doc_021_ac Rev0 Riantracciabilita_uff_stmpa

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Area Comunicazione
DOCUMENTO
DOC-021-AC
Rev. 0
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29/04/2009
Ufficio Stampa
MODALITA’ DI GESTIONE DI IDENTIFICAZIONE, RINTRACCIABILITA’ E ARCHIVIAZIONE
DELL’UFFICIO STAMPA
1. Comunicati e conferenze stampa
Strumento
Archivio Cartaceo
Archivio Elettronico
1 – Percorso operativo
per la realizzazione dei
comunicati stampa
Raccoglitore denominato
“Comunicati
e
Conferenze
Stampa
Documenti”
Personal
computer
personale:
Desktop > Comunicati e
Conferenze stampa >
“percorso operativo per i
comunicati stampa.doc”
Raccoglitore denominato
“Comunicati
e
Conferenze
Stampa
Documenti”
Personal
computer
personale:
Desktop > Comunicati e
Conferenze stampa >
“percorso operativo per le
conferenze stampa.doc”
3 – Percorso operativo
per la realizzazione dei
comunicati stampa in
emergenza
Raccoglitore denominato
“Comunicati
e
Conferenze
Stampa
Documenti”
4 – Percorso operativo
per la realizzazione dei
comunicato
stampa
congiunti tra Azienda S.
Anna e Azienda Usl
Raccoglitore denominato
“Comunicati
e
Conferenze
Stampa
Documenti”
5 – Comunicati stampa
Raccoglitore denominato
“Comunicati
e
Conferenze Stampa” (per
gli anni 2008 – 2009)
Personal
computer
personale:
Desktop > Comunicati e
Conferenze stampa >
“percorso
operativo
comunicati
stampa
emergenza 2008.doc”
Personal
computer
personale:
Desktop > Comunicati e
Conferenze stampa >
Comunicati
stampa
congiunti USL OSPFE >
“percorso
operativo
congiunto USL OSPFE su
sciopero.doc”
Personal
computer
personale:
Desktop > Comunicati e
Conferenze stampa >
Sant’Anna
Informa
>
anno … (dal 2001 al
2009)
2 – Percorso operativo
per la realizzazione delle
conferenze stampa
Sito internet aziendale:
www.ospfe.it
>
Comunicati stampa (dal
2006 al 2009)
Elementi di
rintracciabilità
--
--
--
--
Due i parametri di
rintracciabilità (a partire
dal 2008):
- Data
- Nome del comunicato.
La
ricerca
si
può
effettuare
tramite
la
funzione “trova” nei file
“statistica
comunicati
stampa 2008.doc” e
“statistica
comunicati
stampa
2009”,
rintracciabili nel persona
computer personal a:
Desktop > Comunicati e
Conferenze stampa
Area Comunicazione – Ufficio Stampa
Corso Giovecca, 203 - 44100 Ferrara | Tel. 0532 237323 Fax 0532 236616| e-mail: [email protected]
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6 – Conferenze stampa
Raccoglitore denominato
“Comunicati
e
Conferenze Stampa” (per
gli anni 2008 – 2009)
Personal
computer
personale:
Desktop > Comunicati e
Conferenze stampa >
Sant’Anna
Informa
>
anno … (dal 2001 al
2009)
Sito internet aziendale:
www.ospfe.it
>
Comunicati stampa (dal
2006 al 2009)
7 – Scheda di valutazione
conferenza stampa
8
–
Statistica
pubblicazione
comunicati stampa
di
dei
Raccoglitore denominato
“Comunicati
e
Conferenze Stampa” (per
l’anno 2009)
Raccoglitore denominato
“Comunicati
e
Conferenze
Stampa”
(dall’anno 2008 in poi)
9 – Mailing list della
stampa locale e nazionale
di invio dei comunicati
stampa
--
Personal
computer
personale:
Desktop > Comunicati e
Conferenze stampa >
Schede
valutazioni
conferenze stampa > per
ogni conferenza stampa
viene creato un file
denominato
“scheda
valutazione
conferenza
stampa (data in cui si è
svolta).doc”
Personal
computer
personale:
Desktop > Comunicati e
Conferenze stampa >
“statistica
comunicati
stampa
2008.doc”
e
“statistica
comunicati
stampa 2009”,
Personal
computer
personale:
Nel software “Microsoft
Office
Outlook”
è
consultabile la mailing list
denominata
“giornali
locali”
Parametri
di
rintracciabilità (a partire
dal 2008):
- Data
- Nome del comunicato.
La
ricerca
si
può
effettuare
tramite
la
funzione “trova” nei file
“statistica
comunicati
stampa 2008.doc” e
“statistica
comunicati
stampa
2009.doc”,
rintracciabili nel personal
computer personal a:
Desktop > Comunicati e
Conferenze stampa
--
--
Parametri
di
rintracciabilità:
- Data
- Titolo del comunicato
stampa
Nome
del
professionista citato
- Nome unità operativa /
servizio / associazione di
volontariato citata
- Parole chiave
La
ricerca
si
può
effettuare
tramite
la
funzione “trova” nelle
cartelle: “posta inviata”,
“posta in arrivo”
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2. House Organ
Strumento
Archivio Cartaceo
Archivio Elettronico
1 - Procedura per la
realizzazione dell’House
Organ “Sant’Anna &
Notizie”
Raccoglitore denominato
“House
Organ
Documenti”
2
–
House
Organ
“Sant’Anna & Notizie”
Raccoglitore
denominato
“House
Organ archivio”
Personal
computer
personale:
Desktop > House Organ
Sito Intranet Aziendale:
inospfe.it:
Personal
computer
personale:
Desktop > House Organ >
HO 2008 (o HO 2009)
- Raccoglitori denominati
“House Organ procedura”
Sito internet aziendale:
www.ospfe.it > Sant’Anna
& Notizie (archivio a
partire dal primo numero,
luglio 2006)
Elementi di
rintracciabilità
--
Parametri
di
rintracciabilità:
- Data
- Numero dell’House
Organ
- Titolo dell’articolo
Nome
del
professionista citato
- Nome unità operativa /
servizio / associazione di
volontariato citata
La
ricerca
si
può
effettuare tramite:
1 - la funzione “trova” nel
file
“statistica
pubblicazione HO.doc” ,
rintracciabile
nel
personal
computer:
Desktop > House Organ
2 - la funzione “trova” nel
file “timone HO…doc”,
rintracciabile
nel
personal computer a:
Desktop > House Organ
> HO 2008 (o HO 2009)
3 - la funzione “trova” nel
file
“verbale
prima
riunione
HO….doc”,
rintracciabile
nel
personal computer a:
Desktop > House Organ
> HO 2008 (o HO 2009)
4 - Corrispondenza mail
tra
Direttore
Responsabile
House
Organ e professionisti
coinvolti negli articoli,
rintracciabile
nel
raccoglitore denominato
“House
Organ
procedura”
3 – Documento di
programmazione annuale
4 – Verbali “prima
riunione” e verbali “di
correzione”
Raccoglitore denominato
“House
Organ
Documenti”
- Raccoglitori denominato
“House Organ procedura”
Personal
computer
personale:
Desktop > House Organ >
Personal
computer
personale:
Desktop > House Organ >
HO 2008 (o HO 2009) >
“Verbali prima riunione
HO… .doc” o “verbale
correzione HO… .doc”
--
--
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–
Scheda
valutazione fornitori
di
Raccoglitore denominato
“House Organ documenti”
Personal
computer
personale:
Desktop > House Organ >
Valutazioni fornitori
Parametri
di
rintracciabilità:
- Nome del fornitore
- Anno di fornitura
Valutazione
dell’operato del fornitore
La
ricerca
si
può
effettuare
tramite
la
funzione “trova” nel file
“scheda
valutazione
fornitori
(nome
del
fornitore)
(anno
di
valutazione).doc”
6 – Composizione della
redazione
Raccoglitore denominato
“House Organ documenti”
--
--
Strumento
Archivio Cartaceo
Archivio Elettronico
Elementi di
rintracciabilità
1 – Percorso operativo
per la realizzazione della
Newsletter
Raccoglitore denominato
“Newsletter Documenti”
Personal
computer
personale:
Desktop > Newsletter
3. Newsletter
-Sito Intranet Aziendale:
inospfe.it:
2 – Newsletter aziendale
Raccoglitore
denominato “Newsletter
archivio”
Personal
computer
personale:
Desktop > Newsletter >
Archivio
- Raccoglitori denominati
“Newsletter procedura”
Parametri
di
rintracciabilità:
- Data
- Numero della Newletter
- Titolo dell’articolo
La
ricerca
si
può
effettuare
tramite
la
funzione “trova” nel file
“verbale prima riunione
newsletter….doc”,
rintracciabile
nel
personal computer a:
Desktop > Newsletter >
Gennaio (febbraio, ecc.)
2009
3 – Documento di
programmazione annuale
Raccoglitore denominato
“Newsletter Documenti”
4 – Verbali “prima
riunione” e verbali “di
correzione”
- Raccoglitori denominato
“Newsletter procedura”
Personal
computer
personale:
Desktop > Newsletter >
Personal
computer
personale:
Desktop > Newsletter >
Gennaio (febbraio, ecc.)
2009 > “Verbali prima
riunione
Newsletter…
.doc”
o
“verbale
correzione
newletter…
.doc”
--
--
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–
Scheda
valutazione fornitori
di
Raccoglitore denominato
“Newsletter documenti”
Personal
computer
personale:
Desktop > Newsletter >
Fornitori Newsletter
Parametri
di
rintracciabilità:
- Nome del fornitore
- Anno di fornitura
Valutazione
dell’operato del fornitore
La
ricerca
si
può
effettuare
tramite
la
funzione “trova” nel file
“scheda
valutazione
fornitori
(nome
del
fornitore)
(anno
di
valutazione).doc”
Elementi di
rintracciabilità
4. Rassegna stampa
Strumento
Archivio Cartaceo
Archivio Elettronico
1 – Percorso operativo
per la realizzazione della
rassegna stampa
Raccoglitore denominato
“Rassegna
stampa
documenti”
Personal
computer
personale:
Desktop > Rassegna
stampa
Sito Intranet Aziendale:
inospfe.it:
Rassegna stampa mese
di… > si accede alla
pagina della rassegna
stampa del mese. (a lato
l’archivio a partire dal
2006)
2 – Rassegna stampa
--
3 – Statistica
rassegna stampa
invio
4 – Invio dei singoli
articoli ai professionisti
aziendali
direttamente
chiamati in causa
Raccoglitore denominato
“Rassegna
stampa
evidenze”
Raccoglitore denominato
“Rassegna
stampa
evidenze”
Personal
personale:
Desktop >
stampa
Personal
personale:
Desktop >
stampa
computer
Rassegna
computer
Rassegna
-Parametri
di
rintracciabilità:
- Parola chiave
- Ricerca per data
- Titolo dell’articolo
- Testata giornalistica
La
ricerca
si
può
effettuare
tramite
la
funzione
“ricerca”
inserita
nel
sito
ferrara.ecostampa.net
Parametri
di
rintracciabilità:
- Data e ora di
spedizione
della
rassegna
La
ricerca
si
può
effettuare
tramite
la
funzione “trova” nel file
“statistica invio rassegna
stampa (a partire dal
2008).doc”
Parametri
di
rintracciabilità:
- Data
Nome
del
professionista citato
- Titolo dell’articolo
- Quotidiano dove è
stato pubblicato l’articolo
La
ricerca
si
può
effettuare
tramite
la
funzione “trova” nel file
“file
inviati
ai
professionisti (mese e
anno).doc”
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–
Scheda
valutazione fornitori
di
Raccoglitore denominato
“Rassegna
stampa
documenti”
Personal
computer
personale:
Desktop > Rassegna
Stampa
>
Fornitori
Rassegna stampa
Parametri
di
rintracciabilità:
- Nome del fornitore
- Anno di fornitura
Valutazione
dell’operato del fornitore
La
ricerca
si
può
effettuare
tramite
la
funzione “trova” nel file
“scheda
valutazione
fornitori
(nome
del
fornitore)
(anno
di
valutazione).doc”
Strumento
Archivio Cartaceo
Archivio Elettronico
1 – Programmazione
attività telestense 20082009
Raccoglitore denominato
“Televisione”
Personal
computer
personale:
Desktop > Telestense
5
–
Scheda
valutazione fornitori
Raccoglitore denominato
“Televisione”
Personal
computer
personale:
Desktop > Telestense >
Relazione
fornitori
>
Anno…
Elementi di
rintracciabilità
Parametri
di
rintracciabilità:
- Tipo di trasmissione
andata in onda
- Data di messa in onda
- Nome dei professionisti
coinvolti
La
ricerca
si
può
effettuare
tramite
la
funzione “trova” nel file
“programmazione attività
telestense
20082009.doc”
Parametri
di
rintracciabilità:
- Nome del fornitore
- Anno di fornitura
Valutazione
dell’operato del fornitore
La
ricerca
si
può
effettuare
tramite
la
funzione “trova” nel file
“scheda
valutazione
fornitori
(nome
del
fornitore)
(anno
di
valutazione).doc”
5. Telestense
di
Area Comunicazione – Ufficio Stampa
Corso Giovecca, 203 - 44100 Ferrara | Tel. 0532 237323 Fax 0532 236616| e-mail: [email protected]
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29/04/2009
Ufficio Stampa
6. Varie
Strumento
Archivio Cartaceo
1 – Questioni varie che
l’Ufficio Stampa tratta
senza evidenza sulla
stampa
2 – Notizie di stampa che
vengono trattate ma di
cui l’Ufficio Stampa non
emette comunicati
3 – Ordini in magazzino
Raccoglitore denominato
“Varie”
Raccoglitore denominato
“Varie”
Raccoglitore denominato
“Varie”
Archivio Elettronico
--
--
--
Elementi di
rintracciabilità
Parametri
rintracciabilità:
- Data
Parametri
rintracciabilità:
- Data
di
Parametri
rintracciabilità:
- Data
di
Il Responsabile
Ufficio Stampa
Marco Malossi
Ferrara, lì
VERIFICA
Responsabile Qualità Aziendale
Dott. Ulrich Wienand
di
APPROVAZIONE
Responsabile Area Comunicazione
Dott.ssa Patrizia Fabbri
Area Comunicazione – Ufficio Stampa
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