ERM
La nostra esperienza
Fabio Marzani
/ e-mail: [email protected]
Renato Mazzocchi
/ e-mail: [email protected]
Roma, 27 marzo 2009
Università Cattolica del Sacro Cuore
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5 sedi
• Milano
• Brescia
• Piacenza - Cremona
• Roma
• Campobasso
14 Facoltà
42.000+ studenti
1.400+ docenti
2
Catalogo unico d’Ateneo UCSC
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1.100.000+ record bibliografici
26.000+ seriali
1.600.000+ record di esemplare
770.000+ record d’autorità
270 Banche dati (11.400+ titoli di periodici)
129 CD-ROM/DVD
141 On-Line (abbonamenti)
43 Free
[dati aggiornati al 31.12.2008]
3
ILS Millennium - Implementazione
y
3 Database : Bibliografico – Tesi (ciclo unico, specialistiche magistrali) – Storico Acquisti
1 Biblioteca Associata
MODULI IMPLEMENTATI
CATALOGAZIONE
ACQUISTI
GESTIONE SERIALI
CIRCOLAZIONE
ILL
ERM
Server Z39.50
OPAC (rss; forse cercavi)
LINK RESOLVER – Webbridge
RICERCA FEDERATA – Research Pro
AUTENTICAZIONE REMOTA alle risorse - WAM (Web Access Management)
ARRICCHIMENTO RECORD (indici, recensioni, copertine) - Syndetics Solutions
4
Situazione pre ERM
y
Coinvolgimento di differenti figure professionali
settore catalogazione
settore accessioni
settore amministrativo
settore tecnico
Mancanza di coordinamento
Utilizzo di strumenti differenti e spesso ridondanza informazioni
Documenti di Word
Fogli Excel
DB Access
Licenza sottoscritta originale (o una copia)
Catalogo web non integrato
DB Access
5
Adozione prodotto Millennium ERM
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2003 Inizio Benchmarking internazionale per cambio ILS
2004 ILS scelto : Millennium di Innovative Interfaces Inc.
Unico software ad avere un prodotto ERM rilasciato ed integrato
basato sulle specifiche
DLF
(Digital Library Federation)
ERMI
(Electronic Resource Management Initiative)
6
Implementazione ERM
y
Gennaio 2006 : costituzione gruppo di lavoro interforze
7 unità provenienti da vari uffici
(accessioni, risorse elettroniche, catalogo, IT)
OBIETTIVI (1) :
Studio approfondito delle funzionalità del prodotto ERM di III
Definizione delle tipologie di risorse da gestire in ERM
7
Implementazione ERM
y
OBIETTIVI (2)
:
Definizione dizionario dati (data dictionary) UC
•
Risorsa
•
Licenza
•
Contatti
Provider
Campus autorizzati
Modalità e date rinnovo
Numero utenti simultanei
URL
amministrative
e usernames
e passwords
Titolo (245)
Fornitore (acq)
Trial prodotto
URL accesso (856)
Permessi archiviazione
Editore (260)
Permessi ILL
Periodo rinnovo (acq)
Contatti tecnici fornitore
Tipo licenza
Registrazione
malfunzionamenti (log)
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Implementazione ERM
y
OBIETTIVI (3):
Definizione delle personalizzazioni dell’interfaccia staff
Definizione delle personalizzazioni dell’interfaccia pubblica (web)
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Implementazione ERM
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FEBBRAIO 2006
• Rilascio documentazione tecnica
Dizionario dati
Personalizzazioni interfaccia staff (richieste a III)
Personalizzazioni “Catalogo BD web”/OPAC
• Individuazione risorse da gestire in ERM (FASE 1)
Banche dati on-line
Citazioni
Indici & abstracts
Full-text
Pacchetti di periodici
Banche dati su CD-Rom
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Implementazione ERM
y
MARZO - APRILE
•Rilascio prototipo
interfaccia staff
catalogo web
• Revisione
• Rilascio personalizzazioni
• Inizio popolazione base dati
• Bonifica catalogo
record bibliografico unico
ISSN
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Implementazione ERM
y
MAGGIO - GIUGNO
• Completata creazione record risorsa, licenza, contatti
• Concluse operazioni bonifica catalogo
LUGLIO
• Coverage Load
CSA : PsycINFO
EBSCO : Business Source Premier
JSTOR
PAO
Swetswise
Catalogo risorse elettroniche in produzione
http://millennium.unicatt.it/search*ita/y
12
y
Implementazione ERM
13
Implementazione ERM
y
AUTUNNO 2006
• Utilizzo servizio CASE (Content Access SErvice)
Caricamento dati di copertura
• Integrazione ERM con Link Resolver (WebBridge)
• Completato caricamento risorse
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Risultati ottenuti
y
Gestione efficiente e razionale delle attività e del flusso di lavoro
•
trial/negoziazione/acquisizione/gestione
•
pro-memoria via e-mail (scadenze,…)
Maggiore cooperazione e comunicazione fra le varie unità
Gestione centralizzata in un unico database di
•
risorse
•
licenze
•
contatti
•
ordini
Gestione centralizzata dei contatti
•
commerciali
•
tecnici
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Risultati ottenuti
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Principali dati per la gestione immediatamente disponibili
risorsa, licenza, ordine, contatti
Caricamento automatico (batch) dei “dati di copertura” (Coverage load)
Crea record bibliografico (se non presente in catalogo)
Crea record di posseduto legato al bibliografico
Lega record bibliografico alla risorsa
Aggiorna le URL
Aggiorna le consistenze
Identifica i titoli eventualmente cancellati
Strumenti (report) per l’analisi e lo sviluppo delle collezioni elettroniche
“sovrapposizioni” (titoli doppi)
stesso titolo contenuto in più banche dati
titoli presenti in tutte le banche dati
elenco di tutti i titoli presenti in tutte le risorse
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Risultati ottenuti
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Gestione automatizzata delle scadenze attraverso avvisi (tickler)
inviati automaticamente dal sistema tramite posta elettronica
Data prefissata
Evento - con qualche giorno di anticipo rispetto ad una certa data
Segnalazione prossima scadenza contratto
Segnalazione che il periodo di trial sta finendo
Segnalazione termine di preavviso chiusura sottoscrizione
Preavvisi in genere
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Risultati ottenuti
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Catalogo integrato
• Ricerca per nome risorsa
• Lista A-Z
• Ricerca per materia – argomento / area tematica
Visualizzazione immediata degli utenti autorizzati e dei termini d’uso
•
permessi
•
restrizioni
Link alla risorsa elettronica
•
base dati
Elenco dei titoli presenti nella risorsa
•
full-text
Possibilità di segnalare con tempestività ed evidenza eventuali
interruzioni di servizio
18
… Grazie per l’attenzione !
