Capitolo IV
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Cap. 4. Le rilevazioni delle imprese alberghiere Prof. Walter Palermo 1 Il sistema informativo Il SISTEMA INFORMATIVO è l’insieme di elementi che elaborano dati per ottenere informazioni utili alla gestione. Prof. Walter Palermo 2 Dai dati alle informazioni DATI SELEZIONE ELABORAZIONE INFORMAZIONI Prof. Walter Palermo 3 L’elaborazione Input dati Elaborazione Rilevazione Classificazione Codificazione Trattamento Presentazione Archiviazione Comunicazione Output informazioni Prof. Walter Palermo 4 Importanza delle informazioni Informazione Supporto alle decisioni (riduce la probabilità di errore) Prof. Walter Palermo 5 Matrice dell’informazione Rilevanza A l t Tempestività a B a s s a Bassa Alta Inutile Utile oggi Non informazione Utile in futuro Prof. Walter Palermo 6 Sistema informativo dell’impresa alberghiera: sottosistemi Contabilità generale Sistema alimentato dalla misurazione degli accadimenti aziendali che concorrono a determinare il reddito dell’azienda e le variazioni del suo patrimonio, e risponde ad un insieme di adempimenti di leggi civili e fiscali. Contabilità dei servizi (CO.AN. d’albergo) Costituito dalle registrazioni effettuate per verificare il funzionamento dei singoli reparti e per poter assolvere ad una specifica missione di controllo della microgestione dei singoli servizi Elaborazioni statistiche Raccoglie dati collegati alla gestione spesso destinati a terzi. Prof. Walter Palermo 7 Confronto Co.Ge. – Co.An. Confronto tra contabilità generale ed analitica Contabilità generale Contabilità analitica Misura reddito e patrimonio Ha funzione informativa interna ed esterna Ha valenza pubblica È obbligatoria Ha più destinatari Rileva solo fatti esterni Considera l’azienda nella sua unitarietà complessiva Utilizza costi e ricavi classificati secondo natura Adotta valori consuntivi Misura diverse quantità per il controllo Ha funzione informativa quasi esclusivamente interna Non ha valenza pubblica Non è obbligatoria È destinata solo ad interni Rileva fatti esterni ed interni Considera l’azienda come insieme di parti distinte collegate Utilizza costi e ricavi classificati con vari parametri Adotta valori consuntivi e preventivi Prof. Walter Palermo 8 La contabilità dei Servizi La contabilità dei servizi costituisce la prima rete informativa in cui vengono individuati, rilevati ed elaborati gli accadimenti della gestione dell’impresa alberghiera. Prof. Walter Palermo 9 La contabilità dei Servizi Nelle imprese alberghiere le rilevazioni elementari relative ai servizi (il ricevimento, la prenotazione, la cassa, il cambiovaluta e la custodia valori, la cucina, il ristorante, il bar, la lavanderia, l’autorimessa), rappresentate dalle registrazioni degli accadimenti che si presentano nei singoli reparti, e, più in generale, la struttura del sistema informativo risultano essere fortemente correlate alla dimensione aziendale e alla cultura predominante del management. Prof. Walter Palermo 10 La contabilità dei Servizi In qualunque tipo di impresa alberghiera esiste un sistema di rilevazioni minime, ossia di rilevazioni o insieme di rilevazioni amministrativo-contabili, tenuta sul giornale d’albergo o main courante (a forma libera). Gli elementi essenziali della registrazione sono: - il numero di camera del cliente, i dati identificativi del cliente, gli addebiti per servizio fatti al cliente, il totale degli addebiti del giorno, il riporto dei giorni precedenti, il totale del debito attuale, le somme riscosse dal cliente, le rettifiche per sconti, abbuoni o errori, il riporto al giorno successivo. Prof. Walter Palermo 11 La contabilità dei Servizi: il giornale d’albergo Altre possibili rilevazioni elementari alberghiere vengono eseguite nei seguenti libri o registri di reparto: 1. il registro di scarico sala Viene utilizzato per annotare le consumazioni del ristorante fornite quotidianamente alla clientela (ospite dell’albergo). Incaricato è il maitre, il quale, avvalendosi dei buoni di ordinazione o commande annota tutti i pasti consumati. 2. il registro dei consumi della cucina Tenuto sia a quantità che a valore, permette di tenere aggiornati i movimenti di entrata e di uscita dei generi alimentari e delle vivande di maggior valore e consente la determinazione dei costi di reparto 3. il registro di magazzino Accoglie tutti i movimenti di carico e di scarico intervenuti quotidianamente. Vengono registrati in ordine cronologico, a quantità e a valore, le forniture ricevute di generi alimentari, di vini e di bevande, di utensili per la manutenzione, di articoli per la pulizia, di arredi Prof. Walter Palermo 12 La contabilità dei Servizi: il giornale d’albergo Prof. Walter Palermo 13 La contabilità generale La contabilità generale dell’impresa alberghiera elementi «La contabilità generale (o contabilità sistematica) si configura come perno del sistema informativo aziendale e si può definire come preordinato processo organico e continuo di rilevazioni quantitative, con specifiche funzioni di accertamento amministrativo» G. Ferrero, F. Dezzani, P. Pisoni, L. Puddu, Contabilità e bilancio d’esercizio, Giuffrè, Milano, 2000, p. 4. Prof. Walter Palermo 14 La contabilità generale: alcuni richiami Rilevazioni quantitative Impiego del conto Solo effetti su reddito e patrimonio Solo fenomeni “esterni” Secondo un piano dei conti “tipico” Con il metodo della partita doppia Prof. Walter Palermo 15 Il reddito Variazione del capitale per effetto della gestione Il reddito è visto essenzialmente come l’incremento o il decremento che il capitale proprio, investito nell’attività d’impresa, subisce per effetto delle operazioni di gestione. consente di evidenziare la composizione quantitativa e qualitativa del patrimonio e di verificare il permanere delle condizioni che garantiscono la sua attitudine all’impiego necessario per la produzione del reddito. Prof. Walter Palermo 16 Il reddito Misuratore nel tempo dell’efficienza Reddito totale considerato rispetto alla intera gestione, dall’inizio al termine dell’impresa Reddito d’esercizio considerato rispetto a distinte frazioni della gestione, corrispondenti ai successivi periodi di tempo (periodi amministrativi) nei quali può dividersi la durata dell’azienda. Costituisce una necessità conseguente non solo ad obblighi di legge ma anche ad esigenze di conoscenza, di giudizio, di comportamento e di programmazione. Prof. Walter Palermo 17 Il reddito Compenso all’imprenditore Per il capitale proprio Per il rischio Per l’organizzazione e la direzione Prof. Walter Palermo 18 Il reddito di esercizio E’ variamente configurabile in relazione alle ipotesi soggettive relative alla competenza di costi e ricavi NON è una quantità misura NON è quantità vera, reale, obiettiva o verificabile E’ quantità astratta Prof. Walter Palermo 19 Le rilevazioni sistematiche tipicità dell’albergo Costi di gestione Alimenti, Canoni, Lavanderia, Pulizia, Diritti, Addobbi Ricavi di gestione Pernottamenti, Pensioni, Bar, Autorimessa, Impianti, Locazioni Custodia dei beni dei clienti Beni di clienti in custodia a Clienti c/beni in custodia Debitori per rischi di custodia a Rischi per custodia Prof. Walter Palermo 20 Le rilevazioni sistematiche tipicità dell’albergo Assestamento dei conti Le scritture di assestamento rappresentano lo strumento tecnicocontabile che consente la trasformazione dei valori di conto in valori di bilancio per la determinazione del reddito di competenza d’esercizio. Si distinguono in: Scritture di integrazione Scritture di rettifica Scritture di ammortamento Prof. Walter Palermo 21 Le rilevazioni sistematiche tipicità dell’albergo Scritture di integrazione si riferiscono a fatti di gestione che competono temporalmente all’esercizio in chiusura ma che per vari motivi vengono contabilizzati soltanto al termine del periodo amministrativo, ovvero si riferiscono a costi e ricavi presunti che, pur essendo di competenza dell’esercizio, al termine del periodo amministrativo non sono stati ancora rilevati. Es: la liquidazione degli interessi bancari, la liquidazione dell’imposta sul valore aggiunto, le vendite e gli acquisti privi dei rispettivi documenti, le svalutazione dei crediti, gli accantonamenti del trattamento di fine rapporto a carico dell’esercizio, la chiusura dei conti valutari, i ratei attivi e passivi, gli accantonamenti per rischi ed oneri. Nell’impresa alberghiera di particolare rilevanza si mostrano le analisi compiute al termine dell’esercizio relative a: • perdite presunte derivanti da eventuali oscillazioni sfavorevoli dei cambi; • per gli oneri futuri connessi alle politiche di manutenzione, riparazione e rinnovamento degli impianti e delle facilities e delle altre immobilizzazioni. Prof. Walter Palermo 22 Le rilevazioni sistematiche tipicità dell’albergo Scritture di rettifica si riferisce a costi e ricavi già contabilizzati nel corso del periodo amministrativo ma di competenza economica degli esercizi successivi. Risconti, Rimanenze, Costruzioni interne e la patrimonializzazione di alcuni costi Prof. Walter Palermo 23 Le rilevazioni sistematiche tipicità dell’albergo Scritture di ammortamento Si riferiscono ai fattori della produzione a fecondità ripetuta, tanto materiali che immateriali, capaci di rinnovare la propria utilità economica nell’ambito di più esercizi. Questi, infatti, partecipano alla complessiva attività economica dell’impresa in più periodi amministrativi con conseguente necessità di ripartire il loro costo nei periodi stessi secondo criteri che consentano una corretta rappresentazione in bilancio del risultato di ciascun esercizio. La ripartizione del costo nei singoli esercizi avviene tramite l’imputazione al conto economico delle “quote di ammortamento” che rappresentano, pertanto, la quota del costo complessivo imputabile allo specifico periodo. Valutazioni civilistiche e fiscali Prof. Walter Palermo 24 Le rilevazioni sistematiche tipicità dell’albergo Valutazioni civilistiche e fiscali La quantificazione dell’ammortamento deve rispettare i principi generali di redazione del bilancio contenuti nell’articolo 2423-bis del codice civile, tra i quali assumono particolare rilievo quelli di cui ai nn. 1) e 6). Il primo, infatti, stabilisce il principio secondo cui la valutazione delle singole poste del bilancio deve essere fatta “secondo prudenza e nella prospettiva della continuazione dell’attività” e deve tener conto “della funzione economica dell’elemento dell’attivo o del passivo considerato” mentre al n. 6) del richiamato articolo 2423-bis è sancito il principio secondo cui i criteri di valutazione “non possono essere modificati da un esercizio all’altro”. Prof. Walter Palermo 25 Le rilevazioni sistematiche tipicità dell’albergo Tabella coefficienti fiscali Alcuni coefficienti fiscali per gli ammortamenti Edifici 3% Costruzioni leggere 10% Biancheria 40% Autovetture 25% Mezzi da trasporto 20% Mobili ed arredamento 10% Attrezzature 25% Impianti generici 8% Impianti specifici 12% Macchine d’ufficio, elettromeccaniche ed elettroniche 20% Prof. Walter Palermo 26 L’epilogo dei Conti La chiusura dei conti e il risultato dell’esercizio Alle scritture di assestamento seguono le scritture di chiusura finalizzate, come in un tutte le imprese, alla evidenziazione del risultato finale dell’esercizio nonché alla chiusura di tutti i conti accesi e non ancora spenti. Infatti, al termine delle operazioni di assestamento, i costi e i ricavi di competenza dell’esercizio vengono riepilogati nel conto di risultato economico, il cui saldo rappresenta il reddito conseguito durante la gestione e tutti gli altri conti, che non rappresentano né costi né ricavi di competenza e-conomica di questo periodo, vengono chiusi al conto di riepilogo dello stato patrimoniale. Spesso tale documento, nelle imprese che esercitano l’attività ricettiva e di ristoro, viene accompagnato da altri prospetti allegati destinati ad illuminare le cifre contenute nei due prospetti principali (CE e SP) Prof. Walter Palermo 27 Il “conto ristoro” Il “Conto Ristoro” Nel “conto ristoro” (1) si ipotizza una descrizione sintetica delle principali grandezze riferibili al servizio di ristorazione e costituite dalle provviste alimentari, dai vini, dai liquori, dall’acqua minerale, dalla birra e da un originale “sigari e sigarette”. Nel conto di riepilogo vengono indicate, espressi in moneta di conto, le rimanenze all’inizio dell’esercizio, gli acquisti, le rimanenze al termine dell’esercizio, il correlativo costo del venduto ed i ricavi ottenuti attraverso l’applicazione di un margine percentuale di profitto. Il profitto complessivo della ristorazione trova ingresso nel conto “esercizio albergo e ristorante” in cui vengono riepilogati i costi e i ricavi sostenuti durante la gestione. (1) A. Salzano, Organizzazione, analisi dei costi e struttura del bilancio di esercizio delle imprese alberghiere. 28 Prof. Walter Palermo Il “conto ristoro” Conto Ristoro Dare Avere Ricavi da banchetti Rimanenze iniziali di dispensa Ricavi da ristoro ospiti Acquisto alimenti dell’albergo Acquisto vini Ricavi da bar Acquisto liquori Ricavi da cantina Acquisto acque Rimanenze finali di Acquisto sigarette dispensa Ammortamenti impianti di ristoro Lavoro per il ristoro Utile da Ristoro Perdita da Ristoro Prof. Walter Palermo 29 Il “conto ristoro” Il “conto ristoro” (esemplificazione analitica) Riman. iniziali Acquisti Totali Riman. finali 2.500 92.000 94.500 3.000 Vini 3.000 6.000 9.000 Liquori 2.000 2.500 Acqua minerale 1.000 Birra Sigari e sigarette Provviste (carne, pane, farina, salumi, verdura, ecc. Costi del venduto Ricavi % Profitti 91.500 128.100 40 36.600 5.000 4.000 6.400 60 2.400 4.500 1.000 3.500 5.250 50 1.750 3.000 4.000 1.000 3.000 3.900 30 900 4.000 8.000 12.000 3.000 9.000 10.800 20 1.800 600 6.000 6.600 600 6.000 7.200 20 1.200 13.100 117.500 130.600 13.600 117.000 161.650 Prof. Walter Palermo 44.650 30 Il conto esercizio Il conto esercizio albergo e ristorante Stipendi Salari Contributi previdenziali Fitti Telefono Acqua Illuminazione e riscaldamento Pubblicità e acquisizione clientela Cancelleria e stampati Riparazione e Manutenzione Consumi cristallerie, posateria, stoviglie, ecc. Consumo biancheria, coperte ecc. Consumo altre scorte Spese generali Costi servizi speciali Utile lordo di gestione ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. Profitto lordo ristoro (vedi prospetto precedente) Ricavi albergo Ricavi di servizi speciali ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. Prof. Walter Palermo 31 Il conto esercizio Analisi del conto economico dell’impresa alberghiera Conto economico P’ Capitale Q P Produzione Rf Lavoro Profitto DOVE: Rs Ri P’: consumi di beni e servizi quali, ad esempio, generi alimentari, be-vande, materiali di pulizia, energia elettrica, acqua, combustibili; Q: quote di ammortamento della biancheria, degli edifici, degli impianti e delle attrezzature; Rf: interessi e dagli oneri passivi sul capitale di credito e di rischio ; Rs: salari e stipendi e da qualunque altro compenso erogato al personale dipendente addetto ai servizi alberghieri; Ri: profitto puro ovvero dalla remunerazione dell’imprenditore; P: complesso di ricavi ottenuti, incrementati delle rimanenze finali, de-crementati delle rimanenze iniziali, e maggiorati del valore dei beni strumentali prodotti internamente. Prof. Walter Palermo 32 Il conto esercizio SARA’: P = P’ + Q + Rf + Rs + Ri Produzione = consumi + ammortamenti + remunerazione mezzi finanziari + remunerazione fattore lavoro + remunerazione imprenditore. Prof. Walter Palermo 33 Il conto economico dell’albergo a costi, ricavi e rimanenze Conto Economico Dare Rimanenze iniziali di dispensa Acquisto alimenti Acquisto vini Acquisto liquori Acquisto acque Acquisto sigarette Ammortamento impianti da ristoro Lavoro per il ristoro Altre rimanenze iniziali Acquisti per l’ospitalità Ammortamento camere Lavoro per governo camere Altri ammortamenti Oneri straordinari Oneri amministrativi Oneri finanziari Oneri fiscali Utile d’esercizio Ricavi da banchetti Ricavi da ristoro ospiti dell’albergo Ricavi da bar Ricavi da cantina Rimanenze finali di dispensa Avere Altre rimanenze finali Ricavi da ospitalità Altri ricavi Proventi finanziari Proventi straordinari Perdita d’esercizio Prof. Walter Palermo 34 Il conto economico dell’albergo a risultati lordi Conto Economico Dare Altre rimanenze iniziali Perdita da ristoro Acquisti per l’ospitalità Ammortamento camere Lavoro per governo camere Altri ammortamenti Oneri straordinari Oneri amministrativi Oneri finanziari Oneri fiscali Utile d’esercizio Avere Utile da ristoro Altre rimanenze finali Ricavi da ospitalità Altri ricavi Proventi finanziari Proventi straordinari Perdita d’esercizio Prof. Walter Palermo 35
