Linee guida per la redazione di testi
di comunicazione pubblica
a cura di Chiara Di Benedetto, Elena Lombardo, Marianna Schiavon,
Matteo Viale, con il coordinamento di Michele A. Cortelazzo
Sii chiaro
Accertiamoci che le informazioni che diamo siano corrette: perché il lettore
capisca con chiarezza quello che scriviamo, dobbiamo innanzitutto essere sicuri
noi di ciò che stiamo comunicando.
Selezioniamo con cura le cose che vogliamo dire e chiediamoci se servono
davvero al destinatario. Non diamo per scontate informazioni che possono non
essere note a chi ci legge.
Scegliamo un ordine. Disponiamo le informazioni secondo lo schema logico più
adatto, che tenga conto del punto di vista e delle aspettative di chi legge. Non
dimentichiamo, però, che ogni testo pone problemi diversi per organizzare le
informazioni: chi scrive deve di volta in volta fare lo sforzo di trovare l’ordine
più adatto, senza fidarsi troppo di formule precostituite né del “si è sempre
fatto così”.
Facciamo in modo che le informazioni più importanti per il destinatario siano in
primo piano e si colgano con facilità. Soffermiamoci solo in un secondo
momento sulle informazioni particolari o di dettaglio. Se dobbiamo comunicare
delle procedure che prevedono delle fasi, rispettiamo l’ordine cronologico. Se
dobbiamo dare nello stesso testo informazioni che riguardano destinatari
diversi, accorpiamole per destinatario senza mescolarle.
Diamo visibilità alla struttura. Dividiamo e raccogliamo le informazioni in
blocchi omogenei, i cui confini si possano cogliere a colpo d’occhio grazie ad
accorgimenti grafici (divisione in paragrafi ben distinti e, per alcuni tipi di testo,
divisione in sezioni segnalate da sottotitoli).
Cerchiamo di non concentrare troppe informazioni in un’unica frase: dare una
sola informazione per frase consente di scrivere frasi più brevi, chiare e
leggibili.
Segnali d’allarme
Formulazioni ambigue o generiche
Informazioni date per scontate
Informazioni importanti solo per chi scrive
A colpo d’occhio non si capisce come è organizzato il testo
Non è chiaro qual è l’argomento principale del testo
Informazioni importanti in posizione secondaria o poco visibile
Informazioni particolari e secondarie in posizione troppo
rilevante
¾ Prevale il punto di vista di chi scrive
¾ Ordine cronologico non rispettato
¾
¾
¾
¾
¾
¾
¾
¾ Frasi lunghe con troppe informazioni
Sii semplice
Scriviamo in modo lineare: preferiamo frasi di una sola proposizione. Se
dobbiamo inserire più proposizioni, cerchiamo di collegarle tra loro con la
coordinazione piuttosto che con la subordinazione.
Cerchiamo di mantenere vicini il soggetto, il verbo e i suoi complementi: non
interrompiamo l’andamento naturale della frase con incisi e non
complichiamola con fitte catene di sostantivi.
Usiamo modi e tempi verbali della lingua comune. Ricordiamoci che l’indicativo
è il modo più usato e che il presente, passato prossimo, imperfetto e futuro
semplice sono i tempi di più largo uso. Quando possiamo scegliere, preferiamo
costruzioni che richiedono l’indicativo (ad esempio, quando, se al posto di
qualora, nel caso in cui o anche se al posto di benché, per quanto).
Esprimiamoci nel modo più semplice, attingiamo dal lessico comune.
Utilizziamo i termini tecnici o le parole rare solo se sono necessarie per la
precisione del testo. Inseriamo pure sigle, acronimi e abbreviazioni, ma diamo
anche la loro formulazione per esteso la prima volta che le usiamo nel testo.
Evitiamo le formule rare, arcaiche e dotte, i latinismi, ed anche le parole
straniere e i neologismi non ancora di uso comune: sono tutte parole che
potrebbero essere un ostacolo per il nostro pubblico.
Utilizziamo solo le parole necessarie. Non usiamo lunghe locuzioni verbali
quando possiamo usare un solo verbo semplice (effettuare la scelta invece di
scegliere). Evitiamo precisazioni inutili (il modulo debitamente firmato).
Segnali d’allarme
Soggetto e verbo distanti tra loro
Frasi composte da molte subordinate
Lunghe catene di sostantivi
Modi impliciti come gerundio, infinito, participio
Tempi non comuni come passato remoto, futuro anteriore
Termini tecnici non spiegati
Parole rare, latinismi, forestierismi, neologismi sostituibili con
parole comuni
¾ Sigle, acronimi e abbreviazioni non comuni senza spiegazione
¾ Verbi semanticamente vuoti
¾
¾
¾
¾
¾
¾
¾
Sii preciso
Facilitiamo la comprensione: esplicitiamo sempre le connessioni logiche che
legano le frasi. Privilegiamo quindi l’uso di connettivi (avverbi, congiunzioni,
locuzioni) e di verbi di modo finito (indicativo, congiuntivo, condizionale,
imperativo) a proposizioni implicite: gerundio, infinito e participio nascondono
il soggetto del verbo e appesantiscono le frasi.
Esprimiamo il soggetto dei verbi: il testo potrà suonare come ripetitivo ma
consentiremo al nostro destinatario di leggere in maniera autonoma le singole
frasi che compongono il testo. Quando è possibile, preferiamo sempre che il
soggetto espresso sia colui che compie l’azione.
Usiamo la parola giusta al posto giusto: quando scriviamo, assicuriamoci
sempre che il significato delle parole che utilizziamo sia in linea con quanto
vogliamo esprimere. Una parola nel contesto sbagliato può creare confusione e
ambiguità al lettore.
Usiamo i termini tecnici quando sono necessari per trasmettere un significato
tecnico e non possono essere sostituiti da parole più comuni. Ricordiamoci,
però, di definirli quando li introduciamo per la prima volta: anche se non
possiamo rinunciare ai veri termini tecnici, dobbiamo tener presente che si
tratta di parole incomprensibili per i non esperti.
Stiamo attenti ai falsi: spesso, per inerzia o per ricoprire il testo di una patina
di formalità, utilizziamo parole
poco comuni credendo che abbiano un
significato tecnico, mentre potrebbero essere sostituite senza perdita di
significato e di precisione da parole più usuali (per es. riscontro invece di
risposta o istanza invece di domanda)
Segnali d’allarme
¾
¾
¾
¾
¾
¾
Assenza di avverbi, congiunzioni, locuzioni
Presenza di verbi di modo gerundio, infinito, participio
Soggetti nascosti
Parole nel posto sbagliato
Falsi tecnicismi
Tecnicismi poco noti e non spiegati
Sii diretto
Rivolgiamoci direttamente a chi legge; adottiamo il suo punto di vista.
Accorciamo le distanze: presentiamoci con il noi e rivolgiamoci al cittadino con
il Lei o, nel web, anche con il tu. Il modo tradizionale di impostare le
comunicazioni, con l’Amministrazione che usa l’impersonale e si rivolge al
cittadino magari con il Signoria Vostra, fa percepire l’Amministrazione come
isolata dalla società.
Preferiamo la forma attiva: è la soluzione migliore, incisiva e diretta; dà risalto
al protagonista. Ricordiamoci, però, che anche il passivo può essere utile:
usiamolo quando serve a mantenere in primo piano ciò di cui stiamo parlando
o quando è difficile o superfluo specificare il soggetto.
Scriviamo positivo: usiamo le formulazioni negative solo quando non abbiamo
alternative. Per affermare una cosa non neghiamo il suo contrario.
Preferiamo la concretezza. Riferiamoci a entità astratte solo quando non è
possibile trasformarle in soggetti concreti e animati.
Non usiamo giri di parole se c’è un’espressione più immediata per dire la
stessa cosa.
Segnali d’allarme
¾ Prevale il punto di vista dell’Amministrazione
¾ Informazioni poco comuni date per scontate
¾ Si impersonale o soggetti astratti come l’Ente, l’Amministrazione
ecc.
¾ Signoria Vostra o riferimenti collettivi e astratti come l’utenza, la
clientela ecc.
¾ Frasi passive
¾ Formulazioni negative
¾ Nomi astratti
¾ Giri di parole
Sii coerente
Le parole sono importanti: usiamole con coerenza. Scegliamo un’unica parola
per definire lo stesso concetto, perchè spesso i sinonimi possono comportare
equivoci. Allo stesso modo, all’interno di un unico testo evitiamo di usare la
stessa parola per indicare cose o concetti diversi: potrebbe creare ambiguità.
Adottiamo un unico stile con cui presentarci e manteniamolo. Il tono espresso
dalle diverse parti del nostro testo deve essere omogeneo: se parliamo in
modo diretto, dando del tu a chi legge, non possiamo poi cadere nell’uso di
parole di sapore arcaico.
Facciamo respirare il testo. Ricordiamoci che la punteggiatura rende più
agevole la lettura perché stabilisce i confini delle frasi e indica le relazioni
all’interno di esse. Anche la suddivisione in paragrafi contribuisce ad alleggerire
il testo e a metterne in evidenza i blocchi informativi.
Non abusiamo delle maiuscole: oltre ai casi normalmente previsti dalla
grammatica, come i nomi propri o le parole a inizio frase, ci sono numerose
situazioni nelle quali si può scegliere se e come usare le maiuscole, per
esempio nelle sigle. Ma una volta fatta una scelta, questa va mantenuta
nell’intero testo.
Facilitiamo la lettura. Scegliamo un unico font e usiamo gli strumenti di
formattazione con moderazione: troppi grassetti, corsivi, sottolineature, colori
o caratteri di dimensioni diverse in uno stesso blocco di testo rallentano la
lettura e stancano o distraggono chi legge.
Segnali d’allarme
¾
¾
¾
¾
¾
¾
¾
¾
La stessa parola indica cose diverse
Parole diverse indicano una stessa cosa
Parole o costrutti informali accanto a parole o costrutti formali
Testo fitto senza suddivisione in paragrafi
Scarsità di virgole, punti e virgola e altri segnali di interpunzione
Font diversi nello stesso testo
Sovrabbondanza di formattazioni e colori
Uso non uniforme delle maiuscole nelle sigle, nei titoli di studio e
nelle cariche, nelle denominazioni di enti e uffici
¾ Uso non uniforme delle maiuscole e della formattazione nei titoli
