ALLEGATO 1
MACROANALISI DEI PROCESSI
1
Indice
1. Introduzione
4
2. Obiettivi primari
4
2.1 Centralizzazione delle informazioni
4
2.2 Analisi dei processi
5
2.3 Interfacciamento esterno
5
2.4 Adeguamento normativo
5
2.5 Inizializzazione delle basi dati
6
3. Evoluzione della documentazione tecnica
6
4. La Direzione del personale
6
5. Funzionalità generiche
7
5.1 Attori
7
5.2 Use Case
7
5.2.1 Login/logout
7
5.2.2 Gestione dati personali
7
5.2.3 Delega del proprio ruolo
8
5.2.4 Associazione utente profilo
8
5.2.5 Definizione e aggiornamento del personale
8
5.2.6 Definizione degli autorizzazioni
8
5.2.7 Aggiornamento utilities di accesso ai dati
8
5.2.8 Definizione dei possibili profili orari
8
6. Ufficio Reclutamento e Formazione
6.1 Reclutamento
9
9
6.1.1 Reclutamento per concorso
9
6.1.2 Mobilità del personale
10
6.1.3 Mobilità volontaria
10
6.1.4 Mobilità d’ufficio
10
6.2 Formazione
11
6.2.1 Rilevazione e analisi dei fabbisogni di formazione
11
6.2.2 Piano di formazione del personale
11
6.2.3 Attuazione delle iniziative di formazione e aggiornamento
12
Programmate
6.2.4 Attuazione delle iniziative di formazione e aggiornamento
12
non programmate
6.2.4.1 Formazione richiesta da Dirigenti e/o Responsabili sulla base
13
di fabbisogni contingenti
6.2.4.2 Formazione “a voucher” non programmata
13
6.3 Commissione tecnica per la formazione
14
6.4 Gestione dell’attività formativa
15
6.5 Attività didattiche interne
15
6.6 Attestato di partecipazione/Certificazioni e libretto formativo del dipendente
16
2
6.7 Valutazione e monitoraggio
7. Trattamento di quiescenza, previdenza e contenzioso legale
16
18
7.1 Quiescenza e previdenza
18
7.2 Calcolo delle competenze spettanti alla cessazione del lavoro
18
7.3 Determinazione del trattamento di quiescenza
18
7.4 Cause di servizio
18
7.5 Gestione equo indennizzo
18
7.6 Riscatto, computo e ricongiunzione contributo pensionistici
18
7.7 Ricostruzione carriera lavorativa dal punto di vista economico
19
7.8 Gestione interfaccia con enti previdenziali
19
7.9 Contenzioso
19
7.10 Tenuta del registro degli infortuni
20
8. Gestione del personale e trattamento giuridico
8.1 Gestione del personale
21
21
8.1.1 Amministrazione banca dati anagrafica
21
8.1.2 Controllo presenze
21
8.1.3 Amministrazione sistema rilevazione presenze
21
8.1.4 Produzione tabulati
21
8.1.5 Sistemazione anomalie
21
8.1.6 Associazione profilo orario
21
8.2 Trattamento giuridico
22
8.2.1 Elaborazione assenze/malattie
22
8.2.2 Inquadramento giuridico nuovo assunto
22
8.2.3 Modifica posizione giuridica in conseguenza ad un concorso
22
8.2.4 Cessazione del rapporto di lavoro
22
9. Ufficio trattamento economico
9.1 Trattamento economico
23
23
9.1.1 Calcolo di tutte le competenze accessorie
23
9.1.2 Definizione dello stipendio
23
9.1.3 Gestione delle trattenute
23
10. Ufficio missioni e trasferimenti
24
11. Ufficio trattamento del lavoro autonomo e assimilato
25
12. Use cases
26
13. Schema realizzazione moduli
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3
1.Introduzione
Il presente documento è il risultato delle analisi effettuate, volte a verificare i profili, le
tipologie di servizi offerte ed analizzare i macro processi svolti dalla Direzione del Personale.
Per la redazione di tale documento sono state raccolte informazioni mediante colloqui diretti
con il personale della Direzione del Personale.
2. Obiettivi primari
Lo scopo del progetto è la realizzazione di un sistema informatico integrato che permetta
l’automazione dei principali processi della Direzione, legati alla gestione delle risorse umane
dell’ISFOL. A tal fine occorre analizzare i processi di lavoro dei vari Uffici, con particolare
riguardo alle informazioni scambiate e prodotte dalle singole attività, in modo da poter
riorganizzare e strutturare tutte le informazioni di interesse in modo unitario.
L’automazione dei processi deve garantire la rispondenza delle attività e, allo stesso tempo, il
sistema informativo fornito deve essere flessibile in modo da permettere la modifica dei
processi in caso di cambiamenti sia di tipo normativo che organizzative, nonché l’eventuale
gestione indiretta dei processi, per rispondere ad esigenze di tipo organizzativo.
Il sistema informativo da realizzarsi deve coprire l’intera Direzione del Personale e dovrà
fornire la base informatica necessaria allo svolgimento di tutti i processi interni, garantendone
il corretto svolgimento, secondo i requisiti funzionali e strutturali di ogni ufficio e servizio
appartenente alla Direzione stessa, nonché di consentire la gestione amministrativa delle
risorse umane.
2.1 Centralizzazione delle informazioni
Tutte le informazioni relative ai dipendenti, qualunque ne sia lo status, devono essere raccolte
in una unica banca dati centrale, gestita dalla Direzione del Personale che, tra l’altro, conterà
anche uno “schedario” relativamente ad ogni dipendente che permette di ritrovare tutta la
documentazione a suo carico memorizzata in un sistema documentale anch’esso centralizzato.
La struttura di questo “schedario” deve contenere almeno le informazioni attualmente
esistente nella Matricola.
Le informazioni devono quindi essere strutturate e organizzate in tipologie in accordo il
Servizio/Ufficio delegato per il trattamento. Vale a dire che tutte le informazioni relative ad un
dipendente devono essere contenute in un database comune ma i diritti di accesso a tali
informazioni devono essere stabiliti in base alle singole competenze degli operatori. Da ciò
deriva anche la necessità di individuare tutte le tipologie di utenti abilitate ad accedere ad ogni
categoria di dati e il loro livello di intervento su essi. In generale il profilo, inteso come
collezione di autorizzazioni, è associato ad un servizio ed ereditato da tutti i dipendenti dello
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stesso. Nel caso in cui ci fosse necessità di un profilo ad personam l’esistenza di questo profilo
annulla quello del servizio di appartenenza.
Tutta la documentazione da e per un dipendente deve essere accessibile, previa opportuna
autenticazione, in modo semplice ed uniforme tramite l’utilizzo di uno o più applicativi di
ricerca. La messa in atto di tale unificazione delle fonti di informazione porterebbe sia ad uno
snellimento delle procedure interne sia ad un allineamento dei dati attualmente manipolati dai
vari Uffici.
2.2 Analisi dei processi
I processi organizzativi espletati dalla Direzione del Personale sono risultati essere frammentati
e, conseguentemente, è necessario provvedere uno strumento che renda possibile la
reingegnerizzazione di tali processi. Dall’analisi condotta è emersa la effettiva necessità di uno
strumento di workflow che gestisca sia il disegno dei processi che l’espletamento degli stessi.
Inoltre deve essere sempre possibile monitorare lo stato di avanzamento di tutti i processi
istanziati e non terminati, così come tracciare il percorso seguito da ogni processo terminato
indipendentemente dalla complessità dello stesso.
I processi della Direzione del Personale, laddove avessero necessità di protocollare i documenti
dovranno farlo utilizzando i mezzi messi a disposizione dal Protocollo informatico. Il sistema di
protocollazione da utilizzare deve essere quello in uso presso l’ISFOL.
2.3 Interfacciamento Esterno
La Direzione del Personale ha la continua necessità di scambio informazioni non solo con le
altre Direzioni dell’ISFOL, ma anche con altre realtà organizzative quali ad esempio il Ministero
del Lavoro e delle Politiche Sociali, l’INAIL, ecc.
Il sistema informativo/informatico della Direzione del Personale deve mettere a disposizione un
protocollo univoco di scambio dati di questo tipo, cioè deve essere possibile per un operatore
qualsiasi definire un file standard (XML) che descriva i dati da estrarre nel rispetto dei vincoli
dati dal Sistema Informativo. Ottenuti i dati necessari in questo formato intermedio dovranno
poi essere applicati degli opportuni filtri di conversione che riscrivano i dati nel formato
richiesto dall’Ente. Tali filtri saranno definiti ad hoc.
Analogamente il Sistema dovrà essere in grado di acquisire informazioni dall’esterno da un file
standard (XML) definibile dall’utente.
2.4 Adeguamento Normativo
I processi descritti potrebbero non essere esaustivi o per deficienze di analisi o per definizione
non ancora ultimata dei processi stessi. E’ dunque necessario procedere ad una analisi di
dettaglio che controlli anche la esaustività delle funzionalità offerte. Inoltre tutte quelle attività
5
regolate da norme giuridiche devono essere modificabili al fine di rispettare eventuali
cambiamenti alle norme che lo regolano.
2.5 Inizializzazione della base dati
Al momento della messa in esercizio del sistema la base dati deve contenere tutte le
informazioni attualmente in possesso dell’ISFOL. E’ quindi necessario prevedere una attività
preliminare di fusione delle informazioni possedute dall’ISFOL dal momento che esse, sia pur
presenti per lo più su supporto elettronico, sono frammentate su più basi dati di tipologia
differente.
3. Evoluzione della documentazione tecnica
L’analisi di dettaglio descrive i vari use case ad un livello di dettaglio maggiore.
4. La Direzione del Personale
Il Direttore del Personale determina gli indirizzi relativi al funzionamento interno della
Direzione.
La Direzione si articola in sei Uffici:
reclutamento e formazione
gestione del personale e trattamento giuridico
trattamento economico del personale dipendente
trattamento del lavoro autonomo e assimilato
trattamento di quiescenza, previdenza e contenzioso legale
missioni e trasferimenti
Organigramma della Direzione del Personale
DIREZIONE DEL PERSONALE
Reclutamento &
Formazione
Gestione del
personale e
trattamento
giuridico
Trattamento di
quiescenza,
previdenza e
contenzioso
legale
Trattamento
economico del
personale
dipendente
Trattamento del
lavoro
autonomo e
assimilato
Missioni e
Trasferimenti
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5. Funzionalità generiche
5.1 Attori
Negli use case descrittivi delle attività che riguardano funzionalità generiche sia di base sia di
supporto al funzionamento del sistema, sono presenti i seguenti attori:
. Utente Generico
Rappresenta un qualsiasi utente dell’ISFOL che interagisce con il sistema per accedere a tutte
e solo le informazioni personali.
. Utente Gestionale
Questo attore rappresenta gli utente della Direzione del Personale o, eventualmente, di altre
strutture preposti alla gestione di specifici processi.
. Utente di Vertice
Rappresenta i vertici apicali dell’ISFOL che accedono, nell’ambito delle proprie competenze, ai
quadri sintetici ed alle funzionalità di analisi.
. Amministratore
Questo attore gestisce tutte le operazioni di basso livello che prevedono un’attività di
programmazione.
5.2 Use Cases
5.2.1 Login/logout
Questo use case deve necessariamente essere attivato prima di entrare nel sistema e consiste
nell’individuare l’oggetto “Personale” corretto e quindi le autorizzazioni ad esso associate.
Inoltre,
ove
non
specificatamente
indicato,
la
collocazione
dell’utente
all’interno
dell’organigramma definisce il dominio di dati accessibiliL’autenticazione deve essere effettuata a cura del Sistema in esame oppure delegata ad altro
meccanismo di autenticazione esterno dipendentemente dalla configurazione del sistema. In
caso di delega del meccanismo di autenticazione NON deve essere delegato anche il
meccanismo di autorizzazione.
5.2.2 Gestione dati personali
Ogni utente deve essere abilitato a controllare il suo stato rispetto ai suoi dati anagrafici,
giuridici, presenze, assenze, ferie e retributivi. Di fatto ogni dipendente deve poter accedere in
lettura e scrittura a tutte le informazioni che lo riguardano e modificare eventuali dati variabili
definiti al momento dell’analisi di dettaglio.
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5.2.3 Delega del proprio ruolo
Il Dirigente decide di delegare le proprie attività ed i permessi a svolgerle ad una persona fisica
da lui designata. Tale persona assume temporaneamente il ruolo di Dirigente oltre a non
perdere il proprio.
5.2.4 Associazione utente-profilo
Lo use-case deve essere attivato tutte e sole le volte in cui non è corretta la associazione di
default. In questo caso viene definito il nuovo profilo come collezione di un qualsiasi insieme di
autorizzazioni indipendemente dall’Area di appartenenza.
5.2.5 Definizione e aggiornamento del personale
Questo use case deve permettere di definire la posizione, cioè di quale attore è istanza e quale
sia il suo Ufficio/Area di appartenenza, di un qualsiasi utente della Direzione del Personale. La
creazione e/o definizione della nuova posizione di un utente di fatto comprende anche la
associazione di default, cioè quella definita per l’Area di appartenenza.
5.2.6 Definizione delle autorizzazioni
Questo use case deve essere istanziato tutte le volte che si rende necessario definire una
nuova autorizzazione che consiste nella possibilità di esecuzione di tutti o parte degli use case
attivabili da un singolo Ufficio/Area.
5.2.7 Aggiornamento Utilies di accesso ai dati
Viene attivato su esplicita richiesta di un responsabile amministrativo dei dati. Consiste nello
effettuare modifiche, correzioni, aggiunte a tutti i modi di interrogazione previsti per i dati.
Vale a dire predisporre la fattibilità di nuove tipologie di report. Lo use case fallisce nel caso in
cui la richiesta non sia ritenuta fattibile.
5.2.8 Definizione dei possibili profili orari
Consiste nel definire un profilo orario con le relative regole di calcolo di straordinari, buoni
pasto, ecc.
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6. Ufficio Reclutamento e Formazione
L’Ufficio espleta le seguenti attività:
Reclutamento: cura l’acquisizione delle risorse umane e la mobilità interna ed esterna. In
particolare si occupa: della gestione dei concorsi, della gestione dei contingenti del personale
in posizione di comando e fuori ruolo.
Formazione: il servizio cura la formazione, l’aggiornamento, la riqualificazione e la
specializzazione del personale in servizio all’ISFOL. Si occupa della predisposizione e della
realizzazione del Piano formativo dell’Istituto, rilevazione e analisi dei relativi fabbisogni,
organizzazione e monitoraggio delle singole iniziative, adozione degli impegni di spesa ed
emissione dei relativi ordinativi di pagamento, con il ricorso di expertise interne e/o esterne
all’Istituto e con il coinvolgimento dei Dirigenti e dei Responsabili delle singole Aree / Strutture
/ Progetti, nonché di altre categorie di personale secondo modalità ritenute di volta in volta più
opportune sul piano della validità scientifica
6.1 Reclutamento
Il servizio gestisce le procedure necessarie al reclutamento del personale mediante: concorso
pubblico nazionale; procedure selettive per l’assunzione del personale a tempo determinato;
alla mobilità del personale interna od esterna all’ISFOL. Si occupa essenzialmente delle attività
necessarie a curare il reclutamento del personale e la mobilità del personale.
Si individuano i seguenti macroprocessi:
Reclutamento per concorso: attività di reclutamento di personale tramite concorso pubblico
nazionale, definizione del bando, nomina della commissione, acquisizione e registrazione delle
candidature attraverso l’inserimento dati in uno specifico data base, supporto e affiancamento
alle Commissioni di concorso, predisposizione ed elaborazione dell’ammissibilità e della
graduatoria finale.
Mobilità del personale: attività relativa allo spostamento di un dipendente non dirigente
interna agli uffici ISFOL e/o esterna.
6.1.1 Reclutamento per concorso
Questo use case viene attivato nel momento in cui si rende possibile bandire un concorso per
un certo numero di posti all’interno dell’ISFOL con particolari requisiti ed inquadramenti di
ruolo.
Consiste nella preparazione e supervisione di tutte le attività dalla redazione del bando alla
formazione delle graduatorie.
Formate le graduatorie di merito, queste vengono ufficializzate e rese disponibili. Viene
notificata la terminazione dello use case alla stipula del contratto.
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6.1.2 Mobilità del personale
I processi di mobilità si attivano in presenza di:
- richiesta del dipendente (mobilità volontaria)
- esigenze di servizio (mobilità d’ufficio)
6.1.3. Mobilità Volontaria
La domanda di mobilità deve essere opportunamente motivata e deve essere indirizzata al
Direttore Generale e al responsabile dell’Area/Struttura di appartenenza.
Il Direttore Generale, acquisito anche il parere del responsabile dell’Area/Struttura presso cui il
dipendente intende essere trasferito, dopo aver verificato che siano assicurate le esigenze di
servizio ed organizzative e verificata la sostenibilità finanziaria, può disporre il trasferimento
entro 30 gg.
I processi di mobilità volontaria si attivano in 3 contingenti annuali. Il dipendente che intende
essere trasferito deve presentare domanda entro le seguenti scadenze:
31 marzo
31 agosto
30 novembre
6.1.4 Mobilità d’ufficio
I trasferimenti d’ufficio sono disposti dal direttore generale sentiti i responsabili delle strutture
interessate. Possono essere attivati nei seguenti casi:
esubero di personale nella struttura di appartenenza del dipendente interessato, in
conseguenza di variazioni dei carichi di lavoro e/o delle attività in maniera permanente;
motivate ed imprescindibili esigenze di servizio;
esigenze di razionalizzazione del personale conseguenti a processi di riorganizzazione;
esigenze legate alla realizzazione di specifici programmi o progetti affidati all’Istituto
ovvero alla gestione di strutture, costituite anche temporaneamente, per lo svolgimento
di attività per prestazioni a committenti esterni.
Il provvedimento di mobilità tra Aree e/o strutture è disposta dal Direttore Generale il quale vi
provvede dopo aver sentito i responsabili e il dipendente interessati.
Tutti i provvedimenti di mobilità decorrono da 1° giorno del mese successivo a quello in cui è
disposto.
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6.2 Formazione
La macro attività fondamentale dell’Ufficio formazione e Reclutamento è quella relativa alla
gestione dell’attività formativa che comporta varie sottoattività che vengono descritte di
seguito:
Rilevazione e analisi dei fabbisogni di formazione
Piano di formazione del personale
Attuazione delle iniziative di formazione e aggiornamento programmate
Attuazione delle iniziative di formazione e aggiornamento non programmate
Commissione tecnica per la formazione
Gestione dell’attività formativa
Attività didattiche interne
Attestato di partecipazione / Certificazioni e Libretto formativo del dipendente
Valutazione e monitoraggio
6.2.1 Rilevazione e analisi dei fabbisogni di formazione
Al fine di garantire la massima efficacia ed efficienza degli interventi di formazione e
aggiornamento per il personale dipendente la Direzione del Personale dell’Isfol promuove e
garantisce la periodica rilevazione e l’analisi dei fabbisogni formativi.
L’attività di rilevazione e analisi dei fabbisogni è realizzata con il ricorso di expertise interne e/o
esterne all’Istituto e con il coinvolgimento dei Dirigenti e dei Responsabili delle singole Aree /
Strutture / Progetti, nonché di altre categorie di personale secondo modalità ritenute di volta in
volta più opportune sul piano della validità scientifica.
L’analisi dei fabbisogni formativi rappresenta la base di dati necessaria alla corretta
predisposizione del Piano di formazione del personale.
6.2.2 Piano di formazione del personale
La Direzione del Personale dell’ISFOL elabora, anche attraverso il ricorso ad expertise interne
e/o esterne all’Istituto un Piano di formazione, che può avere base annuale, biennale o
triennale.
Nel Piano sono indicate le tipologie formative, le priorità formative, i destinatari, la percentuale
delle risorse da destinare alla formazione programmata e a quella non programmata, il
finanziamento massimo riconosciuto per i voucher individuali, nonché l’attività didattica
interna. Il Piano può inoltre definire specifiche ulteriori regole di partecipazione per le diverse
tipologie formative, ferma restando la coerenza con il presente Regolamento.
La Direzione dell’Istituto, una volta approvato il Piano di formazione, ne dà idonea
comunicazione al personale.
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La pubblicizzazione dell’offerta formativa viene effettuata anche attraverso pubblicazione sul
sito dell’Istituto e contiene tutti gli elementi atti ad individuare le specifiche di ciascuna attività
di formazione e aggiornamento prevista.
6.2.3 Attuazione delle iniziative di formazione e aggiornamento programmate
La partecipazione del dipendente ad una attività formativa programmata comporta l’obbligo
della frequenza nell’orario stabilito dal programma e i Dirigenti e i Responsabili di Aree,
Strutture e Progetti hanno l’obbligo di garantire la partecipazione dei dipendenti loro assegnati
alle attività formative.
Le attività di formazione e aggiornamento programmate si svolgono all’interno dell’orario di
lavoro.
La frequenza è solitamente rilevata attraverso la firma del dipendente, apposta giornalmente
sul foglio di presenza.
In caso di mancata partecipazione all’attività di aggiornamento e formazione programmata, il
dipendente è tenuto a darne comunicazione scritta all’Ufficio Reclutamento e Formazione.
Qualora il dipendente designato sia impossibilitato a partecipare per i seguenti motivi:
ferie già programmate,
visite mediche già programmate,
malattia e gravi motivi personali,
dovrà debitamente documentarli, con comunicazione tempestiva all’Ufficio Reclutamento e
Formazione.
Le assenze giustificate e non recuperate non rientrano nella quota dell’80% necessaria per
conseguire l‘attestato di partecipazione / certificazione e la relativa registrazione nel Libretto
formativo del dipendente.
L’Ufficio Reclutamento e Formazione è tenuto a consentire al dipendente il recupero delle
lezioni non svolte, ove possibile e in base alla tipologia dei corsi, nei casi precedentemente
descritti e, in aggiunta, nei soli casi di scioperi riguardanti la categoria.
6.2.4 Attuazione delle iniziative di formazione e aggiornamento non programmate
Le attività formative e di aggiornamento non programmate comprendono due tipologie
proceduralmente e organizzativamente distinte, a seconda che la domanda provenga da uno o
più Dirigenti e/o Responsabili di Area, Struttura o Progetto sulla base di fabbisogni contingenti
o dal lavoratore.
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6.2.4.1 formazione richiesta da Dirigenti e/o Responsabili sulla base di fabbisogni contingenti
La prima tipologia si definisce a partire dall’evidenziazione di un’esigenza lavorativa specifica o
molto innovativa da parte di uno o più Dirigenti o Responsabili di Area, Struttura o Progetto, a
fronte delle quali gli stessi provvedono a formulare una richiesta scritta all’Ufficio Reclutamento
e Formazione. Qualora il numero di dipendenti interessati non sia sufficiente a costituire un
gruppo-aula, L’Ufficio Reclutamento e Formazione provvede a verificare, a mezzo circolare
interna, l’interesse di altre Aree / Strutture / Progetti.
La valutazione delle modalità attuative degli interventi
restano di
competenza della
Commissione tecnica per la formazione, che fornisce il proprio parere alla Direzione del
Personale per la relativa autorizzazione.
6.2.4.2 formazione “a voucher” non programmata
Per quanto concerne la seconda tipologia, il dipendente può esprimere la propria richiesta di
partecipazione ad attività di formazione / aggiornamento non comprese tra le attività
programmate del Piano dell’Istituto attraverso apposita modulistica (Piano individuale di
formazione) predisposta dall’Ufficio Reclutamento e Formazione. L’approvazione del Piano
individuale di formazione costituisce l’atto necessario per l’ottenimento di un voucher.
Il voucher si configura come un buono formativo che viene riconosciuto dall’Istituto al
lavoratore al fine di rimborsare l’attività di formazione a cui il lavoratore stesso ha partecipato,
previa autorizzazione della Direzione del Personale.
Il
Piano individuale di
formazione deve essere consegnato dal
dipendente all’Ufficio
Reclutamento e Formazione entro 30 gg, dall’inizio dell’attività formativa o di aggiornamento.
La Commissione tecnica per la formazione, che ha il compito di esaminare e valutare la
pertinenza della richiesta, fornisce il proprio parere tecnico alla Direzione del personale per
l’autorizzazione all’iscrizione e il
riconoscimento di
voucher. L’Ufficio Reclutamento e
Formazione deve comunicare l’esito al dipendente entro la scadenza prevista dall’organismo
prima dell’avvio delle attività formativa.
Qualora la partecipazione all’iniziativa di formazione e/o aggiornamento preveda la sua
fruizione durante l’orario di lavoro, anche parzialmente, il Piano individuale di formazione dovrà
prevedere il consenso formale del responsabile diretto del dipendente.
Il riconoscimento del voucher è stabilito in base a criteri di valutazione legati a:
coerenza del Piano formativo individuale con le priorità indicate dal Piano di formazione
dell’Istituto e i fabbisogni professionali rilevati dall’Ente;
grado di attinenza dell’evento formativo con le mansioni svolte e gli obiettivi assegnati;
grado di specializzazione dell’iniziativa;
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qualità dell’organismo erogatore;
durata dell’iniziativa;
luogo di realizzazione.
In linea generale, salvo modifiche o ulteriori specificazioni nell’ambito dei singoli Piani di
formazione di volta in volta predisposti dall’Istituto, si definiscono i seguenti principi:
le richieste di partecipazione contenuta nel Piano di formazione individuale redatto dal
dipendente devono essere coerenti con le priorità indicate dal Piano dell’Istituto in
termini di aree di contenuto disciplinare; laddove, peraltro, la proposta del dipendente
non rientri in dette priorità ma si fondi comunque su di una rilevante esigenza specifica
di un’Area, Struttura o Progetto, il Piano individuale deve contenere l’avvallo del
Responsabile;
la Commissione tecnica per la formazione può esprimere una valutazione positiva nei
confronti di eventuali richieste di partecipazione non coerenti con le priorità indicate dal
Piano
e
non
riconoscimento
avallate
effettivo
dal
diretto
del
Responsabile
voucher
dipende
del
dipendente
comunque
richiedente;
dall’approvazione
il
della
Direzione del Personale.
Il rimborso del costo del corso (ovvero dell’importo riconosciuto in fase di autorizzazione da
parte della Direzione del Personale) avviene a seguito di presentazione della seguente
documentazione da parte del dipendente:
attestato di partecipazione o certificazione emessa dall’organismo presso il quale è stato
realizzato l’evento formativo
report dell’organismo erogatore indicante, a firma di un Responsabile dell’organismo
stesso, l’effettivo orario di svolgimento del corso;
giustificativo attestante il pagamento del corso.
6.3 Commissione tecnica per la formazione
Una Commissione tecnica composta da esperti individuati tra il personale dell’Istituto ha il
compito di supportare le decisioni della Direzione del Personale nel merito della formazione non
programmata.
Nello specifico, la Commissione ha il compito di riunirsi con cadenza mensile per esaminare i
Piani individuali di formazione allegati alla richiesta di voucher da parte di singoli dipendenti e
le richieste provenienti da uno o più Dirigenti e/o Responsabili di Area, Struttura o Progetto.
La Commissione tecnica ha inoltre il compito di fornire alla Direzione del Personale un parere
tecnico sulla qualità delle attività formative realizzate (nonché delle società affidatarie, dei
docenti – sia esterni che interni, ecc.), sulla base dei dati e delle informazioni afferenti al
sistema di monitoraggio e valutazione.
14
6.4 Gestione dell’attività formativa
La gestione dell’attività formativa è delegata all’Ufficio Reclutamento e Formazione dell’ISFOL,
che potrà avvalersi di personale interno e/o esterno all’Istituto per il supporto tecnicoscientifico ed organizzativo a fasi ed attività specifiche del più generale processo formativo
(analisi dei fabbisogni, progettazione, monitoraggio, valutazione ecc.)
L’Ufficio Reclutamento e Formazione garantisce inoltre la gestione delle procedure inerenti la
predisposizione e le registrazioni delle esperienze formative nel Libretto formativo del
dipendente.
6.5 Attività didattiche interne
Il personale dell’Istituto può concorrere alla realizzazione delle attività di formazione e
aggiornamento professionale, sia programmate che non programmate.
Il ricorso alla docenza interna rappresenta una modalità prioritaria per valorizzare le risorse
umane dell’Istituto e le competenze tecnico-specialistiche da loro acquisite; l’utilizzo di
formatori interni permette di contestualizzare meglio l’intervento, favorendo il trasferimento
dei contenuti del corso alla realtà operativa dei partecipanti. Inoltre, attraverso l’impiego di
docenti interni si concretizza un contenimento dei costi per la formazione.
I criteri per l’individuazione del predetto personale vengono definiti dalla Direzione del
Personale tenendo conto delle tipologie dei corsi da realizzare, in relazione a:
il curriculum formativo e professionale, privilegiando la competenza specifica nelle materie di
insegnamento,
precedenti esperienze maturate nel campo della formazione.
Le docenze sono conferite con apposito incarico e non possono costituire prestazione
continuativa.
Al conferimento di incarico provvede la Direzione del Personale. Nell’atto di incarico sono
specificati:
descrizione dell’attività oggetto di incarico;
durata;
periodo di esecuzione.
La qualità della prestazione del docente è rilevata e valutata attraverso il sistema di
monitoraggio e valutazione predisposto dall’Istituto. L’eventuale riconferma di incarico del
docente da parte della Direzione del Personale è subordinata al parere favorevole espresso
dalla Commissione tecnica della formazione sulla base dei dati afferenti dal sistema di
monitoraggio e valutazione.
Ciascuna esperienza didattica realizzata da un docente interno è registrata in un’apposita
sezione del relativo Libretto formativo.
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6.6 Attestato di partecipazione / Certificazioni e Libretto formativo del dipendente
Nel caso di formazione non programmata, in particolare per quella non obbligatoria finanziata
a mezzo di voucher, il rilascio di attestato di partecipazione da parte dell’organismo esterno
seguirà le regole e le procedure previste dall’organismo stesso. L’Istituto si riserva di effettuare
controlli a campione sull’effettiva quantità di ore di corso seguite dal discente.
Laddove l’attività formativa preveda il rilascio di certificazioni (come ad esempio nel caso della
formazione linguistica o informatica), esso avverrà secondo le norme vigenti e le regole e
procedure previste dall’Istituto/Scuola erogatore del servizio formativo.
L’ISFOL prevede, dal 1° gennaio 2009, la predisposizione di un Libretto formativo del
dipendente nel quale vengono raccolte e documentate informazioni, dati e attestazioni relative
alle esperienze formative e di aggiornamento cui il singolo lavoratore ha partecipato e, in
prospettiva, la certificazione delle competenze acquisite.
Il Libretto formativo rappresenta uno strumento utile all’Istituto per la programmazione della
formazione, nonché per il lavoratore in relazione alla capacità dello strumento di consentire la
riconoscibilità della professionalità e delle competenze individuali acquisite e la loro
valorizzazione ai fini della progressione di carriera.
Al termine dell’attività formativa programmata l’Ufficio Reclutamento e Formazione registra le
informazioni relative nel Libretto formativo del dipendente che abbia frequentato almeno l’80%
minimo delle ore complessive previste e svolto l’eventuale test di valutazione finale, allegando
copia degli attestati e/o certificazioni conseguite.
Il Libretto formativo prevede inoltre la registrazione, in una sezione apposita, delle esperienze
di docenza realizzate da personale interno.
6.7 Valutazione e monitoraggio
Al termine di ogni anno la Direzione del Personale effettua una valutazione ex-post dell’attività
annuale complessivamente realizzata, verificando se esse hanno dato un contributo alle
politiche di miglioramento della qualità dei servizi e alle strategie dell’Istituto e in relazione agli
obiettivi iniziali. A tale scopo la Direzione si avvale di: report elaborati dall’Ufficio Reclutamento
e formazione sulla base di questionari di gradimento, relazioni delle strutture di formazione o
dei docenti interni, relazioni dei Dirigenti e/o Responsabili di Area, Struttura o Progetto, e
quant’altro sia considerato utile alla finalità valutativa.
In particolare, i Dirigenti e/o Responsabili di Area, Struttura o Progetto, i dipendenti dei quali
abbiano partecipato ad attività formative, dovranno annualmente predisporre apposita
relazione scritta, relativamente alle ricadute che l’attività di formazione ha garantito rispetto
alla qualità del lavoro delle strutture medesime.
16
Durante l’anno la Direzione del Personale, con il supporto dell’Ufficio Reclutamento e
Formazione, effettua un costante monitoraggio dello svolgimento delle attività, informandone
la Commissione tecnica e provvedendo, anche su segnalazione dei dipendenti e delle OO.SS.,
ad eventuali interventi di assestamento ritenuti necessari per una maggiore efficacia
dell’attività formativa.
Alle OO.SS. sarà fornito un report sui risultati complessivi della valutazione dell’attività annuale
realizzata.
Tali attività non sono state approfondite in questa prima fase di analisi e sono quindi da
chiarire nella successiva analisi di dettaglio.
17
7. Trattamento di quiescenza, previdenza e contenzioso legale
7.1 Quiescenza e previdenza
Il servizio cura tutti gli aspetti relativi alla determinazione del trattamento economico
fondamentale e pensionistico. Provvede agli adempimento relativi al computo, riscatto e
ricongiunzione del periodo di servizio e predispone i provvedimenti di ricostruzione di carriera.
Si occupa inoltre, del riconoscimento della dipendenza di infortuni e malattie da causa di
servizio e della concessione dell’equo indennizzo.
Il servizio cura anche le attività relative allo scambio dati con gli enti previdenziali.
7.2 Calcolo delle competenze spettanti alla cessazione del lavoro
Viene attivato nel momento in cui cessa il rapporto di lavoro tra il dipendente e l’ISFOL
considerando l’intera carriera lavorativa del dipendente.
7.3 Determinazione del trattamento di quiescenza
Consiste nel calcolo della pensione al momento della.
Le regole da applicarsi sono derivabili dalla normativa vigente.
7.4 Cause di servizio
In una prima fase del procedimento la documentazione viene prodotta da un dipendente che
intenta una causa di servizio contro l’ISFOL, poi la pratica viene istruita dall’amministrazione:
viene richiesto il rapporto informativo all’Area/Struttura di appartenenza e il tutto viene inviato
alla Commissione Medica Ospedaliera.
Acquisito il verbale contenente l’esatta diagnosi della malattia riscontrata e l’eventuale
classifica a categoria, la pratica viene trasmessa alla Comitato di verifica per le cause di
servizio
per
il
prescritto
parere
in
merito
alla
dipendenza.
Tale
parere
è
recepito
dall’amministrazione mediante un decreto redatto dal servizio e a firma del Direttore Generale,
poi inviato all’ufficio competente per la registrazione.
7.5 Gestione equo indennizzo
Può essere attivato successivamente o contestualmente alla domanda di riconoscimento di
causa di servizio ovvero nel corso del procedimento di riconoscimento di causa di servizio.
Pervenuto il parere favorevole per le cause di servizio, si procede al calcolo dell’equo
indennizzo.
7.6 Riscatto, computo e ricongiunzione contributi pensionistici
Viene attivato su richiesta del dipendente che sa di aver prestato servizio anche per
Enti/Aziende diverse dall’ISFOL. Consiste nella acquisizione di tutta la documentazione relativa
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ai servizi prestati con conseguente calcolo della somma eventualmente posta a carico del
dipendente e redazione di un decreto di ricongiunzione dei servizi prestati. Tale decreto viene
quindi inviato alla ragioneria per i controlli formali e quindi consegnato all’interessato.
7.7 Ricostruzione carriera lavorativa dal punto di vista economico
Questo use case viene attivato su iniziativa di provvedimenti emanati da altri uffici come
inquadramenti per concorsi, mobilità conciliazioni, ecc. Si provvede all’acquisizione di tutta la
documentazione necessaria con l’accesso all’archivio matricole, per poter determinare il
modello di calcolo delle competenze mensili e straordinarie del dipendente tenendo conto
dell’aggiornamento dei CC.CC.NN.LL.
7.8 Gestione interfaccia con enti previdenziali
Consiste nella produzione di file da inviare agli enti previdenziali così come da questi ultimi
definiti. E’ da intendersi realizzato da questo servizio solo nella prima parte di definizione del
file XML di interazione. Nel caso in cui il file prodotto non sia aderente alle specifiche fornite
dall’ente è necessario filtrare il file con, eventualmente, l’aiuto di personale informatico.
7.9 Contenzioso
Il servizio tratta le controversie relative ai rapporti di lavoro instaurate dal personale in
servizio. In particolare cura la difesa dell’Amministrazione mediante la predisposizione
dell’attività istruttoria; prevede alla costituzione diretta in giudizio nell’interesse dell’ISFOL
davanti ai collegi di conciliazione istituiti presso le Direzioni Provinciali del Lavoro, nei
procedimenti
arbitrali.
Il
servizio
si
occupa
anche
della
trattazione
delle
iniziative
extragiudiziali, istanze, richieste di accesso, petizioni, diffide, atti di significazione e messa in
mora.
Il servizio tratta le controversie relative ai rapporti di lavoro instaurate dal personale in
servizio, curando la difesa dell’amministrazione mediante la predisposizione dell’attività
istruttoria. La materia del contenzioso può essere distinta in base al giudice competente in
contenzioso del lavoro per quelle cause che vanno discusse con il giudice del lavoro ed il
contenzioso amministrativo per quelle cause per le quali è competenza del giudice
amministrativo.
Ciascuna istanza comporta l’apertura di un fascicolo del contenzioso e per la lavorazione della
pratica il servizio necessita di informazioni tratte dal fascicolo della matricola del dipendente e
a seconda della materia del contenzioso può necessitare anche di informazioni relative al
fascicolo del concorso per contenziosi in materia concorsuale o informazioni relative al
trattamento pensionistico o altre cause di servizio.
19
Il servizio è essenzialmente fruitore di informazioni relative al dipendente e al termine dell’iter
del ricorso comunica il risultato al servizio del trattamento giuridico ed al servizio per il
trattamento economico fondamentale o pensionistico nei casi di materie concorsuali la
comunicazione viene fatta al servizio reclutamento e mobilità.
Traccia delle informazioni sono tutt’ora in formato cartaceo.
7.10 Tenuta del registro degli infortuni
Attività per la tenuta del registro infortuni di tutto l’ISFOL.
Tali attività non sono state approfondite in questa prima fase di analisi e sono quindi da
chiarire nella successiva analisi di dettaglio.
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8. Gestione del personale e trattamento giuridico
8.1 Gestione del personale
L’ufficio espleta le seguenti attività:
8.1.1 Amministrazione banca dati anagrafica
Ogni variazione del dipendente (assunzione, cessazione, anagrafica, assegnazione ad ufficio e
servizio, posizione economica, telefono, ecc) e lo smarrimento o il deterioramento del tesserino
di
rilevazione
della
presenza,
viene
comunicata
a
questo
servizio
che
provvede
all’aggiornamento della banca dati del personale. Il servizio predispone report attraverso
opportune query sulla banca dati del personale.
8.1.2 Controllo presenze ISFOL
Consiste nel supervisionare le presenze/assenze di tutto il personale dell’ISFOL a scopi
statistici e di verifica.
8.1.3 Amministrazione sistema rilevazione presenze
Use case relativo alla gestione delle presenze del personale dell’ISFOL per le risorse umane, lì
dove necessario si opera sul sistema di rilevazione delle presenze per modificare le anomalie e
produrre i tabulati delle presenze.
8.1.4 Produzione tabulati
Al termine di ogni mese vengono prodotti dei tabulati riguardanti i dipendenti con il dettaglio
di: giorni lavorativi, ore di straordinario, giorni ferie, giorni malattie, ecc.
I tabulati vengono trasformati in pdf ed inviati all’attuale area web. I tabulati vengono utilizzati
anche dall’ufficio per il trattamento economico.
8.1.5 Sistemazione anomalie
Viene attivato di norma su richiesta del dipendente o di un suo responsabile al fine di
sistemare delle situazioni anomale occorse per errori o dimenticanze del dipendente. E’ anche
possibile che questo use case venga attivato senza alcuna segnalazione al termine di ogni
mese, prima della produzione dei tabulati.
8.1.6 Associazione profilo orario
Scopo di questa attività è di associare ad ogni utente un suo profilo orario o variarlo, tenendo
traccia dei cambiamenti. Il profilo orario determinerà il computo degli straordinari, dei buoni
pasto, ecc.
21
8.2 Trattamento giuridico
Il servizio gestisce il Foglio matricolare e la matricola in formato cartaceo, assume un ruolo
centrale per l’Istituto ogni qual volta occorre accedere al fascicolo del dipendente per la
materia di competenza. Il servizio definisce i provvedimenti giuridici necessari per la gestione
dl rapporto di lavoro dei dipendenti sino alla cessazione, la trasformazione del rapporto di
lavoro a tempo parziale, la gestione giuridica delle assenze. Inoltre il servizio gestisce anche il
rilascio dei tesserini di riconoscimento per l’accesso alla sede dell’ISFOL.
Le attività sono:
8.2.1 Elaborazione assenze/malattie: attività relativa all’applicazione delle disposizioni di legge
e contrattuali relative alle assenze e all’attivazione delle visite fiscali ed alla loro registrazione.
Viene attivata a seguito di segnalazioni di ferie, permessi o malattie a carico del dipendente.
8.2.2 Inquadramento giuridico nuovo assunto: attività per la produzione dei provvedimenti
giuridici e gestione del contratto per un nuovo assunto. Viene attivato in conseguenza alla
notifica da parte del servizio Reclutamento del termine della stesura della graduatoria di merito
a seguito di un concorso. Consiste nell’espletamento di tutte le attività atte a definire
l’inquadramento
giuridico
in
relazione
al
concorso
vinto.
Dopo
la
predisposizione
e
sottoscrizione del contratto, a termine di questa fase, il risultato si traduce nell’apertura di un
nuovo fascicolo nell’archivio Matricola e nella registrazione di questo nuovo ingresso
nell’archivio dei dati Anagrafico Giuridico.
8.2.3 Modifica posizione giuridica in conseguenza ad un concorso: gestione delle variazioni
della posizione giuridica mediante concorso. Viene attivato in conseguenza alla notifica da
parte del servizio Reclutamento del termine della stesura della graduatoria di merito a seguito
di un concorso interno. Consiste nell’espletamento di tutte le attività atte a definire
l’inquadramento giuridico in relazione al concorso vinto. A termine di questa fase, il risultato si
traduce nella modifica dei dati riguardanti i dipendenti interessati nell’archivio Matricola e
nell’archivio dei dati Anagrafico Giuridico.
8.2.4 Cessazione del rapporto di lavoro
Questo caso d’uso comprende le attività da svolgere al momento della cessazione del rapporto
di lavoro.
Tali attività non sono state approfondite in questa prima fase di analisi e sono quindi da
chiarire nella successiva analisi di dettaglio.
22
9. Ufficio trattamento economico
9.1 Il servizio gestisce le procedure necessarie alla corretta alimentazione del sistema
informatico in uso, per il calcolo degli stipendi e l’emissione mensile dei cedolini stipendi.
L’ufficio espleta le seguenti attività:
Calcolo di tutte le competenze accessorie: attività relativa al calcolo e liquidazione delle
competenze accessorie;
Definizione dello stipendio: gestione degli stipendi;
Gestione eventuali riduzioni/aumenti: gestione di eventuali riduzioni o aumenti dello
stipendio
Gestione delle trattenute: gestione delle possibili trattenute da fare sullo stipendio (es.
sindacati, prestiti)
Gestione dei versamenti contributivi enti previdenziali
Produzione modelli: calcolo del CUD e modello 730 e 770.
Attività amministrative compresa la generazione di report.
9.1.1 Calcolo di tutte le competenze accessorie
Per ogni dipendente dell’ISFOL viene controllato il diritto a percepire ogni competenza
accessoria prevista e calcolato il relativo importo. Lo use case viene attivato se e solo se
sussiste un provvedimento retroattivo a carico del dipendente in esame.
9.1.2 Definizione dello stipendio
Prevede modalità di calcolo differenti dipendentemente dalla tipologia del dipendente.
Gestione dei versamenti contributivi enti previdenziali
I versamenti sono in maggioranza quelli Inpad, Inps e altri enti diversi a seconda della
persona.
9.1.3 Gestione delle trattenute
Alcune trattenute sullo stipendio sono le seguenti: trattenute sindacali, prestiti, decurtazioni.
Gestione eventuali riduzioni/aumenti
Gestisce le eventuali riduzioni dallo stipendio dovute a calcoli effettuati in relazione ad assenze
e malattie e precedentemente registrate nell’archivio matricola.
Per quanto riguarda le altre attività, queste non sono state approfondite in questa prima fase
di analisi e sono quindi da chiarire nella successiva analisi di dettaglio.
23
10. Ufficio Missioni e Trasferimenti
Le attività di questo Ufficio (sia per il personale dipendente che per il personale “esperto”)
vengono attivate alla ricezione della documentazione autorizza una determinata missione
contenente tutti i dati necessari.
Per quanto riguarda il personale dipendente, viene calcolato l’anticipo erogabile e quindi
liquidato. Al ritorno dalla missione, il dipendente produce tutta la documentazione a consuntivo
per il saldo di quanto dovuto. Limiti di spesa ed eventuale diaria dipendono dal livello del
dipendente e dal paese in cui si effettua la missione.
Per le spese di missione è possibile, per il dipendente, utilizzare la convenzione tra l’ISFOL e
l’Agenzia di viaggio.
Per quanto riguarda le spese di missione dei collaboratori “esperti”, previa autorizzazione ed
approvazione della richiesta, dovranno sostenere le spese a loro carico e presentare, a
consuntivo, la relativa documentazione di spesa a saldo, allegata alla fattura.
L’Ufficio Missioni e Trasferimenti è attualmente fornito di un modulo informatico che dovrà
essere sostituito ed ampliato.
Per quanto riguarda le altre attività, queste non sono state approfondite in questa prima fase
di analisi e sono quindi da chiarire nella successiva analisi di dettaglio.
24
11. Ufficio trattamento del lavoro autonomo e assimilato
Le
attività
di
questo
Ufficio,
vengono
attivate
a
seguito
della
presentazione
della
documentazione dell’Area/Struttura richiedente a seguito di una “Procedura di Comparazione”
Le attività di questo Ufficio si suddividono in due aree:
Gestione normativa – contrattuale: si occupa della registrazione dei dati anagrafici,
attivazione dei contratti di collaborazione, gestione delle denunce agli enti previdenziali,
gestione dei contratti a gettone.
Gestione economica: gestione della registrazione della parte economica, gestione dei flussi
previdenziali.
Per quanto riguarda le altre attività, queste non sono state approfondite in questa prima fase
di analisi e sono quindi da chiarire nella successiva analisi di dettaglio.
25
12. USE CASES
Di seguito sono stati definiti gli “use cases” di massima relativi alle attività svolte all’interno
degli Uffici della Direzione del Personale.
Si sottolinea che l’analisi di dettaglio saranno effettuate dalla ditta nella fase di preparazione
del Piano di Progetto, come indicato nel “Disciplinare di Gara” e nel “Capitolato tecnico”.
26
FUNZIONALITA’ GENERICHE
LIVELLO UTENTE – FRONT-END
UTENTE / FRONT-END
Informare
Autorizzazione
1° LIVELLO GERARCHICO
AUTORIZZATIVO
CON MOTIVAZIONE
Ok- PROSEGUE
SI
NO
2° LIVELLO GERARCHICO
AUTORIZZATIVO
SI
CON MOTIVAZIONE
NO
UFF. DIREZIONE DEL
PERSONALE
ESEGUITO
CONTROLLO
SI
NO
ESEGUE E
CHIUDE
27
LIVELLI AUTORIZZAZIONE – FRONT-END
PRESO VISIONE
UTENTE AUTORIZZANTE
FRONT END
INFORMAZIONE
RICHIESTA
AUTORIZZAZIONE
DECISIONE
SI
NO
AUTORIZZANTE 2° LIVELLO
FRONT END
DECISIONE
SI
NO
INVIA A SERVIZIO
28
IDENTITA’
IDENTITA’ RICHIEDENTE
RICHIEDENTE
RICHIESTA
RICHIESTA /INFORMAZIONE
/INFORMAZIONE
BB
AA
CC
KK
EE
NN
DD
1°
1° LIVELLO
LIVELLO AUTORIZZAZIONE
AUTORIZZAZIONE
SI
2°
2° LIVELLO
LIVELLO AUTORIZZAZIONE
AUTORIZZAZIONE
UU
FF
FF
II
CC
II
DD
II
RR
-PP
EE
RR
SS
SI
CONTROLLO
SI
NO
INVIO
INVIO AD
AD ALTRE
ALTRE AMMINISTRAZIONI
AMMINISTRAZIONI
OPERO
FINE PROCESSO
Stampa report
29
Portale H.R. e Pagina d’Ingresso
INTRANET
PORTALE H.R.
AREA DIPENDENTE
AREA COLLABORATORE
AUTENTICAZIONE
Nr. Matricola
Password
Fig. 4
30
Ufficio gestione del personale e trattamento giuridico
AREA DIPENDENTE – CARTELLINO ELETTRONICO
Residuo ore eccedenti:
Residuo ore mancanti:
Residuo ore di permesso da recuperare:
Giorno
O ra Ingresso
Codice
O ra Uscita
Codice
T otale giornaliero
Eccedenza
T
Mancanti
T
Residuo Ferie
T
L’orario di ingresso ed uscita con i relativi codici saranno ripetute ad ogni timbratura giornaliera. Il
computo di ore in eccedenza e mancanti dovranno essere calcolate per le voci “codici”
Invia dati all’ufficio
Rilevazione Presenze
AREA DIPENDENTE – ATTIVITA’ FUORI SEDE
Anno:
mese:
Giorno
Dalle ore
Alle ore
Dalle ore
Alle ore
Giornata
intera
Sede
Motivo
Conferma
Notifica Responsabile
Alert al
Responsabile
31
AREA DIPENDENTE – PERMESSI E FERIE
PERMESSI E FERIE
ARRICCHIMENTO PROFESSIONALE RICERCATORI
RIPOSO COMPENSATIVO RICERCATORI
PERMESSI BREVI:
Ritardo
Da Recuperare
Da non recuperare
RIPOSI COMPENSATIVI LIVELLI
PERMESSI 150 ORE
SERVIZIO ESTERNO
RICHIESTA ALLATTAMENTO
PRESTAZIONI IN ECCEDENZA SERVIZIO ESTERNO
PRESTAZIONI ECCEDENTI
PIANO FERIE
OMISSIONE TIMBRATURE
MISSIONI
PERMESSI RETRIBUITI
SMARRIMENTO BADGE
32
Ufficio Missioni e Trasferimenti
RICHIESTA
AUTORIZZAZIONE ALLA
MISSIONE
CHIUSURA
MISSIONE
UFF. MISSIONI
DISPONIBILITA’
FONDI
SI
1° LIVELLO
AUTORIZZAZIONE
SI
UFFICIO MISSIONI
Sì
CONTROLLO
2° LIVELLO
AUTORIZZAZIONE
Sì
UFFICIO MISSIONI
AGENZIA
ATTESA RICEVUTE
BIGLIETTI
CHIUSURA
MISSIONE
PROCESSO
ANTICIPO
ESEGUITO
OK
RAGIONERIA
ATTESA CHIUSURA MISSIONE
33
Ufficio trattamento economico del personale dipendente
P&C
CEDOLONE
Spesa Buoni Pasto
Variazione
Coordinate Bancarie
DM10*
INAIL
Uffici Amministrativi
IRPEF
Elaborati da sis-p&c– Prelevato da
Uff. Quiescenza per le operazioni di
versamento
Tipologia di pagamenti:
accredito o assegno
Attività per le banche – resta manuale
Trasmissione ad
Amministrazione
Rendicontazione
Parametrizzazione
Necessita di firma – (Digitale?)
Iscrizione ai sindacati
Modulistiche diverse – Uniformare per
l’automazione? Resta manuale?
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Ufficio Trattamento Di Quiescenza, Previdenza E Contenzioso Legale
UFF. P&C
ELABORATO
QUADRATURE
UFF. QUIESCENZA
REGISTRA
OPERAZIONI di
SCORPORO
INPS
INPDAP
INPGI
IRAP
ADDIZIONALI
REGIONALI
ADDIZIONALI
COMUNALI
ELABORATI
ELABORATI
UFFICIO RAGIONERIA
PER MANDATI DI PAGAMENTO
ESEGUE
COMUNICA
UFF. P&C
ELABORATO
RETRIBUZIONI
ANNO PASSATO
UFF. QUIESCENZA
OPERAZIONI di
CALCOLO
UFFICIO
RAGIONERIA
INAIL
RETRIBUZIONI
35
PORTALE COLLABORATORE ESPERTO
INTRANET
PORTALE H.R.
AREA DIPENDENTE
AREA COLLABORATORE
AUTENTICAZIONE
AUTENTICAZIONE
Nr.
Nr. Matricola
Matricola
Password
Password
36
Ufficio trattamento del lavoro autonomo e assimilato
ALERT DA GESTIONE
DOCUMENTALE
UFFICIO COLLABORAZIONI
CONTROLLO DOCUMENTAZIONE
ON-LINE
Sì
ASSEGNAZIONE NR.
MATRICOLA
APERTURA ACCOUNT SU
PORTALE
GESTIONE DOCUMENTALE
PREDISPOSIZIONE DETERMINA
ALERT DA GESTIONE
DOCUMENTALE
INVIO DATI
AL SISTEMA
ANAGRAFE
GESTIONE DOCUMENTALE
PREDISPOSIZIONE CONTRATTI
STAMPA
ETICHETTE
NR.
REPERTORIO
SPEDIZIONE
ALLA R.U.
SISTEMA DI ANAGRAFE
ENTI
ENTI PUBBLICI
PUBBLICI
FUNZIONE
PUBBLICA
30 aprile – Informare Enti
Pubblici su collaborazioni loro
dipendenti
Anagrafe delle Prestazioni
2 volte l’anno
PROVINCIA DI ROMA
Centri per l’Impiego e INAIL
PORTALE ENTE
Elenco collaborazioni attivate
37
FLUSSO DATI
MISSIONI
FLUSSO DATI NUOVE
CONTRATTUALIZZAZIONI
QUERY DI ESTRAZIONE NOMINATIVI
COLLABORATORI IN PAGAMENTO
CONTROLLO COMPLETEZZA
DOCUMENTAZIONE ON-LINE
CONTROLLO RATE PAGAMENTO
ON-LINE
CONTROLLO EVENTUALI
CONGUAGLI ON-LINE
COMPLETAMENTO
INVIO A SISTEMA
CONTROLLO A CAMPIONE
QUADRATURA
INVIO A RAGIONERIA PER
MANDATO
Nr. Mandato
REGISTRAZIONE NR. MANDATO
CONTROLLO FOGLIO GLOBALE
INVIO CEDOLINO SU PORTALE H.R.
STAMPA CEDOLE PER UFFICIO
TRATTAMENTO ECONOMICO DEL
PERSONALE
38
13. SCHEMA REALIZZAZIONE MODULI
Quanto di seguito descritto si riferisce alla realizzazione/sviluppo dei moduli relativi alla
Direzione del Personale.
Si sottolinea che l’intero flusso dovrà essere integrato e conseguentemente devono
essere previsti protocolli di comunicazione verso gli altri sistemi dell’Istituto elencati nel
Capitolato tecnico e nel Disciplinare di gara.
Il flusso autorizzativo e processuale sarà disegnato e sviluppato utilizzando il motore di
workflow già in possesso dell’Istituto, realizzando, se necessario, protocolli di
gestione/comunicazione.
La raccolta dei dati sarà direzionata all’interno del server dedicato.
PORTALE H.R.
Sviluppo di un’interfaccia web con doppio accesso per il personale dipendente
e collaboratori esperti: tale modulo dovrà permette l’accesso separato attraverso
login/logout, per le due tipologie di personale. All’interno dovrà essere previsto un
menù di scelta relativamente alle diverse attività che dovranno essere svolte, di cui
fanno parte i moduli seguenti.
Modulo 1
Ufficio Missioni e Trasferimenti
Dovrà essere sostituito il modulo attualmente esistente. Andrà fatta in precedenza, con
l’ausilio del personale interno e del S.I.A., un analisi di dettaglio che sarà descritta nel
Piano di progetto (Blueprint) della ditta.
Modulo 2
Ufficio Gestione del personale e trattamento giuridico
Dovranno essere implementato, sulla base del sistema attualmente in uso, tutti i
processi afferenti a questo ufficio secondo quanto indicato nel paragrafo 8. e relativo
confronto ed analisi approfondita con il personale di detto Ufficio.
Modulo 3
Ufficio trattamento del lavoro autonomo e assimilato
Questo modulo prevede che venga progettato e sviluppato:
l’analisi di dettaglio dei processi,
39
l’interfacciamento con il sistema di gestione documentale in uso presso l’istituto per il
reperimento delle informazioni da archiviare nel data base, sia per la gestione
normativa che per la gestione economica dei collaboratori esperti
l’implementazione dei sistemi utilizzati ad oggi nella Direzione del Personale.
Modulo 4
Trattamento di quiescenza, previdenza e contenzioso legale
Il modulo dovrà, a seguito dell’analisi di dettaglio, automatizzare i processi descritti nel
paragrafo 7.
Modulo 5
Ufficio Reclutamento e Formazione
Il modulo dovrà essere, analizzato nel dettaglio e totalmente sviluppato secondo quanto
descritto nel paragrafo 6.
Gli use cases dovranno essere illustrati e descritti nel piano di progetto.
Modulo 6
Ufficio trattamento economico
Dovranno essere implementati gli use cases illustrati nel paragrafo 9. E migliorate le
modalità di trasferimento dati.
40
