conjectFM

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Un flessibile software standard per le
pubbliche amministrazioni e aziende private
conjectFM
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Gestione superfici e spazi
Punti di forza
•
Gestione spazi e superfici,
con calcolo dei vani secondo
la Norma DIN 277 o altre
norme in vigore
•
Acquisizione automatica dei
dati degli spazi da analizzare
attraverso l’utilizzo di immagini preesistenti
• Gestione avanzata dei volumi
e possibilità di elaborazione
di input e output da parte
dell’utente grazie alla compa tibilità con lo standard AutoCAD
• Redazione efficiente di piani
di occupazione
• Analisi grafica integrata
dell’assegnazione dei centri
di costo e delle superfici
• Generazione libera di grafici
e ricerche strutturate
• Ampliamento della struttura
durante le normali operazioni
di utilizzo, anche senza par ticolari competenze di pro grammazione da parte degli
utenti
Nella maggior parte delle aziende
è la gestione delle superfici e degli
spazi ad indurre l’utente ad adottare un sistema CAFM. Sia che si tratti di un’immagine raster (fotografia o
planimetria scannerizzata) oppure di
un input vettoriale (realizzato con lo
standard CAD), conjectFM è sempre
in grado di offrire una visione dettagliata ed aggiornata di ogni informazione relativa a superfici e spazi.
Il sottomodulo dati planimetrici fornisce rapidamente informazioni sicure su tipologia, entità e costi per
l’utilizzo delle superfici. conjectFM
offre inoltre la possibilità di valuta-
re l’utilizzo delle superfici secondo
la norma DIN 277, la norma svizzera
SIA 416 oppure secondo un proprio
modello d’utilizzo. I centri di costo
possono essere assegnati individualmente, tenuto conto della loro incidenza di utilizzo. Con il sottomodulo
occupazione, l’utente dispone in ogni
momento di una visione completa
dell’utilizzo dell’edificio, di informazioni aggiornate sull’occupazione,
con possibilità di riconoscere rapidamente e in modo sicuro occupazioni
non previste, individuare livelli di utilizzo o effettuare analisi di benchmarking. Oltre ai vari prospetti CAFM,
conjectFM permette l’accesso diret-
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to alla documentazione di disegni
esistenti, tramite dati originali CAD
e dati di architettura, elaborati già
in fase di pianificazione e costruzione. Grazie alla moderna integrazione
delle tecniche CAD, le immagini possono essere elaborate direttamente
nei formati dwg o dng. Già nel contenuto di base, grazie al visualizzatore
universale, sono supportati i più comuni formati di tipo vettoriale o di tipo raster. Infatti, qualora non fossero disponibili dei file compatibili con
lo standard CAD, come base per gli
elaborati grafici possono essere utilizzati anche planimetrie e prospetti
acquisiti tramite scansione. Anche in
questo caso, sono disponibili tutte le
funzionalità del programma. Un’ampia gamma di funzionalità di interrogazione e ricerca consente all’utente di creare ogni sorta di tabelle ed
analisi, liberamente parametrabili.
Con i tool di conjectFM, particolarmente efficaci e concepiti per la creazione di tabelle individualizzate è
possibile elaborare prospetti dettagliati, relativi ad elementi costruttivi, superfici, carichi esercitati sui pavimentazioni, attrezzature, altezza
d’ingombro, centri di costo. Grazie
alla strutturazione flessibile dei dati,
il modello può essere costantemente
ampliato con ulteriori dati o singoli
attributi in ogni fase di utilizzo della piattaforma informatica. Le analisi
grafiche delle superfici visualizzano
chiaramente i dati, come ad esempio
la distribuzione di utilizzo di un intero
piano dell’edificio. Un punto di forza
è costituto da Wizard Grafico, un comodo strumento per importare qualsiasi input vettoriale che contenga
anche attributi relativi a spazi e superfici, consentendo quindi di creare
il database in modo veloce e sicuro.
La rapida creazione del collegamento tra elaborato grafico e database
assicura infine un’operatività particolarmente semplice.
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Pulizia
Punti di forza
• Analisi grafiche chiare di su perfici, reparti da pulire, tipo logie di attività di pulizia
• Semplice manutenzione di
tutti i dati rilevanti nell’ambito
dei lavori di pulizia
• Libera definizione degli inter valli di pulizia
• Linkage e memorizzazione di
dati contrattuali
• Numero facoltativo di diverse
tipologie di superfici
• Generazione libera di grafici
e ricerche strutturate
conjectFM offre la possibilità di visualizzare in modo chiaro tutte le informazioni relative al comparto pulizia. Con l’ausilio di tabelle dettagliate e fogli elettronici possono essere
individuati rapidamente e facilmente
i potenziali risparmi, di vitale importanza in questo settore. Si procede
con l’acquisizione e gestione differenziata di tutte le superfici da pulire, finestre e superfici speciali incluse, l’assegnazione esatta della tipologia di prestazione, quantità di aree
non richiedenti pulizia, rivestimento,
supplementi per lavoro gravoso ecc.
Le informazioni disponibili su elementi quali tempistiche dei lavori di
pulizia, capitolati e singole attività,
ditte di pulizia e costi verranno integrate con ulteriori parametri di rilievo, contenute nei contratti d’ap-
palto per le pulizie. Durante l’input
e la manutenzione dei dati, ai singoli contratti possono essere associati
edifici, piani o locali.
Inoltre, se i giorni lavorativi in cui si
prevede di pulire regolarmente gli
oggetti vengono assegnati ai singoli locali, il sistema è in grado di elaborare un piano di pulizia giornaliero
e dedicato, che può essere utilizzato anche per le ispezioni di controllo.
Con il programma di generazione casuale, nell’elenco giornaliero dei locali vengono indicati i locali da pulire, dati che vengono poi trasferiti in
un elaboratore portatile (PDA). In tal
modo sarà possibile verificare in loco
la qualità e qualità dei lavori di pulizia
effettuati.
Nella tabella generale vengono evidenziate le imperfezioni, che possono essere risolte ad hoc. I dati così
acquisiti dalla gestione delle superfici, sull’utilizzo della superficie, dello
spazio e delle attrezzature, sono uno
strumento ottimale per controllare
qualità e costi della pulizia. La base
è costituita da tabelle e report liberamente parametrabili. Un supporto efficace viene offerto dalle analisi grafiche che consentono un’ottima
visualizzazione dei dati relativi a diversi uffici o reparti.
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Prenotazioni
Con il modulo prenotazioni, conjectFM
offre la possibilità di prenotare in un
determinato orizzonte temporale ogni
sorta di oggetto (locali, attrezzature)
ovvero combinazioni di essi. Oltre
alla classica prenotazione, come ad
esempio di sale riunioni, sale per
corsi di formazione e conferenze, è
possibile prenotare oggetti presenti
nell’inventario o attrezzature tecniche, come ad esempio Beamer, parcheggi, automobili aziendali ed altro
ancora. Prospetti contenenti calendari, tabelle e grafici consentono di
visualizzare rapidamente gli oggetti
prenotati, occupati o disponibili. Attraverso il supporto di diverse caratteristiche e funzionalità, il sistema
propone all’utente le possibilità ottimali di prenotazione. Il modulo è disponibile anche per il web. Con semplici tecniche di interrogazione sarà
agevole trovare ciò che si cerca. E’
possibile scegliere l’oggetto o l’attrezzatura desiderata attraverso l’elenco dell’inventario completo di fotografie. Il modulo web è facilmente
integrabile nelle soluzioni aziendali.
Punti di forza
• Griglie contenenti minuti, ore
e giorni, prenotazioni periodi che, semplice funzione di annullamento
• Reporting ad esempio per
conferma della prenotazione
• Inserimento delle condizioni
di prenotazione con ricerca
libera automatica ottimale
• Considerazione di periodi di
messa a punto e monitoraggio
•
Ampie funzioni di catalogazi-
one per operatori, centri di
costo, motivo della prenotazione ecc.
• Tavole con calendari, tabelle
e grafici nonché tasso di
utilizzo
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Gestione chiavi e controllo accessi
Punti di forza
• Gestione del “piano chiavi”,
chiavi, schede a microchip e
serrature elettroniche
• Rappresentazione di impianti
di chiusura di qualsiasi tipo e
dimensione
• Supporto grafico, ad esempio
per la ricerca e la segnalazi one di cilindri, detentori di
chiavi e autorizzazioni all’
accesso
• Prenotazione rapida e sem plice per la consegna e res tituzione delle chiavi
• Sistema di prenotazione per
la consegna a detentori di
chiavi
• Report adattabili (ad esempio
documenti di consegna) in
base alle esigenze del cliente
I vari aspetti della sicurezza, quali
ad esempio il controllo degli accessi e la gestione delle chiavi o dei diritti di utilizzo degli ambienti vanno
via via assumendo sempre maggiore rilevanza. Che si tratti di chiavi,
chiusure o serrature a cilindro, schede a microchip e sistemi di lettura,
impianti d’allarme o videocamere,
conjectFM è in grado di gestire tutte le informazioni di base necessarie
per gli accessi e la relativa sicurezza.
conjectFM supporta la produzione di
uno o più “piano chiavi” convalidati
dall’esperto, nonché la consegna di
chiavi e schede d’accesso a microchip, controllando la fase di consegna e di restituzione. La segnalazio-
ne di chiavi perse o difettose è integrata nel modulo e viene analizzata
tramite appositi report. Il sistema visualizza l’intera infrastruttura tecnica
dell’edificio, relativa al controllo degli
accessi e supporta l’utente in modo
efficace durante la manutenzione e il
controllo dei sistemi. conjectFM risolve con semplicità la gestione dei diritti d’utilizzo, inerenti a persone, locali o specifiche tipologie di utilizzo.
La visualizzazione grafica degli ambienti sui quali si ha diritto d’accesso completa la funzionalità di questo
modulo. Numerose analisi standard
e report supportano l’utente in modo
rapido e efficace.
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Gestione inventari e impianti
Con il modulo gestione inventari e impianti, conjectFM rende più facile il
lavoro quotidiano del Facility Manager. Il sistema permette la gestione
di ogni sorta di impianti, macchinari,
dispositivi tecnici e, ovviamente, di
qualsiasi tipo di inventario classico,
come ad esempio il mobilio d’ufficio.
Tra le numerose funzionalità standard
che consentono all’utente di mettere a punto rapidamente un sistema
individuale di gestione e documentazione, citiamo ad esempio la rappresentazione numerica e grafica delle
attrezzature d’inventario, restituite
su planimetrie in formato vettoriale,
con categorie individuali identificate
da simboli, nonché l’assegnazione di
centri di costo. Questioni quali l’attuale posizionamento di oggetti d’inventario, l’esatta attribuzione di centri di costo oppure la data dell’ultima
ispezione prima della scadenza della
garanzia, trovano una risposta facile
e flessibile con il sistema conjectFM.
L’utente viene supportato dalla pos-
sibilità di utilizzare terminali mobili (PDA) per la regolare compilazione dell’inventario e la manutenzione
dell’oggetto, avvalendosi anche del
sistema RFID. La possibilità di utilizzare diversi formati compatibili con
lo standard .dwg (ad es. AutoCAD),
fa sì che i dati elaborati da progettisti esterni possano essere acquisiti
direttamente da conjectFM. Le interfacce per soluzioni commerciali, ad
esempio per SAP, garantiscono l’inserimento automatico dei nuovi acquisti di inventario e impianti nelle
rispettive banche dati. conjectFM
trova applicazione sia nel settore
amministrativo, per il tradizionale
inventario d’ufficio, che nel settore
industriale di impianti, macchinari e
apparecchiature, nonché nel settore medico per dispositivi e apparecchiature medicali. Con l’aiuto del tool
di ricerca ed analisi e con il supporto
di grafici, avrete sempre una visione
completa degli inventari e degli impianti presenti nel vostro immobile.
Punti di forza
• Classificazione di impianti
tecnici, attrezzature e componenti
• Supporto per la pianificazione
dell’arredamento e di ma gazzini virtuali di mobilio
•
Gestione di tutte le caratteristiche specifiche di un inventario (ad es. tipologia, produttore, dimensioni, costi)
• Creazione di elenchi d’inven tario, gestione dei costi
• Valutazione dello stato
attuale e analisi statistiche
• Interfaccia per sistemi commerciali
• Gestione di schede tecniche,
manuali tecnici, contratti di
manutenzione ecc.
• Ampie possibilità di reporting
ed analisi
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Gestione contratti e documenti
Punti di forza
• Archiviazione e gestione
“object-oriented” di contratti,
documenti ed atti
•
Flessibilità di collegamento
con gli oggetti contrattuali
e i documenti acquisiti
tramite scansione
•
Gestione dei più importanti
parametri contrattuali di accordi e documenti, come ad
esempio durata, opzioni e
termini di disdetta
• Ampie possibilità di ricerca
ed analisi
• Possibilità di impostare il rag gruppamento di parametri
nella schermata del contratto
• Tool di analisi per scadenze,
costi, termini ed altro
• Elenchi delle scadenze e
funzioni di escalation
La necessità di disporre di una documentazione ben strutturata di direttive e normative nel settore dei
contratti assume sempre maggiore
importanza a livello del Facility Management. Nel lavoro quotidiano si
ha spesso a che fare con un’enorme
quantità di documenti e carte che so-
no direttamente connesse con beni
immobili o che costituiscono una base di informazioni indispensabili. Che
si tratti di contratti d’affitto, locazioni
o compravendite, contratti con fornitori di servizi, contratti di manutenzione, ogni giorno sono necessarie informazioni aggiornate perché il
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Facility Management possa assolvere le proprie mansioni e fare anche
economie. conjectFM rende agevole
la gestione di qualsiasi contratto, di
ogni sorta di documento o atto, sia
che essi siano disponibili già in forma
elettronica, come file di testo, oppure soltanto su carta. Un elemento
importante della gestione di contratti e documenti è rappresentato dalla
gestione dei parametri contrattuali,
contenuti negli accordi e nei documenti, quali ad esempio l’oggetto
e la tipologia di contratto, la parte
contraente, la durata del contratto,
i termini di disdetta, le condizioni di
servizio, le scadenze, le modalità di
pagamento e così via. Questi parametri consentono ampie possibilità
di ricerca e di analisi. Ad esempio,
dagli elenchi delle scadenze si evin-
ce chiaramente quali sono i contratti da evadere a breve scadenza, per
non lasciarsi sfuggire scadenze importanti, quali disdette o proroghe.
Grazie a conjectFM è possibile gestire i più importanti parametri di contratti e documenti, creando fino ad
un massimo di dieci diversi gruppi di
parametri, con un numero indistinto di parametri individuali. Quanto
sia flessibile l’assegnazione dei contratti, risulta dal fatto che i contratti
vengono associati a determinati oggetti. Il sistema conjectFM consente
sia l’associazione di un numero indistinto di oggetti ad un unico contratto, che l’assegnazione di un determinato contratto ad un oggetto. La gestione contratti e documenti integra
per ogni utente l’ampia base di informazioni del sistema conjectFM.
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Sicurezza e gestione antincendio
Punti di forza
• Libreria integrata di simboli
specifici della protezione
antincendio con i rispettivi
attributi
• Elaborazione rapida di piani
delle vie di fuga e di salva taggio a seconda della postazione
• Collegamento intelligente tra
planimetrie e banca dati
• Acquisizione di tutti gli og getti rilevanti per la prote zione antincendio
• Con un clic del mouse infor mazioni aggiornate sui dati
rilevanti della sicurezza
• Compilazione agevole dei
registri
Sicurezza, salute e protezione antincendio sono delle tematiche importanti anche solo dal punto di vista
assicurativo per il gestore e proprietario di qualsiasi tipo di immobile.
conjectFM è uno strumento documentativo efficiente che copre tutti
questi ambiti speciali. Rischi, oneri o
danni vengono memorizzati sia nella banca dati di un determinato oggetto che nelle componenti grafiche
del sistema. Il collegamento ottimale
tra planimetrie dell’immobile e banca
dati consente una generazione rapida delle vie di fuga e dei piani di salvataggio.
I simboli necessari a tal fine sono
già integrati nella banca dati con i rispettivi attributi. I piani di fuga che
vengono così generati, possono essere stampati in ogni formato ed
angolo di rotazione, sia attraverso
l’applicativo AutoCAD, sia dall’applicativo conjectFM. Sono ovviamente supportati la visualizzazione della
postazione, del punto di raccolta e
delle didascalie per i simboli e le più
importanti istruzione per il comportamento in caso di incendio.
Così facendo si hanno a disposizione dei piani per le vie di fuga pronti
per l’uso da rendere noti mediante
affissione. conjectFM consente di visualizzare in modo ottimale la prevenzione antincendio, ad esempio la
documentazione sulle ispezioni dei
vigili del fuoco oppure sui piani di
evacuazione. Inoltre, il tool di reporting consente all’utente di compilare
facilmente i diversi registri. Il modulo
sicurezza risponde ai più importanti
quesiti connessi con impianti di sicurezza, dispositivi di protezione, protezione antincendio, vie di fuga.
Ai fini dell’elaborazione di piani di
evacuazione, conjectFM è in grado
di inserire direttamente nel manuale
in formato word gli elementi variabili, compresi i dati aggiornati inerenti
alle attrezzature tecniche.
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Gestione riparazioni, malfunzionamenti e incarichi
Riparazioni, manutenzione, assistenza, gestione efficace e flessibile di
malfunzionamenti ed incarichi, sono fattori rilevanti per mantenere il
valore di immobili ed impianti. Con
conjectFM, sono state create delle soluzioni complete, applicabili a
tutti i settori della manutenzione e
assistenza nel settore immobiliario.
conjectFM, nelle sue diverse varianti, dispone di soluzioni innovative per
acquisire ed elaborare segnalazioni, malfunzionamenti ed emergenze. L’utilizzo di tecnologie internet e
workflow permette la totale decentralizzazione dell’elaborazione dei
vari compiti e dell’acquisizione dei
dati in questo settore. Un ruolo essenziale è svolto dalla documentazione e gestione di tutte le attività
di riparazione e manutenzione. Tale
documentazione consente un’analisi specifica e tipologica delle apparecchiature in base a diversi criteri,
quali ad esempio costi, danni, cause
dei danni.
Le funzioni di conjectFM si possono adattare in modo flessibile alla
struttura organizzativa della vostra
azienda. L’integrazione dell’invio automatico degli incarichi tramite fax
o e-mail rende più agevole il lavoro
del personale responsabile e garantisce tempi rapidi di risposta. Fatture relative agli incarichi creati possono essere acquisite e analizzate
nel rispettivo workflow, mentre i dati
acquisiti vengono trasmessi direttamente al successivo sistema ERP. Da
notare che gli ordini possono essere associati direttamente al relativo
budget. Inoltre, il nuovo servicedesk, essendo un’applicazione basata
unicamente sul web, offre all’utente
una guida semplice e facile per acquisire ed elaborare segnalazioni di
malfunzionamenti e gestire incari-
Punti di forza
• Sistemi di segnalazione, sup portati da workflow ed inter net per assistenza, malfun zionamenti ed emergenze di
ogni sorta (funzione callcenter)
•
Registrazione di malfunzionamenti, completamente
automatizzata, con risposta e
acquisizione di spese e dati
della fattura, con indicazione
delle cause
• Creazione automatica di
incarichi di manutenzione e
successive manutenzioni
• Interfaccia per sistemi com merciali nonché sistemi di
allarme e GLT
• Generazione di bollette di
incarico e prelievo materiale,
nonché di documenti contabili
• Monitoraggio delle scadenze
e dello stato di evasione,
controllo del budget
•
Assegnazione di tempi e
materiali calcolati ed effettivi,
con interfaccia con feedback
alla gestione del magazzino
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chi e servizi. Grazie all’accesso personalizzato, l’utente può visualizzare
costantemente lo stato di evasione
di un malfunzionamento da esso segnalato o le richieste di assistenza.
Numerose società di servizi, ma soprattutto fornitori di servizi FM, sanno apprezzare l’efficienza dei nostri
componenti software, soprattutto in
questo settore. Essi utilizzano i nostri sistemi per l’elaborazione reale,
rapida ed economica degli ordini dei
loro clienti, controllando in modo mirato l’impiego dei loro collaboratori e
ottenendo informazioni preziose sulla redditività o sul rispetto delle scadenze.
Impianti tecnici e gestione manutenzione
Una manutenzione regolare, competente e tracciabile di impianti tecnici
e componenti costruttivi costituisce
un elemento importante di una gestione professionale degli impianti.
L’efficienza del modulo “CONJECT
manutenzione impianti” permette
l’acquisizione dei dettagli tecnici e
dei piani di manutenzione, la visualizzazione della struttura impiantistica
e l’organizzazione della manutenzione per i molteplici impianti esistenti nell’edificio, nonché per complessi
impianti di fabbricazione industriale
con un livello di specificazione mutuato dalla VDMA (Associazione tedesca macchinari e impianti).
I dettagli funzionali di questo modulo costituiscono un valido supporto
al lavoro organizzativo della direzione, nonché dei tecnici e dei dirigenti
coinvolti nella gestione dell’edificio.
La strutturazione ed il controlling
della manutenzione impiantistica,
utilizzando conjectFM, evitano il verificarsi di danni che potrebbero derivare dall’omissione di processi di
manutenzione. La documentazione
e la completa certificazione dei processi che avvengono nella gestione
impianti tecnici e manutenzione, sono utili ed efficaci per difendersi da
eventuali ricorsi nei confronti dei responsabili del Facility Management,
basati sul concetto della responsabilità dell’organizzazione. Gli impianti e
i principali componenti predefiniti nel
sistema conjectFM, facilitano l’acquisizione di impianti tecnici dell’edificio
e la strutturazione pratica nell’ambito della banca dati. In relazione ai diversi impianti tecnici e componenti
costruttivi, sono memorizzati dei cataloghi con le varie attività di manutenzione. Con il loro ausilio, possono
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essere impostate direttamente nel
sistema le attività di manutenzione
necessarie durante l’acquisizione degli impianti, ottimamente supportata
anche da terminali portatili.
In tal modo, le singole attività riferite a lavori costruttivi o impianti vengono elencate in qualsiasi modalità.
Inoltre, con l’ausilio delle funzionalità workflow, i pacchetti di servizi
possono essere raggruppati in modo appropriato e commissionati. In
tale contesto, conjectFM consente di
seguire i servizi prestati e inerenti ai
diversi processi di manutenzione in
atto, nonché di pianificare in modo
efficace le scadenze e le risorse per
i lavori di manutenzione da eseguire.
Grazie al calendario delle manutenzioni integrato possono essere individuati facilmente eventuali problemi nella sequenza temporale del disbrigo. Spostando le scadenze con il
mouse sull’asse temporale è possibile infine pianificare un migliore utilizzo del personale addetto alla manutenzione a seconda delle potenzialità
esistenti.
Punti di forza
• Strutturazione chiara degli
impianti con rappresenta zione ad albero
•
Possibile visualizzazione della
struttura impiantistica secondo VDMA (integrato) o
altre disposizioni
• Acquisizione di nuovi impianti
copiando un impianto pilota
• Presenza di specifici cataloghi
di attività per la manuten zione memorizzati
• Libera configurazione nella
composizione di incarichi e
prospetti
• Prospetti dei lavori di ma nutenzione e pianificazione
delle scadenze
• Storico progressivo dei dati
relativi agli impianti
• Numerosi report ed analisi,
tecnologie OLAP incluse
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ServiceDesk
Punti di forza
• Non è necessaria nessuna
ulteriore installazione sulla
postazione di lavoro
• Acquisizione semplice e si cura delle segnalazioni, con
comunicazione diretta dei
risultati
• Visualizzazione di qualsiasi
ciclo del processo
•
Trasmissione strutturata
di segnalazioni di malfunzionamenti, ivi incluso lo
stato dell’evasione
• Impostazione delle maschere
user-friendly
• Possibilità di adattamento al
rispettivo Corporate Design
Il ServiceDesk consente l’inizializzazione, in base alle esigenze dell’utente, dei processi riguardanti l’utilizzo
dell’edifico o degli impianti (ad esempio segnalazione di guasti), nonché
una gestione flessibile dell’assistenza attraverso intranet o internet. Per
l’invio delle proprie richieste, l’utente
effettua in internet il log-in nel sistema con una propria password. Sulla
postazione di lavoro viene utilizzato
esclusivamente un browser internet,
senza che sia necessario installare
altri programmi. Con Servicedesk è
inoltre possibile effettuare segnalazioni di malfunzionamenti o richieste
di servizi di assistenza (richieste oppure ordini).
A tale scopo, l’utente dispone di speciali maschere di dialogo che richiedono un minimo di input. All’interno
di questo modulo sono disponibili ad
esempio delle funzioni di segnalazione per la gestione dei malfunzionamenti, nonché un’area di servizi con
diverse funzioni.
Mediante appositi prospetti possono essere effettuate in qualsiasi momento delle ricerche sullo stato di
evasione delle varie segnalazioni o
richieste. Su richiesta, una variazione di stato potrà essere comunicata
anche tramite mail, per indicare ad
esempio l’espletamento di un servizio richiesto.
Funzioni, contenuti e l’immagine del
ServiceDesk possono essere adattati, in modo flessibile, alle esigenze dell’utente e al Corporate Design
dell’impresa, essendo possibile con il
sistema workflow di conjectFM impostare e modificare completamente la parametrizzazione.
Grazie al portale ILM e al workflow
conjectFM, si rendono disponibili numerosi componenti funzionali, per
visualizzare i diversi processi individuali all’interno dell’impresa. Appositi workflow adattati al singolo cliente
costituiscono un ulteriore tool che va
al di là della semplice segnalazione di
malfunzionamenti. Con una versione
di ServiceDesk avanzata e adattata al singolo cliente, i reparti competenti possono incaricare fornitori
di servizi interni o esterni, tenendo
conto comunque dei contratti tipo
già esistenti. Con l’accesso tramite
web, i fornitori di servizi acquisiscono incarichi e li confermano nel sistema tramite web. Anche le operazioni commerciali, come l’emissione
di fatture su servizi prestati oppure
lettere di accredito, possono essere
svolte da CONJECT, tramite il portale ILM.
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Gestione energia
Con il sistema conjectFM, le quantità
ed i costi energetici possono essere
associati oggettivamente alle superfici di consumo ed iscritti nel rispettivo bilancio. L’acquisizione differenziata dei consumi viene resa possibile attraverso la lettura e l’analisi dei
consumi riferiti a determinati periodi, tramite contatori principali e secondari che visualizzano esattamente la struttura dei centri di consumo,
attraverso una molteplicità punti di
misurazione. La struttura sistematica e la visualizzazione della struttura
reale dei contatori costituisce la base per un calcolo esatto dei consumi
riferiti a superfici o persone. L’assegnazione delle superfici alimentate
costituisce un’ulteriore componente per poter definire i coefficienti di
consumo. Con estrema facilità, tramite i tipi di contatori visualizzati nel
sistema conjectFM, possono essere
rappresentate tutti tipi di impian-
ti. I valori misurati possono essere
direttamente acquisiti tramite una
maschera di inserimento, con la data precisa di lettura. Una procedura
semplificata viene offerta dall’elenco elaborato tramite drag e drop nel
medesimo formato in cui dovrebbe
avvenire la lettura in loco. Se invece
si dispone di sistemi di conduzione
propri dell’edificio, i consumi possono essere letti e trasferiti, attraverso
un’interfaccia con lettura ciclica. Un
tema centrale della gestione energetica è costituito dall’analisi dei costi e
dei consumi. In tale modo, i consumi
energetici, associati alla superficie
di riferimento possono essere confrontati ed analizzati obiettivamente.
Vengono presi in considerazione anche i dati giornalieri relativi al livello della temperatura, in modo che i
consumi possano essere confrontati, a prescindere dalle condizioni climatiche presenti in loco. I numero-
Punti di forza
• Supporto di tutti i tipi di ener gia e relativa classificazione
• Documentazione di dati prin cipali e contrattuali, conta tori/punti di misurazione e
consumi
•
Visualizzazione di strutture di
contatori e superfici alimentate; visualizzazione alternativa delle superfici e dei contatori che le alimentano
• Elaborazione di elenchi tra mite drag & drop, supportata
dalla funzione dialogo
•
Acquisizione di dati contabili
della società di distribuzione
energetica, con ripartizione
automatica tra contatori secondari e utenti, a seconda
della struttura dei contatori
• Report di analisi e grafici
standardizzati, tramite OLAP
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si report contengono vari prospetti
nonché le tabelle mensili dei consumi. Con conjectFM è inoltre possibile
elaborare delle analisi individuali sui
consumi energetici relative a determinati ambiti spaziali o all’intero edificio, all’interno di qualsiasi intervallo
di lettura. La tecnica OLAP integrata
Punti di forza
• Gestione e controllo delle ga ranzie per costruzioni e impianti
• Acquisizione, classificazione
e valutazione completa di vizi
durante e dopo il collaudo
• Funzione di controllo del
rispetto di termini e scadenze
• Supporto nella corrisponden za mediante moduli standardizzati
• Gestione di fideiussioni
•
Elaborazione delle pratiche,
supportata dal workflow, in
base al VOB (Regolamento
degli appalti e contratti per
lavori di costruzione)
offre rapidamente e in modo flessibile le immagini desiderate, in forma di
cifre e grafici. Con l’utilizzo del modulo gestione locazioni, gli importi
delle fatture vengono iscritti direttamente alla voce contabilizzazione dei
costi addizionali.
Gestione garanzie
Nell’ambito della gestione e del controllo delle garanzie, conjectFM offre
un modulo ben sviluppato e pratico,
la cui efficienza è già stata comprovata in numerosi progetti, basato su
tecnologie di workflow estremamente flessibili. Questo strumento viene semplificato da operazioni, documentazione e controlli efficaci di tutte le attività e le scadenze connesse
alle garanzie. Con questo modulo
vengono costantemente controllate
e analizzate tutte le scadenze, quali la data ultima per l’evasione delle
pratiche, il termine della garanzia, la
scadenza di fideiussioni, il rispetto e
lo svincoli di garanzie. Attraverso singole procedure di workflow ben articolate all’interno dei processi, il mo-
dulo assicura non soltanto la completa documentazione, ma anche il
controllo finalizzato all’eliminazione
di eventuali vizi. Il sistema supporta l’utente nel corretto disbrigo della
corrispondenza, dal reclamo sino al
risanamento del difetto o alla richiesta di rimborso spese.
conjectFM consente di gestire i dati più importanti della fideiussione,
l’elaborazione di statistiche complete relative alle irregolarità rilevate
e prospetti giornalieri sullo stato di
avanzamento. Mediante la gestione
integrata di contratti e documenti è
possibile ed agevole descrivere dettagliatamente le irregolarità riscontrate e allegare foto.
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Analisi dinamica e reporting
L’interfaccia utente, unitamente alle
opzioni di impostazione degli strumenti di reporting, consentono all’utente ogni tipo di visualizzazione e
la totale libertà di impostare tabelle, grafici o il contenuto delle analisi.
Non sono richieste particolari conoscenze di programmazione o di SQL.
Una volta create, le analisi possono
essere archiviate dall’utente in maniera tale da fungere successivamente da elemento fisso nella struttura
del menu. conjectFM supporta le più
attuali funzioni di gestione e assicura il raggiungimento di un obiettivo essenziale per i moderni sistemi
CAFM: la generazione di informazioni
trasparenti riferite al controlling e di
analisi costi/benefici per poter sfruttare al massimo il proprio potenziale
di risparmio. L’utente, da solo o con
il supporto dei nostri consulenti, è
in grado di creare un reporting tagliato su misura sulle sue esigenze,
tenuto conto dei suoi principali problemi ed obiettivi, naturalmente oltre ai numerosi tipi di reporting già
contenuti nel sistema standard. Sarà
quindi possibile ottenere dei report
sugli immobili con tutti i fatti salienti
e i dati sulle dimensioni. A cosa servirebbero tutte le informazioni raccolte accuratamente, con grande dispendio di tempo e provenienti da
svariate fonti, se non potessero essere visualizzate in modo completo, rapido e facilmente comprensibile? conjectFM offre diverse soluzioni
avanzate e totalmente integrate per
l’analisi, il reporting e controlling. I
tool possono essere applicati a tutti
i dati ed elementi presenti nel sistema. Il generatore di tabelle, il generatore di elenchi, la funzione di interrogazione e ricerca grafica nonché
l’analisi dinamica, a misura delle capacità tecniche di conjectFM e delle
esigenze degli utenti, offrono a tutti
Punti di forza
• Numerosi report standard
• Profondità viene generata
automaticamente, selezion ando il livello di navigazione
• Strumenti di reporting di
facile gestione
• Non sono necessarie con oscenze di programmazione
• Impostazione libera di opzioni
di layout e di ricerca
• Valutazione analitica me diante strumenti grafici per
l’analisi delle informazioni
• Interfaccia dati con gli attuali
prodotti office
• Tecnologia cubo dati per
un’analisi libera online delle
relazioni tra i dati (tecnologia
OLAP)
• Layout memorizzabili per
impostazione rapida di tabelle
e grafici
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con un semplice clic del mouse i dati
desiderati in forma tabellare o grafica (grafic-business) sulla consistenza
di edifici e beni immobili. Rendendo
disponibili i dati per Microsoft Word,
attraverso l’interfaccia mail merge
ogni utente con conoscenze di office
sarà in grado di impostare i moduli.
Un metodo di analisi particolarmente elegante ed universale è offerto
dal cubo multidimensionale, che utilizza il risultato di un’analisi tabellare
per applicare funzioni matematiche a
delle serie di dati (creazione di somme, valori medi, frequenze), modificare selettivamente le relazioni esistenti tra i vari dati e visualizzarli online. Se la prima immagine visualizza
la distribuzione del tipo di utilizzo, lo
stesso cubo dati, variando l’angolo
visuale, potrà mostrare la distribuzione delle superfici rispetto ai centri
di costo. Queste immagini possono
essere memorizzate come layout accessorio della tabella, con illimitate
possibilità di variazione.
Interfaccia e dati CAD
L’integrazione di conjectFM nella
struttura informatica del cliente,
nonché l’importazione e l’esportazione dei dati di inventario, come ad
esempio prospetti e planimetrie CAD,
elenchi excel e banche dati SQL, costituiscono una delle caratteristiche
rilevanti e il punto di forza della soluzione FM. Con l’interfaccia di import
ed export in Excel, contenuta già nella
soluzione standard, l’utente potrà
estrarre autonomamente in excel
i dati di massa, come ad esempio i
tassi di occupazione del personale
per poi importarli nella banca dati e
generare al contempo i grafici di andamento temporale. Oltre alla tecnologia classica, che prevede l’interfaccia BAPI, conjectFM utilizza in
misura sempre maggiore la moderna
interfaccia WEB-Services, con protocollo SOAP, ormai indispensabile per
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un moderno sistema CAFM. Non solo
per la comunicazione interna tra singoli moduli o terminali portatili collegati (PDA), ma anche per la comunicazione con sistemi esterni, tipo
mySAP ERP 2005 (Net Weaver) o
sistemi GLT, si punta sempre di più
sulle tecnologie del tipo WEB-Services, già integrate in numerosi ambiti.
Il vantaggio di questa tecnologia è che
possono essere realizzate in modo
rapido e semplice delle sovrapposizioni tra diversi sistemi coinvolti. Pertanto, conjectFM consente per ciascuna
segnalazione di richiesta generata dal
sistema, di creare ordini SAP, con i
necessari controlli e spiegazioni, quasi
come fosse un’interfaccia online. Un
altro elemento essenziale è l’inserimento di dati attraverso l’input vettoriale (compatibile con lo standard AutoCAD), ma anche attraverso l’utilizzo
di fotografie o di prospetti acquisiti
tramite scansione e il loro collegamento con la banca dati CAFM. In
caso di collegamento automatico tra
planimetrie (o prospetti) e banca dati,
la generazione o l’aggiornamento della banca dati stessa è molto più agevole e rapida. Inoltre, se il disegno è
“intelligente” cioè, se oltre all’architettura contiene anche dati alfanumerici rappresentati come informazioni
a blocchi su locali o altre attrezzature tecniche, allora il disegno stesso fornisce dati da importare nella
banca dati esistente. Per questa ragione conjectFM dispone di procedure
di integrazione, che consentono di ridurre notevolmente il tempo necessario per la creazione del collegamento tra elaborati grafici e banca dati
e al tempo stesso contribuiscono a
rendere il prodotto ancora più efficace
e rapido da imparare. Con CONJECT
Wizard, l’interfaccia unidirezionale
supporta l’importazione automatica
dei dati e la sensibilizzazione dei disegni per l’acquisizione di superfici,
simboli e attributi nella banca dati FM.
In questo scenario conjectFM supporta l’input vettoriale in formato
.dwg, compatibile con AutoCAD. Se
si tratta di interfaccia bidirezionale,
AutoCAD viene ampliato con l’applicazione FM-design, che utilizza la
strutturazione dei dati del sistema
conjectFM, gestendo i dati dell’oggetto non come elementi del disegno,
bensì estraendoli direttamente dalla
banca dati. In tal modo l’esperto CAD
e l’utente di conjectFM disporranno sempre della stessa quantità di
dati. Con l’interfaccia bidirezionale,
la manutenzione dei dati può essere
effettuata sia in AutoCAD che in
conjectFM. conjectFM supporta Inoltre lo standard IFC. Si tratta di una
standardizzazione per un interscambio intelligente di dati, che consente di
compilare la banca dati in modo completamente automatico, estraendo le
informazioni dal disegno e creando al
contempo il collegamento logico con
gli oggetti grafici.
Punti di forza
• Procedure di integrazione
tecnologicamente avanzate
per l’interscambio di dati
online con sistemi ERP (WebServices)
•
Interfaccia per l’importazione
di dati di massa in Excel per
una strutturazione efficiente
della banca dati
• Interfaccia bidirezionale tra
banca dati e AutoCAD,
tramite interfaccia XML
• Interfaccia configurabile per
l’acquisizione di dati alfa da
disegni AutoCAD, mediante
Wizard
• Supporto dello standard IFC
per l’importazione di dati oggetto
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