LA FIERA DELLE IMPRESE SIMULATE

Centrale Nazionale di Simulazione
Istituto Don Calabria - Ferrara
Istituto Tecnico Commerciale “L.B.Alberti”
San Donà di Piave (VE)
LA FIERA DELLE IMPRESE SIMULATE: PREPARAZIONE, PARTECIPAZIONE E
OTTIMIZZAZIONE DEI RISULTATI
Al fine di agevolare la preparazione e la partecipazione alla fiera elenchiamo di seguito alcuni
elementi fondamentali per l’ottimizzazione del lavoro.
I principali obiettivi pedagogici della partecipazione alle fiere delle Imprese simulate:





migliorare le competenze imprenditoriali dei discenti;
fornire conoscenze sulla partecipazione alle fiere;
acquisire esperienza nella preparazione di stand per espositori;
sviluppare competenze commerciali e di marketing;
promuovere la collaborazione reciproca nella Imprese simulate e lo sviluppo del
commercio virtuale, la presentazione al pubblico dell’esperienza e delle prospettive di
collaborazione tra il commercio virtuale e quello reale;
 incoraggiare la creazione di nuove relazioni;
 promuovere l’incontro tra i rappresentanti di aziende provenienti da regioni diverse del
Paese e i futuri specialisti del settore;
 rafforzare la cooperazione tra gli istituti di istruzione e i partner sociali: imprese
commerciali, rappresentanti di organizzazioni;
Per raggiungere tali obiettivi, il formatore della Imprese simulate deve dare importanza al
coinvolgimento dei dipendenti della Imprese simulate in tutte le fasi della pianificazione e
organizzazione della fiera, ossia nelle fasi di scelta della fiera, preparazione, partecipazione e
riepilogo dei risultati.
Requisiti di partecipazione a una fiera
Tariffa di
Solitamente viene indicato il costo di uno stand standard (ad es. 3x2 mq) e
partecipazione delle attrezzature di base ( ad es. 1 tavolo, 2 sedie, un’insegna davanti allo
stand, e 1 presa elettrica).
Iscrizione
È necessaria la pre-iscrizione. Nella maggior parte dei casi i moduli di
iscrizione, firmati e timbrati, devono essere inviati via fax o posta
elettronica. Per alcune fiere esistono dei moduli distinti per la
partecipazione a concorsi, per l’organizzazione di eventi di intrattenimento
7° Fiera internazionale delle Imprese Simulate in Italia
o presentazioni elettroniche.
Orario della
Fiera
Martedì 14/04/2015 – dalle 10.00 alle 18.00 Allestimento degli stand
Mercoledì 15/04/2015 – dalle 09.00 alle 17.00 Fiera
Giovedì 16/04/2015 – dalle 09.00 alle 14.00 Fiera
14.00 - 16.00 Rimozione degli stand
Iscrizione in
loco
In ogni fiera è presente uno stand informativo dove, all’arrivo, è necessario
registrarsi e ottenere ulteriori informazioni.
Scarico dei beni
da esibire
I beni che verranno esposti durante la fiera potranno essere scaricati
Martedì 14/04/2015 dalle 10.00 alle 18.00 e il trasporto di tali beni deve
essere organizzato dagli espositori.
Smantellamento
degli stand
Gli organizzatori chiedono sempre che non si smontino gli stand prima del
termine della fiera. L’orario in cui è consentito iniziare lo smantellamento
dello stand è solitamente indicato nelle istruzioni iniziali della fiera.
Allestimento
Sugli stand compaiono i nomi delle imprese simulate.
Si precisa che è assolutamente vietato piantare chiodi, puntine, forare le
pareti degli stand, è possibile utilizzare ganci a "S" per attaccare poster,
quadri, ecc.
L'espositore è responsabile dei danni causati agli oggetti noleggiati.
Il materiale danneggiato
dall'espositore.
(pareti,
frontale)
dovrà
essere
pagato
Pulizia
E’ responsabilità dei partecipanti alla fiera di occuparsi della pulizia dello
stand prima dell’apertura giornaliera. In alcune fiere vengono impiegati
degli addetti alle pulizie per gli spazi comuni
Sicurezza
Il controllo di sicurezza dell’area espositiva è solitamente fornito dagli
organizzatori, ma questi ultimi non sono responsabili per danni causati
dalla merce esposta o per furti. La sicurezza dei prodotti esposti durante la
fiera nel periodo di installazione o smantellamento dello stand è
responsabilità degli espositori stessi. In alcune fiere, dopo aver compilato
appositi documenti, è possibile richiedere un’assicurazione aggiuntiva per
la merce esposta. I partecipanti devono rispettare i requisiti antincendio.
Materiali da
portare in fiera:
prodotti dell’azienda madrina da esporre nello stand
ciabatte ed adattatori per la presa di corrente
nastro biadesivo oppure ganci a forma di “S” provvisti di catenelle per
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appendere eventuali poster
cataloghi, volantini dell’impresa simulata (tutti contenenti i loghi
Programma Simulimpresa ED Europen-PEN International)
timbristica, materiale di cancelleria, carta carbone e calcolatrice (si ricorda
che in fiera non è disponibile il fotocopiatore)
modulistica: ordini d’acquisto, fatture, eventualmente documenti di
trasporto, distinte di versamento
per acquisti tra imprese simulate espositrici i mezzi di pagamento
disponibili saranno: carta di credito Europen-PEN International,
bonifico bancario oppure assegno bancario del conto aziendale (TRA
IMPRESE ITALIANE)
biglietti da visita contenenti il nome degli studenti e dell’impresa simulata
sarà possibile utilizzare il conto corrente dei clienti privati per acquisti
individuali presso gli altri stand
PREPARAZIONE
Stabilire gli obiettivi della partecipazione e i compiti
Prendendo in considerazione la situazione della Imprese simulate, occorre stabilire i propri
obiettivi:









cercare nuovi mercati;
aumentare il numero di clienti;
introdurre sul mercato nuovi prodotti o servizi;
valutare la concorrenza per i prodotti o i servizi;
prevedere la domanda dei nuovi prodotti o servizi;
aderire a determinati contratti (ad es. per la fornitura o la vendita di merci);
creare un’immagine positiva dell’impresa sul mercato specifico;
intensificare la promozione di nuovi prodotti o servizi ;
organizzare la fornitura diretta dei prodotti ai consumatori.
Essendo consapevole degli obiettivi principali della partecipazione alla fiera, l’impresa può
fissare obiettivi concreti, ad es.:


ottenere un determinato numero di contatti utili per l’attività futura;
ottenere un determinato numero di accordi per ulteriori incontri con potenziali clienti;
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



prendere nota dei desideri dei consumatori, sondare la loro opinione su un certo prodotto
o servizio (ad es. in base a criteri specifici di valutazione, quali prezzo, colore, dimensione,
imballaggio, gusto ecc.);
stabilire relazioni con aziende di trasporti per la spedizione della merce;
distribuire un determinato numero di volantini pubblicitari tra i clienti potenziali;
acquistare scorte di beni.
Lavoro di preparazione della fiera
1. Formare un gruppo
Chiedere ai dipendenti quali compiti desiderano svolgere. Ciò aiuterà a scegliere gli incarichi
in modo più preciso; inoltre, i dipendenti saranno soddisfatti quando saranno in grado di
svolgere il lavoro a cui sono interessati. È necessario unire le persone in un gruppo
responsabile della preparazione per la fiera, della partecipazione alla stessa e della
rendicontazione dei risultati. Il leader del gruppo deve essere eletto e i membri devono
spartirsi i vari compiti specifici. Deve anche essere preparato un accurato programma di
lavoro.
2. Mostrare interesse per i materiali visivi preparati da altri gruppi per la partecipazione
alla fiera.
Se non è la prima volta che la Imprese simulate partecipa alla fiera, dovrebbero esistere già
delle fotografie o dei materiali pubblicitari per la stessa fiera (cataloghi, offerte, modelli di
stand ecc.). Guardare anche i materiali video, se esistenti.
3. Consultare gli sponsor relativamente ai prodotti che si desidera esporre nello stand.
Chiedere necessariamente in che modo effettuare le dimostrazioni dei prodotti. Occorre
essere consapevoli del fatto che il vantaggio ottenuto dalla dimostrazione presso le fiere è
indiscutibile.
4. Preparare i materiali pubblicitari stampati da presentare in fiera
Predisporre in modo attraente i quattro elementi fondamentali della pubblicità, ossia la
grafica, il titolo, il testo e lo slogan:

La grafica deve essere interessante, distinta e visibile, cioè deve attrarre l’attenzione in
modo inconscio. A tale scopo, occorre utilizzare almeno uno tra gli elementi della
pubblicità, quali colori vivaci, caratteri di forma o dimensione inusuali, una grande foto
a colori, un testo o persino uno spazio vuoto che appare assai inusuale all’occhio
abituato a pagine piene di contenuti.
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



Il titolo è l’elemento in base a cui il consumatore è in grado di capire l’argomento della
pubblicità e se egli desidera leggerne il testo o meno. Il titolo aiuta ad attrarre il
pubblico destinatario. Occorre cercare già nel titolo di specificare il tipo di prodotto, ad
esempio”Nuove attrezzature per ufficio…”. Le parole principali del titolo dovrebbero
essere “nuovo”, “finalmente”, “per la prima volta” e così via. Quando si crea un titolo,
occorre cercare di esprimere l’importanza del consumatore: “Acquistando questo
prodotto rivelerai le tue capacità, il tuo coraggio, il tuo talento e la tua fiducia in te
stesso, ecc.”
Lo scopo del testo pubblicitario è conquistare il cliente. Il testo deve esprimere i
benefici offerti dai prodotti o servizi. Occorre fornire le informazioni con frasi brevi,
descrivendo i vantaggi dei prodotti o servizi o raccontando una storia in modo
semplice e chiaro. Occorre fornire le informazioni utili per il consumatore. È anche
importante la scelta del carattere e il testo può includere il nome, l’indirizzo, gli orari
lavorativi, il numero di telefono e altre informazioni di contatto dell’impresa.
Lo slogan è la frase utilizzata per favorire la memorizzazione della pubblicità e aiuta il
consumatore a identificare un prodotto o servizio e a generalizzare l’idea dell’iniziativa
di promozione.
Anche il formato della pubblicità è importante. Tutti gli elementi di una pubblicità
(titolo, grafica, slogan e testo) devono essere facilmente comprensibili e organizzati in
modo gradevole da un punto di vista estetico e attraente. È stato dimostrato che la
maggior parte dei lettori osserva la pubblicità dall’alto verso il basso e da sinistra verso
destra, quindi gli elementi di base della pubblicità riconosciuti come efficaci devono
essere situati su una linea diagonale. I formati pubblicitari hanno quasi sempre un
elemento predominante, solitamente un’immagine. La pubblicità peggiore è quella in
cui tutto il testo è sottolineato, dove nulla è in realtà enfatizzato.
5. Preparare l’elemento pubblicitario cartaceo più importante per la Imprese simulate,
ossia il catalogo dei prodotti o servizi.
I requisiti minimi per coloro che elaborano il catalogo:








specificare il codice di ogni articolo;
specificare le caratteristiche più importanti dei prodotti: nome, dimensioni, colore,
composizione del materiale ecc.;
inserire le foto dei prodotti;
indicare il prezzo (senza dimenticare di specificare se includono l’IVA);
specificare i termini e le condizioni di pagamento e consegna;
indicare eventuali sconti;
numerare le pagine;
ideare la copertina e l’ultima pagina. La copertina deve contenere il nome del catalogo,
l’anno di pubblicazione, il marchio, il nome dell’azienda, l’indirizzo, il numero di
telefono e di fax, l’indirizzo e-mail e il sito web. Poiché alla fine del catalogo è
solitamente incluso anche il listino, è possibile consegnare ai visitatori anche un
modulo d’ordine.
6. Scegliere supporti pubblicitari acustici o audiovisivi
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In alcune fiere è possibile preparare moderne e interessanti pubblicità su supporti elettronici
o tramite radio. Sarà possibile utilizzare la presentazione elettronica dell’azienda anche in
seguito diffondendo informazioni sulla Imprese simulate in occasione di eventi diversi.
Occorre cercare di preparare la presentazione in modo tale che si possano aggiungervi nuove
informazioni. Nella preparazione di una pubblicità radiofonica, occorre tenere presente i
seguenti aspetti:






La pubblicità radiofonica consiste principalmente in un annuncio parlato di un
annunciatore. Il testo deve essere prossimo al linguaggio parlato e non deve contenere
termini complessi. L’espressività della lettura del testo ricopre un ruolo importante. È
possibile utilizzare dialoghi e diversi effetti sonori.
Occorre parlare di argomenti che il consumatore apprezza e che lo renderanno felice e
a proprio agio, ma non degli argomenti che desidera l’autore (uno dei classici esempi
riguarda la pubblicità del dentifricio: “Denti puliti con il nostro dentifricio: i tuoi denti
saranno bianchi e splendenti e troverai facilmente nuovi amici!” al posto di “Denti
puliti con il nostro dentifricio perché è fatto con gli ingredienti migliori!”).
Occorre ricordare che, per rendere efficace l’annuncio sonoro, esso deve catturare
l’attenzione, far sorgere interesse, essere convincente (acquista!) e contenere qualcosa
che obblighi ad agire immediatamente. Tutti e quattro questi elementi devono
susseguirsi in questa particolare sequenza. Se un elemento manca, la pubblicità non
sarà efficace.
Le parole “tu/voi” e “tuo/vostro” devono essere pronunciate entro le prime nove
parole. Inoltre: “tu/voi” e “tuo/vostro” devono essere pronunciate il più spesso
possibile. Evitare parole come “noi” e “nostro”, poiché il consumatore non è interessato
a ciò che accadrà all’impresa. Egli è interessato ai propri vantaggi.
Specificare solamente un recapito nella pubblicità sonora: il numero di telefono oppure
l’indirizzo o il sito web.
L’introduzione è la parte più importante della pubblicità sonora. Da essa dipende il
fatto che l’ascoltatore continui o meno ad ascoltare l’annuncio. Ad esempio, “Hai
l’anima del cowboy e non sai come farla uscire?” L’introduzione deve obbligare le
persone a prestare attenzione. Solo dopo di essa si può informare su ciò che si offre e
vende.
7. Creare dei gadget che corrispondano allo spirito della Imprese simulate per i clienti, i
partner e i visitatori della fiera.
Offrendo i gadget, sarà possibile migliorare l’immagine della Imprese simulate. Non ritardare
troppo la decisione e la scelta dei gadget, poiché gli ordini urgenti sono più costosi e a volte
persino impossibili da soddisfare.
8. Stabilire la politica dei prezzi
Prendere in considerazione i seguenti elementi: prezzi speciali, sconti per pagamenti
immediati in contanti durante la fiera, sconti per quantità, uso di coupon scontati, sistema di
sconto per determinati prodotti o altri tipi di sconto.
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9. Contattare le imprese per programmare in anticipo la visita in fiera
Contattare telefonicamente o tramite e-mail tutti i partecipanti: Imprese simulate e partner
sociali. Se possibile, confermare per iscritto l’appuntamento per un incontro in fiera.
10. Creare un modello standard
Verificare in ufficio la fattibilità del modello. Verificare che esprima il VANTAGGIO offerto dai
prodotti o servizi. Progettando lo stand, prevedere la posizione del titolo principale a livello
dello sguardo. Deve essere convincente. Pianificarne la sistemazione all’entrata o davanti allo
stand. Cercare di disporre i prodotti in esposizione all’interno dello stand. Utilizzare colori
efficaci. Colori contrastanti e abbinati sono perfetti per creare uno stand attraente. Gli stand
che risultano peggiori sono quelli caratterizzati da un’elevata diversità di colori o da un
sovraccarico degli stessi.
11. Imparare ad essere compratori e venditori
Non dimenticare che vendere è l’obiettivo principale in fiera. Occorre fare in modo che i
potenziali clienti non debbano attendere o vengano ignorati, poiché potrebbero andarsene
dallo stand. Prendere nota in modo semplice delle informazioni relative agli incontri con i
clienti.
Prima della fiera, occorre simulare le situazioni che possono verificarsi durante la fiera e
prepararsi in modo professionale: incontrare i visitatori, rivolgersi a loro in modo cordiale,
comunicare in modo gentile e creare un’atmosfera favorevole, iniziare la conversazione di
affari passando alle negoziazioni relative alla vendita, simulare il comportamento da tenere
nel momento in cui gli interessi dell’impresa corrispondono a pieno con quelli dei visitatori e
non corrispondono affatto, orientare i visitatori e fornire loro informazioni.
12. Pensare a una frase introduttiva per un nuovo cliente
COME, CHE COSA, PERCHÉ, QUANDO e DOVE?
13. Preparare informazioni sui prodotti
Assicurarsi che tutti coloro che lavoreranno nello stand sappiano giudicare al meglio i
prodotti adatti alla vendita e siano in grado di illustrare l’attività svolta dalla Imprese
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simulate, che conoscano la gamma di prodotti, oltre ai loro particolari, alla loro affidabilità, ai
tempi di produzione e consegna e che siano consapevoli non soltanto delle qualità dei
prodotti, ma in grado di soddisfare le esigenze dei compratori. Il personale presente nello
stand deve conoscere bene i vantaggi dei propri prodotti rispetto a quelli offerti dalla
concorrenza, oltre ai loro svantaggi. È in grado di identificare i compratori in base al tipo di
comportamento e di adattarsi agli stessi. Riesce a dimostrare che il prodotto è buono e che è
ciò che serve al compratore. È in grado di dimostrare che il prodotto vale il prezzo stabilito e
di convincere il compratore che il prodotto è ciò che fa attualmente al caso suo.
14. Informarsi su eventuali conferenze o presentazioni speciali in programma durante la
fiera
Quali eventi si svolgeranno durante la fiera? Chi vi parteciperà? Quando e dove si
svolgeranno? A quali eventi parteciperanno i membri del gruppo? Quali membri
parteciperanno? È possibile attirare l’attenzione tramite una presentazione non tradizionale.
Può trattarsi di uno spettacolo, un balletto, una canzone o qualsiasi forma di intrattenimento,
durante la quale i dipendenti della Imprese simulate, sfruttando le loro abilità artistiche,
illustreranno informazioni relative all’azienda, ai servizi e prodotti a cui sono interessati i
partecipanti e i visitatori della fiera.
15. Stabilire chi farà che cosa e quando
Quello che segue è un esempio di come possono essere suddivise le responsabilità tra gli
impiegati che partecipano alla fiera:
Chi lo deve fare
(dipendenti
incaricati)
Cosa bisogna fare (mansioni)
Invitare le persone a visitare lo stand
Fare conoscenza con nuovi clienti
Fare pubblicità e vendere nello stand
Compilare eventuali documenti
Consegnare i documenti necessari ai clienti
Inserire dati nel computer
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Quando bisogna
farlo (in quale
giorno della fiera,
al mattino, al
pomeriggio o
sempre)
Visitare altri stand: raccogliere listini prezzi e
offerte, effettuare acquisti
Prendere nota (per iscritto) degli incontri con
clienti e fornitori
Fare fotografie o video
Altro
16. Programmare il viaggio di andata e ritorno per la fiera e la sistemazione per le notti
Trasporto dei prodotti da esporre e delle attrezzature e materiali per lo stand. Viaggi del
personale di andata e ritorno per la fiera. Prenotazione dell’hotel.
17. Spedire inviti per visitare lo stand un mese prima della fiera.
Ad altre Imprese simulate, ai partner sociali e agli sponsor
18. Distribuire buoni sconto ad altre aziende
La Imprese simulate può inviare ai partecipanti alla fiera, in anticipo assieme agli inviti o
distribuendoli all’inizio della fiera, informazioni sui propri buoni sconto o altri tipi di
promozioni che saranno validi durante la fiera relativamente a un determinato prodotto o
servizio.
19. Preparare i documenti
Preparazione di fatture, ordini, contratti, registri o altri moduli. I documenti devono essere
preparati nella lingua di comunicazione specificata dagli organizzatori della fiera. Assicurarsi
che i moduli contengano tutte le colonne necessarie.
20. Ricordare che il sondaggio svolto tra i partecipanti durante la fiera può produrre
risultati affidabili
Presentando un questionario breve e semplice, è possibile scoprire l’opinione delle altre
Imprese simulate riguardo ai propri prodotti, ai relativi prezzi, interventi pubblicitari, alle
vendite e ai compratori. Successivamente, dopo aver analizzato i dati, si avranno a
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disposizione materiali eccellenti per il miglioramento delle campagne di marketing.
21. Munirsi di scorte sufficienti di prodotti destinati alla vendita durante la fiera
Ordinare presso il fornitore una quantità sufficiente di prodotti
22. Creare i biglietti da visita e altri segni identificativi
Solitamente occorre preparare i biglietti da visita dell’azienda e del formatore della Imprese
simulate. Indicare il nome dell’istituto d’istruzione, il nome della Imprese simulate, il marchio
e il nome del dipendente.
23. Pensare agli elementi dell’abbigliamento del personale
I clienti formano la propria opinione dell’impresa e dei suoi dipendenti entro i primi tre o
quattro secondi di comunicazione, quindi è importante avere un aspetto professionale e
attraente.
24. Scegliere i campioni per la fiera
Preventivare il proprio budget. Prendere in affitto, in prestito, acquistare ecc.
25. Preparare lo stand dell’azienda e la disposizione finale dei prodotti esposti
Chiedere agli organizzatori di inviare la pianta del quartiere espositivo con l’area adibita allo
stand. Individuare in che modo e da quale direzione proverrà il flusso principale di visitatori.
Disporre i prodotti esposti nello stand in modo tale che siano distintamente visibili a distanza.
Il personale che lavora nello stand non deve impedirne la visione. Lo stand deve essere diviso
in tre parti:



una zona per il pubblico (la parte principale dello stand, dove si trovano i prodotti in
esposizione, dove avviene la comunicazione con i visitatori e dove lavora il personale);
una zona di lavoro (l’area dedicata alle negoziazioni, alle conversazioni importanti e
alla compilazione dei documenti);
una zona d’uso da parte del personale (locali ausiliari dove vengono riposte le scorte di
prodotti e i materiali pubblicitari).
26. Preparare il budget per la partecipazione alla fiera
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N.
Spese previste
Note
1.
Tariffa di esposizione
Solitamente questa tariffa e i servizi in essa inclusi sono
indicati nel modulo di registrazione o nelle informazioni
generali della fiera.
2.
Attrezzature e servizi
aggiuntivi
È possibile richiedere agli organizzatori di inviare
informazioni su servizi e attrezzature disponibili e relativi
prezzi.
3.
Trasporto
Spese di andata e ritorno dal luogo della fiera e dalla fiera
all’hotel.
4.
Progettazione dello
stand
Per preventivare queste spese occorre riflettere sul
progetto dello stand e creare un modello preliminare.
5.
Pubblicità
Catalogo, brochure pubblicitarie, estrazioni a premi ecc.
6.
Spese di
rappresentanza
Dolci, caffè, tè, gadget ecc.
7.
Personale
Il personale dello stand, un autista, i servizi di hotel,
l’indennità giornaliera, lo stipendio
8.
Altro
Ad esempio l’assicurazione sui prodotti in esposizione
27. Familiarizzare con i documenti finanziari utilizzati alla fiera
Assegni fieristici, carte di credito – di cosa si tratta? Sono annunciati nelle informazioni fornite
dagli organizzatori della fiera. Occorre imparare a compilare i documenti in modo
appropriato. È sempre possibile saldare i conti delle fiere nel modo consueto, ossia
raccogliendo le fatture durante la fiera e pagarle al ritorno.
28. Familiarizzare con i criteri di valutazione dei partecipanti alla fiera indicati nelle
informazioni fornite dagli organizzatori della fiera
Le fiere per Imprese simulate fanno parte del processo di formazione; di conseguenza, in
alcuni Paesi viene organizzata una valutazione dei partecipanti alla fiera. Occorre ricordare ai
discenti che il risultato più importante è l’esperienza acquisita!
29. Mostrare interesse nei confronti degli estratti conti bancari, i cui importi sono gestiti dai
dipendenti della Imprese simulate (per acquisti personali)
7° Fiera internazionale delle Imprese Simulate in Italia
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Occorre essere compratori attivi durante la fiera!
30. Stabilire chi è responsabile del corretto imballaggio e trasporto di tutti i prodotti e
documenti della fiera
Creare la seguente lista e verificare che venga rispettata:



















Biglietti da visita dell’azienda, materiali audiovisivi e pubblicitari;
Gadget per i clienti;
Moduli e documenti;
Una custodia per i biglietti da visita dei visitatori;
Un blocco note per la registrazione dei visitatori;
Una cartellina in cui conservare i documenti;
Una cartellina in cui conservare le brochure degli altri espositori della fiera;
La cancelleria più necessaria: graffette, cucitrice, forbici, nastro adesivo ecc.
Il catalogo dei prodotti e servizi offerti in fiera insieme al listino prezzi;
Attrezzature domestiche: una prolunga elettrica, una presa multipla, piatti e tovaglioli
usa e getta ecc.;
Una calcolatrice
Un computer portatile;
Una stampante;
Caffè, zucchero, dolci, bevande;
I medicinali più necessari;
Il timbro dell’azienda;
Una macchina fotografica o una videocamera;
Vestiti e accessori per l’abbigliamento speciale del personale;
Altro.
LA PARTECIPAZIONE ALLA FIERA
All’arrivo alla fiera, informare gli organizzatori ed effettuare la registrazione. Allestire lo
stand.
Al momento dell’apertura della fiera inizia il lavoro più duro. Il personale dello stand deve:


prendersi costantemente cura dello stand;
annunciare eventi, estrazioni a premi in base al programma delle azioni pubblicitarie,
partecipare alle presentazioni ecc.;
 dedicare attenzione a ciascun cliente ed essere attivo, visibile ecc.
Il lavoro del personale sarà efficiente se:



il numero di persone impiegate nello stand è scelto adeguatamente, tenendo presente che
la durata di lavoro efficiente durante la giornata è tra le cinque e le sei ore;
l’illuminazione dello stand è sistemata in modo adeguato;
ci si prende cura del kit di primo soccorso;
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


gli effetti e i documenti personali vengono tenuti al sicuro;
ci sono caffè, tè e snack;
le calzature indossate sono comode, poiché solitamente si trascorre la giornata in piedi.
Lavorare con i visitatori della fiera
Le fiere sono visitate da numerose persone interessate all’azienda, alla sua attività e ai suoi
prodotti. I discenti devono sapere:

come presentare l’impresa, i prodotti e servizi, l’istituto d’istruzione e la rete di Imprese
simulate;
 come presentare l’idea alla base dello stand;
 come instaurare relazioni iniziali con i visitatori e i clienti, come registrare i visitatori
interessati all’attività dell’azienda (contatti necessari: nome dell’impresa, e-mail,
indirizzo, numero di telefono e se possibile nome e cognome);
 come soddisfare un cliente speciale (ad es. un potenziale partner sociale) servendo il caffè
od offrendo un gadget;
 come compilare i contratti, le fatture, gli ordini ecc.;
Occorre incoraggiare il personale a comunicare con tutti i visitatori in modo attivo e cortese
(parlare con loro, invitarli, presentarsi ecc.).
Lavorare con altre Imprese simulate
Durante la fiera il personale dello stand deve:

registrare le Imprese simulate che sono interessate ai prodotti dell’azienda (potenziali
clienti). Dettagli indispensabili: nome dell’azienda, e-mail, indirizzo, numero di telefono e
nome del visitatore;
 porre speciale attenzione (offrendo il caffè o un gadget) alle Imprese simulate che hanno
prenotato anticipatamente un incontro, con le quali è stata concordata una collaborazione
o con le quali vengono sottoscritti dei contratti durante la fiera ecc.;
 accettare ordini da altre aziende ed evaderli in modo efficace;
 organizzare negoziazioni (se necessario, organizzare un incontro con i dirigenti
dell’impresa);
 prendere nota di informazioni relative alle aziende concorrenti e ai loro prodotti;
 essere pronti a compilare contratti, fatture, documenti di pagamento, fare ordini
personali presso altre Imprese simulate ecc.;
 occuparsi delle vendite e degli acquisti durante la fiera, cioè registrare, estrarre e riporre
con cura i documenti al fine di presentare un resoconto alla fine della fiera.
Al termine della fiera, controllare quanto segue:


che tutto sia imballato;
che tutto venga portato presso i relativi mezzi di trasporto;
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
che tutto venga caricato sul mezzo e che tutte le persone siano presenti.
FARE UN RESOCONTO DEI RISULTATI
Ciascuna Imprese simulate deve stabilire gli argomenti di valutazione in base ai propri obiettivi e
alle proprie esigenze. Tuttavia, è necessario prendere in considerazione il numero di visitatori
(quante brochure pubblicitarie sono state distribuite, quanti biglietti da visita sono stati
raccolti), il numero di contatti dopo la fiera, il numero di contratti sottoscritti durante e dopo la
fiera ecc. Nell’analizzare e riassumere i risultati ottenuti in fiera, occorre stabilire se gli obiettivi
della partecipazione sono stati raggiunti. La Imprese simulate deve revisionare i dati oggettivi
(reali), valutare l’efficienza delle spese di partecipazione e individuare gli errori che devono
essere presi in considerazione in futuro.
Si raccomanda di seguire l’esempio sottostante per la presentazione del resoconto dei risultati
ottenuti in fiera:
INFORMAZIONI RELATIVE AI RISULTATI DELLA PARTECIPAZIONE ALLA FIERA
1. Gli obiettivi della partecipazione alla fiera sono stati raggiunti?
2. La preparazione preliminare alla fiera (l’attività pubblicitaria precedente alla fiera, gli inviti
per i visitatori, il materiale informativo ecc.) è stata sufficiente affinché la partecipazione alla
fiera fosse efficace?
3. Quanti contatti sono stati stabiliti tramite la partecipazione alla fiera?
Fino a 10
Tra 10 e 25
Tra 25 e 50
Tra 50 e 100
Tra 100 e 200
Più di 200
4. Tra i contatti ottenuti, ve ne sono di particolarmente importanti per la Imprese simulate (che
potrebbero creare le condizioni per una collaborazione a lungo termine con Imprese simulate
nazionali o internazionali e che consentirebbero di aumentare le vendite di prodotti sul
mercato)?
5. Sono già stati sottoscritti nuovi contratti con Imprese simulate nazionali e internazionali, sono
stati ricevuti ordini di prodotti esposti in fiera tramite le relazioni stabilite in fiera?
Se sì, qual è l’importo totale di tali contratti (ordini)?
Fino a 3.000 Euro
Da 3.000 a 30.000 Euro
Da 30.000 Euro a 150.000 Euro
Più di 150.000 Euro
6. Quali altri obiettivi sono stati raggiunti tramite la partecipazione alla fiera?
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7. La fiera ha soddisfatto le aspettative (considerando la dimensione e l’importanza della fiera,
l’attrattività per espositori, visitatori, specialisti ecc.)?
8. I prodotti sono stati esposti in modo appropriato in fiera? Commentare.
9. La partecipazione alla fiera (i prodotti esposti e in particolare le dimensioni della
presentazione) hanno offerto dei vantaggi rispetto alla partecipazione delle aziende concorrenti?
10. Quale vantaggio si è ottenuto dai concorrenti che hanno partecipato alla fiera?
11. Che cosa dovrebbe essere fatto in modo differente in caso di partecipazione futura a un’altra
fiera?
12. Note e suggerimenti aggiuntivi.
Stesura di un elenco delle persone interessate ai prodotti dell’azienda
ed instaurazione delle relazioni
Uno degli elementi che indica il raggiungimento dei risultati legati alla partecipazione alla fiera
consiste nel numero di visitatori interessati ai prodotti esposti dall’azienda. Il successo della fiera
si riflette nella quantità di denaro speso per la partecipazione e nel numero di nuovi clienti
acquisiti. Dopo la fiera, è necessario stilare un elenco avente lo scopo di instaurare nuove
relazioni con i clienti potenziali. Successivamente alla fiera, occorre inviare loro informazioni,
cercare di scoprire la loro opinione riguardo alla fiera, chiedere loro se hanno deciso di
acquistare, inviare i listini prezzi od offrire ulteriore collaborazione. È possibile invitare i clienti
(Imprese simulate) provenienti dalla stessa città per un incontro.
Analisi della concorrenza
Uno dei possibili obiettivi della partecipazione alla fiera consiste nella comparazione con altri. Le
imprese che desiderano rimanere sul mercato devono costantemente osservare i prezzi dei
prodotti o servizi offerti dalla concorrenza, i punti di forza e di debolezza della loro attività
aziendale, l’organizzazione della pubblicità, la gamma di prodotti, la qualità ecc. Di conseguenza,
si consiglia all’azienda di preparare un modulo tramite il quale sia possibile operare un
confronto tra le qualità dei prodotti e i benefici forniti all’azienda e le stesse caratteristiche delle
aziende concorrenti.
Calcolo delle entrate e delle uscite
È importante stimare l’efficienza delle spese di partecipazione. È quindi necessario:
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ricalcolare le spese effettive sostenute per la partecipazione alla fiera e confrontarle con il
budget totale previsto;
calcolare le entrate ottenute durante la fiera. A tale scopo, dopo la fiera occorre redigere
un riepilogo dei contratti di vendita;
confrontare le entrate ottenute durante la fiera con le spese effettive sostenute per la
partecipazione e analizzare quali spese hanno offerto un beneficio e quali non hanno
portato gli effetti sperati e perché.
Incentivare il personale
I formatori della Imprese simulate non devono dimenticare un premio molto semplice ma
altrettanto efficace che non costa nulla: il ringraziamento. Un messaggio sincero di
ringraziamento inviato in tempo (sia verbalmente che per iscritto, privatamente o in pubblico) è
la garanzia della motivazione. I dipendenti devono sempre essere incentivati per il buon lavoro
svolto o per i risultati eccellenti ottenuti alla fiera, almeno con dei certificati d’onore. Devono
essere presentati pubblicamente alla comunità scolastica, l’amministrazione della scuola deve
essere interpellata per offrire incentivi finanziari e i dipendenti devono anche ricevere dei bonus
per l’attività virtuale dell’azienda.
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