trasferimento archivi a struttura a file separati

TRASFERIMENTO ARCHIVI A
STRUTTURA A FILE SEPARATI
DOCUMENTAZIONE TECNICA
TRASFERIMENTO ARCHIVI A STRUTTURA A
FILE SEPARATI
Questo documento descrive l’operatività da seguire per il trasferimento degli archivi di PASS3000, MEXAL, COMPASS
(struttura a “file uniti”) verso archivi di MEXALBP, COMPASSBP, BUSINESSPASS (struttura a “file separati” detta anche
“tecnologia BP”) dato che questi ultimi prodotti (detti anche “prodotti BP”) si basano sulla struttura a “file separati”. I prodotti
MEXALBP e BUSINESSPASS possono anche essere installati nella Server Farm Passepartout e assumono la denominazione
MEXALBP LIVE e BUSINESSPASS LIVE ( detti anche prodotti LIVE).
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Al fine di rendere più efficienti le diverse operazioni di manutenzione come backup, aggiornamento archivi, ecc, la struttura a
file separati prevede una classificazione stabilita e non modificabile delle directory, che sono divise in due aree principali:
DATI e PROGRAMMI, situate all’interno della directory selezionata durante la procedura di setup (es. c:\mexalbp o
c:\businesspass). Inoltre gli archivi gestiti a file separati vengono contrassegnati con un codice identificativo interno (ID di
installazione) per poter identificare l’ultima versione di utilizzo. Nel contesto a file separati i dati (file, archivi) non possono
essere rinominati. Ogni azienda sarà collocata nella propria sub-directory specifica posizionata sotto la directory dati\datiaz\.
Solo successivamente, operando dalla funzione “Aziende – Anagrafica azienda” tramite il comando ShF4 Sposta azienda è
possibile spostare le aziende su percorsi differenti.
ATTENZIONE
La conversione del piano dei conti ad un differente piano dei conti (funzione Servizi – Conversione piano dei conti)
va effettuata prima di eseguire il trasferimento a file separati, sia per il GESTIONALE che per ADP B&B, in
quanto nei prodotti BP tale funzione non è disponibile.
FASI CHE COMPONGONO IL TRASFERIMENTO
La procedura di trasferimento archivi da “file uniti” a “file separati” si divide in due distinti momenti operativi: export e
import. In entrambi i casi è necessario operare da utente amministratore.
L’export viene eseguito operando nell’installazione origine (quindi operando da Pass3000/Mexal/Compass) utilizzando come
locazione degli archivi trattati una directory che deve essere accessibile in lettura/scrittura (normalmente c:\tmp). Nessun altro
programma (es. esplora risorse) deve utilizzare questa directory durante l’elaborazione.
L’import viene eseguito operando in una nuova installazione specifica del prodotto di destinazione (quindi operando da
MexalBP/CompassBP/Businesspass) indicando come locazione dei dati di partenza, una directory che deve essere accessibile
in lettura/scrittura, in cui sono stati riversati i dati esportati in precedenza (se si opera in pc diversi). Nessun altro programma
(es. esplora risorse) deve utilizzare questa directory durante l’elaborazione.
Al termine della procedura di trasferimento a file separati gli archivi sono utilizzabili sia sull’installazione di destinazione che
su quella di origine (che resterà utilizzabile in base ai limiti del relativo codice contratto). In ogni caso si ricorda che se le due
installazioni si trovano sullo stesso pc e utilizzano la stessa protezione hardware non è garantito l’utilizzo in contemporanea.
Nel caso si desideri cambiare sistema operativo è necessario:
•
eseguire l’export operando su un sistema
•
copiare in modalità binaria sull’altro sistema la directory temporanea in cui sono stati precedentemente esportati i file
•
sul secondo sistema impostare i corretti attributi di lettura/scrittura sulla directory e sui file
•
eseguire l’import operando sul secondo sistema
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NOTA BENE: nessuna applicazione (es. esplora risorse) deve utilizzare le directory o i file coinvolti durante le
elaborazioni di export e import.
NOTA BENE: non dichiarare directory utilizzate dal programma di origine o di destinazione come locazione
degli archivi trattati (es c:\mexal\temp o c:\mexalbp\dati\temp).
NOTA BENE: entrambe le installazioni devono essere allineate alla stessa versione di programma.
NOTA BENE: le operazioni di export e di import non ammettono altri terminali attivi.
NOTA BENE: l’installazione di destinazione non deve contenere dati ma è indispensabile che sia definito
l’utente amministratore.
NOTA BENE: il trasferimento degli archivi da “file uniti” a “file separati” va eseguita in un unico passaggio di
tutti i moduli: archivi gestionali, ADP B&B, Docuvision. Qualora si effettuasse un trasferimento parziale, non è
garantito l’eventuale import successivo dei dati non trasferiti precedentemente.
VERSIONI DI PROGRAMMA DA UTILIZZARE
Il trasferimento archivi a file separati può essere effettuata a partire dalla versione Gest54.2 (2011D).
Le versioni dell’installazione di origine e dell’installazione di destinazione devono essere uguali.
Si suggerisce di utilizzare sempre l’ultima versione in distribuzione, aggiornando preventivamente l’installazione di origine.
NUMERO E LIVELLO DI GESTIONE AZIENDE
Le licenze d’uso dei prodotti BP prevedono il controllo sul numero di aziende installate e il loro livello di gestione. Ciò può
comportare che, dopo la migrazione di prodotto, venga rilevata una situazione di aziende “fuori quota”, segnalato dall’apposito
messaggio bloccante in fase di apertura azienda. Sino a quando tutte le aziende presenti nell’installazione non rispondono a
quanto previsto dal relativo codice contratto non è possibile utilizzare l’installazione di destinazione. Per proseguire occorre
eseguire una delle seguenti operazioni:
•
immissione di un nuovo codice contratto che comprenda tutte le aziende e relativi livelli presenti
•
riduzione livello azienda
•
cancellazione azienda
Pertanto per superare la condizione bloccante è necessario immettere un codice contratto adeguato per il numero di aziende
installate e il loro livello di gestione, oppure riportare il numero di aziende e livello di gestione entro i limiti accettati dalla
licenza d’uso. Quest’ultima operazione è possibile cancellando individualmente le aziende o abbassandone il livello di gestione
tramite i pulsanti [ShF3] Cancellazione azienda e [ShF12] Modifica livello aziende che risultano abilitati operando nel menù
Aziende – Apertura azienda.
UTENTI/CHIAVI DI ACCESSO E STAMPANTI
Per poter trasferire alla tecnologia BP anche la configurazione di utenti/chiavi di accesso e stampanti, è necessario che
nell’installazione origine la “Configurazione Standard” sia disabilitata (AbilConfig=0 nella sezione [Installazione] del
pxconf.ini). In caso diverso viene visualizzato il seguente messaggio: “L’installazione non ha la configurazione compatibile
con i prodotti BP, per cui non verrà esportata la configurazione di utenti e stampanti”. Per ulteriori dettagli sulla gestione
configurazione standard, vedere manuale al seguente riferimento: sezione “Nozioni Generali”, modulo “Configurazione
utenti/terminali”, capitolo “Configurazione per prodotti con tecnologia non BP”.
L’installazione di destinazione deve essere pura, senza aziende, senza raggruppamenti, senza stampanti, mentre è necessario
che sia definito l’utente amministratore.
NOTA BENE: nell’installazione di destinazione deve essere presente solo l’utente amministratore.
NOTA BENE: eventuali stampanti dell’installazione di destinazione saranno sovrascritte da quelle già presenti
nella stessa posizione nell’installazione di origine.
NOTA BENE: in caso di export destinato ad installazioni LIVE, non sarà comunque possibile importare la
configurazione di utenti e stampanti.
NOTA BENE: se l’installazione di destinazione è Mexal BP Live o Businesspass Live, è necessario configurarne
i nuovi utenti e le nuove stampanti desiderati soltanto dopo che la Passepartout s.p.a. ha eseguito l’import, anche
se quest’ultimo non prevede il trasporto degli stessi utenti e stampanti dall’installazione d’origine.
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Particolarità per l’utente amministratore: nella configurazione utenti/chiavi di accesso in ogni caso non viene riportato
l’utente amministratore, in quanto, per procedere con l’import, è prima necessario creare le nuove credenziali di
amministratore nell’installazione di destinazione. Queste credenziali possono anche essere uguali a quelle dell’installazione di
origine, ma sono in ogni caso nuove e quindi in particolare occorre ridefinire eventuali impostazioni di avvio predefinite
riportando quelle presenti nell’installazione di origine.
Particolarità per le stampanti: cambiando sistema operativo passando da Windows a Linux non sono riportati i dispositivi
“W a collegamento server”. Trasferendo a prodotto Businesspass, non sono riportati i seguenti dispositivi:
“W” a collegamento server
“S” tipo device a collegamento server
“S” tipo comando di sistema
“E” tipo server SMTP
Nel caso di dispositivi S e F con comandi prima di apertura o dopo chiusura indirizzati su server, il trasferimento riporta le
stampanti ma esse non risultano utilizzabili segnalando il messaggio “Funzione non eseguibile sul server”. In questi casi
occorre reindirizzare tali comandi sul client.
Se nell’installazione origine la “Configurazione Standard” risulta abilitata (AbilConfig=1 nella sezione [Installazione] del
pxconf.ini), oppure l’installazione di destinazione è in Server Farm (prodotti LIVE), oppure l’operatore decide di non
importare gli utenti e le stampanti (parametri “Utenti” e “Stampanti” impostati a N in fase di import), allora si verificano le
seguenti situazioni:
•
UTENTI/CHIAVI DI ACCESSO: devono essere riconfigurati, tenendo presente che in tecnologia BP è ammessa solo
la gestione estesa degli utenti pertanto occorre definire nuovamente la struttura dei gruppi utenti. Nel caso si utilizzi
Docuvision Workflow Digitale, gli iter e le pratiche assegnate ad uno specifico utente saranno gestibili
esclusivamente dall’utente amministratore fino a quando non verranno riconfigurati gli utenti e le password;
•
DEFINIZIONE STAMPANTI: tutte le stampanti devono essere riconfigurate.
MODULISTICA TRADIZIONALE
Per conformare i formati di modulistica tradizionale alla struttura dati a file separati, prima di eseguire il trasferimento degli
archivi occorre effettuare due operazioni all’interno dei formati:
•
IMMAGINI SFONDO E LOGHI DI MODULISTICA: è necessario copiarli manualmente all’interno della directory
dati\datiaz\sigla azienda\datiutente, corretta directory della struttura a file separati. Il problema non si pone se si è
indicato il percorso assoluto (es. c:\allegati\) e i file non vengono spostati. Per le installazioni LIVE non è possibile
recuperarli.
•
FORMATI DI MODULISTICA TRADIZIONALE: occorre andare in variazione dei formati e dove sono utilizzati
loghi, file di sfondo e/o immagini, inserire prima del nome del file la dicitura “]” (esempio: “]fattura.bmp,96,128”).
La dicitura “]” verrà automaticamente sostituita dal percorso “dati\datiaz\sigla azienda\datiutente” (esempio:
“dati\datiaz\sigla azienda\datiutente\fattura.bmp,96,128”).
NOTA BENE: il carattere speciale “]” è previsto solo per Businesspass, Businesspass LIVE, MexalBP LIVE.
SPRIX & COLLAGE
I sorgenti, gli eseguibili e l’indice Sprix vengono elaborati dal programma di trasferimento a file separati.
Operando da prodotti a tecnologia BP la directory predefinita dei file creati da Sprix è \dati\pers\sprix.
CONTENUTO DEI SORGENTI
Non occorre intervenire nei sorgenti Sprix nei seguenti casi:
•
Nei sorgenti non si fa riferimento a file esterni a Passepartout.
•
Nei sorgenti si fa riferimento a file con percorso assoluto (ad esempio d:\datisprix\...) ma solo se i file restano
raggiungibili dopo il trasferimento a file separati (dato che la procedura non copia tali file).
•
Nei sorgenti si fa riferimento a file che hanno come estensione la sigle dell’azienda e si trovano nella directory dove
sono presenti i file dell’azienda (dato che la procedura copia tutti i file che hanno come estensione la sigla
dell’azienda).
In tutti gli altri casi occorre spostare manualmente i file richiamati da Sprix e rivedere i sorgenti adeguandoli opportunamente.
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PREMESSA
Come già spiegato in precedenza, nei prodotti a tecnologia BP, la struttura a file separati prevede una classificazione stabilita e
non modificabile delle directory. Ciò si riflette anche nella gestione delle directory Sprix delle aziende: nei prodotti a
tecnologia BP non è gestita la “Directory Sprix” del profilo azienda ma al suo posto è gestito il “Gruppo Sprix” in Anagrafica
azienda.
TRASFERIMENTO DI SORGENTI ED ESEGUIBILI
La fase di export tratta gli Sprix in maniera differente a seconda della diversa organizzazione:
SPRIX GENERALI (l’azienda non ha indicato la directory Sprix nel profilo azienda): la procedura di export copia gli Sprix
nella directory Sprix di destinazione (ad esempio c:\tmp\pers\sprix). La procedura di import copia gli Sprix nella directory
\dati\pers\sprix e gli Sprix risultano gestibili da tutte le aziende presenti sull’installazione di destinazione (Sprix Generali), dato
che in anagrafica azienda non viene indicato il Gruppo Sprix.
Esempio Sprix Generali:
Directory Sprix Origine
Nel Profilo Azienda
Gruppo Sprix
Destinazione
Directory Sprix Destinazione
Temporanea
Directory Sprix Destinazione
Nessuno
C:\tmp\pers\sprix
\dati\pers\sprix
SPRIX AZIENDALI (l’azienda ha indicato la directory Sprix nel profilo azienda): la procedura di export copia gli Sprix in
directory diverse numerate in sequenza, a seconda della directory Sprix delle aziende elaborate in ordine alfabetico. La
procedura di import trasferisce questi Sprix nelle sub-directory denominate con il numero del Gruppo Sprix di riferimento (ad
esempio c:\mexalbp\dati\pers\sprix\sprix.001), e inserisce in anagrafica azienda il relativo Gruppo Sprix.
In altre parole le aziende vengono elaborate in ordine crescente e ogni volta che la procedura incontra una diversa directory
Sprix nel profilo azienda crea la relativa directory Sprix numerandola in ordine crescente. Tutte le aziende con la stessa
directory Sprix hanno gli Sprix in comune, collocati nella medesima directory numerata di destinazione.
NOTA BENE: I Gruppi Sprix sono al massimo 99. Se dall’elaborazione di export vengono rilevate più di 99
directory Sprix associate alle aziende, la procedura genera comunque le directory eccedenti i 99 nella c:\tmp (ad
esempio sprix.100, sprix.101, sprix.102, ecc.), ma l’import non potendo indicare nelle aziende alcun Gruppo
Sprix, le aziende interessata avranno gruppo zero e pertanto, utilizzeranno la directory degli Sprix Generali
(\dati\pers\sprix).
Nel caso eccezionale in cui ci fossero da gestire più di cento directory, è compito del Partner gestire e ripartire
questa eccedenza di directory in installazioni separate per gruppi omogenei di aziende (ad esempio per tipologia
di azienda, per livelli di gestione, per regime contabile, ecc.).
All’interno del file sprix.log presente nella directory temporanea C:\tmp\pers\sprix\ viene elencato il risultato
dell’elaborazione.
NOTA BENE: NON vengono trattati eventuali Sprix presenti su directory non indicate nel profilo delle aziende.
Esempio Sprix Aziendali:
Sigla
Azienda
Directory Sprix Origine
Nel Profilo Azienda
Gruppo Sprix
Destinazione
Directory Sprix Destinazione
Temporanea
Directory Sprix Destinazione
AAA
C:\sprix-aaa\
1
C:\tmp\pers\sprix\sprix.001
\dati\pers\sprix\sprix.001
BBB
+\sprix-bbb\
2
C:\tmp\pers\sprix\sprix.002
\dati\pers\sprix\sprix.002
..\sprix\
3
C:\tmp\pers\sprix\sprix.003
\dati\pers\sprix\sprix.003
C:\personali\
4
C:\tmp\pers\sprix\sprix.004
\dati\pers\sprix\sprix.004
AAR
CCC
BBT
DDD
NOTA BENE: si fa presente che per la gestione della monofase della Repubblica di San Marino esistono degli
Sprix specifici utilizzabili nelle installazioni a file separati. Questi sono disponibili nella directory
“gest\sprix\fileseparati\rsm” del DVD di rilascio.
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ADP B&B
Per il trasferimento verso MexalBP, CompassBP, Businesspass, nel caso in cui si desidera mantenere la configurazione origine
sull’installazione di destinazione, non occorre esportare/importare i dati di ADP B&B se sono verificati i seguenti punti:
•
Le configurazioni del database generale e di quelli aziendali sono gestite in modo dinamico (gestione tramite driver
connect e non tramite DSN)
•
L’installazione di origine e di destinazione si trovano sullo stesso pc
•
I database ADP di origine e di destinazione si trovano sullo stesso pc
•
La “Directory DB aziende” è comune per tutte le aziende (solo per Access)
Per ricollocare i database aziendali nelle directory delle relative aziende (solo per Access), o cambiare il tipo di RDBMS, o in
caso di spostamento dell’installazione di destinazione su altro pc, occorre effettuare obbligatoriamente l’export/import dei dati
di ADP B&B. Questo vale anche in caso di trasferimento verso i prodotti LIVE. Se nel computer che ospita l’installazione di
destinazione è presente il sistema operativo Linux, l’accesso ai database è possibile solo se è utilizzato MySQL in quanto
JDBC non è più supportato. In ogni caso nei prodotti BP non è gestito la configurazione dei database tramite DSN.
ADP COMMERCIALE E DBMIRROR
I database di ADP Commerciale e DBmirror non vengono trattati dal programma di export/import.
Se il trasferimento viene eseguito senza cambiare computer (l’installazione origine e quella di destinazione si trovano sulla
stessa macchina), la configurazione origine rimane inalterata ed è pertanto preservato l’accesso ai database. In pratica
l’installazione di destinazione accederà ai database origine senza bisogno di alcun intervento. Se nel computer che ospita
l’installazione di destinazione è presente il sistema operativo Linux, l’accesso ai database è possibile solo se è utilizzato
MySQL in quanto JDBC non è più supportato.
Se l’installazione origine e quella di destinazione si trovano invece su macchine differenti occorre riconfigurare i database sul
nuovo computer e ripopolare i database sulla installazione di destinazione.
NOTA BENE: nei prodotti LIVE i moduli ADP Commerciale e DBmirror non sono gestiti.
MEXALDB
Nel caso sia attiva la gestione di MexalDB, terminata la fase di import e la successiva riorganizzazione archivi, è necessario
configurare MexalDB dalla funzione “Moduli – Configurazione – MexalDB” ed effettuare il programma di ricostruzione del
database.
NOTA BENE: nei prodotti BP i dati di MexalDB non sono più gestiti su un unico database, ma ogni singola
azienda gestisce il proprio con i propri dati.
DOCUVISION
I dati di Docuvision vengono elaborati dal programma di trasferimento a file separati.
I prodotti BP non gestiscono i documenti Docuvision generali (quelli senza sigla azienda). La procedura li esporta comunque e
in fase di import è necessario, tramite apposito parametro, specificare come riportarli nella nuova installazione. Per i dettagli si
veda il paragrafo IMPORT – DOCUVISION.
Al termine del trasferimento ogni azienda avrà le proprie sub-directory dvallegati e dvvolumi.
NOTA BENE: eventuali revisioni/pagine di documenti archiviati in un volume non ancora masterizzato non
saranno oggetto del trasferimento. Prima di procedere con l’export dei dati da Pass3000/Mexal/Compass per poi
riportarli in una installazione a file separati occorre decidere se masterizzare tali volumi (i documenti saranno
riportati su un CD-ROM o DVD, ecc.) oppure ripristinare tutti le revisioni/pagine presenti nei volumi.
DICHIARAZIONI DEI REDDITI
In presenza del modulo Dichiarazione Redditi la procedura di esportazione riporta i dati delle dichiarazioni e delle tabelle
personalizzate all’interno della directory “datidr”. Nel caso in cui l’installazione Pass3000/Mexal/Compass preveda più
directory di memorizzazione pratiche per lo stesso modello dichiarativo (ad esempio sono definite tre directory per il modello
UNICO Persone Fisiche), in fase di export tutte le pratiche sono accorpate in un’unica directory, dato che nella struttura a file
separati viene gestita una sola directory per ogni modello dichiarativo.
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DATI NON TRATTATI DAL TRASFERIMENTO
I seguenti dati non vengono trattati dal trasferimento:
•
FILE DI RAGGRUPPAMENTI NON UTILIZZATI: non sono trattati dal programma di trasferimento i
raggruppamenti di piano dei conti che non sono utilizzati da alcuna azienda. Per trasferirli è necessario installare delle
aziende collegate ad essi e poi procedere al trasferimento.
•
FILE ALLEGATI: i file allegati a indirizzi di spedizione, contatti, ecc. non sono trattati dal programma di
trasferimento. Successivamente occorre ridefinire i percorsi dei file allegati nei vari punti del programma. Il problema
non si pone se si è indicato il percorso assoluto (es. c:\allegati\) e i file non vengono spostati. Per le installazioni LIVE
non è possibile recuperarli.
TRASFERIMENTO A PRODOTTI “LIVE”
In caso di migrazione verso prodotti LIVE resta valida la procedura di export descritta, mentre la procedura di import viene
eseguita da Passepartout s.p.a.. Per ulteriori informazioni contattare l’area Amministrazione Vendite.
EXPORT
L’esecuzione dell’export necessita la presa visione delle particolarità sopra descritte relativamente alle varie
funzionalità e moduli (Sprix, ADP B&B, Docuvision, ecc.).
La funzione di export replica gli archivi origine di Pass3000/Mexal/Compass in una directory temporanea copiando i dati e
indirizzandoli nelle sub-directory specifiche create automaticamente dalla procedura. Si raccomanda di verificare lo spazio
libero su disco prima di procedere. Prima di iniziare la fase di export si consiglia di eseguire la riorganizzazione di tutti gli
archivi per tutti gli anni per rilevare eventuali situazioni problematiche.
Vengono elaborati solo i file conosciuti da Pass3000/Mexal/Compass e quindi gli archivi estranei al programma (jpg, bmp,
archivi gestiti con Sprix, altro) devono essere copiati manualmente nelle sole directory “Aziendali utente” e “Generali utente”
in quanto nella gestione a file separati saranno le uniche directory utilizzabili dalle operazioni utente. Ad esempio:
•
directory aziendale utente = C:\mexalbp\dati\datiaz\sig\datiutente (sig rappresenta la sigla azienda);
•
directory generale utente = C:\mexalbp\dati\datigen\datiutente
Per eseguire la funzione si utilizza il programma di esecuzione Pass3000/Mexal/Compass (mx00.exe) indicando il parametro
“-eifs” nella linea di comando: copiare il link del client e nelle proprietà modificare il campo “Destinazione” aggiungendo il
parametro “-eifs” (ad esempio: “C:\mexal_cli\prog\mxdesk.exe -command=mx00.exe -eifs”).
ATTENZIONE: su Pass3000/Mexal/Compass deve essere gestito l’utente amministratore poiché diversamente
non è possibile eseguire l’export.
Dopo aver specificato le credenziali di accesso di amministratore si conferma con F10 e si accede alla seguente finestra:
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DOCUMENTAZIONE TECNICA
La parte superiore è descrittiva e visualizza i nomi delle directory origine in cui sono rilevati i vari archivi
Pass3000/Mexal/Compass. Il pulsante [F7] Origini/destinazioni permette di visualizzare i percorsi delle directory di
destinazione decodificando il percorso indicato sul campo Directory temporanea di copia:
Nella parte inferiore i campi di impostazione presenti sono:
DIRECTORY TEMPORANEA DI COPIA – Directory temporanea in cui sarà generata la struttura a file separati indicata in
valore assoluto (esempio: c:\ f:\ i:\). Pertanto non si devono utilizzare percorsi di rete. Di default, viene proposta una directory
all’interno dell’ambiente d’installazione, al pari di prog.
ATTENZIONE: la directory deve risultare accessibile all’utente MexalAdmin, il quale deve avere il permesso di
cancellarla da sistema. In caso contrario, la procedura ritorna errore.
ESCLUDI AZIENDE ANNULLATE – E’ possibile indicare se esportare oppure no le aziende annullate. L’impostazione
proposta è ‘S’, in modo da non trasferire aziende che non si utilizzano più.
ESCLUDI AZIENDE CON CATEGORIA STATISTICA – Inserendo in questo campo una sigla di tre caratteri, è possibile
escludere dall’elaborazione un gruppo di aziende preventivamente contrassegnate con tale sigla nel campo “Categoria
statistica” dell’anagrafica azienda.
ELABORAZIONE DEFINITIVA S/N – Se impostato a “N” la procedura effettua un’elaborazione di controllo e genera una
lista a video stampabile contenente i risultati dell’elaborazione. Nella lista sono elencati, suddivisi per tipologia, gli archivi
previsti da Pass3000/Mexal/Compass che saranno trasferiti nella directory temporanea nel momento dell’elaborazione
definitiva. La lista è utile ad indicare l’eventualità in cui archivi previsti non sono rintracciati nelle directory origine. Tale
casistica viene evidenziata con la dicitura “<** non esiste” e sarà cura dell’operatore verificare la situazione di partenza per
garantire il trasferimento corretto.
Se impostato a “S” l’elaborazione effettua la copia degli archivi nella struttura di directory a file separati. L’elaborazione
definitiva può essere ripetuta dato che la funzione elimina la struttura dalla directory temporanea di copia e ripete nuovamente
la procedura. Il risultato dell’elaborazione viene memorizzato nel file “export.log” nella directory temporanea di copia.
NOTA BENE: verificare lo spazio libero disponibile su disco prima di procedere con l’elaborazione definitiva.
Le aziende con sigla AUX, CON, NUL, PRN, non possono essere elaborate in quanto in ambiente Windows non è possibile
generare directory con tali nomi. Pertanto se vengono rilevate aziende con queste sigle la procedura di export segnala il
seguente messaggio:
In questo caso, operando in Pass3000/Mexal/Compass tramite la funzione Servizi – Copia azienda – DUPLICA AZIENDA, si
procede alla duplicazione dell’azienda origine, indicando una nuova sigla. In fase di export si devono comunque escludere le
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aziende non valide utilizzando il campo apposito “Escludi aziende con categoria statistica”, inserendo la categoria statistica
preventivamente specificata nelle aziende che non devono essere elaborate.
ADP B&B
Per esportare i dati di ADP occorre premere il pulsante ShF8 ADP e impostare a “S” il parametro “Esporta i database di ADP”
nella finestra apposita:
In caso contrario tali dati non verranno esportati.
Alla conferma dell’export definitivo, se il parametro non viene specificato la procedura ne richiede comunque conferma
tramite messaggio apposito.
ATTENZIONE: verificare di aver effettuato anche nei database di ADP l’eventuale conversione del piano dei
conti effettuata in Pass3000/Mexal/Compass prima dell’esportazione.
DOCUVISION
In presenza del modulo Docuvision la procedura di esportazione riporta i dati (file rappresentanti le revisioni/pagine e tabelle
del database) all’interno della directory temp creata come sub-directory alla directory indicata nel campo “Directory
temporanea di copia”.
La directory \temp conterrà:
•
directory \dvallegati (suddivisa in \documenti, \iter e \pratiche): con i file rappresentanti le revisioni/pagine dei
documenti di Docuvision ed i file allegati ad iter e pratiche;
NOTA BENE: eventuali revisioni/pagine di documenti archiviati in un volume non ancora masterizzato non
saranno oggetto del trasferimento. Prima di procedere con l’export dei dati da Pass3000/Mexal/Compass per poi
riportarli in una installazione a file separati occorre decidere se masterizzare tali volumi (i documenti saranno
riportati su un CD-ROM o DVD, ecc.) oppure ripristinare tutti le revisioni/pagine presenti nei volumi.
•
directory \exportdb\dv\dv_da_importare con le diverse tabelle del database originale di Docuvision riportate su file
con estensione .csv.
IMPORT
L’esecuzione dell’import necessita la presa visione delle particolarità sopra descritte relativamente alle varie
funzionalità e moduli (Sprix, ADP, Docuvision, ecc.).
Per effettuare l’import è necessario seguire la seguente sequenza:
1.
installare la procedura tramite programma di setup (viene creata la struttura a file separati);
2.
eseguire la procedura entrando direttamente nella funzione Servizi – Configurazioni – UTENTI/CHIAVI DI
ACCESSO, dove definire l’utente amministratore e la relativa password;
3.
eseguire la funzione di import.
La funzione di import è utilizzabile solo operando in un’installazione con struttura a file separati e solo operando con le
credenziali di amministratore. Pertanto, terminata l’installazione di MexalBP/CompassBP/Businesspass, nella funzione Servizi
– Configurazioni – Utenti/chiavi di accesso occorre impostare le credenziali di amministratore, i gruppi utenti con le relative
condizioni. Si ricorda che in caso di gestione di Docuvision Workflow Digitale occorre riconfigurare gli utenti e le chiavi di
accesso gestite precedentemente in Pass3000/Mexal/Compass.
L’import replica gli archivi rintracciati nella directory temporanea copiandoli e indirizzandoli nelle sub-directory specifiche e
può essere eseguito solamente se non esistono aziende e/o raggruppamenti del piano dei conti già presenti nell’installazione di
destinazione. Vengono copiati i dati dell’intera directory temporanea nell’installazione di destinazione. Si raccomanda di
verificare lo spazio libero su disco.
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DOCUMENTAZIONE TECNICA
NOTA BENE: non è possibile selezionare quali aziende importare. Vengono importate tutte le aziende
precedentemente esportate. Occorre quindi evitare di esportare le aziende indesiderate, precancellando le
aziende prima dell’export e utilizzando l’opzione “Escludi aziende annullate” in fase di export.
NOTA BENE: al termine della funzione di import in MexalBP/CompassBP/Businesspass è consigliato eseguire
la riorganizzazione degli archivi generali e successivamente la riorganizzazione degli archivi delle varie aziende,
procedendo una per una oppure da azienda STD tramite funzione multi aziendale.
NOTA BENE: il trasferimento delle “Anagrafiche Amm/Soci/Sind” (“Organi sociali” in Anagrafica azienda)
non riporta il contenuto del campo “Utente”.
Per eseguire la funzione di import si utilizza il programma di esecuzione di MexalBP/CompassBP/Businesspass (mx00.exe)
indicando il parametro -iifs nella linea di comando: copiare il link del client e nelle proprietà modificare il campo
“Destinazione” aggiungendo il parametro -iifs (ad esempio: “C:\mexal_cli\prog\mxdesk.exe -command=mx00.exe -iifs”).
Dopo aver specificato le credenziali di accesso di amministratore si conferma con F10 e si accede alla seguente finestra:
La parte superiore è descrittiva e visualizza i nomi delle directory destinazione in cui saranno copiati gli archivi. Il pulsante
[F7] Origini/destinazioni permette di visualizzare i percorsi delle directory di origine decodificando il percorso indicato sul
campo Directory temporanea di copia:
DIRECTORY TEMPORANEA DI COPIA – Directory temporanea in cui sono stati precedentemente esportati i dati di
Pass3000/Mexal/Compass.
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DOCUMENTAZIONE TECNICA
CREA RUBRICA UNICA CLI/FOR – Nei prodotti BP ciascuna azienda, anche se di raggruppamento, dispone di propri
clienti/fornitori con specifici e differenti codici. E’ comunque possibile utilizzare un archivio sovra-aziendale “Rubrica unica
clienti/fornitori” per realizzare una condivisione dei dati anagrafici dei clienti/fornitori. Per le aziende di raggruppamento si
può scegliere di continuare ad assegnare a uno stesso cliente/fornitore lo stesso codice nelle varie rubriche delle aziende di quel
raggruppamento. Questa modalità normalmente può essere assegnata solo se l’azienda non ha ancora memorizzato alcun
cliente/fornitore o durante questa fase di import archivi, tramite questo apposito parametro. Impostandolo a S, la procedura
riporta i nominativi dei clienti/fornitori delle aziende di raggruppamento nella rubrica unica cli/for. Nelle aziende di
raggruppamento il parametro contabile “Rubrica unica cli/for” viene posto uguale a “C” (Condivisa), i soggetti presenti nelle
rubriche aziendali come clienti/fornitori vengono riportati anche nella rubrica unica affinché i relativi dati siano disponibili per
nuove codifiche di clienti/fornitori in altre aziende dove verrà attivata la gestione della “Rubrica unica cli/for” impostata a “C”.
NOTA BENE: dall’attivazione vengono escluse le aziende di raggruppamento precancellate e quelle che
gestiscono l’Art.36/Bilancio cumulativo tramite il campo “Art.36/Bilancio Cumulat” del menù Azienda ANAGRAFICA AZIENDA. Si ricorda che nella gestione standard con tecnologia BP per le aziende di
raggruppamento è possibile impostare il parametro “Rubrica unica cli/for” a “C” (Condivisa) esclusivamente se
non sono stati ancora codificate anagrafiche di clienti/fornitori.
UTENTI – Se impostato a “S” consente di importare la struttura utenti dall’installazione di origine ad eccezione
dell’amministratore. L’import utenti non è gestito se l’installazione di origine prevede la configurazione standard abilitata.
NOTA BENE: si ricorda che nell’installazione di destinazione è necessario che sia presente solo l’utente
amministratore.
STAMPANTI – Se impostato a “S” consente di importare la struttura stampanti dall’installazione di origine. L’import
stampanti non è gestito se l’installazione di origine prevede la configurazione standard abilitata. Vi sono poi ulteriori
eccezioni:
Variando sistema operativo da Windows a Linux, non sono riportati i dispositivi W a collegamento server;
Convertendo a prodotto Businesspass, non sono riportati i seguenti dispositivi:
• W a collegamento server
• S tipo device a collegamento server
• S tipo comando di sistema
• E tipo server SMTP
• Nel caso di dispositivi S e F con comandi prima di apertura o dopo chiusura indirizzati su server, il trasferimento
riporta le stampanti ma esse non risultano utilizzabili, segnalando un opportuno messaggio d’errore all’atto di stampa.
Occorre reindirizzare tali comandi sul client.
NOTA BENE: si ricorda che eventuali stampanti dell’installazione di destinazione saranno sovrascritte da quelle
già presenti nella stessa posizione dell'installazione di origine.
DEFINIZIONE ARCHIVI AZIENDA – Con il parametro uguale a “N” la prima volta che verrà richiamata l’azienda in
MexalBP/CompassBP/Businesspass verrà richiesto all’utente di confermare la tipologia di gestione di alcuni archivi. Con il
parametro uguale a “S” si definisce la tipologia di tali archivi (tramite il comando Tipo gest [F3] attivo quando il cursore è
posizionato sul campo) e questa verrà assegnata già in fase di import a tutte le aziende oggetto del trasferimento.
VALUTE/CAMBI – E’ possibile scegliere se i dati delle tabelle “valute” e “cambi valute” saranno in comune con tutte le altre
aziende dell’installazione che impostano tale parametro a “G” (Generale) oppure specifici per la singola azienda impostando il
campo come “A” (Aziendale). Viene proposto il valore predefinito “G”.
CATEGORIE STATISTICHE CESPITI – E’ possibile scegliere se i dati della tabella saranno in comune con tutte le altre
aziende dello stesso raggruppamento che impostano tale parametro a “R” (Raggruppamento) oppure specifici per la singola
azienda impostando il campo come “A” (Aziendale). Viene proposto il valore predefinito “R”.
10 • TRASFERIMENTO ARCHIVI A STRUTTURA A FILE SEPARATI
DOCUMENTAZIONE TECNICA
ANAGRAFICA NOMINATIVI – E’ possibile scegliere se i dati delle tabella saranno in comune con tutte le altre aziende
dell’installazione che impostano tale parametro a “G” (Generale) oppure specifici per la singola azienda impostando il campo
come “A” (Aziendale). Viene proposto il valore predefinito “G”.
CENTRI DI COSTO/RICAVO – E’ possibile scegliere se i dati della tabella saranno in comune con tutte le altre aziende
dello stesso raggruppamento che impostano tale parametro a “R” (Raggruppamento) oppure specifici per la singola azienda
impostando il campo come “A” (Aziendale). Viene proposto il valore predefinito “R”.
PAGAMENTI – E’ possibile scegliere se i dati della tabella saranno in comune con tutte le altre aziende dello stesso
raggruppamento che impostano tale parametro a “R” (Raggruppamento) oppure specifici per la singola azienda impostando il
campo come “A” (Aziendale). Viene proposto il valore predefinito “R”.
BANCHE – E’ possibile scegliere se i dati delle tabella saranno in comune con tutte le altre aziende dell’installazione che
impostano tale parametro a “G” (Generale) oppure specifici per la singola azienda impostando il campo come “A” (Aziendale).
Viene proposto il valore predefinito “G”.
DESCRIZIONE MAGAZZINI – E’ possibile scegliere se i dati della tabella saranno in comune con tutte le altre aziende
dello stesso raggruppamento che impostano tale parametro a “R” (Raggruppamento) oppure specifici per la singola azienda
impostando il campo come “A” (Aziendale). Viene proposto il valore predefinito “R”.
CAUSALI MOVIMENTI MAGAZZINO – E’ possibile scegliere se i dati della tabella saranno in comune con tutte le altre
aziende dello stesso raggruppamento che impostano tale parametro a “R” (Raggruppamento) oppure specifici per la singola
azienda impostando il campo come “A” (Aziendale). Viene proposto il valore predefinito “R”.
CONTROPARTITE – E’ possibile scegliere se i dati della tabella saranno in comune con tutte le altre aziende dello stesso
raggruppamento che impostano tale parametro a “R” (Raggruppamento) oppure specifici per la singola azienda impostando il
campo come “A” (Aziendale). Viene proposto il valore predefinito “R”.
CAUSALI CONTABILI – E’ possibile scegliere se i dati della tabella saranno in comune con tutte le altre aziende dello
stesso raggruppamento che impostano tale parametro a “R” (Raggruppamento) oppure specifici per la singola azienda
impostando il campo come “A” (Aziendale). Viene proposto il valore predefinito “R”.
Nella sezione di destra vengono ricordati quali sono gli altri archivi comuni a tutte le aziende di raggruppamento.
I comandi/pulsanti disponibili nella videata sono:
Annulla [Esc] =
permette di abbandonare la funzione;
Ok [F10] =
permette di salvare i dati. Viene richiesto nuovamente di confermare l’operazione in quanto gli archivi
definiti come “A” (Aziendali) non potranno più essere modificati;
Predefinit [F4] = permette di impostare nuovamente i campi con i parametri proposti dalla procedura;
Docuvision [F5] = permette di scegliere se le classi documento di Docuvision saranno uguali in tutte le aziende
dell’installazione (“G” Generale) o specifiche per singola azienda (“A” Aziendale). I campi aggiuntivi
attivabili in ogni classe documento saranno sempre aziendali. Inoltre è possibile definire se eventuali
documenti associati alle “Anagrafiche Amm/Soci/Sind” (“Organi sociali” in Anagrafica Azienda) saranno
in comune in tutte le aziende che impostano il parametro a “G” (Generale). Se definito come “G” tutti i
documenti associati a tali anagrafiche saranno riportati nei database delle singole aziende convertite.
Riportati i dati in un’installazione MexalBP/CompassBP/Businesspass, se al campo “DEFINIZIONE ARCHIVI AZIENDA” è
stato indicato il valore “N”, alla selezione di ogni azienda viene richiamata la finestra “TIPO DI GESTIONE ARCHIVI” per
confermare necessariamente la tipologia di gestione archivi. Poiché le diverse aziende hanno archivi specifici e non in comune,
eventuali formati generici di riclassificati verranno riportati in tutte le aziende. Se in un’azienda, per uno stesso numero, erano
presenti sia il formato generico che battezzato verrà data priorità a quest’ultimo.
ELABORAZIONE DEFINITIVA S/N – Se impostato a “N” la procedura effettua un’elaborazione di controllo generando un
elenco delle aziende che verranno importate.
NOTA BENE: verificare lo spazio libero disponibile su disco prima di procedere con l’elaborazione definitiva.
ADP B&B
Se nell’installazione è gestito il modulo, nella videata principale appare il pulsante ShF8 ADP che richiama la seguente videata
per indicare i riferimenti al RDBMS che conterrà i vari database di ADP, da riportare nelle nuova struttura. Se
nell’installazione è gestito il modulo, l’intero trasferimento degli archivi gestionali a file separati non viene effettuato se si
esclude il trasferimento dei dati di Docuvision.
NOTA BENE: non è necessario importare né i dati ADP né i dati Docuvision nel medesimo tipo di RDBMS.
TRASFERIMENTO ARCHIVI A STRUTTURA A FILE SEPARATI • 11
DOCUMENTAZIONE TECNICA
TIPO DATABASE − Tipologia del database da cui devono essere recuperati i dati relativi ad Adp. I valori previsti sono: “A”
Microsoft Access, “S” SQL Server o “M” Mysql. (Solo “M” MySQL in ambiente Linux)
SERVER DB − Nome o indirizzo IP della macchina server dove presente il database da cui importare i dati relativi a ADP. Se
il database è di tipo “S” o “M” è obbligatorio indicare il nome/indirizzo di una macchina server.
UTENTE − Nome dell’utente con il quale effettuare l’accesso al database. Il campo deve essere valorizzato solo se l’accesso
al database è regolato da un sistema di security. Il dato viene richiesto solo per database di tipo “S” o “M”.
PASSWORD − Stringa alfanumerica di protezione associata all’utente definito nel campo precedente. Il dato viene richiesto
solo per database di tipo “S” o “M”.
DRIVER − Nome del driver ODBC di connessione al RDBMS. Se non definito, la procedura utilizza i driver standard
riconosciuti da Passepartout che sono: Microsoft Access Driver (*.mdb) per tipo database “A”, “SQL Server” per tipo database
“S” e MySQL ODBC 3.51 Driver per Mysql.
PORTA − Per database diversi da Access è necessario indicare la porta TCP di connessione al database. Se non è definita la
procedura utilizza le seguenti: 1433 nel caso di SQL Server e 3306 nel caso di Mysql.
NOME DB − Campo di sola visualizzazione contenente il nome del database.
DIRECTORY DB – Directory in cui saranno salvati tutti i database aziendali che verranno creati. Si tratta di un campo
accessibile solo se si è scelto Microsoft Access come tipo Rdbms.
NOTA BENE: i database di ADP Commerciale NON vengono esportati.
DOCUVISION
Solo se l’export ha incluso dei dati di Docuvision, nella videata principale della procedura di import appare il pulsante
Docuvision [F8] che richiama la videata per indicare i riferimenti al database contenente i dati di Docuvision da riportare nelle
nuova struttura, dove è previsto che ogni azienda abbia uno specifico database.
Se nel prodotto a tecnologia BP alla voce Moduli – Configurazione – DOCUVISION sono già stati indicati i dati di
connessione al database che conterrà le informazioni di Docuvision, tali informazioni sono già proposte. In caso contrario sarà
necessario impostarle in questa fase.
In presenza di Docuvision, l’intero trasferimento degli archivi gestionali a file separati non viene svolto se si esclude il
trasferimento dei dati di Docuvision. In questo caso la procedura segnala “Parametri connessione database Docuvision non
impostati. Import non eseguibile”.
NOTA BENE: si ricorda che nella videata principale alla voce “Alleg. docuvision” appare la directory di
origine/destinazione contenente i file rappresentanti le revisioni/pagine dei documenti e gli allegati di iter e
pratiche.
12 • TRASFERIMENTO ARCHIVI A STRUTTURA A FILE SEPARATI
DOCUMENTAZIONE TECNICA
TIPO DATABASE − Tipologia del database da cui devono essere recuperati i dati relativi a Docuvision. I valori previsti
sono: “A” Microsoft Access, “S” SQL Server o “M” Mysql.
SERVER DB − Nome o indirizzo IP della macchina server dove presente il database da cui importare i dati relativi a
Docuvision, se il database è di tipo “A” la procedura imposta in automatico nel campo il percorso della directory dove verrà
creato il database temporaneo (dv_da_importare) da cui recuperare i vari dati. Se il database è di tipo “S” o “M” è obbligatorio
indicare il nome/indirizzo di una macchina server.
UTENTE − Nome dell’utente con il quale effettuare l’accesso al database. Il campo deve essere valorizzato solo se l’accesso
al database è regolato da un sistema di security. Il dato viene richiesto solo per database di tipo “S” o “M”.
PASSWORD − Stringa alfanumerica di protezione associata all’utente definito nel campo precedente. Il dato viene richiesto
solo per database di tipo “S” o “M”.
DRIVER − Nome del driver ODBC di connessione al RDBMS. Se non definito, la procedura utilizza i driver standard
riconosciuti da Passepartout che sono: Microsoft Access Driver (*.mdb) per tipo database “A”, “SQL Server” per tipo database
“S” e MySQL ODBC 3.51 Driver per Mysql.
PORTA − Per database diversi da Access è necessario indicare la porta TCP di connessione al database. Se non è definita la
procedura utilizza le seguenti: 1433 nel caso di SQL Server e 3306 nel caso di Mysql.
NOME DB − Campo di sola visualizzazione contenete il nome del database.
Poiché nelle installazioni di MexalBP/CompassBP/Businesspass i dati sono specifici ed esclusivi di ogni singola azienda, la
sezione IMPORT DOCUMENTI GENERALI permette di definire se riportare nella nuova installazione i documenti di
Docuvision attualmente presenti nel database e comuni a tutte le aziende (campo “Sigla azienda” vuoto).
TIPO − Tipo di importazione. I valori gestiti sono:
“N” = Nessuno. I documenti con campo “Sigla azienda” vuoto non vengono riportati nella nuova installazione;
“A” = Allegati alle aziende. Vengono trasferiti i soli documenti allegati ad archivi gestionali di un’azienda (pulsante
“Allegato a” abilitato). Tali documenti verranno riportati in tutti i database di queste aziende;
“S” = Singola azienda. Si sceglie una specifica azienda dell’installazione a cui assegnare i documenti attualmente
visibili da tutte le aziende;
“T” = Tutte le aziende. I documenti vengono riportati in tutti i database delle diverse aziende presenti
nell’installazione.
NOTA BENE: i documenti di Docuvision relativi alle Dichiarazioni Redditi possono avere il campo “Sigla
azienda” vuoto, ma in questo caso non sono considerati documenti generali, pertanto vengono sempre importati
nel database Redditi indipendentemente dalla scelta effettuata nel campo “TIPO”. I documenti associati ai
nominativi degli organi sociali delle diverse aziende non vengono influenzati dalla definizione di tale campo ma
da come impostato il parametro “Documenti nominativi” nella finestra TIPO DI GESTIONE ARCHIVI.
SIGLA AZIENDA − Se nel campo precedente è stato selezionato “S” Singola azienda, è necessario indicare la sigla
dell’azienda in cui riportare i documenti in questione. E’ disponibile il comando Elenco aziende [F2] per scegliere tra una delle
aziende presenti negli archivi indicati alla voce “Dir. dati di copia”.
Confermando i dati dell’intera videata la procedura effettua una connessione di prova al database. Qualora non fosse
raggiungibile o sono stati indicati dei dati incoerenti nella sezione PARAMETRI CONNESSIONE DATABASE DA
IMPORTARE, viene dato il messaggio: “Si è verificato un errore durante la verifica della connessione”.
Il trasferimento relativo ai dati di Docuvision effettua le seguenti operazioni:
•
viene creato un database dal nome “sigla azienda_dv.estensione” per ogni azienda dell’installazione;
•
viene creato un database dal nome “dr_dv.estensione” per le Dichiarazioni Redditi;
•
le anagrafiche degli iter vengono riportate in tutte le aziende presenti nell’installazione;
•
vengono convertite le sole pratiche che hanno un documento allegato e se tale documento risulta associato ad una
specifica azienda. Le pratiche saranno quindi visibili solo in tali aziende e risulteranno associate ai soli documenti
appartenenti all’azienda in questione. Sono quindi escluse dal trasferimento: le pratiche senza documenti allegati e le
pratiche con allegati documenti non associati ad alcuna azienda – campo “Sigla azienda” vuoto – se in fase di
trasferimento il campo “Tipo” è uguale a “Nessuno”. Se in un’azienda la pratica risultava esclusivamente associata ad
un archivio del gestionale (esempio: finestra di collegamento “Docuvision” richiamata da un’anagrafica cliente), tale
associazione non viene mantenuta nella nuova struttura a file separati;
TRASFERIMENTO ARCHIVI A STRUTTURA A FILE SEPARATI • 13
DOCUMENTAZIONE TECNICA
•
come gli iter e le pratiche, anche i documenti saranno specifici per ogni azienda. Quei documenti che in Mexal
possono essere comuni a tutta l’installazione – campo “Sigla azienda” vuoto – devono ora essere assegnati ad una o
più aziende oppure essere persi, a seconda dell’opzione scelta nel campo “Tipo” della sezione IMPORT
DOCUMENTI GENERALI. La procedura memorizza i documenti all’interno dello specifico database aziendale in
questo ordine: documenti della singola azienda, documenti assegnati a nessuna azienda e comuni all’intera
installazione, documenti collegati ai nominativi amministratori/soci/sindaci;
NOTA BENE: dopo aver effettuato il trasferimento dei dati in una struttura a file separati occorre riorganizzare
i dati di Docuvision (voce di menù Moduli – Docuvision – Servizi – RIORGANIZZAZIONE ARCHIVI). Si ricorda
che dall’azienda STD, se presente nell’installazione, è possibile elaborare più aziende contemporaneamente.
•
le revisioni/pagine dei documenti eventualmente riportati in un volume non ancora masterizzato non saranno oggetto
di trasferimento. Prima di procedere con l’export dei dati da Mexal per poi riportarli in una installazione a file separati
occorre decidere se:
− masterizzare tali volumi (i documenti saranno riportati su un CD-ROM o DVD, ecc.);
− ripristinare tutti le revisioni/pagine presenti nei volumi; nei documenti relativi non apparirà più la dicitura
“Archiviato doc.”.
Se viene effettuato il trasferimento con volumi in stato diverso da “M”(Masterizzato), per tali volumi non sarà più
possibile: visualizzare il contenuto dello stesso (pulsante Contenuto [ShF4]), ripristinare i documenti relativi né
visualizzare tali documenti;
•
nella tabella “Parametri generali” il campo “Documenti da bollati definitivi” non è più modificabile e viene assegnato
in automatico il valore “A” (Aziendali).
Si ricorda che nella nuova installazione – se non si è proceduto con il relativo import degli utenti – questi e dovranno essere
creati nuovamente. Sino a quando non verranno inseriti ex-novo, gli iter e le pratiche assegnate ad uno specifico utente saranno
gestibili esclusivamente dall’utente amministratore.
NOTA BENE: effettuare una copia di salvataggio del database contenente i dati di Docuvision prima di
procedere con il trasferimento. Inoltre, prima di procedere con le usuali attività lavorative sulla nuova
installazione, verificare la coerenza e veridicità dei dati convertiti.
LIVELLI AZIENDE GESTIBILI CON I VARI PRODOTTI
I prodotti Passepartout gestiscono, in dipendenza della configurazione di prodotto o del relativa licenza-codice contratto, i
seguenti livelli di aziende:
• 0 Null : Aziende senza contabilità utilizzabili per gestire le pratiche redditi
• 1 Contabile : Aziende con la contabilità ma senza la possibilità di attivare la gestione dello scadenzario
• 1e Contabile Esteso: Aziende con la contabilità e con la possibilità di attivare lo scadenzario
• 1F Contabile con Fatturazione: Aziende con la contabilità e con una gestione limitata del magazzino (gestiti solo
alcuni documenti, i movimenti di magazzino non vengono salvati), ma senza possibilità di attivare lo scadenzario.
Per maggiori dettagli sulle caratteristiche del magazzino limitato, si consulti il capitolo Aziende del manuale in linea
all’appendice A – Caratteristiche dell’azienda contabile con fatturazione c/terzi –.
• 1Fe Contabile Esteso con Fatturazione: Aziende con la contabilità e con una gestione limitata del magazzino (vedi
sopra) ma con la possibilità di attivare lo scadenzario.
• 2 Esteso: Aziende con la gestione della contabilità, e del magazzino completo e con la possibilità di attivare lo
scadenzario.
• 3 Esteso + Produzione: Aziende con la gestione della contabilità, del magazzino completo, della produzione e con la
possibilità di attivare lo scadenzario.
Per identificare in ciascuna installazione il numero aziende installate e il relativo livello è sufficiente premere, su un qualunque
campo, 2 volte F1 poi il pulsante Aziende installate disponibile anche nella versione dettagliata.
14 • TRASFERIMENTO ARCHIVI A STRUTTURA A FILE SEPARATI
DOCUMENTAZIONE TECNICA
La colonna Quantità evidenzia il numero di aziende di ciascun livello presenti nell’installazione, mentre la colonna Max
evidenzia il numero massimo di aziende consentito dalla licenza per quell’installazione. Quando la quantità reale eccede
quella prevista dalla licenza il valore della colonna Max viene evidenziato da un *.
Di seguito verranno indicate, le modalità di passaggio alla tecnologia BP evidenziando (quando presenti) le diversità dei livelli
gestiti tra il prodotto di partenza e quello di arrivo.
MEXAL – MEXAL BP
Per i prodotti della linea Mexal i livelli aziende gestibili coincidono, a parità di configurazione (Contabile, Aziendale,
Produzione, Solution, Junior) con i livelli presenti su Mexal BP:
Mexal e Mexal BP
Contabile
Solution
Junior
Aziendale
Produzione
Massimo livello aziende gestibili
1e Contabile Esteso
2 Esteso
3 Esteso + Produzione
Altri livelli gestiti
Null
Null
Null; 1e Contabile Esteso;
Null; 1e Contabile Esteso;
Null; 1e Contabile Esteso; 2 Esteso
NOTA BENE: in fase di aggiornamento di Mexal a Mexal BP non occorre quindi procedere ad alcuna
operazione di aumento o diminuzione di livello delle aziende installate.
COMPASS – BUSINESSPASS
La seguente tabella confronta i livelli gestibili da Compass e da Businesspass indicando la procedura da seguire nel caso di
diversità dei livelli gestibili
Compass
Null
1e Contabile Esteso
2 Esteso
Businesspass
Null
1 Contabile
1e Contabile Esteso
1F Contabile con fatturazione
1Fe Contabile esteso con fatturazione
2 Esteso (opzionale)
Note per il passaggio
La licenza e il codice contratto di Businesspass devono
prevedere tante estensioni gestionali (=aziende di livello 2
Esteso) quante sono le aziende per le quali si intende
gestire il magazzino completo.
COMPASS 2009 – BUSINESSPASS
La seguente tabella confronta i livelli gestibili da Compass ed. 2009 e da Businesspass indicando la procedura da seguire nel
caso di diversità dei livelli gestibili.
TRASFERIMENTO ARCHIVI A STRUTTURA A FILE SEPARATI • 15
DOCUMENTAZIONE TECNICA
Compass 2009
Businesspass
Null
1e Contabile Esteso
1Fe Contabile esteso
fatturazione
2 Esteso (opzionale)
con
Note per il passaggio
Null
1 Contabile
1e Contabile Esteso
1F Contabile con fatturazione
1Fe Contabile esteso con fatturazione
2 Esteso (opzionale)
Le estensioni gestionali sono opzionali Businesspass come
lo erano in Compass 2009
MODIFICA LIVELLO
Tramite la funzione Modifica Livello, accessibile dal relativo pulsante presente nella finestra di Apertura Azienda , è possibile
eliminare aziende o modificare in blocco il livello delle aziende presenti nell’installazione. Detta funzionalità è utile nel caso
in cui, dopo aver eseguito la funzione di import in Mexal BP o in Businesspass, il numero di aziende e/o il livello delle stesse
deve essere adeguato alle caratteristiche della nuova licenza.
MODIFICA LIVELLO: dopo aver selezionato l’azienda da modificare, è sufficiente editare il nuovo livello nella colonna
all’estrema destra della finestra. Le modifiche fatte anche a più di un’azienda, verranno effettuate in blocco premendo il
pulsante Conferma.
CANCELLAZIONE AZIENDE: dopo aver selezionato l’azienda da cancellare, occorre marcarla tramite il pulsante
Cancellazione Azienda. E’ possibile marcare più aziende prima di procedere tramite il pulsante Conferma alla cancellazione
in blocco.
16 • TRASFERIMENTO ARCHIVI A STRUTTURA A FILE SEPARATI
World Trade Center – Edificio A
Via Consiglio dei Sessanta, 99
47891 Dogana – Rep. San Marino
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