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ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
(Using Databases)
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Microsoft Access 2007
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Syllabus 5.0
Roberto Albiero
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Modulo 5
Uso delle basi di dati
Il modulo 5 "Uso delle basi di dati" richiede che il candidato comprenda il concetto di base
dati (database) e dimostri di possedere competenza nel suo utilizzo.
Il candidato deve essere in grado di:
Comprendere cosa è un database, come è organizzato e come opera.
Creare un semplice database e visualizzarne il contenuto in modi diversi.
Creare una tabella, definire e modificare campi e loro proprietà; inserire e modificare
dati in una tabella.
Ordinare e filtrare una tabella o una maschera; creare, modificare ed eseguire delle
query per ottenere informazioni specifiche da un database.
Comprendere cosa è una maschera e crearne una per inserire, modificare ed eliminare
record e dati contenuti nei record.
Creare dei report semplici e preparare delle stampe pronte per la distribuzione.
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Per realizzare gli esempi contenuti nella presente dispensa è stato utilizzato il database
Northwind 2007 selezionabile tra le proposte di Modelli locali, da creare, contenute nella
sezione Categorie di modelli, visibile all’apertura di Microsoft Access.
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
1
5.1 Comprendere i database
5.1.1 Concetti fondamentali
Quotidianamente, nel nostro lavoro, abbiamo la
necessità di trovare, manipolare e gestire dei dati.
cn
r.i
t
Essi dovranno essere ritrovati, aggregati con altri e
riorganizzati per ottenere le informazioni necessarie
allo svolgimento
della
nostra
attività.
o@
Questo significa
dover creare e
gestire
degli
archivi destinati a contenere queste informazioni, in
altre parole realizzare delle banche di dati (i
database).
5.1.1.1 Sapere cosa è un database.
er
Un database è uno strumento per la raccolta strutturata d’informazioni.
lb
i
Strutturata perché i dati sono organizzati secondo criteri logici che facilitano sia l’utilizzo che
la loro gestione (l'inserimento, la ricerca, la cancellazione ed il loro aggiornamento).
5.1.1.2 Conoscere la differenza tra dati e informazioni.
rto
.a
Nel precedente paragrafo sono stati enunciati due termini: dati e informazioni.
Il primo, il dato, rappresenta una descrizione elementare di una singola cosa; l’insieme di
dati diversi rappresentano l’informazione. Per meglio intendere il concetto possiamo
definire come dati un numero di telefono, un indirizzo, un nominativo; l’insieme di questi tre
dati raffigurano un’informazione (in questo caso una voce di una rubrica).
be
5.1.1.3 Sapere come è organizzato un database in termini di tabelle, record e
campi.
Un database è costituito da Record1 ed ogni record è costituito da campi.
ro
Immaginiamo una tabella in cui i dati disposti in modo orizzontale, per righe, contengono un
insieme di valori le cui specifiche proprietà (attributi) sono definite a livello di colonna:
1
COGNOME
NOME
Rossi
Bianchi
…
Mario
Giulio
…
ALTEZZA
(in cm)
1,80
1,55
…
PESO
(in kg)
85
48
…
OCCUPAZIONE
Dirigente
Fantino
…
Un record è un oggetto di una banca di dati strutturati contenente un insieme di campi o elementi, ciascuno dei
quali possiede nome e tipo propri.
2
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
La riga
Rossi Mario 1,80 85 Dirigente
costituisce uno dei record.
Ogni record è costituito da campi che, nell’esempio, sono:
PESO
(in kg)
è il contenuto del campo
COGNOME
“Mario”
è il contenuto del campo
NOME
“1,80”
è il contenuto del campo
ALTEZZA (in cm)
“85”
è il contenuto del campo
PESO (in kg)
“Dirigente”
è il contenuto del campo
OCCUPAZIONE
OCCUPAZIONE
cn
r.i
quindi “Rossi”
ALTEZZA
(in cm)
NOME
t
COGNOME
Il termine tecnico per definire correttamente il record di un database è tupla.
o@
Quindi si può definire la tupla come la riga di una matrice bidimensionale (tabella) composta
dall’insieme delle relazioni di un database ovvero dell’insieme degli attributi (campi).
5.1.1.4 Conoscere alcuni degli utilizzi più comuni di database di grandi
dimensioni, quali: sistemi di prenotazione aerea, dati della Pubblica
Amministrazione, dati di conti correnti, dettagli di pazienti in ospedale.
.a
lb
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Il Global Distribution System (GDS) è il sistema informatico di
gestione della prenotazione e l’acquisto di biglietti aerei,
prenotazione di hotel, auto in affitto etc.. Inizialmente
implementati per gli operatori delle compagnie aeree, il loro
utilizzo si è esteso, anche all’introduzione di nuovi prodotti per la
prenotazione alberghiera e noleggio auto, crociere, in tutto il
settore del turismo, trasformandosi nel principale strumento
prenotazione (booking) telematica delle agenzie di viaggio.
ro
be
rto
L’ e-government, traducibile in amministrazione elettronica, rappresenta l'insieme delle
attività amministrative svolte con i supporti informatici e l’ausilio dei collegamenti Internet
al fine di migliorare l’efficienza e l’economicità aumentando la
trasparenza e l’accessibilità dei servizi pubblici. Per il cittadino si
traduce nella possibilità di utilizzare uno sportello telematico per
compilare la modulistica necessaria ad evadere le esigenze
amministrative, senza doversi recare agli sportelli tradizionali,
ottenendo una ricevuta corredata da un protocollo per il
controllo dello stato di avanzamento della pratica.
Con il termine e-banking sono definite le operazioni bancarie
effettuate dai clienti di un istituto di credito, utilizzando una
connessione internet. Il cliente, ovunque si trovi, ed a qualsiasi ora,
tramite un computer ed un collegamento telefonico, può visionare il
proprio estratto conto, effettuare bonifici e pagamenti on-line od altri
tipi di transazioni. L’utilizzo di questo tipo di relazione ha esteso il
tempo di fruizione dei servizi delle banche che, risparmiando sul costo
delle infrastrutture e del personale necessario per un contatto diretto,
potrebbero riconoscere condizioni d’interesse migliori e/o riduzioni dei costi di gestione del
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
3
conto corrente. Un esempio di quanto appena detto sono le cosiddette banche on-line per le
quali le operazioni bancarie possono essere effettuate esclusivamente tramite internet. Tali
istituti di credito non possiedono sportelli aperti al pubblico.
o@
5.1.2 Organizzazione di un database
cn
r.i
t
La telemedicina è, in sostanza, la trasmissione delle informazioni
mediche tra il personale medico ed il cittadino, o tra addetti ai
lavori, utilizzando sistemi di comunicazione informatici e
telematici. Oltre ad una utilità nel campo clinico/didattico, può
contribuire all’ottimizzazione della gestione del sistema sanitario,
ottenendo informazioni sulla disponibilità dei posti letto,
sull’accesso alle liste di prenotazione, sulla gestione delle cartelle
cliniche, etc. . Il potenziamento e la diffusione della telemedicina,
porterà ad un miglioramento della qualità dei servizi per il cittadino e delle condizioni di
lavoro del personale, contribuendo, altresì, ad un contenimento della spesa sanitaria.
Le tabelle, elemento base della banca dati, sono necessarie per l’immagazzinamento dei
dati. Esse sono un complesso di righe e colonne, rispettivamente utilizzate come campo
(colonne) e record (righe).
lb
i
er
Ogni campo rappresenta una singola categoria di informazioni, ed è concepito in modo da
poter contenere dati specifici, come un dato numerico, di tipo testo, piuttosto che in
formato data o altre modalità necessarie per definirne gli attributi specifici (ad esempio un
campo destinato a contenere un CAP, in cui gli zeri iniziali sono significativi).
.a
L’insieme di tutti campi di una riga è definito record e rappresenta l’informazione completa
nelle sue parti, dell’espressione logica del database (ad esempio tutti i dati necessari a
definire l’informazione di una riga di rubrica telefonica: nome, cognome, telefono casa,
cellulare, ecc.).
rto
Più tabelle di un database possono essere messe in relazione tra loro definendo i campi, i cui
valori contenuti devono essere messi a confronto per identificare i record (contenuti in
tabelle differenti) che si riferiscono ad una unica entità comune.
be
Se i valori sono uguali, si genera un nuovo blocco di tuple (una nuova tabella), formato
dall'unione dei dati delle due tabelle iniziali.
Quanto sopra esposto sta a significare che, in fase di progettazione di una banca dati
relazionale, è essenziale prevedere varie tabelle elementari, suddivise per argomento,
composte dalle sole informazioni primarie non derivabili altrimenti.
ro
Per raggiungere questo obiettivo, i dati che vengono trattati in qualsiasi tipo di attività,
devono essere sottoposti ad un processo di “normalizzazione”2 necessario per eliminare la
ridondanza (dati ripetuti) dalle relazioni e quindi dal database. Questo è un procedimento di
tipo graduale che, scomponendo le relazioni complesse in concetti elementari, permette di
eliminare quei dati che possono essere derivati da altre relazioni elementari. Per chiarire
meglio il concetto immaginiamo un record anagrafico contenente nome, cognome,
matricola, data di assunzione, indirizzo e numero di telefono degli impiegati di una azienda,
2
4
La normalizzazione è un procedimento volto all'eliminazione della ridondanza e del rischio di inconsistenza
dal database.
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
ed un altro record, retributivo, che è formato dai campi nome, cognome, matricola, livello e
le retribuzione oraria, relativi agli stessi impiegati della stessa azienda; nel secondo record, i
campi nome e cognome sono ridondanti in quanto già presenti nel record anagrafico, quindi,
da esso derivabili.
Non sempre è possibile “normalizzare” tutte le tabelle; certe volte, questo, potrebbe
comportare una perdita d'informazioni causando una inconsistenza del database.
t
Da quanto sopra esposto possiamo asserire che:
cn
r.i
Un database deve essere composto da tabelle relative ad argomenti specifici ed
essenziali ovvero, un medesimo dato non deve essere presente in più tabelle (per
quanto possibile).
o@
Una tabella deve essere composta da più campi contenenti dati (logici) primari; è
preferibile utilizzare due campi elementari, ad esempio un campo nome ed un campo
cognome, piuttosto che un unico campo contenente un’informazione composita, come
può essere nome e cognome (o cognome e nome).
Un campo deve essere definito con gli attributi più adatti al tipo di dato che dovrà
contenere. Se, ad esempio, un campo è definito come numerico, un eventuale numero
telefonico, comprensivo di prefisso, risulterà mancante degli zeri iniziali perché
considerati non significativi.
lb
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Quando sono stati definiti i dati e le loro relazioni, è facile individuare il processo, e quindi la
struttura che lo esegue, preposto al loro inserimento e gestione, limitando al massimo il
rischio della creazione di dati duplicati (spesso aggiornati diversamente), causando
l’inaffidabilità della banca dati (inconsistenza).
.a
5.1.2.1 Comprendere che ciascuna tabella di un database dovrebbe contenere dati
relativi ad un solo argomento.
ro
be
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Come affermato precedentemente, le singole tabelle
che compongono una banca dati dovrebbero contenere
informazioni relative ad argomenti distinti. In questo
modo, ad esempio, il data base di una azienda
commerciale, conterrà tabelle relative ai clienti, ai
fornitori, alle merci, agli impiegati, alle fatture, ecc., in
modo che eventuali variazioni di una informazione,
presente solo all’interno di una specifica tabella,
saranno effettuate solo dal settore che la gestisce (ad
es. la progressione di livello di un venditore),
garantendo l’aggiornamento e l’integrità di tutto il
database aziendale.
http://www.xeniasoftware.com/index.php/prodotti/metodoevolus/perchemetodoevolus
5.1.2.2 Comprendere che ciascun campo di una tabella dovrebbe contenere un
solo dato.
Ogni record di una tabella deve contenere campi singoli ovvero, contenenti una
informazione elementare.
Immaginiamo un campo che contenga, al suo interno sia il nome che il cognome.
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
5
I nominativi dell’intera tabella potrebbero essere stati inseriti, indifferentemente, sia come
nome e cognome, sia come cognome e nome; una eventuale selezione, in ordine alfabetico,
produrrebbe un risultato inattendibile e, quindi, inutilizzabile. Analogamente, volendo
estrarre tutti i “Rossi” o tutti i “Mario”, l’operazione risulterebbe molto più complicata.
5.1.2.3 Comprendere che il contenuto di un campo è associato ad un tipo di dato
adeguato, quale: testo, numero, data/ora, sì/no.
o@
cn
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t
La progettazione e creazione di un database prevede, oltre la definizione di una o più tabelle,
dei relativi campi (colonne), anche l'impostazione del tipo di dati di ogni campo.
Se ad esempio si desidera memorizzare una data, sarà necessario impostare un campo sul
tipo di dati Data/ora. Se invece si desidera memorizzare nomi e indirizzi, sarà necessario
impostare uno o più campi sul tipo di dati Testo e così via.
È necessario prestare attenzione al tipo di dati da applicare in quanto, una scelta
apparentemente logica porterebbe ad un risultato errato: se, ad esempio, definissimo
“numerico” un campo destinato a contenere un numero di telefono (magari internazionale),
o ad un CAP, questa scelta porterebbe all’eliminazione di tutti gli zeri posizionati a sinistra
del numero inserito, falsandone completamente il significato.
er
5.1.2.4 Comprendere che ai campi sono associate delle proprietà quali:
dimensione, formato, valore predefinito.
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lb
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È possibile controllare l'aspetto delle informazioni (formato), impedire l'immissione di dati
errati, specificare valori predefiniti, velocizzare la ricerca e l'ordinamento, nonché altre
caratteristiche del funzionamento dei campi impostandone le proprietà. Si possono
formattare i numeri in modo da renderli più leggibili (un numero che esprime un importo
risulta di immediata comprensione se comprende il simbolo di valuta, i giusti decimali, ecc.),
oppure definire una regola di convalida che deve essere soddisfatta dalla informazione
immessa nel campo (inserimento di un valore numerico piuttosto che testuale).
In Access vengono utilizzate le impostazioni delle proprietà dei campi ai fini della
visualizzazione e della modifica dei dati.
Impostando le varie proprietà, si influenzano la modalità con cui le informazioni vengono
visualizzate nei fogli dati di tabelle e query, si imposta un valore predefinito per un campo
oppure si richiede, necessariamente, l'immissione di un valore da parte dell'utente.
5.1.2.5 Sapere cosa è una chiave primaria.
ro
Precedentemente è stato scritto che “Più tabelle di un database possono essere messe in
relazione tra loro definendo i campi, i cui valori contenuti devono essere messi a
confronto”. Questi campi rappresentano le “chiavi di relazione” che si distinguono in chiavi
primarie e chiavi esterne.
La chiave primaria è un determinato campo della tupla il cui valore identifica in modo
univoco il record all’interno della tabella; conseguentemente la colonna che lo contiene
identifica il campo chiave di tutti i record contenuti nella tabella.
Per chiarire con un esempio il concetto di chiave univoca, pensiamo ad una tabella
contenente i dati dei dipendenti di un’azienda.
6
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
La colonna “cognome” non può rappresentare la chiave primaria, in quanto possono essere
iscritti a ruolo più dipendenti con “Rossi” come cognome.
Anche se considerassimo, come chiave, l’unione di due colonne (questo introduce il concetto
che una chiave può essere costituita da uno o più campi di un record), come il cognome ed il
nome, possono esistere casi di omonimia. Anche aggiungere i campi della data e del luogo di
nascita possono non soddisfare il criterio di univocità.
cn
r.i
t
Qualcuno potrebbe osservare: ”perché non utilizzare, come chiave, il codice fiscale?”,
ebbene, per esperienza personale, posso assicurare che il caso di due persone, pur con
nome e cognome diversi ma con gli altri dati uguali, con identico codice fiscale non è così
infrequente.
Per avere una identificazione certa avremmo bisogno di tutti i gli attributi sinora elencati
creando, così, una chiave molto complessa, lunga ed improponibile per gestire le relazioni
tra una tabella e tutte le altre.
o@
La soluzione migliore è quella di aggiungere un campo
“matricola”di dimensioni adeguate a contenere, ad
esempio un numero incrementale, che identifichi i
dipendenti.
lb
i
er
Questo identificativo può essere presente in una colonna
di un’altra tabella (relativa ad altro argomento), come in
una tabella di rilevamento presenze, nella quale è
definito come “chiave esterna”, permettendo la
relazione tra le due tabelle per la creazione di una terza tabella (cedolini stipendi), anch’essa
in relazione con le prime due tramite la stessa od altra chiave esterna.
.a
5.1.2.6 Sapere cosa è un indice. Capire come permette di accedere più
rapidamente ai dati.
rto
Un indice è una struttura in cui vengono ordinati i valori di una o più colonne di una tabella
di database. Se si cerca un determinato dipendente in base al cognome, l'indice agevola la
ricerca e la rende più rapida rispetto a una ricerca in tutte le righe della tabella.
be
L'indice fornisce puntatori ai dati archiviati in colonne specifiche della tabella e quindi li
ordina in base al tipo di ordinamento specificato.
Il database utilizza l'indice in modo analogo all'indice di un libro: vi cerca un determinato
valore e quindi segue il puntatore alla riga che contiene tale valore.
ro
È possibile creare un indice in base a una sola colonna o a più colonne di una tabella di
database.
Gli indici a più colonne risultano utili se si eseguono ricerche o si impostano ordinamenti
frequenti su due o più colonne contemporaneamente come, ad esempio, ordinare la tabella
in modo crescente (o decrescente), in base al campo cognome e, in questo ambito, in base al
campo nome.
Esistono tre tipi di indici:
l’indice univoco che è un indice in cui non sono consentite righe con lo stesso valore di
indice (es.: campo cognome come indice univoco = un solo sig. Rossi),
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
7
l’indice di chiave primaria che rappresenta un tipo particolare di indice univoco. Il valore
di una colonna, o combinazione di colonne, identificano in modo univoco ogni riga della
tabella,
l’indice cluster (raggruppamento), in cui l'ordine fisico delle righe nella tabella
corrisponde all'ordine logico indicizzato dei valori della chiave. Ogni tabella può
includere un solo indice cluster.
t
5.1.3 Relazioni
cn
r.i
Dopo avere impostato le tabelle, normalizzandole per ogni argomento del database, è
necessario indicare il modo in cui ricollegare le informazioni ovvero definire le relazioni tra le
tabelle.
A questo punto è possibile creare
o@
istruzioni per interrogare il database
(query), creare maschere a video e
report di stampa in cui visualizzare le
informazioni delle diverse tabelle
contemporaneamente.
er
Nella maschera, dell’esempio al lato,
sono incluse le informazioni di
quattro tabelle:
.a
lb
i
Tabella Clienti
Tabella Ordini
Tabella Prodotti
Tabella Dettagli ordini
Le relazioni tra le tabelle possono essere di tre tipi:
rto
uno-a-uno (1:1),
uno-a-molti (1:n),
molti-a-molti (n:n).
be
5.1.3.1 Capire che il motivo principale per creare relazioni tra tabelle di un
database è minimizzare la duplicazione dei dati.
ro
Già si è detto della caratteristica di tipicità di una tabella, ovvero che essa contenga dati
relativi ad uno specifico argomento, in modo che, ad esempio, in una tabella “venditori”
saranno presenti le informazioni relative ai vari rappresentanti di commercio di una ditta
compresi i contratti conclusi; un’altra tabella “fatture” conterrà solo dati delle fatture
emesse ove risulteranno anche gli estremi dei contratti, le quantità e il codice della merce
venduta. Una terza tabella “merce” conterrà le informazioni riguardanti il materiale trattato
dalla ditta (contraddistinto da un codice), la quantità, il costo, il margine per il venditore.
In questo modo, i dati, relativi ai compensi per l’attività di vendita dei rappresentanti, sono
reperibili, tramite il collegamento definito “relazione”, tra quelli già presenti nelle su
menzionate tabelle evitando di creare, in modo permanente, una ulteriore tabella
contenente informazioni, in questo caso, ridondanti.
8
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
5.1.3.2 Capire che una relazione viene costruita legando un campo univoco di una
tabella ad un campo di un’altra tabella.
cn
r.i
t
La relazione avviene collegando tra loro specifici campi delle tabelle da collegare.
Nell’esempio citato nel precedente paragrafo, la tabella “venditori” sarà collegata alla
tabella “fatture” tramite il campo contenente il numero di contratto (diverso per ogni
contratto); così la tabella “fatture”, sarà collegata alla tabella “merce” tramite il campo che
conterrà il codice identificativo della merce (specifico per ogni materiale). In questo modo è
possibile estrapolare i dati esatti per ottenere una aggregazione di informazioni, già presenti
in altre tabelle, limitando al massimo la duplicazione dei dati.
5.1.3.3 Relazione uno-a-uno.
In una relazione uno-a-uno ogni record della tabella A può avere solo un record associato
nella tabella B e viceversa.
o@
Questo tipo di relazione non è frequente e viene creata quando si divide una tabella:
con molti campi correlati non sempre valorizzati (risparmio di memoria);
per ragioni di protezione di dati sensibili (limitando l’accesso ad utenti non autorizzati);
er
per memorizzare le informazioni valide solo per un sottoinsieme di record della tabella
principale.
lb
i
5.1.3.4 Relazione uno-a-molti.
rto
.a
Una relazione uno-a-molti è il tipo più comune di relazione.
In una relazione uno-a-molti un record
della tabella A può avere molti record
corrispondenti nella tabella B, ma un
record della tabella B non ha più di un
record corrispondente nella tabella A.
be
Nell’esempio, un dipendente può concludere molti ordini (con uno o più clienti), mentre un
ordine può essere concluso da un solo rappresentante.
ro
5.1.3.5 Relazione molti-a-molti.
In una relazione molti-a-molti un record della tabella A può avere molti record
corrispondenti nella tabella B e viceversa.
Questo tipo di relazione è possibile solo definendo una terza tabella, chiamata tabella di
congiunzione, la cui chiave primaria consiste di due campi, vale a dire le chiavi esterne di
entrambe le tabelle A e B.
Una relazione molti-a-molti è in realtà composta da due relazioni uno-a-molti collegate da
una terza tabella che contiene la chiave primaria di ognuna delle due tabelle.
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
9
cn
r.i
t
Si consideri la relazione tra una
tabella Prodotti e una tabella
Ordini. Un singolo ordine può
includere più prodotti, mentre un
singolo prodotto può essere
incluso in molti ordini. A ogni
record della tabella Ordini possono
pertanto corrispondere numerosi
record della tabella Prodotti e a
ogni record della tabella Prodotti
possono corrispondere numerosi
record della tabella Ordini.
er
o@
La tabella Ordini e la tabella
Prodotti ad esempio hanno una
relazione molti-a-molti definita
creando la tabella Dettagli ordini contenente due relazioni uno-a-molti, rappresentate dalle
chiavi primarie di ognuna delle due tabelle. Un ordine può includere molti prodotti e ciascun
prodotto può apparire in molti ordini.
lb
i
5.1.3.6 Comprendere l’importanza di mantenere l’integrità delle relazioni tra
tabelle.
.a
Per assicurare l'integrità referenziale, ovvero garantire che le relazioni tra i record delle
tabelle correlate siano valide e che non vengano eliminati o modificati per errore i dati
correlati, si utilizza un sistema di regole per soddisfare tutte le seguenti condizioni:
rto
Il campo corrispondente della tabella primaria è una chiave primaria o dispone di un
indice univoco.
I campi correlati contengono lo stesso tipo di dati.
Entrambe le tabelle appartengono allo stesso database. Non è possibile avere l'integrità
referenziale tra tabelle appartenenti a database con formati diversi.
be
Non è possibile immettere un valore nel campo chiave esterna della tabella correlata
che non esiste nella chiave primaria della tabella primaria.
ro
Non è possibile eliminare un record da una tabella primaria, se esistono record
corrispondenti in una tabella correlata. Non è possibile ad esempio eliminare un record
relativo a un impiegato della tabella Impiegati se sono presenti ordini assegnati a
quell'impiegato nella tabella Ordini.
Non è possibile modificare un valore chiave primaria nella tabella primaria, se quel
record dispone di record correlati. Non è possibile ad esempio modificare la matricola di
un impiegato nella tabella Impiegati se ci sono ordini assegnati a quell'impiegato nella
tabella Ordini.
10
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
5.1.4 Operatività
t
Come già detto, con il termine database s'indicano un insieme di archivi di dati creati su
criteri di efficienza, ovvero la possibilità di ritrovare facilmente le informazioni desiderate,
attraverso criteri di ricerca diversi.
La consistenza degli archivi deve essere garantita evitando che i dati contenuti nei database
siano manomessi, danneggiati o perduti (anche a causa di eventi accidentali).
cn
r.i
5.1.4.1 Sapere che i database professionali sono progettati e creati da specialisti
di database.
.a
lb
i
er
o@
La progettazione e la corretta configurazione di un
database sono processi particolarmente complessi e
delicati che richiedono specifiche conoscenze
tecniche.
Dopo una prima fase di analisi dei requisiti,
necessaria per definire “cosa” realizzare (obiettivi
ed ambiti di utilizzo, tipi e quantità di dati, relazioni
con la banca dati e sua durata), si procede con il
progetto in cui definire “come” realizzare, o meglio
lo schema della base di dati. Si struttura l’archivio,
definendo le tabelle (che rappresentano gli insiemi omogenei di dati), i campi, le
caratteristiche di ogni campo nonché le relazioni tra le tabelle. Questo risultato è
indipendente dal DBMS (Data Base Management System), che poi sarà utilizzato per
realizzare il database. Esso è costituito da un insieme di programmi applicativi, anche molto
complessi, che permettono la gestione dei dati (campi, record e tabelle), di un database,
controllandone l’organizzazione, il reperimento, la memorizzazione e la stampa. Il DBMS
controlla l’integrità e la sicurezza della base di dati.
rto
5.1.4.2 Sapere che l’inserimento di dati, la gestione dei dati e il recupero delle
informazioni vengono effettuati dagli utenti.
be
Gli utenti finali del database sono coloro che, autorizzati, utilizzano le informazioni
contenute negli archivi inserendole, rintracciandole e modificandole o eliminandole.
5.1.4.3 Sapere che un amministratore di database fornisce accesso a dati specifici
agli utenti opportuni.
ro
Gli amministratori del database, tramite il DBMS (Data Base
Management System), gestiscono gli archivi ed impediscono
agli utenti non autorizzati, di accedervi in alcun modo.
L’assegnazione di password agli utenti, permette loro di
accedere all'intero database o ad una sua parte: ad
esempio, un database aziendale può contenere tutti i dati
riguardanti gli impiegati, ma ad alcuni utenti può essere
autorizzato l’accesso alle sole informazioni relative alle
presenze, mentre altri utenti possono accedere solamente le informazioni di tipo anagrafico
o relative all’inquadramento.
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
11
5.1.4.4 Sapere che l’amministratore del database è il responsabile del recupero di
un database dopo guasti o errori gravi.
t
Il backup e il recovery dei dati sono, da sempre, attività fondamentali per garantire la
sicurezza dei dati di un DBMS. In particolare, attraverso i backup effettuiamo salvataggi del
contenuto del database ad un determinato momento, mentre il recovery è l'operazione con
la quale ripristiniamo il contenuto del database a seguito di un danneggiamento.
cn
r.i
Il database può danneggiarsi (divenire inconsistente), a causa di una transazione fallita, di un
errore del sistema operativo o dalla rottura del supporto fisico di memorizzazione dei dati.
o@
Dopo l’eliminazione della causa d’errore da parte dello specifico personale tecnico, è
compito dell’amministratore del database di eseguire il recupero dei dati partendo
dall’ultimo “salvataggio” effettuato.
5.2 Utilizzo dell’applicazione
5.2.1 Lavorare con i database
lb
i
er
L’utente finale è colui che utilizza il database per inserirne i dati, reperirli, modificarli o
eliminarli; esegue dette operazioni utilizzando, generalmente, uno dei vari applicativi di
gestione delle banche dati presenti sul mercato. Tra questi figura Microsoft Access come uno
dei più diffusi. Nei passi successivi vedremo come utilizzare questo programma.
5.2.1.1 Aprire, chiudere un database.
.a
Come per tutti i programmi di Microsoft Office, l’apertura, di Access avviene cliccando sul
ro
be
rto
pulsante
presente nella barra delle applicazioni. Si apre il menù d’avvio dove si
seleziona, con il mouse, la voce
che provoca la visualizzazione
dell’elenco dei programmi installati nel computer. S’individua il programma d’interesse, nel
nostro caso
, e lo attiviamo cliccandoci sopra.
La chiusura del programma d’elaborazione testi può essere compiuta
cliccando sull’icona di chiusura dell’ applicazione,
destra nella barra del titolo, oppure…..
12
, presente a
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
….cliccando
su
contenuto nell’elenco dei comandi
che si apre cliccando sul pulsante
.
cn
r.i
t
Microsoft Office
o@
5.2.1.2 Aprire, chiudere un’applicazione di database.
Cliccare su un collegamento
nella finestra di dialogo Apri
oppure nella casella Cerca in
selezionare l'unità o la cartella
contenente
il
database
desiderato e, nell’elenco delle
cartelle scegliere la cartella che
contiene il database.
ro
be
rto
.a
lb
i
er
Se Access è già in esecuzione
cliccare sul pulsante con il logo
di Microsoft Office, quindi su
Apri.
Selezionato il database si fa doppio clic su di esso o si clicca su Apri per aprire il database
in accesso condiviso in un ambiente multiutente, in modo che tutti gli utenti siano in
grado di leggere e scrivere informazioni nel database.
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
13
Per aprire il database con diverse modalità di accesso,
fare clic sulla freccia accanto al pulsante Apri e quindi
selezionare la modalità:
in sola lettura affinché sia visualizzato ma non
modificato (gli altri utenti potranno comunque
leggere e scrivere informazioni nel database),
cn
r.i
t
in Apertura esclusiva (gli altri utenti che tenteranno di aprire il database riceveranno il
messaggio "File già in uso"),
in apertura in sola lettura con accesso esclusivo per aprire il database con accesso in
sola lettura (gli altri utenti potranno comunque aprire il database, ma l'accesso sarà in
sola lettura).
rto
.a
lb
i
er
o@
Nota: Per aprire uno degli ultimi database aperti, fare clic sul nome del file nell'elenco Apri
database recente nella pagina Introduzione a Microsoft Office Access. Il database
verrà aperto con le stesse impostazioni utilizzate l'ultima volta che è stato aperto.
5.2.1.3 Creare un nuovo database e salvarlo all’interno di un’unità disco.
ro
be
Al primo avvio di Access, oppure quando si chiude un database senza chiudere
l'applicazione, viene visualizzata la pagina Introduzione a Microsoft Office Access.
14
Si tratta della pagina
iniziale da cui è
possibile creare una
nuova base di dati,
vuota o utilizzando
uno
dei
modelli
proposti o disponibili
in Microsoft Office
Online.
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
Un modello consiste in un database già pronto contenente tutte le tabelle, le query, le
maschere e i report necessari per eseguire un'attività specifica. È possibile utilizzare i modelli
di database così come sono oppure personalizzarli per adattarli alle proprie esigenze.
.a
lb
i
er
o@
cn
r.i
t
Volendo creare un database vuoto realizzando, ex-novo, tabelle, maschere, report ed altri
oggetti in modo personalizzato, nella pagina Introduzione a Microsoft Office Access si clicca
su Database vuoto in Nuovo database vuoto.
rto
Nel riquadro Database vuoto digitare un nome nella casella Nome file. Se non viene
specificata l'estensione del file, questa verrà aggiunta automaticamente.
Per modificare la posizione del file rispetto a quella predefinita, cliccare su Cerca il percorso
ro
be
in cui inserire il database
accanto alla casella Nome file.
selezionare la nuova
posizione e quindi
cliccare
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
.
15
Confermare cliccando sul pulsante su
.
Il database verrà creato automaticamente con una tabella vuota denominata Tabella1, che
verrà aperta in visualizzazione Foglio dati. Il cursore risulterà posizionato nella prima cella
vuota nella colonna Aggiungi nuovo campo.
cn
r.i
t
5.2.1.4 Minimizzare, ripristinare la barra multifunzione.
o@
La barra multifunzione è composta da schede specifiche per tipo di attività ad esempio, tutto
ciò che riguarda la rappresentazione dei dati (Visualizzazione, Carattere, Formato RTF, ecc.) è
contenuto all’interno della scheda Home.
Questa impostazione è stata realizzata con l’intento di individuare, rapidamente, i comandi
necessari al completamento di un'attività. I comandi sono strutturati in gruppi logici
collegati, disponibili all’interno delle schede.
er
Per evitare confusione, alcune schede vengono visualizzate solo quando sono necessarie.
lb
i
Non esiste un modo per eliminare la barra multifunzione, è
tuttavia possibile ridurla a icona per ottenere più spazio
disponibile sullo schermo:
.a
Cliccare su Personalizza barra di accesso rapido
(ultima icona della barra stessa).
be
rto
Si visualizza un elenco ove selezionare il comando
Riduci a icona barra multifunzione.
Per ripristinare la barra multifunzione si ripetono i
sopraelencati passi, cliccando nuovamente sul
comando per deselezionarlo.
Per utilizzare la barra multifunzione quando è ridotta a
icona, cliccare sull’etichetta della scheda che si desidera
utilizzare in modo da visualizzare i gruppi di comandi.
ro
Dopo aver scelto la funzione
desiderata,
la
barra
multifunzione verrà di nuovo
ridotta a icona.
Nota Per ridurre rapidamente a icona la barra multifunzione, fare doppio clic sul nome
della scheda attiva. Per ripristinarla, fare nuovamente doppio clic su una scheda.
Scelta rapida da tastiera
Per ridurre a icona o ripristinare la barra
multifunzione, premere i tasti CTRL+F1.
16
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
+
5.2.1.5 Usare la funzione di Guida in linea (help) del programma.
Per aprire la guida di Access si può agire da tastiera cliccando il tasto F1
oppure, utilizzando il mouse, cliccando sull’icona
nella barra multifunzione.
cn
r.i
t
presente a destra
Secondo necessità, la guida può essere
mantenuta in primo piano (sempre presente
in sovrapposizione alla finestra di word)
cliccando il pulsante Mantieni in primo piano
(
) sulla barra degli strumenti della
indica impostata la funzionalità primo piano.
o@
finestra della Guida. L’aspetto
o
rto
.a
lb
i
er
Le informazioni della Guida sulle applicazioni di Microsoft Office sono disponibili sia
all’interno del computer (quando si installa un'applicazione di Office, sul computer sono
installati anche i file della Guida), sia nel sito di Office Online della Microsoft (se il computer
è collegato ad internet).
be
Se nell'angolo in basso a destra della finestra della Guida viene visualizzato il messaggio
, il contenuto della Guida oggetto di ricerca e consultazione proviene
dal sito Office Online.
ro
Se nell'angolo in basso a destra viene visualizzato il messaggio
, il contenuto
della Guida oggetto di ricerca e consultazione
proviene dai file memorizzati nel computer.
Il menù
, visibile cliccando
sul messaggio nell'angolo inferiore destro della
finestra della Guida di Word, indica se è
visualizzata la Guida in linea o non in linea.
La modalità impostata viene conservata dopo
la chiusura della finestra della Guida.
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
17
Alla successiva apertura della Guida, lo stato di connessione sarà uguale all'ultimo
impostato.
Nel caso fosse stata impostata la ricerca solo all’interno
del computer, può succedere che l’informazione non
venga trovata.
cn
r.i
t
È possibile specificare la posizione in cui ricercare le
informazioni della Guida, nonché limitare l'ambito della
ricerca alle informazioni in linea o non in linea o ad una
categoria specifica all'interno di una applicazione,
selezionando la freccia a destra del comando
o@
5.2.2 Operazioni comuni e il Riquadro di spostamento.
ro
be
rto
.a
lb
i
er
Un database creato da Access è costituito da vari elementi, necessari alla gestione delle
informazioni in esso contenute. Come già sappiamo, l’elemento base è la tabella adibita a
contenere i dati che, per il loro inserimento, selezione, elaborazione e stampa, necessitano
dell’azione di altri oggetti, anch’essi presenti all’interno del database. Alcune funzioni
necessarie alla loro gestione sono le stesse indipendentemente che si tratti di una maschera
di inserimento o di ricerca, di una tabella piuttosto che di un report di stampa.
In Access 2007, il Riquadro di
spostamento sostituisce la
finestra del database come
strumento principale per la
gestione degli oggetti (tabelle,
maschere, report e altri
componenti) e l'esecuzione di
operazioni.
Il Riquadro di spostamento
permette di organizzare gli
oggetti di un database in vari
modi come la suddivisione in
categorie (tipo di oggetto,
tabelle ed oggetti ad esse
correlati, ecc.), o filtrandoli per
visualizzazioni mirate della
singola tipologia (Tabelle,
Query, ecc.), facilitando il loro
reperimento.
5.2.2.1 Aprire, salvare e chiudere una tabella, una query, una maschera, un
report.
In base all’impostazione del Riquadro di spostamento, si rintraccia l’oggetto interessato e lo
si apre facendo doppio clic su di esso, oppure lo si trascina nell’area di lavoro di Access.
18
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
t
cn
r.i
presente
o@
Per salvare un oggetto aperto di un database, cliccare, semplicemente, sull’icona
nella barra di accesso rapido
.
er
La chiusura avviene cliccando sull’icona
presente a destra dell’etichetta dell’oggetto
aperto, in primo piano.
lb
i
5.2.2.2 Cambiare modalità di visualizzazione di una tabella, una query, una
maschera, un report.
.a
Le modalità di visualizzazione degli oggetti che compongono un database
variano in base al tipo di oggetto selezionato.
rto
La scelta del tipo di visualizzazione dipende dall’intervento che si vuole
compiere sull’oggetto.
Per cambiare la modalità di visualizzazione, di un oggetto aperto, si può:
be
Cliccare l’etichetta dell’elemento, se non è in primo piano, quindi scegliere il tipo di
visualizzazione dall’elenco proposto cliccando sulla freccia in giù, presente nell’icona del
gruppo Visualizzazioni della scheda Home.
ro
Cliccare con il pulsante destro del mouse sull’oggetto aperto o sulla barra del titolo
(dell’oggetto) nel Riquadro di spostamento, quindi scegliere la visualizzazione
desiderata dal menù di scelta rapida.
Tabelle:
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
19
cn
r.i
t
La visualizzazione del formato Foglio dati, permette di
esaminare il contenuto della tabella, corrispondente, nel
database.
Nella versione 2007 di access è possibile inserire,
nominare e definire gli attributi di una colonna, o di
eliminarla.
lb
i
er
o@
La visualizzazione del formato Struttura è caratterizzata da una maggiore flessibilità rispetto
alla visualizzazione Foglio dati in quanto, in questa modalità, è possibile non solo impostare
tutti i tipi di dati disponibili, ma anche creare un campo di ricerca senza la necessità di
passare ad altre visualizzazioni
ro
be
rto
.a
Query:
20
La visualizzazione del formato Foglio dati, permette di
visualizzare il risultato derivato dall’esecuzione della
query:
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
o@
ro
be
rto
.a
lb
i
Maschera:
er
La visualizzazione
SQL permette, a
chi ha familiarità
con la scrittura delle
istruzioni
SQL,
di
realizzare la query
scrivendo l’istruzione
select.
cn
r.i
t
Tramite la modalità di
visualizzazione struttura è
possibile
creare
e
modificare una query,
inserendo le tabelle (e
loro eventuali relazioni), e
definendo i campi da
calcolare e visualizzare nel
risultato dell’esecuzione
delle funzioni inserite.
La visualizzazione Layout è la visualizzazione più intuitiva da utilizzare per la modifica delle
maschera e può essere utilizzata per apportare la maggior parte delle modifiche a una
maschera in Office Access 2007.
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
21
o@
cn
r.i
t
In visualizzazione Layout la
maschera è effettivamente in
esecuzione e i dati vengono
visualizzati nello stesso modo
in cui verranno visualizzati in
visualizzazione Maschera. In
questa visualizzazione è
tuttavia possibile apportare
modifiche alla struttura della
maschera. Poiché i dati
vengono visualizzati durante
la modifica della maschera,
questa visualizzazione risulta
estremamente
utile
per
impostare le dimensioni dei
controlli o eseguire la gran
parte delle altre attività che
hanno effetto sull'aspetto e
l'utilizzabilità della maschera.
ro
be
rto
.a
lb
i
er
La visualizzazione Struttura offre una visualizzazione più dettagliata della struttura della
maschera poiché include le sezioni Intestazione, Corpo e Piè di pagina della maschera.
In visualizzazione Struttura, la maschera non è in esecuzione e pertanto i dati sottostanti non
vengono visualizzati mentre si apportano le modifiche alla struttura.
Tramite questa visualizzazione è possibile:
aggiungere un maggior
numero di controlli alla
maschera, ad esempio
etichette,
immagini,
linee e rettangoli.
modificare le origini dei
controlli Casella di
testo
direttamente
nelle caselle di testo,
senza dover utilizzare
la
finestra
delle
proprietà.
ridimensionare
le
sezioni della maschera,
ovvero l'intestazione
della maschera o la
sezione dei dettagli.
Report:
Per apportare modifiche a un report sono utilizzabili la visualizzazione Layout e la
visualizzazione Struttura. La scelta della visualizzazione da utilizzare dipende dall'attività
specifica che si desidera eseguire.
22
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
Se il report è già aperto (Visualizzazione Report) è possibile eseguire una delle operazioni
seguenti per cambiare visualizzazione:
Ciccare con il pulsante destro del mouse sul report nel Riquadro di spostamento,
oppure sulla scheda documento o la barra del titolo del report, e quindi scegliere la
visualizzazione desiderata dal menù di scelta rapida.
.a
lb
i
er
o@
cn
r.i
t
Nel gruppo Visualizzazione della scheda Home fare clic sulla freccia del pulsante
Visualizza per scegliere una delle visualizzazioni disponibili dal menù.
rto
La visualizzazione Layout è la visualizzazione che consente di modificare i report e di
apportare la maggior parte delle modifiche desiderate a un report di Office Access 2007 nel
modo più intuitivo possibile.
ro
be
In visualizzazione Layout il report è
effettivamente in esecuzione e i dati
vengono quindi visualizzati quasi nello
stesso modo in cui verranno stampati.
Poiché i dati possono essere visualizzati
durante la modifica del report, questa
visualizzazione è particolarmente utile
per impostare la larghezza delle colonne,
aggiungere livelli di raggruppamento o
eseguire qualsiasi altra attività che
influisce sull'aspetto e sulla leggibilità del
report.
Il report aperto in visualizzazione Layout non è tuttavia assolutamente identico al report
stampato. Per visualizzare il report nel modo in cui verrà effettivamente stampato, è
necessario utilizzare l'Anteprima di stampa.
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
23
La visualizzazione Struttura offre una
visualizzazione più dettagliata della struttura del
report in quanto consente di visualizzare le
sezioni dell'intestazione e del piè di pagina del
report, della pagina e dei gruppi.
cn
r.i
t
In questa visualizzazione il report non è
effettivamente in esecuzione e non è quindi
possibile visualizzare i dati sottostanti mentre lo
si utilizza.
o@
5.2.2.3 Eliminare una tabella, una query, una maschera, un report.
Per poter procedere con l’eliminazione di un oggetto del database è necessario che sia
chiuso. In un ambiente multiutente assicurarsi che tutti gli utenti abbiano chiuso l'oggetto di
database.
Nel Riquadro di spostamento selezionare l’oggetto da eliminare, quindi scegliere tra:
be
rto
.a
lb
i
er
cliccarci sopra con il tasto destro del mouse e selezionare Elimina dal menù di contesto,
ro
cliccare sul comando Elimina presente nel
gruppo Record della scheda Home,
premere il tasto CANC.
Qualsiasi sia la scelta, viene visualizzata la sottostante finestra di colloquio per la conferma.
24
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
5.2.2.4 Navigare tra i record di una tabella, di una query, di una maschera.
È possibile spostarsi tra i record utilizzando i pulsanti di spostamento.
Record precedente
Record corrente
Record successivo
Ultimo record
Indicatore di filtro
Casella Cerca
o@
Nuovo record (vuoto)
cn
r.i
t
Primo record
er
Quando si fa clic nella casella Record corrente, è possibile digitare un numero di record e
quindi premere INVIO per spostarsi a tale record.
lb
i
Il pulsante dell'indicatore di filtro indica se è stato applicato un filtro:
Se il filtro è stato applicato, il valore del numero complessivo dei record è riferito ai record
risultanti in base al filtro eventualmente utilizzato.
.a
Quando si immette del testo nella casella Cerca, il primo valore corrispondente viene
evidenziato in tempo reale durante l'immissione dei caratteri.
rto
5.2.2.5 Ordinare i record di una tabella, modulo, risultato di una query in ordine
numerico crescente o decrescente, e in ordine alfabetico crescente o
decrescente.
be
È possibile eseguire diversi tipi di ordinamento, tra questi accenniamo all'ordinamento
semplice ed all'ordinamento complesso. Per gli altri tipi di ordinamento visionare la sezione
Filtraggio e ordinamento della guida di Access.
ro
Ordinamento semplice: in visualizzazione Maschera, Foglio dati o Pagina viene eseguito
l'ordinamento semplice, ovvero è possibile disporre tutti i record in ordine crescente o
decrescente, ma non è possibile utilizzare entrambi i criteri di ordinamento3 in più campi.
L’ordinamento avviene, dopo aver selezionato la colonna o la
casella relativi ai dati da riordinare.
3
Criterio di ordinamento: metodo di organizzazione dei dati in base al valore o al tipo di dato. È possibile
ordinare i dati alfabeticamente, numericamente o per data. I tipi di ordinamento utilizzano un ordine crescente
(da 1 a 100, da A a Z) o decrescente (da 9 a 0, da Z a A).
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
25
Quindi si può cliccare sull’icona dell’ordinamento
crescente o su quella dell’ordinamento decrescente, in
base alla necessità, presenti nel gruppo Ordina e filtra
della scheda Home.
cn
r.i
t
In alternativa, cliccando sulla
colonna con il tasto destro del
mouse, si sceglie il tipo di
ordinamento dal menù di scelta
rapida.
o@
Ordinamento complesso: In visualizzazione Struttura delle query, nella finestra
Ordinamento/filtro avanzato, è possibile eseguire ordinamenti complessi. Ciò significa che è
possibile disporre i record in ordine crescente in base ad alcuni campi e in ordine
decrescente in base ad altri.
5.3 Tabelle
er
Le informazioni incluse in un database sono memorizzate in tabelle, le quali contengono dati
relativi ad uno specifico argomento, ad esempio : tabella impiegati.
lb
i
5.3.1 Record
Ogni record di una tabella contiene informazioni relative ad un singolo elemento, ad
esempio: record del dipendente Antonio Rossi, record del dipendente Mario Neri, ecc..
.a
Un record è composto da campi, ad esempio nome, cognome, indirizzo e numero di
telefono.
rto
Un record è comunemente detto riga e un campo è comunemente detto colonna.
5.3.1.1 Inserire, eliminare record in una tabella.
be
Per inserire un record, è innanzitutto necessario aprire una tabella o una maschera.
Aggiungere record nella tabella utilizzando una maschera.
ro
Quando si crea un database basato su un modello disponibile in Access, in genere, alla prima
apertura del database viene caricata una maschera di avvio.
Ad esempio, se si crea un database basato sul modello Contatti, verrà caricata la maschera di
avvio Elenco contatti.
Nella gran parte di questi
modelli è disponibile un
pulsante che consente di
aggiungere un nuovo record
nella maschera di avvio. Nella
maschera Elenco contatti è ad
esempio disponibile il pulsante
Nuovo contatto.
26
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
Utilizzare una maschera.
cn
r.i
t
Nel riquadro di spostamento cliccare doppiamente sul nome della maschera per aprirla nella
visualizzazione predefinita.
clic clic
o@
Per inserire un nuovo record
è necessario cliccare sul
pulsante di spostamento
ro
be
rto
.a
lb
i
er
Nuovo record (vuoto)
Aggiungere record nella tabella in visualizzazione foglio dati
Una tabella aperta in visualizzazione Foglio dati è analoga a un foglio di lavoro di Excel. In
tale tabella è possibile digitare o incollare dati in uno o più campi (il campo equivale a una
cella di un foglio di lavoro).
In Access le modifiche apportate nella tabella sono automaticamente salvate non appena
si sposta il cursore in un nuovo campo della stessa riga o in un'altra riga, pertanto non è
necessario salvare manualmente i dati.
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
27
Nel riquadro di spostamento cliccare doppiamente sul nome della tabella per aprirla nella
modalità predefinita (usualmente in visualizzazione foglio dati).
o@
cn
r.i
t
clic clic
lb
i
er
Dopo l’ultimo record è visibile una riga asteriscata che indica il punto d’inserimento del
nuovo record. La scritta
“(Nuovo)” contenuta nel primo
campo appare se questo è stato
definito di tipo Contatore.
L’inserimento
dei
dati
all’interno dei campi, quindi
nel database, è segnalato dalla
rappresentazione
di
una
matita al posto dell’asterisco,
È possibile inserire un nuovo record, nel foglio
dati, anche cliccando sull’icona Nuovo, presente
nel gruppo Record della scheda Home.
be
rto
.a
che passa alla riga successiva .
ro
Eliminare un record.
L'eliminazione di un record determina la perdita definitiva delle informazioni dalla tabella. È
pertanto consigliabile assicurarsi di volere effettivamente annullare un record prima di
eliminarlo. Per eliminare un determinato record è necessario che esso, quindi la tabella che
lo contiene, non sia correlato con altre tabelle; in questo caso è necessario, prima,
modificare le relazioni.
Selezionare il record o i record che si desidera eliminare posizionando il cursore nella casella
di selezione del record, accanto al record, e quando assume l’aspetto di una freccia a destra,
cliccare e, eventualmente, trascinare per estendere la selezione e premere il tasto CANC.
28
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
t
cn
r.i
oppure
selezionare
Elimina record, o dal
menù di scelta rapida
(tasto destro del mouse)
o
cliccando
l’icona
presente nel gruppo
Record della scheda
Home.
o@
5.3.1.2 Inserire, modificare, eliminare dati in un record.
La gestione di un record avviene tramite una maschera o una tabella.
Nel riquadro di spostamento fare doppio clic sull'elemento che si desidera aprire.
rto
.a
lb
i
er
Quando si apre una
maschera o una
tabella (in visualizclic clic
zazione foglio dati),
vengono visualizzate le eventuali
informazioni
esistenti e il primo
campo del primo
record risulta in
genere selezionato
o evidenziato. Se si inizia a digitare mentre i dati sono selezionati, i caratteri digitati
sostituiranno i dati selezionati.
be
Selezionare il record che contiene i campi da modificare utilizzando la barra di
scorrimento verticale o tramite
i pulsanti di spostamento.
ro
Per immettere informazioni in un campo, fare clic sul campo e quindi posizionare il
cursore nel punto in cui si desidera inserire le informazioni. Quando il cursore è
posizionato nel campo digitare il testo che si desidera inserire. Per correggere un
eventuale errore di digitazione, premere BACKSPACE.
Modifica.
È possibile che talvolta si desideri apportare modifiche a un record esistente, ad esempio per
modificare un indirizzo.
Per modificare un record esistente, aprire una maschera o una tabella, spostarsi al record
che si desidera modificare e quindi apportare le modifiche desiderate.
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
29
Quando si passa a un altro record o si chiude la maschera o la tabella, le modifiche apportate
vengono salvate.
Eliminazione.
È possibile eliminare i dati contenuti in singoli campi se le tabelle o le query sono aperte in
visualizzazione Foglio dati
o Layout
.
cn
r.i
t
in visualizzazione Maschera
o se sono presenti maschere per l'immissione di dati aperti
Dopo aver evidenziato i dati da eliminare dal campo o aver posizionato il cursore
nel campo, premere CANC.
o@
Oppure, nel gruppo Record della scheda Home
fare clic su Elimina.
Quando si passa a un altro record o si chiude la
tabella o la maschera, le modifiche apportate
vengono salvate automaticamente da Access.
er
5.3.2 Progettazione
.a
lb
i
Un database progettato correttamente consente di accedere a informazioni aggiornate e
accurate. Poiché una progettazione corretta è essenziale per raggiungere gli obiettivi
desiderati utilizzando un database, è opportuno dedicare il tempo necessario
all'apprendimento dei principi di una progettazione appropriata. Al termine, sarà molto più
probabile disporre di un database in grado di soddisfare le esigenze e supportare facilmente
eventuali modifiche.
rto
Dato che la presente dispensa vuole solo rispondere alle specifiche del Syllabus 5.0, per
approfondire i concetti della progettazione di un database, si rimanda all’articolo “Nozioni
fondamentali della progettazione di database” della guida di Access 2007.
Nel gruppo Tabelle della scheda Crea fare clic su
Una nuova tabella, vuota, verrà inserita nel database e
aperta in visualizzazione Foglio dati.
ro
be
5.3.2.1 Creare e assegnare un nome a una tabella e specificarne i campi con i
relativi tipi di dati, quali: testo, numero, data/ora, sì/no.
È possibile definire i campi
direttamente nella nuova tabella
oppure aprire la tabella nella
visualizzazione Struttura.
30
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
cn
r.i
t
Nel gruppo Tabelle della scheda Crea fare clic su Modelli di tabella,
quindi selezionare dall'elenco uno dei modelli disponibili. Verrà inserita
una nuova tabella basata sul modello scelto. In access sono disponibili
modelli per elementi comuni, ad esempio contatti, problemi e attività.
o@
Dopo aver creato la tabella, è necessario, almeno a seguito della creazione di una tabella
vuota, l’inserimento dei campi che definiranno il contenuto della tabella stessa. Si può
procedere aggiungendo i campi in visualizzazione Foglio dati o utilizzando i modelli di
campo.
Aggiungere campi ad una nuova tabella in visualizzazione Foglio dati.
lb
i
er
Nei campi (o colonne) si memorizzano le informazioni relative alla specifica tabella. In una
tabella Contatti è, ad esempio, è possibile creare campi relativi a cognome, nome, numero di
telefono, indirizzo e così via, mentre in una tabella Prodotti possono essere inclusi dati
relativi al codice e al nome del prodotto, il prezzo, ecc..
.a
A tutti i campi sono associate le caratteristiche che lo definiscono. A ogni campo è ad
esempio associato un nome di identificazione univoca all'interno della tabella, nonché un
tipo di dati scelto in base alle informazioni da memorizzare.
rto
Il tipo di dati determina i valori che possono essere memorizzati e le operazioni che è
possibile eseguire, nonché la quantità di spazio di memorizzazione da allocare per ogni
valore.
be
A ogni campo, inoltre, è associato un gruppo di impostazioni denominato proprietà che ne
definisce l'aspetto e il funzionamento.
ro
Quando si crea una nuova tabella,
quest'ultima viene aperta in
visualizzazione Foglio dati ed è
possibile aggiungervi subito un
campo digitando le informazioni
desiderate nella colonna Aggiungi
nuovo campo.
Quando si immettono i dati in una nuova colonna, le informazioni digitate vengono
utilizzate per riconoscere il tipo di dati appropriato per il campo. Se si digita una data, ad
esempio 1.1.2006, il campo viene automaticamente impostato su Data/ora. Se non sono
disponibili informazioni sufficienti per impostare il tipo di dati in base a quelli digitati, il
tipo di dati viene impostato su Testo.
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
31
Nella seguente tabella è riportato come i dati inseriti sono riconosciuti automaticamente.
Tipo di dati impostato per il campo
Testo
http://www.contoso.com
Collegamento ipertestuale
50000
Numerico (Intero lungo)
50.000
Numerico (Intero lungo)
50.000,99
Numerico (Precisione doppia)
50000,389
Numerico (Precisione doppia)
31.12.06
Data/ora
31 dicembre 2006
Data/ora
10:50:23
Data/ora
10.50
Data/ora
o@
er
17.50
Data/ora
Valuta
lb
i
€12,50
Numerico (Precisione doppia)
Numerico (Precisione doppia)
rto
3,46E+03
Numerico (Precisione doppia)
.a
21,75
123,00%
cn
r.i
Luca
t
Tipo di informazioni digitate
be
Aggiungere campi mediante i modelli di campi.
ro
È talvolta più semplice effettuare una selezione in un elenco predefinito di campi piuttosto
che creare un campo manualmente. È possibile utilizzare il riquadro attività Modelli di
campo per effettuare una scelta in un elenco di campi predefiniti che consentono un
notevole risparmio di tempo ai fini della creazione dei campi.
Per creare un nuovo campo mediante un modello, con la tabella aperta in visualizzazione
Foglio dati, si clicca sull’icona Nuovo campo presente nel gruppo Campi e colonne, della
scheda Foglio dati degli Strumenti tabella.
Viene visualizzato il riquadro Modelli di campo dove si clicca su uno dei modelli elencati, per
trascinarlo nella tabella aperta. Quando si visualizza la riga di inserimento, rilasciare i campi
che saranno inseriti nella posizione indicata.
32
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
t
cn
r.i
o@
clic e trascina
be
rto
.a
lb
i
er
riga di inserimento
ro
5.3.2.2 Applicare le proprietà dei campi, quali: dimensioni del campo, formato
numerico, formato data/ora, valore predefinito.
La progettazione e creazione di un database prevede la definizione di una o più tabelle, dei
campi (colonne) di ogni tabella e l'impostazione del tipo di dati di ogni campo. Se ad esempio
si desidera memorizzare date e ore, sarà necessario impostare un campo sul tipo di dati
Data/ora. Se invece si desidera memorizzare nomi e indirizzi, sarà necessario impostare uno
o più campi sul tipo di dati Testo e così via.
È possibile impostare i tipi di dati per i campi della tabella lavorando sia in visualizzazione
Foglio dati sia in visualizzazione Struttura.
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
33
Definire il tipo di dati ed il formato in visualizzazione Foglio dati.
Selezionare il campo (la colonna) che si
desidera modificare.
cn
r.i
t
Nel gruppo Tipo di dati e formattazione
della scheda Foglio dati cliccare sulla freccia
della casella Tipo di dati, quindi selezionare
quello appropriato dall'elenco a discesa che
viene visualizzato.
lb
i
Salvare le modifiche apportate.
er
o@
Successivamente si clicca sulla freccia a destra
della casella Formato
per scegliere quello
preferito
dall’elenco
visualizzato.
Posizionare il cursore del mouse nella casella
della colonna Tipo dati in corrispondenza del
campo che si desidera modificare e cliccare
sulla freccia che appare a destra, per scegliere
un nuovo tipo di dati dall’elenco.
Spostandosi nel riquadro Proprietà campo,
nella scheda Generale, si clicca sulla freccia
della casella Formato per selezionare il
formato desiderato.
ro
be
rto
.a
Definire il tipo di dati ed il formato in visualizzazione Struttura.
34
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
Nel riquadro Proprietà campo vengono elencate le proprietà che è effettivamente possibile
impostare, in base al tipo di dati definito per il campo selezionato. Se viene visualizzata una
freccia nella parte destra della casella della proprietà, cliccarci sopra per visualizzare l’elenco
delle possibili scelte.
Di seguito sono elencate le proprietà disponibili per i campi.
proprietà di campo
funzione
Per impostare le dimensioni massime dei dati memorizzati
come Testo, Numeri o Contatore.
Formato
Per personalizzare l'aspetto dei dati in visualizzazione o
stampa.
PosizioniDecimali
Per specificare il numero di decimali da utilizzare nella
visualizzazione dei numeri.
NuoviValori
Per specificare se in un campo di tipo Contatore devono essere
memorizzati valori incrementali o casuali.
MascheraDiInput
Per impostare tipologia e la modalità di immissione dei dati.
Didascalia
Per impostare il testo visualizzato automaticamente nelle
etichette di maschere, report e query.
ValorePredefinito
Per attribuire automaticamente un valore in un campo.
ValidoSe
Per definire la condizione da soddisfare quando si aggiunge o si
modifica il valore del campo.
Richiesto
cn
r.i
o@
er
lb
i
Per inserire il testo da visualizzare quando viene digitato un
valore che non rispetta la condizione presente nella proprietà
ValidoSe
.a
MessaggioErrore
t
DimensioneCampo
Per rendere obbligatoria l'immissione di dati in un campo.
Se impostato a Sì, consente l'immissione di una stringa a
lunghezza zero ("") in un campo di tipo Testo o Memo.
Indicizzato
Per rendere più veloce l'accesso ai dati tramite un indice.
CompressioneUnicode
Per comprimere il testo memorizzato nel campo in caso di
dimensioni eccessive (> 4.096 caratteri)
Modalità IME
Per controllare la conversione dei caratteri in una versione
asiatica di Windows.
be
rto
ConsentiLunghezzaZero
Per controllare la conversione dei caratteri in una versione
asiatica di Windows.
SmartTag
Per collegare uno smart tag a un campo.
SoloAccodamenti
Per consentire il controllo delle versioni di un campo Memo.
FormatoTesto
Scegliere il formato RTF per la memorizzazione di testo come
HTML. Scegliere Testo normale per memorizzare solo testo.
AllineamentoTesto
Per specificare l'allineamento predefinito del testo.
ro
Modalità frase IME
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
35
5.3.2.3 Creare una regola di validazione per numeri, data/ora, valuta.
In Microsoft Access è possibile condizionare i dati che possono essere immessi in un campo
definendo una regola di convalida per quel campo.
Se i dati immessi non sono conformi alla regola, verrà visualizzato un messaggio d’errore che
indica il tipo di immissioni consentite.
cn
r.i
t
La regola di convalida è la proprietà che definisce i valori di immissione validi per un campo o
record in una tabella o per un controllo in una maschera. Quando la regola non viene
rispettata, viene visualizzato il messaggio specificato nella proprietà Messaggio Errore.
Una regola di convalida dei campi consente di verificare il valore immesso in un campo
quando l'utente lo lascia.
Esempio di creazione di una regola di convalida.
o@
Aprire una tabella in visualizzazione Struttura.
er
Nella parte superiore della tabella cliccare sul
campo per il quale si desidera definire la regola
di convalida.
be
rto
.a
lb
i
Nella scheda “Generale” della sezione
“Proprietà campo” cliccare sulla casella della
proprietà “Valido se” e quindi digitare la regola
di convalida oppure fare clic sul pulsante dei
generatori
per creare la regola di convalida
utilizzando il Generatore di espressioni4.
ro
Dalla finestra del generatore
di espressioni clicchiamo
sulla cartella “Operatori”
per visualizzarne l’elenco.
Facendo
doppio
clic
sull’operatore desiderato,
nella sezione superiore
appare la formula già
impostata che modificheremo secondo necessità.
4
clic clic
Generatore di espressioni: Strumento di Access che può essere utilizzato per creare un'espressione.
36
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
o@
er
lb
i
Se viene impostata una regola
di convalida su una tabella
contenente dei dati, quando si
salva la tabella verrà richiesto
l’eventuale applicazione della
nuova regola ai dati esistenti.
Se si conferma, in caso i dati
esistenti violassero la regola di
convalida, viene visualizzato un
avviso.
cn
r.i
t
Ritornando sulla scheda
“Generale”, nella casella
“Messaggio
errore”,
digiteremo il messaggio
che, in fase di inserimento
dei dati, verrà visualizzato,
nel momento in cui si
passa ad altro campo, se il
dato inserito non rientra
nei parametri prestabiliti.
Esempi di regole di convalida riferite a campi di tipo:
Between #01/01/1999# And #31/12/2005#
.a
data/ora
tra due date
>12999
un valore maggiore di
testo
>="N"
testi che iniziano con le lettere da N a Z
rto
numerico o valuta
be
5.3.2.4 Comprendere le conseguenze quando si modificano i tipi di dati, le
proprietà dei campi di una tabella.
ro
Prima di convertire un tipo di dati in un altro, è necessario considerare le conseguenze delle
modifiche sull'intero database. Se vi sono query, maschere e report che utilizzano il campo
che viene convertito, potrebbe essere necessario modificare le espressioni5 che dipendono
dal campo modificato.
Inoltre la modifica del tipo di dati potrebbe determinare il troncamento di alcuni o di tutti i
dati inclusi in un campo e in alcuni casi potrebbe causare la perdita completa dei dati.
5
Espressione: Combinazione di operatori matematici o logici, costanti, funzioni, nomi di campo, controlli e
proprietà che restituisce un valore unico. Le espressioni possono eseguire un calcolo, modificare caratteri o
eseguire dei test su dati.
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
37
Il seguente elenco riporta le modifiche o le restrizioni di una conversione.
In MEMO da:
Si/No
Il valore 1 è convertito in SI, il valore 0 in NO.
cn
r.i
Vengono mantenuti solo i primi 255 caratteri.
Numerico, Valuta, Data/ora, Contatore
Nessuna restrizione.
Si/No
Il valore 1 è convertito in SI, il valore 0 in NO.
Collegamento ipertestuale
Vengono troncati i collegamenti più lunghi di 255 caratteri.
t
In TESTO da:
Memo
o@
Testo, Numerico, Valuta, Data/ora, Contatore, Collegamento ipertestuale
Nessuna restrizione.
rto
.a
lb
i
er
In NUMERICO da:
Testo
Il testo deve essere costituito da numeri e da separatori di valuta e decimali
validi. Il numero di caratteri del campo di tipo Testo deve essere compreso nei
limiti previsti per il campo di tipo Numerico.
Memo
Il campo di tipo Memo deve contenere solo testo e separatori di valuta e
decimali validi. Il numero di caratteri del campo di tipo Memo deve essere
compreso nei limiti previsti per il campo di tipo Numerico.
Numerico, ma con una dimensione o precisione del campo
Le dimensioni dei valori non devono essere maggiori o minori di quelle che
possono essere memorizzate in base alla dimensione del nuovo campo. La
modifica della precisione può determinare l'arrotondamento di alcuni valori.
ro
be
Data/ora
Le date che è possibile convertire dipendono dalla dimensione del campo
numerico. Tenere presente che in Access le date vengono memorizzate come
date seriali e che i valori di data vengono memorizzati come numeri interi a
virgola mobile e precisione doppia.
La data 30 dicembre 1899 viene utilizzata in Access come la data 0.
Valuta, Contatore
I valori devono essere compresi nel limite di dimensioni impostato per il
campo.
Si/No
Il valore SI è convertito in 1, il valore NO in 0.
Collegamento ipertestuale
Non applicabile
38
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
In DATA/ORA da:
Testo, Memo
Il testo originale deve essere costituito da una data riconoscibile o da una
combinazione di data e ora. Ad esempio, 18-gen-2006.
Numerico
Il valore deve essere compreso tra – 657.434 e 2.958.456,99998843.
Valuta
t
Il valore deve essere compreso tra – € 657.434 e € 2.958.456,9999.
o@
cn
r.i
Contatore
Il valore deve essere > di – 657.434 ed essere > di 2.958.466.
Si/No
Il valore – 1 (SI) è convertito 29 dicembre 1899, il valore 0 (NO) nell’ora
00.00.00 .
Collegamento ipertestuale
Non applicabile.
er
In VALUTA da:
Testo, Memo
Il testo deve essere costituito da numeri e separatori validi.
Numerico, Contatore
Nessuna restrizione.
.a
lb
i
Data/ora
Nessuna restrizione, ma è possibile che il valore venga arrotondato.
Si/No
Il valore -1 (Sì) viene convertito in € 1. Il valore 0 (No) viene convertito in 0 €.
Collegamento ipertestuale
Non applicabile.
rto
In CONTATORE da:
Testo, Memo, Numerico, Data/ora, Valuta, Sì/No
Non consentito se il campo di tipo Contatore è utilizzato come chiave
primaria.
Collegamento ipertestuale
Non applicabile.
ro
be
In SI/NO da:
Testo, Memo
Perdita di dati se differenti dai valori Sì, No, Vero, Falso, On o Off.
Numerico, Valuta
Il valore zero o Null viene convertito in No. Tutti gli altri valori vengono
convertiti in Sì.
Data/ora
Il valore Null o il valore di ora 0.00.00 viene convertito in No. Tutti gli altri
valori vengono convertiti in Sì.
Contatore
Tutti i valori vengono convertiti in Sì.
Collegamento ipertestuale
Non applicabile.
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
39
rto
.a
lb
i
er
o@
cn
r.i
t
In COLLEGAMENTO IPERTESTUALE da:
Testo, Memo
Se il testo originale contiene un indirizzo Web valido, ad esempio adatum.com
, www.adatum.com oppure http://www.adatum.com, il testo viene convertito
in un collegamento ipertestuale. Viene tentata la conversione di altri valori,
ovvero il testo viene visualizzato sottolineato e il puntatore del mouse cambia
aspetto quando lo si posiziona sul collegamento, ma i collegamenti non sono
funzionanti. Il testo può contenere qualsiasi protocollo Web valido, ovvero
http://, gopher://, telnet://, ftp://, wais:// e così via.
Numerico
Non consentito quando un campo di tipo Numerico fa parte di una relazione.
Se il valore originale è espresso nella forma di un indirizzo IP valido (quattro
gruppi di tre numeri separati da un punto: nnn.nnn.nnn.nnn) e il numero
coincide con un indirizzo Web, la conversione restituirà un collegamento
valido. In caso contrario, all'inizio di ogni valore viene automaticamente
aggiunto http:// e i collegamenti risultanti non sono validi.
Data/ora
In Access viene aggiunto http:// all'inizio di ogni indirizzo, ma i collegamenti
risultanti non sono quasi mai validiValuta
In Access viene aggiunto http:// all'inizio di ogni valore, ma, analogamente
alle date, i collegamenti risultanti non sono quasi mai validi.
Contatore
Non consentito quando il campo di tipo Contatore fa parte di una relazione. In
Access viene aggiunto http:// all'inizio di ogni valore, ma i collegamenti
risultanti non sono quasi mai validi.
Si/No
In Access tutti i valori Sì vengono convertiti in -1 e tutti i valori No vengono
convertiti in 0 e all'inizio di ogni valore viene aggiunto http://. I collegamenti
risultanti non sono validi.
5.3.2.5 Definire un campo come chiave primaria.
be
Una chiave primaria è un campo o un set di campi, inclusi nella tabella, che forniscono un
identificatore univoco per ogni riga tabellare.
ro
In un database relazionale le informazioni vengono suddivise in tabelle separate in base
all'argomento.
Per riunire le informazioni vengono utilizzate le relazioni e le chiavi primarie delle tabelle.
Ciò è possibile poiché dopo aver definito la chiave primaria, la si utilizza in altre tabelle per
fare riferimento alla tabella a cui appartiene.
Per esempio, il campo ID cliente nella tabella Clienti potrebbe essere visualizzato anche nella
tabella Ordini.
Nella tabella Clienti, tale campo corrisponde alla chiave primaria, mentre nella tabella Ordini
è denominata chiave esterna (in termini semplici, una chiave esterna è la chiave primaria di
un'altra tabella).
40
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
Chiave primaria
cn
r.i
t
Chiave esterna
er
o@
I valori che costituiscono la chiave primaria devono identificare ogni riga in modo univoco,
non devono essere mai vuoti o Null (ovvero devono sempre contenere un valore), e non
devono essere mai, se non molto raramente, modificati.
Se si dispone di una tabella in cui a ogni record è associato un numero di identificazione, ad
esempio un numero ID, un numero di serie o un codice, tale campo potrebbe essere adatto a
costituire la chiave primaria. Affinché la chiave primaria funzioni in modo corretto, il campo
deve identificare in modo univoco ogni riga, non contenere mai valori vuoti o Null e non
essere mai o quasi mai modificato.
rto
.a
lb
i
Per impostare la chiave primaria è necessario utilizzare la visualizzazione Struttura.
Si seleziona il campo, o i
campi, che si desidera
utilizzare
come
chiave
primaria:
Per
selezionare
un
campo, fare clic sul
selettore di riga relativo
al campo desiderato.
ro
be
Per
selezionare
più
campi, tenere premuto
CTRL e quindi fare clic sul
selettore di riga di ogni
campo.
Nel gruppo Strumenti della scheda
Progettazione della barra degli Strumenti
tabella, fare clic su Chiave primaria.
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
41
In alternativa si può cliccare, sul campo da impostare a
chiave primaria, con il tasto destro del mouse e
selezionare Chiave primaria dall’elenco di scelta rapida
che viene visualizzato.
er
o@
Per eliminare l’indicizzazione del campo o per cambiare la tipologia
della chiave da primaria (senza duplicati) a
secondaria (con duplicati), si clicca sulla freccia a
destra della casella Indicizzato, nella sezione
delle Proprietà campo e selezionare Si (Duplicati
ammessi).
cn
r.i
t
Verrà aggiunto un indicatore di chiave a sinistra del campo definito
come chiave primaria
e con la impostazione,
nelle Proprietà campo,
a Indicizzato Si (Duplicati non ammessi).
lb
i
5.3.2.6 Inserire un campo in una tabella esistente.
Dopo aver aperto il database, si cerca nel riquadro di spostamento la tabella da modificare
per aprirla in visualizzazione Foglio dati o visualizzazione Struttura.
rto
.a
Inserire un campo in visualizzazione Foglio dati
Fare doppio clic sulla tabella che si desidera
modificare, per aprirla in visualizzazione Foglio
dati.
Clic clic
ro
be
Se necessario, scorrere in senso orizzontale fino a primo campo vuoto. Per impostazione
predefinita, verrà visualizzato Aggiungi nuovo campo nella riga di intestazione di tutti i
nuovi campi.
Fare doppio clic sulla riga di intestazione e quindi digitare un nome per il nuovo campo.
Clic clic
42
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
Per inserire un campo prima di uno già
presente, si seleziona la colonna a
sinistra della quale si desidera inserire il
nuovo campo quindi…
…dal gruppo Campi e colonne della scheda Foglio
cn
r.i
t
dati si clicca su
per inserire un nuovo
campo (Campo1, ecc.), cui assegnare un nome e
definirne le proprietà.
o@
Precedentemente, nel paragrafo Aggiungere campi mediante i modelli di campi, è
stata spiegata la procedura per inserire un nuovo campo selezionandolo da un
modello esistente; ovviamente, il campo inserito, è già nominato e possiede le
proprietà standard di quella specifica voce.
Inserire un campo in visualizzazione struttura
lb
i
er
Nel riquadro di spostamento cliccare, con il
tasto destro del mouse, sul nome della
tabella da aprire, dal menù rapido,
selezionare Visualizzazione Struttura.
rto
.a
Nella colonna Nome campo selezionare la
prima riga vuota e quindi digitare un nome
per il campo.
be
Nella cella adiacente, relativa alla colonna
Tipo dati, automaticamente viene assegnato
il tipo dati Testo; cliccando sulla freccia, a
destra nella casella, si visualizza l’elenco delle
tipologie tra cui scegliere quella più adatta.
ro
Nella scheda Generale, della sezione
Proprietà campo, si possono definire tutte le
specifiche da attribuire al nuovo campo.
Per inserire un nuovo campo tra quelli già
presenti, si seleziona il campo prima del quale
effettuare l’inserimento, quindi si clicca con il
tasto destro del mouse per aprire il menù di
scelta rapida ove selezionare:
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
43
cn
r.i
t
Si prosegue con l’attribuzione del nome, del
tipo e delle proprietà del campo.
Qualsiasi sia il percorso utilizzato per l’inserimento del nuovo campo, alla fine salvare le
modifiche apportate.
o@
5.3.2.7 Modificare l’ampiezza delle colonne, o delle righe, di una tabella.
Aprire una tabella in visualizzazione foglio dati quindi:
er
Per impostare una larghezza specifica per una colonna, posizionare il puntatore sul bordo
destro della colonna da ridimensionare, finché non assume l’aspetto di una linea con doppia
freccia, e trascinare fino a ottenere la larghezza desiderata.
lb
i
Per adattare la larghezza della colonna ai dati in essa contenuti, fare doppio clic sul bordo
destro della relativa intestazione.
Fare doppio clic sul margine destro di una
intestazione di colonna per cambiare la
dimensione della colonna ed adattarla ai dati
in essa contenuti.
be
rto
.a
Trascinare il cursore per
cambiare la larghezza della
colonna.
ro
Trascinare qui per cambiare l’altezza
delle righe, per tutte le righe.
Per ridimensionare le righe, posizionare il
puntatore tra due selettori di record qualsiasi
sul lato sinistro del foglio dati, come illustrato
nella figura, e trascinare fino a ottenere le
dimensioni di riga desiderate.
44
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
5.4 Cercare informazioni
5.4.1 Operazioni fondamentali
Il reperimento delle informazioni può essere effettuato tramite due operazioni fondamentali
diverse tra loro: la ricerca ed il filtraggio.
t
La ricerca consiste nell’individuazione di uno o più record in tabelle, query e maschere di
database.
cn
r.i
Il filtraggio consiste nella visualizzazione di record corrispondenti a una specifica
condizione.
L'ordinamento, assieme al filtraggio rappresentano il processo di selezione ed
organizzazione, in uno specifico ordine, di un insieme di record (Trova e Sostituisci).
Trovare i dati in una tabella o maschera
o@
5.4.1.1 Usare il comando di ricerca per trovare una parola, un numero, una data
specificati in un campo.
be
rto
.a
lb
i
er
Nella tabella, o maschera, selezionare il campo (colonna) in cui eseguire la ricerca.
Cliccare sull’icona Trova, presente nel gruppo Trova della scheda Home.
ro
Scelta rapida da tastiera
+
Nella casella Trova digitare la stringa di ricerca.
Nella prima casella Cerca in:, selezionare un campo per
eseguire la ricerca in tutti i record solo nel campo
corrente; selezionare il foglio dati per eseguire la ricerca in
tutti i campi di tutti i record.
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
nome campo
nome foglio dati
o maschera
45
Nella casella Confronta: si seleziona il tipo di corrispondenza della stringa nel campo.
Ad esempio:
Parte del campo: per la stringa “berg” trova sia Bergen sia Heidelberg.
Campo intero: per la stringa “London” trova London ma non
Londonderry.
Inizio campo: per la stringa “berg” trova Bergen ma non Heidelberg.
cn
r.i
t
Nella seconda casella Cerca in:, selezionare una direzione di ricerca verso il
primo record, verso l’ultimo record o nell’intera tabella.
5.4.1.2 Applicare un filtro ad una tabella, query, maschera o report.
I filtri disponibili dipendono dal tipo di dati presenti nella colonna
selezionata.
be
1
rto
.a
lb
i
er
o@
Un filtro può essere definito come un criterio, una regola indicata in un campo, che definisce
il valore che si vuole visualizzare in esso. Applicando il filtro, sono visualizzati solo i record
contenenti i valori rispondenti ai criteri definiti; gli altri record rimarranno nascosti fino alla
rimozione del filtro.
Per visualizzare, ad esempio, tutte le
persone il cui compleanno cade in un
mese specifico, è possibile fare clic sui
comandi di menù appropriati.
2
Le possibilità comprese nel filtro Tutte le date nel periodo
ignorano le parti giorno e anno del formato tipo data/ora.
ro
Vediamo quale risultato si otterrà selezionando, come criterio da applicare, il mese di aprile:
46
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
3
Le icone nell'intestazione di colonna, sulla barra di spostamento tra i record e nel
gruppo Ordina e filtra della scheda Foglio dati degli Strumenti tabella, indicano che
la visualizzazione corrente è filtrata in base alla colonna Data di nascita.
4
Se si posiziona il mouse sull'intestazione di colonna, verrà visualizzata la descrizione
del criterio del filtro corrente.
t
Quando si applica un ulteriore filtro a una colonna già filtrata, il filtro precedente viene
rimosso prima di applicare quello nuovo.
cn
r.i
Anche se per ogni campo è attivo un solo filtro per volta, è possibile specificare un filtro
diverso per ogni campo incluso nella visualizzazione.
Filtri Comuni.
Aprire una tabella o una query in visualizzazione Foglio dati, oppure una maschera in
visualizzazione Maschera o un report in visualizzazione Report o Layout.
o@
Verificare che alla visualizzazione non sia già applicato un filtro. Sulla barra del selettore di
record verificare che sia presente l'icona Non filtrato o l'icona Nessun filtro inattiva:
lb
i
er
La modalità di rimozione dei filtri è spiegata nel paragrafo successivo: 5.4.1.3 Eliminare
l’applicazione di un filtro da una tabella, query, maschera o report.
rto
.a
Fare clic in un punto qualsiasi
della colonna o del controllo
corrispondente al primo
campo da filtrare.
ro
be
Nel gruppo Ordina e filtra
della scheda Home fare clic
su Filtro in modo…
…da visualizzare il menù di
ordinamento e
selezione.
È possibile applicare un filtro in base ai valori di
campo, deselezionando le caselle di controllo, a
sinistra della visualizzazione dei valori da non
considerare nel criterio di filtraggio, quindi cliccare
su OK.
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
47
In base alla tipologia del campo selezionato, per applicare un filtro comune si clicca su:
Per un campo Data/ora
cn
r.i
t
Per un campo Numerico
Per un campo Testo
rto
.a
lb
i
er
o@
Le finestre di colloquio per l’inserimento dei valori, a parità di
criterio, sono molto simili:
Ripetere i passaggi precedenti per ogni campo che si desidera filtrare.
ro
be
Filtro in base a selezione.
Si seleziona il valore che si desidera utilizzare come
base per il filtro, ad esempio, nel campo Data di
nascita, si clicca sulla data 10/08/1977 e, quindi, su
uno dei comandi di selezione disponibili nel menù
che viene visualizzato cliccando sull’icona Selezione
nel gruppo Ordina e filtra della scheda Home.
I comandi disponibili cambiano in base al tipo di
dati cha caratterizzano il valore selezionato.
Anche cliccando direttamente con il pulsante
destro del mouse sul campo, si ha la disponibilità di
questi comandi, presenti nel menù di scelta rapida che viene visualizzato.
48
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
Di seguito riassumiamo i passi per filtrare in base alla selezione:
cn
r.i
t
1) Aprire una tabella o una query in visualizzazione Foglio dati, oppure una maschera in
visualizzazione Maschera o un report in visualizzazione Report o Layout.
o@
2) Verificare che alla visualizzazione non sia già applicato un filtro. Sulla barra del selettore
di record verificare che sia presente l'icona Non filtrato o l'icona Nessun filtro inattiva.
4) Nel gruppo Ordina e filtra della scheda
Home fare clic su Selezione, quindi sul
filtro che si desidera applicare.
ro
be
rto
.a
lb
i
er
3) Spostarsi nel record in cui è contenuto il valore da utilizzare come parte del filtro e
quindi fare clic nella colonna (in visualizzazione Foglio dati) o nel controllo (in
visualizzazione Maschera, Report o Layout).
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
49
Filtro in base a maschera.
.a
lb
i
Immettere il primo insieme di valori,…
er
...nel gruppo Ordina e filtra della scheda
Home, fare clic su Ordinamento/filtro
avanzato e quindi su Filtro in base a
maschera.
o@
cn
r.i
t
Questo tipo di filtro risulta utile quando si desidera filtrare numerosi campi in una maschera
o in un foglio dati.
Se ad esempio si desidera trovare tutti i record dei clienti la cui posizione è quella di Titolare
e in cui la persona risiede a Roma o a Trieste, aprire la maschera Clienti e,…
be
rto
…fare clic sulla scheda Oppure e quindi
immettere l'insieme di valori successivo.
ro
Il risultato della selezione si ottiene attivando il filtro.
Per attivare il filtro:
Nel gruppo Ordina e filtra della scheda Home fare clic su Attiva/disattiva filtro
Verranno visualizzati solo i record che corrispondono a quanto specificato
50
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
.
Di seguito riassumiamo i passi per filtrare in base a maschera:
cn
r.i
t
1) Aprire una tabella o una query in visualizzazione Foglio dati o una Maschera in
visualizzazione maschera.
o@
2) Verificare che alla visualizzazione non sia già applicato un filtro. Sulla barra del selettore
di record verificare che sia presente l'icona Non filtrato o l'icona Nessun filtro inattiva.
lb
i
er
3) Nel gruppo Ordina e filtra della scheda
Home fare clic su Avanzate, quindi
scegliere Filtro in base a maschera dal
menù di scelta rapida.
.a
4) In base alla visualizzazione utilizzata,
eseguire una delle operazioni seguenti:
rto
In visualizzazione Foglio dati fare clic
sulla prima riga della colonna da filtrare.
Cliccare sulla freccia visualizzata e
quindi selezionare un valore.
ro
be
Per aggiungere altri valori, fare clic sulla
scheda Oppure nella parte inferiore del foglio dati e selezionare un altro valore.
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
51
o@
er
È possibile aggiungere altri
valori facendo clic sulla
scheda Oppure nella parte
inferiore della maschera e
selezionando un altro valore.
Fare di nuovo clic sulla
scheda Oppure per aggiungere eventuali altri valori.
cn
r.i
t
In visualizzazione Maschera fare clic sulla freccia
visualizzata nel controllo e quindi selezionare un
valore in base al quale applicare il filtro.
ro
be
rto
.a
lb
i
5) Nel gruppo Ordina e filtra della scheda Home fare clic
su Attiva/disattiva filtro.
52
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
Filtri avanzati.
Tramite la funzionalità Ordinamento/filtro avanzato (presente nell’elenco visualizzato
cliccando sulla voce Avanzate, presente nel gruppo Ordina e filtra della scheda Home), è
possibile applicare filtri non disponibili nell'elenco di filtri comuni. Tale funzione richiede una
certa familiarità con la scrittura di espressioni (simili alle formule create in Excel), e ai criteri
specificati durante la progettazione di una query.
o@
cn
r.i
t
Si apre una tabella, o
una query, in visualizzazione Foglio dati, una
maschera in visualizzazione Maschera o un
report in visualizzazione Report o Layout.
Nel gruppo Ordina e filtra della scheda Home fare clic
su Avanzate, quindi scegliere Ordinamento/filtro
avanzato dal menù di scelta rapida.
Aggiungere i campi a cui applicare il filtro alla griglia.
DDOOPPPPIIOO CCLLIICC
OO CCLLIICC EE TTRRAASSCCIINNAA
ro
be
rto
.a
lb
i
er
Verificare che alla visualizzazione corrente non sia
già applicato un filtro; nel caso eliminarlo.
Nella riga Criteri di
ogni campo specificare
un criterio. I criteri
vengono
applicati
complessivamente.
Risulteranno visualizzati solo i record che corrispondono a tutti i criteri specificati nella riga Criteri.
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
53
Per specificare criteri alternativi per un singolo campo, digitare il primo criterio nella riga
“Criteri:” e il secondo nella riga “Oppure:” e così via.
per visualizzare le righe filtrate.
cn
r.i
t
Cliccare su Attiva/disattiva filtro
5.4.1.3 Eliminare l’applicazione di un filtro da una tabella, query, maschera o
report.
o@
Per ripristinare la visualizzazione completa di tutti i record
(non filtrata), rimuovere i filtri.
er
Per passare dalla visualizzazione filtrata a quella non
filtrata e viceversa, fare clic su Attiva/disattiva filtro nel
gruppo Ordina e filtra della scheda Home.
Se un filtro non è più necessario è possibile rimuoverlo definitivamente cancellandolo.
ro
be
rto
.a
lb
i
È possibile cancellare un filtro da un singolo campo oppure tutti i filtri da tutti i campi nella
visualizzazione.
54
Per cancellare un filtro da un
singolo campo, cliccare sulla
freccia nell'intestazione di
colonna, o sull’icona di segnalazione dell’applicazione del
filtro
, e quindi scegliere
Cancella filtro da “campo”.
Per cancellare tutti i filtri da tutti i campi cliccare
su Avanzate nel gruppo Ordina e filtra della
scheda Home, quindi scegliere Cancella tutti i
filtri dal menù di scelta rapida.
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
5.4.2 Query
Una query è una richiesta d’azione o d’interrogazione (o entrambe) riferita ai dati contenuti
in un database.
5.4.2.1 Comprendere che una query viene utilizzata per estrarre e analizzare dei
dati.
cn
r.i
t
Una query può essere utilizzata per estrarre informazioni, eseguire calcoli, combinare dati di
diverse tabelle oppure aggiungere, modificare o eliminare i dati nelle tabelle.
Eseguendo la query è possibile analizzare i dati verificandone la consistenza in base al
risultato ottenuto quando si applicano determinati criteri e/o unendo informazioni prelevate
da diverse origini record (tabelle ed altre query).
Esistono diversi tipi di query, ognuno finalizzato a uno scopo diverso:
o@
Le query di selezione consentono ad esempio di visualizzare i dati che
rispondono a determinati criteri o per eseguire calcoli.
er
Le query di comando di modificare i dati
(aggiungere, modificare, eliminare) o di creare
una nuova tabella.
lb
i
Le query con parametri richiedono l'impostazione di criteri al
momento dell'esecuzione.
5.4.2.2 Creare e salvare una query su una sola tabella usando dei criteri di ricerca
assegnati.
.a
È possibile creare la query in visualizzazione Struttura oppure mediante una procedura
guidata.
rto
Si utilizzerà innanzitutto una procedura guidata per creare la
query, quindi la si perfezionerà in visualizzazione Struttura.
ro
be
Nel gruppo Altro della scheda Crea fare clic su Creazione guidata
Query.
Nella finestra di dialogo
Nuova query fare clic su
Creazione guidata Query
semplice e quindi sul
pulsante OK.
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
55
t
Viene visualizzata la
specifica
finestra
dove, nella sezione
Tabelle/query,
si
clicca sul nome della
tabella contenente i
dati che si desidera
utilizzare.
cn
r.i
Nel nostro caso, fare
clic sul nome Tabella:
Tabella1.
o@
Notare la possibilità
di utilizzare un'altra
query come origine
record.
lb
i
rto
.a
Nella sezione Campi
disponibili: si clicca,
prima sul nome del
campo, poi sulla
freccia a destra
(oppure doppio clic
sul nome); si ripete il
passaggio per ogni
campo da selezionare.
er
Una volta scelta la
tabella, si devono
selezionare i campi
che
si vogliono
visualizzare
nel
risultato.
ro
be
Per selezionare tutti
i campi in una volta
sola, si clicca sulla
doppia freccia a
destra.
Si prosegue cliccando sul pulsante
Avanti.
La successiva finestra di colloquio permette di definire se la nuova query dovrà produrre un
risultato di dettaglio, che mostrerà tutti i campi dei record rispondenti ai criteri che saranno
definiti successivamente, o di riepilogo, dove il risultato mostrerà solo i campi selezionati ed
il cui contenuto sarà il calcolo del valore di riepilogo in base all’opzione scelta.
56
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
Si spunta la casella di
dettaglio o quella di
riepilogo.
Nel secondo caso si
attiva il pulsante
rto
.a
lb
i
er
o@
cn
r.i
t
che
permette
la
visualizzazione della
finestra delle opzioni.
È possibile scegliere tra la somma
dei valori contenuti in un campo
oppure calcolare il valore medio,
minimo o massimo tra quelli
espressi. Una ulteriore funzione
permette di contare i record.
ro
be
Nel caso si voglia
applicare una o più
opzioni di riepilogo, i
campi
selezionati
devono essere di tipo
valuta o numerici.
Nel passaggio successivo viene chiesto di
nominare la query e,
nel caso, modificare
la struttura e/o i
criteri della query.
Quindi si procede cliccando su Fine.
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
57
La query viene salvata automaticamente tra gli oggetti del
database con il nome attribuito dal sistema, o con quello da noi
digitato.
lb
i
er
o@
cn
r.i
t
Avendo selezionato, nell’ultima finestra di Creazione guidata
Query semplice, la modifica della struttura della query, questa
viene mostrata in visualizzazione struttura dove, nella riga dei
criteri, inseriremo nel campo in base al quale effettuare
l’estrazione dei record, il criterio di selezione
be
rto
.a
Nell’esempio è stata inserita la parola Roma come criterio di selezione
cosicché, cliccando sull’icona Esegui (presente nel gruppo Risultati
della scheda Struttura contenuta nella barra degli Strumenti query), si
esegue la query ottenendo, come risultato, i soli record con Roma nel
campo Città.
ro
Creazione di una query in visualizzazione struttura.
Una query, come già accennato, può essere creata anche in
visualizzazione struttura, cliccando sull’icona Struttura query,
presente nel gruppo Altro della scheda Crea.
Viene creata una nuova query vuota (il cui nome Queryn è
assegnato in automatico dal sistema), in visualizzazione
struttura.
Contemporaneamente è visualizza la finestra di dialogo Mostra tabella, in cui scegliere
tabelle e/o query da aggiungere alla struttura della query.
58
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
Per aggiungere la
tabella, o la query, si
fa doppio clic su di
essa o, dopo averla
selezionata, si clicca
su Aggiungi.
cn
r.i
t
Dopo aver inserito la
tabella, o la query, si
rto
.a
lb
i
er
o@
clicca su
per
chiudere
la
finestra Mostra tabella e selezionare i
campi che costituiranno la nuova query.
I
campi
vengono
inseriti, dopo averli
selezionati,
facendo
doppio clic (inserimento nella prima colonna
libera), o trascinandoli
con il mouse nella
posizione voluta.
Il segno di spunta nella
casella Mostra, per-
ro
be
metterà la visualizzazione di quel campo nel risultato della query.
Si procede, quindi, con l’inserimento dei criteri (come già visto
nella creazione guidata) e con il salvataggio che si effettua
selezionando il comando Salva visualizzato cliccando il pulsante
Microsoft.
Viene visualizzata la
finestra Salva con
nome, dove possiamo
digitare il nome della
nuova query o confermare quello assegnato
dal sistema.
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
59
5.4.2.3 Creare e salvare una query su due tabelle usando dei criteri di ricerca
assegnati.
cn
r.i
t
Se fosse necessario utilizzare due tabelle perché, ad esempio, si
vuole realizzare una query che restituisca un elenco di ordini del
primo trimestre (in questo caso necessitano sia la tabella Clienti
che la tabella Ordini), s’interviene nella finestra “Creazione
guidata Query semplice” dove si selezionano sia le tabelle che i
campi che dovranno essere utilizzati nella query stessa.
1°) Dalla tabella
Clienti selezioniamo i
campi ID, Società,
Città e mentre, della
tabella Ordini, utilizziamo i campi ID
ordine e Data ordine.
o@
2°
lb
i
er
1°
rto
.a
2°)
Dopo aver selezionato i campi della prima
tabella, si passa alla successiva cliccando sulla freccia
a destra della casella “Tabelle/
query”, per visualizzare l’elenco delle
tabelle, e/o query, da scorrere per
effettuare la nuova selezione. Una
volta selezionati tutti i campi
utilizzati dalla nuova query, si
.
La successiva finestra chiede se la nuova query dovrà
essere di dettaglio o di riepilogo.
ro
be
procede cliccando su
Nel presente esempio si prosegue con la
creazione di una query di dettaglio
quindi, nella seguente finestra, viene
chiesto d’inserire un nome da assegnare
al
posto
di
quello
proposto
automaticamente.
60
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
Dovendo assegnare i criteri di selezione, si spunta la casella “Modificare la struttura della
query” e si clicca sul pulsante
.
rto
.a
lb
i
er
o@
cn
r.i
t
Viene visualizzata la finestra della struttura della query dove, nella parte superione, sono
riportate le tabelle utilizzate e la linea di unione che ne rappresenta la relazione.
Per evitare risultati non
rispondenti alle aspettative, è
necessario
verificare
le
proprietà
della
relazione
cliccando su di essa con il tasto
destro
del
mouse,
e
selezionando “Proprietà join”
causando
l’apertura
della
omonima finestra.
In essa sono riportati i nomi
delle due tabelle ed il campo
che le relaziona, in basso sono
elencate le possibili soluzioni ottenibili.
be
Volendo conoscere per ogni cliente tutti gli ordini fatti nel primo trimestre dell’anno, si
selezionerà la terza soluzione.
ro
Dato che ci interessano gli ordini del primo trimestre di un determinato anno, nella casella
Criteri del campo “Data Ordine” scriveremo: Between #01/01/2006# And #31/03/2006#
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
61
Creazione di una query su due tabelle, in visualizzazione struttura.
cn
r.i
t
La query, come già sappiamo, può essere creata anche in
visualizzazione struttura, cliccando sull’icona Struttura query,
presente nel gruppo Altro della scheda Crea.
Doppio clic sulla tabella o clic
sul pulsante Aggiungi, dopo
la selezione del nome.
er
Sono da definire
le tabelle che
saranno
utilizzate, selezionandole dall’elenco
contenuto nella
finestra Mostra
tabella.
o@
Viene impostata
la query a cui, il
sistema assegna
il nome Query1.
lb
i
Conclusa la scelta delle tabelle (o query), da utilizzare, si clicca sul pulsante
.
rto
.a
È sempre opportuno verificare le proprietà della relazione, cliccando su di essa con il tasto
destro del mouse, e selezionare “Proprietà join” per
aprire l’omonima finestra,
come già illustrato nella
precedente creazione guidata.
be
Da ogni tabella si selezionano
i campi che costituiranno la
query.
ro
Essi vengono inseriti, dopo
averli selezionati, facendo
doppio clic (l’inserimento
avviene nella prima colonna
libera), o trascinandoli con il
mouse nella posizione voluta.
Si procede, quindi, con l’inserimento dei criteri nella casella Criteri del
campo “Data Ordine”, ove scriveremo:
Between #01/01/2006# And #31/03/2006#
62
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
cn
r.i
t
Il risultato dell’esecuzione della query sarà una terza tabella, composta dai campi selezionati
dalle due tabelle di origine, i cui record saranno solo quelli rispondenti ai criteri di selezione
inseriti.
Selezionando il comando Salva visualizzato cliccando il pulsante
si visualizza la finestra Salva con nome, dove possiamo digitare il
nome da dare alla nuova query o confermare quello assegnato
dal sistema.
o@
5.4.2.4 Aggiungere criteri ad una query utilizzando i seguenti operatori: =
(uguale), <> (diverso), < (minore di), <= (minore di o uguale a), >
(maggiore di), >= (maggiore di o uguale a).
I criteri, come le formule, sono costituiti da stringhe contenenti riferimenti a campi,
operatori e costanti.
consentono di combinare due valori e restituire un risultato True,
False o Null. Gli operatori logici vengono inoltre definiti operatori
booleani. (And, Oppure, Eqv, Not, Xor)
rto
.a
Operatori logici
consentono di calcolare un valore da due o più numeri oppure di
modificare il segno di un numero da positivo a negativo.
(+, -, *, /, \, Mod, ^)
lb
i
Operatori aritmetici
er
Un operatore è una parola o un simbolo che indica una specifica relazione aritmetica o
logica tra gli altri elementi di un'espressione; sono in genere utilizzati per indicare una
relazione tra due identificatori. Essi si dividono in:
Operatori di concatenazione
ro
be
Operatori speciali
consentono di combinare insieme due valori di testo in una
stringa. (&, +)
Is Null o Is Not Null (determina se un valore è nullo o no)
Like (confronta i valori delle stringhe utilizzando i caratteri ? e *)
Between (inclusione, in un intervallo, di un valore numerico o di tipo
data)
In(stringa,…) (verifica la presenza di una determinata stringa di
caratteri all’interno di altre stringhe
Operatori di confronto
consentono di confrontare i valori e restituire un risultato True,
False oppure Null (valore sconosciuto).
< verifica se il primo valore è minore del secondo valore
<= verifica se il primo valore è minore o uguale del secondo valore
> verifica se il primo valore è maggiore del secondo valore
>= verifica se il primo valore è maggiore o uguale del secondo valore
= verifica se il primo valore è uguale al secondo valore
<> verifica se il primo valore è diverso del secondo valore
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
63
er
o@
cn
r.i
t
Vediamo ora, come utilizzare
gli operatori di confronto in
una query di selezione
basata sulla tabella Prodotti.
Per selezionare tutti i
prodotti il cui prezzo sia
inferiore a 10 euro, nel
campo criteri scriviamo:
be
rto
.a
lb
i
Per selezionare tutti i prodotti il cui prezzo sia uguale o inferiore a 10 euro, nel campo criteri
scriviamo:
ro
Per selezionare tutti i prodotti il cui prezzo sia superiore a 10 euro, nel campo criteri
scriviamo:
64
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
cn
r.i
t
Per selezionare tutti i prodotti il cui prezzo sia uguale o superiore a 10 euro, nel campo
criteri scriviamo:
er
o@
Per selezionare tutti i prodotti il cui prezzo sia uguale a 10 euro, nel campo criteri scriviamo:
be
rto
.a
lb
i
Per selezionare tutti i prodotti il cui prezzo sia diverso da 10 euro, nel campo criteri
scriviamo:
ro
5.4.2.5 Aggiungere criteri ad una query utilizzando uno o più dei seguenti
operatori logici: AND, OR, NOT.
Più criteri specificati in diversi campi nella riga Criteri vengono combinati mediante
l'operatore AND.
Se, per esempio, vogliamo estrarre, dalla tabella Prodotti, solo quelli appartenenti alla
Categoria “Frutta secca” ed il cui Prezzo di listino sia uguale o inferiore ad € 10 dobbiamo
scrivere, queste specifiche, negli rispettive colonne della medesima riga Criteri.
In altre parole, i criteri specificati nei campi Prezzo di listino e Categoria sono interpretati nel
seguente modo: Prezzo di listino <= 10 AND Categoria = “Frutta secca”
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
65
cn
r.i
t
I campi Prezzo di
listino e Categoria
contengono i criteri.
er
o@
Solo i record che
soddisfano entrambi
i criteri sono inclusi
nel risultato della
query.
lb
i
Si supponga che si desideri invece che solo una di tali condizioni venga soddisfatta, ovvero di
definire dei criteri alternativi combinati tra loro dall’operatore OR.
rto
.a
In questo caso è possibile utilizzare sia la riga Criteri sia la riga Oppure nella griglia di
struttura.
Il criterio del Prezzo di
listino è definito nella
riga Criteri:, mentre
quello relativo alla
Categoria è contenuto
nella riga Oppure:
ro
be
Nel risultato dell’esecuzione della query saranno inclusi tutti i record il cui prezzo di listino
sia inferiore o uguale a €10 (indipendentemente da quanto contenuto nel campo Categoria)
e, congiuntamente, tutti i record appartenenti alla categoria “Frutta secca”,
indipendentemente da quale che sia il loro prezzo di listino.
66
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
I criteri specificati nelle righe Criteri e Oppure vengono combinati mediante l'operatore OR:
Prezzo di listino <= 10 OR Categoria = “Frutta secca”
Se è necessario specificare più alternative, si utilizzano le righe sotto la riga Oppure.
lb
i
er
o@
cn
r.i
t
Nel caso non si volesse prendere in considerazione i record che abbiano una particolare
caratteristica, ad esempio vogliamo un elenco di tutti i prodotti tranne la frutta secca, si
utilizzerà l’operatore logico NOT, per effettuare l’esclusione.
Nella colonna Categoria, in corrispondenza
della riga dei criteri,
dopo l’operatore Not si
definisce ciò che si
vuole escludere dal
risultato.
.a
5.4.2.6 Utilizzare un carattere jolly in una query: *, %, ? o _.
rto
I caratteri jolly sono caratteri che possono essere utilizzati in query ed espressioni per
eseguire confronti fra stringhe. Di seguito sono illustrati alcuni di questi ed il numero di
caratteri a cui corrispondono.
be
*o%
Corrisponde a un numero qualsiasi di caratteri. È
no*/no% trova nome, note
possibile utilizzare l'asterisco (*) in qualsiasi posizione
e notare ma non annotare.
in una stringa di caratteri.
Corrisponde a qualsiasi singolo carattere alfabetico.
b?llo/b_llo trova
bello e bollo.
ballo,
ro
?o_
I sopra elencati caratteri jolly sono utilizzati con l’operatore Like.
I caratteri jolly SQL ANSI % e _ sono supportati solo nel modulo di gestione di database di
Microsoft Access e nel provider Microsoft OLE DB per Microsoft Office Access 2007. Tali
caratteri verranno quindi considerati come variabili letterali se utilizzati tramite Microsoft
Office Access 2007 o DAO.
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
67
t
cn
r.i
o@
er
lb
i
.a
rto
5.4.2.7 Modificare una query: aggiungere, modificare, eliminare dei criteri.
Per aggiungere, modificare o eliminare i criteri a una
query, è necessario aprire la stessa in visualizzazione
Struttura e quindi individuare i campi nei quali si desidera
intervenire.
ro
be
In caso di aggiunta digitare i nuovi criteri nello specifico campo della riga Criteri.
In caso di modifica, si seleziona il criterio interessato alla variazione, e si eseguono i
cambiamenti.
68
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
t
o@
cn
r.i
In caso di eliminazione, si seleziona il criterio o, se necessario, l’intera riga di criteri e si
preme il tasto Canc della tastiera.
er
5.4.2.8 Modificare una query: aggiungere, eliminare, spostare, nascondere,
visualizzare dei campi.
lb
i
Per aggiungere, eliminare, spostare o nascondere un
campo in una query, è necessario aprire la stessa in
visualizzazione Struttura e quindi:
doppio clic o
clic e trascina
ro
be
rto
.a
Per aggiungere un campo nella griglia di struttura, lo si trascina dalla finestra di
progettazione della query oppure vi si clicca sopra doppiamente, per aggiungerlo
automaticamente alla prima colonna vuota nella griglia dei campi.
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
69
t
cn
r.i
er
Per spostare un campo si seleziona la
colonna posizionando il cursore del
mouse sul bordo superiore della
stessa e, quando il cursore assume la
forma di una freccia con la punta
rivolta in basso, si clicca e trascina
nella nuova posizione. I punti
d’inserimento sono riconoscibili
dall’evidenziazione della linea di
separazione tra colonne.
oppure
o@
Per eliminare un campo si
seleziona
la
colonna
posizionando il cursore del
mouse sul bordo superiore
della stessa e, quando il
cursore assume la forma di
una freccia con la punta
rivolta in basso, si clicca il
tasto Canc della tastiera, o si clicca sull’icona Elimina
colonne, presente nel gruppo Imposta query della
scheda Struttura degli Strumenti query.
rto
.a
lb
i
Per nascondere un campo si deseleziona la specifica casella nella riga Mostra:.
be
5.4.2.9 Eseguire una query.
ro
Quando si seleziona una query si visualizza la barra degli Strumenti query:
Per eseguire una query si clicca sull’icona Esegui, contenuta nel gruppo
Risultati della scheda Struttura.
70
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
5.5 Oggetti
Gli oggetti sono gli elementi che, pur avendo singolarmente caratteristiche e funzionalità
diverse (tabelle, maschere, report, macro e moduli), nel loro insieme costituiscono il
database.
t
5.5.1 Maschere
cn
r.i
Una maschera è un oggetto di database che può essere considerato come un'interfaccia tra
l’utilizzatore e il database per la gestione dei dati in esso contenuti, utilizzando routine e
applicazioni di database. Una maschera è definita "associata" quando è direttamente
connessa a un'origine dati, ad esempio una tabella o una query, e può essere utilizzata per
immettere, modificare o visualizzare dati da tale origine dati.
o@
5.5.1.1 Capire che una maschera viene usata per visualizzare e gestire i record.
Una maschera è un tipo di oggetto di database utilizzato principalmente per:
Aggiungere, modificare o eliminare i dati nelle tabelle o nelle query.
Ordinare i record nelle tabelle e nelle query.
er
Ricercare i record rispondenti a determinati valori nei campi, in tabelle e query.
Effettuare calcoli con i dati delle Tabelle.
lb
i
Visualizzare in un formato opportuno i record contenuti nelle tabelle o nelle query per
evitare errori nella loro gestione o limitarne l’accesso in base all’utenza.
ro
be
rto
.a
5.5.1.2 Creare e assegnare un nome ad una maschera.
Nel gruppo Maschere della scheda Crea
sono presenti le icone relative alle varie
possibilità di creazione di una maschera.
In questo paragrafo analizzeremo:
Creazione maschera (da tabella o query)
Creazione guidata
Utilizzare lo strumento Maschera per creare una nuova maschera
Utilizzando lo strumento Maschera si crea una maschera con un solo clic del
mouse.
Quando si utilizza questo strumento, tutti i campi dell'origine dati (tabella o query)
sottostante (associata o collegata), vengono inseriti nella maschera.
È possibile iniziare a utilizzare la nuova maschera immediatamente oppure è possibile
modificarla in visualizzazione Layout o in visualizzazione Struttura per adattarla alle esigenze
specifiche.
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
71
Nel riquadro di spostamento fare clic sulla tabella o
sulla query contenente i dati che si desidera
visualizzare nella maschera.
1.
Nel gruppo Maschere della scheda Crea fare clic
su Maschera.
.a
lb
i
er
o@
cn
r.i
t
La maschera verrà creata automaticamente e
visualizzata nel formato Layout, ove è possibile
apportare modifiche alla struttura della maschera
mentre i dati vengono visualizzati.
rto
Se esiste una tabella che ha una relazione uno-a-molti con la tabella o la query che è stata
utilizzata per creare la maschera, alla maschera verrà aggiunto automaticamente un foglio
dati basato sulla tabella o sulla query correlata (1).
ro
be
Se, ad esempio, viene creata una maschera semplice basata sulla tabella Clienti e tra la
tabella Clienti e la tabella Ordini è stata definita una relazione uno-a-molti, nel foglio dati
verranno visualizzati tutti i record della tabella Ordini relativi al record Clienti corrente. (1)
72
Creare una maschera utilizzando la Creazione guidata
Maschera
Per scegliere con più precisione i campi da visualizzare
nella maschera, definire la modalità di raggruppamento e
ordinamento dei dati ed utilizzare i campi di più tabelle o
query (sempre che siano state già specificate le relazione
tra le tabelle e le query), è possibile utilizzare la Creazione
guidata Maschera, selezionabile dal menù che si apre
cliccando su Altre maschere, presente nel gruppo
Maschere della scheda Crea.
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
Anche qui si può iniziare la procedura selezionando la tabella, o la query, su cui sviluppare la
maschera, ma la scelta può essere fatta anche nella prima finestra di colloquio della
procedura guidata.
Come già descritto, si procede cliccando sul comando di
Creazione guidata Maschera.
rto
.a
lb
i
er
o@
cn
r.i
t
Nella casella Tabelle/
query, si clicca sulla
freccia a destra per
aprire l’elenco delle
tabelle e delle query.
Si effettua la scelta,
per procedere con la
selezione dei campi
che comporranno la
nuova maschera.
Dall’elenco
Campi
disponibili: si clicca
sul campo che sarà
selezionato cliccando
su
. Per selezionare tutti i campi
basta cliccare su
Per rimuovere un
campo si clicca su
, o su
rimuoverli tutti.
per
ro
be
Se nella maschera si desidera
includere i campi di più tabelle e
query, dopo aver selezionato i
campi della prima tabella o query, si
ripetono i passaggi che consentono
di selezionare una tabella o una
query, quindi cliccare sugli eventuali
campi aggiuntivi che si desidera
includere nella maschera.
Cliccare su
.
La successiva finestra invita a
definire il layout da applicare:
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
73
cn
r.i
t
All’interno della finestra è visibile
un’anteprima del risultato ottenibile
effettuando le varie scelte.
o@
Effettuata la scelta, in base alle esigenze,
la
lb
i
scelta
rto
Effettuata
.a
Nella finestra successiva viene chiesto di
scegliere
lo
stile
(forma, colore e testo)
da applicare, selezionandolo da un elenco
di proposte. Anche qui
è visibile un’anteprima
del risultato della
scelta.
.
er
cliccare su
be
cliccare su
ro
Nell’ultima schermata della creazione guidata viene
chiesto di scegliere
il titolo da assegnare alla maschera
(di default, viene
proposto il nome
della tabella, o
query, d’origine).
74
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
Viene altresì chiesto se si vuole concludere il processo con l’apertura della maschera appena
creata, per il suo utilizzo, oppure se procedere con la visualizzazione della struttura per
modificarla.
.
er
o@
cn
r.i
t
Possiamo confermare le scelte automatiche, o modificarle, cliccando su
lb
i
5.5.1.3 Utilizzare una maschera per inserire record.
Tra i pulsanti di navigazione presenti nella barra degli strumenti di spostamento tra record,
posizionata in basso a sinistra della maschera, c’è il pulsante Nuovo record
.
Dopo aver completato tutti
i campi, si può cliccare
nuovamente sul pulsante
, per aggiungere un
nuovo record.
ro
be
rto
.a
Cliccando su di esso , si aggiunge un nuovo record, con i campi vuoti, che saranno valorizzati
dai dati che digiteremo direttamente nelle caselle della maschera.
Quando si visualizza un
altro record o si chiude la
maschera, il nuovo record
aggiunto viene salvato da
Access.
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
75
Ovviamente qualsiasi operazione sui record, eseguita tramite l’impiego di una maschera,
dovrebbe essere eseguito mediante l’utilizzo di controlli (ad esempio elenchi, caselle di
testo, pulsanti e fogli dati, ovvero griglie analoghe a fogli di lavoro di Excel).
A sua volta, ogni controllo6 presente nella maschera legge o scrive i dati in un campo di
tabella sottostante.
t
5.5.1.4 Utilizzare una maschera per eliminare record.
della scheda Home, si clicca sulla freccia a destra dell’icona
, per visualizzare
.
.a
lb
i
er
o@
l’elenco dei comandi specifici, ove si clicca su
cn
r.i
In Visualizzazione Maschera ci si posiziona sul record da eliminare quindi, dal gruppo Record
rto
5.5.1.5 Utilizzare una maschera per inserire, modificare, eliminare dati in un
record.
ro
be
Prendiamo ad esempio la tabella Clienti, di seguito rappresentata, su cui lavoriamo tramite
la maschera Clienti creata, precedentemente, con la funzione crea Maschera
6
controllo: Oggetto dell'interfaccia grafica utente, ad esempio una casella di testo, una barra di scorrimento o un
pulsante di comando, che consente di controllare il programma. È possibile utilizzare i controlli per visualizzare
dati o scelte, eseguire un'azione o facilitare la lettura dell'interfaccia utente.
76
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
t
cn
r.i
o@
Come si può notare, dato l’utilizzo di una tabella contenente già dei record, la maschera
visualizza i dati del primo.
Per variarli ci si posiziona all’interno della casella di testo su cui agire e, se vuota si digita la
nuova informazione oppure, se il dato contenuto deve essere variato o cancellato, si
seleziona il dato contenuto (1).
er
Si esegue la modifica, nel nostro esempio si cancella il dato premendo il tasto
cliccando su
o
, presente nel gruppo Record della scheda Home.
lb
i
Appena si passa ad altro record, la banca dati viene aggiornata.
I pulsanti di navigazione presenti nella barra degli strumenti di spostamento tra record,
posizionata in basso a sinistra nella maschera, consentono di spostarsi rapidamente tra
.
.a
record
rto
5.5.1.6 Inserire, modificare testo nell’intestazione, piè di pagina di una maschera.
be
La visualizzazione Layout è la visualizzazione più intuitiva da utilizzare per la modifica delle
maschera e può essere utilizzata per apportare la maggior parte delle modifiche a una
maschera quali le dimensioni dei controlli o eseguire la gran parte delle altre attività che
hanno effetto sull'aspetto e l'utilizzabilità della maschera stessa.
ro
Alcune attività non possono essere eseguite in visualizzazione Layout ma soltanto passando
alla visualizzazione Struttura che offre una visualizzazione più dettagliata della struttura
della maschera poiché include le sezioni Intestazione, Corpo e Piè di pagina della maschera.
Quando viene visualizzata in visualizzazione Struttura, la maschera non è in realtà in
esecuzione e pertanto i dati sottostanti non vengono visualizzati mentre si apportano le
modifiche alla struttura. È possibile:
Aggiungere un maggior numero di controlli alla maschera, ad esempio etichette,
immagini, linee e rettangoli.
Modificare le origini dei controlli Casella di testo direttamente nelle caselle di testo,
senza dover utilizzare la finestra delle proprietà.
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
77
Ridimensionare le sezioni della maschera, ovvero l'intestazione della maschera o la
sezione dei dettagli.
Modificare alcune proprietà delle maschere che non è possibile modificare in
visualizzazione Layout.
cn
r.i
t
Ogni maschera è composta da tre sezioni base:
1. Intestazione.
2. Corpo.
3. Piè di pagina.
Mentre il Corpo della maschera ha lo scopo principale di contenere i valori della tabella, o
generati dalla query, alla quale la maschera è associata all’interno di campi o controlli, le
sezioni intestazione e piè di pagina servono per contenere le informazioni comuni a tutti i
record.
o@
L’intestazione della maschera consente di visualizzare il titolo di una maschera, le eventuali
istruzioni per utilizzarla o i pulsanti di comando per aprire maschere correlate oppure per
eseguire altre operazioni. L'intestazione della maschera viene visualizzata in visualizzazione
Maschera e nella stampa.
er
Il piè di pagina della maschera consente di visualizzare eventuali istruzioni relative
all'utilizzo di una maschera e pulsanti di comando o di controlli non associati per l'input dei
dati (riepiloghi, date o numeri di pagina). Viene visualizzato nella parte inferiore della
maschera in visualizzazione Maschera e nella stampa.
ro
be
rto
.a
lb
i
In visualizzazione struttura ci si posiziona nella sezione Intestazione maschera dove, se è già
presente una casella contenente un testo che si vuole modificare, si seleziona il testo da
modificare e si digita il nuovo testo:
78
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
Titolo
be
rto
.a
lb
i
er
o@
cn
r.i
t
Nel caso, si sceglierà il controllo più appropriato (ad esempio il titolo o la casella di testo),
scegliendolo dal gruppo Controlli presente nella scheda Struttura degli Strumenti struttura
maschera, e lo si inserisce nella posizione voluta per completarlo con il testo voluto:
5.6 Stampe
ro
5.6.1 report, esportazione di dati
5.6.1.1 Capire che un report viene utilizzato per stampare informazioni
selezionate da una tabella, query.
La maggior parte dei report è associata, ovvero collegata, a una o più tabelle e/o query del
database. L'origine record di un report fa riferimento ai campi delle tabelle e delle query
collegate.
Altre informazioni relative alla maschera, quali titolo, data e numero di pagina, sono
memorizzate nella struttura del report.
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
79
Il titolo del report e le intestazioni di colonna sono
memorizzati nella struttura del report.
La data proviene da un’espressione memorizzata nella
struttura del report.
I dati provengono dai campi della tabella, della query o
dell’istruzione SQL sottostante.
cn
r.i
t
I totali provengono da espressioni memorizzate nella
struttura del report.
.a
lb
i
er
o@
Per creare il collegamento
tra un report e la relativa
origine record, vengono
utilizzati degli oggetti grafici
denominati controlli.
I controlli possono essere
caselle di testo che
visualizzano nomi e numeri,
etichette che visualizzano i
titoli o linee decorative che
organizzano graficamente i
dati e migliorano l'aspetto
del report.
5.6.1.2 Creare e assegnare un nome ad un report basato su una tabella, query.
rto
Per creare un report, per primo, è necessario definire un'origine record.
be
Indipendentemente dal fatto che il report sia un semplice elenco di record oppure un
riepilogo di dati sulle vendite raggruppati per zona, è essenziale individuare i campi che
includono i dati da visualizzare nel report, nonché le tabelle o le query in cui sono
memorizzati.
ro
Dopo aver scelto l'origine record si può procedere, molto semplicemente, con lo strumento
Report, o con la Creazione guidata Report.
Creare un report con lo strumento Report
Lo strumento Report genera automaticamente un report
senza richiedere alcuna informazione.
Nel report vengono visualizzati tutti i campi della tabella o
query sottostante.
Nel riquadro di spostamento fare clic sulla tabella o query
in base alla quale si desidera creare il report.
80
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
Nel gruppo Report della scheda Crea fare clic su
Report.
lb
i
er
o@
cn
r.i
t
Il report viene creato e aperto in visualizzazione
Layout.
.a
Dopo aver visualizzato il report, è possibile salvarlo e quindi chiudere sia il report che la
tabella o query sottostante utilizzata come origine record. Alla successiva apertura del
report, verranno visualizzati i dati più recenti disponibili nell'origine record.
, quindi su Salva oppure fare clic su Salva
nella
be
rto
Fare clic sul pulsante Microsoft Office
barra di accesso rapido.
ro
Se il report è privo di titolo, digitare un nome nella casella Nome
report che viene visualizzata in automatico e, quindi, cliccare su
OK.
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
81
Creare un report tramite la Creazione guidata report.
Con la Creazione guidata Report si possono selezionare in maggiore dettaglio i campi da
includere nel report, specificare la modalità di raggruppamento e ordinamenti dei dati,
nonché utilizzare campi di più tabelle o query (a condizione che siano state
precedentemente specificate le relazioni tra tabelle e query).
cn
r.i
t
Nel gruppo Report della scheda Crea fare clic su
Creazione guidata Report.
Viene visualizzata la finestra Creazione guidata
Report in cui, per primo, si seleziona la tabella o la
query da cui selezionare i campi che andranno a
comporre il report.
rto
.a
lb
i
er
o@
Per completare la
scelta
dell’origine
record, si devono
selezionare i campi
che comporranno il
report.
be
Dall’elenco
Campi
disponibili: si clicca
sul campo che sarà
selezionato
cliccando su
.
ro
Per selezionare tutti i campi basta cliccare su
, o su
. Per rimuovere un campo si clicca su
per rimuoverli tutti.
Se nel report si desidera includere i campi di più tabelle e query, dopo aver selezionato i
campi della prima tabella o query, si ripetono i passaggi che consentono di selezionare una
tabella o una query, quindi cliccare sugli eventuali campi aggiuntivi che si desidera includere.
Cliccare su
82
.
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
essa,
cliccando
su
è possibile
aprire le finestre Esempi che
propongono diversi report
creati in base a diverse
modalità di raggruppamento
dei dati come di seguito
mostrato.
ro
be
rto
.a
lb
i
In
er
Se si clicca su
,
si apre la finestra dei
Suggerimenti che fornisce
ulteriori
informazioni
sui
raggruppamenti automatici.
o@
cn
r.i
t
Viene
visualizzata
una anteprima del
report con i dati
raggruppati in base
ai campi della prima
tabella (la query da
noi scelta quale
origine record si
basa su due tabelle
tra loro collegate).
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
83
t
cn
r.i
o@
er
lb
i
.a
rto
be
ro
84
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
Proseguendo con la creazione guidata, nella finestra successiva viene chiesto se si vogliono
definire dei sottogruppi e/o cambiare le priorità (livello) ai campi elencati.
cn
r.i
t
La gestione e la comprensione delle informazioni risultano più semplici quando i dati sono
suddivisi in gruppi. Ad esempio, un report in cui le vendite sono raggruppate per zona
consente di evidenziare andamenti specifici che altrimenti risulterebbero difficilmente
individuabili e analizzabili. Inoltre, l'inserimento dei totali in fondo ai gruppi inclusi nel report
consente di velocizzare l'analisi dei dati e di evitare l'utilizzo di una calcolatrice.
rto
.a
lb
i
er
o@
Nel riquadro a destra
nella finestra, viene
riportata l’anteprima
delle scelte fatte.
Cliccando
sul
pulsante
ro
be
,
si visualizza la finestra di
dialogo
Intervalli
di
raggruppamento in cui
scegliere un intervallo di
raggruppamento per ogni
campo nei livelli di gruppo.
Gli intervalli di raggruppamento consentono di personalizzare la modalità di
raggruppamento dei record. Nell'illustrazione precedente i record sono raggruppati in base
al campo Data ordine, ovvero un campo il cui tipo di dati è Data/ora. Pertanto è possibile
scegliere di eseguire il raggruppamento in base al valore effettivo (Normale), Anno,
Trimestre, Mese, Settimana, Giorno, Ora e Minuto.
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
85
Se invece il tipo di dati del campo fosse Testo, è possibile scegliere di eseguire il
raggruppamento in base all'intero campo (Normale) oppure in base ai primi caratteri (da
uno a cinque).
Per un campo il cui tipo di dati è numerico, è possibile scegliere di eseguire il
raggruppamento in base al valore (Normale) oppure in base all'intervallo negli incrementi
selezionati.
.a
lb
i
er
o@
cn
r.i
t
Nella finestra del successivo passaggio, viene data la possibilità di definire un ordinamento
dei record, presenti nel report, in base ad un massimo di quattro campi.
Desiderando riepilogare i campi numerici si clicca sul pulsante
.
rto
Il pulsante Opzioni di riepilogo verrà visualizzato solo se sono presenti più campi numerici
nella sezione Corpo del report.
be
Nella finestra delle Opzioni di
riepilogo verranno visualizzati i
campi numerici disponibili.
ro
Si seleziona la (o le) casella di
controllo corrispondente a
Somma, Media, Min o Max
per includere i relativi calcoli
nel piè di pagina di gruppo.
È inoltre possibile scegliere di
visualizzare i dettagli e il
riepilogo oppure solo il riepilogo, e di visualizzare la percentuale dei totali complessivi per
le somme.
Per motivi di esemplificazione, le immagini relative alle Opzioni di riepilogo sono relative alla
creazione guidata di un report, basata sulla query Dati fattura del database Northwind 2007.
86
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
t
cn
r.i
o@
er
lb
i
.a
rto
La finestra successiva chiede di scegliere l’aspetto grafico del report e l’orientamento della
stampa sul foglio cartaceo.
ro
be
Come sempre nel riquadro anteprima si può vedere il risultato delle nostre scelte:
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
87
Proseguendo, viene
chiesto di scegliere lo
stile da utilizzare per i
caratteri le linee ed i
colori.
.a
lb
i
er
o@
cn
r.i
t
Cliccando sulle varie
tipologie di stili, è
possibile vederne una
anteprima
nella
apposita finestra.
L’ultima finestra propone
automaticamente un nome
d’assegnare al report
(lo stesso della prima
query o tabella collegata).
Lo si può variare o
confermare cliccando
direttamente sul pulsante
.
ro
be
rto
Quando si visualizza l'anteprima del report, è possibile esaminare il report nel modo in cui
verrà stampato.
88
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
Creare un report con lo strumento Report vuoto.
Se non si desidera utilizzare lo strumento Report o la Creazione guidata Report, è possibile
utilizzare lo strumento Report vuoto per creare un report ex novo in modo rapido,
soprattutto se si intende includervi solo pochi campi.
La procedura seguente descrive come utilizzare lo strumento Report vuoto:
t
Nel gruppo Report della scheda Crea selezionare
l'opzione relativa al report vuoto.
lb
i
er
o@
Nel riquadro Elenco campi fare clic sul
segno più accanto alla tabella o alle
tabelle contenenti i campi che si desidera
includere nel report.
cn
r.i
Verrà aperto un report vuoto in visualizzazione
Layout e sul lato destro della finestra di Access
verrà visualizzato il riquadro Elenco campi.
ro
be
rto
.a
Trascinare i campi desiderati nel report.
Utilizzare gli strumenti disponibili nel gruppo Controlli
della scheda Formattazione per aggiungere un logo, un
titolo, i numeri di pagina oppure la data e l'ora al report.
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
89
5.6.1.3 Modificare la collocazione dei campi di dati e le intestazioni all’interno di
un report.
t
In Microsoft Office Access 2007 sono disponibili due visualizzazioni che possono essere
utilizzate per apportare modifiche a un report, ovvero la visualizzazione Layout e la
visualizzazione Struttura. La scelta della visualizzazione da utilizzare dipende dall'attività
specifica che si desidera eseguire. È tuttavia possibile che per apportare le modifiche
desiderate sia necessario utilizzare entrambe le visualizzazioni.
cn
r.i
Visualizzazione Layout.
o@
In visualizzazione Layout il report è
effettivamente in esecuzione e i dati
vengono quindi visualizzati quasi nello
stesso modo in cui verranno stampati.
Questa visualizzazione è particolarmente
utile per:
Impostare la larghezza delle colonne.
Aggiungere livelli di raggruppamento.
er
Eseguire qualsiasi attività che influisce
sull'aspetto e sulla leggibilità del
report.
lb
i
In visualizzazione Layout non vengono visualizzate le interruzioni di pagina e, se il report è
stato formattato con un layout a più colonne tramite Imposta pagina, le colonne non
saranno visibili.
ro
be
rto
.a
Visualizzazione Struttura.
La visualizzazione Struttura offre una visualizzazione più dettagliata della struttura del report
in quanto consente di visualizzare le sezioni
dell'intestazione e del piè di pagina del report,
della pagina e dei gruppi. Con questo tipo di
visualizzazione è possibile:
Aggiungere al report un maggior numero di
controlli, quali etichette, immagini, linee e
rettangoli.
Modificare le origini controllo delle caselle
di testo nelle caselle di testo stesse senza
utilizzare la finestra delle proprietà.
Modificare determinate proprietà che non
sono disponibili in visualizzazione Layout.
Da quanto sopra esposto, si può capire che lo
spostamento dei campi dei dati o delle intestazioni all’interno delle varie sezioni corpo,
intestazioni e piè di pagina, possono essere eseguite in entrambe le tipologie di
visualizzazione.
Di seguito vedremo in che modo.
90
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
Per modificare le dimensioni della casella di testo o dell’etichetta:
t
In entrambe le visualizzazioni si seleziona l’elemento che si
desidera modificare (attorno ad esso verrà visualizzato un
bordo per indicare che il campo è selezionato) e, quando il
puntatore cambia aspetto: doppia freccia verticale,
orizzontale od obliqua, si trascina nel senso della freccia.
Nella V. Layout la selezione di una casella comporta la
selezione della colonna di appartenenza.
cn
r.i
Una piccola differenza, nelle due tipologie di visualizzazione, si presenta nella modalità di
selezione della riga:
V. Struttura
o@
V. Layout
Per spostare la casella contenente il dato o l’etichetta:
lb
i
er
Si clicca sull’elemento da spostare, attorno ad esso verrà
visualizzato un bordo per indicare che il campo è
selezionato; in V. Struttura è necessario posizionare il
cursore sul quadratino di selezione, presente in alto a
sinistra, dell’effettivo elemento da spostare (mentre in V.
Layout prevale la selezione), e lo si trascina nella nuova
posizione, all’interno della stessa sezione.
Per cambiare il testo contenuto nell’etichetta:
rto
.a
In entrambe le visualizzazioni, si clicca due volte su di essa in
modo che il cursore (un trattino nero verticale), viene
visualizzato al suo interno permettendo la modifica del testo
contenuto.
Per modificare le intestazioni.
ro
be
In entrambe le visualizzazioni si seleziona il campo da modificare come già visto nelle
descrizioni dei punti precedenti. Per l’inserimento di altri (nuovi) dati, si seleziona
l’appropriato controllo da selezionare, dal gruppo Controlli presente nella specifica scheda
Struttura della barra degli strumenti relativa al tipo di visualizzazione utilizzata.
V. Layout
V. Struttura
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
91
5.6.1.4 Presentare campi specifici in un report raggruppati per somma, minimo,
massimo, media, conteggio, con punti di interruzione adeguati.
Informazioni sul raggruppamento nei report.
t
La caratteristica di raggruppamento consente di separare gruppi di record dal punto di vista
visivo, nonché visualizzare dati introduttivi e di riepilogo per ogni gruppo.
cn
r.i
Un gruppo è un insieme di record con le informazioni introduttive e di riepilogo visualizzate
assieme ai record, ad esempio le intestazioni.
Ad esempio, nel report rappresentato qui al
lato, le vendite sono raggruppate per data di
spedizione e, per ogni giorno, viene riportato
l'importo totale delle vendite.
.a
lb
i
Il totale riepiloga il gruppo.
er
La data introduce il gruppo.
o@
Un gruppo è composto da un'intestazione di gruppo, da eventuali gruppi nidificati, dai
record di dettaglio e da un piè di pagina di gruppo.
ro
be
rto
In un report è possibile eseguire il raggruppamento relativamente a qualsiasi campo o
espressione in base al quale viene eseguito l'ordinamento, fino a un massimo di 10, nonché
eseguire il raggruppamento in base allo stesso campo o alla stessa espressione più volte.
Quando si esegue il raggruppamento in base a più campi o espressioni, i gruppi verranno
nidificati in conformità al relativo livello di gruppo.
92
Un'intestazione di un livello di gruppo ...
... viene abbinata a un piè di pagina dello stesso
livello.
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
Informazioni sulle sezioni dei report.
In Access la struttura di un report è suddivisa in sezioni. Ogni sezione ha una funzione
specifica e viene stampata nel report secondo un ordine prestabilito. Nell'elenco seguente
viene illustrato un riepilogo dei tipi di sezione e del relativo utilizzo.
cn
r.i
t
Intestazione di report Viene stampata una volta all'inizio del report. Si utilizza per
includere informazioni riportate in genere su una copertina, ad esempio il logo, il titolo e
la data. Viene stampata prima dell'intestazione di pagina e se in essa è inserito un
controllo calcolato, il valore verrà calcolato per l'intero report. Ad esempio, se
nell'intestazione di report viene incluso un controllo che utilizza la funzione di
aggregazione Somma, verrà calcolata la somma relativa all'intero report.
Intestazione di pagina Viene stampata nella parte superiore di ogni pagina. Ad
esempio, utilizzare un'intestazione di pagina per ripetere il titolo del report su ogni
pagina.
o@
Intestazione di gruppo Viene stampata all'inizio di ogni nuovo gruppo di record ed è
utilizzata per stampare il nome del gruppo. Ad esempio, in un report raggruppato per
prodotto utilizzare l'intestazione di gruppo per stampare il nome del prodotto. Se
nell'intestazione di gruppo viene inserito un controllo calcolato che utilizza la funzione di
aggregazione Somma, verrà calcolata la somma relativa al gruppo corrente.
er
Corpo Viene stampato una volta per ogni riga nell'origine record. Nella sezione Corpo
vengono inseriti i controlli che compongono la parte principale del report.
lb
i
Piè di pagina di gruppo Viene stampato alla fine di ogni gruppo di record; è utilizzato
per stampare le informazioni di riepilogo per un gruppo.
Piè di pagina Viene stampato alla fine di ogni pagina; in genere è utilizzato per
stampare i numeri di pagina e/o informazioni specifiche della pagina stessa.
rto
.a
Piè di pagina di report Viene stampato una volta alla fine del report; è utilizzato per
stampare i totali e/o altre informazioni di riepilogo per l'intero report.
ro
be
In visualizzazione Struttura le sezioni vengono rappresentate come bande orizzontali e
ciascuna sezione, contenuta nel report, è rappresentata una volta sola. Nella stampa del
report, alcune sezioni possono essere ripetute più volte.
Collocando opportunamente i controlli, ad esempio etichette e caselle di testo, è possibile
determinare la posizione in cui vengono visualizzate le informazioni in ogni sezione.
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
93
t
cn
r.i
o@
er
4)
5)
6)
7)
Intestazione di report
Intestazione di pagina
Intestazione di gruppo - nell’esempio non è rappresentato in stampa perché
privo di controllo calcolato (vedi la visualizzazione struttura precedente)
Corpo
Piè di pagina di gruppo
Piè di pagina
Piè di pagina di report
lb
i
1)
2)
3)
.a
Raggruppamento di un report per specifici campi, nella creazione guidata report.
rto
La procedura relativa è già stata spiegata all’interno del paragrafo inerente la creazione
guidata report a cui si rimanda (pp. 86 - 87).
Aggiungere opzioni di raggruppamento in visualizzazione Layout.
be
Per eseguire semplici operazioni di raggruppamento (ma anche ordinamento e/o calcolo dei
totali), cliccare con il pulsante destro del mouse sui campi nella visualizzazione Layout,
quindi scegliere l'operazione desiderata dal menù di scelta rapida.
ro
Cliccare sul campo di cui
si desidera effettuare il
riepilogo.
Se, ad esempio, si
desidera aggiungere un
totale a una colonna di
numeri, fare clic su uno
dei
numeri
nella
colonna.
94
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
cn
r.i
t
Nel gruppo Raggruppamento e totali della scheda Formattazione fare clic su Totali.
ro
be
rto
.a
lb
i
er
o@
Fare clic sul tipo di funzione di aggregazione che si desidera
aggiungere per il campo.
Alla sezione Piè di pagina report viene aggiunta una casella di testo e la proprietà Origine
controllo viene impostata su un'espressione che esegue il calcolo desiderato.
Se nel report sono presenti livelli di gruppo, viene inoltre aggiunta una casella di testo in cui
viene eseguito lo stesso calcolo a ogni sezione Piè di pagina (gruppo).
Nella seguente tabella sono descritti i tipi di funzioni di aggregazione che è possibile
aggiungere a un report.
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
95
Calcolo
Descrizione
Funzione
Somma di tutti i numeri nella colonna.
Somma()
Media
Valore medio di tutti i numeri nella colonna.
Media()
Conteggio
Conteggio degli elementi nella colonna.
Conteggio()
Massimo
Valore numerico o alfabetico più alto nella colonna.
Max
Minimo
Valore numerico o alfabetico più basso nella colonna.
Min
Deviazione
standard
Stima della deviazione standard per tutto il set di valori
nella colonna.
DevSt()
Varianza
Stima della varianza per tutto il set di valori nella colonna.
Var
cn
r.i
t
Somma
o@
Aggiungere una funzione di raggruppamento in visualizzazione Struttura.
La visualizzazione Struttura consente un controllo leggermente maggiore sul posizionamento
e l'aspetto dei totali.
In un report con raggruppamenti è possibile aggiungere totali o altre funzioni di
aggregazione all'intestazione o al piè di pagina di ogni gruppo.
er
Le funzioni di aggregazione a livello di report possono essere inserite nella sezione
Intestazione report o Piè di pagina report.
be
rto
.a
lb
i
Aprire il report in visualizzazione Struttura:
ro
Nel gruppo Controlli
della scheda Struttura
fare clic su Casella di
testo
Eseguire
una
delle
operazioni seguenti:
Per calcolare il totale o la media per un gruppo di record, fare clic nella sezione
Intestazione (gruppo) o Piè di pagina (gruppo).
Per calcolare la somma parziale o la media per tutti i record nel report, fare clic nella
sezione Intestazione report o Piè di pagina report.
96
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
o@
Selezionare la casella di testo e
visualizzare la finestra delle proprietà
selezionando la voce dal menù di
scelta rapida che si apre cliccando con
il tasto destro del mouse sulla casella
(oppure premendo il tasto F4).
cn
r.i
t
La casella di testo verrà inserita nella sezione in cui si fa clic.
oppure clicca
be
rto
.a
lb
i
er
Selezionare la scheda Dati e, nella casella della proprietà Origine controllo digitare
un'espressione che utilizzi la funzione Somma per calcolare il totale o la funzione
Media per calcolare la media:
ro
Nell’esempio è stato utilizzato un
campo calcolato in una query
sottostante:
[PrezzoUnitario],
inserendolo nella funzione Media.
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
97
5.6.1.5 Inserire, modificare il testo nell’intestazione, piè di pagina di un report.
La modifica di un testo presente nell’intestazione, o nel piè di pagina, di un report, si esegue
cliccando direttamente sulla casella contenente il testo e procedendo con la modifica, sia in
visualizzazione Layout che in visualizzazione Struttura.
t
Per l’inserimento di un testo in una intestazione di un report, in visualizzazione Layout, si
può utilizzare la funzione Titolo:
cn
r.i
Nel gruppo Controlli
della scheda Formato
fare clic su Titolo
er
o@
Si apre una casella, nell’intestazione in cui digitare il testo
.a
Con questo tipo di visualizzazione non è possibile
inserire del testo nel piè di
pagina oltre data e/o
numero pagina.
lb
i
Si conferma con Invio.
be
rto
In visualizzazione Struttura è possibile
inserire, tramite i comandi del gruppo
Controlli, oltre la casella Titolo (come
appena visto nel punto precedente),
anche ulteriori caselle di testo da
sfruttare come tali o da associare ad
origini dati sottostanti (già spiegati nella
pgg. 96-97).
ro
Dal gruppo Strumenti è possibile inserire un campo esistente selezionandolo dall’elenco che
viene visualizzato e lo si trascina nella posizione voluta.
98
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
5.6.1.6 Esportare una tabella, il risultato di una query in formato foglio di calcolo,
testo (.txt, .csv), XML all’interno di un’unità disco.
Per esportare un oggetto di database, si apre il database di origine e, nel riquadro di
spostamento si seleziona la tabella o la query che si desidera esportare.
t
Se i dati di origine contenessero indicatori di errore o valori errati, è necessario correggerli
prima di esportare i dati, altrimenti è possibile che si verifichino errori durante l'operazione
di esportazione e che vengano immessi valori Null.
o@
Dal gruppo Esporta, presente nella scheda
Dati esterni, si clicca sull’icona relativa
alla tipologia di esportazione che si vuole
effettuare.
cn
r.i
Se si desidera esportare solo una parte di una tabella o del risultato di una query, si apre
l'oggetto nel database di origine e si selezionano i record desiderati.
ro
be
rto
.a
lb
i
er
Selezionando il comando Esporta in un foglio di calcolo excel, si visualizza la
sottostante finestra di colloquio:
In essa viene richiesto di scegliere la cartella di lavoro di destinazione e il relativo formato.
Nella sezione delle opzioni di esportazione è possibile scegliere se esportare i dati
mantenendone la formattazione (quest’ultima opzione, quando si esporta un report, risulta
sempre selezionata, ma non è attiva).
Questo influisce su due aspetti della cartella di lavoro risultante, ovvero la quantità e il
formato di visualizzazione dei dati esportati.
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
99
t
cn
r.i
Dopo la richiesta di salvataggio dei passaggi effettuati utilizzando la procedura guidata, si
conclude l’operazione di esportazione cliccando sul pulsante Chiudi.
lb
i
er
o@
Se l'operazione di esportazione ha esito negativo a causa di un errore, in Access viene
visualizzato un messaggio contenente una descrizione della causa dell'errore. In caso
contrario, in base alle opzioni di esportazione specificate nella procedura guidata, i dati
vengono esportati aprendo o non aprendo la cartella di lavoro di destinazione di Excel.
ro
be
rto
.a
Selezionando il comando Esporta in un file di testo, si visualizza la
sottostante finestra di dialogo:
100
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
In essa si chiede di accettare o modificare il nome suggerito da Access per il file di testo.
Nella sezione delle opzioni di esportazione è possibile scegliere se esportare i dati
mantenendone la formattazione (quest’ultima opzione, quando si esporta un report, risulta
sempre selezionata, ma non è attiva).
cn
r.i
t
Se si esportano i dati completi di
formattazione e layout, verrà chiesto di
scegliere la codifica da utilizzare per il
salvataggio del file. Si accetta la codifica
predefinita oppure si seleziona l'opzione
desiderata e quindi si clicca su OK.
er
o@
Vengono
visualizzate,
in
rapida successione, le finestre
che comunicano l’esportazione della/e pagina/e, costituente il contenuto del report.
ro
be
rto
.a
lb
i
Dopo la richiesta di salvataggio dei passaggi effettuati utilizzando la procedura guidata, si
conclude l’operazione di esportazione cliccando sul pulsante Chiudi.
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
101
Selezionando il comando Altro, è possibile
scegliere di trasformare i dati dal formato
originale di Access, in un altro formato specifico di
altri database.
rto
.a
lb
i
er
o@
Dopo aver selezionato la tipologia di
trasformazione dei dati, viene visualizzata la
sottostante finestra in cui si chiede di accettare, o
modificare, il nome suggerito da Access per il file
xml, e la posizione di archiviazione.
cn
r.i
L’XML è un metalinguaggio di markup, ovvero un
insieme standard di regole sintattiche, o
specifiche, che definiscono le modalità per crearsi
un proprio linguaggio di markup.
t
Un mezzo d’esportazione dei dati tra diversi DBMS
è la trasformazione dei dati da esportare in file
XML
ro
be
Cliccando su OK si prosegue con la
visualizzazione della finestra di dialogo
Esporta XML, in cui si chiede di selezionare
cosa si vuole esportare: solo i dati, anche
strumenti di controllo (ad esempio chiavi e
relazioni) e, infine, la modalità di fruizione.
Uno schema XSD è un'insieme di regole (codificate in un documento dal formato XML) che
definiscono la struttura di un documento XML. Esso rende univocamente leggibili i dati
scambiati tramite un documento XML fornendo diversi strumenti di controllo.
L'XSL, acronimo di eXtensible Stylesheet Language, è il linguaggio di descrizione dei fogli di
stile per i documenti in formato XML. L'XSL permette di visualizzare lo stesso file XML in
formati diversi: come pagina web, come pagina stampabile oppure come traccia per
un'esposizione orale.
102
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
in base alle scelte
effettuate, cliccando
rto
.a
lb
i
er
o@
cn
r.i
t
sull’icona
nella finestra sono
visualizzate le schede:
Dati, Schema e Presentazione standard, in
cui affinare le scelte:
ro
be
Per ultimo viene
chiesto di salvare i
passaggi procedurali
eseguiti.
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
103
t
cn
r.i
o@
5.6.2 Stampa
lb
i
rto
.a
Dopo aver aperto, in una
qualsiasi visualizzazione, la
tabella, la maschera, la
query o il report, si clicca il
pulsante di Microsoft Office
per selezionare il
comando Stampa.
er
5.6.2.1 Modificare l’orientamento (verticale, orizzontale) di una tabella,
maschera, risultato di una query, report. Modificare le dimensioni della
carta.
be
Si visualizza la finestra di
dialogo Stampa,ove si clicca
sul pulsante Proprietà, per
selezionare l’orientamento,
e le dimensioni del foglio, dalla finestra delle proprietà specifica della stampante configurata.
ro
Una migliore
selezione delle
impostazioni
del layout di
stampa si ha,
selezionando il
comando
Anteprima di
stampa.
104
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
Questo provoca l’apertura della
barra degli strumenti della
Anteprima di stampa dove, nel
gruppo Layout di pagina, sono
presendi i comandi per
modificare l’orientamento del
foglio e le sue dimensioni.
ro
be
rto
.a
lb
i
er
o@
cn
r.i
t
Una possibilità in più è presente nei report in cui, sia in visualizzazione Struttura, che in
visualizzazione Layout, nelle barre dei relativi strumenti è presente, nelle schede Imposta
pagina, il gruppo Layout di pagina in cui cliccare sulle icone relative alle impostazioni da
applicare.
5.6.2.2 Stampare una pagina, record selezionato/selezionati, tabella completa.
Dal riquadro di spostamento si seleziona la tabella da stampare.
Per stampare una selezione di record non è sufficiente selezionare la tabella, ma è
necessario aprirla in visualizzazione Foglio dati per procedere con la selezione ed attivare
l’opzione Record selezionato/i nella finestra di stampa.
Si clicca il pulsante di Microsoft Office per selezionare il comando Stampa.
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
105
t
o@
cn
r.i
EEVVEENNTTUUAALLEE SSEELLEEZZIIOONNEE DDII RREECCOORRDD
er
Viene visualizzata la finestra di
colloquio Stampa dove, nella
sezione Intervallo stampa, si
seleziona:
rto
.a
lb
i
Per
stampare
contenuto dell’intera la tabella
il
Per stampare un certo numero di
pagine a partire da… fino a…
Per stampare i
record selezionati
ro
be
5.6.2.3 Stampare tutti i record, o pagine specificate, usando la visualizzazione
maschera.
106
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
Dal riquadro di spostamento si seleziona, cliccandoci sopra con il mouse, la maschera da
stampare.
Si clicca il pulsante di Microsoft Office per selezionare il comando Stampa.
Viene visualizzata la finestra di colloquio Stampa dove, nella sezione Intervallo stampa, si
seleziona:
Per stampare tutti i record.
5.6.2.4 Stampare il risultato di una query.
cn
r.i
t
Per stampare un certo numero di pagine a partire da…
fino a…
EEVVEENNTTUUAALLEE SSEELLEEZZIIOONNEE DDII RREECCOORRDD
ro
be
rto
.a
lb
i
er
o@
Dal riquadro di spostamento si seleziona la query da stampare.
Per stampare una selezione di record non è sufficiente selezionare la query, ma è necessario
aprirla in visualizzazione Foglio dati (visualizzando il risultato della query), per procedere con
la selezione ed attivare l’opzione Record selezionato/i nella finestra di stampa.
Si clicca il pulsante di Microsoft Office per selezionare il comando Stampa.
Viene visualizzata la finestra di
colloquio Stampa dove, nella
sezione Intervallo stampa, si
seleziona:
Per stampare il contenuto
dell’intero risultato della query.
Per stampare un certo numero di
pagine a partire da… fino a…
Per stampare i
record selezionati.
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
107
5.6.2.5 Stampare una o più pagine specificate di un report, un report completo.
Dal riquadro di spostamento si seleziona il report
da stampare.
cn
r.i
t
Si clicca il pulsante di Microsoft Office per
selezionare il comando Stampa.
o@
Non essendo possibile selezionare
record all’interno di un report, non è
attiva l’opzione Record selezionato/i
nella finestra di stampa.
Per stampare l’intero report.
er
Viene visualizzata la finestra di
colloquio Stampa dove, nella sezione
Intervallo stampa, si seleziona:
ro
be
rto
.a
lb
i
Per stampare un certo numero di pagine a partire da… fino
a…
108
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
MODULO 5
COMPRENDERE I DATABASE ................................................................................................................... 2
5.1.2.2
5.1.2.3
5.1.2.4
5.1.2.5
5.1.2.6
5.1.3
5.1.3.1
5.1.3.2
5.1.3.3
5.1.3.4
5.1.3.5
5.1.3.6
5.1.4
5.1.4.1
5.1.4.2
5.1.4.3
t
Comprendere che ciascuna tabella di un database dovrebbe contenere dati relativi ad un solo
argomento. .................................................................................................................................. 5
Comprendere che ciascun campo di una tabella dovrebbe contenere un solo dato. .................. 5
Comprendere che il contenuto di un campo è associato ad un tipo di dato adeguato, quale:
testo, numero, data/ora, sì/no. ................................................................................................... 6
Comprendere che ai campi sono associate delle proprietà quali: dimensione, formato, valore
predefinito. .................................................................................................................................. 6
Sapere cosa è una chiave primaria. ............................................................................................ 6
Sapere cosa è un indice. Capire come permette di accedere più rapidamente ai dati................ 7
RELAZIONI............................................................................................................... 8
Capire che il motivo principale per creare relazioni tra tabelle di un database è minimizzare la
duplicazione dei dati.................................................................................................................... 8
Capire che una relazione viene costruita legando un campo univoco di una tabella ad un
campo di un’altra tabella. ........................................................................................................... 9
Relazione uno-a-uno. .................................................................................................................. 9
Relazione uno-a-molti. ................................................................................................................ 9
Relazione molti-a-molti. .............................................................................................................. 9
Comprendere l’importanza di mantenere l’integrità delle relazioni tra tabelle. ...................... 10
OPERATIVITÀ ......................................................................................................... 11
Sapere che i database professionali sono progettati e creati da specialisti di database. ......... 11
Sapere che l’inserimento di dati, la gestione dei dati e il recupero delle informazioni vengono
effettuati dagli utenti. ............................................................................................................... 11
Sapere che un amministratore di database fornisce accesso a dati specifici agli utenti
opportuni. .................................................................................................................................. 11
Sapere che l’amministratore del database è il responsabile del recupero di un database dopo
guasti o errori gravi. .................................................................................................................. 12
rto
5.1.4.4
ORGANIZZAZIONE DI UN DATABASE ............................................................................... 4
cn
r.i
5.1.2.1
Sapere cosa è un database. ........................................................................................................ 2
Conoscere la differenza tra dati e informazioni. ......................................................................... 2
Sapere come è organizzato un database in termini di tabelle, record e campi. ......................... 2
Conoscere alcuni degli utilizzi più comuni di database di grandi dimensioni, quali: sistemi di
prenotazione aerea, dati della Pubblica Amministrazione, dati di conti correnti, dettagli di
pazienti in ospedale. .................................................................................................................... 3
o@
5.1.2
CONCETTI FONDAMENTALI .......................................................................................... 2
er
5.1.1.1
5.1.1.2
5.1.1.3
5.1.1.4
lb
i
5.1.1
.a
5.1
USO DELLE BASI DI DATI ............................................................................................. 1
5.2
UTILIZZO DELL’APPLICAZIONE ................................................................................................................12
5.2.1
LAVORARE CON I DATABASE....................................................................................... 12
Aprire, chiudere un database. ................................................................................................... 12
Aprire, chiudere un’applicazione di database. .......................................................................... 13
Creare un nuovo database e salvarlo all’interno di un’unità disco. .......................................... 14
Minimizzare, ripristinare la barra multifunzione. ..................................................................... 16
Usare la funzione di Guida in linea (help) del programma. ...................................................... 17
be
5.2.1.1
5.2.1.2
5.2.1.3
5.2.1.4
5.2.1.5
ro
5.2.2
5.2.2.1
5.2.2.2
5.2.2.3
5.2.2.4
5.2.2.5
5.3
OPERAZIONI COMUNI E IL RIQUADRO DI SPOSTAMENTO. .................................................. 18
Aprire, salvare e chiudere una tabella, una query, una maschera, un report. .......................... 18
Cambiare modalità di visualizzazione di una tabella, una query, una maschera, un report. ... 19
Eliminare una tabella, una query, una maschera, un report. ................................................... 24
Navigare tra i record di una tabella, di una query, di una maschera. ....................................... 25
Ordinare i record di una tabella, modulo, risultato di una query in ordine numerico crescente o
decrescente, e in ordine alfabetico crescente o decrescente. ................................................... 25
TABELLE .................................................................................................................................................26
5.3.1
5.3.1.1
RECORD ............................................................................................................... 26
Inserire, eliminare record in una tabella. .................................................................................. 26
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
I
5.3.1.2
PROGETTAZIONE ..................................................................................................... 30
5.3.2.2
5.3.2.3
5.3.2.4
5.3.2.5
5.3.2.6
5.3.2.7
CERCARE INFORMAZIONI ...................................................................................................................... 45
OPERAZIONI FONDAMENTALI ..................................................................................... 45
5.4.1.1
5.4.1.2
5.4.1.3
QUERY ................................................................................................................. 55
5.4.2.5
5.4.2.6
5.4.2.7
5.4.2.8
5.4.2.9
Comprendere che una query viene utilizzata per estrarre e analizzare dei dati. ...................... 55
Creare e salvare una query su una sola tabella usando dei criteri di ricerca assegnati. ........... 55
Creare e salvare una query su due tabelle usando dei criteri di ricerca assegnati. ................... 60
Aggiungere criteri ad una query utilizzando i seguenti operatori: = (uguale), <> (diverso), <
(minore di), <= (minore di o uguale a), > (maggiore di), >= (maggiore di o uguale a)............... 63
Aggiungere criteri ad una query utilizzando uno o più dei seguenti operatori logici: AND, OR,
NOT. ........................................................................................................................................... 65
Utilizzare un carattere jolly in una query: *, %, ? o _. ............................................................... 67
Modificare una query: aggiungere, modificare, eliminare dei criteri. ....................................... 68
Modificare una query: aggiungere, eliminare, spostare, nascondere, visualizzare dei campi. . 69
Eseguire una query. ................................................................................................................... 70
er
5.4.2.1
5.4.2.2
5.4.2.3
5.4.2.4
lb
i
5.4.2
Usare il comando di ricerca per trovare una parola, un numero, una data specificati in un
campo. ....................................................................................................................................... 45
Applicare un filtro ad una tabella, query, maschera o report. .................................................. 46
Eliminare l’applicazione di un filtro da una tabella, query, maschera o report. ....................... 54
o@
5.4.1
OGGETTI ................................................................................................................................................ 71
5.5.1
MASCHERE ............................................................................................................ 71
Capire che una maschera viene usata per visualizzare e gestire i record. ................................ 71
Creare e assegnare un nome ad una maschera. ....................................................................... 71
Creare una maschera utilizzando la Creazione guidata Maschera ......................................... 72
Utilizzare una maschera per inserire record. ............................................................................. 75
Utilizzare una maschera per eliminare record. ......................................................................... 76
Utilizzare una maschera per inserire, modificare, eliminare dati in un record. ........................ 76
Inserire, modificare testo nell’intestazione, piè di pagina di una maschera. ............................ 77
rto
5.5.1.1
5.5.1.2
.a
5.5
Creare e assegnare un nome a una tabella e specificarne i campi con i relativi tipi di dati, quali:
testo, numero, data/ora, sì/no. ................................................................................................. 30
Applicare le proprietà dei campi, quali: dimensioni del campo, formato numerico, formato
data/ora, valore predefinito. ..................................................................................................... 33
Creare una regola di validazione per numeri, data/ora, valuta. ............................................... 36
Comprendere le conseguenze quando si modificano i tipi di dati, le proprietà dei campi di una
tabella. ....................................................................................................................................... 37
Definire un campo come chiave primaria. ................................................................................ 40
Inserire un campo in una tabella esistente. .............................................................................. 42
Modificare l’ampiezza delle colonne, o delle righe, di una tabella. .......................................... 44
t
5.3.2.1
5.4
Inserire, modificare, eliminare dati in un record. ...................................................................... 29
cn
r.i
5.3.2
be
5.5.1.3
5.5.1.4
5.5.1.5
5.5.1.6
5.6
STAMPE ................................................................................................................................................. 79
5.6.1
ro
5.6.1.1
5.6.1.2
5.6.1.3
5.6.1.4
5.6.1.5
5.6.1.6
5.6.2
II
REPORT, ESPORTAZIONE DI DATI .................................................................................. 79
Capire che un report viene utilizzato per stampare informazioni selezionate da una tabella,
query. ......................................................................................................................................... 79
Creare e assegnare un nome ad un report basato su una tabella, query. ................................ 80
Modificare la collocazione dei campi di dati e le intestazioni all’interno di un report. ............. 90
Presentare campi specifici in un report raggruppati per somma, minimo, massimo, media,
conteggio, con punti di interruzione adeguati. .......................................................................... 92
Aggiungere opzioni di raggruppamento in visualizzazione Layout. ....................................... 94
Aggiungere una funzione di raggruppamento in visualizzazione Struttura. .......................... 96
Inserire, modificare il testo nell’intestazione, piè di pagina di un report. ................................. 98
Esportare una tabella, il risultato di una query in formato foglio di calcolo, testo (.txt, .csv),
XML all’interno di un’unità disco. .............................................................................................. 99
STAMPA.............................................................................................................. 104
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
5.6.2.1
ro
be
rto
.a
lb
i
er
o@
cn
r.i
t
5.6.2.2
5.6.2.3
5.6.2.4
5.6.2.5
Modificare l’orientamento (verticale, orizzontale) di una tabella, maschera, risultato di una
query, report. Modificare le dimensioni della carta. ............................................................... 104
Stampare una pagina, record selezionato/selezionati, tabella completa............................... 105
Stampare tutti i record, o pagine specificate, usando la visualizzazione maschera. .............. 106
Stampare il risultato di una query........................................................................................... 107
Stampare una o più pagine specificate di un report, un report completo. ............................. 108
ECDL - Modulo 5 – Uso delle basi di dati
III
