Introduzione

UNIVERSITÀ DEGLI STUDI DI MODENA E REGGIO EMILIA
Ufficio Formazione
30 aprile - 2, 7, 9, 14 maggio 2002
____________________________________
Daniela Ferrari
Introduzione
Capitolo 1
Un database è un insieme di tabelle (file) correlate organizzati in base a uno scopo
particolare. Consente di immagazzinare, trovare, analizzare, stampare, gestire e condividere
informazioni.
Include anche gli oggetti collegati ai dati archiviati che ne automatizzano l’uso (maschere,
report, … ).
Un database Access è organizzato logicamente secondo la tipologia relazionale che prevede
che i dati e le relazioni fra i dati siano rappresentati come tabelle. Le relazioni fra le diverse
tabelle sono definite implicitamente attraverso campi comuni alle tabelle stesse.
Es. DATABASE LIBRERIA
Tabella OPERE
Codice_libro
D0001
F0005
D0007
G0006
Titolo
Il lupo della steppa
Il signore degli anelli
Il clown
Giramondo
Prezzo
25000
50000
30000
56000
………
Tabella SCRITTO
Cod_L
Cod_A
D0001
135
F0005
58
D0007
234
G0006
156
G0006
222
Tabella AUTORI
Codice_Autore
135
58
234
156
222
ECDL 5
Cognome
Hesse
Tolkien
Boll
Maraini
Biagi
Nome
Hermann
James
Henrich
Dacia
Enzo
Microsoft Access 2000
Data_nascita
22/2/1935
1/1/1927
12/9/1340
11/6/1950
24/1/1943
Pagina 2
Introduzione
Capitolo 1
Access rappresenta un Sistema di Gestione di Basi di Dati Relazionale ( RDBMS), in grado di
creare/aggiornare/manutenere archivi, di definire collegamenti tra essi, di estrarre
informazioni secondo modalità standard e flessibili, di fissare vincoli di integrità sui dati, di
evitare ridondanze (ripetizioni) nelle archiviazioni, di definire sistemi di sicurezza
nell’aggiornamento dei dati e di protezione degli accessi.
Un database relazionale fornisce gli strumenti per gestire in modo efficace grosse moli di
dati che possono essere organizzate anche in modo complesso. La struttura tipica all’interno
della quale vengono memorizzati i dati è la tabella: un database è in grado di gestire
contemporaneamente più tabelle di dati.
All’interno di ogni database Access possono essere identificati sette tipi di oggetti diversi
fra loro e aventi ciascuno una ben precisa funzione.
E’ possibile accedere a tutti gli oggetti che costituiscono il database mediante l’omonima
finestra che si presenta all’utente quando viene aperto un file di database:
Oggetti principali:
Tabelle, Query, Schede, Report, Pagine, Macro, Moduli.
Mentre le tabelle contengono i dati, gli altri oggetti forniscono strumenti di accesso ai dati
personalizzati.
Ogni strumento di accesso può essere generato automaticamente in forma standard e poi
modificato secondo le esigenze.
1. TABELLE
Le Tabelle rappresentano un insieme di dati relativi ad un argomento specifico. Una tabella
può ad esempio contenere dati relativi a libri o autori.
Sono strutturate in righe (record) e colonne (campi).
Ciascun campo contiene un’informazione relativa all’argomento della tabella. Ad esempio può
contenere un’informazione relativa ad un libro, come il suo titolo, o ad un autore, quale ad
esempio il suo nome.
ECDL 5
Microsoft Access 2000
Pagina 3
Introduzione
Capitolo 1
Ciascun record contiene tutte le informazioni relative ad un’entità di quell’argomento, cioè ad
es. un determinato libro o autore.
E’ possibile visualizzare una tabella in due modalità: Struttura o Foglio dati.
Visualizzando una tabella con la prima modalità è possibile creare o modificare la struttura
della tabella stessa, cioè definire il nome e il tipo dei campi.
Visualizzando la tabella in modalità foglio dati è invece possibile modificare o aggiungere dati
alla tabella stessa.
2. QUERY
Le Query rappresentano richieste di informazioni relative ai dati memorizzati in una o più
tabelle.
I dati che costituiscono la risposta alla query formano il DYNASET, cioè una ‘vista’ selettiva e
provvisoria dei dati estratti. Ad ogni esecuzione della query, sul dynaset saranno disponibili le
informazioni aggiornate.
E’ possibile visualizzare una query in tre modalità: Struttura, Foglio dati, SQL.
La prima modalità di visualizzazione viene utilizzata per creare o modificare la struttura di
una query. E’ con questo tipo di visualizzazione che è possibile effettuare una ricerca sui dati,
specificando il tipo di dati desiderato ed il loro ordinamento.
La seconda modalità di visualizzazione consente invece di aggiungere, modificare o analizzare i
dati.
La terza modalità è il formato di memorizzazione interna di Access per la query,
corrispondente al linguaggio SQL standard con alcune integrazioni.
3. MASCHERE
Le Maschere servono per personalizzare completamente e rendere più agevole la
presentazione e l’utilizzo dei dati estratti dalle tabelle.
Una maschera presenta i seguenti vantaggi funzionali:
efficienza: una maschera visualizza solo determinate informazioni nel modo desiderato;
semplicità: in una maschera di Microsoft Access si utilizzano controlli quali le caselle di testo
e le caselle di controllo che sono famigliari agli utenti di Windows;
veste grafica: una maschera può essere colorata e personalizzata utilizzando un’ampia varietà
di elementi grafici.
Anche le maschere possono essere visualizzate in tre modalità che prendono il nome di
Struttura, Maschera e Foglio Dati.
La visualizzazione struttura delle maschere consente di creare o modificare la struttura di
una maschera.
E’ possibile aggiungere sulla maschera, tramite la casella degli strumenti, dei controlli legati
ad un campo di una tabella o di una query (controlli casella di testo) oppure controlli
contenenti testo (controlli etichetta) o immagini (controlli immagini).
La visualizzazione maschera consente invece di aggiungere, modificare o analizzare i dati,
accedendo alla tabella un record alla volta.
ECDL 5
Microsoft Access 2000
Pagina 4
Introduzione
Capitolo 1
Le maschere possono anche essere visualizzate come Foglio dati; in questo caso i dati vengono
rappresentati su righe e colonne come in vis. Foglio dati della tabella ma senza la griglia.
Le maschere infine sono anche dotate di un’Anteprima di stampa che permette di analizzare
il loro aspetto prima di eseguire la stampa su carta.
4. REPORT
I Report vengono utilizzati per la formattazione, il calcolo, la stampa e il
riassunto/raggruppamento dei dati selezionati.
I report consentono di rappresentare i dati con un accurato profilo estetico grazie alla
possibilità di controllare le dimensioni e l’aspetto di tutti gli elementi del report (intestazioni,
piè di pagina, corpo e titoli).
Un report lo si può visualizzare come Struttura, Anteprima di stampa e Anteprima di
Layout. La visualizzazione della struttura consente di creare o modificare dei report. E’
possibile, con questa modalità di visualizzazione, aggiungere dei controlli legati ai campi di una
tabella o di una query oppure controlli che calcolano totali o percentuali.
L’Anteprima di stampa mostra il report esattamente come apparirà una volta stampato, ma
senza tutti i dettagli dell’Anteprima di Layout
5. PAGINE
Consentono agli utenti di lavorare e manipolare i dati del database Access da internet o da
una intranet.
6. MACRO
Sono costituite da una sequenza strutturata di azioni, pre-registrate, che Access deve
eseguire al verificarsi di un evento definito.
7. MODULI
Rappresentano programmi (procedure e funzioni) scritte in Visual Basic per Applicazioni.
Si utilizzano quando l’applicazione richiede funzioni non eseguibili tramite le azioni delle
macro.
.
ECDL 5
Microsoft Access 2000
Pagina 5
Ambiente Access
Capitolo 2
La Guida di Access
Esistono diversi tipi di ‘aiuto’ forniti con Access, generalmente accessibili tramite la barra dei
menu (?)




Guida in linea
Guida rapida
Assistente di Office
indicazioni sulla funzionalità dei pulsanti delle barre strumenti
Tre possibilità per consultare la Guida in linea:
1. Sommario
2. Ricerca libera
3. Indice (ricerca per parola chiave)
Impostazioni predefinite (generali, di visualizzazione, foglio dati, ecc.)
Sono di tipo funzionale (es. aspetto delle finestre, modalità operative di utilizzo di Access) e
strutturale (incidono sul contenuto e sulla struttura dei campi delle tabelle).
Per modificarle:

menu Strumenti – Opzioni
Barre degli strumenti
Le barre degli strumenti comprendono una serie di icone/caselle di riepilogo che permettono
di eseguire azioni frequenti in modo più rapido. Access dispone di varie barre degli strumenti.
Barra degli strumenti Database
Access automaticamente personalizza menu e barre strumenti in base alla frequenza di
utilizzo dei comandi
Per visualizzare una barra strumenti:

menu Visualizza - barre degli strumenti – selezionare la barra che si intende attivare
Per spostare le barre strumenti: si spostano come una qualunque finestra di Windows.
Per personalizzare una barra strumenti:

menu Strumenti – Personalizza
ECDL 5
Microsoft Access 2000
Pagina 6
Progettazione di un database
Capitolo 2
1. Progettazione
2. Definizione in Access
3. Verifica del progetto
1. Progettazione
Un database deve essere progettato attorno ad un insieme specifico di operazioni e funzioni
correlate, quindi in funzione di quello che dovrà fare si stabilirà se basta un database o se ne
occorrono due o più.
Per ogni operazione che abbiamo individuato raccogliamo tutti i dati correlati e organizziamoli
in argomenti che diventeranno la base per le tabelle successive.
Un esempio può essere la gestione dei noleggi di videocassette in una videoteca.
Individuiamo le funzionalità che si vogliono ottenere.






Gestire l’anagrafica dei clienti
Gestire l’elenco dei film
Gestire le transazioni di noleggio
Gestire le condizioni di noleggio
Produrre un listino dei film
Produrre un elenco delle copie di videocassette per ogni film
Il database conterrà quindi informazioni :
sui clienti
sui film
sulle videocassette
sulle transazioni di noleggio
sulle condizioni di noleggio
ECDL 5
Microsoft Access 2000
Pagina 7
Progettazione di un database
Capitolo 2
Come primo passo si può pensare di raccogliere tutte le informazioni sulle operazioni da
svolgere in una unica tabella TRANSAZIONI
Per ogni richiesta di noleggio memorizziamo le informazioni seguenti in un record:
Data
Nome cliente
Indirizzo
IdCassetta
Film
Prezzo di vendita
Genere
Costo Noleggio
problemi:
1. troppi dati nella tabella, informazioni eterogenee, ricerche difficoltose, sprechi
2. informazioni ripetute (ridondanza), inefficienza
3. eliminando un record (eliminazione del cliente) si possono perdere informazioni su
alcuni film (anomalia di aggiornamento)
4. se il cliente cambia indirizzo bisogna modificare tutti i suoi record relativi
(anomalia di aggiornamento)
Questi obiettivi si risolvono mediante la normalizzazione, ossia mediante una tecnica di
verifica dei risultati della progettazione che porta all' organizzazione dei dati omogenei in
tabelle correlate con legami efficienti, eliminando ridondanze, inconsistenze e anomalie in
aggiornamento.
Fasi della normalizzazione.
1.
suddividere le informazioni: ognuna un campo;
campo Nome

campo Cognome
campo Nome
2.
Ferrari Daniela
Ferrari
Daniela
utilizzare la chiave primaria, cioè uno o più campi della tabella che servono per
identificare univocamente il record.
I campi candidati per diventare chiave primaria di una tabella sono detti determinanti.
ECDL 5
Microsoft Access 2000
Pagina 8
Progettazione di un database
Capitolo 2
X è determinante di Y se, conoscendo X, si può trovare Y.
Nel caso della tabella Clienti i candidati sono Cognome e Nome ma per prevedere casi di
omonimia si puo’ lasciare la chiave ID scelta da Access.
3.
Spostare le dipendenze parziali in una tabella collegata tramite una Chiave Esterna.
La videoteca possiede 20 copie di un film, come gestire quante copie sono state noleggiate e
quante ne sono rimaste?
Aggiungiamo un ID Videocassetta alla tabella Film, ma otteniamo delle dipendenze parziali:

inserimento 20 volte delle informazioni sul film

errori nell’inserimento delle informazioni se fatte in tempi successivi

campi come Giudizio e Genere dipendono da Nome Film e Data rilascio e non da ID
Videocassetta.
Si deve procedere creando una tabella Videocassette che contenga i campi funzionalmente
dipendenti e quindi stabilire la relazione tra Film e Videocassette.
Relazioni fra tabelle
Una relazione è una corrispondenza tra il campo chiave primaria di una tabella x e il campo
chiave esterna di una tabella y.
Si distinguono nei seguenti tipi:
uno a molti
un record univoco in una tabella può avere più record correlati in un’altra tabella
(Film-Videocassette);
uno a uno
un record univoco in una tabella è unico anche nell’altra (poco usata);
molti a molti
un record univoco in una tabella può avere più corrispondenze in un’altra tabella e
viceversa (Clienti-Videocassette).
Per realizzare una relazione molti a molti occorre creare una nuova tabella detta tabella di
congiunzione che includa dei campi con le stesse definizioni dei campi chiave primaria delle
due tabelle ed impostare le relazioni uno a molti tra ciascuna delle due tabelle e la tabella di
congiunzione.
ECDL 5
Microsoft Access 2000
Pagina 9
Progettazione di un database
Capitolo 2
Access applica il meccanismo dell’integrità referenziale per assicurare che le relazioni tra i
record delle tabelle correlate siano valide e che non vengano eliminati o modificati, per
errore, dei dati correlati.



Non è possibile immettere un valore nel campo chiave esterna della tabella correlata che
non esista nella chiave primaria della tabella primaria.
Non è possibile eliminare un record da una tabella primaria se esistono record
corrispondenti in una tabella correlata.
Non è possibile modificare un valore chiave primaria nella tabella primaria se quel record
dispone di record correlati.
2. Definizione in Microsoft Access
o
definire le TABELLE e le RELAZIONI
o
definire le interrogazioni mediante QUERY
o
definire MASCHERE per facilitare l'immissione e la visualizzazione dei dati
o
definire REPORT per generare una copia stampata di informazioni estratte o
calcolate dai dati del database
1.
Verifica del progetto
Verifica e ottimizzazione del database (modifiche alla struttura, creazione di indici, ecc.).
ECDL 5
Microsoft Access 2000
Pagina 10
Operazioni elementari
Capitolo 3
Per aprire Access

Click sul pulsante Avvio nella barra delle Appl icazioni

Selezionare Programmi

Selezionare con un click ‘Microsoft Access’ oppure

doppio click sull’icona di Access sul desktop
Per aprire un db esistente

File Apri dalla barra dei menu o da quella degli strumenti standard

Selezionare il nome del db dalla finestra di dialogo

Click sul pulsante Apri (eventuali opzioni: sola lettura e modalità esclusiva)
Nel Menu File sono elencati i nomi degli ultimi 4 db aperti nell'ultima sessione di lavoro. Per
aprirli basta selezionarli direttamente.
Per inserire un record in una tabella

Aprire la tabella in modalità Foglio dati

Posizionarsi sull’ultimo record vuoto

Digitare il contenuto
Per modificare un record in una tabella e salvare le modifiche

Selezionare la finestra Tabelle

doppio click sulla tabella da modificare

selezionare il campo con i dati da variare

apportare le modifiche

spostarsi su un altro record
Le modifiche al record vengono salvate:
a) quando ci si posiziona su un altro record
b) quando si chiude la finestra attiva
c) quando si chiude il db corrente
d) all’uscita da Access
Personalizzazione della visualizzazione del Foglio dati di una tabella
È Possibile modificare l’ampiezza di una colonna o l’altezza di una riga, bloccare una colonna,
visualizzare o nascondere le linee della griglia, modificare il font, salvare il layout, ecc.

Aprire la tabella in modalità Foglio dati

Menu Formato
ECDL 5
Microsoft Access 2000
Pagina 11
Operazioni elementari
Capitolo 3
Per ordinare i record di una tabella su un determinato campo
In visualizzazione Foglio dati, selezionare la colonna sulla quale impostare l’ordinamento quindi
selezionare

menu Record/Ordina
Per impostare un filtro su una tabella
In visualizzazione Foglio dati, selezionare il valore del campo su cui applicare il filtro, quindi

Menu Record/Filtro/Filtro in base a selezione
Per rimuovere definitivamente un filtro/ordinamento
In visualizzazione Foglio dati, selezionare

menu Record/Filtro/Ordinamento Filtro Avanzato

Menu Modifica/Cancella contenuto Griglia

Menu Filtro/Applica Filtro-Ordina
Per disattivare un filtro/ordinamento
In visualizzazione Foglio dati, selezionare

menu Record/Rimuovi Filtro-Ordina
Per rimettere l’ultimo filtro/ordinamento impostato
In visualizzazione Foglio dati, selezionare

menu Record/Applica Filtro-Ordina
Per trovare/sostituire dei dati nelle tabelle
In visualizzazione Foglio dati, click su

Menu Modifica/Trova/Trova-Sostituisci e impostare la stringa da ricercare e le opzioni
della ricerca
Per eseguire il controllo ortografico su una tabella (/maschera)
In visualizzazione Foglio dati, click su menu

Strumenti/Controllo ortografico
Zoom su una cella: Shitf + F2
Per salvare un db Access su un altro supporto o per cambiargli nome
I file di db Access hanno estensione .MDB
ECDL 5
Microsoft Access 2000
Pagina 12
Operazioni elementari
Capitolo 3
Operare da Windows/Esplora Risorse
Per chiudere il database
File Chiudi
Per chiudere Access
File Esci
ECDL 5
Microsoft Access 2000
Pagina 13
Creazione di un database / gestione tabelle
Capitolo 4
Per creare un nuovo database

Menu File

Selezionare Nuovo

Scegliere Database vuoto nella scheda Generale e confermare con Ok

Impostare il nome e il percorso nella finestra di dialogo

Click sul pulsante ‘Crea’
finestra del database
Per creare una tabella
Click su Tabelle nella finestra di Database
Ci sono tre modi possibili:
1.
in visualizzazione struttura
2.
mediante la creazione guidata
3.
tramite l’immissione dei dati
4.
Importa
5.
Collega
1. Si apre una finestra con tre colonne: nome campo, tipo dati, descrizione.
La lunghezza massima di un campo nome è di 64 caratteri.
Una tabella non può contenere due campi con lo stesso nome.
Il tipo dati determina quali valori è possibile memorizzare nel campo.
Tipi dati ammessi: testo, memo, numerico, data/ora, valuta, contatore, sì/no, oggetto OLE,
collegamento ipertestuale, autocomposizione ricerca (consente di specificare l’elenco dei
valori ammesso per quel determinato campo).
I campi dichiarati come Memo, Oggetto Ole o Collegamento ipertestuale NON possono essere
associati a indice.
ECDL 5
Microsoft Access 2000
Pagina 14
Creazione di un database / gestione tabelle
Capitolo 4
Tipo testo
Tipo Memo
Tipo Numerico
da 1 a 255 caratteri
fino a 65535 caratteri
Per inserire numeri. Sono previsti formati diversi. Ad es.
byte: per valori da 0 a 255
intero: per valori da –32768 a 32767
intero lungo: per valori da–2.147.483.648 e 2.147.483.647,
...
Tipo Data-Ora
Tipo Valuta
Tipo Contatore
Tipo Sì/NO
Oggetto Ole
Per memorizzare data e/o ora
Corrisponde al formato numerico con , decimale e simbolo di valuta
È un campo numerico aggiornato automaticamente dal programma
quando si crea un nuovo record
Campo di un solo carattere per memorizzare due soli valori possibili:
sì/no
Per inserire o collegare oggetti (fogli Excel, immagini, suoni, ecc.)
esterni all’archivio
La descrizione del campo è opzionale e viene visualizzata nella barra di stato quando si
seleziona il campo sulla form.
Le proprietà dei campi si impostano per personalizzare il campo e variano a seconda del tipo di
dati scelto per il campo.
Formato: riguarda la visualizzazione del campo sullo schermo e nella stampa, non controlla
come sono memorizzati.
Maschera di input: controlla l’immissione dei dati quando il campo è vuoto e il formato in cui
essi vengono memorizzati.
L
è richiesta l’immissione di un carattere alfabetico
?
è consentita l’immissione di un carattere alfabetico
9
valore numerico facoltativo
0
valore numerico obbligatorio
C
è consentita l’immissione di qualsiasi carattere o spazio
--------------------------------------------------<
rende in testo minuscolo
>
rende il testo maiuscolo
!
allinea il testo a sinistra
Valore predefinito: è possibile usare un’espressione del tipo
= date()
= Time
= null
= “MI”
Generatore di Espressioni
Consente di comporre un’espressione in alcune proprietà del campo.
Fare clic sul pulsante ‘Genera’ (…)
ECDL 5
Microsoft Access 2000
Pagina 15
Creazione di un database / gestione tabelle
Capitolo 4
Espressioni
Un’espressione è costituita da operatori, nomi di campo o di controlli
(identificatori), valori alfanumerici, costanti (null, si, …), funzioni
Es. Somma([prezzo unitario] * [quantita] * 0,9
Le espressioni prevedono i seguenti caratteri di controllo:
[ ] prima o dopo nomi di maschere, report, campi e controlli
es. [nome]
# prima e dopo le date
es. [data] > #13/1/96#
“ prima e dopo un testo
Access, in alcuni casi, inserisce automaticamente i caratteri di controllo
Gli operatori si suddividono in:
operatori aritmetici (*, /, +, -, ^)
operatori di concatenazione (&)
operatori di confronto (>, <, >=, <=, =, <>)
operatori logici (and, or, not)
operatori vari (between, in, is (null), is not (null), like)
operatori di identificazione (!, .) (es. Maschere![clienti]![codice cliente])
caratteri jolly: ? (un singolo carattere), # (una singola cifra), * (un qualsiasi
numero di caratteri).
Valori Null
Campo che non contiene nessun valore. È diverso da una stringa di lunghezza
zero (“”) o da un campo contenente il valore 0.
Non è possibile immettere un valore null in una chiave primaria, mentre è
possibile metterlo in una chiave esterna.
Una proprietà molto utile è ‘indicizzato’.
Un indice rappresenta una tabella ausiliaria creata da Access che serve per usare i record di
una tabella in ordine logico (alfabetico, numerico, cronologico) cioè basato sul contenuto dei
campi anziché in ordine fisico (ordine di inserimento).
Quando si usa una tabella con un file indice, essa appare ordinata secondo le chiavi.
Lo scopo di un indice è quello di velocizzare le ricerche (ottimizzazione) e l’ordinamento, ma
cala la velocità di aggiornamento della tabella.
Access crea automaticamente un indice per ogni chiave primaria definita.
Non si possono indicizzare campi Memo, Ole e Hyperlink.
Per creare indici multicampo
Selezionare Indici sulla barra strumenti Tabella
Impostare al massimo 10 campi
Una chiave primaria è costituita da un campo o da un gruppo di campi che identificano
univocamente ogni record della tabella.
ECDL 5
Microsoft Access 2000
Pagina 16
Creazione di un database / gestione tabelle
Capitolo 4
In una relazione di tipo 1 – 1 o 1 – N il campo coinvolto della tabella primaria DEVE essere
definito come chiave.
Non possono esistere record con chiave nulla.
Se non esiste una chiave primaria per una tabella, è possibile far generare in automatico ad
Access un campo chiave primaria di tipo contatore.
Non possono essere definiti campi chiave i campi di tipo Ole, Yes/No e Hyperlink.
Per creare una chiave primaria:
In visualizzazione struttura selezionare il/i campi chiave (tasto CTRL per selezioni multiple)
Menu Modifica – Chiave primaria
Come creare una relazione fra due tabelle

Menu Strumenti - Relazioni

Selezionare le tabelle della relazione e clic sul pulsante ‘Aggiungi’

impostare i campi di collegamento trascinando il campo comune della parte ‘a uno’ sul
campo corrispondente della seconda tabella (parte ‘molti’)

impostare le opzioni della relazione

attivare l’integrità referenziale per mantenere la consistenza dei dati memorizzati nelle
due tabelle collegate. Se si attivano le altre due opzioni (Aggiorna/Elimina campi
correlati a catena) verranno automaticamente aggiornati i record della tabella correlata
a seguito di modifiche/eliminazioni fatte nella tabella primaria. Se le due opzioni sono
disabilitate non è possibile modificare il campo utilizzato nella relazione dalla tabella
primaria e non è neppure possibile eliminare un record da tale tabella se è collegato a
qualche record della tabella correlata.

Impostare il tipo di relazione da utilizzare quando le tabelle vengono impiegate in una
query.
Equi join: dalla query vengono restituiti solo quei record aventi il contenuto del campo
collegato perfettamente uguale;
join esterno 1: include tutti i record della tabella primaria e quei record della tabella
correlata aventi il contenuto del campo collegato uguale;
join esterno 2: include tutti i record della tabella correlata e quei record della tabella
primaria aventi il contenuto del campo collegato uguale.

Crea
Per eliminare una relazione fra due tabelle
Selezionare la linea di unione
Modifica - Elimina
Per modificare una relazione fra due tabelle
Selezionare la linea di unione
ECDL 5
Microsoft Access 2000
Pagina 17
Creazione di un database / gestione tabelle
Capitolo 4
Relazioni – Modifica
Navigare in una tabella
Aprire la tabella in modalità foglio dati
Utilizzare il mouse (barra di navigazione, barre di scorrimento), oppure la tastiera (tasti di
direzione, Pgup, Pgdown, tabulatore)
Inserire record in una tabella
Aprire la tabella in modalità foglio dati
Record – Immissione dati oppure click sul pulsante Nuovo Record nella barra strumenti oppure
click sul pulsante con l’asterisco nella barra di navigazione
Per eliminare un record
Selezionare il record
Modifica – Elimina record oppure click sul pulsante Elimina Record nella barra strumenti
Per eliminare lo stesso campo in tutti i record del foglio dati
Selezionare la colonna
Modifica – Elimina colonna
Per modificare dati in un campo
Posizionarsi sul campo
Modificare le informazioni
Per annullare le modifiche a un campo
Menu Modifica – Annulla digitazione oppure utilizzare pulsante relativo nella barra strumenti
Per cancellare dati in un campo di una tabella
In visualizzazione foglio dati, selezionare tutto il campo portando il puntatore del mouse a
inizio campo; quando assume la forma di una croce, fare click
Premere pulsante Canc oppure menu Modifica – Elimina
I dati dei campi di tipo Contatore e Logici non possono essere eliminati.
Per eliminare un record
Selezionare il record cliccando sul pulsante a sinistra del record stesso
Menu Modifica – Elimina record oppure pulsante relativo nella barra strumenti oppure menu
contestuale
ECDL 5
Microsoft Access 2000
Pagina 18
Creazione di un database / gestione tabelle
Capitolo 4
L’operazione, una volta confermata, è irreversibile.
È possibile eliminare più record insieme purchè siano consecutivi.
N.B. Eliminando un record con un campo contatore, quel valore non sarà più utilizzato nella
stessa tabella.
ECDL 5
Microsoft Access 2000
Pagina 19
Le maschere
Capitolo 5
Creazione di una maschera
Selezionare il pulsante Maschere nella finestra del database;
Scegliere creazione guidata (consigliata per le maschere basate su tabelle) oppure creazione
(manuale) in visualizzazione struttura.
Nella creazione guidata, impostare:

i campi della tabella o della query che devono apparire in maschera

il layout da applicare alla maschera (es. a colonne, tabellare, ecc.)

lo stile per le caselle di testo

il titolo da assegnare alla maschera

la modalità di apertura della maschera
Ogni informazione all’interno di una maschera è contenuta in un controllo.
Una maschera può essere suddivisa in 5 sezioni:
intestazione maschera
intestazione pagina
corpo
piè di pagina pagina
piè di pagina maschera.
Di default viene visualizzato solo il corpo.
Ogni oggetto all’interno delle maschere (comprese le sezioni) è dotato di proprietà che ne
determinano e ne personalizzano la struttura e l’aspetto.
Per impostare/visualizzare le proprietà, selezionare l’oggetto (o la zona vuota della finestra
‘struttura maschera’ per le proprietà della maschera) e click sul pulsante ‘Proprietà’ della
barra degli strumenti oppure doppio click sull’oggetto.
La maschera reperisce/archivia i dati visualizzati nei controlli da una tabella o da una query
(controlli legati). Altri controlli possono visualizzare dati calcolati mediante un’espressione
(controlli calcolati) oppure dati non collegati a tabelle o a espressioni (controlli non legati).
Per aggiungere i controlli alle maschere
Si utilizza la casella degli strumenti, che si ottiene facendo clic sull'apposito pulsante nella
barra degli strumenti.
Si riporta di seguito un elenco degli strumenti con una breve descrizione.
ECDL 5
Microsoft Access 2000
Pagina 20
Le maschere
Capitolo 5
ECDL 5
Strumento
Descrizione della funzione
Selezione oggetti
È lo strumento predefinito all'apertura della
casella degli strumenti. Serve a selezionare o a
deselezionare uno strumento.
Autocomposizione controllo
È utile a progettare controlli complessi, come
Caselle di riepilogo, Caselle combinate o gruppi di
opzioni.
Etichetta
Crea una casella contenente testo descrittivo
Casella di testo
Crea una casella che consente di visualizzare e
modificare i dati.
Gruppo di opzioni
Crea un quadro nel quale è possibile inserire altri
controlli: interruttori, pulsanti opzione e caselle
di controllo. Selezionando uno di questi oggetti,
gli altri vengono disattivati
Interruttore
Crea un pulsante che viene attivato o disattivato
facendo clic su di esso. Lo stato attivo del
pulsante corrisponde a Sì (o Vero, o Attivo), lo
stato inattivo corrisponde a No (o Falso, o
Inattivo).
Pulsante di opzione
Crea un pulsante rotondo della stessa funzione
dell'interruttore, e viene normalmente utilizzato
all'interno di un gruppo di opzioni.
Casella di controllo
Crea una casella che attiva o disattiva un
oggetto; viene impiegato all'esterno di un gruppo
di opzioni per selezionare più di un oggetto per
volta.
Casella combinata
Crea una casella composta da due elementi: un
elenco a tendina da cui selezionare un elemento e
una casella di testo in cui digitare.
Casella di riepilogo
È simile alla casella composta, ma non prevede la
casella di testo per la digitazione: in sua vece è
possibile fare clic su un elenco a tendina da cui
scegliere un elemento.
Pulsante di comando
Crea un pulsante di comando che consente di
eseguire una macro o una procedura Access VBA.
Microsoft Access 2000
Pagina 21
Le maschere
Capitolo 5
Immagine
Permette di inserire una immagine nella
maschera. Una volta che è stata inserita non è
più possibile modificarla (non è un'immagine di
tipo OLE).
Cornice oggetto non
associato
Aggiunge il contenuto di un oggetto OLE,
realizzato da applicazioni server OLE, come
Windows Paint, Excel, Microsoft WordArt.
Cornice oggetto associato
Contenitore OLE all'interno del quale è inserita
un'immagine grafica o animata, un filmato video o
un suono.
Interruzione pagina
Durante la stampa, provoca un salto a nuova
pagina nel punto in cui è selezionato.
Struttura a schede
Crea una maschera a schede.
Sottomaschera/sottoreport Aggiunge una sottomaschera ad una maschera
principale. Prima di usare questo controllo è
necessario che la sottomaschera sia già stata
creata.
Linea
Disegna una linea retta che può essere spostata
e dimensionata. Si può inoltre modificare lo
spessore e il colore della linea tramite la barra di
formattazione.
Rettangolo
Disegna un rettangolo che, analogamente alla
linea appena vista, si può spostare,
ridimensionare, modificare nello spessore del
bordo e nel colore.
Altri controlli
Facendo clic su questo controllo si apre un elenco
a discesa di controlli aggiuntivi.
Allineamento dei controlli
Utilizzare gli strumenti Righello e Griglia, visualizzabili tramite menu Visualizza –
Righello/Griglia.
Per impostare la densità dei punti della griglia
Attivare le proprietà della maschera
Impostare un valore per x griglia e y griglia espresso in punti per cm; se il valore è > 6 si
ridurranno notevolmente gli spazi nella griglia che risulterà invisibile.
ECDL 5
Microsoft Access 2000
Pagina 22
Le maschere
Capitolo 5
Per selezionare più controlli contemporaneamente
Tenere premuto il tasto SHIFT e click col pulsante sinistro, oppure
col puntatore del mouse disegnare una scatola attorno agli oggetti da selezionare, quindi
applicare le formattazioni.
Per raggruppare più controlli contemporaneamente per spostarli/ridimensionarli
Tenere premuto il tasto SHIFT e selezionare menu Formato/Raggruppa (menu Formto/Separa
per togliere il raggruppamento)
Modificare le dimensioni trascinando i bordi con il mouse.
Per attivare l’allineamento alla griglia dei nuovi controlli
Menu Formato
Attivare ‘blocca sulla griglia’
(n.b. premere tasto CTRL per disegnare un controllo non allineato alla griglia)
Per inserire un controllo legato in una maschera
Visualizzazione struttura maschera.
Selezionare dalla casella degli strumenti il tipo di controllo da inserire
Menu Visualizza/Elenco campi e selezionare uno o più campi (tasti Shift – Ctrl)
Trascinarli nella maschera
Per modificare l’ordine di tabulazione
Maschera in visualizzazione struttura
Menu Visualizza/Ordine di tabulazione
Per impostare un controllo calcolato
Maschera in visualizzazione struttura
Creare una casella di testo e trascinarla in maschera
Visualizzare le proprietà del controllo
Selezionare la scheda Dati - Origine del controllo
Digitare l’espressione preceduta da “=”
Uso del control wizard per creare una list box o una combo box
Maschera in visualizzazione struttura
Selezionare dalla casella degli strumenti il pulsante wizard del controllo
Selezionare il tipo di controllo da inserire e trascinarlo in maschera
ECDL 5
Microsoft Access 2000
Pagina 23
Le maschere
Capitolo 5
Specificare le opzioni desiderate
Intestazioni/piè di pagina pagina/scheda
Possono essere visualizzate mediante menu Visualizza
Per inserire un oggetto OLE tramite maschera nel database
Un Oggetto OLE può essere costituito da un’immagine, un documento Word, un foglio
elettronico Excel, un suono o un filmato comunque realizzato con software che supporta la
tecnologia OLE.
Selezionare il controllo Cornice Oggetto Legato
Menu Inserisci/Oggetto
Creare un nuovo oggetto o utilizzarne uno esistente
Oggetto incorporato
l’oggetto viene archiviato all’interno del database
Oggetto collegato
l’oggetto resta memorizzato solo nel formato del programma originale che deve
supportare la tecnologia OLE
Proprietà cornice oggetto

mantieni le dimensioni = visualizza l’oggetto nella sua dimensione originale

ridimensiona = ridimensiona l’oggetto fino a riempire il controllo. Può distorcere
le proporzioni dell’oggetto.

Zoom = visualizza l’oggetto intero, mantenendo le proporzioni originali.
Le Sottomaschere
Vengono usate soprattutto per visualizzare i record contenuti in tabelle collegate con
relazioni del tipo uno a molti.
Per crearle:
 maschera principale in visualizzazione struttura;
 selezionare, dalla casella degli strumenti, il pulsante Sottomaschera/Sottoreport e
disegnare la sottomaschera nella maschera principale, in un’area vuota del corpo,
trascinando il puntatore del mouse;
 impostare i dati per la creazione guidata
 verificare che nelle proprietà della sottomaschera le proprietà ‘collega campi
secondari’ e ‘collega campi master’ contengano i campi che collegano la maschera
principale alla sottomaschera
ECDL 5
Microsoft Access 2000
Pagina 24
Le Query
Capitolo 6
Le Query selezionano dati, da una o più tabelle in un database, che soddisfano determinati
requisiti e visualizzano i risultati in un foglio dati.
I dati richiesti vengono visualizzati in un recordset (insieme dinamico di dati) e la loro
struttura viene salvata come un oggetto del database per essere facilmente riutilizzabile in
futuro.
Le Query si auto-aggiornano ogni qualvolta vengono aggiornate le tabelle originali.
Esistono vari tipi di query:
 di selezione: è una interrogazione al database che può essere considerata come una
“tabella virtuale. Query di selezione, Query di selezione parametriche, Query di
ricerca duplicati, Query di ricerca di dati non corrispondenti;
 di comando: a differenza della query di selezione, le query di comando consentono di
apportare delle modifiche ai dati contenuti nel nostro database, mediante un’unica
azione che agisce su interi gruppi di dati. Si suddividono in:
query di creazione tabella: inserisce il risultato della query in una nuova tabella;
query di aggiornamento: aggiorna il valore dei campi della tabella di partenza in base
alle istruzioni della query;
query di accodamento: accoda i campi dei record risultanti dall’elaborazione della
query ai campi di una tabella già esistente; i campi dovranno essere dichiarati allo
stesso modo;
query di eliminazione: elimina dalla tabella i record selezionati mediante le istruzioni
della query.
 a campi incrociati: consentono di calcolare totali e ridisporre i dati per una più facile
analisi
 SQL specifico: offre all’utente la possibilità di creare una query con il linguaggio
standard per l’interrogazione dei database; inoltre, è possibile vedere/modificare la
traduzione SQL dell’interrogazione creata mediante gli strumenti della griglia QBE
(menu Visualizza/SQL specifico).
Per creare una Query:
1)
Selezionare l’oggetto Query dalla finestra del database
2)
Click sul pulsante nuovo
ECDL 5
Microsoft Access 2000
Pagina 25
Le Query
Capitolo 6
1)
Autocomposizione : consente di creare query del tipo Semplice, a Campi Incrociati, per
la Ricerca di dati duplicati e per la Ricerca di dati non corrispondenti.
2)
Nuovo/Visualizzazione struttura: consente di creare una query personalizzata.
Attivando la visualizzazione struttura della query, si attiva la griglia QBE (Query by Example)
ECDL 5
Microsoft Access 2000
Pagina 26
Le Query
Capitolo 6
La griglia QBE è suddivisa in colonne (campi di tabella/e) e in righe che specificano, per ogni
campo:
1)
nome del campo
2)
nome della tabella di appartenenza
3)
ordinamento (sì/no) e tipo ordinamento (asc, desc)
4)
mostra, per visualizzare o meno il campo nel foglio dati della query (recordset)
5)
criteri di selezione/oppure
6)
formula per inserire raggruppamenti/campi di totali
Per impostare tutti i campi nella griglia QBE
Trascinare l’* dalla casella della tabella oppure doppio click sul titolo della tabella e
trascinamento sulla griglia con il mouse
Per impostare alcuni campi nella griglia QBE
Selezionarli dalla tabella e trascinarli sulla griglia QBE
Ordinamento
A seconda del tipo di dato del campo, l’ordinamento viene eseguito in modalità diverse:
 alfabetico per nome
 cronologico per data
 numerico per valore
L’ordinamento (crescente o decrescente) può essere eseguito su più campi, ma viene applicato
consecutivamente da sinistra a destra, pertanto i campi devono essere disposti nella stessa
sequenza dell’ordinamento voluto.
Originale Ordinamento come campo testo
1
1234
23
3
11
22
12
4
2
5
ECDL 5
ordinamento come campo numerico
1
11
12
1234
2
22
23
3
4
5
1
2
3
4
5
11
12
22
23
1234
Microsoft Access 2000
Pagina 27
Le Query
Capitolo 6
Esempi di criteri di selezione, impostabili anche mediante generatore di espressioni
Criteri
Spiegazione
Univ?
Il ? è un carattere jolly che rappresenta un qualsiasi carattere alfabetico.
Univ*
L’* è un carattere jolly che rappresenta un qualsiasi numero di caratteri.
1##
Il # è un carattere jolly che rappresenta un qualsiasi carattere numerico
<100
Valore < di 100
>=1
Valore > o = a 1
<>"MO"
Diverso da MO
Between 1 and 10
Numeri da 1 a 10
Is Null
Is Not Null
Trova records nessun valore
Trova tutti i records che hanno un valore
Like "a*"
Tutte le parole che iniziano con "a"
>0 And <=10
Tutti i numeri > 0 e <= 10
"Bob" Or "Jane"
Valori = Bob o Jane
In (“MO”, “BO”)
Deve essere = MO oppure = a BO
N.B.

Inserendo un’espressione nella riga Criteri della griglia QBE ed altre espressioni nelle
righe Oppure vengono selezionati tutti i record che rispettano almeno una delle
condizioni immesse (la griglia QBE così utilizzata simula pertanto l’operatore logico
OR).

Inserendo più espressioni nella riga Criteri (ogni espressione ovviamente relativa ad un
campo) vengono selezionati solo quei record che rispettano tutte le condizioni immesse
(la griglia QBE così utilizzata simula pertanto l’operatore logico AND).

Il terzo operatore logico, ovvero il NOT, lo si può utilizzare digitando il nome
dell’operatore stesso all’interno delle righe Criteri o Oppure della griglia QBE.
Riga della Formula nella griglia QBE
Si attiva dal menu Visualizza/Totali.
Questa nuova riga contraddistinta dal nome Formula, permette di realizzare delle query di
selezione che eseguono dei calcoli sui dati presenti all’interno di ogni singolo campo della
tabella.
Selezionare
Somma
Media
Min
Max
Conteggio
ECDL 5
per trovare
somma dei valori di un campo(numerico, valuta)
Media dei valori di un campo (numerico, valuta)
Il minimo valore in un campo (no per OLE e memo)
Il massimo valore in un campo (no per OLE e memo)
Conteggio dei valori in un campo, non conteggia i valori Null
Microsoft Access 2000
Pagina 28
Le Query
Capitolo 6
DevST
Var
Primo
Ultimo
Raggruppamento
Dove
Espressione
Deviazione standard dei valori del campo (numerico, valuta)
Varianza dei valori contenuti in un campo (numerico, valuta)
Primo record contenente il valore
Ultimo record contenente il valore
Definire i gruppi per i quali si desidera eseguire i calcoli (raggruppa
per valori uguali del campo)
Specificare dei criteri per un campo che si sta utilizzando per
definire dei raggruppamenti
Utilizzare un’espressione come criterio in un calcolo
Query di ricerca dati corrispondenti/non corrispondenti
Le prime trovano records con valori duplicati in uno o più campi specificati, le seconde, al
contrario, visualizzano records da una tabella che non hanno valori corrispondenti in un’altra
tabella.
Query parametriche
Con query di selezione parametriche si intendono quelle interrogazioni che richiedono di volta
in volta all’utente il valore da ricercare nel campo specificato.
La richiesta del valore da ricercare avviene attraverso l’uso di una finestra come da esempio:
Il modo più semplice per creare una query di questo tipo è quello di inserire nella riga
Criteri della griglia QBE, in corrispondenza del campo su cui si vuole effettuare la ricerca,
la stringa che richiede all’utente il valore da trovare, inserita fra parentesi quadre.
Esempio di query parametrica elastica:
LIKE [Inserisci il nome del dipendente] & “*”
Questa espressione permette di eseguire delle ricerche di tipo parziale, ovvero offre la
possibilità all’utente di digitare solamente le lettere iniziali di un nome; le ricerche di tipo
parziale possono avvenire solamente con campi di tipo testo.
Query di comando
ECDL 5
Microsoft Access 2000
Pagina 29
Le Query
Capitolo 6
Si suddividono in:
1. Query di creazione tabella
2. Queri di aggiornamento
3. Query di eliminazione
4. Query di accodamento
Da una query di selezione in visualizzazione struttura, selezionare il menu Query/tipo di query
di comando.
Specificare quindi eventuali criteri aggiuntivi nelle righe della griglia QBE ed eseguire la
Query.
ECDL 5
Microsoft Access 2000
Pagina 30
I Report
Capitolo 7
I report vengono utilizzati per stampare/visualizzare informazioni raggruppate e/o
riepilogate secondo determinati criteri, derivanti da tabello o query.
Possono essere creati mediante:
1. creazione guidata
2. in visualizzazione struttura
I dati contenuti in un report possono essere suddivise in sezioni, ciascuna delle quali ha uno
scopo specifico:
 si ha una prima sezione in alto che costituisce l'intestazione del report: questa sezione
figura una sola volta all'inizio del report e viene utilizzata per immettere un titolo, un
logo, una data di stampa, ecc.
 segue un'intestazione di pagina, visualizzata nella parte superiore di ogni report (ad
eccezione della prima pagina in cui segue immediatamente l'intestazione del report):
viene di norma utilizzata per mostrare le intestazioni delle colonne;
 il corpo costituisce la parte più consistente del report ed è composto dai dati delle
tabelle o delle query d'origine;
 in fondo a ciascuna pagina si ha il piè di pagina pagina utilizzato per mostrare elementi
quali il numero di pagina;
 infine, il piè di pagina report appare una sola volta al termine del report e visualizza
generalmente i totali.
Le sezioni di un report, in visualizzazione struttura, sono rappresentate sotto forma di fasce
ciascuna delle quali è destinata a contenere controlli analoghi a quelli delle maschere.
Le sezioni sono tutte dimensionabili posizionando il puntatore del mouse sul bordo di sezione e
trascinandolo quando assume la forma di una freccia verticale a due punte.
Il report dispone di tre tipi di visualizzazione:

visualizzazione anteprima di layout, permette di controllare rapidamente il tipo e la
dimensione dei caratteri e il layout generale del report, in quanto mostra solo un
esempio limitato di dati della tabella o della query;

visualizzazione anteprima di stampa, consente di esaminare l'intero documento,
pagina per pagina, che andrà alla stampa;

visualizzazione struttura, viene usata per modificare il layout di un report o per
crearne uno nuovo.
La struttura del report realizzata con l'autocomposizione presenta già un aspetto organizzato
e professionale, tuttavia si può rendere necessario apportare qualche modifica. Per cambiare
o personalizzare l'aspetto di un report e per crearne uno nuovo senza ricorrere
all'autocomposizione occorre:
ECDL 5
Microsoft Access 2000
Pagina 31
I Report
Capitolo 7
1. fare clic su Visualizzazione Struttura (eventualmente dopo avere scelto Nuovo dalla
scheda Report, se si vuole realizzare un report a partire da zero);
2. selezionare il nome della tabella o della query sui cui dati si desidera basare il report e
fare clic su OK;
3. apparirà la visualizzazione struttura del report nella quale effettuare tutte le
operazioni.
I controlli utilizzati per realizzare il collegamento tra il report e la relativa fonte dei dati
possono essere:

le caselle di testo, in cui sono visualizzati nomi e numeri;

le cornici, che visualizzano immagini e grafici;

le etichette, che riportano i titoli dei report;

le linee e i rettangoli, che hanno la funzione di migliorare l'aspetto grafico del
report.
Le osservazioni e le distinzioni fatte a proposito dei controlli per le maschere (controlli
associati, non associati e calcolati) valgono anche per i report; utilizzare la casella degli
strumenti per aggiungere controlli alla struttura:

ECDL 5
per aggiungere un'etichetta o un altro controllo, selezionare l'apposito
pulsante nella casella degli strumenti, fare clic sulla struttura e premere
INVIO dopo avere digitato un testo sull'etichetta;
Microsoft Access 2000
Pagina 32
I Report
Capitolo 7

per creare un qualsiasi controllo con l'autocomposizione controllo assicurarsi
che questo strumento sia già selezionato, quindi fare clic sul pulsante relativo
al controllo che si desidera inserire e posizionarlo sulla struttura.
Si possono aggiungere altri campi dai record di origine dei report: è necessario selezionarli
dall'elenco dei campi posto sulla barra degli strumenti e trascinarli nei punti della struttura
nei quali si vuole inserirli.
Per modificare il testo o i dati di un controllo, procedere come segue:
 modificare il testo di un'Etichetta: scegliere l'Etichetta, selezionarne il testo col
mouse e digitare il nuovo testo;
 modificare il campo associato ad una casella di testo o a un altro controllo:
selezionare il controllo, fare doppio clic per aprire la finestra delle proprietà, far
scorrere l'elenco della proprietà Origine controllo e fare clic sul campo desiderato;
 modificare una casella di testo contenente un'espressione: ripetere le operazioni del
punto precedente e sulla proprietà Origine controllo digitare la nuova espressione,
oppure fare clic sui tre puntini posti sulla destra della casella per modificare
l'espressione fin qui svolta tramite il Generatore di espressioni.
Impostazioni Di Pagina
Per modificare i margini e l’orientamento di pagina:
- menu File/Imposta Pagina
Raggruppamenti
Un gruppo è un insieme di record simili corredato di informazioni introduttive e di riepilogo:
ciò facilita la comprensione di chi visiona il report. Inoltre all'interno del gruppo è possibile
ordinare i dati in ordine alfabetico oppure dal valore minore al massimo o viceversa.
I gruppi si creano impostando le proprietà nella finestra di dialogo Ordinamento e
raggruppamento da aprire sulla barra degli strumenti: tale finestra elenca nella prima colonna
i campi o le espressioni che si vuole raggruppare (o ordinare), e nella seconda il criterio di
ordinamento:
1. selezionare il nome di un campo o digitare un'espressione nella prima riga della colonna
Campo o espressione;
2. scegliere il Criterio ordinamento nella seconda colonna (crescente o decrescente);
3. selezionare il campo o l'espressione di cui si desidera impostare le proprietà di gruppo;
4. impostare a Sì la proprietà Intestazione (gruppo) (e eventualmente la proprietà Piè di
pagina (gruppo)) di un campo o di un'espressione. Si aggiungerà automaticamente una
sezione intestazione (e una sezione piè di pagina di gruppo) alla struttura del report;
ECDL 5
Microsoft Access 2000
Pagina 33
I Report
Capitolo 7
5. se si raggruppano dati di un campo di tipo Data/Ora, impostare la proprietà Raggruppa
secondo con i valori Anno, Trimestre, Mese, Settimana, Giorno, Ora e Minuto; se invece
i dati si raggruppano in base ad un tipo di campo Testo, la proprietà va impostata a
Caratteri iniziali, per raggruppare i dati nei vari gruppi secondo le loro lettere iniziali,
oppure a Ogni valore per raggruppare i record che contengono lo stresso valore nel
campo o nell'espressione;
6. con la proprietà Stampa sezione unita si decide se stampare un gruppo su una stessa
pagina (scegliere Gruppo intero) oppure anche in più pagine (scegliere No).
ECDL 5
Microsoft Access 2000
Pagina 34
Le Macro
Capitolo 8
Una macro è un set di una o più azioni, ciascuna delle quali esegue una determinata operazione,
ad esempio l'apertura di una maschera o la stampa di un report. Le macro consentono di
automatizzare le attività comuni. È possibile ad esempio eseguire una macro che stampa un
report quando l'utente sceglie un pulsante di comando.
Per creare una macro fare innanzitutto clic sulla scheda corrispondente nella finestra Data
Base e scegliere ‘Nuovo’

si apre la finestra macro, formata da due parti:
1. nella parte superiore inserire le azioni da far eseguire alla macro e un breve commento
di spiegazione;
2. nella parte inferiore (a cui si può accedere premendo il tasto F6), vengono specificati
gli argomenti di ogni azione, cioè quelle costanti, variabili o espressioni che
costituiscono gli elementi di un'azione;
Esecuzione di una macro
Prima di eseguire una macro bisogna salvarla (fare clic su Salva sul menu File) e assegnarle un
nome; l'esecuzione di una macro si può avviare:

ECDL 5
dalla finestra macro, fare clic sul pulsante Esegui
sulla barra degli strumenti
oppure, se questo pulsante non è visualizzato, scegliere Esegui dal menu.
Microsoft Access 2000
Pagina 35
Le Macro
Capitolo 8



ECDL 5
dalla finestra Data Base, selezionare prima la scheda delle macro, poi il nome della
macro che si vuole eseguire e quindi premere il pulsante Esegui:
da altre finestre del Data Base, fare clic su Esegui macro dal menu Strumenti,
scegliere il nome della macro dall'elenco e fare clic su OK;
da un'altra macro, aggiungere Esegui Macro in una riga della colonna "Azioni" alla
macro da cui si desidera eseguire la seconda, quindi impostare l'argomento Nome
macro al nome della macro da eseguire.
Microsoft Access 2000
Pagina 36
Il Pannello Comandi
Capitolo 9
Creazione di un Pannello Comandi tramite Gestore



Menu Strumenti/Utilità database
Click su ‘Gestore Pannello Comandi’
Scegliere Sì per creazione pannello
Creare uno schermo di Avvio


Menu Strumenti/Avvio
compilare la finestra di dialogo Avvio, impostando una maschera o una pagina di avvio.
Le impostazioni di questa finestra vengono lette ogni volta che viene aperto un database.
ECDL 5
Microsoft Access 2000
Pagina 37