Regolamento Amministrazione Finanza e Contabilità

CONSORZIO NAZIONALE INTERUNIVERSITARIO PER LE SCIENZE
FISICHE DELLA MATERIA
REGOLAMENTO PER L'AMMINISTRAZIONE,
LA FINANZA E LA CONTABILITÀ
Articolo 1
Finalità ed ambito di applicazione
1.1 L'attività amministrativa del Consorzio è diretta ad assicurare il perseguimento delle sue finalità statutarie
e si attua attraverso le gestioni afferenti al servizio di amministrazione centrale ed agli altri eventuali centri
di responsabilità secondo le linee indicate dai programmi pluriennali.
1.2 Il regolamento prevede disposizioni in materia di amministrazione e contabilità e, in particolare, dispone
l’attivazione di un sistema contabile integrato tra contabilità finanziaria, economico patrimoniale, e
contabilità analitica allo scopo di fornire il quadro complessivo delle risorse e degli impieghi, dei costi e dei
ricavi, delle variazioni intervenute nel corso dell’esercizio. Esso ha lo scopo di realizzare l'efficiente, efficace
ed economica acquisizione ed amministrazione del complesso delle risorse nel rispetto delle finalità
istituzionali.
1.3 Il presente regolamento mira altresì a garantire, attraverso principi e metodi di controllo interno, la
capacità di verificare in modo innovativo l’efficacia e l'efficienza operativa del Consorzio anche attraverso il
controllo di gestione e l'analisi dei costi.
Articolo 2
Principi generali
2.1 Il presente Regolamento ed il Manuale di Contabilità di cui al successivo art.5) sono adottati nel rispetto
dei principi fondamentali vigenti in materia di ordinamento contabile e, in particolare, si uniformano alle
seguenti linee guida:
a) legalità, pubblicità e trasparenza degli atti e delle procedure;
b) individuazione delle competenze dei centri di responsabilità;
c) autonomia gestionale dei centri di responsabilità;
d) quadro di riferimento pluriennale per la gestione;
e) annualità, unità, universalità, integrità, pubblicità, veridicità e specificazione dei bilanci;
f) obbligo di assicurare il conseguimento del pareggio finanziario e di tendere al conseguimento di avanzi
economici;
g) limiti per il ricorso al credito;
h) autonomia negoziale nel rispetto dei fini istituzionali;
i) obbligo della scelta concorrenziale nell’attività negoziale;
j) obbligo del rispetto della destinazione del patrimonio pubblico a finalità pubbliche;
k) controllo sull'efficienza e sui risultati della gestione;
l) divieto di effettuare gestioni fuori bilancio.
2.2 I principi suddetti costituiranno, anche in assenza di specifico richiamo nel presente Regolamento o nel
Manuale di Contabilità di cui al successivo art.5), le linee guida alle quali sarà costantemente ispirata
l'attività amministrativa del Consorzio.
Articolo 3
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Pubblicità dell'amministrazione
3.1 Il Consorzio adegua la propria organizzazione e le proprie procedure al fine di realizzare la migliore
circolazione e comprensibilità delle informazioni al suo interno e la loro diffusione all'esterno. Gli eventuali
aggiornamenti e le necessarie istruzioni operative, non previste dal regolamento o dai manuali, sono emanate
dal Presidente.
3.2 Chiunque vi abbia interesse può prendere visione ed ottenere, a proprie spese, copia dei documenti
amministrativi del Consorzio in ossequio alla legge 241/90 e successive modificazioni ed integrazioni.
3.3 I Regolamenti, il Manuale, i bilanci e gli atti di interesse generale sono resi pubblici via internet
nell’apposita pagina Web del Consorzio.
Articolo 4
Analisi dell'efficienza e dei risultati di gestione
4.1 La gestione complessiva delle risorse del Consorzio potrà essere assoggettata ad un’analisi volta ad
accertare sotto l’aspetto finanziario ed economico, tenendo conto anche dell’aspetto tecnico – scientifico, i
risultati raggiunti e l’efficienza ottenuta nell’uso delle risorse.
4.2 Le funzioni di cui al primo comma qualora non svolte dal Consiglio di Amministrazione, possono essere
affidate ad un nucleo di valutazione e/o certificazione costituito da tre componenti, di cui almeno tre esterni
alla struttura del Consorzio, di comprovata esperienza nel settore.
4.3 L’analisi si effettua attraverso la raccolta di dati e l’elaborazione di indicatori sulla disponibilità e
sull’impiego delle risorse, nonché sui risultati conseguiti presso le varie strutture del Consorzio.
4.4 Tutte le strutture del Consorzio devono fornire i dati richiesti dal nucleo di valutazione affinché questo
possa procedere nell’effettuazione dell’analisi.
Articolo 5
Manuale di contabilità
5.1 Ai fini dell'applicazione del presente Regolamento l’Assemblea, su proposta del Presidente, adotta un
Manuale di contabilità che disciplina:
a) i criteri per la gestione della contabilità finanziaria, la costruzione del piano dei conti e lo schema di
bilancio d’esercizio;
b) i criteri per la gestione della contabilità economico patrimoniale, la costruzione del piano dei conti e lo
schema di bilancio d’esercizio;
c) i criteri per la formazione del bilancio di previsione, pluriennale ed annuale, del piano di gestione
annuale e del bilancio consuntivo;
d) i criteri per la rilevazione delle attività commerciali e la disciplina contabile ai fini delle imposte dirette e
dell’imposta sul valore aggiunto;
e) i criteri per la tenuta della contabilità analitica e per il controllo di gestione;
f) la gestione patrimoniale;
g) l’attività negoziale;
Il Manuale di contabilità è immediatamente adottato, previa deliberazione di approvazione da parte
dell’Assemblea, quale strumento di gestione operativa.
Il Manuale di contabilità è oggetto di modifiche ed integrazioni, previa deliberazione da parte
dell’Assemblea, ogni qual volta si renda necessario per esigenze tecniche o operative.
Articolo 6
Bilancio pluriennale e annuale di previsione
6.1 La programmazione dell'attività si svolge sulla base di un bilancio pluriennale (variabile da un minimo
di tre ad un massimo di cinque anni) in relazione ai piani di attività ed alle connesse previsioni, redatto in
termini di competenza.
Il bilancio viene presentato corredato da apposita relazione del Presidente, che fornisce indicazioni sui
programmi di attività e viene aggiornato annualmente.
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6.2 L'unità temporale della gestione é l'anno solare, che inizia il 1° gennaio e termina il 31 dicembre dello
stesso anno ai sensi dello Statuto.
6.3 Entro il 30 novembre di ciascun anno il Consiglio di Amministrazione sottopone all'approvazione
dell’Assemblea il Bilancio di Previsione Annuale redatto con riferimento ai programmi da svolgere nell’anno
successivo rispetto alla data della sua approvazione, accompagnato da un bilancio preconsuntivo
dell’esercizio in corso.
6.4 Il bilancio pluriennale ed annuale vengono trasmessi agli Organi competenti in base alle vigenti
disposizioni di legge.
Articolo 7
Criteri di formazione del Bilancio di Previsione e del Piano di Gestione
7.1 Il Bilancio di Previsione è formulato in termini finanziari.
7.2 Il Bilancio di Previsione deve essere redatto nel rispetto del principio del vincolo del perseguimento del
pareggio finanziario secondo le modalità previste nel manuale di contabilità.
7.3 Il Bilancio di Previsione esprime secondo il piano dei conti indicato nel manuale di contabilità, le risorse
e gli impieghi che si prevede di conseguire e di sostenere, anche su base probabilistica.
7.4 Il Bilancio di Previsione, integrato dalla relazione accompagnatoria del Presidente contenente
l’indicazione delle priorità strategiche nell’utilizzo delle risorse senza vincolo di destinazione, è approvato
dall’Assemblea e si realizza attraverso la propria applicazione nel Piano di Gestione Annuale, per
estrapolazione delle risorse e degli impieghi certi.
7.5 Il Piano di Gestione Annuale si sostanza nella contabilità finanziaria, economico-patrimoniale ed
analitica e costituisce lo strumento fondamentale per il controllo di gestione.
7.6 Il Piano di Gestione Annuale è approvato dall’Assemblea in occasione dell’approvazione del bilancio di
Previsione Annuale.
7.7 Il Consiglio di Amministrazione è delegato a dare applicazione al Piano di Gestione ed è autorizzato ad
ogni conseguente azione con riferimento all’assunzione di obbligazioni attive e passive giuridicamente
vincolanti.
Articolo 8
Assestamento e variazioni del bilancio e del piano di gestione
8.1 Il Consiglio di Amministrazione è altresi delegato ad adeguare il Piano di Gestione, prendendo atto della
progressiva trasformazione delle risorse e degli impieghi, previsti inizialmente nel Bilancio di Previsione
Annuale come probabili in certi, nel rispetto delle priorità stabilite dall’Assemblea all’atto dell’approvazione
del Bilancio di Previsione.
8.2 Il Consiglio di Amministrazione è altresì autorizzato ad apportare adeguamenti al Bilancio di Previsione
ed al piano di gestione nel caso si manifestino attività inizialmente non previste caratterizzate da un preciso
vincolo di destinazione e garantiscano il pareggio finanziario.
8.3 Il bilancio, così costruito, non richiede la necessità di variazioni ma solo automatici assestamenti
conseguenti all’inserimento dei valori inizialmente non iscritti; l’insieme di questi assestamenti sono
sottoposti all’esame dell’Assemblea una sola volta all’anno per permettere di addivenire alla necessaria
rendicontazione in sede di preconsuntivo ed alla costruzione del Bilancio di Previsione del successivo
esercizio.
8.4 Qualora nel corso dell’esercizio, si dovessero manifestare nuove attività senza vincolo di destinazione si
dovrà procedere ad una formale variazione del Bilancio di Previsione e del Piano di Gestione adottate
dall’Assemblea.
8.5 In caso di necessità ed urgenza il Presidente potrà apportare variazioni al Piano di Gestione che si
rendessero necessarie fatta salva la successiva ratifica alla prima adunanza del Consiglio di Amministrazione
o dell’Assemblea.
Articolo 9
Servizio di cassa
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9.1 Il servizio di riscossione e pagamento é affidato, con apposita convenzione, ad un Istituto di Credito, con
l'osservanza delle disposizioni di cui alla legge 29 ottobre 1984 n.720 concernente l'istituzione del servizio di
tesoreria unica; l'Istituto di Credito provvede, altresì, alla custodia ed amministrazione delle cauzioni
depositate a nome del Consorzio.
9.2 Il pagamento di qualsiasi atto di spesa deve essere eseguito dal Tesoriere sulla base di regolari mandati
trasmessi anche mediante procedure di tipo telematico. La riscossione delle entrate può avere luogo
provvisoriamente anche senza reversali d'incasso previa regolarizzazione successiva su richiesta del
Tesoriere. Analogamente si può provvedere al pagamento di atti di spesa aventi carattere obbligatorio o
urgente tramite il Tesoriere senza il relativo mandato di pagamento e solo ed esclusivamente nei casi in cui
l'urgenza non consenta materialmente la tempestiva emissione dello stesso. Detti pagamenti dovranno
comunque essere regolarizzati nei termini di cui alla convenzione stipulata con l'Istituto Tesoriere.
9.3 Per l'espletamento di particolari servizi l'Istituto può avvalersi di conti correnti bancari e/o postali: unico
traente é il Tesoriere di cui al primo comma, previa emissione di apposita reversale da parte del Consorzio.
Articolo 10
Servizio di cassa interno
10.1 Il Presidente può autorizzare l'istituzione di un servizio di cassa interno sia per la sede centrale, che per i
diversi centri di responsabilità.
10.2 Le relative procedure sono previste nel Manuale di Contabilità.
Articolo 11
Scritture Contabili
11.1 Le scritture relative alla gestione finanziaria devono consentire di rilevare analiticamente per ciascun
centro di responsabilità l’importo delle risorse e degli impieghi di competenza del piano secondo un criterio
di classificazione per destinazione di primo livello e per natura di secondo livello.
11.2 E’ prevista una contabilità tenuta secondo i criteri di competenza economica, redatta secondo un
criterio di classificazione dei costi e dei ricavi per destinazione e per natura.
11.3 Le scritture patrimoniali devono consentire la dimostrazione a valore del patrimonio all'inizio
dell'esercizio, le variazioni intervenute nel corso dell'esercizio per effetto della gestione di bilancio o per
cause ad esso estranee, nonché la consistenza patrimoniale alla chiusura dell'esercizio.
11.4 In relazione alle attività commerciali eventualmente svolte dall’Ente sarà garantita la tenuta delle
scritture contabili previste dalla legge.
11.5 L'Ente provvede alla tenuta delle scritture previste dal Manuale di Contabilità.
Articolo 12
Il Bilancio Consuntivo
12.1. La contabilità finanziaria sfocia al 31 dicembre nella redazione del Bilancio Consuntivo secondo
quanto previsto dal Manuale di Contabilità.
12.2 La contabilità economico-patrimoniale sfocia al 31 dicembre nella redazione del Bilancio Consuntivo
secondo quanto previsto dal Manuale di contabilità.
12.3 Sarà altresì redatto un bilancio al solo fine della determinazione del reddito prodotto dalle separate
attività commerciali.
12.4 Il Bilancio Consuntivo, previamente approvato dal Consiglio di Amministrazione, è accompagnato da
relazioni e note illustrative e dalla relazione del Collegio dei Revisori dei Conti, è sottoposto dal Presidente
all’Assemblea per l’approvazione entro il 30 aprile successivo alla chiusura dell’esercizio di ogni anno, o al
30 giugno qualora particolari ragioni lo richiedano.
12.5 Il bilancio viene trasmesso, entro 30 giorni dalla sua approvazione al Ministero vigilante in base alle
vigenti disposizioni di legge.
Articolo 13
Gestione Patrimoniale e degli Inventari
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13.1 I beni si distinguono in materiali ed immateriali secondo le norme contenute nel Codice Civile. Essi
sono descritti in separati inventari a quantità ed a valore redatti secondo quanto previsto dal Manuale di
contabilità.
13.2 I beni immateriali sono costituiti da brevetti, marchi, costi di impianto e avviamento e costi pluriennali.
I beni materiali, distinti in mobili, mobili registrati ed immobili sono dati in consegna a soggetti responsabili
che ne rispondono personalmente per qualsiasi danno che possa derivare dalla loro azione od omissione
secondo le norme del Codice Civile.
13.3 Gli inventari sono redatti in duplice esemplare di cui uno è conservato presso il competente servizio
dell'amministrazione centrale del Consorzio e l'altro dai responsabili dei beni ricevuti in consegna.
13.4 La ricognizione dei beni mobili, il rinnovo dei relativi inventari e l'eventuale rivalutazione dei beni
stessi deve essere effettuata ogni dieci anni sulla base dei criteri stabiliti dall’Assemblea nel Manuale di
contabilità.
13.5 Il Consiglio di Amministrazione stabilirà, qualora ritenuto necessario, l’iscrizione a bilancio di quote di
ammortamento da accantonare per la ricostruzione dei beni patrimoniali a valenza pluriennale.
Articolo 14
Attività negoziale
14.1 Il Consorzio ha piena autonomia negoziale nel rispetto delle disposizioni previste dalla legge e dalle
specifiche disposizioni di settore.
14.2 Ai lavori, acquisti, forniture, vendite, permute, locazioni, ricerche e altri servizi e contratti in genere si
provvede con contratti secondo le modalità previste dalle disposizioni di legge vigenti e dal Manuale di
Contabilità.
Articolo 15
Norme transitorie e finali
15.1 Il presente Regolamento è adottato ai sensi di Statuto in applicazione della deliberazione assunta
dall’Assemblea dei Consorziati che ne sancisce l’entrata in vigore.
15.2 Fino al 31/12/2005 il Consiglio di Amministrazione è autorizzato ad adottare il presente Regolamento
con la gradualità ritenuta opportuna sulla base delle effettive esigenze, tenuto conto della struttura e delle
risorse del Consorzio, nonché in base alla progressiva applicazione delle specifiche norme di dettaglio
operativo dettate dal Manuale di Contabilità da esso derivato.
15.3 In coerenza con quanto stabilito al comma precedente il Consiglio di Amministrazione è delegato a
redigere il Manuale di Contabilità che, una volta approvato dallo stesso Consiglio, sarà immediatamente
esecutivo ed applicabile in via provvisoria. Resta fermo l’obbligo imposto al Consiglio di Amministrazione
di presentare, entro e non oltre il 31/12/2005, la forma definitiva del Manuale di Contabilità per la formale
approvazione da parte dell’Assemblea dei Consorziati.
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