Project Management: analisi di contesto (scenario),
Di fattibilità, di impatto e piani di contingenza
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Un progetto è uno attività delimitata nel tempo
(con una data di partenza e una di
completamento)
È diretto a creare prodotti, servizi e/o risultati
specifici
Tali effetti (outcome, deliverables) comportano
dei benefici o del valore aggiunto al
committente/cliente.
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Con l'espressione inglese project management,
detto anche gestione di progetto o gestione di
progetti si intende:
l'applicazione di conoscenze, attitudini,
tecniche e strumenti alle attività di un progetto
al fine di conseguirne gli obiettivi
l'insieme di attività volte alla realizzazione
degli scopi/obiettivi di un progetto.
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La collocazione in un arco temporale finito
distinguono il progetto dai processi operativi
(le cosiddette attività di routine)
I processi operativi sono invece permanenti o
semi-permanenti e sono diretti a produrre in
modo ripetitivo lo stesso prodotto o servizio.
la diversa natura di queste attività richiede lo
sviluppo di filosofie, attitudini e approcci
diversi per la loro gestione
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RAGGIUNGERE GLI OBIETTIVI RISPETTANDO I VINCOLI
DETERMINATI DAL CONTESTO DEL COMMITTENTE
Costo
Tempo
Scopo
Qualità
OTTIMIZZARE L'ALLOCAZIONE DELLE RISORSE
INTEGRARE GLI INPUT NECESSARI A RAGGIUNGERE GLI
OBIETTIVI DEFINITI.
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Produrre due stime indipendenti possibilmente
prodotte con tecniche diverse, provvedendo
poi a effettuare una riconciliazione che produca
una convergenza
Definirne la struttura della pianificazione
adottata
Evidenziare il parallelismo tra le attività che
compongono il progetto
Differenze e parallelismo sono a loro volta
dipendente dal numero di risorse impiegate
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identificare le attività elementari (task)
necessarie a produrre i deliverable associati a
ciascun elemento (work packages)
rappresentare la scomposizione dei task in un
diagramma di Gantt
mettere in evidenza le interrelazioni tra i
diversi elementi del progetto (macro-attività o
work packages, task e output) in una scala
temporale
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Valorizzare la quantità di lavoro necessaria (il cosiddetto effort) a
completare ciascun task, determinando la tipologia di risorse
(umane e non) necessarie alla loro realizzazione;
calcolare i tempi di realizzazione di ciascun task in base al numero
di risorse a loro assegnate;
determinare i costi del personale per la realizzazione di ciascun task
moltiplicando la quantità di lavoro (effort) stimato per i costi medi
delle tipologie di risorse individuate; aggiungere i costi degli altri
materiali e/o servizi necessari;
determinare il percorso critico;
calcolare il tempo totale (il cosiddetto elapsed) sommando i tempi di
tutti i task che si trovano all'interno del percorso critico;
determinare il costo totale sommando i costi (personale + materiali +
servizi) di tutti i task.
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Il vincolo tempo indica la quantità di tempo
disponibile per completare il progetto.
Il vincolo costo/risorse rappresenta il budget
disponibile per il progetto e al tempo stesso
l'insieme delle risorse a disposizione del
progetto (è evidente la correlazione diretta tra
costo e risorse assegnate).
Il vincolo scopo/qualità rappresenta quanto deve
essere fatto per conseguire i risultati attesi dal
progetto sia in termini di requisiti che di criteri
di qualità/performance.
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Se occorre finire un progetto in un tempo
minore si possono aumentare le persone
assegnate
Il risultato può non essere favorevole
Può esservi un aumento dei costi per il
probabile aumento di inefficienza
nell'allocazione delle risorse.
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I costi necessari a sviluppare un progetto dipendono
principalmente da diverse variabili:
quantità e qualità delle risorse assegnate
costi del lavoro
costi dei materiali e/o dei servizi acquistati
esternamente
gestione dei rischi (es: quanto viene
speso/accantonato per mitigare i principali rischi)
costi di controllo e amministrazione del progetto
impianti e strumenti a disposizione
rivalutazione dei costi (in caso di progetti
pluriennali)
costi indiretti.
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Lo scopo del progetto, ossia i risultati che devono
essere prodotti, è fortemente correlato alla qualità e/o
alle performance di quanto deve essere rilasciato.
La qualità prodotta rappresenta l'accuratezza con cui i
risultati conseguiti sono aderenti ai requisiti
concordati, nel senso che soddisfano completamente i
requisiti richiesti ed eventualmente aggiungono
ulteriore valore per il committente.
Per garantire un'aderenza soddisfacente (zero sorprese)
è necessario investire uno sforzo maggiore nella fase di
ingaggio del progetto, arrivando a definire con la
maggior precisione possibile i requisiti e i criteri di
accettazione che dovranno essere utilizzati per valutare
i risultati prodotti (caratteristiche e performance).
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Concezione - Initiating
Pianificazione - Planning
Realizzazione - Executing
Controllo - Controlling
Rilascio - Closing
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Gestione Ambito - Project Scope Management
Gestione Tempi - Project Time Management
Gestione Costi - Project Cost Management
Gestione Qualità - Project Quality Management
Gestione Risorse Umane - Project Human Resource
Management
Gestione Comunicazione - Project Communications
Management
Gestione Rischi - Project Risk Management
Gestione Forniture - Project Procurement Management
Gestione Integrazione processi - Project Integration
Management
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ruolo: gestione operativa, responsabile unico
della valutazione, pianificazione, realizzazione e
controllo di un progetto.
obiettivo essenziale: assicurare il rispetto dei costi, dei
tempi e della qualità concordati e soprattutto il
raggiungimento della soddisfazione del committente
Compiti: interpretare gli obiettivi reali del progetto dal
suo inizio sino alla fine, assicurandosi che la visione del
committente venga realizzata secondo le sue
aspettative nelle more stabilite
Competenze: preparazione universitaria focalizzata
sullo studio della ricerca operativa (specie
sulle tecniche reticolari), analisi dei costi e gestione dei
progetti
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competenze organizzative e metodologiche
competenze tecniche utili ad una
organizzazione efficace delle risorse
esperienza sul campo
studio approfondito delle tecniche di project
management, di problem solving
spiccate caratteristiche di leadership
ottima capacità di comunicazione.
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pianificazione e programmazione di dettaglio
organizzazione efficiente ed efficace dele
risorse umane a disposizione
facilitazione delle comunicazione affiatamento
del team di progetto
distribuzione delle risorse sulle attività e
monitorarne lo svolgimento
processo di controllo regolare e periodico
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comitato di persone con compiti
decisionali di tipo strategico
riunioni periodiche nelle quali le persone
responsabili della realizzazione del
progetto ragguagliano il comitato sullo
stato avanzamento lavori
analisi delle eventuali criticità emerse ed
eventuali azioni da intraprendere
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reports allo steering committee dello stato di avanzamento
dei lavori e delle stime di conclusione, anticipando eventuali
esigenze di interventi particolari o di revisioni contrattuali
partecipazione allo steering committee e mettere in atto le
decisioni
iniziative volte a prevenire i rischi
contatti con gli utenti di riferimento e gli utenti finali
pianificazione del coinvolgimento degli utenti nelle varie
attività del progetto
documentazione di management e supervisione di quella
prodotta dal team di progetto
controllo della qualità dei prodotti parziali e del rispetto
degli standard di qualità ad
contabilizzazione delle risorse
attività di riepilogo – non solo rendicontazione contabile un'attenzione particolare al miglioramento dei processi
produttivi del progetto
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Specifico/Semplice (ossia ben definito e
chiaramente comprensibile)
Misurabile (o per lo meno valutabile) nella sua
raggiungibilità
Accettabile (nel senso di "considerato
raggiungibile" dalle persone coinvolte nel
progetto)
Rilevante (ossia importante per il committente, al
punto di affidare un mandato chiaro e forte a
coloro che hanno responsabilità nel progetto)
Tempificato/Tracciabile (nel senso che deve essere
conseguito entro una data certa e poter essere
tracciato nel suo avanzamento)
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processo preliminare diretto a fare
comprendere gli obiettivi e valorizzarne i
contenuti, l’originalità, l’innovazione presso
una quantità di pubblici diversi e differenziati
promozione del progetto, delle sue finalità e
dell'organizzazione che lo realizza, presso i
Media
disseminazione dei risultati e amplificazione
dell’impatto
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Progetto
Pilota o
Modello
Idea,
Ipotesi,
Teoria
Analisi del
contesto
Stato dell’arte
Informazione
Dissemination
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Risultato
Analisi di Outcome
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è una metodologia che si basa sulla individuazione e
analisi di alcune variabili del contesto
Tali variabili, o indicatori, dovrebbero tratteggiare lo
scenario esistente nell'ambiente in cui si opera e in cui
si possono attuare interventi
Tali interventi possonop essere puramente
“conoscitivi” o essere finalizzati a modifiche
Il focus di questa analisi è centrato sulla valutazione
delle variabili macro-ambientali, sviluppate anche in
chiave prospettica (analisi dinamica).
I fattori che possono essere inclusi sono ambientali,
sociali, politici, economici, psicologici, tecnologici,
organizzativi e altri ancora.
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Nella programmazione di un progetto di
ricerca e nell’ambito degli di studi di fattibilità,
i piani di contingenza sono le analisi dei
problemi potenzialmente ostativi per il corretto
raggiungimento degli obiettivi (generali o
specifici)
Le analisi comprendono i piani, cioè le
soluzioni operative che si prevede di voler
applicare in simili eventualità.
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Un piano di contingenza (o piano emergenziale) è
un programma operativo che delinea
preventivamente le azioni di determinati soggetti
od enti nella eventualità che accada un evento
dannoso o comunque pericoloso per il progetto o
per l’attività ad esso collegata.
Il piano prevede linee guida più o meno
dettagliate su cosa ciascuno dei soggetti od enti
debba fare al verificarsi dell'evento
Un piano può prevedere anche mezzi alternativi
(altro sito, procedure differenti, outsourcing) per
portare a compimento un progetto.
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Deve essere preliminare, in itinere e a posteriori
Porta alla espressione di un giudizio, più o meno
articolato, sulle attività o sui risultati di un
particolare progetto.
Valutare la ricerca, come per qualsiasi valutazione,
significa stabilire norme e criteri adatti agli scopi
prefissati.
I giudizi fanno riferimento a qualità, impatto
(individuale, sociale, economico, internazionale),
efficacia e efficienza (per esempio, a livello di
singola istituzione sanitaria), rilevanza (in termini
scientifici, mediatici o altro) .
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Coerente metodologia di studio e di ricerca
Articolata modalità permanente di lavoro
professionale.
Presentazione delle modalità di base e degli
strumenti necessari per la ricerca clinica
esercitazioni e modelli concreti per la
individuazione di tematiche generali o specifiche
analisi delle attuali conoscenze e indicazioni
confronto con limiti e criticità di attuazione, di
risultato e di qualità oggettiva e percepita.
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I docenti delineeranno una brevissima
panoramica della propria disciplina, delle linee
di ricerca attuali, a livello internazionale e,
specificatamente, a livello locale
Dedicheranno gran parte della loro trattazione
a un modello specifico, che potrà delinearsi
seguendo in parte o completamente uno
schema generale
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Quali sono le necessità di nuove informazioni
che considera la vostra ricerca?
Quale è la popolazione, generale o con specifica
patologia che è l’obiettivo della vostra ricerca?
Quali sono i metodi usati sinora e quali quelli
che vi disponete ad usare?
La metodologia scelta è già disponibile, è
affidabile, è sostenibile?
Sono presenti le risorse umane, le conoscenze e
le competenze per l’utilizzo di tali
metodologie?
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Quali sono i risultati previsti per il vostro studio?
Tali risultati possono essere tradotti in azioni efficaci a
livello predittivo, preventivo o di terapie
personalizzate?
Quali sono i benefici per la popolazione generale e per
la popolazione specifica per patologie della vostra
ricerca e della sua possibile estensione ad altri
ambienti?
Quali sono i limiti, gli ostacoli o le preclusioni assolute
alla realizzazione locale o in altre sedi della vostra
ricerca?
Quali sono gli strumenti finanziari possibili, quali le
sinergie, quali i vantaggi per i proponenti e per
l’organizzazione sanitaria coinvolta?
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La fattibilità di una analisi di scenario di rischio
clinico dipende anche dalla individuazione di
un problema-chiave
A: vanno sempre individuati tutti i possibili
problemi
B: un problema chiave implica rischi per la vita
dei pazienti
C: il problema chiave può essere relativamente
banale, e implicare ritardi o costi eccessivi
D: la soluzione di un problema di rischio
clinico non richiede modifiche né costi
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Un piano di contingenza
A: non può prendere in considerazione
imprevisti
B: si riferisce esclusivamente al risparmio di
risorse economiche
C: dipende da esperienze precedenti nello
stesso ambito
D: non richiede modifiche né costi
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Analisi di contesto
A: non ha nessuna applicazione a livello di
rischio clinico
B: si riferisce esclusivamente a un ambito
ospedaliero
C: include aspetti economici, psicologici e
sociali
D: si riferisce alla comparazione budgetfatturato
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