esterna - Pubblica amministrazione di qualità

S I STE MA
Camera di Commercio I.A.A.
Bergamo
QUALITÀ
PRATICA OPERATIVA
PO URP 02
INFORMAZIONE AI MEZZI DI
COMUNICAZIONE DI MASSA
REVISIONI ED APPROVAZIONI
N°
01
DATA
REVISIONI
17.06.2003
ARGOMENTO
(Sez./Cap./Pag.)
REDAZIONE
Funzione: RU
Giuseppe Cattaneo
VERIFICA
Funzione: RSQ
Silvia Ceraolo
APPROVAZIONE
Funzione: RS
Giuseppe Cattaneo
Mod. 01-2/R01
Rev. 01
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INDICE
1.0 SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE
3
2.0 DOCUMENTI E NORMATIVA DI RIFERIMENTO
3
3.0 SIGLE
3
4.0 ATTIVITA’
3
4.1 COMUNICAZIONE A MEZZO STAMPA
4.1.1 Comunicati stampa
4.1.2 Conferenze stampa
4
4
4
4.2 COMUNICAZIONE AUDIOVISIVA
4.2.1 Spazi informativi televisivi
4.2.2 Rassegna Immagini
5
5
5
4.3 COMUNICAZIONE A CARATTERE PUBBLICITARIO
4.3.1 Spazi pubblicitari
4.3.2 Campagne di comunicazione di eventi
6
6
6
5.0 ARCHIVIAZIONE
6
6.0 STANDARD
6
7.0 RESPONSABILITA’
7
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1.0 SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE
Questa pratica operativa definisce modalità, criteri e responsabilità inerenti l’attività di
informazione ai mezzi di comunicazione di massa e si applica all’attività di comunicazione esterna
dell’Ente camerale, a carattere pubblicitario e non, attraverso stampa, audiovisivi e strumenti
telematici.
2.0 DOCUMENTI E NORMATIVA DI RIFERIMENTO









Manuale e Procedure del Sistema Qualità
L. 25 febbraio 1987, n. 67 "Pubblicità di amministrazioni pubbliche"
L. 6 agosto 1990, n. 223 "Destinazione della pubblicità dello Stato e degli enti pubblici.
Messaggi di utilità sociale"
D.L. 3 febbraio 1993 n. 29 (Ufficio Relazioni con il Pubblico)
D.P.C.M. 11 ottobre 1994 (principi di comunicazione e informazione per l'istituzione ed il
funzionamento degli Urp-Us)
D.P.C.M.27 gennaio 1994 Parte II (Informazione degli utenti)
Legge 7 giugno 2000 n. 150
Delibera di Giunta n. 119 del 21-2-1997
Delibera di Giunta n. 177 del 5 giugno 2001
3.0 SIGLE
Us
Ufficio Stampa
4.0 ATTIVITA’
La comunicazione giornalistica comprende tutte le attività di comunicazione e di interazione rivolte
ai mass-media: radio, TV, giornali quotidiani, giornali periodici, specialistici e non.
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4.1 COMUNICAZIONE A MEZZO STAMPA
4.1.1 Comunicati stampa
Il comunicato stampa è un testo con il quale l’Us trasferisce notizie inerenti l'attività dell' ente al
sistema dei media.
DA predispone la bozza del comunicato e la trasmette all’Us utilizzando il Mod. 12-1/R01 secondo
le modalità di cui al punto 8 della PRSQ 12.
Us prepara il testo del comunicato stampa e predispone la comunicazione pubblica.
Il testo viene inviato a DA per prima verifica e poi a SG per l’approvazione definitiva.
La struttura di un comunicato stampa è la seguente:
- Logo e intestazione CCIAA - Us
- Dicitura "Comunicato Stampa"
- Data e titolo del comunicato
- Contenuto
4.1.2 Conferenze stampa
La conferenza stampa è un momento di incontro diretto con i media organizzato dall'ufficio stampa
dell'ente. Ci si avvale della conferenza quando l'argomento da trattare è particolarmente interessante
o comunque si ritiene utile un incontro diretto con i giornalisti.
Fasi preliminari
La procedura viene attivata secondo le modalità della PRSQ n. 12.
Vengono definite le modalità di organizzazione della medesima:
- Data e luogo dell'incontro (in genere la sede istituzionale)
- Orario
- Personalità presenti alla conferenza
Us redige il comunicato di convocazione della conferenza stampa.
Per le conferenze stampa viene utilizzata la mailing list dei media.
L'organizzazione della conferenza stampa prevede inoltre:
- la prenotazione della sala e delle eventuali attrezzature di supporto (lavagna luminosa,
microfoni, computer, ecc...)
- la predisposizione della cartella stampa in collaborazione con gli addetti all’accoglienza..
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4.2 COMUNICAZIONE AUDIOVISIVA
4.2.1 Spazi informativi televisivi
L'Ente utilizza la struttura di televideo di televisioni locali e nazionali per fornire informazioni a
cittadini e imprese:
TELEVIDEO REGIONALE - RAI 3 PAG. 560/564
TELETEXT – DI BG TV PAG. 560/564
TELEVIDEO DI VIDEO BERGAMO
PAG 395/399
VIDEOBOX - VIDEO BERGAMO
La redazione dei testi per l'aggiornamento dei contenuti delle pagine di televideo e del videobox è a
cura dell'Us.
I file degli aggiornamenti vengono trasmessi per posta elettronica delle emittenti e all’azienda
preposta agli aggiornamenti alle quali è richiesto un riscontro di avvenuta modifica delle pagine
televideo. Copia della corrispondenza elettronica viene conservata per eventuali contestazioni su
ritardi nelle modifiche almeno fino ad avvenuto pagamento della fattura relativa al servizio.
Us effettua il controllo in televisione o via internet per verificare l’avvenuto l’aggiornamento che
deve essere messo in onda entro 3 giorni.
4.2.2 Rassegna Immagini
I filmati televisivi trasmessi dalle emittenti locali e/o nazionali e riguardanti la Camera di
Commercio I.A.A. di Bergamo, se ritenuti utili per eventuali utilizzi futuri, vengono raccolti in un
apposito archivio.
La registrazione dei filmati è affidata a una società esterna che per contratto effettua registrazione
su video cassetta che consegna all’Us. Ogni video cassetta contiene più registrazioni.
Gli uffici ai quali è nota la messa in onda di interviste o interventi riguardanti l’ente camerale,
devono informare l'Us, di norma con un anticipo di 5 giorni sulla data di trasmissione.
In particolare si deve segnalare:
- emittente televisiva che trasmette filmato da registrare
- la data e l'ora prevista di trasmissione
- argomento
- titolo del programma in cui è inserito l'intervento da registrare
- soggetto intervistato o notizia di interesse.
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La comunicazione va inoltrata utilizzando il Mod. 12-1 secondo le modalità di cui al punto 8 della
PRSQ 12.
4.3 COMUNICAZIONE A CARATTERE PUBBLICITARIO
4.3.1 Spazi pubblicitari
E’ l’acquisizione di spazi pubblicitari su riviste e periodici locali e/o nazionali per comunicare
servizi e iniziative camerali.
All'inizio di ogni anno Us predispone un piano di massima della pubblicità che si prevede di
effettuare.
Eventuali altre necessità pubblicitarie verranno comunicate a Us successivamente volta per volta.
4.3.2 Campagne di comunicazione di eventi
Le campagne di comunicazione hanno l'obiettivo di informare il pubblico su attività, servizi o
eventi organizzati o promossi dall'ente utilizzando contemporaneamente più mezzi di
comunicazione. Scopo della campagna è quello di ampliare nel tempo e nello spazio
l'informazione/comunicazione, sensibilizzando non solo chi vive e lavora in città ma anche in zone
limitrofe.
A tal fine, Us può avvalersi della collaborazione di agenzie di comunicazione. Il piano viene
presentato dall’Us al SG con l'indicazione delle soluzioni più idonee in relazione all'evento.
Nel caso siano previsti lavori di stampa per volantini, manifesti o altro, ci si avvale della
collaborazione dell'Ufficio Provveditorato per l'acquisizione di preventivi da tipografie/stamperie.
5.0 ARCHIVIAZIONE
Il personale dell'Us archivia la documentazione in ordine cronologico e conserva per 3 anni
6.0 STANDARD
-
per i comunicati stampa l’invio alle testate giornalistiche è effettuato entro 5 giorni successivi
alla richiesta per comunicati non urgenti
per le conferenze stampa l’evento è organizzato entro i 10 giorni successivi alla richiesta
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7.0 RESPONSABILITA’
La responsabilità relativa alla redazione e trasmissione della comunicazione a carattere pubblicitaria
è descritta al punto 5.0. della PRSQ 12.
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