisce la riconciliazione tra la contabilità economico-patrimoniale e la contabilità analitica come strumento di verifica circa l’esistenza, la completezza e l’accuratezza delle informazioni in esse contenute; Assolve al debito informativo esterno ( Regione, Ministero etc) per le materie di competenza; Realizza e mette a disposizione dei centri di responsabilità un sistema standard di reporting sulle tematiche di competenza con cadenza mensile, trimestrale e ”on demand” a seconda della disponibilità del dato e delle disposizioni della Direzione Strategica; Effettua analisi su tematiche specifiche su richiesta della Direzione Strategica; Supporta i centri di responsabilità negli approfondimenti necessari all’attività di gestione. 4.3 Unità Operativa Struttura semplice Sistemi Informativi e Flussi Il Responsabile dell’Unità operativa garantisce il governo delle seguenti attività: 11 Azienda Ospedaliera S.Antonio Abate Piano di Organizzazione Aziendale 2012 Area dei Sistemi informativi • Pianificazione e progettazione dello sviluppo dei sistemi informativi dell’A.O. definendone architettura tecnologica e standard in conformità con le indicazioni del Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione e degli organismi regionali, con particolare riguardo alle problematiche di integrazione dei sistemi, della privacy e sicurezza dei dati. • La definizione del modello complessivo dei dati amministrativi, sanitari e direzionali dell’A.O. • Il coordinamento e il supporto delle attività di sensibilizzazione e di formazione della cultura legata all’importanza delle tecnologie ICT (Information Communication Technology). • L’individuazione e il supporto alle attività di razionalizzazione e di revisione della struttura organizzativa e dei processi organizzativi e dei processi di introduzione e utilizzo di tecnologie ICT. • L’individuazione degli investimenti necessari per la realizzazione del sistema informativo aziendale nei suoi aspetti amministrativi, sanitari e direzionali. • Sovrintendere alla attuazione del progetto CRS-SISS. Area di gestione dei sistemi • • • • • La gestione delle attrezzature hardware; La gestione dei sistemi applicativi software; La gestione della rete aziendale; La sicurezza dei dati; Il supporto e l’assistenza tecnica all’utenza finale. Area amministrativa • La selezione dei prodotti informatici; • La predisposizione dei capitolati tecnici; • La gestione dei contratti di manutenzione hardware e software. Area progettuale • Realizzazione dei piani di sviluppo dei sistemi informativi aziendali • Aggiornamento professionale. Area Flussi Informativi L’Ufficio progetta, implementa, e gestisce i processi specifici per la rilevazione e la comunicazione dei dati sanitari necessari al soddisfacimento del debito informativo dell’Azienda verso il Ministero, la Regione, le ASL ed ogni altra istituzione che ne abbia titolo. In particolare gestisce i seguenti processi integrandosi con le competenze degli altri centri di responsabilità come individuate dalle procedure aziendali: 12 Azienda Ospedaliera S.Antonio Abate Piano di Organizzazione Aziendale 2012 • rilevazione, controllo e trasmissione dei dati relativi all’attività ambulatoriale (28/SAN; 6/SAN; ticket); • rilevazione, controllo e trasmissione dei tempi di attesa delle prestazioni ambulatoriali; • rilevazione, controllo e trasmissione dei dati relativi ai flussi Ministeriali • invio mensile del flusso File F / File R / Dispositivi medici • invio mensile del flusso Psichiatria (46/SAN). 4.4 Ufficio Formazione e Aggiornamento Obiettivo dell'Ufficio Formazione e Aggiornamento è la proposizione, lo sviluppo e l’attuazione di progetti formativi, coerenti con i bisogni e le indicazioni della Direzione Strategica, Dipartimenti, Direzioni Mediche di Presidio e SITRA. Ciò, nel rispetto degli obiettivi formativi nazionali e regionali, da organizzare di regola all’interno dell’Azienda. L’Ufficio Formazione e Aggiornamento, conseguentemente a tale obiettivo, attua il controllo e la verifica di tutte le iniziative di formazione da sottoporre all’approvazione della Direzione Aziendale, in modo tale da garantire: - la compatibilità con le risorse economiche annualmente messe a disposizione per la formazione; - la massima partecipazione del personale, nell’arco di un quinquennio, alle iniziative di formazione obbligatoria, come previsto dall’attuale normativa; - gli adempimenti degli obblighi di legge per quanto attiene il D.Lgs n. 81/2008 e ss.mm.ii. L’Ufficio predispone il “Piano annuale dell’offerta formativa” e lo invia in Regione nei tempi e modi indicati dalle regole di sistema. L’Ufficio svolge le funzioni di segreteria del Comitato Scientifico per l’aggiornamento del personale dipendente. L’Ufficio assolve direttamente il debito informativo regionale in merito ai crediti ECM per il personale dipendente. 4.5 Servizio di Prevenzione e Protezione L’organizzazione del sistema di prevenzione e protezione dei lavoratori in capo al datore di lavoro si avvale dell’Ufficio Servizio di Prevenzione e Protezione dai Rischi Professionali al quale competono i seguenti compiti: - individuare i fattori di rischio, effettuare la valutazione dei rischi e l'individuazione delle misure per la sicurezza e la salubrità degli ambienti di lavoro, nel rispetto della normativa vigente sulla base della specifica conoscenza dell'organizzazione aziendale; - elaborare, per quanto di competenza, le misure preventive e protettive di cui all’art. 28, comma 2 D.Lgs 81/2008 e ss.mm.ii. e i sistemi di controllo di tali misure; 13 Azienda Ospedaliera S.Antonio Abate Piano di Organizzazione Aziendale 2012 elaborare le procedure di sicurezza per le varie attività aziendali; proporre i programmi di informazione e formazione dei lavoratori; partecipare alle consultazioni in materia di tutela della salute e di sicurezza sul lavoro, nonché alla riunione periodica di cui all’art. 35 D.Lgs 81/2008 e ss.mm.ii.; - fornire ai lavoratori le informazioni di cui all'art. 36 del D.Lgs 81/2008 e ss.mm.ii.. - rapportarsi con i Rappresentanti dei Lavoratori per la Sicurezza. L’organizzazione del sistema di prevenzione e protezione aziendale è definita dall’Azienda con proprio documento. L’Ufficio lavora in stretta sinergia con il Risk Manager. - 4.6 Ufficio Comunicazione L’Azienda istituisce l’Ufficio Comunicazione conformemente a quanto previsto dalla L.7/6/2000 n°150 le cui attivita’ sono: ufficio stampa e uffico relazioni con il pubblico. Le attività dell’Ufficio Comunicazione sono finalizzate a: - promuovere conoscenze allargate e approfondite su temi di rilevante interesse pubblico e sociale, nonché collaborare alle campagne di promozione della salute; - illustrare le attività dell’Azienda e il loro funzionamento, conferendo ad esse conoscibilità e visibilità esterna; - favorire l’accesso alle prestazioni, studiando ed attuando modalità di informazione che tengano conto delle esigenze degli utenti; - favorire la comunicazione interna, anche avvalendosi dei mezzi di comunicazione telematica realizzati dall’Azienda; - promuovere l’immagine dell’Azienda Ospedaliera e del Servizio Sanitario Regionale, conferendo conoscenza e visibilità ad eventi d’importanza locale e regionale. L’Ufficio inoltre si occupa di tutte le iniziative di comunicazione istituzionale e di informazione nei rapporti con i mezzi di comunicazione di massa. ed in particolare: - l’informazione ai mezzi di comunicazione di massa sulle iniziative aziendali; - la comunicazione istituzionale rivolta ai cittadini e alle collettività territoriali attraverso le opportune modalità tecniche ed organizzative; - collabora all’aggiornamento del sito Internet aziendale; - la comunicazione interna; - la redazione, l’aggiornamento e l’invio in Regione del Piano di Comunicazione Aziendale. 14 Azienda Ospedaliera S.Antonio Abate Piano di Organizzazione Aziendale 2012 L’Ufficio Relazioni con il Pubblico (URP) LURP provvede ai sensi della Legge n. 150/2000 all’adozione di tutte le iniziative di comunicazione mirate all’attuazione di processi di verifica e di miglioramento della qualità dei servizi mediante l’ascolto dei cittadini. Le principali attività in merito sono: - rilevare sistematicamente i bisogni e le istanze dei cittadini in merito all’assistenza sanitaria attraverso la raccolta e l’analisi delle segnalazioni e le indagini di customer satisfaction; - procedere ad inviare ai relativi uffici le segnalazioni, sollecitando le eventuali azioni correttive e di miglioramento; - provvede alla redazione annuale del piano di miglioramento, da inviarsi alla ASL di competenza; - erogare informazioni e orientare i cittadini rispetto ai servizi offerti. 5. Staff del Direttore Sanitario 5.1 Unità Operativa Semplice Epidemiologia, Rischio Clinico, sistema qualità, e Controllo Interno Ufficio Epidemiologia Effettua analisi sulla domanda di prestazioni sanitarie della popolazione presente e/o residente e sul soddisfacimento di essa da parte dell’Azienda, anche in relazione al comportamento degli altri attori del sistema dell’offerta, al fine di supportare le decisioni strategiche della direzione aziendale. Effettua studi sulla efficacia e sicurezza dei processi di cura prodotti nell’Azienda e supporta i dipartimenti clinici nella analisi dell’attività erogata, al fine di individuare i punti di forza e di identificare e diffondere le esperienze migliori. Predispone e trasmette, coordinandosi con il Direttore Sanitario, ai responsabili di Unità Operativa reports periodici di indicatori sanitari relativi all’attività di ricovero. Supporta la Direzione Generale nella fase di programmazione annuale. Ufficio del Risk manager Il risk manager svolge le seguenti funzioni: - E’ il coordinatore del Gruppo di Coordinamento per la Gestione del Rischio (GCGR). Predispone le politiche di gestione del rischio aziendale. Stabilisce i metodi per la valutazione del rischio, gli indicatori per la misura e gli strumenti per la rilevazione. 15 Azienda Ospedaliera S.Antonio Abate Piano di Organizzazione Aziendale 2012 Predispone il piano annuale di gestione del rischio clinico, integrando in un’unica visione strategica il contributo dei settori aziendali preposti alla gestione del processi clinico-assistenziali, dell’informazione al cittadino, della gestione della documentazione sanitaria, del farmaco, dei sistemi tecnologici, delle strutture. - Redige i Progetti Operativi e i Report sintetici di fine progetto. - Supporta nella implementazione le iniziative di gestione del rischio a livello delle singole Unità Operative. - Organizza la raccolta e il monitoraggio dei dati concernenti il rischio clinico. Esegue l’analisi degli incidenti alla ricerca delle cause profonde (Root Cause Analysis) e delle azioni correttive finalizzate ad impedire il loro ripetersi - Pianifica e collabora alla realizzazione degli eventi di formazione e aggiornamento del personale dell’Azienda, in tema di gestione del rischio. - E’ membro del Comitato Valutazione Sinistri (CVS) dell’Azienda. - Rappresenta l’interfaccia aziendale per la gestione del rischio nei confronti degli interlocutori esterni all’Azienda. L’Ufficio lavora in stretta sinergia con il Servizio di Prevenzione e Protezione. - Ufficio Qualità L’Ufficio Qualità assiste l’alta Direzione nella definizione delle strategie aziendali per la qualità e nell’implementazione e gestione del Sistema Qualità Aziendale, garantendo lo sviluppo di un adeguato sistema di pianificazione e monitoraggio dei piani di miglioramento avviati. Attraverso il Comitato di Coordinamento per la Qualità, governa il Sistema Qualità Aziendale, effettuando il periodico Riesame da parte della Direzione. In tale funzione supporta il Direttore Generale nella definizione della Politica annuale per la qualità ed identifica annualmente gli obiettivi che si intendono raggiungere. Provvede a implementare i programmi regionali e garantisce i relativi flussi. Assicura lo sviluppo in Azienda di adeguati strumenti di promozione della qualità, sia concorrendo con contributi specifici sul Sistema Qualità al piano di formazione aziendale, che attraverso la gestione delle attività di verifica interna ed esterna. In questa direzione l’Ufficio Qualità programma, avvalendosi del Gruppo di Audit Aziendale, le verifiche interne di valutazione e mantenimento del Sistema Qualità Aziendale; ed inoltre rappresenta l’univoca interfaccia degli organismi di controllo esterni (Ente di Certificazione, ASL, JCI, l’Organismo di Vigilanza del Codice Etico Comportamentale). Nucleo di Controllo Interno All’interno della Unità Operativa è costituito un Ufficio di Controllo Interno, con il compito di verificare la completezza di tutta la documentazione sanitaria con particolare riferimento alla cartella clinica e alla scheda di dimissione ospedaliera. A tale scopo, attiva periodici incontri di confronto e di formazione con i direttori delle Unità Operative sanitarie al fine di promuovere il miglioramento della qualità e la perfetta aderenza alle regole regionali. 16 Azienda Ospedaliera S.Antonio Abate Piano di Organizzazione Aziendale 2012 Fornisce assistenza ai Direttori di Unità Operativa ed ai loro collaboratori, al fine di assicurare la corretta interpretazione delle disposizioni normative vigenti ed attiva momenti mirati alla esposizione dei risultati emersi dalle attività di controllo, rivolti alla Direzione Aziendale, alle Direzioni di Presidio, ai Dipartimenti ed a singole Unità Operative. Per le finalità suddette esso collabora con l'A.S.L. e gli uffici regionali di riferimento. Gestisce altresì i processi specifici di rilevazione, controllo e trasmissione dei dati relativi all’attività di ricovero. Definisce con il Responsabile dei Sistema Informatico le modalità di estrazione dati dai singoli gestionali, l’applicazione degli algoritmi di controllo dell’attività ambulatoriale, le modalità di correzione dati sia a livello centrale sia a livello di singolo gestionale. 5.2 Unità Operativa Semplice Coordinamento medicina preventiva dei lavoratori L’UOS è affidata come responsabilità al Medico competente che, per le funzioni proprie dettate dal D.Lgs n. 81/2008 e ss.mm.ii..: • Collabora con il Datore di Lavoro e con il Servizio Prevenzione e Protezione alla valutazione dei Rischi; • Programma ed effettua la sorveglianza sanitaria del personale dell’Azienda, tenendo conto dei rischi specifici; • Compila la cartella sanitaria e di rischio del singolo lavoratore e adempie a tutti gli obblighi correlati. • Fornisce informazione ai lavoratori sul significato della sorveglianza. Per garantire l’unitarietà della tutela del lavoratore, il medico competente coordina le attività delle figure professionali addette alla sorveglianza sanitaria o comunque alla protezione del lavoratore, a norma della legislazione vigente, ed in particolare: il medico autorizzato, l’esperto qualificato, l’esperto per la protezione laser. Presso gli uffici dell’Unità è conservata tutta la documentazione sanitaria dei lavoratori. 5.3 Unità Operativa Semplice Ufficio Ingegneria Clinica L’UOS di Ingegneria Clinica supporta la Direzione Strategica nella programmazione delle acquisizioni delle strumentazioni tecnico scientifiche. Oltre a sovrintende alla gestione delle tecnologie, con l’obiettivo primario di garantirne l’uso sicuro, appropriato e vantaggioso dal punto di vista economico, all’UO compete: - La valutazione dello stato del parco delle apparecchiature, la individuazione delle esigenze di rinnovo, la proposta del programma annuale di acquisizione di nuove tecnologie e delle modalità per realizzarla; - Controlla la regolare esecuzione dei contratti di manutenzione in service delle apparecchiature; 17 Azienda Ospedaliera S.Antonio Abate Piano di Organizzazione Aziendale 2012 - - - La collaborazione con le Strutture del Dipartimento Amministrativo, cointeressate alle procedure di acquisizione, per la definizione del capitolato generale di gara e la definizione dei capitolati tecnici in collaborazione con i dirigenti medici interessati; La partecipazione alle commissioni aggiudicatrici per l’espressione del parere tecnico ingegneristico; La verifica delle modalità di consegna delle nuove apparecchiature e il collaudo preventivo alla loro immissione in attività; La verifica della rispondenza alla normativa sulla sicurezza delle apparecchiature impiegate in azienda, sia per quanto concerne i materiali stabilmente acquisiti, che per i prodotti in prova. La tenuta dell’inventario dinamico delle apparecchiature tecnico scientifiche; La manutenzione diretta, con proprio personale, delle apparecchiature di proprietà non oggetto di affidamento manutentivo esterno. 5.4 Le Commissioni multiprofessionali L’Azienda istituisce organismi dedicati a problematiche di interesse aziendale per le quali sia necessario lo sviluppo di una politica uniforme a livello aziendale. Tra le altre l’Azienda costituisce: - Il Comitato Trasfusionale Ospedaliero per il buon uso del sangue - Il Comitato per le infezioni ospedaliere - La Commissione farmacoterapeutica - La Commissione per i dispositivi medici. - Il Comitato di Coordinamento per il risk management - Il Comitato Ospedale senza Dolore. Ciascun organismo è dotato di una propria regolamentazione. 6. Staff del Direttore Amministrativo 6.1 Il Comitato di Valutazione Sinistri Il Comitato Valutazione Sinistri, istituito in attuazione alle direttive regionali di cui alla circolare 46/SAN del 27/12/2004, ha quale obiettivo di perseguire la minimizzazione dell’impatto economico del sinistro, attraverso le seguenti attività: - Organizzazione della raccolta di informazioni necessarie alla gestione dei sinistri, garantendo il rispetto degli obiettivi di mappatura indicati nella circolare 46/San del 27/12/2004; - Sollecita gestione delle pretese risarcitorie di presunti danni al fine di evitare il ricorso al contenzioso giudiziario; - Valutazione delle tipologie e dell’entità dei danni, in termini di responsabilità e impatto economico, arrecati a terzi, da riferire periodicamente al Gruppo 18 Azienda Ospedaliera S.Antonio Abate Piano di Organizzazione Aziendale 2012 - Il Comitato di Risk Management al fine del coinvolgimento di tutte le professionalità aziendali necessarie per l’analisi, anche in un’ottica preventiva dei sinistri; Rilevazione e raccolta dati necessari per un efficace gestione dei Sinistri; Verifica di data base esistenti ed eventuali proposte di integrazione, al fine di renderli efficaci per la gestione delle statistiche sinistri necessarie per il mercato assicurativo o per i soggetti che gestiranno i rapporti con i danneggiati; Tenere rapporti con i danneggiati, con gli studi legali e con la compagnia di assicurazione la quale è titolare ai sensi di polizza della gestione di sinistri; Valutazione delle proposte risarcitorie elaborate dall’Assicuratore a cui compete la gestione dei sinistri; Contributo alla definizione della politica di copertura assicurativa aziendale è dotato di un proprio regolamento. 7 Gli organismi collegiali 7.1 Il Collegio di Direzione Il Direttore Generale si avvale del Collegio per il governo delle attività cliniche, tecnico sanitarie e di quelle ad alta integrazione sanitaria; per la formulazione dei programmi formativi, delle soluzioni organizzative per l’attuazione della attività libero professionale intramuraria e per la valutazione dei risultati conseguiti rispetto agli obiettivi clinici; per il coordinamento dell’attività interdipartimentale; per l’organizzazione, lo sviluppo dei servizi e l’utilizzazione delle risorse umane in attuazione del modello dipartimentale. Il Collegio di Direzione è composto dai direttori sanitario ed amministrativo dai direttori dei dipartimenti aziendali, dai Direttori medici di Presidio, dal Dirigente del S.I.T.R.A. e dal Direttore del Servizio di Farmacia Ospedaliera. Al collegio possono essere chiamati a partecipare in relazione agli argomenti in discussione, altri responsabili di strutture complesse o semplici, di strutture di staff nonché altri dirigenti o collaboratori con approfondita conoscenza dell’argomento, nella misura in cui la loro presenza sia stata richiesta da uno dei componenti ed assentita dalla presidenza del collegio. Il Collegio di Direzione svolge le funzioni previste dalla normativa vigente in relazione alla nomina dei componenti delle commissioni di concorso. Il coordinamento e la convocazione del Collegio di Direzione competono al Direttore Generale, con facoltà, in caso di trattazione di temi di specifica competenza amministrativa, di demandare tali funzioni, in via contingente, al Direttore Amministrativo. 7.2 Il Consiglio dei Sanitari Il Consiglio dei Sanitari, istituito a norma della L.R. 30/1/1998 n°2, fornisce pareri obbligatori al Direttore Generale sulle attività tecnico sanitarie, anche sotto il profilo 19 Azienda Ospedaliera S.Antonio Abate Piano di Organizzazione Aziendale 2012 organizzativo e per gli investimenti ad esse attinenti; si esprime altresì sulle attività di assistenza sanitaria. Il Consiglio può farsi promotore di analisi, indicazioni, proposte al Direttore Generale nelle materie di propria competenza. Ad esso sono altresì attribuite le competenze di cui all’art.15, comma 3 del D.Lgs 502/1992 e succ. modificazioni. 8. Gli organismi indipendenti 8.1 Il Nucleo di valutazione delle Prestazioni Il Nucleo di Valutazione delle Prestazioni è istituito dal Direttore Generale ed è composto da esperti esterni all’Azienda. Il NVP è dotato di autonomia organizzativa ed operativa rispetto ad ogni altra struttura dell’ente e riferisce direttamente del proprio operato al Direttore Generale. Le funzioni ed i compiti del Nucleo di Valutazione delle Prestazioni sono individuate nell’art. 2 del regolamento di funzionamento approvato con Decreto Direttoriale n.22 del 20.04.2012; in particolare compete al NVP, secondo le indicazioni dell’Organismo Indipendente di Valutazione regionale (OIV), verificare il sistema adottato di valutazione della performance (organizzative e individuali), vigilare sulla correttezza dei processi di misurazione e valutazione del personale dell’AO. Le funzioni del Nucleo di Valutazione delle Prestazioni, così come previsto dal Decreto n. 4914 del 31/05/2011 successivamente rettificato dal Decreto n. 5934 del 28/06/2011 - sono le seguenti: - verifica del rispetto del principio del merito assicurando l’esercizio di un certo grado di selettività nella valutazione; - verifica della effettiva e corretta identificazione delle performance, attraverso la definizione di relativi obiettivi, indicatori e target, perseguite dall’Ente nell’esercizio di riferimento in piena coerenza con il sistema di programmazione regionale; - verifica dell’attribuzione degli obiettivi, in attuazione delle performance, assegnate ad ogni singolo dirigente; - valutazione della correttezza della misurazione del grado di raggiungimento delle performance; - verifica della correttezza della valutazione delle performance individuali del personale secondo i principi di merito ed equità; - programmazione e sviluppo di continue azioni di sostegno e supporto allo sviluppo di sistemi gestionali interni di programmazione e controllo e gestione del personale; - assicurazione del coordinamento e dello scambio di informazioni con l’OIV; - verifica la correttezza delle applicazioni contrattuali. 20 Azienda Ospedaliera S.Antonio Abate Piano di Organizzazione Aziendale 2012 8.2 Il Comitato Etico Il Comitato Etico Aziendale. è un organismo indipendente costituito dall’Azienda caratterizzato da: - mancanza di subordinazione gerarchica del Comitato nei confronti dell’Azienda Ospedaliera; - assenza di rapporti gerarchici tra i diversi componenti; - presenza di personale non dipendente dell’Azienda Ospedaliera; - estraneità e mancanza di conflitti di interesse dei componenti rispetto alla sperimentazione proposta; - mancanza di cointeressenze di tipo economico tra i membri del Comitato Etico e le aziende del settore farmaceutico. Il Comitato Etico esprime il proprio parere in merito a problematiche etiche sottoposte dalla Direzione Sanitaria. Nell’ambito della sperimentazione clinica al Comitato Etico sono attribuiti i compiti e le funzioni del Comitato Etico previsti dalla normativa. Il Comitato è dotato di un proprio regolamento. 8.3 L’Ufficio di Pubblica Tutela L’Azienda organizza l’Ufficio di Pubblica Tutela ai sensi della L.R. 7/1/1986 n. 1, della L.R. n. 6/1988 e della L.R. n. 33/2009 e s.m.i.. L’Ufficio ha il compito di promuovere anche su segnalazione di qualunque cittadino l’intervento dei servizi dell’azienda, nonché l’adozione dei provvedimenti di tutela di competenza dell’Autorità Giudiziaria. L’Ufficio ha libero accesso agli atti necessari allo svolgimento dei compiti d’istituto, fermo restando il rispetto della normativa a tutela della privacy. Il Responsabile dell’Ufficio è nominato dal Direttore Generale, su proposta del Consiglio di rappresentanza dei Sindaci tra i cittadini di provata capacità ed esperienza. La durata in carica del Responsabile dell’UPT non è vincolata al mandato del Direttore Generale ma è subordinata all’insediamento del Consiglio di Rappresentanza dei Sindaci. Il responsabile dell’UPT in carica resta confermato nelle sue funzioni fino alla nomina e all’insediamento del successore designato. La carica è onoraria e gratuita, salvo rimborso spese; gli eventuali oneri per il funzionamento dell’Ufficio sono a carico dell’Azienda ferma restando l’osservanza delle norme in materia di spesa a carico del fondo sanitario regionale. L’Ufficio si avvale di personale dipendente amministrativo messo a disposizione dall’Azienda, anche in condivisione con l’URP. L’UPT è dotato di proprio regolamento. 8.4 Organismo di Vigilanza del Codice Etico Comportamentale L’Organismo di Vigilanza (OdV) è un organismo dotato di autonomi poteri di iniziativa e controllo, con il compito di vigilare sul funzionamento, osservanza ed aggiornamento del Codice Etico Aziendale. 21 Azienda Ospedaliera S.Antonio Abate Piano di Organizzazione Aziendale 2012 Le attività poste in essere dall’OdV non possono essere sindacate da alcun altro organismo o Unità Operativa aziendale, fermo restando che la Direzione Aziendale svolge un’attività di vigilanza sull’adeguatezza del suo intervento. L’OdV deve segnalare alla Direzione Aziendale tutti i comportamenti che possono configurare ipotesi di reato. Nel caso l’OdV accerti una violazione del modello che possa configurarsi come ipotesi di reato non ancora giunto a consumazione, ne dà immediata notizia alla Direzione Aziendale, affinché questa impedisca il compimento dell’azione o la realizzazione dell’evento. Qualora si rilevino violazioni al Codice Etico non configurabili come ipotesi di reato, l’OdV le segnala alla Direzione Aziendale che, dopo gli opportuni accertamenti, applica se necessario dei provvedimenti disciplinari. Qualora l’OdV rilevi comportamenti che possono configurare ipotesi di reato o violazioni al Codice Etico in capo alla Direzione Aziendale, le segnalazioni verranno comunicate al Collegio Sindacale. Compete all’Organismo di Vigilanza riportare alla Direzione Aziendale le violazioni del Codice Etico emerse in conseguenza delle segnalazioni dei diversi portatori di interesse o dell’attività di auditing ed i suggerimenti ritenuti necessari nei casi più significativi. 9. Il Servizio Riabilitativo Infermieristico/Ostetrico, Tecnico, Il Servizio Infermieristico/ Ostetrico, Tecnico e Riabilitativo Aziendale ( S.I.T.R.A.) è una Unità Operativa semplice, che opera “in line” alla Direzione Sanitaria. Il S.I.T.R.A. è la Unità Operativa titolare di indirizzo, direzione, organizzazione e coordinamento del personale infermieristico, ostetrico, tecnico-sanitario, riabilitativo e degli operatori di supporto che operano nell’Azienda ospedaliera; si propone di assicurare un’assistenza personalizzata e prestazioni tecnico-sanitarie di qualità a tutti gli utenti/clienti, garantendo l’impiego ottimale delle risorse disponibili, nel rispetto delle norme etiche e deontologiche. Al S.I.T.R.A., a direzione unica, afferiscono tutte le professioni sanitarie non mediche appartenenti alle discipline: Scienze Infermieristiche ed Ostetriche, Scienze delle professioni sanitarie della Riabilitazione, Scienze delle professioni sanitarie tecniche e Scienze delle professioni sanitarie della Prevenzione. Inoltre afferiscono tutte le figure di supporto dell’assistenza. Le aree professionali si differenziano per specificità operativa e formativa. L’Azienda adotta il regolamento del Servizio. Il Dirigente del Servizio Il Dirigente Sanitario Responsabile del S.I.T.R.A. è un operatore appartenente alle professioni di cui alla Legge 251/00, in possesso dei requisiti professionali previsti dalla normativa vigente. 22 Azienda Ospedaliera S.Antonio Abate Piano di Organizzazione Aziendale 2012 Il Dirigente del S.I.T.R.A. dipende gerarchicamente dal Direttore Sanitario e collabora con gli altri membri della Direzione Strategica. È responsabile del governo clinico assistenziale, relativamente ai processi di assistenza infermieristica, ostetrica e tecnica, di natura preventiva, curativa, palliativa e riabilitativa, e si avvale di tutti i livelli di Coordinamento. Ad esso competono le seguenti funzioni: - partecipazione al processo di budget per quanto attiene alla definizione e alla attribuzione delle risorse umane afferenti al comparto in relazione agli obiettivi fissati; - progettazione e sviluppo di modelli organizzativi assistenziali o tecnici innovativi coerenti con l’organizzazione aziendale; - individuazione dei fabbisogni di risorse infermieristiche, ostetriche, tecniche ed assistenziali; - definizione dei criteri per la gestione del personale relativamente a: selezione, accoglimento, inserimento, valutazione, sviluppo e mobilità interna del personale; - analisi del fabbisogno formativo, definizione di piani formativi in coerenza con gli obiettivi aziendali e le necessità di sviluppo professionale; - partecipazione allo sviluppo e verifica del sistema informativo aziendale con particolare riguardo ai flussi e agli strumenti informativi relativi alle attività infermieristiche, ostetriche, tecniche e riabilitative; - realizzazione di un sistema di reportistica interna finalizzata al monitoraggio dei risultati conseguiti; - promozione di iniziative per la costruzione di protocolli organizzativi ed assistenziali; - definizione dei sistemi di verifica e di indicatori delle prestazioni infermieristiche, ostetriche, tecniche e riabilitative e delle attività alberghiere; - partecipazione all’elaborazione e all’implementazione dei progetti relativi alla qualità e alla ricerca sull’assistenza infermieristica, tecnica e assistenziale; - coordinamento delle attività tecnico-pratiche connesse alla formazione universitaria e professionale; - partecipazione alla definizione degli indirizzi concernenti l’applicazione del contratto di lavoro, l’identificazione di sistemi premianti e di un sistema di valutazione delle prestazioni professionali; - collaborazione nella stesura di capitolati di appalto servizi e partecipazione alle commissioni tecniche di valutazione; - implementazione di unità assistenziali finalizzate alla valorizzazione delle competenze professionali (es. istituzione di un Servizio Caring avente come mission la realizzazione di percorsi di presa in carico personalizzata dell’utenza in aree assistenziali specifiche). 23 Azienda Ospedaliera S.Antonio Abate Piano di Organizzazione Aziendale 2012 L’ individuazione delle funzioni e delle modalità operative viene fissata con il regolamento del Servizio e deve garantire il presidio delle principali problematiche di interesse generale, nonché delle problematiche professionali specifiche delle diverse figure presenti all’interno del Servizio. Per le proprie attività, il S.I.T.R.A. è dotato di personale di adeguata professionalità. In staff alla direzione del S.I.T.R.A. sono individuati dal Dirigente del S.I.T.R.A. i Coordinatori che assorbono le funzioni di gestione del personale in sostituzione dei Responsabili Infermieristici di Presidio Ospedaliero, in caso di assenza. A questi Coordinatori afferisce anche la gestione del personale assegnato al Servizio Caring (o di presa in carico personalizzata dell’utenza) e alla Squadra di supporto alle U.U.O.O.. Per le funzioni di competenza, al S.I.T.R.A. fanno riferimento: - i Responsabili Infermieristici/Ostetrici di Presidio o Stabilimento Ospedaliero (R.I.P.O.); - i Coordinatori Infermieristici ed Ostetrici di Unità operativa del P.O.; - i Coordinatori Tecnici, i Coordinatori della Riabilitazione e i Coordinatori Tecnici della Prevenzione. Il Responsabile Infermieristico di Presidio Ospedaliero (R.I.P.O.) Il R.I.P.O. svolge funzioni di coordinamento delle attività infermieristiche e di supporto all’assistenza complessivamente svolte nel P.O. di appartenenza, perseguendo l’ottimizzazione dell’organizzazione del lavoro, il miglioramento della qualità assistenziale nella logica di favorire l’integrazione delle risorse umane. Dal R.I.P.O. dipendono per le funzioni di competenza i Coordinatori Infermieristici ed Ostetrici di Unità Operativa di P.O.. Il Coordinatore di area professionale (C.A.P.) Il C.A.P. è individuato dal Dirigente S.I.T.R.A. e riveste un ruolo funzionale all’interno della professione di appartenenza. Il C.A.P. rappresenta un collegamento e coordinamento delle attività tecniche complessivamente svolte nell’azienda, perseguendo l’ottimizzazione dell’organizzazione del lavoro, il miglioramento della qualità delle prestazioni erogate nella logica di favorire l’integrazione delle risorse umane. Nello svolgimento del suo mandato, il C.A.P. partecipa ai processi di programmazione e controllo delle prestazioni tecniche dell’area di appartenenza e realizza gli obiettivi clinicoassistenziali o organizzativi affidati dal Dirigente S.I.T.R.A.. Il S.I.T.R.A. può attivare ulteriori funzioni di coordinamento finalizzate alla realizzazione di obiettivi specifici, attraverso l’assegnazione funzionale di Responsabili di Progetto (R.P.). In tale caso, il Responsabile di Progetto (R.P.) mantiene l’appartenenza alla propria unità operativa di assegnazione e la conseguente dipendenza gerarchica, ma 24 Azienda Ospedaliera S.Antonio Abate Piano di Organizzazione Aziendale 2012 assolve a compiti e funzioni orientate alla realizzazione del progetto di cui risponde direttamente al Dirigente S.I.T.R.A.. I Coordinatori Infermieristici e Tecnici di Unità operativa/Servizio L’attività tipica dei Coordinatori di Unità operativa è rivolta principalmente a: - programmare e verificare il fabbisogno di risorse umane in relazione ai bisogni assistenziali o di prestazione tecnico sanitaria ed inserire e valutare il personale assegnato; - pianificare, gestire e controllare le risorse materiali e professionali nell’ambito del budget di competenza; - definire in équipe i piani di lavoro e la relativa supervisione; - implementare i modelli organizzativi assistenziali; - fornire elementi di propria competenza per la realizzazione delle linee guida e dei protocolli della Unità Operativa; - programmare e favorire la crescita e l’autonomia professionale del personale assegnato - promuovere la formazione permanente e l’aggiornamento tecnico scientifico del personale assegnato - contribuire alla definizione degli standard ed all'individuazione degli indicatori di verifica dell'attività erogata; - controllare le prestazioni erogate dai Servizi a gestione appaltata; - attuare per quanto di competenza gli adempimenti relativi al sistema della sicurezza sui luoghi di lavoro. 10. I DIPARTIMENTI SANITARI I Dipartimenti sanitari dell’Azienda, in line alla Direzione Sanitaria, sono i seguenti: - materno infantile - emergenza urgenza - area medica - area chirurgica - salute mentale - servizi diagnostici - oncologia. 25 Azienda Ospedaliera S.Antonio Abate Piano di Organizzazione Aziendale 2012 DIPARTIMENTI DIPARTIMENTO MATERNO INFANTILE STRUTTURE COMPLESSE STRUTTURE SEMPLICI OSTETRICIA GINECOLOGIA GALLARATE Chirurgia Ginecologica STRUTTURE SEMPLICI DIPARTIMENTALI OSTETRICIA GINECOLOGIA ANGERA Neonatologia e Patologia Neonatale PEDIATRIA Pediatria Angera UTIC CARDIOLOGIA E UCC Emodinamica DIPARTIMENTO EMERGENZA URGENZA Rianimazione (Gallarate) ANESTESIA E RIANIMAZIONE Anestesia Angera PRONTO SOCCORSO Pronto Soccorso Angera MEDICINA GENERALE GALLARATE Broncopneumologia Alta intensità di cure NEFROLOGIA E DIALISI Coordinamento CAL e Dialisi Peritoneale ENDOCRINOLOGIA Endoscopia Digestiva (Angera) MEDICINA GENERALE SOMMA E ANGERA DIPARTIMENTO MEDICA AREA Medicina Interna (Somma L.do) Cardiologia Riabilitativa (Somma L.do) RIABILITAZIONE SPECIALISTICA (SOMMA L.DO) Riabilitazione Generale (Gallarate) ONCOLOGIA Day Hospital Oncologico Oncoematologia GASTROENTEROLOGIA DERMATOLOGIA NEUROLOGIA 1 NUROLOGIA 2 NEUROLOGICO Stroke Unit SM - RECUPERO Senologia CHIRURGIA GENERALE GALLARATE Colonproctologia Angiologia DIPARTIMENTO CHIRURGICA AREA Odontostomatologia UROLOGIA Ortopedia Pediatrica ORTOPEDIA E TRAUMATOLOGIA Ortopedia Angera Clinica e chirurgia della colonna 26 Azienda Ospedaliera S.Antonio Abate Piano di Organizzazione Aziendale 2012 CHIRURGIA GENERALE ANGERA Chirurgia Mininvasiva Laparoscopica OCULISTICA OTORINOLARINGOIATRIA SALUTE MENTALE PSICHIATRIA NPIA ANATOMIA PATOLOGICA CENTRO TRASFUSIONALE SIMT Banca del Sangue Aferesi Produttiva Radiologia d'Urgenza DIPARTIMENTO SERVIZI DIAGNOSTICI RADIOLOGIA Radiologia Angera Medicina Nucleare Radiologia Somma L.do Neuroradiologia Ematologia LABORATORIO ANALISI Biochimica Microbiologia I dipartimenti di emergenza urgenza, area medica, area chirurgica, oncologia, materno infantile, servizi diagnostici e salute mentale hanno in comune la missione di fornire ai cittadini, attraverso un impiego efficiente delle risorse messe a disposizione dall’Azienda, cure efficaci, appropriate, tempestive, sicure, con modalità che preservino il diritto all’autodeterminazione, all’umanità del trattamento, alla riservatezza, alla continuità delle cure all’interno dell’ospedale e al momento della dimissione. In particolare: • Il dipartimento di emergenza urgenza ha le missioni di assicurare il servizio di blocco operatorio a tutti i dipartimenti con attività chirurgica secondo la pianificazione concordata con la direzione aziendale; fornire con tempestività il servizio di emergenza urgenza integrandosi con la organizzazione dell’Azienda Regionale per l’Emergenza Urgenza. • Il dipartimento di salute mentale ha la missione di ottenere un miglioramento o una conservazione dello stato di salute dell’utenza con patologie di area psichiatrica e neuropsichiatrica infantile, nonché della qualità di vita della comunità, rispettando i livelli e le modalità di erogazione delle prestazioni. • Il dipartimento dei servizi diagnostici ha la missione di fornire ai cittadini e ai reparti, attraverso un impiego efficiente delle risorse messe a disposizione dall’Azienda, referti diagnostici accurati, tempestivi con particolare riguardo alle condizioni di emergenza, con modalità che preservino i diritti all’autodeterminazione, all’umanità del trattamento, alla riservatezza. Ha inoltre la missione di promuovere l’appropriato ricorso alla diagnostica. • Il dipartimento di oncologia (dipartimento funzionale) ha la missione di promuovere l’efficacia, l’appropriatezza, la sicurezza della cura delle patologie oncologiche trattate nelle varie unità operative dell’Azienda. Il Dipartimento è rappresentato 27 Azienda Ospedaliera S.Antonio Abate Piano di Organizzazione Aziendale 2012 del DIPO provinciale anche per sviluppare il tema delle cure palliative e della terapia del dolore, nell’ambito della più ampia ed articolata materia delle Rete Oncologica Lombarda. I dipartimenti raggruppano unità operative complesse e semplici caratterizzate da particolari specificità (anche appartenenti a Presidi diversi) affini o complementari, comunque omogenee; in essi si concretizza una gestione comune delle risorse finalizzata al raggiungimento di obiettivi definiti dalla direzione strategica. I Dipartimenti sono il livello organizzativo nel quale maggiormente si esplicano le funzioni di governo clinico, che si realizza nell’esercizio della responsabilità del miglioramento continuo della qualità e dell’appropriatezza dei servizi erogati e nella salvaguardia di alti standards assistenziali da parte dei professionisti e dell’organizzazione ed è volto ad assicurare l’integrazione dei processi di cura con gli altri dipartimenti e con il sistema delle cure territoriali. Essi hanno il compito di: - individuare e proporre alla direzione strategica gli obiettivi da perseguire, in termini di attività complesse (sia su base annuale che pluriennale), e il correlato fabbisogno di risorse; - proporre all’Azienda la dotazione di personale dirigente medico e sanitario nonché le risorse tecnologiche da attribuire alle unità operative che li compongono secondo criteri che assicurino il conseguimento degli obiettivi assegnati; - analizzare, applicare e verificare sistemi, protocolli diagnostici terapeutici, percorsi clinici diretti a conferire omogeneità alle procedure organizzative, assistenziali e di utilizzo della apparecchiature, nonché ottimizzare le prestazioni, anche in considerazione dell’evidenza clinica e della letteratura scientifica; - individuare gli indicatori comuni utili per la valutazione e la verifica dell’appropriatezza e dell'efficacia delle prestazioni, anche al fine di verificare il livello di personalizzazione degli interventi e la promozione di iniziative finalizzate all’umanizzazione dell’assistenza; - valutare e verificare la qualità dell’assistenza fornita e delle prestazioni erogate attraverso il monitoraggio degli indicatori selezionati; - partecipare insieme alla Unità Operativa aziendale preposta alla formazione alla valutazione dei bisogni di formazione del personale e alla progettazione degli interventi formativi specifici; - collaborare con la Unità Operativa aziendale preposta allo sviluppo dei sistemi informativi nello studio e applicazione di sistemi integrati di gestione, tramite l’utilizzo delle tecnologie informatiche al fine di implementare i collegamenti funzionali e lo scambio di informazioni e immagini; 28 Azienda Ospedaliera S.Antonio Abate Piano di Organizzazione Aziendale 2012 promuovere nuove attività o nuovi modelli operativi nel settore di competenza. I dipartimenti costituiscono l’interlocutore aziendale per le Reti di Patologia, identificate quale strumento fondamentale di governo che costituisce una efficace soluzione organizzativa a garanzia delle continuità delle cure nel percorso del cittadino/paziente, dell’individuazione e intercettazione della domanda di salute con la presa in carico globale del paziente ed il governo dei percorsi sanitari. L’Azienda individua la composizione dei dipartimenti con il proprio organigramma e adotta un regolamento per il loro funzionamento. Ciascun dipartimento può integrare il regolamento con norme necessarie alle proprie specificità, acquisito il parere di compatibilità del Direttore Sanitario. Per le tematiche che vedono coinvolti contemporaneamente più dipartimenti, il Direttore Sanitario istituisce tavoli di coordinamento, finalizzati a sviluppare soluzioni organizzative e tecnico scientifiche a problematiche di interesse comune. - 10.1 Il Direttore di Dipartimento La direzione del dipartimento è affidata su base fiduciaria dal Direttore Generale ad uno dei responsabili delle strutture complesse afferenti al dipartimento, tenendo conto dei requisiti di esperienza professionale, curriculum scientifico, capacità organizzativa, programmi di attività e sviluppo in aderenza alla visione aziendale. Il Direttore di Dipartimento mantiene la titolarità della Unità Operativa complessa; qualora non mantenga la relativa responsabilità funzionale, l’incarico di Unità Operativa complessa è affidato secondo le modalità previste dalle norme vigenti. La durata dell’incarico è triennale rinnovabile. Resta comunque in carica fino alla nomina del nuovo Direttore di Dipartimento. Il Direttore di Dipartimento risponde dei risultati conseguiti dal Dipartimento in termini di qualità e appropriatezza dei processi di cura. Ad esso compete: - assumere i provvedimenti inerenti i compiti del dipartimento; - predisporre e realizzare il programma di miglioramento continuo della qualità clinica all’interno del Dipartimento che comprenda: - la promozione di iniziative di audit clinico a livello dipartimentale e la verifica della conformità dei comportamenti e dei risultati all’interno del Dipartimento, sulla base di indicatori stabiliti a livello aziendale; - la diffusione all’interno del Dipartimento di pratiche cliniche basate sull’evidenza (EBM); - la adesione a percorsi clinico – assistenziali per i pazienti affetti dalle patologie di maggiore frequenza o gravità; - l’attuazione del programma aziendale di risk management. - proporre il programma annuale del Dipartimento e negoziarne gli obiettivi con la Direzione strategica; - contribuire alla definizione di standard di dotazione e di utilizzazione delle risorse assegnate alle UU.OO. del Dipartimento; 29 Azienda Ospedaliera S.Antonio Abate Piano di Organizzazione Aziendale 2012 - - - predisporre un resoconto annuale sull’attività svolta e i risultati conseguiti nell’ambito dell’area; valutare i direttori di Strutture secondo le modalità del sistema di valutazione aziendale; formulare proposte al Direttore Generale relativamente al conferimento degli incarichi di responsabilità a livello dipartimentale, sentito il Comitato di Dipartimento; favorire la interdisciplinarietà intra ed interdipartimentale; definire i fabbisogni formativi, provvedere alla documentazione scientifica e promuovere iniziative e attività di ricerca, formazione, aggiornamento e didattica, nonché nuove attività assistenziali e nuovi modelli operativi; attuare per quanto di competenza gli adempimenti relativi al sistema della sicurezza sui luoghi di lavoro designare il proprio sostituto in caso di assenza o impedimento temporaneo. 10.2 Il Comitato di Dipartimento Il Comitato di Dipartimento, presieduto dal Direttore di Dipartimento, è un organismo collegiale consultivo con funzioni di indirizzo e di verifica ed è composto di diritto dai responsabili delle Strutture complesse afferenti al Dipartimento, dai Responsabili delle Strutture semplici a valenza dipartimentale,. I Direttori Medici di Presidio, il Direttore del Servizio di Farmacia ospedaliera, il Dirigente S.I.T.R.A. partecipano all’occorrenza alle sedute del Comitato per gli argomenti di loro diretta competenza. Al Comitato compete la formulazione di proposte in ordine, fra l’altro, ai seguenti argomenti: - attività generali di programmazione, gestione e coordinamento; - sperimentazione e adozione di modalità organizzative volte al miglioramento dell’efficienza e all’integrazione delle attività delle strutture; - coordinamento e sviluppo delle attività cliniche, di ricerca, di formazione, di studio e di verifica della qualità delle prestazioni; - coordinamento dell’attività di gruppi di lavoro costituiti per la formulazione di progetti e protocolli operativi; - miglioramento del livello di efficacia dell’assistenza erogata all’interno delle strutture del Dipartimento; - coordinamento con le attività extra o intra ospedaliere connesse alle funzioni del Dipartimento. Le regole di funzionamento del Comitato sono fissate nel Regolamento di Dipartimento. 10.3 Le Unità Operative Complesse Le Unità Operative Complesse sono articolazioni interne dell’Azienda e centri di responsabilità nel processo di budget; ad esse sono attribuite le risorse umane, 30 Azienda Ospedaliera S.Antonio Abate Piano di Organizzazione Aziendale 2012 tecnologiche e finanziarie, individuate con i provvedimenti di attuazione del presente Piano e con le determinazioni conseguenti alla pianificazione annuale, per l’assolvimento delle funzioni loro attribuite. L’Azienda individua le Unità Operative complesse e le Unità Operative semplici e ne definisce la posizione nell’ambito del piano dei centri di responsabilità. 10.4 Il Direttore della Unità Operativa Complessa E’ un Dirigente Medico nominato dal Direttore Generale tra coloro che siano in possesso dei requisiti previsti dalla vigente normativa. Il Direttore assicura un elevato livello di cura/diagnosi e di produzione di servizi, nell’ambito delle risorse conferite nel processo di budget. Il Responsabile di Unità Operativa risponde dell’andamento generale e dei risultati da essa conseguiti. Al Direttore compete: - Garantire una elevata qualità delle cure nei percorsi di ricovero, nelle attività ambulatoriali o nella produzione di servizi - partecipare al processo di negoziazione del budget; - garantire il perseguimento degli obiettivi richiesti alla Unità Operativa; - garantire l’attuazione degli indirizzi organizzativi e tecnico - sanitari definiti in sede dipartimentale, rispondendone direttamente al Direttore del Dipartimento; - essere responsabile della realizzazione, per la parte di competenza, dei programmi di miglioramento continuo della qualità clinica promossi dal Dipartimento; - garantire il mantenimento dei requisiti di accreditamento dei programmi previsti dalla Regione Lombardia; - sovrintendere alla produzione da parte degli operatori della Unità Operativa dei dati del sistema informativo necessari al controllo di gestione ed alla valutazione della performance clinica; - partecipare all’attività propositiva e consultiva del Comitato di Dipartimento; - promuovere la formazione permanente e l’aggiornamento tecnico scientifico dei professionisti; - attuare per quanto di competenza gli adempimenti relativi al sistema della sicurezza sui luoghi di lavoro. 10.5 Le Unità Operative Semplici Dipartimentali Sono Unità Operativa Semplici Dipartimentali le Unità Operative organizzative dotate di risorse tecniche e umane che, in un’ottica di supporto trasversale al processo produttivo, vengono collocate gerarchicamente alle dipendenze del Direttore di Dipartimento competente. 31 Azienda Ospedaliera S.Antonio Abate Piano di Organizzazione Aziendale 2012 10.6 Il Dirigente di Unità Operativa Semplice Dipartimentale. Il Dirigente è nominato dal Direttore Generale su proposta del Direttore di Dipartimento. L’incarico è triennale ed è rinnovabile a seguito di valutazione positiva. Al Dirigente è riconosciuta autonomia funzionale, limitatamente alle risorse assegnate. E’ compito del Dirigente: - provvedere ad erogare le specifiche prestazioni diagnostico terapeutiche in coerenza con gli obiettivi del Dipartimento di afferenza, - collaborare con il Direttore di Dipartimento nella definizione dei programmi di attività e nella realizzazione dei progetti assegnati; - essere responsabile della realizzazione dei programmi di miglioramento continuo della qualità clinica; - promuovere le iniziative di formazione e aggiornamento degli operatori; - partecipare eventualmente all’attività propositiva e consultiva del Comitato di Dipartimento. - attuare per quanto di competenza gli adempimenti relativi al sistema della sicurezza sui luoghi di lavoro. 10.7 Le Unità Operative Semplici Le Unità Operative Semplici sono strutture operanti sia in area sanitaria che in area amministrativa e di staff, dotate di una propria autonomia funzionale ed operativa e di risorse finalizzate allo svolgimento dei processi e delle funzioni di competenza assegnate. Le Unità Operative semplici costituiscono una articolazione organizzativa di una Unità Operativa Complessa o sono poste in staff o in line ad una Direzione. 10.8 Il Dirigente di Unità Operativa Semplice Il Dirigente è nominato dal Direttore Generale su proposta congiunta del Direttore di Unità Operativa Complessa e del Direttore di Dipartimento. L’incarico è triennale ed è rinnovabile a seguito di valutazione positiva. Al Dirigente è riconosciuta autonomia funzionale nei limiti concordati con il Direttore della Unità Operativa, limitatamente alle risorse assegnate. E’ compito del Dirigente: - provvedere ad erogare le specifiche prestazioni diagnostico terapeutiche in coerenza con gli obiettivi della Unità Operativa di afferenza, - collaborare con il Direttore di Unità Operativa nella definizione dei programmi di attività e nella realizzazione dei progetti assegnati, con assunzione diretta delle responsabilità dei procedimenti afferenti all’area delegati dal Direttore della Unità Operativa; - essere responsabile della realizzazione, per la parte di competenza dei programmi di miglioramento continuo della qualità clinica della Unità Operativa di appartenenza; - promuovere le iniziative di formazione e aggiornamento degli operatori; - partecipare eventualmente all’attività propositiva e consultiva del Comitato di Dipartimento. 32 Azienda Ospedaliera S.Antonio Abate Piano di Organizzazione Aziendale 2012 La descrizione delle competenze delle singole Unità Operative (Complesse, Dipartimentali e Semplici) è riportata nelle allegate schede. 11. Il Servizio di Farmacia Ospedaliera Il Servizio di Farmacia Ospedaliera è una struttura complessa in line con la Direzione Sanitaria ed è preposto alla gestione di farmaci e dispositivi medici. Le diverse attività correlate alla erogazione dell’assistenza farmaceutica, descritte in modo dettagliato nella d.g.r. V/64964 del 7.3.95, sono tutte ispirate a criteri di sicurezza, efficacia, efficienza ed economicità. Al Servizio di Farmacia Ospedaliera compete: − La partecipazione attiva al processo di verifica preliminare all’acquisto (Commissione Farmacoterapeutica e Commissione per i Dispositivi Medici) − L’Approvvigionamento, secondo le modalità definite nel regolamento aziendale per l’acquisizione di beni e servizi; in particolare: − marketing d’acquisto in collaborazione con l’U.O. Approvvigionamenti ed economato − predisposizione capitolati tecnici per le gare − verifiche post aggiudicazione tecniche sui prodotti − gestione ordini (valutazione esigenze di acquisto, emissione ordini, controllo e validazione della corrispondenza ordine-documento di trasporto-fattura) − La conservazione dei beni acquisiti e la rilevazione delle rimanenze di magazzino − L’erogazione dei beni alle Unità operative aziendali e la dispensazione diretta dei farmaci all’utenza, per quanto previsto dalla normativa vigente − La collaborazione per la verifica dell’appropriatezza prescrittiva dei farmaci finalizzata anche al recupero dei costi (FileF, schede di monitoraggio AIFA) − La stesura di Procedure aziendali per la gestione e l’utilizzo in sicurezza di farmaci e dispostivi medici in linea con le Raccomandazioni ministeriali e con gli standard di Joint Commission e la verifica dell’applicazione − L’informazione al personale sanitario sulle caratteristiche dei farmaci (compresi i gas medicinali, i disinfettanti) e dei dispositivi medici (compresi i diagnostici) − L’informazione agli utenti sulle caratteristiche dei farmaci dispensati − L’Attività ispettiva di vigilanza sulla corretta gestione dei beni di Farmacia negli armadi farmaceutici di reparto − Lo svolgimento delle attività di farmacovigilanza e di vigilanza sull’impiego dei dispositivi medici − La realizzazione di analisi di farmacoeconomia e farmacoepidemiologia − La collaborazione con gli uffici di staff della Direzione Generale nelle analisi concernenti l’impiego dei beni e servizi 33 Azienda Ospedaliera S.Antonio Abate Piano di Organizzazione Aziendale 2012 − La partecipazione al processo di budget per quanto attiene alla definizione ed alla attribuzione dei prodotti farmaceutici da impiegarsi in relazione agli obiettivi fissati − La partecipazione allo sviluppo e verifica del sistema informativo aziendale con particolare riguardo ai flussi e agli strumenti informativi relativi all’impiego dei prodotti farmaceutici − La produzione di galenici magistrali (formule magistrali, farmaci orfani, farmaci non reperibili in commercio o preparazioni sperimentali, antiblastici, miscele nutrizionali). Al Servizio compete l’integrazione della propria organizzazione con quella delle Unità Operative e Servizi ospedalieri cui è rivolta l’attività; presiede alla promozione della qualificazione tecnica degli operatori addetti. Collabora con ASL per il raggiungimento degli obiettivi finalizzati alla continuità di cura Ospedale- Territorio. Al Servizio di Farmacia Ospedaliera è preposto un Direttore nominato su base fiduciaria dal Direttore Generale su proposta del Direttore Sanitario. Il Direttore del Servizio di Farmacia Ospedaliera dipende gerarchicamente dal Direttore Sanitario; è responsabile dell’espletamento dei compiti affidati al Servizio di Farmacia Ospedaliera. 12. I PRESIDI I presidi ospedalieri, sono le strutture nelle quali vengono erogati i servizi dell’Azienda. Essi aggregano in un’unica entità più stabilimenti ospedalieri o strutture poliambulatoriali; sono dotati di autonomia gestionale ed economico finanziaria con contabilità separata e rendicontazione propria. 12.1 La Direzione di Presidio 12.1.1 Il Direttore Medico di Presidio Il Direttore Medico dirige, con autonomia tecnico-funzionale il Presidio cui è preposto ai fini igienico-sanitari, medico legali e di integrazione organizzativa delle funzioni esercitate dai dipartimenti. Opera sulla base degli indirizzi stabiliti dal Direttore Sanitario, da cui dipende gerarchicamente, e concorre al raggiungimento degli obiettivi fissati dal Direttore Generale. Il Direttore Medico di Presidio è responsabile della gestione complessiva del presidio ospedaliero; come tale: - partecipa alla elaborazione del budget aziendale e dei Centri di Responsabilità al medesimo afferenti; - partecipa all'analisi di produttività e di qualità dei servizi; - provvede ad assegnare la disponibilità degli spazi e delle risorse logistiche alle Unità Operative operanti nel Presidio ospedaliero; 34 Azienda Ospedaliera S.Antonio Abate Piano di Organizzazione Aziendale 2012 sovrintende all’erogazione dell’attività specialistica ambulatoriale garantendo l’efficiente utilizzo della risorsa poliambulatorio e autorizzando la apertura/chiusura delle agende di prenotazione; - monitora i tempi di attesa e sviluppa con le UU.OO. strategie per garantire il rispetto dei tempi regionali; - dà attuazione per quanto di competenza agli adempimenti relativi al sistema della sicurezza sui luoghi di lavoro. Il Direttore medico di presidio si avvale, nell’esercizio delle proprie competenze, degli uffici di staff aziendale con i quali è chiamato a collaborare. - 12.1.2 Il Dirigente Amministrativo di Presidio Agisce per garantire l’operatività complessiva del Presidio, in relazione agli obiettivi assegnati dal Direttore Amministrativo e per impostare e mettere in atto le azioni organizzative e gestionali necessarie per il raggiungimento, all’interno del Presidio, dei risultati assegnati. Dipende gerarchicamente dal Direttore Amministrativo Aziendale. Il Dirigente Amministrativo regola la propria attività in coordinamento con il Dirigente Medico di direzione medica operante nei due stabilimenti di riferimento. Ferme restando le competenze dei singoli Responsabili delle Strutture complesse del Dipartimento Amministrativo, sono affidati al Dirigente amministrativo di Presidio la tutela del buon andamento delle funzioni amministrative e logistiche e la soluzione delle problematiche amministrative e logistiche a lui delegate, da realizzare in stretta sinergia con detti Responsabili delle Strutture complesse del Dipartimento Amministrativo, prioritariamente assumendo il ruolo di facilitatore tra le diverse istanze organizzative. In particolare, deve assicurare: - la funzioni di coordinamento e controllo sulle attività amministrative e logistiche presso gli stabilimenti ospedalieri; - il supporto amministrativo ai reparti e ai servizi; - la partecipazione alla elaborazione del budget di presidio e dei Centri di Responsabilità al medesimo afferenti, di concerto con il Direttore medico di presidio; - il presidio dell’efficiente manutenzione del presidio, per gli aspetti strutturali e funzionali, attivando i servizi e gli uffici competenti Nel periodo di vigenza dell’attuale Piano di organizzazione, le funzioni di Direzione Amministrativa di presidio sono affidate al Dirigente Amministrativo Responsabile dell’U.O. complessa Accettazione Spedalità. 35 Azienda Ospedaliera S.Antonio Abate Piano di Organizzazione Aziendale 2012 13. IL Dipartimento Amministrativo Il Dipartimento Amministrativo è un dipartimento che esercita una funzione di supporto nell'area di competenza nei confronti della Direzione Amministrativa, nonché di tutte le altre strutture aziendali, garantendo l'espletamento delle funzioni amministrative. Garantisce la massima integrazione delle risorse professionali, finanziarie e tecnologiche, delle articolazioni organizzative costituenti il Dipartimento per il raggiungimento degli obiettivi dipartimentali. Il dipartimento amministrativo è in line al Direttore Amministrativo e le sue funzioni sono: • realizzare le linee di programmazione indicate dalla Direzione Amministrativa attraverso la gestione dei processi amministrativi e il coordinamento tra le strutture della stessa, alla ricerca della qualità e dell’efficienza dei processi non sanitari, anche attraverso l’adozione di innovate modalità organizzative; • sviluppare, anche attraverso l’uso delle nuove tecnologie, progetti di intervento integrati con tutti i dipartimenti aziendali, oltre che proporre e implementare le necessarie azioni per il miglioramento continuo delle attività amministrative; • disporre la distribuzione delle risorse materiali e umane tre le articolazioni organizzative amministrative; • realizzare l’integrazione e il coordinamento tra i servizi amministrativi e non, attraverso, la definizione di procedure e regolamenti comuni, che rendano più efficiente l’Azienda, e mediante, ove necessaria, l’utilizzo flessibile della risorsa umana tra le diverse articolazioni organizzative amministrative; • partecipare alla definizione del budget delle Strutture Complesse afferenti al Dipartimento; • verificare e monitorare il raggiungimento degli obiettivi perseguiti con l'organizzazione dipartimentale ed, in particolare, il razionale utilizzo delle risorse umane, tecnologiche e dei materiali di consumo, nonché degli investimenti; • predisporre la proposta di piano di attività annuale del Dipartimento. Il Direttore di Dipartimento è nominato dal Direttore Generale tra i dirigenti con incarico di direzione di struttura complessa afferenti al dipartimento. Il Direttore di Dipartimento mantiene la titolarità dell’unità operativa complessa. La durata dell’incarico è triennale rinnovabile. Resta comunque in carica fino alla nomina del nuovo Direttore di Dipartimento. Il Dipartimento Amministrativo si struttura su sei strutture complesse: - la Unità Operativa Complessa Affari Generali e Legali; - la Unità Operativa Complessa Amministrazione del Personale e Sviluppo Risorse Umane; - la Unità Operativa Complessa Tecnico Patrimoniale - la Unità Operativa Complessa Economico Finanziaria; 36 Azienda Ospedaliera S.Antonio Abate Piano di Organizzazione Aziendale 2012 - la Unità Operativa Complessa Approvvigionamenti ed Economato; - la Unità Operativa complessa Accettazione Spedalità, il cui dettaglio delle competenze è rappresentato nelle allegate schede. Quanto alle descrizioni tipizzanti le U.O. Semplici, Dipartimentali e Complesse (e relativi Direttori/Dirigenti), si rimanda all’esposizione riportata nel capitolo dei Dipartimenti sanitari. 14. Meccanismi operativi dell’azienda Tutte le unità operative, nelle diverse articolazioni aziendali, nel perseguire la missione ed i valori di cui al presente piano, collaborano per il pieno raggiungimento degli obiettivi aziendali, nel rispetto dei principi espressi dal PSSR vigente e nell’ambito delle regole di sistema. 15. I rapporti con il cittadino 15.1 La carta dei servizi La Carta dei Servizi esplicita gli impegni che l’Azienda si assume nei confronti del cittadino - cliente circa la quantità e qualità dei servizi offerti, nonché le condizioni di utilizzo di cui l’Azienda chiede allo stesso il rispetto al fine di consentire la migliore realizzazione dei servizi. L’Azienda, in conformità al DPCM del 19 maggio 1995, adotta una propria Carta dei Servizi ispirata ai seguenti principi: • imparzialità nell'erogazione delle prestazioni e uguaglianza del diritto all'accesso ai servizi; • piena informazione dei cittadini utenti sui servizi offerti e le modalità di erogazione degli stessi; • definizione di standard e assunzione di impegni da parte dell'Amministrazione locale rispetto alla promozione della qualità del servizio e alla determinazione di modalità di valutazione costante della qualità stessa; • organizzazione di modalità strutturate per la tutela dei diritti dei cittadini; • ascolto delle opinioni e dei giudizi, sulla qualità del servizio, espressi dai cittadini direttamente o tramite le Associazioni che li rappresentano attraverso modalità e strumenti di partecipazione e coinvolgimento. 15.2 URP Ha il compito di assicurare gli strumenti più opportuni per realizzare una comunicazione efficace nei confronti dei cittadini. In particolare: • orienta l’utenza rispetto ai servizi aziendali, attraverso attività di accoglienza ed informazione, 37 Azienda Ospedaliera S.Antonio Abate Piano di Organizzazione Aziendale 2012 • • • • ascolta le opinioni ed i suggerimenti espressi dal cittadino raccoglie le segnalazioni verifica la qualità percepita dai cittadini rispetto ai servizi erogati favorisce la partecipazione dei cittadini anche attraverso la fattiva collaborazione con le Associazioni di Volontariato e gli Organismi di Tutela. L’URP opera nella sede legale dell’azienda. L’accesso può avvenire di persona, via telefono, via posta/fax e via mail. 15.3 UPT Organismo autonomo e indipendente, opera a tutela delle istanze sociali e civili affinché siano resi effettivi i diritti degli utenti sanciti dalla legislazione nazionale e regionale nell’area dell’informazione, umanizzazione delle prestazioni e superamento del disagio e della fragilità. L’UPT è a disposizione dell’utente, su esplicita richiesta, per dare realizzazione ai diritti dei cittadini e del loro bisogno di salute per quanto attiene alle problematiche sociosanitarie, quali: • informazione, • modalità di organizzazione ed erogazione dei servizi, • tutela amministrativa dei propri diritti ed interessi, senza pregiudizio, • tutela della riservatezza, • possibilità di inoltro di reclami per disservizi o limitazioni nella fruizione delle prestazioni. 15.4 Il mediatore dei conflitti Il mediatore dei conflitti aziendali svolge l’ importante funzione di “filtro” con i pazienti per ripristinare la comunicazione tra le parti ed accompagnarle ad un riconoscimento reciproco, ad una ricostruzione del rapporto che possa prevenire o limitare l’eventuale contenzioso. 16. Le risorse umane In tutte le organizzazioni produttive, le risorse umane costituiscono elemento strategico e fattore critico. Le Aziende sanitarie, attraverso appropriate politiche di sviluppo dei potenziali ed opportune iniziative tese alla valorizzazione della professionalità, sono chiamate a gestire il proprio personale in modo sempre più dinamico e responsabile. In tale contesto, la funzione “Gestione delle Risorse Umane” assume un ruolo fondamentale. La stessa infatti è finalizzata al raggiungimento degli obiettivi istituzionali e strategici secondo criteri di economicità. 38 Azienda Ospedaliera S.Antonio Abate Piano di Organizzazione Aziendale 2012 16.1 Il reclutamento del personale Nell'ambito di tale attività l’articolazione organizzativa deputata procede alla rilevazione, in termini qualitativi e quantitativi, dei fabbisogni professionali in coerenza con gli obiettivi strategici dell’Azienda e nel rispetto del vincolo delle disponibilità economiche. Provvede alla predisposizione del piano di assunzione la cui approvazione è demandata agli organi competenti. Detto piano si caratterizza pertanto quale strumento di lavoro che deve essere utilizzato di esercizio in esercizio come memoria storica e come prospetto di programmazione. Le conseguenti procedure di acquisizione e selezione del personale devono tener conto dell’introduzione, sul piano normativo, degli strumenti di flessibilità del lavoro nelle amministrazioni pubbliche. Pertanto, accanto alle tradizionali modalità di assunzione a tempo indeterminato, trovano idonea collocazione anche le diverse forme contrattuali flessibili di assunzione. La peculiare assegnazione del personale oggetto di reclutamento, che ha sempre carattere provvisorio, ed è quindi soggetta a possibili variazioni in seguito all’emersione di nuove necessità, è formalmente disposta dal Dirigente dell’U.O. Amministrazione del personale e sviluppo risorse umane sulla base di precise indicazioni prodotte dal Direttore Sanitario, per quanto riguarda il personale del ruolo della dirigenza medica-sanitaria e dal Direttore Amministrativo per il personale dei restanti ruoli. L’assegnazione del personale afferente all’area del comparto del ruolo tecnico-sanitario e dei profili sanitari è formalmente disposta dal dirigente del Servizio Infermieristico (SITRA) in adempimento a precise indicazioni del Direttore Sanitario. L’assegnazione è funzionale alla soddisfazione di esigenze organizzative e programmatorie, nel pieno rispetto dei diritti sanciti contrattualmente e in modo adeguato alla natura delle competenze professionali. 16.2 La regolamentazione dei contratti Viene assicurata la corretta e tempestiva applicazione di tutti gli istituti giuridici ed economico - previdenziali disciplinati dalla contrattazione collettiva, sia nazionale che integrativa, nonché dalle vigenti disposizioni legislative. Tali istituti hanno assunto una sempre maggiore complessità alla luce dell’avvenuta evoluzione del sistema retributivo anche in considerazione dei limiti imposti dalla normativa attualmente vigente (D.Lgs. 150/2009 e Legge 122/2010, art. 9) - e dell’abbandono definitivo della progressione economica per automatismi. L’Ufficio Previdenziale provvede alla tempestiva trasmissione delle informazioni che permettono all’I.N.P.S./Gestione ex I.N.P.D.A.P di erogare il corretto trattamento pensionistico maturato dal dipendente. 16.3 La attribuzione degli incarichi Rientrano in questa competenza l'adozione e la relativa gestione degli atti e delle procedure finalizzate: • alla regolamentazione delle differenti tipologie contrattuali; 39 Azienda Ospedaliera S.Antonio Abate Piano di Organizzazione Aziendale 2012 • alla regolamentazione dell'attribuzione degli incarichi previsti dai vigenti contratti, “Posizioni organizzative” per l’area del comparto e “Incarichi dirigenziali” per il personale afferente alle aree della dirigenza. L’attribuzione dei suddetti incarichi richiede un chiaro e deciso impegno del management aziendale nel processo di cambiamento delle logiche d’organizzazione aziendale, ma soprattutto nelle scelte legate allo sviluppo delle risorse umane. Infatti, non ci troviamo solo di fronte ad un' ulteriore tappa dell’importante percorso di privatizzazione e valorizzazione dell’apporto individuale ma anche di crescente correlazione tra obiettivi aziendali, sistema delle professionalità e retribuzione. In tal modo viene sottolineata la necessità del diretto coinvolgimento degli operatori interessati negli stessi processi organizzativo – decisionali che stanno a monte. Per la disciplina inerente l’attribuzione dei suddetti incarichi si rimanda, per il personale afferente all’area del comparto, al regolamento per gli incarichi di posizione approvato in sede di contrattazione integrativa aziendale , per il personale afferente alle aree della dirigenza, al regolamento in materia di graduazione, affidamento, valutazione e revoca di incarichi dirigenziali. 16.4 La libera professione La Libera Professione intra-moenia concerne: - l'attività svolta dal personale medico e dalle altre professionalità della dirigenza del ruolo sanitario nelle strutture ospedaliere e territoriali dell'Azienda, al di fuori dell'attività istituzionale. - l'attività svolta individualmente o in èquipe. - l'attività svolta in regime ambulatoriale, di day - hospital, di day - surgery e di ricovero in favore e su libera scelta dell'assistito, con oneri a carico dello stesso. - l'attività svolta in modo autonomo su richiesta e in favore dell'Azienda. Il Regolamento aziendale disciplina le fattispecie sopra individuate conformemente a quanto previsto dalla normativa vigente in materia e in particolare dalla Legge n. 120/2007 e s.m.i. Sono altresì disciplinate le modalità per l'esercizio dell'opzione fra libera professione intramuraria ed extramuraria. Per quanto non espressamente previsto dal Regolamento si rinvia al C.C.N.L. e alla vigente Normativa in materia. 16.5 La formazione e l’aggiornamento La formazione e l’aggiornamento costituiscono strumenti strategici nella gestione di una politica del personale, cardine di un processo di sviluppo aziendale. Essa rappresenta pertanto un vero e proprio “investimento”, oltre che un elemento strutturale di un nuovo modo di impostare e gestire l’organizzazione del lavoro, fondandolo sul miglioramento delle competenze e sull’incremento motivazionale. Lo strumento in questione, che costituisce parte del più complesso sistema di politiche del personale, agisce non solo come gestore delle procedure burocratiche, ma come vera e propria agenzia formativa utilizzando sia risorse interne che avvalendosi di collaborazioni esterne qualificate. 40 Azienda Ospedaliera S.Antonio Abate Piano di Organizzazione Aziendale 2012 In tale contesto, il piano annuale della formazione deve essere considerato la sintesi di una complessa attività di analisi sui bisogni formativi correlati alla più generale programmazione aziendale, che trova la sua naturale sede di elaborazione nell’impostazione/negoziazione del sistema budgettario: la formazione come risorsa. 16.6 La valutazione permanente del personale L’individuazione di un sistema di valutazione permanente costituisce lo strumento ordinario per la verifica continua dell’attività espletata dal personale e risponde all’esigenza di gestire lo stesso in modo sempre più dinamico e responsabile. Al suddetto sistema è collegato il miglioramento delle posizioni giuridiche ed economiche attraverso l’applicazione degli specifici istituti contrattuali. Il sistema di valutazione costituisce pertanto lo strumento prioritario ed indiscusso attraverso cui evidenziare il valore di ciascuno e fornire una giusta occasione di miglioramento e di crescita. In coerenza con quanto previsto dal D.Lgs. 150/2009 si confermano il superamento nei sistemi di valutazione del personale, sia del comparto sia della dirigenza, di criteri basati su automatismi nella distribuzione delle risorse e la previsione di criteri e modalità specifiche volte alla concreta verifica del raggiungimento degli obiettivi assegnati. (DGR 2633 del 6/12/2011). A tal fine l’Azienda utilizza lo strumento di budget per il monitoraggio e la verifica delle performances organizzative e le schede di valutazione individuale del personale del comparto e della dirigenza secondo quanto previsto, rispettivamente, per il personale del comparto dal regolamento per la valutazione individuale e per il personale afferente alle aree della dirigenza dal regolamento in materia di graduazione, affidamento, valutazione e revoca degli incarichi dirigenziali. 17. Il processo di programmazione e controllo I sistemi di pianificazione, programmazione e controllo hanno il compito di: - anticipare gli stati futuri del sistema azienda-ambiente; - definire gli obiettivi da conseguire, modulandoli e raccordandoli rispetto agli orizzonti temporali; - collegare a questi il reperimento e l’assegnazione delle risorse; - operare un continuo confronto tra obiettivi e risultati , anche al fine di individuare gli interventi correttivi più opportuni. Il sistema aziendale con cui si garantisce il dipanarsi del processo di programmazione e controllo si compone dei seguenti sottosistemi: programmazione sanitaria, bilancio e contabilità, acquisizione di beni e servizi, controllo di gestione. 17.1 La programmazione sanitaria L’Azienda Ospedaliera, quale componente del sistema di offerta regionale caratterizzato dalla presenza di più erogatori ai quali i cittadini accedono liberamente sulla base del loro 41 Azienda Ospedaliera S.Antonio Abate Piano di Organizzazione Aziendale 2012 criterio di scelta, programma la propria attività in base agli obiettivi assegnati dalla Regione al Direttore Generale, ai volume e alle caratteristiche della produzione definiti nel contratto annuale sottoscritto con la ASL, per quanto concerne le prestazioni rese nell’ambito del S.S.R.. È facoltà dell’Azienda Ospedaliera programmare la produzione di volumi ulteriori da destinarsi al pubblico, una volta soddisfatto il fabbisogno di prestazioni sanitarie, attenendosi agli obiettivi di spesa concordati a livello regionale. Il processo di programmazione si realizza sulla base della previsione degli andamenti dell’anno in corso, tiene conto delle tendenze poliennali, ed è finalizzato ad adeguare le caratteristiche dell’offerta all’evoluzione della domanda, a valorizzare le risorse aziendali, a sviluppare le competenze professionali a disposizione. La Direzione Aziendale, coerentemente al PSSR e alle regole di sistema vigenti, definisce le linee guida del processo di programmazione, il quale costituisce oggetto di informativa e condivisione da parte dei Direttori di Dipartimento che, a riguardo, formulano proposte. Il processo comporta quindi la ricomposizione delle proposte dipartimentali a livello di presidio, la verifica di congruità con gli accordi contrattuali da parte del direttore sanitario, l’approvazione della proposta di programma annuale da parte del Collegio di Direzione e l’approvazione da parte del Direttore Generale. Il programma di attività costituisce l’informazione di input del processo di budget. 17.2 Bilancio e contabilità L’Azienda adotta il Regolamento di Contabilità aziendale e il Regolamento per la formazione del Bilancio aziendale. L’azienda adotta la Contabilità Economico Patrimoniale in base alla normativa nazionale e regionale vigente, nonché in relazione alle specifiche direttive regionali, conformi ai principi del codice civile ed ai principi contabili nazionali ed internazionali, così come previsto dall’articolo 5 del decreto legislativo 502/92 e successive modifiche ed integrazioni. La contabilità generale è costantemente aggiornata da un flusso di dati provenienti da sistemi gestionali diversi (cespiti, magazzini, personale, ecc) al fine di fornire le informazioni necessarie alla predisposizione di bilanci di previsione, bilanci d’esercizio e bilanci periodici trimestrali, redatti conformemente agli schemi regionali e ministeriali vigenti nel periodo. Il Piano dei conti aziendale viene costantemente aggiornato al fine di renderlo conforme alle esigenze di informazione contabile regionale e ministeriale. Formazione del bilancio L’Azienda deve redigere un bilancio preventivo ed un bilancio d’esercizio. Il bilancio preventivo ha lo scopo di prevedere e programmare i ricavi ed i costi dell’esercizio, periodicamente confrontati con i risultati dell’effettiva gestione rilevata nei rendiconti economici periodicamente elaborati. Gli schemi di bilancio adottati sono quelli indicati dalla Regione. 42 Azienda Ospedaliera S.Antonio Abate Piano di Organizzazione Aziendale 2012 Il bilancio preventivo è attualmente composto dallo Stato Patrimoniale, dal Conto Economico, dalla Nota integrativa, dalla Relazione sulla gestione e dal Piano degli investimenti, secondo le indicazioni del Decreto Legislativo n. 118 del 23.6.2011. Il bilancio d’esercizio ha quale finalità la rilevazione del risultato della gestione e la composizione del patrimonio aziendale. Si compone dello Stato Patrimoniale, del Conto economico, della Nota integrativa, della Relazione sulla Gestione e, a partire dall’esercizio 2012, degli ulteriori documenti previsti dalla normativa sopra citata, secondo i nuovi schemi di bilancio introdotti per gli enti del servizio sanitario nazionale. Il bilancio preventivo, il bilancio d’esercizio e i rendiconti trimestrali devono fornire tutte le informazioni utili e devono essere elaborati nel rispetto dei seguenti postulati: completezza, prevalenza degli aspetti sostanziali ed economici rispetto a quelli formali, chiarezza, neutralità, prudenza, periodicità, comparabilità dei dati fra le aziende del SSR e nell’ambito della stessa Azienda tra un anno e l’altro. Il bilancio preventivo, il bilancio d’esercizio e i rendiconti trimestrali sono oggetto di espresso parere da parte del Collegio dei sindaci. 17.3 L’acquisizione di beni e servizi L'Azienda Ospedaliera adotta un regolamento, conforme alla normativa europea e nazionale per disciplinare le modalità di acquisizione di beni e servizi a cui dovranno uniformarsi i Responsabili degli acquisti individuati dal Direttore Generale nel presente Piano di Organizzazione Aziendale. L'affidamento e l'esecuzione di servizi e forniture deve garantire la qualità delle prestazioni e svolgersi nel rispetto dei principi di economicità, efficacia, tempestività e correttezza; l'affidamento deve altresì rispettare i principi di libera concorrenza, parità di trattamento, non discriminazione, trasparenza, proporzionalità, e pubblicità. La programmazione dell’attività contrattuale per l’acquisizione di beni e servizi deve essere coerente con il budget ed il bilancio di previsione. L'Azienda Ospedaliera per l’acquisizione di beni e servizi aderisce a contratti/convenzioni attivati a livello regionale dall’Agenzia Regionale Centrale Acquisti; per gli acquisti non contemplati nei contratti/convenzioni stipulati da CONSIP e/o da Centrale Regionale Acquisti, l’Azienda Ospedaliera procede in via prioritaria attraverso procedure in forma aggregata. Per l'individuazione degli operatori economici che possono presentare offerte per l'affidamento di un contratto pubblico ad oggetto servizi o forniture, l’Azienda Ospedaliera utilizza le procedure aperte, ristrette, ovvero, nei casi e alle condizioni specifiche espressamente previste dalla normativa vigente, la procedura negoziata, con o senza pubblicazione del bando di gara, ovvero il dialogo competitivo, e gestisce, nei casi di legge, le predette procedure mediante sistemi telematici. L’Azienda Ospedaliera, nei casi consentiti dalla legge, effettua acquisizioni in economia di beni e servizi con le seguenti modalità: a) mediante amministrazione diretta; b) mediante procedura di cottimo fiduciario. 43 Azienda Ospedaliera S.Antonio Abate Piano di Organizzazione Aziendale 2012 L'acquisizione in economia di beni e servizi è ammessa in relazione all'oggetto e ai limiti di importo delle singole voci di spesa, preventivamente individuate con provvedimento adottato dall’Azienda Ospedaliera, con riguardo alle proprie specifiche esigenze. 17.4 Il controllo di gestione L’Azienda adotta il sistema di Controllo di Gestione per orientare i comportamenti degli operatori verso il perseguimento degli obiettivi (efficacia gestionale) mediante il miglior impiego di risorse a disposizione (efficienza), in accordo con le finalità e le modalità L’Azienda realizza il controllo di gestione per le finalità e con le modalità prescritte previste dalla normativa nazionale e regionale in materia. Designato a presiedere la funzione è l’Ufficio del Controllo di Gestione, già individuato tra le Unità Operative appartenenti allo staff della Direzione Generale. Gli strumenti del controllo di gestione sono rappresentati da: • Budget realizzato con un sistema informativo automatizzato e articolato per centro di responsabilità/costo con un sistema di codifica più sintetico del piano dei conti di contabilità analitica; • Contabilità analitica integrata con la contabilità economico-patrimoniale e con i sottosistemi contabili (magazzino, cespiti, personale, ecc.); • Sistema di reporting che consenta di analizzare gli scostamenti tra budget e consuntivo, di individuarne le cause e di intervenire tempestivamente. • Piani e programmi aziendali rappresentano gli input necessari al Controllo di gestione per l’avvio del processo di budgeting. • I presidi ospedalieri devono avere un proprio budget. • La riconciliazione tra la contabilità economico-patrimoniale e la contabilità analitica deve essere considerata uno strumento di verifica circa l’esistenza, la completezza e l’accuratezza delle informazioni in esse contenute. L’Azienda adotta il proprio regolamento di controllo di gestione nel quale vengono definite le procedure relative a: • Il processo di elaborazione del budget, • Il processo di reporting, • Le fonti e le modalità di raccolta dei dati che confluiscono nella contabilità analitica. Tale attività è finalizzata a standardizzare i processi soprattutto in merito alle fasi di raccolta dei dati, la loro elaborazione e la loro verifica e disponibilità ai fruitori finali. Il processo di controllo di gestione si compone delle seguenti fasi: 1)programmazione; sulla base delle indicazione delle linee strategiche aziendali e di programmazione sanitaria, vengono definite le azioni, le risorse necessarie e la tempistica della loro realizzazione. 2) processo di budgetining, che si articola nelle seguenti fasi: formulazione linee guida; predisposizione delle proposte di budget;consolidamento delle proposte di budget; 3) approvazione del budget, quale strumento di programmazione di breve periodo, articolato rispetto ai singoli centri di responsabilità (CdR) e finalizzato a guidarne i comportamenti verso il raggiungimento degli obiettivi aziendali. 44 Azienda Ospedaliera S.Antonio Abate Piano di Organizzazione Aziendale 2012 4) misurazione dell’attività; durante il periodo di attuazione del budget vengono rilevati i dati relativi alle risorse effettivamente impiegate e i risultati ottenuti; la misurazione delle performance avviene mediante l’impiego di specifici strumenti, esplicitati nel Piano delle Performance aziendale. 5) reporting e valutazione; sulla base degli indicatori concordati in sede di negoziazione del budget viene predisposto un sistema di informazioni che consente agli attori coinvolti nel processo di budgeting di verificare gli output attesi con quelli osservati (analisi degli scostamenti). La fase di reporting e valutazione consente di evidenziare situazioni anomale con conseguente approfondimento e azioni correttive, di valutare l’operato dei CdR con riflessi sul sistema premiante aziendale, di valutare i programmi aziendali. 18. Il sistema dei controlli interni Il sistema dei controlli interni è uno strumento che supporta gli organi di vertice nel conseguimento degli obiettivi aziendali di efficacia efficienza, economicità e trasparenza. Ne fanno parte: • Controllo qualità, che assicura la tutela dei cittadini e degli utenti attraverso la definizione degli standard qualitativi e la rilevazione costante di eventuali non conformità; • gestione del rischio clinico, attraverso il quale l’Azienda definisce i metodi per la valutazione del rischio, gli indicatori per la misurazione e gli strumenti per la rilevazione. • Controllo e verifica completezza della documentazione sanitaria, con particolare riferimento alla cartella clinica e alla scheda di dimissione ospedaliera. • Customer satisfaction che, attraverso la predisposizione si strumenti quali indagini di gradimento, sportelli informativi, questionari, interviste, ecc.., constata le dinamiche del rapporto cittadini/servizi erogati, in modo da comprendere appieno i segnali negativi e di predisporre con il Sistema Qualità Aziendale le relative azioni di miglioramento; • Controllo di regolarità amministrativa e contabile, secondo i principi generali della revisione aziendale; • Controllo gestionale, attraverso il quale l’Azienda procede al coinvolgimento dei dirigenti nell’assegnazione o negoziazione degli obiettivi aziendali per livello di responsabilità interna e procede al monitoraggio sistemico per garantirne il loro raggiungimento; • Controllo strategico che valuta l’adeguatezza delle scelte compiute in sede di attuazione delle attività di programmazione ed indirizzo politico, in termini di congruenza tra risultati conseguiti e obiettivi regionali definiti; • Controllo dei rischi etici comportamentali; 45 Azienda Ospedaliera S.Antonio Abate Piano di Organizzazione Aziendale 2012 • Internal auditing, che ricompone e fa sintesi delle funzioni di controllo specifiche, svolte dalle articolazioni dell’organizzazione e dagli organismi aziendali sopraindicati. 19. Il sistema delle reti L’Azienda organizza i sistemi diffusi con il metodo delle reti di referenti. Sono sistemi diffusi le attività organizzate a livello aziendale con la finalità di perseguire uno scopo istituzionale, la responsabilità della cui attuazione è distribuita lungo la filiera gerarchica. A titolo esemplificativo costituiscono sistemi diffusi: • Il sistema della sicurezza sul lavoro • Il sistema della qualità e per la prevenzione e gestione del rischio clinico • Il sistema della formazione I sistemi diffusi sono caratterizzati da: • una unità operativa, generalmente in staff al direttore generale o sanitario, con funzioni normative; • i dirigenti titolari di responsabilità di adempimenti specifici nell’ambito del sistema; • una rete di referenti collocati, per la funzione, in posizione di staff ai dirigenti suddetti e funzionalmente collegati all’unità operativa regolatrice del sistema, con compiti di informazione, esecutivi e di facilitazione. Lo scopo delle reti è di consentire il pieno esercizio delle responsabilità e quindi la migliore e capillare realizzazione delle attività del sistema di riferimento. 20. Il sistema informativo aziendale L’Azienda considera prioritario e strategico lo sviluppo ed il potenziamento dei propri sistemi informativi in quanto servizi specialistici finalizzati al supporto dei processi produttivi interni e dei processi decisionali. L’introduzione delle tecnologie informatiche, ed il conseguente sviluppo di sistemi informativi, è considerato un processo necessario ed irreversibile, mirato a migliorare la gestione dei singoli servizi, ad ottimizzare le procedure organizzative e a razionalizzare l’utilizzo delle risorse. La gestione strutturata delle informazioni consente infatti di migliorare l’efficienza di un servizio e soprattutto di rivedere i percorsi organizzativi di un reparto, di un presidio ospedaliero e di un azienda facilitando l’introduzione di scelte operative efficienti. Il ruolo dei sistemi informativi vuole essere pertanto quello di stimolo al continuo miglioramento nella gestione dei processi produttivi e di supporto alle decisioni ed alle scelte organizzative. L’Azienda persegue l’obiettivo strategico di disporre di sistemi informativi sempre più efficaci che consentano di eliminare i flussi cartacei nei processi produttivi ed avvicinarsi 46 Azienda Ospedaliera S.Antonio Abate Piano di Organizzazione Aziendale 2012 al modello teorico di ospedale senza carta; la realizzazione di tale modello rappresenta il principio ispiratore dei sistemi informativi aziendali nell’ottica di fornire un servizio di supporto allo svolgimento efficace e qualitativo di ogni attività produttiva. A tale scopo lo sviluppo dei sistemi è rivolto alla introduzione in modo graduale della digitalizzazione delle immagini di radiologia diagnostica, degli esiti degli esami di laboratorio e dei referti clinici, della loro contestuale archiviazione e distribuzione informatica, dell’introduzione delle tecnologie per la firma digitale. La progressione dei progetti di sviluppo di ICT viene pianificata all’interno di piani pluriennali proposti dalla U.O. Gestione dei Sistemi Informativi. 21. Le relazioni sindacali Il sistema delle relazioni sindacali si articola in un modello operativo nel quale ogni “soggetto” è chiamato ad assolvere un preciso ruolo, in un contesto fortemente partecipativo teso: • al miglioramento organizzativo; • alla valorizzazione delle risorse umane; • al mantenimento delle migliori condizioni di lavoro, delle pari opportunità tra donne e uomini e alla prevenzione del mobbing; • al conseguimento del più elevato livello possibile di efficacia, produttività, qualità e innovazione. I rapporti con i soggetti di parte sindacale costituiscono, infatti, uno strumento indispensabile per una corretta gestione delle risorse umane che si realizza, a livello aziendale, attraverso la contrattazione integrativa. A tale livello è previsto un sistema basato sul rispetto dei ruoli ed improntato alla correttezza e trasparenza delle parti, in una sorta di partecipazione articolata. Tutto finalizzato a contemplare l’interesse del personale con l’esigenza aziendale di mantenere elevati risultati in termini di efficienza ed efficacia dei servizi erogati. Il sistema delle relazioni sindacali a livello aziendale si articola: nella contrattazione integrativa; nelle procedure partecipative, previste dai CCNL e dalle norme di legge vigenti, dell’informazione, della consultazione e della concertazione. Il sistema delle relazioni sindacali non può prescindere, inoltre, dalle norme che regolano la fruizione dei diritti sindacali in ambito aziendale, dei distacchi, dei permessi e delle aspettative sindacali. 47 Azienda Ospedaliera S.Antonio Abate Piano di Organizzazione Aziendale 2012 ALLEGATI All. All. All. All. All. All. All. All. A – Elenco Beni patrimoniali indisponibili e disponibili B – Dotazione Posti letto C – Relazione descrittiva sull’aggiornamento/modifica del POA D – Tabella comparativa fra assetto organizzativo vigente e quello proposto E – Funzionigramma F – Organigramma vigente G - Organigramma proposto H – Cronoprogramma decorrenze delle soppressioni delle strutture 48 Azienda Ospedaliera S.Antonio Abate
