Co.El.Da. Software S.r.l.
Coelda.NET
Presentazione
Gestione Contabilità Integrata
2012
Gestione Contabilità Integrata
Coelda.NET
I punti chiave
della procedura
Presentazione
del prodotto
Integrazione
con altri
programmi
Professionalità & Easy to use
I Punti Chiave
della procedura
Semplicità, Sicurezza, Integrazione
Accesso ovunque
È possibile accedere al proprio ambiente
di lavoro da qualsiasi posizione
attraverso Internet
Il gestionale di Contabilità Integrata
Coelda.NET è progettato e ottimizzato
per il lavoro over internet.
Sfruttando tutte le potenzialità messe a
disposizione dal Framework 4 è
possibile lavorare comodamente da
qualsiasi postazione connessa alla rete
senza problemi.
Sicurezza personale
Accesso sicuro e riservato
alle informazioni
tramite UsbKey Personale
L’accesso al programma è caratterizzato da
elevate misure di sicurezza. Oltre
all’immissione dei dati d’identificazione è
necessario inserire nella porta USB del
computer uno speciale dispositivo di
identificazione.
Questo permette ai sistemi di sicurezza
Coelda.NET di essere posti al pari dei sistemi di
sicurezza bancari presenti oggi sul mercato.
I Punti chiave della Contabilità Integrata
» Completa Integrazione tra Contabilità
Analitica, Generale, Finanziaria
» Interfaccia semplice e intuitiva
» Maschere modulari che si adeguano
automaticamente alla tipologia del
documento da inserire
» Gestione delle Contabilità Separate (es.
contabilità istituzionale e contabilità
commerciale)
» Gestione degli esercizi non coincidenti
con l’anno solare
» Modelli di Stampa conformi alle più
recenti normative ed esportabili in Excel
e Pdf
» Ricerche e relative stampe Comparative e
Multi annuali
» Sezione di Grafici visibili a video e
stampabili per analisi e presentazioni
dell’andamento gestionale
Procedure complementari
In aggiunta alla procedura base è
possibile inserire altri moduli che
permettono di aumentare l’integrazione e
la fruibilità delle informazioni
amministrative e contabili:
- Ordini
- Cash Flow Finanziario
L’obiettivo è di essere in grado
di armonizzare ogni evento
amministrativo
per poterlo gestire
con facilità
- Magazzino
- Delibere
- Interventi e Progetti
Uno degli aspetti più interessanti della
procedura è di poter modulare l’accesso di
ogni utente, ai diversi applicativi, in base alle
mansioni ed al proprio grado di
responsabilità.
Questo permette di coordinare l’attività dei
collaboratori nei modi opportuni per il
raggiungimento dell’efficienza, efficacia e
economicità gestionale
Coordinamento
& Sicurezza
Il Responsabile del Sistema Informatico ha la
possibilità di classificare il singolo eseguibile
per ogni utente su quattro diversi livelli
operativi: Accesso completo, InserimentoModifica-Visualizzazione, ModificaVisualizzazione, solo Visualizzazione
Monitoraggio &
valutazione della
produttività
Il sistema di monitoraggio memorizza le
informazioni in un database centrale dei log
in modo da archiviare in una sola locazione
i dati provenienti da tutti i computer
Il software coelda monitora,
registra e notifica ogni attività
online e offline di gruppi o
singoli utenti,
indipendentemente da dove si
trovino o da quale device
lavorino, per la protezione dei
dati e per la sicurezza della
rete aziendale.
Attraverso tale strumento
amministratori di società e
manager possono in tempo
reale da una posizione
centralizzata sia vigilare e
controllare il lavoro dei
dipendenti rilevando eventuali
comportamenti illegali o
inappropriati all’interno del
network aziendale sia valutare
il lavoro realmente svolto al
fine di aumentarne la
produttività e tutto ciò in
modo completamente
invisibile, trasparente agli
utenti monitorati.
Dettaglio operativo
Avvio della Procedura
Menù di Avvio e principali funzioni
Menù di Avvio
Area dati dell’utente
Area per l’inserimento di
promemoria personali
Una volta completate le operazioni
di riconoscimento e di accesso alla
procedura, in base alle proprie
mansioni si potrà utilizzare il
programma.
L’utente oltre ad informazioni di
carattere generale (es. nome
utente, numero identificativo hw,
ecc.) avrà modo di scegliere l’area
di utilizzo (Generale, Finanziaria o
Centri di costo) ed i relativi
eseguibili per svolgere il proprio
lavoro.
Sarà possibile aprire
contemporaneamente diverse
maschere anche di aree di utilizzo
diverse, questo permetterà di poter
lavorare in tempo reale anche su
movimenti con rilevanza contabile,
di finanziaria o per centri di costo.
Area del menù di
avvio con dettagli o
dei programmi
utilizzabili
Area visualizzazione
degli aggiornamenti
da installare
Funzioni di Supporto
Area di ricerca alfabetica
per richiamare
rapidamente i programmi
Funzioni supplementari
specifiche per ogni
eseguibile
Altre operazioni di
carattere generale
della procedura
A sinistra di ogni
eseguibile è possibile
utilizzare la barra dei
menù che ha la
funzione di
supportare e facilitare
l’utente nello
svolgere Funzioni di
ricerca o per
richiamare operatività
supplementari di ogni
programma o del
gestionale (es.
Gestione parametri).
A destra degli
eseguibili dove è
possibile effettuare
delle ricerche, si potrà
utilizzare la barra
delle ricerche, che a
seconda della
procedura potrà avere
diverse opzioni per
effettuare
visualizzazioni, analisi
e stampe dei dati di
contabilità generale,
di contabilità
finanziaria e
contabilità analitica
Funzioni di Supporto 2
Area dei criteri di ricerca
generali
Area dei filtri di ricerca
Area di applicazioni dei
criteri e dei filtri di
ricerca con la possibilità
di indicare il numero di
dati da visualizzare per
pagina
In ogni programma è
presente un ulteriore
pannello richiamabile
dalle etichette dei
campi di selezione dei
dati, da dove è possibile
effettuare ricerche per il
recupero delle
informazioni necessarie
al completamento
dell’inserimento di dati
contabili (es. causali
contabili, codici
pagamento,
clienti/fornitori,
mastri/conto,
capitoli/articoli, ecc. )
Funzioni di Supporto 3
Criteri principali
di ricerca
Area di
visualizzazione
con possibilità
di selezionare i
singoli record
dei dati
presenti n
archivio
corrispondenti
ai criteri di
ricerca
Criteri secondari
di ricerca
Campo per
l’inserimento dei
criteri di ricerca
Informazione sui dati presenti in
archivio corrispondenti ai criteri di
ricerca con la possibilità di
stamparli
Dettaglio operativo
Contabilità Integrata
Contabilità Analitica (Centri di Costo)
Contabilità Analitica – Caratteristiche fondamentali
La Contabilità Analitica, di recente
introduzione ha modificato
profondamente l’iter operativo
dell’Ente pubblico
.
Il Bilancio Finanziario Previsionale,
vede nell’ambito delle uscite di
spesa corrente, la necessita di
ricevere i dati da un’attenta analisi
dei costi passati ed attraverso una
proiezione previsionale si dovrà
redigere il Budget, che presenterà i
costi sostenibili in base ai
programmi .
Principali Eseguibili
Gestione del Piano dei Conti di
Analitica
Gestione Anagrafica Centri di Costo
Gestione Anagrafica dipendenti
Budget per Centri di costo
Ripartizione per Centri di
Costo/Missioni
Interrogazione Centri di Costo
La suddivisione dell’Ente in Centri
di Costo/Missioni Istituzionali
permette di dividere in settori la
struttura. Questo permetterà al
termine di ogni esercizio di
verificare l’andamento gestionale e
l’incidenza di ogni Centro di Costo.
Trasferimento Budget su Finanziaria
Acquisizione Mensile Stipendi
Contabilità analitica - Dettaglio Operativo 1
La procedura Coelda.Net, permette di
strutturare l’ente attraverso la creazione di un
Centro di Responsabilità Primario e Secondari
con i relativi Centri di Costo e Missioni
Istituzionali a cui ogni Centro apporta il
proprio lavoro. Il Centro di costo si completa
con i dati del personale, la superficie occupata
e le linee telefoniche utilizzate.
Anagrafica dipendenti e Acquisizione mensili
Stipendi permettono di seguire l’andamento
dei costi del personale presentando schede
individuali e collettive con il riepilogo del
budget messo a confronto con il costo
effettivamente rilevato tramite il flusso di
acquisizione trasmesso alla procedura dal
relativo programma Paghe e Stipendi
Contabilità analitica - Dettaglio Operativo 2
La procedura Coelda.Net, una delle prime a
recepire questa rivoluzione operativa, consente la
gestione del budget previsionale rispettando le
attuali normative, compilando in automatico il
prospetto del Preventivo Economico, trasferendo in
modo automatico (con una procedura guidata)
l’ammontare del Budget nei capitoli di Finanziaria
nella sezione “Competenza dell’anno.”
L’operatività si completa con la possibilità
di suddividere i costi per diversi criteri di
ripartizione, permettendo ad ogni
operazione di essere assegnata in modo
coerente rispetto alla reale incidenza sulla
struttura. La suddivisione può avvenire
per singolo movimento o a gruppi
Contabilità analitica - Dettaglio Operativo 3
Interrogazione Centri di Costo è l’eseguibile preposto
alla presentazione ed al controllo dell’andamento del
Budget attraverso la comparazione in tempo reale dei
valori riportati a consuntivo. Le verifiche possono
essere fatte a diversi livelli di indagine (Cdr, Cdc o
Missione) permettendo una analisi dei dati contabili,
riscontrando gli eventuali sforamenti, consentendo
all’utente di apportare le modifiche necessarie
La suddivisione per Centri di Costo dei documenti
contabili è la fase fondamentale per poter
ripartire opportunamente i costi per struttura.
Una apposita maschera richiamabile per ogni
singola operazione, sia dalla Contabilità Generale
sia dalla Contabilità Analitica, permette all’utente
di operare in piana autonomia in fase di prima
immissione o eventualmente in modifica
Dettaglio operativo
Contabilità Generale
Contabilità Generale
Contabilità Generale- Dettaglio Operativo 1
L’area di Contabilità Generale si presenta in modo
completo permettendo all’utente la gestione di
tutti gli aspetti operativi che essa comporta.
L’integrazione dei diversi pacchetti permette al
momento della registrazione contabile, a
discrezione dell’utente, la realizzazione dei
movimenti di finanziaria e di analitica, potendo
completare in tempo reale, in ogni suo aspetto
l’inserimento.
Nel caso si scegliesse di non completare
l’inserimento sarà sempre possibile in seguito
richiamare il record ed effettuare le necessarie
operazioni. E’ possibile inoltre associare un
movimento contabile ad un impegno/accertamento
e mandato/reversale già esistente in finanziaria,
permettendo alla procedura di realizzare nella sua
completezza il concetto di contabilità Integrata,
dove ogni movimento avrà modo di visualizzare
l’origine ed il suo completamento da qualsiasi
procedura lo si osservi.
Gli eseguibili principali sono:
• Gestione Piano dei conti
• Gestione Anagrafiche clienti e Fornitori
• Inserimento Movimenti Contabili
• Fatturazione Attiva e Contabilizzazione
• Gestione Inventario
• Gestione e Ammortamento Cespiti
• Interrogazione e Stampa Mastrini
• Apertura e Chiusura annuale conti
• Riclassificazione Bilancio (IV° dir. CEE)
Contabilità Generale - Dettaglio Operativo 2
L’area Contabilità Generale, si
contraddistingue per la sua praticità
operativa, presentando nei diversi eseguibili
tutte le funzionalità necessarie ad una
completa gestione economico-patrimoniale.
Le singole videate si presentano in modo
essenziale, mostrando di volta in volta solo i
campi e le funzioni necessarie alle specifiche
operazioni. Apposite barre laterali si
attiveranno mostrando le voci operative che
l’utente di volta in volta potrà utilizzare.
La connessione con le altre aree contabili, avviene tramite il piano dei conti e con i capitoli/articoli
della Finanziaria e i mastri/conto di Analitica. Il collegamento, attraverso automatismi trasparenti per
l’utente, permetterà per mezzo di menù guidati di completare in modo rapido e allo stesso tempo
semplice l’inserimento di ogni movimento contabile.
Contabilità Generale - Dettaglio Operativo 3
E’ possibile gestire le Contabilità Separate
(es. contabilità istituzionale e contabilità
commerciale). I costi comuni o anche definiti
promiscui, verranno registrati indicando di
volta in volta la percentuale di incidenza su
ogni contabilità. Un’apposita sezione di
ricerca e stampa permette di avere specifici
report riepilogativi.
Al momento della memorizzazione del movimento
contabile è possibile, sempre a descrizione
dell’utente, la creazione in tempo reale dei
movimenti di finanziaria (impegno/accertamenti –
mandati/reversali) o la relativa ripartizione per
Contabilità Analitica (Centri di costo).
L’inserimento dei documenti contabili
prevede: la contabilità clienti/fornitori ai fini
iva, la Fatturazione attiva, i compensi a terzi
con relativa certificazione annuale, le
scritture di assestamento, integrazione e
rettifica di fine anno, la valorizzazione
automatica delle quote di ammortamento, i
movimenti stipendi e paghe, la generazione
delle partite contabili in funzione dello
scadenziario clienti/fornitori.
Contabilità Generale - Dettaglio Operativo 4
La Procedura si contraddistingue per la
possibilità di effettuare innumerevoli ricerche
(es. operazioni con o senza la finanziaria, con o
senza la contabilità analitica, operazioni rivolte
alla gestione cespiti ed inventario, ecc.). E’
anche possibile effettuare ricerche multi annuali
per aver riscontri di dati su più esercizi.
Un’apposita sezione per i grafici completa le
possibilità di verifica e controllo dell’utente.
Le funzioni di ricerche sono supportate da una
altrettanto completa sezione di stampe, ogni
ricerca e analisi è possibile, oltre che stamparla,
esportarla su file Excel e Pdf permettendo in
questo modo la post elaborazione dei dati per
presentazioni ed analisi gestionali.
Le operazioni una volta filtrate sono visionabili
nel loro sviluppo contabile, permettendo di
richiamare il dettaglio dell’area di Contabilità
Generale, di Contabilità Finanziaria, di
Contabilità Analitica e Gestione Partite
(Scadenziario )
Contabilità Generale - Dettaglio Operativo 5
La sezione stampe prevede:
- Stampa Bilancio Civilistico
- Stampa registri Bollati Iva
- Stampa Fatture Emesse
- Stampa Giornale Bollato di Contabilità
- Stampa Mastrini
- Stampa Piano dei Conti
- Stampe Analisi andamento contabile
- Stampa del Registro dei Cespiti
- Stampa dell’Inventario Beni Mobili ed Immobili
- Stampa Schede dei Beni Ammortizzabili
- Stampa Certificazioni Annuali Percipienti
- Stampa Elenco Clienti e Fornitori
- Stampa Stato Patrimoniale Riclassificato
- Stampa Conto Economico Riclassificato
- Stampa Modello Riclasseco
- Stampa Nota Integrativa al Bilancio
Tutte le stampe sono esportabili in Excel, Word e
Pdf, permettendo all’utente, in qualsiasi
momento, di revisionare i dati per permettere di
ottenere ulteriori modelli di confronto per
approfondire e migliorare le analisi contabili e di
verifica della gestione dell’Ente.
Dettaglio operativo
Contabilità Finanziaria
Contabilità Finanziaria
Contabilità Finanziaria - Dettaglio Operativo 1
L’area Contabilità Finanziaria, è assieme alla
Contabilità Generale il cuore operativo dell’Ente,
da dove è possibile ottenere riscontri operativi
sul’andamento della gestione di ogni
capitolo/articolo, nonché generare impegni
/accertamenti e mandati/reversali in tutta
autonomia rispetto alle altre aree operative.
La gestione dell’impegnato/accertato è
articolata su diverse tipologie di
impegni/accertamenti. Le tipologie sono tutte
opzionali, in quanto è lasciato il libero utilizzo
all’utente: Impegno Normale, Impegno
Generale, PreSubImpegno, SubImpegno,
Impegno Provvisorio.
In riferimento ai Mandati e alle Reversali è
possibile gestire due tipologie: Reversale /
Mandato singolo, Reversale / Mandato Multiplo
Gli eseguibili principali sono:
• Anagrafica Capitoli/Articoli
• Gestione Capitoli (stanziamento e controllo
della movimentazione per capitolo/articolo)
• Gestione Impegni/Accertamenti
• Gestione Mandati/Reversali
• Passaggio Annuale dei Residui
• Prospetti del Bilancio di Previsione e del
Rendiconto della Gestione
• Stampe Giornale Mandati e Reversali
(Giornale di Cassa)
• Stampe di verifica e Analisi andamento
Finanziario
• Stampa Situazione di Cassa
• Gestione e Stampa Trimestrale di Cassa
• Interrogazione e Stampa Mastrini di
Finanziaria
• Stampe Comparative Generale /Finanziaria /
Centri di Costo
Contabilità Finanziaria - Dettaglio Operativo 2
La Contabilità Finanziaria si base su tre programmi:
Gestione Capitoli, che permette la Gestione ed il
Controllo dell’andamento finanziario di ogni
Capitolo/Articolo
Gestione Impegni/Accertamenti, che permette
la creazione dell’impegnato/accertato a fronte
delle possibili uscite ed entrate
Gestione Mandati e Reversali, che
prevede l’emissione dei Mandati e delle
Reversali per il completamento dell’Iter
amministrativo
Contabilità Finanziaria - Dettaglio Operativo 3
L’area di Contabilità Finanziaria si
contraddistingue per la possibilità di effettuare
innumerevoli ricerche (es. operazioni con o
senza la contabilità generale, con o senza la
contabilità analitica, ecc.). E’ anche possibile
effettuare ricerche multi annuali per aver
riscontri di dati su più esercizi. Un’apposita
sezione per i grafici completa le possibilità di
verifica e controllo dell’utente.
Le operazioni una volta filtrate sono visionabili
nel loro sviluppo contabile, permettendo di
richiamare il dettaglio dell’area di Contabilità
Generale, di Contabilità Finanziaria, di
Contabilità Analitica e Gestione Partite
(Scadenziario )
Le funzioni di ricerche sono supportate da una
altrettanto completa sezione di stampe, ogni
ricerca e analisi è possibile, oltre che stamparla,
esportarla su file Excel, Word e Pdf permettendo
in questo modo la post elaborazione dei dati per
presentazioni ed analisi gestionali.
Contabilità Finanziaria - Dettaglio Operativo 4
Grande Importanza è data alle stampe principali della Contabilità Finanziaria: Il bilancio
Previsionale, Il bilancio Assestato e il Rendiconto Generale della Gestione, a supporto dell’utente
sono previste due procedure specifiche che riepilogano i vari prospetti appartenenti a queste tre
importanti fasi operative di ogni esercizio amministrativo.
Bilancio Previsionale - Bilancio Assestato
Rendiconto Generale della Gestione
Integrazione
con altri programmi
Integrazione a 360°
» L’integrazione della Suite Coelda.NET, con
altre procedura si completa non solo in fase
di stampa (uscita) con la realizzazione dei
layout in estensione Excel, Word e Pdf, ma
anche in fase di entrata.
» Ogni Movimento Contabile, in qualsiasi area
si trovi (Generale, Finanziaria, Analitica) è
potenzialmente in grado di visualizzare la
documentazione digitalizzata a fronte del
movimento stesso (ordine, delibera, fatture,
mandato/reversale, ecc.)
» A supporto di questa integrazione
intervengono due procedure Co.El.Da.,
Gestione protocollo e Gestione
Documentale. Questo due procedure
perfezionano l’offerta software proprietaria,
offrendosi come soluzioni definitive, per
completezza e professionalità realizzativa
nel risolvere la problematica della
Archiviazione sostitutiva.
INTEGRAZIONE
Gestione Documentale è una
procedura a disposizione
dell’intera struttura del cliente,
basata su opportune
autorizzazioni di accesso, che
permette di creare una rete
virtuale di scambio e condivisione
di documentazione.
Questa procedura, a differenza
della Gestione del Protocollo,
nasce per essere utilizzata da ogni
utente e richiamabile da ogni
procedura Co.El.Da., dando con
apposite implementazioni la
visualizzazione del documento
elettronico.
E’ da sottolineare la sinergia con
la procedura Protocollo
Informatico. Al momento
dell’acquisizione di un documento
da Gestione Protocollo, lo stesso
sarà potenzialmente visibile in
Gestione Documentale.
Gestione Documentale
Si può affermare che Gestione Documentale è il
braccio operativo del Protocollo Informatico. Infatti,
oltre ad avere sue importanti funzione e
caratteristiche, assolve a quei particolari aspetti,
soprattutto di carattere di distribuzione e condivisione
che non sono espresse prerogative previste dal
legislatore per la Gestione del Protocollo Informatico.
Le recenti normative hanno introdotto
il concetto di sistema di gestione
informatica dei documenti. Il
Protocollo Informatico si colloca
all’interno del sistema come
infrastruttura di base destinata ad
avviare concretamente il processo di
ammodernamento della pubblica
amministrazione.
Gestione Protocollo è la procedura
predisposta ad ottemperare agli
obblighi di legge in funzione della
protocollazione e gestione della
corrispondenza.
A completamento delle funzionalità
sin qui elencate, si deve aggiunge la
completa gestione della Firma
Digitale da apporre ai documenti
ufficiali.
Gestione Protocollo
Coelda.Net ha la possibilità (modulo opzionale) di integrarsi con altri programmi che potranno
richiamare i documenti tramite apposite istruzioni inoltrati ad un web service.
In questo modo ogni aspetto legato alla problematica Protocollo Informatico (o sistema di gestione
informatica dei documenti) è visto con un approccio moderno, dinamico ed intuitivo, grazie all’impiego
delle più moderne tecniche di programmazione presenti oggi sul mercato.
L’integrazione della Suite Coelda.NET, si
completa con la possibilità di interfacciarsi con
procedure di terzi.
Al momento è possibile effettuare collegamenti
per trasmettere o ricevere dati in funzione di:
- Trasmissione in/out dei dati dell’emesso
(Mandati/Reversali) ed incassato pagato
tramite le Tesoriere o Cassieri autorizzati.
- Flussi Paghe/Stipendi per acquisizione
automatica dei valori con realizzazione in
tempo reale dei movimenti contabili, di
finanziaria e di Analitica sia per le spettanze
mensili sia per i contributi.
- Flussi per le determine Demaniali per emissione
fatture o documenti contabili generici con
relativo riscontro nell’accertamento/emissione
di finanziaria.
INTEGRAZIONE
Co.El.Da. Software S.r.l.
Coelda.NET
Fine Presentazione
Gestione Contabilità Integrata
2012
