Lavorare in gruppo
Loredana Paradiso
Nelle organizzazioni il processo di integrazione delle funzioni, delle competenze
è
diventato un presupposto dell’agire organizzativo. La forma elementare di gestione della
vita organizzativa
è basata sul
gruppo:
team
orientati ai progetti,
al prodotto
rappresentano forme diverse di gruppi di lavoro.
Infatti sempre più spesso attività quali l'analisi, la progettazione, la verifica degli indirizzi
organizzativi, la definizione di strategie operative, tecniche, progettuali o la decisione in
merito a scelte operative o strategiche si realizzano in gruppo. Il lavoro di gruppo è quindi
il contesto privilegiato in cui si definiscono obiettivi, si confrontano idee, prospettive ma
anche modelli di intervento, si raggiunge un consenso, si prendono decisioni sull’agire
organizzativo. E’ quindi uno dei contesti privilegiati per l’agire organizzativo.
Come per gli altri strumenti di integrazione organizzativa il lavoro di gruppo ha una logica
interna: non può essere improvvisato, richiede un allenamento specifico sia riguardo
all’osservazione dei processi in atto, sia rispetto alla gestione dell’attività.
L'obiettivo di questo contributo è quello di avviare una riflessione sulle logiche globali del
lavoro di gruppo per offrire una guida operativa concreta a cui riferirsi per la progettazione,
conduzione e verifica dell'attività.
Per questo l'orientamento scelto
elementi costitutivi di
in questo contributo prevede
l'individuazione degli
un gruppo di lavoro, la differenza con le altre tipologie, la
presentazione dei processi organizzativi e psicologici e dei fattori metodologici che ne
garantiscono una conduzione adeguata. La prospettiva teorica scelta è quella psicosociale
che integra quindi sia gli aspetti psicologici della lettura dei processi di gruppo, sia quelli
sociali relativi alla contestualizzazione di questa entità in ambito organizzativo. Gli studi
sui gruppi infatti presentano questa differenziazione di lettura: approcci più di tipo
psicologico individuale che sottolineano l'esigenza psicologica che muove l'individuo ad
organizzarsi in un gruppo; l'approccio sociale che sposta l'attenzione sui bisogni sociali,
collettivi delle persone, l'approccio psicosociale che identifica nei bisogni individuali e
sociali l'esistenza dei gruppi.
Le dimensioni costitutive di un gruppo di lavoro
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Per comprendere il funzionamento di un gruppo di lavoro è importante considerare gli
aspetti strategici che conducono alla scelta di utilizzare il gruppo come struttura di lavoro
piu’ efficiace, di processo che influiscono sulla vita psicologica del gruppo e metodologici
che contengono e regolano il lavoro di gruppo.
Il primo passo da compiere è quello di individuare le modalità di funzionamento di un
gruppo in modo da permettere alle persone che svolgono ruoli di coordinamento, di gestione
di gruppi di leggere i diversi processi in atto e di realizzare un proposta metodologica di
lavoro di gruppo coerente con gli aspetti individuati.
Per questo si adotta una definizione di gruppo da cui avviare l'individuazione degli aspetti
costitutivi di un gruppo di lavoro e degli elementi cui prestare attenzione durante l'attività; in
questo senso "un gruppo al lavoro con un obiettivo" è un'espressione completa poiché
contiene sia gli elementi costitutivi, sia le aree di attenzione metodologica, sia i livelli di
processo presenti in un gruppo.
L'analisi di ogni parola conduce ad una chiara presentazione delle componenti essenziali:
l'obiettivo, il gruppo, il lavoro.
Innanzitutto il termine "gruppo" permette di risalire della dimensione psicologica presente
nel momento in cui due o più persone si uniscono per lavorare insieme. Ogni volta che
qualcuno entra a far parte di un gruppo vive una dimensione di relazione con gli altri
membri. Questa genera tutta una serie di interazioni, di legami che si attivano in funzione
del confronto e integrazione di caratteristiche personali, atteggiamenti, prospettive e azioni
diversi. La dimensione psicologica permette quindi di spiegare i fenomeni che di fatto
ostacolano il lavoro di gruppo quali: i conflitti di gruppo, le problematiche decisionali, le
difficoltà di adattamento di un gruppo nel momento di ingresso o uscita di membri. La
dimensione psicologica è composta dall'area
socio-emotiva delle persone:
il termine
“socio” pone l'attenzione al gruppo come soggetto sociale con una cultura, un modo di
pensare, un obiettivo di lavoro; questi elementi formano l'identità di gruppo che si esprime
nelle relazioni con gli altri gruppi e il contesto organizzativo globale. Il secondo invece
spiega i processi tra ogni membro e il gruppo. In questo secondo caso si osservano le
relazioni che si instaurano tra i membri in funzione dei bisogni, desideri, caratteristiche,
competenze individuali, le modalità di comunicare sentimenti, emozioni.
La parola "obiettivo" permette di individuare il secondo elemento costitutivo di un gruppo
di lavoro, la dimensione organizzativo- strategica, che consiste nella presenza di una
mission assegnata al gruppo da un’organizzazione. Questa area
contesto
situa il gruppo in un
e spiega la relazione di committenza tra organizzazione e gruppo e offre un
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modello di lettura per analizzare le scelte strategiche di un’azienda nella fase di
costituzione, implementazione o scioglimento
di un gruppo
di lavoro. In particolare
analizza le problematiche legate alla presenza / assenza di un mandato organizzativo che
assegna un obiettivo al gruppo. Su questa linea osserva il rapporto tra obiettivo e risultato
ossia la relazione tra quello che il gruppo si propone di fare e quello che effettivamente
raggiunge.
Il termine " lavoro" permette di orientarsi
verso la dimensione metodologica che
rappresenta l'insieme degli elementi a cui prestare attenzione per raggiungere l'obiettivo.
In questa area si analizza il ruolo della struttura del gruppo, della gestione del tempo, delle
modalità di lavoro per l'analisi, la progettazione, la decisione. E' l'ambito di progettazione
del lavoro di gruppo, la sede destinata alla definizione dell'obiettivo, del numero dei membri
del gruppo, alla valutazione di fattibilità dell'obiettivo organizzativo.
Le dimensioni strategico-organizzativa, psicologica e metodologica concorrono insieme
nella formazione del gruppo di lavoro, sono sempre attive in modo simultaneo anche se, in
momenti diverse,
potrebbe predominarne una sola.
e soltanto se le tre dimensioni
(organizzativa, individuale - sociale, metodologica) sono in una situazione di equilibrio il
gruppo riuscirà a realizzare gli obiettivi organizzativi. L’azione di un gruppo soprattutto in
un contesto organizzativo può essere orientata
al conseguimento degli obiettivi
organizzativi soltanto nel momento in cui le diverse dimensioni sono in equilibrio tra loro. Il
ruolo del coordinatore è quello di favorire un'azione di gruppo equilibrata sulle tre
dimensioni orientando quindi il gruppo verso la dimensione più appropriata.
La dimensione strategico- organizzativa: la dialettica obiettivi - risultati
La dimensione strategico –organizzativa (d.s.o.) guida la valutazione di opportunità rispetto
alla scelta di attivare o meno un gruppo di lavoro per la realizzazione di un determinato
obiettivo organizzativo; definisce quindi gli elementi da considerare quando si attiva o si
modifica il mandato o quando si scioglie un gruppo.
La d. s.o. rappresenta un momento decisionali di notevole importanza per l'organizzazione
perché sollecita il management a riflettere sull'opportunità di attivare o costituire un gruppo
di lavoro oppure di adottare altri strumenti di integrazione. Evita quindi scelte frettolose o
di routine che non considerano i costi e i benefici che derivano da un gruppo di lavoro.
In questo senso l'attenzione verso la dimensione strategico - organizativa permette di
svolgere un analisi di contesto che valuta i vincoli e le opportunità di attivare un gruppo di
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lavoro, di verificare se lo strumento "gruppo di lavoro" è realmente l'ipotesi più efficace, di
definire le variabili di contesto organizzativo all'interno delle quali il gruppo dovrà operare;
in questo senso rappresenta l'iter progettuale per definire se attivare un gruppo di lavoro e
quali obiettivi, risorse e vincoli porre.
Definisce quindi il processo di committenza
sia nei suoi aspetti di contenuto, sia di
relazione, termine con cui si definiscono i processi di assegnazione del mandato, di
definizione delle responsabilità.
Il primo aspetto analizza la struttura del mandato, la
seconda le modalità di comunicazione. Se il mandato è confuso in termini di assegnazione
di obiettivi, di risorse, di tempi tanto più
il gruppo avrà la possibilità di declinare gli
elementi costitutivi in funzione di prospettive personali. Gli elementi costitutivi, infatti, se
non sono progettati e comunicati in modo chiaro e preciso possono diventare il pretesto per
dichiarare un conflitto, una contraddizione, una situazione di malessere. E’ possibile
riportare come esempio significativo di questo fenomeno la difficoltà da parte di un gruppo
di lavoro di aderire al tema e all’obiettivo della riunione; di fronte a questa situazione le
diagnosi possibili sono due: la prima ipotesi sonda la capacità del gruppo di presidiare i
fattori metodologici, la seconda invece, parte da una valutazione positiva della prima ipotesi
ed individua nella dimensione socio - emotiva le possibili cause dell’incapacità di gestire
lo sviluppo del lavoro in termini di efficacia ed efficienza. Il momento di conduzione è
infatti più complesso di quello progettuale perché richiede il presidio contemporaneo della
dimensione metodologica e socio –emotiva. Nella fase di conduzione infatti emerge la
dimensione socio ‘emotiva che può oscurare, sino a rendere problematica la prima.
1. degli obiettivi
2. delle risorse umane
3. dei tempi
4. della struttura del gruppo.
La definizione degli obiettivi
In un contesto organizzativo gli individui partecipano ad un gruppo per raggiungere una
finalità definita dall' organizzazione: hanno un obiettivo, un compito, un tempo, degli
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strumenti attraverso cui giungere all'out put finale rappresentato da un progetto, una
decisione, un'analisi.
La d.s.o. permette quindi di individuare e presidiare la dialettica obiettivi e risultati, di
risalire all'indirizzo strategico assegnato a quel gruppo in particolare. Il primo presupposto
metodologico di una progettazione adeguata di un lavoro di gruppo consiste quindi nella
definizione del contratto tra l'organizzazione e il gruppo; questo passaggio permette al
gruppo ed ad ogni individuo di chiarire obiettivi, contenuti e di prestare attenzione alla
direzione richiesta da seguire.
L’obiettivo così
come si intende in questo momento ha una connotazione strategica,
riguarda quindi la mission del gruppo; non deve essere confuso con l'obiettivo di lavoro che
il gruppo si propone di realizzare nella fase di lavoro di gruppo. Quest’ultimo, infatti, ha
una valenza metodologica che sarà trattata all’interno della stessa dimensione .
Il gruppo di lavoro si costituisce intorno ad un obiettivo, nasce quindi in funzione della
necessità di raggiungere un risultato utile per l’organizzazione in cui vive. La definizione
puntuale dell’obiettivo e la comprensione e l’interpretazione corretta da parte di tutti i
membri del gruppo sono le precondizioni per un funzionamento efficace.
Il lavoro di numerosi gruppi soffre di un contratto poco chiaro in termini di obiettivi da
perseguire e risultati da realizzare. Una finalità nebulosa, poco chiara ha come primo
effetto una sensazione di disorientamento del gruppo rispetto alla direzione da prendere o
interpretazioni soggettive che possono essere anche molto distanti dal reale intento
dell’azienda.
In questo momento si intravede il ruolo tra organizzazione e gruppo di cui
la prima definisce l’orientamento, il risultato finale e conferisce la delega perchè il gruppo
possa procedere in autonomia; il secondo, invece, accetta il mandato, chiarisce e interpreta
l’obiettivo, individua risorse e strumenti per procedere.
L’area dell'obiettivo riveste una particolare importanza nell'ambito della progettazione dei
gruppi poiché permette di avvicinarsi ad una delle differenze piu’ importanti tra gruppo di
lavoro e naturale costituita dalla presenza, per il primo, di una mission, di un mandato
organizzativo esterno al gruppo, per il secondo da un obiettivo di socializzazione, di
condivisione di un’esperienza. Il gruppo di lavoro
dipende quindi
da una delega
istituzionale, che assegna un obiettivo, un compito organizzativo che delimita la sua
azione, che dirige l'attenzione dei membri
sul progetto da realizzare, sulla realtà
organizzativa. Il gruppo nasce, quindi, non in funzione di bisogni ed esigenze personali dei
singoli membri, come in quello naturale, ma per la volontà organizzativa che richiede a un
team di professionisti di
orientarsi su un lavoro.
Il gruppo naturale, invece,
è
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caratterizzato da un committment interno
rappresentato dalla volontà dei membri di
condividere uno spazio, un obiettivo, un interesse, un tempo. La dimensione principale è
quindi la scelta soggettiva di partecipare che a volte ha come motivazione il semplice
desiderio di socializzazione.
In funzione dell'orientamento del gruppo verso l'interno - ossia in relazione ai bisogni,
interessi ed esigenze individuali - o verso l'esterno - ossia in funzione di obiettivi
organizzativi predefiniti, definiti attraverso una delega organizzativa - è possibile definire il
primo come gruppo autocentrato ed il secondo come gruppo di lavoro etorocentrato
Quindi, mentre il gruppo autocentrato si forma a partire dalla scelta soggettiva dei membri
di stare insieme per il piacere di condividere una situazione, un interesse etc, e quindi
soddisfare bisogni psicologici di natura emotiva quali autostima, stima, sicurezza il gruppo
eterocentrato è costituito da una delega organizzativa che non solo definisce gli obiettivi ma
anche
i soggetti che devono partecipare nel gruppo. I membri sono stati scelti
dall'organizzazione in funzione del ruolo, delle competenze e capacità.
Questa distinzione che sembra di fatto artificiosa è di fondamentale importanza per coloro
che si occupano di tecnica di conduzione. Infatti un gruppo che riceve una delega da parte
dell'organizzazione è per eccellenza orientato su un obiettivo esterno al gruppo, nonostante
questo è possibile che in particolare momenti emerga in modo prevalente la dimensione
psicologica spostando l'attenzione del gruppo dal processo di lavoro alle dimensioni più
interne al gruppo legate alle relazioni tra le persone, ai bisogni soggettivi. Questo può
avvenire per due motivi diversi contrapposti: il primo legato a dimensioni di conflitto su
diversi livelli ed il secondo invece a prospettive diverse, o al contrario spiccate affinità,
somiglianze.
La definizione delle risorse umane
Le risorse umane sono un elemento fondamentale della dimensione strategica: la qualità
delle persone infatti influenza in modo rilevante il risultato.
Nell’analisi delle risorse umane ha senso orientare la riflessione sui criteri di scelta delle
persone e su chi fa la scelta. La scelta delle persone dovrebbe essere realizzata in funzione
di quattro fattori: la posizione organizzativa, le competenze, il carico di lavoro di ciascuno.
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La scelta in funzione della posizione organizzativa è determinata da gruppi di progetto di
carattere gestionale che hanno quindi come obiettivo di individuare o elaborare strategie
che coinvolgono più funzioni mentre, in relazione della competenza, è stimolata da gruppi
di natura progettuale il cui output è costituito da un progetto che sarà valutato da parte di
ruoli gestionali.
Un criterio che segue la scelta delle risorse in funzione della competenza riguarda come
procedere per la scelta di queste persone; infatti mentre nel primo le persone sono definite
poiché esiste una relazione diretta tra posizione e persona,
nel secondo caso
questa
relazione è assente di conseguenza è possibile scegliere tra una rosa di nomi. A volte se
questo processo non è presidiato il rischio è un sovraccarico da parte dei membri ritenuti
dall’organizzazione i più efficienti. E’ auspicabile quindi una pianificazione delle persone
sui gruppi che da un lato sia utile all’azienda per presidiare il processo globale di lavoro di
gruppo, dall’altro impedisca o per lo meno limiti la saturazione dei soggetti più ambiti dai
gruppi.
La definizione dei ruoli e delle competenze, integrata con l’individuazione degli obiettivi
permette di individuare un’altra differenziazione dei gruppi tra omogenei e eterogenei.
I primi sono tali in relazione al fatto che la professionalità prevalente è l'elemento comune
dei membri -
gruppi di venditori,
i secondi, invece, quando i membri del gruppo
appartengono a famiglie professionali o a ruoli differenti - task force.
La definizione dei tempi
Il tempo è una variabile organizzativa di estrema importanza nella gestione dei gruppi sia
per la committenza, sia per il gruppo; è nel contempo risorsa e vincolo. Nella dimensione
strategica il tempo ha una prospettiva di lungo termine: indica il tempo massimo previsto
dall’organizzazione per terminare un lavoro. Di conseguenza permette una pianificazione
del lavoro in funzione dell' obiettivo.
La definizione della struttura
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La struttura del gruppo definisce la responsabilità conferita ai diversi soggetti, il potere di
ruolo e di conseguenza le possibili interazioni e comunicazioni tra i membri e il
coordinatore.
La responsabilità può essere riferita, in modo congiunto o distinto, alla qualità del risultato
conseguito
e/o
al processo del lavoro; nel primo caso il potere è
legata al ruolo
organizzativo assunto dal coordinatore, nel secondo invece è attribuito in funzione della
competenza di gestione dei gruppi di lavoro. Questa può essere attribuita in modo congiunto
o separato al gruppo e/o al coordinatore. Con il termine responsabilità di risultato si
intende che esiste un soggetto ( gruppo e/o coordinatore) del gruppo
responsabile diretto
della qualità del lavoro realizzato. L’azienda quando conferisce la delega definisce un
obiettivo e si aspetta un risultato che valuta in funzione di parametri di qualità, di valore
aggiunto per l’azienda; con il termine responsabilità di processo valuta il processo del
gruppo in funzione dell’efficienza quindi in quanto tempo il lavoro è stato realizzato, se il
gruppo ha raggiunto l’obiettivo e ha realizzato il risultato, se i rapporti tra i membri sono
equilibrati, se il clima facilita la discussione, l’intervento di tutti.
Il presidio sul processo
quindi prevede un ruolo di coordinamento attento a creare i presupposti metodologici
tutti i partecipanti siano messi nelle condizioni di orientare la propria attenzione e risorse
sull’obiettivo.
La prima struttura che individuiamo è quella di tipo verticale espressione tipica dei gruppi
gestionali in cui il referente coincide con il direttore o il quadro della funzione. Il gruppo ha
quindi una connotazione gerarchica e diventa uno strumento di gestione delle risorse umane,
di coordinamento della funzione, di trasmissione e analisi di informazioni, di attivazione di
confronto e di pareri, di definizione di compiti e ruoli, di attivazione di risorse su un
progetto.
Nelle strutture verticali la responsabilità del coordinatore è sia sul risultato finale, sia sul
processo; risponde quindi all’organizzazione dell’efficacia, della qualità del risultato e del
processo di lavoro del gruppo.
La seconda struttura riguarda il gruppo orizzontale in questo caso si osserva un coordinatore
che ha come ruolo quello di facilitare le relazioni tra i membri, di garantire un clima positivo
per l’attivazione dei processi di contribuzione. In questo contesto la responsabilità è
suddivisa tra il coordinatore e il gruppo: il primo responsabile del processo e il secondo del
risultato, della qualità del contenuto. Il gruppo è chiamato come team di progetto ad
elaborare strategie, definire progetti, risolvere problemi, a realizzare progetti. E’ un gruppo
quindi che risponde pienamente del risultato e del prodotto realizzato. Il coordinatore
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risponde soltanto dei fattori di efficacia e quindi se il gruppo ha terminato il lavoro nei
tempi definiti dall’azienda, se le risorse assegnate sono state utilizzate al meglio.
Nel gruppo orizzontale il ruolo del conduttore è di sostenere il gruppo nel raggiungimento
degli obiettivi e nella tenuta di attenzione verso del processo di lavoro. Ha un ruolo quindi
neutrale nei confronti del tema della riunione e del progetto scelto e realizzato. Orienta il
gruppo verso una logica di cooperazione e di integrazione delle competenze e delle capacità.
Nei gruppi verticali
il coordinatore, generalmente il referente gerarchico, ha la
responsabilità sul risultato pertanto svolge
una funzione di guida attiva durante tutta la
riunione. Controlla le relazioni tra i membri e mantiene un coordinamento attivo sulle
problematiche gestionali. E’ espressione
di un indirizzo, di una vision che tenta di
comunicare e trasferire al gruppo. Non ha quindi un atteggiamento neutrale e imparziale
perché rappresenta una posizione organizzativa precisa.
La terza struttura è rappresentata dai gruppi misti: in questo caso la responsabilità è del
coordinatore per quanto riguarda la qualità del processo mentre è congiunta rispetto al
processo. Il gruppo risponde congiuntamente al coordinatore dei risultati del lavoro. Questi
gruppi sono generalmente definiti come gruppi di progetto con a capo un projet leader che
si distingue dal coordinatore dei gruppi orizzontali per una stretta competenza sull’oggetto
del lavoro.
Gruppi professionali e naturali
Quando in un organizzazione è assente la definizione della dimensione strategica viene
meno uno dei passaggi più importanti per attivare un gruppo: la definizione di un obiettivo
esterno al gruppo assegnato da una committenza. Se questo evento non è presente il
gruppo rischia di attivare un processo tipico dei gruppi naturali: l’aggregazione in funzione
della reciproca familiarità, sintonia.
In un contesto organizzativo gli individui partecipano ad un gruppo per raggiungere un
obiettivo definito dall' organizzazione: hanno un compito, un tempo, degli strumenti, un
obiettivo elementi che partecipano alla definizione dell'out put finale rappresentato da n
progetto, una decisione, un'analisi. La finalità del gruppo quindi non nasce dalle persone
che lo costituiscono ma da un soggetto esterno, di solito un membro dell'organizzazione, che
definisce linee guida, prospettive, vincoli. Infatti nel momento in cui il gruppo inizia a
lavorare, la dimensione individuale emerge nel gruppo come dinamica interpersonali che
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si sviluppa in funzione dell’esigenza di soddisfare i bisogni personali. la soddisfazione dei
bisogni psicologici individuali non è l'obiettivo primario ma emerge come tensione tra i
membri. L'essere in gruppo dipende da un mandato esterno, istituzionale, che assegna un
obiettivo, un compito organizzativo. Il gruppo nasce non in funzione di bisogni ed esigenze
personali dei singoli membri ma per l'azione esterna di un organizzazione che richiede a un
team di professionisti di raggiungere un obiettivo.
Al contrario, i gruppi naturali hanno un obiettivo psicologico "interno" al gruppo che
orienta l'attenzione ai legami tra i membri, ai bisogni individuali e non all'interazione con il
contesto sociale.
Mentre il gruppo di lavoro si muove all'interno di un ambiente sociale
che ne definisce gli obiettivi, le risorse, i vincoli e i tempi, il gruppo naturale sorge e vive
sulla base delle esigenze individuale di ciascun membro. Il primo si definisce eterocentrato
ossia orientato a contenuti e oggetti esterni al gruppo quali un progetto, un compito etc, il
secondo
autocentrato ossia orientato alla soddisfazione dei propri bisogni, esigenze
dinamiche. Non esiste obiettivo esterno al gruppo che canalizza l'attenzione su un progetto,
un'attività. La ragione d'essere di questa tipologia è il gruppo fine a se stesso. E’ possibile
quindi che in un azienda, in assenza di una dimensione strategica chiara,
gruppi anche contrapposti in funzione delle culture organizzative o
si costiuiscono
delle
affinità
professionali o personali.
Il rischio più significativo nella assenza di un reale committment è la possibilità di non
orientare il lavoro di gruppo agli obiettivi strategici ma di renderlo funzionali ai bisogni
soggettivi. Nei gruppi
naturali
l'obiettivo principale è la
soddisfazione dei
bisogni
psicologici individuali quali il confronto e la conferma della propria identità, la percezione
di sicurezza, di stima reciproca, la possibilità di contribuire attivamente alla vita di gruppo.
In quelli di lavoro gli obiettivi organizzativi sono l’elemento che giustifica la nascita del
gruppo istituzionale e professionale. si affiancano agli obiettivi che i gruppi spontaneamente
realizzano ogni volta che si incontrano.
La dimensione metodologica: i fattori di presidio del lavoro di gruppo
La dimensione organizzativa del gruppo di lavoro permette di individuare le finalità, le
prospettive, le caratteristiche
e i confini del mandato e per questo
si situa in una
prospettiva strategica: l'orientamento e il tempo di lavoro è il medio lungo termine.
Questa dimensione guarda quindi agli obiettivi globali ma non si situa sulla linea del
presente, delle opzioni su come progettare e gestire il lavoro di gruppo relativo invece alla
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dimensione metodologica. Quest’ultima,
infatti, riguarda il momento operativo di
conduzione e gestione del lavoro di gruppo: la prospettiva seguita non è più quella globale,
strategica ma quella particolare del singolo momento, delle azioni che permettono la
realizzazione delle finalità a breve e medio termine.
L’area metodologica comprende le logiche di progettazione e di conduzione degli elementi
costitutivi di un gruppo di lavoro: il tempo, le persone, gli spazi, i ruoli, regole formali,
informazioni.
Sono due quindi i momenti principali della dimensione metodologia quello progettuale in
cui si definiscono gli elementi essenziali
per raggiungere l’obiettivo, e
quello di
conduzione che prevede l'attenzione sugli elementi costitutivi nel momento dell'attività di
gruppo. Quindi se il lavoro progettuale consiste nella valutazione e scelta degli elementi a
cui prestare più attenzione
in funzione della volontà di raggiungere
un determinato
obiettivo, il lavoro di conduzione invece considera le interazioni più funzionali per
realizzarlo.
A questo punto è possibile iniziare a descrivere gli elementi costitutivi
della dimensione
metodologia ricordando che questi comprendono l’insieme delle norme, delle regole, dei
campi di attenzione che si ripresentano ogni volta che due o piu’ persone si riuniscono per
lavorare insieme.
I fattori da considerare nella fase progettuale comprendono la struttura del gruppo, la
definizione degli obiettivi e del tema, le tipologia di riunione, l'analisi dei ruoli interni, la
definizione del tempo totale, la dimensione del gruppo.
Gli obiettivi
L'obiettivo unisce le persone di un gruppo di lavoro, orienta l'attenzione sul risultato, attiva
i membri verso la scelta della metodologia di conduzione più adeguata. Diventa necessario
quindi iniziare a descrivere i diversi obiettivi che si possono raggiungere all'interno di un
gruppo di lavoro. L'analisi degli obiettivi di un attività di gruppo permette di individuare
tipologie diverse in funzione delle
competenze cognitive messe in atto dai singoli
partecipanti. L’osservazione ha permesso di individuare cinque aree: quella di ascolto, di
informazione, di elaborazione, progettuale ed infine decisionale.
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Gli obiettivi di ascolto sono tipici delle riunioni destinate a trasferire informazioni,
dati,
orientamenti, linee di indirizzo. Nelle organizzazioni le riunioni di ascolto sono quelle di
presentazione del programma di inizio anno, di comunicazioni di cambiamenti organizzativi,
di presentazione
o resoconti di progetti e iniziative. L’obiettivo
è quindi quello di
raggiungere con un messaggio, un'informazione, il numero maggiore di persone. In una
riunione di questo tipo i partecipanti sono chiamati ad ascoltare e una delle caratteristiche
è l’assenza di momenti di discussione e di valutazione presenti invece in quelle informative.
In ambito di progettazione la scelta da compiere è se utilizzare una struttura di gruppo per
trasferire informazioni oppure utilizzare altri strumenti
informatici.
tra cui supporti cartacei o
Di solito si opta per un momento collegiale se è importante creare una
situazione di gruppo, di rapporto interpersonale.
Gli obiettivi di natura informativa si individuano nelle riunioni destinate alla presentazione
di informazioni, di notizie, di opinioni su un determinato argomento parallelamente al
confronto di opinioni. Il gruppo, in questo momento, non è chiamato a progettare un
percorso, un attività sulla base di quelle informazioni bensì ad
ascoltare,
discutere,
confrontarsi. L'obiettivo finale è quindi lo scambio di informazioni, di punti di vista o la
raccolta di opinioni. In questo caso è evidente che i membri sono coinvolti a discutere su un
tema, a scambiarsi opinioni, pareri ma non a decidere in merito.
Gli obiettivi di tipo elaborativo riguardano le attività di analisi, confronto, valutazione su
una serie di dati, opinioni, iniziative. L’elaborazione rappresenta la fase successiva il
momento di ascolto e di raccolta di informazione e precede la fase progettuale e decisionale.
Non esiste attività progettuale che non sia preceduta da una fase di ascolto e di raccolta di
informazione e di elaborazione: questo è il momento in cui si privilegia la massima
divergenza, l’esplorazione più ampia attorno al tema individuato come contenuto principale
del lavoro di gruppo. L'obiettivo è quello di aumentare le prospettive di analisi di un
problema
Gli obiettivi di natura progettuale si presentano ogni volta che un gruppo deve realizzare la
progettazione di un'attività, di un percorso. Il gruppo
quindi non solo
si scambia
informazioni, ma integra le informazione possedute da ogni individuo per realizzare un
progetto, una proposta. I gruppo di progetto sono caratterizzati da un impegno attivo su un
tema, da una disponibilità verso l'analisi delle informazioni, verso l'elaborazione di idee,
punti di vista, verso la scelta della soluzione più adeguata rispetto all'analisi del contesto,
dei vincoli e delle opportunità.
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Gli obiettivi decisionali riuniscono il gruppo intorno ad una decisione che può essere
preceduta o meno dall'analisi di un problema.
La definizione degli obiettivi riveste una rilevanza tale in ambito progettuale da aver
influito sulla creazione di alcune strutture di riunione che nel tempo hanno assunto una
denominazione specifica in funzione dell’obiettivo prevalente.
Il lavoro di gruppo destinato alla trasmissione di informazione si è trasformato in riunione
informativa e di seguito decisionale e di progetto. Un’osservazione attenta del lavoro di
gruppo permette di individuare che questo nome è assegnato ricorrendo alla valutazione
dalla finalità principale della riunione. Inoltre la presentazione degli obiettivi ha seguito un
ordine di complessità in cui l'ascolto rappresenta la competenza cognitiva più semplice e la
progettazione, la più articolata.
E' chiaro che nel lavoro di gruppo
gli obiettivi quali la decisione e la progettazione
incorporano al loro interno anche le competenze più semplici che diventano un momento
del lavoro di gruppo: gli obiettivi decisionali comprendono le competenze specifiche di
quelli che lo precedono, quindi l'ascolto, lo scambio di informazione, l'elaborazione, la
decisione.
Il tema
Ogni obiettivo si associa a un tema di riunione o di lavoro che caratterizza l’area di
contenuto attorno a cui si concentrano gli approfondimenti, le discussioni, le decisioni. Nel
lavoro di gruppo
la distinzione di obiettivi e contenuti
è il primo passaggio
di
chiarificazione spesso confuso sia a livello progettuale sia di conduzione. Il tema di
riunione caratterizza l’argomento intorno a cui un gruppo discute, decide, progetta; la
finalità invece permette di orientarsi al risultato che quel gruppo deve realizzare. La capacità
di individuare il tema permette di convogliare le energie e l'attenzione del gruppo verso il
risultato atteso.
La gestione del tempo
Il tempo costituisce un fattore strategico per la gestione dei gruppi poiché rappresenta
contemporaneamente la condizione per lo svolgimento del lavoro e il limite, i confini
temporali entro cui questo si deve realizzare.
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La prima fase di analisi della funzione del tempo riguarda la distinzione tra tempo totale e
tempo interno, il primo relativo all'unità di tempo complessiva di ogni incontro di lavoro, il
secondo invece riferito alla distribuzione interna su ogni tema e su ogni obiettivo da
perseguire.
La progettazione del tempo
totale si realizza considerando
i termini entro cui un
determinato lavoro dovrà essere consegnato e il tempo necessario in ogni incontro. Si entra
in una logica di pianificazione in cui necessario individuare se un obiettivo può essere
realizzato in uno o più incontri. Questa valutazione è bene realizzarla tenendo presente la
capacità massima di attenzione oltre la quale
è
consigliabile
non andare, pena
l’allungamento dei tempi di decisione, la perdita di ascolto e di attenzione.
Nel caso di una riunione con più punti all'ordine del giorno il tempo totale dovrà essere
suddiviso in un tempo interno
ossia in momenti specifici per la trattazione di ogni
contenuto in funzione dei diversi obiettivi. Ogni tema all'ordine del giorno richiede un
tempo preciso in funzione dell’obiettivo stabilito su quell’area di lavoro. Si avrà così un
tempo dedicato all’ascolto, un altro all’informazione ed infine uno per la decisione.
La progettazione del tempo interno si realizza ponderando il tempo a disposizione in
funzione degli obiettivi e dei temi da trattare. Una riunione che ha come obiettivo di
trasferire informazioni senza entrare nel merito di
discussioni, approfondimenti o
addirittura decisioni, avrà bisogno di un tempo totale più limitato di una riunione che, a
partire dagli stessi temi, arriva ad una decisione. Il tempo totale va quindi progettato in
funzione dell’impegno cognitivo ed interpersonale di elaborazione del gruppo.
In ordine di complessità cognitiva ed interpersonale si trovano gli obiettivi di ascolto, di
informazione, di elaborazione, di decisione e di progetto. La programmazione del tempo
interno rappresenta la suddivisione del tempo totale in unità destinate al conseguimento di
un obiettivo specifico
I processi di comunicazione in funzione delle strutture
Nell’analisi della dimensione strategico-organizzativo si sono descritte le diverse strutture
di organizzazione di
un gruppo in funzione della distribuzione del potere e della
responsabilità di processo e di risultato. Ogni struttura vincola le comunicazioni presenti in
un gruppo in funzione del tipo di responsabilità assegnata a ciacun membro. Quindi la
struttura verticale, orizzontale o mista implica necessariamente processi di comunicazione
e relazione in funzione della tipologia di potere conferito e assunto dal coordinatore del
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gruppo.
Si definiscono i messaggi primari, secondari e terziari in funzione del potere
relazionale assegnato a ciascuno di influenzare il lavoro di gruppo. I messaggi riguardano le
relazioni tra gruppo e coordinatore per raggiungere un obiettivo.
Quando il gruppo ha una struttura verticale diventa il luogo in cui il responsabile di una
funzione o di un servizio
trasmette informazioni, richiede pareri, attiva risorse su un
progetto, orienta l’attenzione su obiettivi e programmi la comunicazione: i messaggi primari
sono quelli tra coordinatore e gruppo, secondari tra gruppo e coordinatore, terziari tra i
membri. Nel secondo caso, invece, il gruppo è chiamato come team di progetto ad elaborare
strategie, definire progetti, risolvere problemi:
le relazioni più importanti, e quindi
comunicazioni primarie, sono quelle che privilegiano la realizzazione dell’obiettivo del
gruppo e che rappresentano la responsabilità sul risultato conferita al gruppo; quelle
secondarie invece dipendono dalla responsabili sul processo di lavoro di gruppo assegnata
al coordinatore; le comunicazioni terziarie invece sono quelle tra il gruppo e il coordinatore.
Il gruppo misto in funzione dell’integrazione delle responsabilità tra coordinatore e gruppo
(di processo e risultato
al coordinatore e di
comunicativa che individua nei messaggi primari
risultato al gruppo) ha una struttura
le comunicazioni
che vanno dal
coordinatore al gruppo, secondarie tra il gruppo e terziarie dal gruppo al coordinatore.
I ruoli
Nel momento in cui si osserva un gruppo al lavoro si nota che ogni partecipante assume un
ruolo specifico. Il ruolo rappresenta la funzione prevalente che una persona ha nei
confronti del gruppo. L'analisi delle dinamiche di gruppo ha permesso di rilevare tre
funzioni particolarmente
significative nello sviluppo dell'attività che possono essere
correlate ad ogni dimensione del gruppo: in particolare la funzione emotiva (Quaglino G.P.,
1992) è propria della dimensione psicologica, la funzione di presidio del compito è
relativa a quella organizzativa, la funzione di presidio metodologico relativa alla dimensione
metodologica .
La funzione orientata all'obiettivo
permette di concentrare l'attenzione del gruppo al
risultato: presidia quindi la dimensione della finalità di lavoro e la congruenza con il tema
designato.
La persona in grado di svolgere il ruolo di contenimento dei processi emotivi del gruppo
presidia la funzione emotiva: questa funzione è particolarmente delicata poiché interviene
sui rapporti tra le persone e ha il compito di armonizzare le differenze, di orientare la
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tensione e i conflitti ad un accordo costruttivo, di stimolare e approfondire la comunicazione
tra i soggetti, selezionare e definire le norme comuni di lavoro. Inoltre presidia le fasi di
sviluppo del gruppo prestando attenzione all'equilibrio tra i compiti richiesti e il clima
emotivo presente.
La funzione metodologica è realizzata dalla persona attenta sia nella fase di progettazione,
sia in quella di conduzione, agli elementi costitutivi il lavoro di gruppo: obiettivi, contenuti,
tempo, strumenti e risorse. Chi svolge una funzione di presidio metodologico tenta di
mantenere in equilibrio ogni singolo fattore con le altre dimensioni.
In un gruppo a volte si delegano le funzioni dei diversi ruoli ad un 'unica persona: il
conduttore o facilitatore di gruppo. In questo caso il gruppo opera una delega delle funzioni
di lavoro di gruppo e gli attribuisce la competenza e la responsabilità del presidio della
dimensione psicologica, metodologica ed organizzativa. Quando ciò non si verifica, i tre
ruoli possono essere realizzati da tre persone diverse.
La dimensione del gruppo
La dimensione del gruppo è un fattore di progettazione di particolare importanza poiché
condiziona i risultati del lavoro di gruppo.
Nella definizione degli obiettivi e del tema di riunione si sono potuti osservare le diverse
tipologie di obiettivo; in particolare è stato possibile rilevare che nei gruppi si realizzano
attività che prevedono livelli di complessità differenti. Le attività di ascolto e di scambio di
informazioni prevedono un grado di complessità diversa rispetto a finalità quali la diagnosi,
la valutazione, la decisione. Queste ultime
sono realizzabili soltanto introducendo
accorgimenti metodologici ( suddivisione in sottogruppi o assegnazione di ruoli specifici)
con maggior difficoltà in presenza di un alto numero di partecipanti mentre si addicono con
unità che comprendono massimo 12/15 persone.
Le attività cognitive richieste ad ogni
membro infatti prevedono momenti di discussione, confronto che si realizzano con difficoltà
in presenza di grandi gruppi.
Il primo aspetto da considerare riguarda, quindi, il numero complessivo di persone da
accogliere come membro del gruppo; questa variabile infatti è particolarmente influente
sulla realizzazione degli obiettivi e dei risultati del gruppo in quanto si correla positivamente
o negativamente con la tipologia di obiettivi. In particolare è possibile ricorrere ad una
valutazione che considera il numero massimo di persone presenti nel gruppo in funzione
degli obiettivi; è possibile così giungere al seguente schema:
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i piccoli gruppi composti da un numero massimo di 8 persone sono in grado di
realizzare tutte le tipologie di obiettivo. Il numero limitato consente infatti l'attivazione
di processi semplici quali l' ascolto e lo scambio di informazioni e complessi, quali l'
elaborazione, la decisione e la realizzazione di unità di
progetto.
In ambito
organizzativo un gruppo con queste caratteristiche è rappresentato dal gruppi progetto.
i gruppi composti da un numero massimo di 15 persone sono in grado di realizzare tutte
le attività sopra delineate con il supporto di un buon coordinamento. Le attività di
decisione e di progetto prevedono comunque
una suddivisione interna di ruoli
e
funzioni.
i grandi gruppi fino a 60 persone riescono a realizzare attività di ascolto e scambio di
informazioni e solo attraverso una conduzione che suddivide il grande gruppo in
piccoli gruppi attività di decisione.
esiste un'altra aggregazione caratterizzata da un numero elevato di partecipanti. In questo
caso si superano le 60 unità per arrivare anche alle centinaia di persone composizione
presente nelle assemblee, conferenze, convegni. Questa dimensione permette soltanto
attività semplici di lavoro di gruppo quali l'ascolto alternati, solo al termine delle
relazioni o dei lavori, brevi scambi di informazioni. E' il momento del dibattito in cui si
dà la possibilità all'assemblea di presentare domande ai relatori.
La dimensione psicologica: l'area socio-emotiva
Nel momento in cui un gruppo di persone si incontra per realizzare un progetto, per risolvere
un problema, per decidere un intervento o una strategia
mette in atto
una serie di
comportamenti che possono favorire o ostacolare il conseguimento degli obiettivi che il
gruppo si era dato o aveva ricevuto. A volte questi sono attribuiti erroneamente alle
caratteristiche individuali, note come elementi che facilitano o impediscono un buon
andamento del lavoro di gruppo; altre volte, invece,
a problemi metodologici di
progettazione e conduzione di un gruppo. In realtà la situazione è molto più complessa:
l’interazione tra le persone che lavorano in un gruppo non è determinata dal singolo
individuo ma influenzata dalla qualità dell’interazione reciproca tra tutti i membri che lo
compongono. Infatti il gruppo di lavoro è un contesto in cui gli individui sono orientati sia
sugli aspetti di progetto, sia sulla dimensione di rapporto interpersonale, quindi sui processi
relazionali tra le persone, sulle dinamiche psicologiche
consapevoli o inconsapevoli (
Anzieu D., 1989).
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In questo senso la dimensione psicologica intesa come l'insieme dei rapporti tra le persone,
delle rappresentazioni psicosociali diventano oggetto di attenzione per chi si propone di
progettare e condurre un gruppo di lavoro. Il presidio dell'area socio-emotiva, quindi,
favorisce una buona qualità di lavoro e la conseguente possibilità di raggiungere gli obiettivi
organizzativi assegnati.
Il gruppo come contenitore di bisogni individuali e sociali
Ogni soggetto nel momento in cui entra a far parte di un gruppo, sia esso naturale o di
lavoro, soddisfa alcuni bisogni di natura psicologica tra cui quello di vedere riconosciuta
la propria persona, di sentirsi stimati, di provare sicurezza nel momento in cui si partecipa
alla vita di gruppo, di osservare che esiste la possibilità di contribuire alla vita di gruppo
sono esigenze che ogni individuo agisce in un gruppo ( Maslow A.H., 1954). Ogni persona
tende a soddisfare dei bisogni individuali che afferiscono all'area delle esigenze, desideri
personali. Questa dimensione si interseca con un'altra aspetto della dimensione psicologica
prodotto dalla relazione del gruppo, come soggetto sociale, con gli altri gruppi. Questo
aspetto è definito come la dimensione collettiva del gruppo ed è riconoscibile dal fatto che
il processo tra le persone è sempre qualcosa di diverso dalle caratteristiche dei membri che
lo rappresentano ed "è qualcosa di più delle somma delle singole parti" ( Lewin
K,1963,1976): è un soggetto sociale, un essere con una dimensione psicologica propria
che, come tale, ha bisogni particolare, specifici e distinti da quelli dei singoli individui;
vive una propria storia, ed è condizionato da dinamiche psicologiche specifiche.
Il bisogno principale del gruppo è quello di esistere, di esserci (Quaglino G.P.1992): si
esprime attraverso il senso d’appartenenza che i diversi soggetti riescono ad attivare.
Di
solito si riconosce prestando attenzione alle rappresentazioni operative e simboliche che il
gruppo fa di se stesso e si realizza grazie alla condivisione di obiettivi, norme, valori,
progetti comuni.
L'appartenenza ad un gruppo definisce anche il confine, la linea di
demarcazione tra questo, gli altri gruppi e il mondo esterno. Di solito questo si realizza
attraverso la dinamica essere per/ essere contro in cui il gruppo ha la possibilità di
sperimentare, grazie al processo di appertenenza,
la differenza tra il proprio gruppo e gli
altri gruppi.
Quindi i bisogni individuali e bisogni sociali sono sempre presenti nella vita del gruppo e si
muovono in un rapporto di reciproca interdipendenza, sin dai primi momenti di formazione
di ogni gruppo. Nel momento in cui un gruppo lavora insieme per raggiungere un obiettivo
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organizzativo è chiamato a presidiare la dimensione organizzativa, quella metodologica ed
infine quella psicologica legata alla dialettica tra i bisogni individuali, espressi da ogni
membro e i bisogni sociali, determinati dal gruppo come soggetto sociale.
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