SISTEMA DI VALUTAZIONE DELL’ATTIVITA’ E DELLA PERFORMANCE dell’Azienda speciale AGRO CAMERA per l’anno 2016 Approvato con deliberazione dell’OdA n. 27 del 13/7/2016 GLI OBIETTIVI DELL’ATTIVITA’ E LA METODOLOGIA DI LAVORO Alla luce della missione assegnatale e dell’evoluzione dello scenario del settore, Agro Camera (già ARM) individua come principale scopo della sua attività il servizio alle imprese del settore agro-alimentare. Da questo impegno discendono gli obiettivi dell’azione che sono individuati ed aggiornati nel Piano annuale dell’attività, che per il 2016 sono: a) b) c) d) e) f) g) h) i) la migliore conoscenza dello scenario e dei mercati sostanziata dalla funzione di gestione della Borsa merci di Roma la creazione e la gestione di servizi per il mercato il miglioramento della qualità dei prodotti la tipicizzazione della gamma l’innovazione nella tecnica di produzione e nei processi gestionali la ricerca di nuove aree di mercato, coerenti con l’evoluzione della domanda il supporto alla diversificazione l’erogazione di servizi al sistema istituzionale per la crescita del settore la crescita e l’efficienza dei sistemi di garanzia Gli obiettivi sono tradotti in progetti, a loro volta dettagliati in azioni. A questi, nel corso dell’anno, si possono integrare ulteriori attività di servizio derivati da incarichi esterni. Per l’anno 2016 le attività dell’Azienda Speciale si sviluppano in progetti, rispettivamente articolati in azioni, descritte nell’allegato n. 1 del presente documento. La dotazione organica a regime per la realizzazione delle attività si compone di n 10 unità In considerazione della necessaria riorganizzazione funzionale interna attuata per la gestione del programma di attività 2016 derivante da: assenza per congedo del Direttore generale Carlo Hausmann dal 19 gennaio 2016 assenza per congedo parentale di n. 1 unità di personale (Murtas) presenza con orario part time di n. 1 unità di personale (Libertini) nonché dalla necessità di definire compiutamente il presente documento a valle delle necessarie verifiche per una armonizzazione di criteri condotta dai competenti uffici camerali circostanza questa che ha portato alla definizione del documento in chiusura del primo semestre di attività, è stata superata la precedente organizzazione interna che prevedeva l’assegnazione di ogni azione ad un responsabile di progetto e ad uno staff che ne seguisse la realizzazione. 2 Si è invece privilegiata la condivisione con l’intera struttura aziendale -verificata ed aggiornata in occasione di periodiche riunioni- di obiettivi, azioni e conseguimento dei risultati attesi così da favorire nel contempo il monitoraggio costante e la massima interscambiabilità tra i funzionari di primo livello cui è assegnata la funzione di produzione e coordinamento operativo e la possibilità di far ricorso anche a tutte le figure di secondo e terzo livello concentrandole nel tempo su specifiche attività, nella logica di garantire una risposta tempestiva alle scadenze progettuali. Per ogni progetto è stabilito nel programma di attività un livello di risultato minimo misurato da indicatori di realizzazione. Tale risultato è sinteticamente descritto nella sezione “Elementi di valutazione ed indicatori” di ciascun format di progetto, successivamente riportato. 3 OBIETTIVI E PRINCIPI DELLA INCENTIVAZIONE Le figure di utenti di Agro Camera La missione di Agro Camera si esplica attraverso l’offerta di servizi alle imprese e agli Enti, in particolare del sistema amministrativo locale, interessati allo sviluppo agricolo, rurale ed alimentare. Tutti i dipendenti dell’Azienda, e per loro tramite i collaboratori, sono chiamati a condividerne e a diffonderne i contenuti. Per l’attuazione della sua missione Agro Camera mira a mantenere e a sviluppare un pieno rapporto di fiducia con tutti gli interlocutori aziendali, gli amministratori, la direzione, i dipendenti, gli utenti, i fornitori ed i partners. L’Etica nel lavoro L’Azienda Speciale cura con particolare attenzione i valori etici del proprio lavoro e si adopera perché questi caratterizzino la propria attività. Un alto livello di reputazione dell’Azienda è considerato indispensabile per ottenere alti livelli di efficienza del proprio operato Lo stile Aziendale Nell’organizzazione interna del lavoro Agro Camera si caratterizza per uno stile aziendale che fa leva su una costante condivisione delle informazioni e dei processi organizzativi, valorizzando il confronto e per quanto possibile limitando l’esercizio eccessivo dell’autorità. Nell’approccio con gli utenti dei servizi (consumatori ed imprese) e stakeholders tutti i dipendenti sono tenuti ad un comportamento attento alle esigenze, trasparente e corretto. 4 I principi aziendali per il riconoscimento della qualità delle risorse umane L’azienda ai fini di assicurare la qualità del lavoro considera con particolare favore: - la capacità di ascolto delle esigenze degli utenti così come la capacità di comunicare loro le opportunità di servizio offerte dall’Azienda - un comportamento proattivo e propositivo - l’accuratezza del lavoro, la puntualità, il rispetto degli orari - la prontezza, l’autonomia e l’elasticità nell’organizzazione del proprio lavoro e la disponibilità a rispondere alle esigenze aziendali anche al di fuori degli stretti compiti assegnati - lo spirito di squadra, lo scambio adeguato di informazioni, il supporto offerto ai colleghi in situazioni di necessità, il contributo fattivo offerto per il miglioramento della performance collettiva dell’Azienda - la creatività, la capacità di analisi, la capacità di individuare, a livello delle differenti funzioni, nodi organizzativi e di suggerire soluzioni adeguate - la volontà di progredire nella professionalità e nell’acquisizione di abilità professionali, la ricerca continua di miglioramento delle proprie prestazioni e la cura del proprio ambiente di lavoro e dell’attrezzatura affidata. 5 MODALITA’ E CRITERI DI VALUTAZIONE DEL LAVORO La programmazione del lavoro L’Azienda attua con cadenza annuale un Programma di Attività approvato dall’OdA e dalla Camera di Commercio di Roma contestualmente al bilancio preventivo. I contenuti del programma di attività assieme ad un calendario di massima della programmazione delle attività stesse sono portati a conoscenza di tutto il personale dipendente all’inizio dell’anno. Il programma di attività è articolato in progetti e in relative azioni. Gli obiettivi attesi ed i parametri di valutazione per la positiva riuscita di ogni iniziativa / progetto sono oggetto di condivisione in occasione delle periodiche riunioni con tutto il personale Ai progetti inizialmente previsti possono integrarsi ulteriori attività connesse ad incarichi successivamente ricevuti, anch’essi formano oggetto di divulgazione al personale. L’assegnazione degli obiettivi Al Direttore Generale è affidato dal Presidente come obiettivo individuale il coordinamento dell’intera realizzazione del programma di attività. Al Vice Direttore sono assegnati obiettivi individuali propri in funzione del coordinamento dei settori di attività e delle risorse umane assegnate. Per l’anno in corso entrambe le funzioni coesistono nella figura di Direttore Generale Vicario. La misurazione del grado di realizzazione delle attività I progetti e le azioni si intendono realizzati in modo soddisfacente dall’Azienda al momento del loro completamento. La valutazione è quindi condotta in base agli output stabiliti nella scheda progetto. Eventuali modifiche agli output dei progetti, così come alle modalità di realizzazione possono essere attuate in corso d’opera in base a considerazioni di opportunità. In questo caso sono oggetto di una successiva riassegnazione di compiti. La valutazione della performance collettiva aziendale La valutazione della performance investe in via preliminare il livello collettivo e successivamente il livello individuale. Per la valutazione collettiva la base informativa per la valutazione dei risultati, anche in base agli indicatori di realizzazione individuati, è predisposta dalla Direzione ed è riportata in un apposito prospetto condiviso con l’OdA all’atto dell’approvazione del bilancio consuntivo. La valutazione della performance aziendale è compiuta dall’OdA dell’Azienda sulla base della relazione delle attività svolte e successivamente trasmessa all’Organo Indipendente di Valutazione camerale. 6 - Nella valutazione si tiene conto: del grado di realizzazione del programma di attività annuale, attraverso gli output e gli indicatori delle eventuali attività integrative svolte in aggiunta al programma di attività del grado di soddisfazione degli utenti, misurati con sistemi di analisi della customer satisfaction dell’impegno complessivo delle risorse umane aziendali, valutandone il grado di professionalità e di rispondenza alle esigenze di servizio. La valutazione della performance complessiva dell’Azienda è espressa con un punteggio da 1 a 10 La positiva valutazione della performance aziendale (voto superiore a 6) costituisce il presupposto per l’erogazione della somma destinata all’ incentivazione stabilita annualmente dall’OdA. La valutazione della performance individuale La valutazione della performance è condotta in funzione del grado di responsabilità e di competenze di ciascuna risorsa prevedendo un livello direzionale (direttore e vice direttore) uno di responsabile (di progetto/ amministrativo) e di assistente / addetto. Performance del Direttore Generale Vicario La valutazione della performance del Direttore Generale è curata dal Presidente e dall’OdA e tiene conto - della performance complessiva aziendale ottenuta - del grado di soddisfazione espresso dall’OdA - dai valori economici e finanziari descritti nel bilancio consuntivo approvato ed in particolare del volume di attività realizzato Performance dei funzionari Responsabili di Progetto e del Responsabile amministrativo La valutazione dei Responsabili di Progetto e del Responsabile Amministrativo è a cura del Direttore, sentito il Vice direttore, ed avviene in funzione: - del grado e delle modalità di realizzazione delle attività assegnate, della loro complessità, dello sviluppo temporale delle stesse attività e del valore economico, con un punteggio espresso da 1 a 60 - della misurazione della performance individuale effettuata in base alla aderenza del comportamento ai principi aziendali di valutazione di qualità delle risorse 7 umane. La misurazione è tradotta in un ulteriore punteggio espresso da 1 a 40 così suddiviso: a. professionalità, competenza, abilità, elasticità (1 – 8 punti) b. puntualità nel rispetto degli impegni, accuratezza, affidabilità (1 – 8 punti) c. disponibilità, elasticità nell’assolvere compiti diversi e nell’adattamento al lavoro (1 - 8 punti) d. creatività, capacità di problem solving (1 – 8 punti) e. spirito di squadra, disponibilità a collaborare (1 - 8 punti) Il punteggio complessivo da 1 a 100, è oggetto di confronto tra la Direzione e l’interessato Performance degli Assistenti di Progetto e degli Addetti alla Segreteria La valutazione degli Assistenti di progetto è a cura della direzione ed avviene in funzione - dell’impegno nella partecipazione alle attività assegnate, della loro complessità, dello sviluppo temporale delle attività e del valore economico, con un punteggio espresso da 1 a 60 - della misurazione della performance individuale effettuata in base alla corrispondenza ai principi aziendali di valutazione di qualità delle risorse umane. La misurazione è tradotta in un ulteriore punteggio espresso da 1 a 40 così suddiviso a. professionalità, competenza, abilità, elasticità (1 – 8 punti) b. puntualità nel rispetto degli impegni, accuratezza, affidabilità (1 – 8 punti) c. disponibilità, elasticità nell’assolvere compiti diversi e nell’adattamento al lavoro (1 - 8 punti) d. creatività, capacità di problem solving (1 – 8 punti) e. spirito di squadra, disponibilità a collaborare (1 - 8 punti) Il punteggio complessivo da 1 a 100, è oggetto di confronto tra la Direzione e l’interessato Modalità di concessione dell’incentivazione L’importo dell’incentivazione è stabilito dall’OdA dell’azienda con cadenza annuale. E’ distribuito in modo proporzionale ai punteggi di merito riportati. Il punteggio così ottenuto viene ponderato alla quantità del tempo/lavoro (giornate lavorate) ed al livello contrattuale. 8 SCHEDA INDIVIDUALE ASSEGNAZIONE OBIETTIVI E VALUTAZIONE PERFORMANCE (Allegati A e B) 9 ALLEGATO A SCHEDA ASSEGNAZIONE OBIETTIVI INDIVIDUALI ANNO DI RIFERIMENTO: 2016 NOME E COGNOME: …………………………………….. …………………………………………………… LIVELLO: ……….. IN SERVIZIO DAL: ……………… Il sottoscritto ha preso visione dell’estratto del documento “SISTEMA DI VALUTAZIONE DELL’ATTIVITA’ E DELLA PERFORMANCE DELL’AZIENDA SPECIALE” per l’anno di riferimento DATA ………………………………. FIRMA …………………………………… OBIETTIVI INDIVIDUALI ED ELEMENTI DI VALUTAZIONE CODICE da programma attività TITOLO RUOLO (1) OBIETTIVI (2) (1): RP = responsabile progetto, AP = assistente progetto, AS = addetto segreteria, RA= responsabile amministrativo (2): allegato estratto del programma di attività dell’anno di riferimento (3): allegato estratto del programma di attività dell’anno di riferimento 10 INDICATORI (3) Eventuali osservazioni e valutazioni sugli obiettivi assegnati: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… IL DIPENDENTE DATA …………………………………………….. FIRMA 11 …………………………… ALLEGATO B SCHEDA VALUTAZIONE DEGLI OBIETTIVI INDIVIDUALI ANNO DI RIFERIMENTO: 2016 VALUTAZIONE DEL GRADO DI REALIZZAZIONE DEL LAVORO AFFIDATO (60% del punteggio individuale) CODICE OUTPUT ED INDICATORI da programma attività PUNTEGGIO RELATIVO AL GRADO DI REALIZZAZIONE DELLE ATTIVITA’ (1- 60) (*) (*) il punteggio tiene conto del grado di realizzazione delle attività di progetto o di servizio assegnate, della loro complessità, dello sviluppo temporale delle attività e del valore economico VALUTAZIONE DELLA PERFORMANCE INDIVIDUALE (40% del punteggio individuale) L’azienda ai fini di assicurare la qualità del lavoro considera con particolare favore: - la capacità di ascolto delle esigenze degli utenti così come la capacità di comunicare loro le opportunità di servizio offerte dall’Azienda (rif. successivo punto A) - la volontà di progredire nella professionalità e nell’acquisizione di abilità professionali, la ricerca continua di miglioramento delle proprie prestazioni (rif. successivo punto A) - l’accuratezza del lavoro, la puntualità, il rispetto degli orari (rif. successivo punto B) - la prontezza, l’autonomia e l’elasticità nell’organizzazione del proprio lavoro e la disponibilità a rispondere alle esigenze aziendali anche al di fuori degli stretti compiti assegnati (rif. successivo punto C) - un comportamento proattivo e propositivo, la creatività, la capacità di analisi, la capacità di individuare, a livello delle differenti funzioni, nodi organizzativi e di suggerire soluzioni adeguate (rif. successivo punto D) - lo spirito di squadra, lo scambio adeguato di informazioni, il supporto offerto ai colleghi in situazioni di necessità, il contributo fattivo offerto per il miglioramento della performance collettiva dell’Azienda (rif. successivo punto E) PUNTEGGIO VALUTATO DALLA DIREZIONE A. B. C. D. E. PROFESSIONALITA’ – AUTONOMIA (1-8) PUNTUALITA’ – AFFIDABILITA’ (1-8) DISPONIBILITA’ (1-8) PROBLEM-SOLVING (1-8) COLLABORATIVITA’, SPIRITO DI SQUADRA (1-8) TOTALE A- E PUNTEGGIO COMPLESSIVO TOTALE A- E (1–40) PUNTEGGIO RELATIVO AL GRADO DI REALIZZAZIONE DELLE ATTIVITA’ (1-60) (*) TOTALE PUNTEGGIO IL DIPENDENTE DATA …………………………………………….. FIRMA 12 …………………………… SCHEDA OBIETTIVI DIREZIONE ANNO DI RIFERIMENTO: 2016 1. Livello medio generale di soddisfazione delle attività somministrate secondo i modelli di analisi Customer Satisfaction (partners/stakeholders) ( scala da 1 a 5) 2. Riduzione dei costi di funzionamento Risultato atteso 4 di eccellenza 5 3. Numero di imprese del settore agroalimentare raggiunti dai servizi della Borsa Merci Roma e degli eventi speciali dedicati nonché degli utenti del CSTT nel corso dell’annualità 2016 4. Supportare le scelte della policy dell’Organo di Amministrazione garantendo un flusso informativo aggiornato sulle attività svolte ed i risultati ottenuti attraverso la positiva realizzazione dei progetti da programma di attività e/o affidati in corso d’anno: Elaborazione di report periodici per gli Organi Aziendali e successivamente per la Camera di Commercio Risultato atteso +5% Eccellenza +10% Risultato atteso: report trimestrale entro 10 gg dalla fine del trimestre. Di eccellenza mensile entro 10 gg dalla fine del mese Risultato atteso 7gg eccellenza 5 gg 5. Monitoraggio dell’accuratezza della gestione amministrativa, predisposizione degli strumenti di controllo gestionale e produzione degli output richiesti periodicamente dagli uffici camerali 6. Redazione, monitoraggio, aggiornamento del P.T.P.C. Risultato atteso -10% eccellenza -15% 2 monitoraggi annui- risultato atteso: relazione semestrale entro il 30 giugno; annuale entro il 31 dicembre Di eccellenza: 15 giugno (semestrale) 15 dicembre (annuale) (le variazioni percentuali si intendono sui risultati 2014 attesa l’eccezionalità del 2015 per lo svolgimento di EXPO) 13 SCHEDA OBIETTIVI INDIVIDUALI ANNO DI RIFERIMENTO: 2016 FORMAT PROGETTI 1 - SERVIZI PER IL MERCATO OBIETTIVI AZIONI Gestione Borsa Merci Aumentare la Servizi alle imprese agro soddisfazione industria e produzione dell’utente listino ufficiale con (customer cadenza settimanale INDICATORI Grado medio di soddisfazione > 4 (scala 15) satisfaction) monitorata attraverso i questionari Servizio Prodotti e Mercati Sistema di acquisizione ed elaborazione delle informazioni sulle tendenze di mercato e sui prezzi (18 voci -9 mercati italiani/esteri- 4 valute) Garantire la massima informazione agli operatori relativamente agli strumenti di mercato mediante la raccolta Seminario tematico ROMACEREALI Meeting annuale con analisi dello scenario internazionale della filiera cerealicola quotidiana delle informazioni da varie fonti Incrementare la percentuale di utenti raggiunti dai contenuti del seminario (incremento percentuale) Aumentare la soddisfazione dell’utente (customer satisfaction) monitorata attraverso i questionari 14 Aggiornamento dei dati entro 1h dall’acquisizione del dato dalla varie fonti Incremento del 10% del dato precedente (400 contatti) Grado medio di soddisfazione > 4 (scala 15) Incrementare la percentuale di utenti raggiunti dai contenuti del seminario (incremento percentuale) Incremento del 10% del dato precedente (400 contatti) Aumentare la soddisfazione dell’utente (customer satisfaction) monitorata attraverso il questionario Grado medio di soddisfazione > 4 (scala 15) Mappa dei prodotti e banca dati Profilazione sensoriale dei prodotti affidati dalle imprese del territorio Aumentare il paniere dei prodotti profilati: incremento percentuale dei nuovi prodotti Incremento del 10% (dato precedente 50 prodotti) Circuito gastronomico per la ristorazione tradizionale di qualità Valorizzazione della cultura gastronomica locale con il coinvolgimento degli chef stellati Ottimizzare la divulgazione dei prodotti e delle ricette tipiche del territorio attraverso la realizzazione di eventi/appuntamen ti e materiali tecnici (output) 3 eventi e 10 output Supporto tecnico per fiere ed eventi CCIAA Roma - Il Cibo dell’Accoglienza - La Bisaccia del Pellegrino Azione promozionale dei prodotti alimentari adatti alla fruizione dei pellegrini e dei turisti in occasione del Giubileo Ottimizzare la divulgazione dei contenuti del progetto presso i consumatori: gestione calendario eventi/appuntamen ti Almeno n. 10 eventi Seminario per operatori sui mercati esteri FRANCEAGRIMER Meeting annuale con analisi dell’offerta di grano tenero francese 2 - CENTRO SERVIZI TIPICI E TRADIZIONALI 3 - SERVIZI ATTIVITÀ ISTITUZIONALI 15 4 - QUALITÀ ED INNOVAZIONE 5 - SISTEMA IMPRESA 6 - SERVIZI PER LO SVILUPPO DEL SISTEMA Concorsi Premio Roma Concorsi annuali dedicati ai formaggi ed ai prodotti da forno Aumentare la soddisfazione degli utenti-imprese partecipanti (customer satisfaction) monitorata attraverso i questionari Grado medio di soddisfazione > 4 (scala 15) Concorso Orii del Lazio Concorso regionale dedicato agli oli Ottimizzare la divulgazione dei contenuti del concorso: ampliamento del database imprese del settore olivooleicolo Almeno 10 contatti nuovi in più (320 dato precedente) Percorsi innovativi nella produzione alimentare Centro web di documentazione agrinnovaroma Uguale o superiore a n. 5 Ottimizzare l’assistenza tecnica output alle imprese per l’elaborazione di modelli produttivi di filiera integrata: pubblicazione di soluzioni tecnologiche (output) Workshop tematici per produzioni agroalimentari e agriturismo Gestione del portale Romaincampagna Aumentare il coinvolgimento delle aziende agrituristiche attraverso la pubblicazione delle proposte turistiche Uguale o superiore a n. 40 proposte Agrietour Arezzo Salone Nazionale dell’Agriturismo Promuovere la diffusione delle tematiche inerenti la cultura gastronomica attraverso Almeno 5 appuntamenti 16 eventi/appuntamen ti a tema (Caffè Letterario/cooking show) 7 - INCARICHI AGGIUNTIVI AD AFFIDAMENTO DIRETTO SEGRETERIA CCIAA Roma Latium Land of Oil Progetto di presentazione e valorizzazione degli oli del Lazio nel mercato statunitense Efficientamento dell’attività presso i ristoratori statunitensi: realizzazione di specifici materiali tecnici in lingua inglese (output) Almeno n. 7 output Efficientamento delle procedure per la comunicazione di tipo istituzionale all’esterno (partners e contatti vari) monitoraggio della mailing list (n. 500 contatti) e aggiornamento del dato entro 1 ora Entro 1 ora dal reperimento del dato (produzione di liste periodiche per monitoraggio - ogni 3 mesi) Garantire l’aggiornamento degli archivi aziendali (Protagonisti del Cibo, repertorio verbali e delibere) con tempestivo inserimento del dato e produzione delle liste Trimestrale entro 7 giorni dal termine del trimestre Tempestività nella verifica della completezza dei dati dell’archivio “Elenco Fornitori” con conseguente Entro 4 giorni dalla data di ricezione della domanda 17 contatto per l’acquisizione di eventuale documentazione mancante/incomple ta a corredo della domanda di iscrizione Garantire la tempestività e la completezza di aggiornamento dell’archivio documentale e del magazzino Borsa Merci AMMINISTRAZIONE E CONTROLLO DI GESTIONE Entro 7 giorni dal termine del trimestre Ottimizzazione delle Entro 5 giorni dal termine del trimestre di procedure volte a riferimento garantire il flusso informativo relativo alla corretta gestione amministrativa alla Direzione ed alla Camera di Commercio di Roma: produzione report Garantire la tempestività nella predisposizione dei report amministrativi trimestrali (preventivi e consuntivi) per la trasmissione alla Camera di Commercio di Roma: produzione dei report 18 Entro 5 giorni dal termine del trimestre di riferimento Tempestività nelle verifiche di natura amministrativa ai fini della corretta gestione dell’Elenco Fornitori Entro 4 giorni dalla data di ricezione della domanda Monitorare gli strumenti gestionali collegati al P.T.P.C. in funzione di eventuali aggiornamenti (n. 2 report annui) Report semestrale entro il 15 giugno ed annuale entro il 15 dicembre Incrementare la percentuale dei questionari di customer satisfaction somministrati agli utenti Incremento del 5% 19