Corso di Informatica Il database Appunti e indicazioni sull’uso del programma Prof.ssa Liliana Bax 1 Access Il Database E’ un programma del pacchetto Microsoft Office che ci permette di gestire dei dati (database) relativi a diversi soggetti: libri di una biblioteca, collezioni di cassette audio e video, di riviste, di giornali, elenchi di allievi, liste di clienti o di amici, pazienti di uno studio medico, ecc. Ognuno di questi elenchi contiene per ogni voce un certo numero d’informazioni. Per esempio in una lista di libri si può avere per ognuno: il titolo, il nome dell’autore, la Casa Editrice, il prezzo, ma anche la tipologia, il formato, il giudizio, il prezzo, annotazioni particolari ecc. In sostanza chiunque voglia crearsi un archivio ci mette tutti i dati che lo interessano. Creazione di un database Prima di iniziare a lavorare con Access vediamo di prendere confidenza con il programma ( l’icona indica cliccare). Per aprire un database si comincia con l’aprire il programma Access partendo da: Start Programmi Microsoft Access All’apertura della finestra di dialogo scegliere se si vuol aprire un database nuovo o uno già esistente Database di Access vuoto OK all’apertura della finestra di dialogo decidere dove salvare il nuovo database nome da dare al database (sempre estensione mdb.) se non vengono fatte scelte il computer salverà il nostro database nella cartella documenti col nome db1.mdb Salva su Floppy 3,5 oppure nella tua cartella o su Desktop Inserisci nella finestra vicino al Nome file il nome che gli si vuol attribuire, ad es. Esercitazione database. Crea. 2 A questo punto Access creerà un nuovo foglio di lavoro che chiameremo d’ora in poi foglio database Xin alto a sinistra del foglio. Per chiudere il foglio database Apertura di un foglio di database già esistente Aprire il menu Start Microsoft Access all’apertura della finestra di dialogo scegliere se si vuole aprire un database nuovo o uno già esistente apri file esistente scegliere il file da aprire OK si aprirà il database da noi scelto Creazione di un foglio database con la Creazione guidata Aprire il menu start Microsoft Access Autocomposizione database OK All’apertura della finestra di dialogo saranno presentati una serie di database già organizzati. Sceglierne uno (es. Collezione libri) OK A questo punto ci verrà chiesto dove si vuole salvare il database Crea Access ci informerà sulle tabelle che andrà a creare avanti La finestra successiva ci permetterà per ogni tabella di scegliere i campi da utilizzare 3 avanti La finestra successiva ci permetterà di scegliere lo stile da applicare allo schermo a noi più confacente avanti Quindi lo stile dei report dare il nome al database crea Ogni database di Access è formato da elementi chiamati oggetti così denominati: Tabelle: soggetti costituiti da righe e colonne. Le colonne sono costituite da campi; l’insieme dei campi (righe) costituiranno i records. Query: le query sono delle interrogazioni effettuate per ottenere dati dalle tabelle. Maschere: le maschere sono delle pagine che permettono di inserire i dati nelle tabelle in modo semplice e agevole. Report: rappresentano le pagine con i nostri dati che verranno stampate. Macro: le macro consentono di automatizzare le attività all’interno di uno o più database. Tutti questi oggetti ci permettono di creare un database dove attraverso una maschera potremo inserire una serie di dati in una tabella e quindi attraverso delle query estrarre solo i dati che ci serviranno in quel momento e attraverso un report stamparli. Il tutto potrà essere fatto, utilizzando delle macro, con poche operazioni manuali. 4 Tabelle Le tabelle sono una sorta di contenitori che consentono di archiviare le informazioni che vengono inserite in Access. Esse sono caratterizzate da campi disposti in verticale (colonne). L’insieme dei campi disposti in orizzontale costituisce un record. Generare tabelle manualmente Aprire o creare un foglio database Una volta aperto o creato il foglio database tabella nuovo Si aprirà in questo modo una nuova finestra indicante le varie possibilità che Access offre per creare una tabella: Visualizza struttura OK Si aprirà un foglio con disegnata una tabella con i campi senza nome; a questo punto possiamo creare la nostra tabella Sulla prima riga sotto l’intestazione “Nome campo”, digitare il nome del campo che si desidera inserire nella tabella e premere Invio Nella colonna “Tipo dati” immettere quello che dovrà essere inserito nel Campo (testo, numero, data ecc.) Nella colonna “descrizione” è possibile inserire una nota come promemoria del contenuto del campo Ripetere le operazioni sopra indicate per inserire nuovi campi Quando avremo tutti i campi che riteniamo necessari per completare la nostra tabella, chiudere la finestra (cliccare sulla x) Access ci chiederà se vogliamo salvare le modifiche effettuate alla “tabella 1” Si Inserire il nome che vogliamo dare alla tabella OK Quindi accettare la creazione di una chiave primaria (campo di una tabella il cui valore identifica in modo univoco ciascun record della 5 tabella): Access crea un campo chiave ID con il “tipo di dati “ Contatore e assegna ad esso la chiave primaria. A questo punto la tabella sarà visualizzata all’interno del database. Generare tabelle con la creazione guidata La creazione di tabelle con la creazione guidata di Access è assai più semplice rispetto alla creazione di tabelle in manuale. La creazione guidata fornisce i campi necessari e propone campi aggiuntivi al fine di poter creare una tabella a noi confacente. Aprire o creare un foglio database Una volta aperto o creato il foglio database tabella nuovo Si aprirà in questo modo una nuova finestra indicante le varie possibilità che Access offre per creare una tabella: Visualizza struttura Autocomposizione tabella Autocomposizione tabella Verrà visualizzato un foglio di dialogo in cui si dovrà scegliere il tipo di tabella che si vuole creare e l’elenco dei campi legati a quella tabella. Portare quindi i campi scelti nella nuova tabella da creare. E’ possibile attraverso il pulsante “Rinomina campo” cambiare il nome dei campi. Avanti Dare un nome alla tabella appena creata Fine Apertura di una tabella e inserimento dati Aprire o creare un foglio database Tabella Apri Si aprirà il foglio dati. A questo punto basta cliccare sul campo in cui si vogliono inserire i dati e scrivere. Una volta finito di inserire tutti i dati 6 X il foglio dati si chiuderà salvando tutti i dati inseriti. Creare i campi Ogni voce che compone una tabella viene detta CAMPO. Quando si crea un campo il tipo di dati che Access inserisce automaticamente nella colonna “tipo dati” in Visualizzazione Struttura è testo: è possibile però che i dati che andremo ad inserire in quel campo non siano lettere, occorre quindi cambiare il termine testo con altri dati. I tipi di dati disponibili sono: Testo: permette di inserire testi e numeri fino ad un massimo di 255 caratteri; Memo: si può inserire un testo molto lungo; Numerico: numeri usati in calcoli matematici; Data/ora: valori di data o ora; Valuta: trasforma i numeri inseriti in formato valuta (per esempio: 100000 diventa L. 100.000); Contatore: numera, in ordine crescente, tutti i record che vengono inseriti; 7 Si/no: ammette solo un tipo di dati: sì/no vero/falso; Oggetto OLE (Object Linking and Embedding): permette di inserire in quel campo un’immagine, un foglio di calcolo, oppure oggetti che provengono da altri programmi; Collegamento ipertestuale: permette di saltare dal campo corrente a informazioni presenti su altri file; Autocomposizione ricerca: sceglie i suoi valori da un’altra tabella. Modificare i campi Le colonne e i campi possono essere modificati nella loro larghezza, altezza, oppure possiamo ordinare i dati inseriti per ordine crescente o decrescente ecc. Per fare ciò: aprire la tabella cliccando sull’icona “Apri” quindi se sulla colonna si clicca con il tasto destro del mouse, si aprirà una finestra a tendina su cui potremo scegliere le opzioni che desideriamo. Inserimento dei dati in una tabella I dati possono essere inseriti nei vari campi di una tabella attraverso varie strade: Possiamo inserire i dati nei vari campi direttamente sulla tabella Possiamo inserire i dati attraverso una Maschera collegata alla tabella Possiamo incollare i dati prendendoli da un’altra tabella. Relazioni tra le tabelle Le relazioni tra le tabelle ci permettono di mettere in comunicazione tra loro due o più tabelle. Per mettere in relazione tra loro due tabelle agire nel seguente modo: Dalla finestra del database cliccare sul pulsante strumenti quindi su relazioni Scegliere le tabelle che si vogliono mettere in relazione Decidere attraverso quale campo le due tabelle devono essere messe in relazione e quindi portare il campo da una tabella all’altra Scegliere il tipo di relazione che vogliamo effettuare: Access offre la possibilità di poter creare tre tipi di relazione “Uno a uno” per ogni record della tabella A esiste un solo record nella tabella B “Uno a molti” per ogni record della tabella A possono essere scritti più record nella tabella B 8 “Molti a molti” più record della tabella A possono essere collegati con più record della tabella B Inserire, modificare, eliminare un record Nelle tabelle i dati inseriti all’interno di ogni linea orizzontale (riga) in corrispondenza dei campi (colonne) costituiscono un record E’ possibile inserire, eliminare e modificare i dati all’interno di ogni tabella. Inserire un record: Aprire la tabella cliccare su inserisci nuovo record Cambiare i dati all’interno di un campo Inserisci, modifica o cancella i dati all’interno del campo Eliminare un record Aprire la tabella; evidenziare il record daeliminare con un clic sul lato sinistro del foglio; cliccare su modifica; elimina record (attenzione che i records eliminati non possono più essere recuperati) Formattare le tabelle Non ci piace l’aspetto predefinito dato da Access alle tabelle? Niente paura: attraverso la formattazione testo possiamo cambiare ogni cosa: tipo di carattere: selezionare una colonna e scegliere il nuovo tipo di carattere da inserire dimensioni del testo: come prima scegliendo però in questo caso le dimensioni del testo stili del testo: come prima ma scegliendo gli stili testo (grassetto ecc.) sfondo del testo: come prima scegliendo però i colori di sfondo Ricercare i record nelle tabelle Quando i dati inseriti in un database sono molti, non è conveniente effettuare la ricerca di un record scorrendo l’intera tabella. Con Access possiamo effettuare la ricerca utilizzando il pulsante per evidenziare la colonna in cui si vuole effettuare la ricerca, sull’icona costituita da un binocolo oppure aprire la tabella anche dal menu Modifica - Trova, scrivere il nome di ciò che si vuole cercare e su Trova primo 9 LE MASCHERE Creare ed utilizzare le maschere sono operazioni molto frequenti con Access. Si deve pensare a una maschera come ad un modo accattivante di visualizzare le informazioni contenute nelle tabelle. Creazione guidata di una maschera standard Aprire o creare un foglio database Una volta aperto o creato il foglio database Maschera Nuovo Comparirà un elenco di tipi di maschera da cui selezioniamo: Maschera standard: a colonne A questo punto una nuova maschera comparirà sullo schermo X Si Diamo il nome alla maschera da salvare e la maschera con il suo nome comparirà nel foglio database. Creazione di una maschera con la creazione guidata Dal foglio database Maschere Nuovo Autocomposizione Maschera Scegliere la tabella d’origine dei dati dell’oggetto Portare, cliccando sul pulsante > i campi disponibili in campi selezionati; per portarli tutti in una volta usare il secondo pulsante >> Avanti 10 Scegliamo in quale modo dovranno essere disposti i campi da noi prescelti Avanti Scegliamo lo stile che dovrà avere la nostra maschera Avanti Digitiamo il nome da dare alla maschera Fine Inseriamo i dati nella maschera Una volta creata una maschera possiamo iniziare ad inserirvi dei dati Apriamo il foglio database dove c’è la maschera in cui vogliamo inserire i dati Evidenziamo la maschera che vogliamo aprire apri Inseriamo ora nella maschera i dati che ci interessano Si ricorda che ogni maschera in visione corrisponde ad un record della tabella Se vogliamo inserire un nuovo record cliccare sul pulsante Nuovo Record (quello raffigurante una freccia con asterisco) posto alla sinistra del margine inferiore della finestra e quindi continuiamo a scrivere Formattare i campi delle maschere Naturalmente come per le tabelle anche per le maschere è possibile modificare l’aspetto dei campi e della stessa maschera Aprire il foglio database maschere Evidenziamo la maschera che vogliamo aprire struttura A questo punto possiamo modificare di ciascun campo ogni aspetto 11 Dopo aver scelto un campo da modificare cliccandoci sopra, possiamo effettuare attraverso la barra di formattazione tutti i cambiamenti che vogliamo (stile, dimensione delle parole, stile delle parole, allineamento del testo, colore dello sfondo del campo e delle stesse parole, ecc.) Approfondimento Le maschere che abbiamo creato prima sono maschere standard di Access: è possibile, però, personalizzarle al massimo. Vediamo come: Creiamo una maschera con l’Autocomposizione maschere (vedi sopra). Una volta salvata la maschera sul foglio database la richiamiamo in struttura: vediamo come: Aprire il foglio database in maschere Selezionare la maschera che vogliamo personalizzare struttura Comparirà una videata in cui è disegnata la struttura della nostra maschera. Tale videata a sua volta è divisa in tre strutture così definite INTESTAZIONE MASCHERA CORPO PIE’ DI PAGINA MASCHERA Sulla parte sinistra della finestra comparirà un righello: posizionandosi su di esso con il cursore nella parte di INTESTAZIONE MASCHERA si può notare che si trasforma in freccia nera orizzontale la quale ci permetterà di separare tra loro l’intestazione maschera dal corpo. Si verrà così a creare un nuovo spazio entro cui noi potremo inserire dei disegni o parole (ad esempio il titolo della nostra maschera). Ecco come fare : dopo aver spostato almeno di due quadretti in basso i campi dei “titoli” cliccare su Aa e tracciare con il mouse per trascinamento un riquadro per inserire il titolo ad esempio “Iscrizioni” oppure “Collezione di libri” ecc. Scrivere perciò il titolo e schiacciare Invio. A questo punto comparirà la nostra scritta. Per 12 modificare il layout della nostra scritta basta cliccarci sopra e attraverso la barra di formattazione modificare ciò che interessa. Passando al corpo della nostra maschera: se noi clicchiamo su uno dei campi lì presente vediamo che il cursore diventa una manina nera e \questo ci permette di spostare i vari campi nella posizione a noi più consona per poter dare un’impostazione più gradevole e funzionale alla nostra maschera. Nello stesso modo oltre che spostare i campi possiamo anche modificare il layout dei nostri campi (L’altezza, il colore ecc.). Vediamo come: portando il cursore freccia sul campo da formattare evidenziarlo col tasto sinistro del mouse. A questo punto possiamo effettuare le modifiche attraverso la barra di formattazione Una volta disposti i nostri campi nel modo più consono possiamo allargare o stringere la nostra maschera in modo da renderla confacente con il nostro monitor L’area PIE’ DI PAGINA MASCHERA può essere utilizzata per mostrare informazioni che si vuole far apparire su ogni record quando vengono visualizzati come ad esempio la data o il nome della ditta o della persona. Casella degli strumenti di Access Quando si apre una Maschera in Visualizza Struttura Access apre una barra chiamata casella degli strumenti; vediamola 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Il 1° pulsante alla nostra sinistra è un pulsante di selezione. Il 2° è un pulsante di controllo che deve essere sempre lasciato premuto in modo da poter effettuare tutte le operazioni che la barra consente di effettuare Il 3° pulsante è il pulsante di testo (Aa) che ci permette d’inserire nella nostra maschera nuovi testi Il 4° corrisponde alla “casella di testo” Il 5° raggruppa un Gruppo di opzioni 13 Il 6° pulsante è un pulsante interruttore e viene utilizzato quando è associato ad un campo si/no; stessa funzione hanno il 7° e l’8° pulsante Il 9° e il 10° pulsante possono creare una Casella combinata cioè una casella che riporta i dati di un’altra tabella, dati che devono essere inseriti nella nostra maschera. Vediamo come si crea: Cliccare su Casella combinata Tracciare un rettangolo nella parte del CORPO sotto i titoli Dalla finestra che si apre selezionare la tabella dove sono contenuti i dati da inserire nella casella (tale tabella deve essere creata a proposito) Avanti Spostare la parola Formato da Campi disponibili a Campi selezionati con il pulsante > Avanti Fine Sempre nella visione in Struttura cliccare sulla casella combinata col pulsante destro del mouse Cliccare su Proprietà Inserire nella casella Origine del controllo il campo dove devono essere inseriti i dati immessi con la casella di controllo L’11° pulsante è un pulsante di comando: attraverso questo comando è possibile eseguire una o più azioni quali ad esempio aprire un’altra maschera o query I pulsanti 12, 13, 14 servono ad inserire un disegno o una cornice alla nostra maschera Il 15° ha la funzione di Interruzione di pagina Il 16° ci da una Struttura a schede Il pulsante 17 ci permette di inserire nella nostra maschera una sottomaschera collegata ad un’altra tabella rispetto alla tabella che stiamo utilizzando. In questo modo possiamo inserire dati in due tabelle contemporaneamente. Il 18° ci permette di tracciare la Linea Il 19° ci permette di tracciare il Rettangolo Il 20° è un simbolo che ci permette Altri controlli. 14 I PULSANTI Nella Struttura è interessante inserire dei pulsanti che permettendo l’apertura a cascata della finestra accelerano la scelta della voce che mi interessa inserire nel campo. Ecco la procedura: - aprire la Struttura - Controllare che il tasto Autocomposizioni controllo sia attivo - Cliccare su Casella combinata - Tracciare un rettangolo nella parte del Corpo sotto i titoli - Dalla finestra che si apre evidenziare la voce che interessa ad esempio Formato. - Avanti - Spostare la parola Formato da Campi disponibili a Campi selezionati con il pulsante > - Avanti - Fine - Mettendo la punta del cursore nella casella Non associato e cliccando col tasto destro del mouse si apre la finestra Proprietà - Cliccare sul foglio Tutte - Inserire il cursore vicino alla voce Origine controllo - Aprire la finestra a cascata - Evidenziare Formato - Chiudere con la X - Evidenziare la casella Formato scritta in Grassetto ed eliminarla con Modifica - Elimina - Evidenziare la casella Formato sulla barra dove sono inseriti i titoli ed eliminarla nello stesso modo Collocare ora al suo posto quella con il pulsante. 15 QUERY Le Query restituiscono i dati provenienti dai ampi di una o più tabelle di un database. L’utilizzo delle query ha come effetto un notevole risparmio di tempo in quanto esse ci restituiscono il risultato ad una nostra domanda mostrandolo in Visualizzazione foglio dati (recordset). E’ poi possibile presentare le risposte ad una query con un foglio report. Creare una query di selezione La query di selezione è una query che ci restituisce un elenco di record, come prodotto di una interrogazione effettuata sui dati contenuti in una o più tabelle tra loro relazionate. Selezionare un foglio database Query Nuova Autocomposizione query semplice (query semplice = query di selezione) OK Selezionare la tabella dove ci sono i dati da inserire nella query Selezionare i campi che si vuole inserire nella query Avanti Assegnare un nome alla query Fine La nuova query verrà mostrata in Visualizzazione foglio dati. Sebbene la query di selezione sia la più usata e la più facile delle query da eseguire, noi con le query possiamo fare tante altre cose: Creare una nuova tabella: utilizzando dati provenienti da una o più tabelle è possibile creare una nuova tabella. Vediamo come: Creiamo una query di selezione Quando assegniamo il nome della query selezioniamo la casella di controllo Modificare la struttura della query 16 Fine La nuova query verrà aperta in Visione struttura sul pulsante Query e quindi Query di creazione di tabella dare un nuovo nome alla tabella in questo modo verrà creata, sui parametri che abbiamo richiesto, una nuova tabella al foglio database. Nello stesso modo si possono fare query di aggiornamento (se si vogliono aggiornare dei campi, ad esempio per un cambiamento di prezzo ) o di eliminazione (ad esempio se si devono eliminare dei record). Con le query si possono anche eseguire dei calcoli: il meccanismo è lo stesso di prima solo che quando si arriva alla Visione in Struttura della query: cercare la prima cella campo vuota digitare l’espressione che ci serve: ricordando che i nomi dei campi devono essere uguali a quelli scritti in tabella e devono essere circondati dalla parentesi quadre [] aperta e chiusa spuntare Mostra Esegui per vedere la query Salva Con le query si possono discriminare i vari record utilizzando dei parametri o dei criteri. Per fare ciò occorre agire come per creare una query di calcolo. Una volta entrati nella struttura della query cercare i campi corrispondenti ai criteri o parametri che vogliamo inserirci. Ad esempio in un database scolastico una ricerca interessante è sapere quanti alunni hanno meno di 20 anni. Nella casella Criteri quando apriamo la Struttura della query, immetteremo [< 31/12/1980] sotto la colonna Data di nascita. Se la ricerca è tra più possibilità, nella cella Criteri dovremo inserire un parametro. Ad esempio se vogliamo sapere quanti alunni sono nati a Torino, però poi anche quanti sono nati a Roma, nella casella Criteri, sotto la colonna Paese d’origine, scriveremo [ Immettere Roma] o altro Paese desiderato; in questo modo quando eseguiremo la query Access ci chiederà di immettere il Paese desiderato e ci farà un elenco solo degli alunni nati in quel paese. 17 REPORT I report, che non sono altro che i fogli da stampare, consentono la divulgazione dei dati di un database, conferendo ai dati provenienti da tabelle e/o query maggiore comprensibilità rispetto a quelli presentati in una tabella. Creazione di un report standard Aprire il foglio database per il quale si desidera creare il report report nuovo report standard a colonne o tabulare selezionare la tabella o la query in cui vi sono i dati con cui si creerà il report OK verrà visualizzato un nuovo report sullo schermo nel momento in cui si chiuderà il report ( X) ci verrà chiesto se vogliamo salvare il report stesso e quindi di dargli un nome a questo punto il nome del report da noi creato comparirà nel foglio database come report Access imposta, in modo predefinito, il report in anteprima di stampa. Se si desidera stampare il report basta stampa Creazione di report con creazione guidata La creazione guidata report semplifica le operazioni necessarie per la creazione di un report. Aprire un foglio database report nuovo 18 creazione guidata report selezionare i campi che vogliamo inserire nel report Avanti scegliere i campi che vogliamo inserire nel report Avanti scegliere se vogliamo aggiungere dei livelli di gruppo (i livelli di gruppo di un report possono essere paragonabili ai titoli di paragrafo di un documento. I campi selezionati come livelli di gruppo presentano un rientro rispetto agli altri campi del record) Avanti scegliere il tipo di ordinamento: in questo modo si possono ordinare i record da stampare senza incidere sulla tabella. Avanti scegliere il layout da dare al report e l’orientamento della pagina da stampare. Avanti scegliere lo stile da applicare al report Avanti assegnare un titolo al report Fine Visualizzare e stampare report Quando si è soddisfatti del report creato si può procedere a stamparlo. Al fine di poter cogliere eventuali errori o imprecisioni Access ci permette di effettuare un’anteprima di stampa. A questo punto si può veramente stampare il report. Ecco dunque la procedura completa: Aprire il foglio database report scegliere il report che vogliamo stampare anteprima 19 visionare si l’anteprima di stampa ci soddisfa se non ci soddisfa Visualizza modifichiamo il nostro report Struttura Visualizza Anteprima di stampa se tutto va bene File Stampa scegliere quale pagina (pagina = record) stampare e quante copie stampare OK 20