Privacy e Franchising
Titolarità dei dati e attività di marketing
Avv. Valeria Finazzi
Cosa sono i dati personali e quali dati si
raccolgono in franchising
Dati personali: qualsiasi informazione relativa ad una persona fisica
identificata o identificabile (anagrafica, indirizzo email, dati di acquisto…)
Normalmente uno store consente di raccogliere:
Dati connessi alla vendita
anagrafiche, dati di pagamento
ma anche
Dati puri per attività di MKT (anagrafiche CRM)
Dati di acquisto per attività di profilazione
Di chi sono i dati raccolti nello store?
I dati raccolti attraverso lo store rappresentano un valore economico ed
un asset aziendale importante
è fondamentale stabilire fin da
subito tra le parti chi ne sia proprietario e quali siano i ruoli dei soggetti
coinvolti
….e’ quindi importante prevedere in contratto clausole
specifiche che definiscano (i) i ruoli (ii) le responsabilità (iii) i flussi
(iii) le eventuali nomine e (iv) gli eventuali adempimenti successivi
alla termination contrattuale
La creazione di modelli privacy contrattuali riveste una concreta
importanza sia in ambito distributivo «fisico» che online per tutte le
società commerciali che svolgono attività di marketing (ad. Es.
franchising, retail, sws, etc.)
Di chi sono i dati raccolti nello store?
Serve quindi iniziare a distinguere:
I dati necessari per effettuare la vendita e le operazioni ad essa collegate: saranno dati
raccolti e trattati dal soggetto che vende
nel franchising, il
franchisee
Sarà quindi il venditore il titolare
dei dati necessari alla vendita
In alcuni casi si prevede la contitolarità con il brand
(quando è possibile farlo?)
Di chi sono i dati raccolti nello store?
Dati di
Sono gli ulteriori dati che si possono raccogliere (sia di clienti che di prospect)
Quando il «proprietario»/titolare dei dati è il brand?
Inserisce i dati nel proprio CRM – tramite collegamento diretto/invio periodico dal
negozio
Determina come utilizzare i dati (ad es. invio di newsletter, anche se potrà dare
incarico al franchisee di operare materialmente l’invio per l’area di competenza)
Determina lo scopo ed il fine dell’attività di MKT operata sui dati (supporto al
brand, a determinati prodotti, ecc.)
Spende direttamente il proprio marchio
Nomina il franchisee quale responsabile estrano del trattamento, dandogli istruzioni
(di norma allegato al contratto)
Di chi sono i dati raccolti nello store?
Quando il «proprietario»/titolare dei dati è il franchisee?
Inserisce i dati in un proprio DB on collegato al CRM del brand
Determina come utilizzare i dati (ad es. per attività commerciali ed eventi a
carattere locale inerenti allo specifico punto vendita - ad es. invito presso il
negozio per proprie vendite promozionali, pre saldi, ecc)
Determina lo scopo (promuovere non tanto il brand quanto il singolo punto
vendita)
Attenzione: spendendo il marchio nella comunicazione e nelle attività di
marketing dello store, è sempre consigliabile ottenere un preventivo assenso
del rand prima di crearsi una propria banca dati a fini marketing
Di chi sono i dati raccolti nello store?
Problematiche più comuni:
Dati di MKT trattati in contitolarità (schema molto utilizzato nel passato per
giustificare il flusso di dati tra le parti)
Le finalità devono essere comuni e le modalità operative sempre condivise
Al termine del rapporto – venendo di fatto meno le finalità condivise – il db non
potrebbe essere più utilizzato dalle parti singolarmente (si perde un asset
economicamente rilevante)
Flussi di dati non giustificabili tra le parti (se non con consenso espresso)
Profilazione effettuata senza le necessarie formalità (consenso, notifica, misure di
sicurezza)
Come si raccolgono e trattano i dati?
I dati personali dei clienti/utenti (quale l’anagrafica, il numero di telefono,
l’email), possono essere raccolti e trattati («utilizzati») per fini marketing
unicamente:
Fornendo al soggetto interessato l’informativa privacy richiesta dall’art. 13 del
D.Lgs. 196/03
Raccogliendo uno specifico consenso privacy
Per svolgere attività di profilazione (studio delle abitudini e delle scelte di
consumo) si dovrà ottenere un ulteriore e specifico consenso (sono anche
richiesta altre formalità, quale la notifica al Garante)
Quindi?
Nella creazione di un franchising (sia esso un single franchisee o una rete) è
importante impostare da subito quelli che saranno i ruoli e le funzioni delle parti
coinvolte, impostando una struttura privacy che consentirà:
nel corso del rapporto alle parti di sfruttare lecitamente ed appieno una risorsa
importante come quella dei dati della clientela
al termine del rapporto di gestire una corretta way-out/migrazione evitando
contenziosi, negoziazioni in fase di termination ed il mantenimento di asset
aziendali (db) creatosi nel tempo grazie al popolamento di un DB dati
provenienti dal sito.
Grazie.
Avv. Valeria G. Finazzi
