GESTIONE CLINICA E CONTABILE CON IL COMPUTER
Il computer è entrato ormai prepotentemente nella vita di ognuno di noi, non sempre
semplificandoci la vita . Nella gestione però dell'attività professionale può aiutarci molto in quella
che è l'ordinaria routine quotidiana acquisendo i consensi informati, le fotografie prima e dopo i
trattamenti, aiutandoci nelle prescrizioni cosmetologiche o farmaceutiche o nella richiesta di esami
di laboratorio, e molto altro ancora. Per tutto questo è necessario un software concepito proprio per
espletare queste funzioni in maniera semplice ed affidabile ,che ci consenta di conservare in
maniera ordinata tutta la documentazione clinico-contabile anche per eventuali risvolti medico- legali. Horizon ME è un software gestionale professionale per strutture mediche che operano nella
medicina estetica. Questo gestionale offre funzionalità cliniche e contabili evolute, stabilità dei dati
grazie al database SQL, modularità, alto livello di personalizzazione, assistenza tecnica
professionale, adeguamenti tecnologici costanti in conformità alla legge 196/2003. E' il primo
gestionale del settore, e si basa su solide fondamenta date dai gestionali Caes Software, che hanno
ormai una esperienza quasi trentennale nello sviluppo di software professionali.
Gestione Anagrafica clienti
La gestione dei clienti è molto semplice. Per creare un nuovo cliente o modificarlo basta un click.
Inoltre è presente la gestione della rubrica telefonica e la possibilità di memorizzare i clienti su più
archivi
differenti
(hard
disk,
pendrive,
ecc.).
Anagrafica
Per iniziare a lavorare con i propri dati la prima cosa è quella di emettere i dati reali di un proprio
cliente. In Horizon di base è possibile gestire l'inserimento, cancellazione e modifica delle
anagrafiche dei pazienti e dei fornitori. Questo non è un modulo aggiuntivo ma è di base nel
programma perché il funzionamento dello stesso prescinde dall'esistenza delle anagrafiche. Le
informazioni inseribili per ogni anagrafica sono di svariato tipo, da quelle classiche (nome,
cognome, indirizzo ecc.) a quelle più avanzate (medico curante, rapporto con un'altra anagrafica in
archivio, categoria ecc.).Una volta inserita un anagrafica può essere sempre ricercata secondo vari
parametri. Oltre alle funzioni per gestire direttamente i clienti/fornitori, c'è una sezione di riepilogo
che consente di effettuare l'elenco di tutte le anagrafiche, la gestione dei richiami periodici e la
visualizzazione dei compleanni.
Rubrica
Integrata in Horizon è presente anche una Rubrica Telefonica, con ricerca veloce dei pazienti.
Cartella Clinica
La cartella clinica ha una struttura multi pagina di cui le principali sezioni sono:
Visita
Diagnosi
Prescrizioni
Documenti
Immagini
Terapie
Prescrizioni
Dietologia
Terapie
Immagini
Consensi Infornati
Visita
Anamnesi
L'Anamnesi è suddivisa in vari campi (remota, prossima, valutazione generale, etc) ed ha un
inserimento dati totalmente libero. Consente di introdurre testi senza nessun limite di caratteri.
Viso
La Scheda Viso consente di definire il Fototipo, il Biotipo e di indicare tutti i principali parametri di
sebometria, PH-Metria, etc. Permette di memorizzare i pdf generati da apparecchiature per il checkup cutaneo
Collo Decolleté' Mani
Permette di inserire la valutazione per singolo distretto di rughe (superficiali e profonde) , cheratosi,
discromie, etc.
Gambe
La scheda gambe consente di definire la flebo linfologia degli arti inferiori. L'indice di Windsor
viene calcolato automaticamente a partire dall'inserimento delle pressioni tibiale e omerale.
Corpo
La scheda corpo ha gli automatismi per il calcolo di: BMI, Habitus (tipo ginoide o androide) a
partire dal diametro Biomerale e Bitrocanterico, Sezione Aurea a partire dall'altezza, ABMI (BMI
Armonico in funzione dell'età, dell'Habitus e della Sezione Aurea), RVF, MAC. Permette di
memorizzare e graficizzare l'andamento delle misurazioni del peso. Ha una sezione per la
Plicometria ed i campi per l'inserimento delle valutazioni ecografiche delle regioni trocanteriche,
ginocchia e sopramalleolare. E' inoltre possibile inserire i dati impedenziometrici.
Prescrizioni ed Inci
Horizon, è stato concepito per velocizzare, razionalizzare e assistere il medico estetico, nella
compilazione delle prescrizioni di cosmetici, cosmeceutici, farmaci, accertamenti diagnostici e
tutori elastocompressivi. Si possono creare protocolli prescrittivi velocemente e stamparli per il
paziente e conservarli in cartella clinica. Per facilitare tutto questo sono stati preinseriti i principali
cosmetici e cosmeceutici, le indagini di laboratorio e i tutori elestocompressivi. Tutto è comunque
personalizzabile ed adattabile alle esigenze del clinico estetico. Per facilitare la scelta terapeutica è
presente l'INCI completo di tutti i principi, consultabile ed aggiornabile molto velocemente.
Completa gestione delle prescrizioni di cosmetici, farmaci, accertamenti diagnostici.
Dietologia
La scheda dietologia consente di comporre una dieta settimanale totalmente personalizzata con
visione del bilancio giornaliero e settimanale Il software consente la stesura del diario alimentare
del paziente e i piani alimentari settimanali con il calcolo in automatico dei bilanci calorici, proteici,
lipidici, glicidici, giornalieri e settimanali. E' possibile personalizzare completamente gli alimenti e
creare diete tipiche per una veloce personalizzazione per il paziente. In alternativa è possibile
scegliere e stampare diete già precompilate, per velocizzare il piano dietetico.
Terapie
Da questa schermate di accede all'inserimento delle terapie. Le terapie sono organizzate in listini
personalizzabili dall'utente, hanno un inserimento libero, la sigla può essere spostata con il mouse
nella posizione desiderata, hanno vari stati: da fare, in lavorazione, fatto, escluso. Prendono il colore
dell'operatore. Da una corretta gestione delle terapie derivano il preventivo, la fatturazione e le
statistiche cliniche delle prestazioni eseguite. Per la posizione delle terapie ci sono a disposizione
diversi schemi grafici, ed è possibile anche creare dei propri schemi, ma una delle soluzioni più
interessante è quella di poter utilizzare come sfondo del quadro delle terapie una qualsiasi foto del
paziente. E' possibile inoltre, personalizzare la cartella richiamando e registrando i parametri delle
apparecchiature in dotazione dello studio.
E' possibile inserire apparecchiature esistenti, configurandone i parametri, ed inserirne i richiami..
Immagini
Si possono gestire più set di immagini fotografiche del paziente, in modo da predisporre gruppi di
immagini, confronti prima/dopo, etc. Acquisizione da Fotocamere, Scanner, Telecamere.
Drag&drop dei file dalla fotocamera o dal disco rigido direttamente sulla posizione desiderata: il
file viene portato sulla cartella immagini dedicata al paziente.
Le immagini su reti di PC possono essere gestite con protocollo FTP in modo da rispettare i
requisiti di sicurezza per i dati sensibili. Sulle immagini è possibile far apporre una firma al paziente
tramite l'apposita Lavagnetta LCD collegata alla porta USB. La sicurezza della cartella clinica di
Horizon, pone le basi per un inserimento sicuro e senza errori. Infatti utilizzando la foto del
paziente, le terapie, anche queste personalizzabili in tutto, vengono inserite sulle stessa foto del
paziente e in automatico si genera il costo terapeutico degli interventi e il consenso informato
relativo alle terapie in oggetto. Questo impatto tecnologico evoluto migliora sotto tutti gli aspetti i
rapporti medico-paziente, medico-collaboratori e rappresenta un miglioramento nella “governance”
dello studio di medicina estetica, perché permette di ridurre gli errori nella stesura e nella
trasmissione della cartella clinica ed una migliore tutela medico-legale
Cartella Amministrativa
La cartella contabile consente di gestire sia i clienti che i fornitori. La schermata della cartella
contabile è suddivisa in elenco pagamento, elenco fatture, elenco scadenze ed un quadro riassuntivo
della situazione economica del cliente fornitore.
Preventivi
I Preventivi vengono compilati automaticamente dati dati economici presi dalle terapie inserite in
cartella clinica. E' possibile applicare sconti, sia un modalità forfettaria che percentuale,
includere/escludere prestazioni, slittare la data di inizio preventivo in modo da poter gestire nuovi
preventivi, personalizzare i layout di stampa.
Fatture
La fatturazione clienti ha moltissime possibilità di personalizzazione. E' possibile emettere fatture in
modalità totalmente automatica sulla base delle terapie messe in fatto in cartella clinica, oppure in
modalità manuale inserendo le linee di fatture a mano o dal listino. Emissione di Fatture con R.A, e
scelta del regime contabile esente Iva o con Iva. Gestione di più Intestazioni fiscali con
numerazione progressiva separata per intestazione. Stato Pagata/Da pagare/In scadenza
Pagamenti
La gestione dei pagamenti è indipendente dalla fatturazione, nel senso che è possibile registrare il
pagamento che è associata ad una fattura, che registrare un pagamento non associato a fattura ed
eventualmente
associarlo
successivamente.
Agenda
Horizon ME permette di gestire infinite agende, sia su hard disk che su dispositivi esterni (apribili
anche contemporaneamente).
Qui di seguito elenchiamo le funzionalità principali:
Le agende possono essere suddivise per gruppi di agende con differenti impostazioni
d'orario.
Modalità di funzionamento per Operatore
La visione è
Settimanale, Giornaliera, Mensile per singola Agenda o Giornaliera
Accoppiata di tutte le agende in modalità giornaliera.
Consente la gestione degli Arrivi con resoconto per paziente dei ritardi
accumulati e degli appuntamenti mancati.
E' possibile la ricerca del primo orario disponibile.
Supporto della Colorazione per attività.
Collegamento con la cartella clinica per l'apertura automatica del paziente in
appuntamento.
Fissa un appuntamento a partire da una prestazione prendendo il tempo indicato nella
prestazione.
Fusione di più file agende
Comandi veloci di apertura file agende alternative
Comando "incolla" per inserire immediatamente un appuntamento del paziente caricato in
cartella clinica su un orario dell'appuntamento
Lista "Pazienti in attesa": è possibile gestire dei pazienti che attendono di avere un
appuntamento.
Lista dei pazienti in arrivo: da una postazione (generalmente la segreteria) si può dare uno
stato all'appuntamento corrente (arrivato, in ritardo, annullato) in modo che chi è in poltrona
sa immediatamente cosa accade in sala d'attesa.
CONSENSI
INFORMATI
La funzione consensi/documenti permette di stampare dei documenti preimpostati in cui i dati
anagrafici vengono ripresi dal paziente selezionato. In pratica tutta la gestione dei consensi
informati e la modulistica può essere semplicemente gestita da questa sezione e pertanto è possibile
eliminare tutto il cartaceo.
Firma elettronica dei documenti
Un'importante aspetto è quello di poter far firmare il documento al paziente direttamente sul PC
tramite l'apposita Lavagnetta LCD collegata alla porta USB. La capacità di personalizzazione e di
gestione dei documenti offerta da software consente di velocizzare e rendere fluido tutto il flusso
documentale medico-legale, che solitamente si trascura dato che è difficile da gestire correttamente
in modalità manuale.
Questa importante novità, cioè la possibilità di far firmare ai pazienti i consensi informati, è estesa
anche alla documentazione fotografica, perché, tramite la lavagnetta elettronica collegata al pc
tramite è possibile far firmare e quindi validare lo stato pre e post trattamento, consentendo una
tutela medico-legale ottimale. Non è più necessario conservare i documenti cartacei, dato che il
documento così generato, viene anche contrassegnato con la propria firma digitale. Tutto il processo
è automatizzato, ma cosa più importante, si pongono le basi per l'archiviazione elettronica con
valore legale.
Riepiloghi e Statistiche
Sono disponibili decine di riepiloghi in cui è possibile trovare riposta alle proprie esigenze. I
riepiloghi riguardano
Dati Contabili
Dati Clinici
Dati Anagrafici
I principali riepiloghi sono: Prima nota, Elenco fatture, Estratto conto, Scadenze, Situazione
contabile pazienti, Previsione entrate sulla base dei preventivi fatti, Compensi per operatore,
Statistiche per prestazione, analisi macro-economiche, Reddito, Elenco pazienti, Gestione richiami,
etc. Dai riepiloghi anagrafici è possibile anche inviare lettere circolari ed SMS
SMS, Email e Marketing
Servizio SMS e Email
Il servizio SMS della Caes è utilizzabile con il software gestionale medico Horizon. L'utilizzo del
servizio risulta molto semplice basta infatti, in Horizon SQL configurare l'apposito account
inserendo l'indirizzo e-mail dello studio e la password e poi nell'anagrafica del paziente inserire il
suo numero del cellulare e selezionare l'opzione accetta l'invio degli SMS.
Ci sono varie modalità di invio degli sms o email:
Invio automatico di da agenda: con il servizio automatico di Horizon è possibile inviare
giornalmente ed in modo automatico gli SMS ai pazienti che hanno un appuntamento, così
da rendere più semplice ed immediato l'utilizzo degli stessi.
Invio manuale dalla sezione Richiami periodici: così da ricordare ai pazienti in richiamo
di ricontattare lo studio per prendere un appuntamento.
Compleanni: per fare gli auguri ai propri pazienti (la fidelizzazione è importante!)
Gestione Anagrafiche: per invio di qualsiasi genere (promozioni, auguri per festività, ecc)
Invio singolo: per inviare ad un singolo paziente un determinato messaggio
Indagini di Marketing
In Horizon ME è possibile memorizzare le valutazioni relativi ai questionari rilasciati ai pazienti. La
gestione dei questionari vi consente di raccogliere i risultati ed analizzare le risposte e la loro
evoluzione
nel
tempo
Horizon ME è un software estremamente avanzato. Sintetizzare con poche parole tutte le sue
funzioni è impossibile. Comunque è possibile scaricare una versione demo perfettamente
funzionante dal sito della Caes all’indirizzo: www.caes.it. Particolari condizioni per gli associati
Simeo .
