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Zetadocs for Microsoft Dynamics NAV
Dalle rimesse pagamenti in uscita alle fatture fornitori in entrata, Zetadocs for
Microsoft Dynamics NAV consente di automatizzare e semplificare i comuni
processi basati su documenti cartacei.
Risparmia tempo e aumenta i livelli
del servizio di assistenza clienti grazie
alla consegna e all’archiviazione
elettroniche
Zetadocs for NAV è il componente aggiuntivo per la gestione dei documenti per
Microsoft Dynamics NAV scelto da Microsoft per la sua connessione a SharePoint.
Zetadocs consentirà all’azienda di eliminare i processi basati su documenti, scomodi e
dispendiosi in termini di tempo, in modo da ottenere risparmi dei costi, tempi di risposta
ai clienti più rapidi e una diminuzione dell’emissione di anidride carbonica da parte
dell’azienda stessa.
Riduzione dei costi, miglioramento del servizio, attenzione all’ambiente
Inviati a clienti e fornitori, con le copie originali archiviate per essere recuperate in
seguito, i documenti cartacei sono ancora al centro di numerosi processi aziendali.
Zetadocs consente di sostituire i comuni processi che utilizzano notevoli quantità
di carta, ottimizzando in tal modo l’operatività dell’azienda. I reparti finanziari, gli
addetti ai servizi di assistenza clienti e tutti i team operativi possono lavorare in modo
più efficiente direttamente sullo schermo, risparmiando tempo e denaro e offrendo
contemporaneamente livelli di servizio migliori agli utenti.
Vantaggi:
• Risparmio di tempo e denaro
grazie alla creazione, l’invio,
l’archiviazione e il recupero
di documenti sia in modo
automatico che elettronico
anziché in modo manuale tramite
l’utilizzo della carta.
• Miglioramento del servizio di
assistenza clienti grazie alla
presenza di tutti i documenti sullo
schermo che consente ai team
dei reparti finanziari, di vendita
e di assistenza di rispondere più
rapidamente alle richieste.
Aumento dell’efficienza - Maggiore efficienza nel lavoro. Grazie alla creazione, l’invio,
l’archiviazione e il recupero di documenti sia in modo automatico che elettronico,
Zetadocs consente ai reparti finanziari e operativi di dedicare una maggiore quantità di
tempo ad attività produttive e a valore aggiunto.
• Riduzione dell’emissione di
anidride carbonica grazie alla
diminuzione della quantità di
carta stampata, archiviata e
consegnata dall’azienda.
Miglioramento del servizio - Maggiore rapidità nelle risposte ai clienti. Zetadocs
consente di offrire livelli di servizio migliori rispetto a quelli realizzabili quando la ricerca
deve essere eseguita in archivi fisici, comportando di conseguenza una maggiore
soddisfazione del cliente.
• Zetadocs migliora inoltre le
operazioni per la conformità alle
normative, rafforza la sicurezza,
fornisce una procedura di
ripristino di emergenza, velocizza
le verifiche ed è completamente
personalizzabile.
Riduzione dell’emissione di CO2 - Maggiore attenzione ai problemi aziendali.
Diminuzione della quantità complessiva di anidride carbonica emessa grazie alla
riduzione della carta utilizzata per lettere, fatture, rendiconti e buste nonché alla
riduzione dei chilometri percorsi per la consegna dei documenti.
Verifiche più rapide - Zetadocs consente di eseguire in modo rapido e semplice la
ricerca non solo di un unico documento, ad esempio una fattura, ma di tutte le offerte,
gli ordini di acquisto, la documentazione di consegna e la corrispondenza correlata. In
questo modo la ricerca e la verifica di qualsiasi transazione di vendita o di acquisto da
parte dei revisori contabili viene velocizzata, consentendo un’esecuzione più rapida e
semplice dei controlli previsti dalla legge.
equisys.com
Equisys Document Dynamics
Fatturazione elettronica
Riduzione di costi e impegno amministrativo dovuti alla fatturazione. Direttamente in NAV, Zetadocs consente di personalizzare,
elaborare e creare automaticamente le fatture prima che vengano consegnate elettronicamente in batch. Una volta inviate,
le fatture vengono automaticamente indicizzate e archiviate insieme all’altra documentazione correlata al cliente o alla
transazione, consentendo al team del reparto finanziario di operare in modo più efficiente.
Controllo e tracciabilità delle consegne
Difficoltà di verifica della consegna delle merci. I documenti firmati potrebbero non essere sempre archiviati in modo corretto
e il tempo del personale necessario per rispondere alle richieste è costoso e speso in modo inefficiente. Zetadocs consente
di creare conferme di consegna dotate di codice a barre che, una volta firmate dal destinatario, possono essere digitalizzate e
archiviate in NAV insieme alla documentazione corrispondente. L’archiviazione in SharePoint in formato PDF/PDA garantisce
quindi che i documenti siano recuperabili con semplicità, determinando la diminuzione dei tempi di risoluzione e il
miglioramento del servizio di assistenza clienti.
Elaborazione delle fatture fornitori
Registrazione e approvazione corrette delle fatture fornitori. Zetadocs consente di tutelare le relazioni con i fornitori grazie alla
possibilità di archiviare le fatture ricevute automaticamente in SharePoint. Tramite un sistema di etichette con codice a barre,
Zetadocs consente di digitalizzare, dividere e collegare batch di fatture in entrata in relazione alle transazioni corrispondenti in
Microsoft Dynamics NAV, riducendo in questo modo l’utilizzo di carta e la necessità di archivi fisici.
Zetadocs for Microsoft Dynamics NAV functionality comparison
Zetadocs
Express
Capture
Essentials
Capture
Plus
L’accesso su schermo ai documenti migliora il servizio di assistenza ai clienti e riduce la necessità di archivi per documenti
cartacei
•
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•
Flussi di lavoro di approvazione di documenti per la firma di
documenti sullo schermo tramite SharePoint
La funzionalità consente di risparmiare tempo e fatica nonché di
impedire la perdita di documenti
•
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•
Elaborazione batch di messaggi di posta elettronica, file e
documenti digitalizzati grazie a code di documenti multiutente
Aumento dell’efficienza, risparmio di tempo e miglioramento del
servizio di assistenza ai clienti
•
•
Conversione PDF/PDA di documenti in formato di archiviazione ISO standard con metadati personalizzati aggiuntivi
Accesso a lungo termine sicuro a un archivio elettronico privo di
impatto ambientale con ritorno ottimale per l’azienda
•
Archiviazione automatica di documenti, con divisione in
batch tramite riconoscimento con codice a barre e OCR
Ottimizzazione del risparmio di tempo e dei vantaggi relativi al
servizio di assistenza clienti e contemporanea riduzione della
dipendenza dalla carta
•
Funzionalità di consegna
Vantaggi
Salvataggio e invio tramite posta elettronica di documenti
di acquisto e vendita NAV con archiviazione delle copie in
SharePoint
Riduce l’utilizzo del servizio postale convenzionale, con
conseguente risparmio dei costi e minore emissione di anidride
carbonica
Invio in batch tramite posta elettronica e fax* in base alle
preferenze di clienti e fornitori
Funzionalità di acquisizione
Vantaggi
Trascinamento per archiviare messaggi di posta elettronica e
file in SharePoint con collegamenti a NAV
Zetadocs
Express
Delivery
Essentials
Delivery
Plus
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•
Aumento dell’efficienza, risparmio di tempo e miglioramento del
servizio di assistenza ai clienti
•
•
Sovrimpressione e annessione di logo, intestazioni, termini
e condizioni e messaggi di posta elettronica di accompagnamento personalizzati nei documenti NAV
Rafforza la conformità con le linee guida aziendali e con i
requisiti di legge
•
•
Controllo programmabile di allegati, ad esempio schede
attività e brochure, in base al contesto
Ulteriori miglioramenti dell’efficienza, grazie al risparmio di
tempo dovuto all’automazione dei processi di creazione dei
documenti
•
Invio completamente personalizzabile in base a requisiti di
logica aziendale con possibilità di contrassegnare tramite
metadati personalizzati
Ottimizzazione del risparmio di tempo e dei vantaggi relativi al
servizio di assistenza ai clienti con ritorno ottimale per l’azienda
•
*Delivery Plus solo
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Equisys Document Dynamics