Connect to SAP
bis 6.1
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Archiviazione digitale per SAP con DocuWare
Connect to SAP collega DocuWare attraverso un‘interfaccia certificata con il modulo SAP ArchiveLink
incorporato in SAP NetWeaver. Sono supportati tutti i tipi di documento e strategie di archiviazione
SAP nonché l‘archiviazione di dati SAP.
Connect to SAP garantisce la perfetta integrazione di
SAP e dell‘efficiente sistema di gestione dei documenti
DocuWare. I documenti che accompagnano il processo
aziendale sono disponibili in qualsiasi momento con un
semplice clic del mouse e vengono memorizzati in modo
assolutamente affidabile.
Architettura del prodotto
Ventajas principales
Búsqueda directa de documentos de SAP
Integración de los procesos y objetos
empresariales
L‘installazione di Connect to SAP è integrata
nell‘installazione di DocuWare e può essere eseguita in
Protección de datos gracias al concepto
modo semplice e rapido con pochi clic del mouse. Il
de autorizaciones de SAP
modulo si avvale della flessibilità dell‘architettura
DocuWare e funziona in modo autonomo
immediatamente dopo l‘installazione senza la necessità di
applicazioni esterne o di ulteriori implementazioni. Per configurare un raccoglitore DocuWare per l‘acquisizione di
documenti da SAP è sufficiente un‘impostazione nell‘installazione centrale di DocuWare Administration. In questo
modo viene configurato anche Server SAP HTTP e Trasferimento codice a barre SAP. Per la memorizzazione e la
gestione dei documenti è possibile utilizzare tutti i prodotti database supportati da DocuWare (MSSQL, MySQL e
Oracle).
Accesso ai documenti senza SAP
Ogni client DocuWare che dispone delle autorizzazioni necessarie può accedere ai documenti e ai dati da SAP. Gli
attributi aggiuntivi semplificano la ricerca. In DocuWare Administration è possibile anche creare raccoglitori
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autonomi su CD/DVD con documenti critici SAP. In questo modo, l‘utente di un determinato PC può eseguire una
ricerca in un raccoglitore direttamente dal CD/DVD senza la necessità di installare il software. L‘accesso con il
browser Web attraverso Internet/Intranet è facilmente configurabile.
Scenari tipici
La collaborazione tra DocuWare e SAP riguarda sia documenti in entrata che documenti creati in SAP. Nelle
seguenti strategie di archiviazione (scenari di archiviazione) il prodotto Connect supporta SAP per l‘archiviazione
dei documenti:
Documenti in entrata, scenario principale („archiviazione differita con codice a
barre“)
1.
2.
3.
4.
L‘etichetta con il codice a barre viene applicata al documento (ad esempio in una fattura in entrata).
La verifica della fattura e la registrazione del documento commerciale vengono eseguite in SAP.
SAP crea l‘oggetto business e acquisisce il codice a barre.
Il documento viene sottoposto a scansione, viene riconosciuto il codice a barre e il documento viene
archiviato in DocuWare.
5. DocuWare passa a SAP la tabella con il codice a barre e il DocID.
6. SAP individua il documento contabile e lo associa al documento DocuWare corrispondente tramite il
codice a barre.
7. L‘utente può accedere in qualsiasi momento direttamente dall‘oggetto business al documento DocuWare
corrispondente.
La soluzione supporta naturalmente anche l‘“archiviazione anticipata“. In questo caso, l‘utente esegue innanzitutto
la scansione della fattura in entrata e la archivia in DocuWare con il codice a barre come voce di indice. In seguito
la fattura viene verificata e registrata in SAP e viene creato un oggetto business. L‘oggetto business viene associato
al documento archiviato in DocuWare tramite la tabella dei codici a barre.
SAP Business Workflow
Connect to SAP supporta inoltre l‘archiviazione per l‘acquisizione differita tramite Business Workflow. In questo
caso, viene caricato un documento scansionato e viene fornito a DocuWare il DocID SAP. L‘utente crea il business
workflow e durante il processo i diversi revisori accedono al documento archiviato in DocuWare tramite il DocID
SAP.
Documenti in uscita
1. La registrazione e l‘oggetto business, quale un ordine, vengono creati in SAP.
2. L‘ordine viene stampato su supporto fisico e contemporaneamente viene archiviato da ArchiveLink
tramite una stampante virtuale nel raccoglitore DocuWare con un DocID SAP specifico.
3. Durante la revisione di un oggetto business, il DocID specifico consente di accedere in SAP al documento
corrispondente archiviato in DocuWare.
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Liste di stampa e archiviazione di dati SAP
Connect to SAP supporta inoltre l‘archiviazione di liste di stampa con collegamenti ipertestuali nonché di dati per
l‘archiviazione di dati SAP (dati REO).
Realizzazione tecnica
Componente OLE
Il componente OLE consente la scansione, la
visualizzazione e la stampa nonché l‘archiviazione di
documenti. Il menu di scansione DocuWare viene
visualizzato direttamente dall‘interfaccia SAP e consente
di eseguire la scansione dei documenti sul PC locale. Il
visualizzatore DocuWare viene gestito da SAP attraverso
l‘automazione OLE per consentire la visualizzazione di
documenti dell‘applicazione SAP nel visualizzatore
DocuWare.
Creazione di una connessione tra SAP e HTTP
in DocuWare Administration per la
connessione a un Content Repository SAP
Server SAP HTTP e connessioni tra
SAP e HTTP
I due componenti Server SAP HTTP e Trasferimento
codice a barre SAP si basano su ArchiveLink 4.5.
ArchiveLink può essere utilizzato dal CMS (Content
Management Service) KPro con l‘interfaccia HTTP Content
Server in esso contenuta. Server SAP HTTP comunica con
i Content Repository di ArchiveLink.
SAP utilizza Server SAP HTTP per archiviare i documenti
Assegnazione di una connessione tra SAP e
in DocuWare e richiederne la visualizzazione. A ogni
HTTP a un raccoglitore che supporta SAP
Content Repository viene assegnata una destinazione di
comunicazione chiaramente definita. Per consentire a più
Server SAP HTTP di comunicare, se necessario, con
Content Repository omonimi (ad esempio sistema di test
e sistema produttivo), vengono create in DocuWare Administration connessioni tra SAP e HTTP associate sempre a
un Content Repository SAP specifico. Le connessioni tra SAP e HTTP costituiscono l‘elemento di connessione tra
Server SAP HTTP e Content Repository SAP. Server SAP HTTP può comunicare con i server DocuWare attraverso le
tecnologie di protezione di Windows (Kerberos, NTML, Negotiate) o tramite SSL.
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Trasferimento codice a barre SAP e
connessioni remote SAP
DocuWare fornisce a SAP le tabelle con i codici a barre
dei documenti archiviati. Le tabelle contengono sia i
codici a barre che i DocID dei documenti correnti. In
questo modo, gli oggetti business SAP vengono associati
ai documenti DocuWare ed è quindi possibile accedere
da SAP ai documenti archiviati in DocuWare. La tabella
dei codici a barre viene creata tramite un flusso di
lavoro predefinito che controlla DocuWare Workflow
Server. Il trasferimento viene eseguito attraverso una
connessione remota SAP che collega Workflow Server
con un Content Repository di un sistema SAP. Durante la
creazione del flusso di lavoro predefinito viene
selezionata una connessione remota SAP che collega
DocuWare con un Content Repository. È possibile
impostare dei filtri in modo che la tabella acquisisca solo
i codici a barre di determinati documenti. Le voci di
indice dei documenti di cui sono stati acquisiti i codici a
barre possono essere impostate automaticamente sul
valore desiderato alla fine del processo.
Creazione di una connessione di flusso di
lavoro SAP per il trasferimento del codice a
barre
Livello raccoglitore
I raccoglitori nei quali vengono archiviati documenti da
Procedura guidata per la configurazione di un
SAP devono supportare SAP. A tale scopo è sufficiente
flusso di lavoro di Trasferimento codice a
attivare una casella di controllo in DocuWare
barre SAP con la selezione dell‘origine
Administration. Per i raccoglitori che supportano SAP
vengono creati automaticamente campi specifici nel
database. Un campo memorizza il DocID del documento
SAP corrente che viene creato anche per il DocID del
documento DocuWare. Il collegamento tra l‘oggetto business in SAP e il documento in DocuWare viene effettuato
tramite il DocID SAP. DocuWare crea il DocID SAP e lo passa a SAP (scenario „Documenti in entrata“) o viceversa:
l‘ID documento SAP viene creato da SAP e viene passato a DocuWare (scenario „Archiviazione per l‘acquisizione
differita tramite Business Workflow“ e documenti in uscita).
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Integrazione di parole indice
Per consentire la ricerca dei documenti creati in SAP e
archiviati in DocuWare indipendentemente da SAP e in
base a criteri diversi, sono disponibili in DocuWare
funzioni specifiche. Poiché dopo l‘archiviazione in
DocuWare non sono disponibili criteri di indicizzazione
per una ricerca significativa, è necessario inserire nel
raccoglitore i criteri di indicizzazione i quali vengono
estratti dai database SAP. A tale scopo vengono creati
programmi ABAP specifici che leggono i criteri di
indicizzazione e li passano a DocuWare. Nel caso, ad
esempio, di fatture di fornitori, il programma ABAP
individua l‘ID del documento, la data della fattura,
l‘importo della fattura e il conto di accredito e cerca il
nome del fornitore corrispondente nel conto fornitori. I
dati individuati vengono scritti dal programma in un file
di consegna. Il modulo aggiuntivo DocuWare Autoindex
legge il file e immette i dati come parole indice
addizionali dell‘ID del documento corrente (Matchcode)
nel database del raccoglitore DocuWare. L‘installazione
centrale di DocuWare Administration acquisisce la
configurazione e l‘esecuzione da DocuWare Autoindex.
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Comunicazione dei componenti Connect to
SAP con SAP ArchiveLink
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Requisiti per l‘utilizzo e Panoramica delle funzioni
Requisiti per l‘utilizzo
Configurazione e personalizzazione di SAP e dell‘interfaccia ArchiveLink
Server SAP HTTP: Win2000 SP4, Win XP Prof. SP1, Win 2003 Server SP1; non è necessario un sistema
operativo server; server o workstation, 512 MB di RAM, consigliato 1 GB
Interfaccia SAP ArchiveLink versione 4.5 e successive
SAP R/3 versione 4.5B e successive, con componenti OLE versione 4.6C e successive
Licenza di sistema e licenza sito DocuWare 5 o un numero di licenze di rete complete corrispondente agli
utenti SAP specifici che devono disporre dell‘accesso a DocuWare
Per il riconoscimento del codice a barre: DocuWare RECOGNITION
Per l‘integrazione delle parole chiave: DocuWare Autoindex e il programma ABAP per l‘estrazione dei
dati
I requisiti di sistema di DocuWare 5 e dei moduli aggiuntivi DocuWare
RECOGNITION e Autoindex eventualmente utilizzati sono indicati nelle relative schede dati.
Panoramica delle funzioni
Archiviazione e associazione di documenti a oggetti business
Supporto di scenari standard del codice a barre SAP per documenti in entrata
Integrazione di documenti archiviati in scenari di flusso di lavoro business SAP
Archiviazione e visualizzazione di liste di stampa
Archiviazione e visualizzazione di file del raccoglitore provenienti dall‘archiviazione di dati SAP
Acquisizione di documenti da SAP
Funzionalità completa di ArchiveLink versione 4.5
Utilizzo della funzionalità di caching DocuWare
Archiviazione di documenti in formato originale
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