Servizio Statistica
MANUALE DI UTILIZZO DEL PORTALE “TURISMO4”
(Tower)
Invio telematico dei dati relativi al movimento clienti nelle
strutture ricettive e alla comunicazione di consistenza ricettiva,
prezzi e servizi
Aggiornato Marzo 2016
Regione Emilia-Romagna – Servizio Statistica
Manuale di utilizzo del sistemaTurismo4 – Ver.07_2
Indice
1. INFORMAZIONI PER L’UTILIZZO DI TURISMO4 ................................................................................ 3
2. ACCESSO A TURISMO4 (TOWER) ................................................................................................... 4
3. MOVIMENTO TURISTICO .................................................................................................................. 6
3.1 Attività e camere e letti disponibili ................................................................................................ 6
3.2 Occupazione ................................................................................................................................... 9
3.3 Modalità di inserimento dati ....................................................................................................... 10
3.3.1 Importa file da software gestionale ...................................................................................... 10
3.3.2 Check-in................................................................................................................................. 11
3.3.2.1 Check in cliente: ospite singolo, capogruppo o capofamiglia........................................ 11
3.3.2.2 Check-in: familiare o membro di gruppo ....................................................................... 15
3.3.2.3 Check-in in giornate senza clienti o senza comunicazione di attività o di chiusura ...... 16
3.3.3 Importa Gruppi...................................................................................................................... 18
3.4 Comunicazioni questura .............................................................................................................. 19
3.4.1 Genera file questura ............................................................................................................. 20
3.4.2 Stampa scheda p.s. e/o informativa privacy ......................................................................... 23
3.5 Statistiche ..................................................................................................................................... 25
3.6 Benchmark - Andamento di mercato ........................................................................................... 27
3.7 Elenco ospiti ................................................................................................................................. 28
3.8 Imposta di soggiorno.................................................................................................................... 30
4. GESTIONE STRUTTURA ................................................................................................................... 32
4.1 Dati struttura ................................................................................................................................ 32
4.2 Prezzi ............................................................................................................................................ 34
4.3 Ricettività ..................................................................................................................................... 35
4.4 Servizi ........................................................................................................................................... 36
4.5 Stampe ......................................................................................................................................... 38
5. INFORMATIVA ................................................................................................................................ 39
6. DEFINIZIONI PER L’INDAGINE SUL MOVIMENTO TURISTICO ......................................................... 41
6.1 Le variabili ................................................................................................................................ 41
6.2 Principali avvertenze per la compilazione ............................................................................... 42
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1. INFORMAZIONI PER L’UTILIZZO DI TURISMO4
PER I GESTORI DELLE STRUTTURE RICETTIVE
Per utilizzare il portale TURISMO4 è necessario richiedere la creazione di un account che
permetterà l’accesso al servizio.
Per la richiesta utilizzare il modulo scaricabile
dal
sito
http://www.provincia.rimini.it/sites/default/f
iles/informa/statistiche/turismo/richiesta_cre
denziali_tower.doc
o
richiederlo
direttamente all’Ufficio Statistica del turismo
[email protected]
Una volta compilato, il modulo va inviato via
fax o e-mail insieme alla copia di un
documento di identità del gestore o del
legale rappresentante, secondo le modalità
riportate sul modulo stesso.
A seguito della richiesta verranno comunicati
username e password per l’accesso al
portale.
N. B. Per la comunicazione della denuncia
prezzi è necessario richiedere le credenziali
per ogni struttura (anche dipendenza).
PER LE A.I.A. E GLI STUDI COMMERCIALI
Per utilizzare il portale Turismo4 (Tower) è necessario avere le credenziali di accesso al sistema.
Per le A.I.A e gli Studi Commerciali le credenziali di accesso saranno inviate d’ufficio tramite la
vostra e-mail comunicata all’ufficio alberghi della Provincia di Rimini. Queste credenziali daranno
accesso esclusivamente alla sezione “GESTIONE STRUTTURA”, pagine 32-38 del manuale.
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2. ACCESSO A TURISMO4 (TOWER)
Si accede a Turismo4 collegandosi al sito https://caprovincia.rimini.it
Dal portale sarà possibile entrare nella propria area personale
Inserendo le proprie credenziali (username e password)1
Al primo accesso è obbligatorio cambiare la password ricevuta utilizzando il menù “profilo”
“dati utente”
1
Se si desidera fare delle prove di utilizzo è possibile accedere al sistema con le credenziali di prova
username: dataentry password: dataentry
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Nel quale andrà inserita la password iniziale fornita dalla Provincia
Poi la password che si è scelta e che va confermata anche nello spazio sottostante, infine cliccando
su “cambia password” si salvano le modifiche.
Verificare che l’indirizzo e-mail riportato sia corretto (in caso contrario va aggiornato), indicare il
nome del responsabile della propria struttura ricettiva, come previsto dal Decreto legislativo 30
giugno 2003, n. 196 codice in materia di protezione dei dati personali e in caso si utilizzi un
software gestionale indicare di quale si tratta.
I dati verranno salvati cliccando su “aggiorna dati”
In caso si smarrisca la password è sufficiente cliccare su “password
dimenticata”, apparirà un box in cui inserire il proprio nome utente
quindi cliccando su “invia per email” la
password verrà inviata all’indirizzo di posta
elettronica indicato nel profilo utente.
Una volta entrati nell’area di lavoro ci sono tre sezioni:
Nella sezione indagini statistiche possono essere proposti questionari o richieste opinioni agli
utenti, delle sezioni gestione struttura e movimento turistico si tratterà diffusamente qui di
seguito.
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3. MOVIMENTO TURISTICO
La sezione movimento turistico permette di inviare la comunicazione dei dati Istat (facendo il
check-in dei clienti o importando i file provenienti da software gestionali), fare la comunicazione
alla pubblica sicurezza e di utilizzare tutta una serie di funzionalità di supporto alla gestione della
struttura. Tutte le funzionalità sono descritte più dettagliatamente nei paragrafi successivi.
3.1 Attività e camere e letti disponibili
Con il Regolamento Europeo 692/2011 2 sulla rilevazione del movimento turistico sono
diventate obbligatorie le informazioni relative a:
Occupazione totale delle camere
Disponibilità totale delle camere
Disponibilità totale dei posti letto
L’occupazione delle camere viene comunicata direttamente nella scheda Check-in3.
L’informazione relativa al totale delle unità ricettive (camere) e delle persone ospitabili
(letti) disponibili nei giorni di apertura va comunicato cliccando sul pulsante “comunica
attività” della pagina principale
Questa sezione permette di comunicare le giornate di apertura della struttura e relativa
disponibilità ricettiva e le giornate in cui invece la struttura rimarrà chiusa. La compilazione
di questa sezione è indispensabile per l’utilizzo delle successive funzionalità.
2
http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2011:192:0017:0032:IT:PDF
3
vedi sezione 3.3.2.1 - Check in cliente: ospite singolo, capogruppo o capofamiglia
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Il
numero
di
camere/letti
disponibili è riferito al numero
di camere/letti effettivamente
disponibili alla vendita; tale
numero può essere diverso dal
totale dichiarato ufficialmente,
ad
esempio
nel
caso
di
ristrutturazione
di
parte
dell'esercizio o nel caso degli
esercizi stagionali con apertura
invernale che possono mettere
a disposizione solo una parte di
camere (quelle riscaldate).
Per “unità ricettiva” si intende l’unità formata da una camera o una serie di stanze costituente
un’unità indivisibile in una struttura ricettiva o in una abitazione.
Per le residenze turistico-alberghiere se non è noto il numero effettivo delle camere va
indicato il numero delle unità abitative.
Per i campeggi e le aree attrezzate va indicato il numero di piazzole, roulotte, mobilhome.
Per i villaggi turistici va indicato il numero degli alloggiamenti.
Un letto matrimoniale deve essere conteggiato come due posti-letto.
I letti aggiunti non vanno mai conteggiati.
La comunicazione dell’attività della struttura (giorni di apertura e ricettività) può essere
fatta per singolo giorno o per periodo.
Per indicare un giorno di apertura va selezionata l’opzione “giorno singolo” dal menù a tendina
poi una volta selezionato il giorno di interesse utilizzando il calendario nella pagina oppure
quello che appare nel campo
“Giorno”, va indicato il totale di
“Unità Ricettive” (Camere) e
“Persone
Ospitabili”
(Letti)
disponibili per quel giorno.
Nel caso invece si debba
indicare una giornata in cui la
struttura è stata chiusa è
sufficiente spuntare la casellina
“chiuso”.
Cliccando su “Registra Attività”
i dati inseriti verranno salvati.
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Per indicare un periodo in cui la struttura sarà aperta va selezionata l’opzione “periodo” dal
menù a tendina
Quindi va indicato l’intervallo di date (campo “giorno” e “fino al”) e relativa ricettività
disponibile (“Camere\Unità Ricettive” “Letti\Persone Ospitabili) per quel periodo.
Nel caso invece si debba indicare un periodo in cui la struttura è stata chiusa è sufficiente
indicare l’intervallo di date e spuntare la casellina “chiuso”.
Cliccando su “Registra Attività” i dati inseriti verranno salvati.
Nel caso in cui si debba estendere uno stato fino alla fine del mese (apertura con relativa
ricettività dichiarata o chiusura) va selezionata l’opzione “estendi per tutto il periodo”
Per confermare va utilizzato sempre il tasto “registra attività”
Una volta registrate, le giornate di apertura vengono visualizzate sul calendario con uno sfondo
verde quelle di chiusura con uno sfondo rosso.
Ovviamente le informazioni inserite potranno essere in seguito modificate.
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3.2 Occupazione
La sezione “occupazione” permette di comunicare le giornate in cui la struttura è rimasta aperta
ma senza avere ospiti.
Si accede a questa area dal menù operazioni rapide posto sulla sinistra oppure dal menù “ospiti”
“occupazione”
Il sistema non permette di inserire giornate senza clienti nel futuro ma solo di comunicare queste
informazione fino alla giornata di calendario effettiva.
La comunicazione può essere fatta per singola giornata cliccando su “seleziona” in corrispondenza
del giorno desiderato, spuntando il box “movimento zero” quindi cliccando su “modifica attività”.
La comunicazione può essere fatta anche per periodo, in questo caso va indica la data di partenza
utilizzando il tasto seleziona sulla griglia mentre la data di fine periodo va indicata nel campo “fino
al”, infine spuntato il box “movimento zero” e cliccando su “modifica attività” verrà salvata.
Nel caso in cui si selezioni una giornata in cui nella sezione “attività” si è indicata la chiusura
apparirà il messaggio di errore.
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Si raccomanda di gestire con attenzione queste informazioni (così come quelle relative ad aperture
e chiusure) perché il sistema non consentirà di effettuare check-in in giornate per cui si è
comunicata l’attività, la chiusura o l’assenza di ospiti4.
3.3 Modalità di inserimento dati
La comunicazione dei dati relativi al movimento clienti può essere fatta in due modi a seconda che
si disponga o meno di un programma gestionale commerciale predisposto a interfacciarsi con il
sistema Tower.
1) Si dispone di un programma gestionale predisposto per l’esportazione dei dati o in un file
che va salvato e poi caricato attraverso il portale o con la possibilità di interfacciarsi
direttamente con il nostro database inviando automaticamente i dati via ftp.
2) Non si dispone di un gestionale quindi il check-in dei clienti viene fatto direttamente da
Tower assolvendo l’obbligo di invio dei dati per la rilevazione statistica e la possibilità di
utilizzare queste informazione per la comunicazione alla questura dei dati sugli ospiti
(scheda di pubblica sicurezza).
3.3.1 Importa file da software gestionale
Questa voce di menù è dedicata a coloro che dispongono di un software gestionale 5. Per la
comunicazione dei dati sarà sufficiente creare il file di export dal proprio gestionale e importarlo in
questa sezione.
A cadenza giornaliera o nelle giornate nelle quali vengono
registrati degli ospiti effettuare l’export dal proprio gestionale.
Collegarsi a Tower e cliccare sulla voce di menù “Importa File da
software Gestionale”
oppure direttamente dal menù principale selezionando “importa
file”
4
Per una descrizione dettagliata vedi sezione 3.3.2.3 Check-in in giornate senza clienti o senza comunicazione di
attività o di chiusura (pag. 16)
5
Le maggiori softwarehouse presenti sul mercato hanno uniformato l’interscambio dei dati. Nel caso in cui la propria
softwarehouse necessiti di ulteriore documentazione, questa è scaricabile dalla sezione “documentazione”
“download” rimaniamo comunque a disposizione per qualsiasi informazione al riguardo.
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Si aprirà questa pagina
Il pulsante “select file”
consente di selezionare
il file generato dal
gestionale, mentre con
il pulsante “carica” sarà
possibile dare inizio alla
trasmissione del file.
Dopo qualche istante apparirà l’esito della trasmissione.
In caso di errori, i dati andranno corretti e ritrasmessi. Le posizioni, precedentemente caricate,
andranno così sovrascritte.
3.3.2 Check-in
Questa funzione è dedicata a coloro che non dispongono di un gestionale e permette di fare il
check-in del cliente inserendo anche tutti i dati previsti dalla normativa in tema di pubblica
sicurezza.
3.3.2.1 Check in cliente: ospite singolo, capogruppo o capofamiglia
Selezionando “check-in” dal menù “ospiti”, oppure direttamente dal menù principale selezionando
“check-in”.
Si aprirà questa pagina
nella quale occorre inserire le
informazioni richieste:
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Selezionare il tipo di alloggiato6 da una delle categoria proposte dal menù a
tendina
Indicare il sesso del cliente
Indicare il numero di camere occupate. Nel caso di un’ospite
singolo sarà 1 (valore di default) nel caso di un gruppo o di una
famiglia andrà indicato il numero di camere occupate dal
gruppo/famiglia.
Inserire cognome e nome del cliente
Data di nascita del cliente: i valori
vanno selezionati dal menù a tendina ricordando che ospite singolo,
capogruppo e capofamiglia devono necessariamente essere
maggiorenni.
Indicare la cittadinanza in cui il valore di default è Italia.
Se il cliente è straniero è sufficiente digitare il paese di provenienza
nello spazio dedicato e il sistema proporrà i paesi7 corrispondenti
alla stringa di testo inserita.
I campi relativi a “stato di nascita” “stato di residenza” e “stato
di rilascio” (del documento di identità) funzionano In modo del
tutto analogo.
In caso di clienti italiani vanno indicati anche il comune di nascita, di residenza e del rilascio del
documento.
Questi campi funzionano in modo analogo ai precedenti; il
sistema propone i comuni italiani corrispondenti alla stringa
di testo inserita
6
Tipo alloggiato: (3 modalità: ospite singolo, famiglia, gruppo) derivano dalle definizioni dell'allegato al Decreto del
Ministero dell'Interno dell'11.12.2000
7
I Paesi esteri sono codificati secondo la classificazione Istat (http://www.istat.it/it/archivio/6747)
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Nel caso in cui lo stato di nascita sia un paese straniero, nel campo relativo al comune di nascita
andrà inserita la città di nascita riportata sul documento di identità (in questo caso il sistema non
propone nulla ma va inserito per esteso).
Se invece lo stato di residenza e lo stato di rilascio del documento sono paesi stranieri
scompaiono le maschere di inserimento relative ai comuni.
Riportare l’indirizzo di residenza (campo facoltativo).
Indicare il documento di identità presentato.
Il tipo di documento va selezionato da un menù a tendina in cui sono
riportati tutti i documenti di riconoscimenti validi. Per facilitare la ricerca
all’inzio sono riportati i documenti più usati nella struttura. Di seguito va
riportato il numero del documento.
Inserire data di arrivo e data di partenza presunta.
Il sistema propone di default come data di arrivo, quella del giorno in cui si
inserisce il cliente e come data di partenza presunta il giorno successivo.
Ovviamente è possibile selezionare un’altra data di arrivo e partenza, è
sufficiente posizionarsi nello spazio dedicato. A questo punto apparirà un
piccolo calendario da cui scegliere la data desiderata.
I campi “tipo turismo” e “mezzo di trasporto utilizzato” servono per
completare la rilevazione “caratteristiche dei clienti nelle strutture
ricettive” attività inserita nel Programma Statistico Nazionale con il
codice PR100004 informazioni utili per definire i target di turisti che
frequentano il nostro territorio.
Entrambi i campi prevedono un menù a tendina da cui
selezionare l’informazione, nel caso del mezzo di trasporto se
si utilizzano più mezzi (ad esempio nave e auto) selezionare il
mezzo di trasporto prevalente.
Una volta inserite tutte le informazioni richieste si termina la
registrazione della scheda cliccando sul pulsante “esegui
check-in” a fondo pagina.
In caso si sia dimenticato di compilare un campo obbligatorio il
sistema avviserà con un warning.
Ad esempio dimenticando di inserire la data di nascita di un cliente apparirà questo messaggio:
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Per i comuni in cui è stata introdotta l’imposta di soggiorno è stata realizzata una funzione che può
essere di supporto per il calcolo dell’importo dovuto o per la lista di eventuali clienti che dovessero
aver rifiutato di pagare l’importo dovuto.
Le informazioni vanno inserite al momento del check in, se si tratta di un cliente con età inferiore
ai 14 anni viene automaticamente inserito nelle
esenzioni con causale “età non compresa
nell’intervallo” in caso contrario viene già selezionata
dal sistema l’opzione “soggetto a imposta di
soggiorno”
in caso un cliente con età maggiore di 14 anni rientri nelle
esenzioni previste dal comune va scelta l’opzione “Non
soggetto a imposta di soggiorno” e va selezionata dal
menù a tendine che viene a visualizzarsi l’opzione corretta
per quell’esenzione.
In caso un cliente soggetto all’imposta rifiuti di versare il
dovuto va messa la spunta sulla casella “omesso
versamento”
Se si deve procedere alla registrazione di un cliente già in precedenza inserito nel sistema è stata
implementata una nuova funzione che permette di richiamare i dati velocizzando così l’operazione
di check in.
Cliccando su “cerca ospiti” apparirà un menù a tendina contenente l'elenco degli ospiti che è
possibile richiamare, si può cercare il cliente digitando il cognome o muovendosi con il cursore a
destra, una volta selezionato cliccando su carica si andrà a completare la scheda di check in con i
dati dell’ospite caricati nel precedente soggiorno. Arrivati a questo punto, a cura dell'operatore
resta sono la selezione del tipo alloggiato corretto (ospite singolo è l’opzione di default proposta) e
delle reali date di arrivo e partenza dell'ospite, avendo cura di verificare l'attendibilità degli
estremi del documento (potrebbero essere non rispondenti al documento presentato questa
volta,
oppure
essere
quelli
di
un
documento
scaduto)
Per le funzioni di consultazione relative all’imposta di soggiorno si rimanda alla sezione 3.8 del
manuale.
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3.3.2.2 Check-in: familiare o membro di gruppo
Nel caso in cui il cliente da registrare sia un familiare o il membro di un gruppo, selezionare
l’informazione desiderata dal menù a tendina
A questo punto indicare un capofamiglia o capogruppo a cui il familiare o membro del gruppo
andrà legato; tale dato è selezionabile da un menù a tendina che propone tutti i
capogruppo/capofamiglia registrati, in ordine cronologico per facilitare la ricerca.
Per questa tipologia di alloggiato non occorre inserire il documento di identità né ovviamente
numero e data di rilascio (in quanto fa fede il documento presentato dal
capogruppo/capofamiglia). Per velocizzare la compilazione, le informazioni relative a stato,
provincia e località di residenza, data di arrivo e partenza tipo di turismo e mezzo di trasporto
utilizzato sono ereditate dal capogruppo/capofamiglia; ovviamente sono dati modificabili se non
corrispondono alle generalità del familiare/membro gruppo. Vanno inserite le restanti
informazioni: cognome, nome, luogo e data di nascita, cittadinanza e indirizzo.
Anche in questo caso una volta inserite tutte le informazioni richieste si termina la registrazione
della scheda cliccando sul pulsante a fondo pagina.
In caso si sia dimenticato di compilare un capo obbligatorio il sistema avviserà con un warning.
Ad esempio dimenticando di inserire la data di nascita di un cliente apparirà questo messaggio
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3.3.2.3 Check-in in giornate senza clienti o senza comunicazione di attività o di
chiusura
Qualora si effettui il check-in in una giornata per cui non si è dichiarata l’attività, il sistema
bloccherà il check-in e apparirà questo messaggio:
Cliccando sul link proposto si aprirà in
una nuova pagina la sezione per la
comunicazione dell’attività giornaliera
qui si andrà a selezionare la giornata o il
periodo da comunicare8 si inserirà il
numero di camere e letti disponibili poi
cliccando su “registra attività” si
salveranno i dati (la giornata o il periodo
comunicato verrà visualizzato sul
calendario con uno sfondo verde chiaro).
Fatta la comunicazione di attività
tornando alla sezione del check-in si
potrà procedere al salvataggio del
cliente che si stava registrando senza
perdere i dati che si erano immessi.
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Per una descrizione dettagliata del funzionamento della sezione vedi 3.1 Attività e camere e letti disponibili (pag. 6)
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Nel caso in cui si effettui il check-in in una giornata in cui si è già dichiarata l’apertura ma senza la
presenza di clienti9 il sistema bloccherà il check-in e apparirà questo messaggio
Cliccando sul link proposto si aprirà in una nuova pagina la sezione “occupazione” qui si andrà a
selezionare la giornata o il periodo da modificare;
Togliendo la spunta da “movimento zero” poi cliccando su “modifica attività” la giornata o il
periodo selezionato tornerà disponibile, a questo punto tornando nella pagina del check-in si potrà
procedere al salvataggio del cliente che si stava registrando senza perdere i dati che si erano
immessi.
9
vedi occupazione - sezione 3.2 del manuale
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In modo del tutto analogo, nel caso in cui si effettui il check-in in una giornata in cui si era
dichiarata la chiusura il sistema bloccherà il check-in e apparirà questo messaggio
Cliccando sul link proposto in
questo caso si aprirà la pagina
“comunica attività” qui si andrà a
selezionare la giornata o il periodo
da modificare; togliendo la spunta
da “chiuso”
poi cliccando su “modifica attività”
la giornata o il periodo selezionato
tornerà “libero” (contrassegnato
dal colore verde chiaro sul
calendario, nell’esempio il giorno
18/02/2016)
Fatto questo tornando alla sezione
del check-in si potrà procedere al
salvataggio del cliente che si stava
registrando senza perdere i dati che
si erano immessi.
3.3.3 Importa Gruppi
La procedura importa file serve al gestore della struttura ricettiva al fine di importare su Tower
anche il file generato dal programma “Gruppi Ospiti”.
Gruppi Ospiti è un piccolo software che si può
scaricare
dalla
sezione
“Documentazione””Downloads”
Questo programma (tradotto anche in inglese e spagnolo) va scaricato e inviato per posta
elettronica all’agenzia con cui si collabora, utilizzando questo programma sarà l’agenzia stessa a
procedere alla registrazione dei clienti inviando poi per posta elettronica il file che viene prodotto
e che a va solo caricato nel sistema.
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Una volta ricevuti i file dall’agenzia, il gestore della
struttura ricettiva dovrà andare nella sezione dal
menù
“Ospiti” “Importa File da software gestionale”.
Con “Select file” selezionare dalla directory in cui è stato salvato il file .txt dei movimenti ricevuto
dall’agenzia, a quel punto apparirà il tasto “carica” attraverso il quale si da inizio all’importazione
dei dati
Nell’area download è possibile scaricare una guida che spiega l’utilizzo del programma gruppi oltre
a quello relativo al tower.
3.4 Comunicazioni questura
Questa sezione permette di gestire le comunicazioni relative alla
movimentazione turistica da trasmettere alla questura di
competenza e gli adempimenti relativi alla privacy.
A questa sezione si accede dal menù principale, oppure
utilizzando il menù “comunicazioni questura”
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3.4.1 Genera file questura
Il menù “genera file questura” permette di accedere alla pagina in cui è possibile generare un file
di testo compatibile con il formato adottato dalla questura per la trasmissione web delle schedine
alloggiati. La comunicazione alla Questura va effettuata entro la mezzanotte del giorno successivo
all’arrivo del cliente.
Accedendo a questa sezione si aprirà questa maschera composta ora da due sezioni:
in quella di sinistra denominata “Selezionare gli ospiti da trasmettere” - troviamo l’elenco
dei movimenti degli ospiti inseriti, raggruppati per data di inserimento. Di colore rosso
sono gli ospiti per i quali è già stato generato il file per l’invio in Questura e di colore verde
gli ospiti per i quali non è stato ancora generato. È possibile scegliere il movimento del
giorno per il quale si vuole generare il file cliccando su “seleziona”;
nella sezione a destra compare l’elenco degli ospiti inseriti nel giorno selezionato.
Selezionando una data per cui è già stato generato il file, il sistema genera un warning sotto
l’elenco degli ospiti che ricorda che si era già provveduto all’esportazione di quelle posizioni.
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Invece selezionando una data per cui non è stato ancora generato il file, compare l’indicazione di
procedere con la generazione del file per la Questura.
Una volta selezionati gli ospiti per cui generare il file da trasmettere, cliccare su
Quindi scegliere la directory10 (documenti/download o altro) in cui salvare il file e cliccare “salva”
10
Cartella di download predefinita per explorer http://windows.microsoft.com/it-it/internet-explorer/downloadfiles#ie=ie-10
per
chrome
https://support.google.com/chrome/answer/95574?hl=it
e
firefox
http://support.mozilla.org/it/kb/gestione-dei-download
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Ora occorre collegarsi al sito della polizia di stato per la trasmissione del file
Cliccando sul link “collegamento al sito della polizia di stato” si aprirà il portale “servizio alloggiati!
A questo punto sarà sufficiente autentificarsi con le credenziali rilasciate dalla Questura di Rimini
e importare il file salvato nella directory prescelta scegliendo la voce di menù “invio file”.
Nell’area “supporto tecnico” “manuali” del Servizio Alloggiati della Polizia di Stato sono
disponibili delle utilissime guide che è consigliabile scaricare e consultare per avere informazioni
sul sistema (ricevuta digitale\certificato etc…)
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3.4.2 Stampa scheda p.s. e/o informativa privacy
La sezione “stampa scheda p.s.” da la possibilità, selezionando anno e mese, di visualizzare
l’elenco dei clienti ospitati nel periodo
di interesse e di stampare la scheda di
notificazione e/o l’informativa sulla
privacy. Cliccando su “seleziona” si
sceglie il cliente per il quale si vogliono
stampare i documenti.
A questo punto, il pulsante “stampa
scheda selezionata” consente di visualizzare la scheda di notificazione che potrà poi essere
stampata.
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Attraverso il pulsante “Stampa Informativa Privacy”
l’informativa sulla privacy.
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sarà invece possibile stampare
È utile ricordare che, se l’invio della scheda di notifica viene fatto telematicamente, non è
necessario stampare la scheda, e che l’informativa sulla privacy va fatta controfirmare al cliente
solo nel caso in cui si utilizzino i suoi dati per finalità diverse da quello dell’obbligo di legge
(tipicamente invio di promozioni, auguri etc).
11
L’informativa sulla privacy può essere visualizzata solo se nella maschera “profilo” “dati utente” è stato indicato il
nominativo del responsabile privacy.
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3.5 Statistiche
Nella sezione “statistiche” sono disponibili tutta
una serie di indicatori e funzionalità statistiche
che possono supportare il gestore nell’analisi sulla
clientela ospitata.
Si può accedere a questa sezione direttamente dal
menù principale selezionando “statistiche”,
oppure dal menù “funzioni” selezionando
“statistiche arrivi e presenze”.
Si aprirà questa finestra
Il sistema permette di visualizzare per un dato
intervallo temporale definibile da un menù a
tendina arrivi e presenze suddivise anche per
provenienza.
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Regione Emilia-Romagna – Servizio Statistica
Manuale di utilizzo del sistemaTurismo4 – Ver.07_2
Abilitando la casella “filtra per età” è possibile avere un’analisi per target di età dei propri clienti
(visualizzando solo i clienti
rientranti nella fascia di età
definita dall’utente).
Abilitando
il
checkbox
“Confronta con un altro
anno” è possibile anche
mettere a confronto due anni
di interesse e visualizzare
graficamente
i
dati
selezionati.
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Regione Emilia-Romagna – Servizio Statistica
Manuale di utilizzo del sistemaTurismo4 – Ver.07_2
3.6 Benchmark - Andamento di mercato
Questa statistica a cui si accede dal menù “funzioni””Benchmark – andamento di mercato”
permette di comparare vari indici relativi al
movimento della propria struttura con
quella dei concorrenti. Per il rispetto della
privacy i risultati verranno visualizzati
soltanto se gli esercizi che si confrontano
sono almeno quattro. Il confronto avviene
per il medesimo segmento di appartenenza
(tipo di struttura), di qualificazione (stelle) e
di localizzazione (comune o frazione)
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Regione Emilia-Romagna – Servizio Statistica
Manuale di utilizzo del sistemaTurismo4 – Ver.07_2
3.7 Elenco ospiti
Alla sezione “elenco ospiti” si accede dal menù “ospiti” “Elenco Ospiti” o dal menù principale
In questa maschera è possibile visualizzare, modificare o eliminare una scheda oltre ad avere uno
storico delle schede degli ospiti registrati.
Per facilitare la ricerca della scheda da
modificare inserire il nome e cognome del
cliente e poi cliccare su “Aggiorna lista”.
Attraverso il pulsante “seleziona” è possibile selezionare il cliente di cui si vogliono modificare i
dati.
Una volta selezionata una scheda, abbiamo a disposizione tre pulsanti
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Manuale di utilizzo del sistemaTurismo4 – Ver.07_2
Cliccando su “modifica ospite selezionato” si ritornerà alla maschera di check in e sarà possibile
variare le informazioni riguardanti il cliente e poi registrarle.
Nel caso si debba modificare la data di partenza di un
intero gruppo è possibile cambiare la data di partenza per
il solo capogruppo e poi spuntando il check box applicare
le modifiche all’intero gruppo.
Utilizzando “elimina” si elimina completamente la scheda
Attraverso il pulsante “elimina dati personali” si renderà anonima la scheda e invece di nome e
cognome apparirà la dicitura “nominativo riservato”
In questo modo non si incorrerà nel rischio di inviare comunicazioni non gradite nel caso il cliente
non abbia acconsentito all’utilizzo dei sui dati per comunicazioni commerciali, promozionali etc.
Spuntando il check box “visualizza solo gli ospiti attualmente presenti” si ottiene l’elenco dei
clienti presenti in quella giornata.
Disabilitando il check box è invece possibile visualizzare “arrivi” o “presenze” registrate in
intervallo temporale definito dall’utente, cliccando su “aggiorna lista” apparirà il numero e la lista
dei clienti registrati mentre cliccando su “esporta lista” si esporterà la lista in formato excel.
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Manuale di utilizzo del sistemaTurismo4 – Ver.07_2
3.8 Imposta di soggiorno
Per le strutture che operano nei comuni in cui è prevista l’imposta di soggiorno sono disponibili
due funzioni che possono supportare gli operatori in questo adempimento12.
La prima funzione a cui si accede dal menù
“funzioni” “calcola imposta di soggiorno”
permette di calcolare l’importo dovuto in un
periodo di tempo definito dall’utente (è
sufficiente selezionare i mesi e gli anni di
interesse e poi cliccare su “calcola”)
La seconda funzione a cui si accede dal menù
“ospiti” “gestione imposta di soggiorno”
permette di visualizzare i clienti registrati
filtrando quelli soggetti all’imposta di soggiorno
e quelli non.
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Ovviamente i risultati restituiti dal sistema risulteranno corretti se i clienti saranno stati registrati correttamente
(esenzioni, età, periodi di permanenza etc.)
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Manuale di utilizzo del sistemaTurismo4 – Ver.07_2
Per visualizzare i nominativi dei clienti soggetti all’imposta ma che si sono rifiutati di pagare il
dovuto (nominativi da comunicare poi al comune) va selezionato il filtro “soggetti”, va spuntata la
casella “omesso versamento” quindi va selezionato il periodo di interesse lavorando sulle date,
infine cliccando su “applica filtro” si darà via all’elaborazione.
Selezionando il filtro “non soggetti” invece è possibile visualizzare i clienti in base al tipo di
esenzione, al solito con “applica filtro” si da inizio all’elaborazione.
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Manuale di utilizzo del sistemaTurismo4 – Ver.07_2
4. GESTIONE STRUTTURA
Questa sezione permette di gestire i dati relativi alla struttura (servizi offerti, ricettività, etc…) e la
comunicazione della denuncia prezzi, che per l’anno 2016 (entro il 1° ottobre 2015) andrà
effettuata utilizzando questa funzionalità.
4.1 Dati struttura
Il menù “dati struttura” è composto da 3 sezioni, “generale” “gestione” “proprietà/chiusura”
Non tutte le informazioni riportate sono editabili, possono essere cambiate solo quelle relative a:
telefono, fax, sito web e indirizzo e-mail. Qualora qualche altra informazione non fosse corretta
va inviata la documentazione relativa all’autorizzazione comunale che comprovi le variazioni.
I numeri telefonici devono essere riportati come prefisso – spazio – numero
(esempio: 0541 717171)
Gli indirizzi vanno riportati in questo modo: via Milano, 22 se si tratta di una viale scrivere viale
per esteso senza abbreviazioni
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Manuale di utilizzo del sistemaTurismo4 – Ver.07_2
Se una struttura è ad apertura stagionale vanno inseriti i periodi di apertura utilizzando gli
appositi spazi alla voce <stagionale>.
Una volta apportate le modifiche, per salvare i cambiamenti, va cliccato il tasto “registra” in fondo
alla videata.
N. B. Il tasto “registra” va sempre utilizzato anche per confermare i dati presenti anche se non ci
sono state modifiche.
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Regione Emilia-Romagna – Servizio Statistica
Manuale di utilizzo del sistemaTurismo4 – Ver.07_2
4.2 Prezzi
I prezzi vanno comunicati utilizzando questa funzionalità; se una struttura non ha una certa
tipologia di prezzi proposti in tabella va lasciato il valore 0.00 proposto di default (non cancellare
lasciando il campo vuoto).
Vanno sempre comunicati i prezzi di alta e bassa stagione compilando gli appositi spazi anche
quando le tariffe sono uguali.
Terminate le modifiche per salvare va cliccato il tasto “registra prezzi” in fondo alla videata.
N. B. Il tasto “registra prezzi” va sempre utilizzato anche per confermare i dati presenti anche se
non ci sono state modifiche.
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Regione Emilia-Romagna – Servizio Statistica
Manuale di utilizzo del sistemaTurismo4 – Ver.07_2
4.3 Ricettività
La sezione relativa alla ricettività riporta i dati contenuti nella SCIA. I dati modificabili dall’utente
sono solo: il numero delle camere e dei bagni accessibili ai disabili e i servizi delle camere.
Apportate le modifiche, per salvare, va cliccato il pulsante a fondo pagina “registra attività”.
Qualora ci fossero dei dati non corretti, occorre inviare una della copia della SCIA all’ufficio
alberghi (riferimenti: tel. 0541/716378; e-mail: [email protected] )
N. B. Il tasto “registra ricettività” va sempre utilizzato anche per confermare i dati presenti anche
se non ci sono state modifiche.
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Regione Emilia-Romagna – Servizio Statistica
Manuale di utilizzo del sistemaTurismo4 – Ver.07_2
4.4 Servizi
Per fare in modo che tutti i dati siano riportati correttamente i servizi dichiarati nelle sezioni
<prezzi> <ricettività> <servizi> devono essere congruenti:
Ciò significa che se ad esempio nei prezzi viene dichiarata l’assenza dell’aria condizionata (né
inclusa né con supplemento)
nella sezione ricettività non dovranno risultare camere con aria condizionata
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Manuale di utilizzo del sistemaTurismo4 – Ver.07_2
nella sezione servizi non ci dovrà essere il flag sulla voce “aria condizionata in camera”
Il flag di accessibilità ai disabili è bloccato in quanto viene gestito dall’ufficio alberghi su
autocertificazione del gestore (i moduli possono essere richiesti direttamente all’ufficio alberghi
oppure scaricandoli qui
http://static.riviera.rimini.it/tl_files/upload_turismo/allegati/documenti_luca/LR_1604_L13%20dichiarazione.doc
Terminate le modifiche per salvare va cliccato il pulsante “registra servizi” a fondo pagina.
N. B. Il tasto “registra servizi” va sempre utilizzato anche per confermare i dati presenti anche se
non ci sono state modifiche.
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Regione Emilia-Romagna – Servizio Statistica
Manuale di utilizzo del sistemaTurismo4 – Ver.07_2
4.5 Stampe
Dal menu stampe è possibile creare la tabella prezzi e l’attestazione ricettività e impianti (che poi
è possibile stampare).
La tabella prezzi sarà disponibile per la stampa a partire dal 1° gennaio 2016.
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Regione Emilia-Romagna – Servizio Statistica
Manuale di utilizzo del sistemaTurismo4 – Ver.07_2
5. INFORMATIVA
INFORMATIVA PER LE STRUTTURE RICETTIVE SULL’INDAGINE SUL MOVIMENTO TURISTICO
Anche per l’anno 2015, nel Programma Statistico Nazionale in corso di approvazione dal Consiglio dei Ministri, sono
presenti le indagini: “Movimento dei clienti negli esercizi ricettivi” (codice IST_00139) e “Rilevazione tipologia e
caratteristiche dei clienti negli esercizi ricettivi” (codice PR0004), a cui è preposto, quale organo intermedio di
rilevazione dell’Istat, l’Ufficio Statistica della Provincia di Rimini.
Le due rilevazioni, che hanno carattere censuario, in quanto si riferiscono a tutte le strutture ricettive (alberghiere ed
extra-alberghiere) operanti sul territorio, hanno lo scopo di raccogliere informazioni giornaliere su capacità ricettiva
(disponibilità e occupazione camere e letti sancite dal Regolamento CE n. 692 /2011) e caratteristiche dei clienti
(data di arrivo, data di partenza, data di nascita, tipologia di ospite, mezzo di trasporto utilizzato, motivazione del
soggiorno, residenza) al momento del check-in dell’ospite.
Queste rilevazioni sono inserite nel Programma Statistico Nazionale e sono soggette all’obbligo di risposta (l’obbligo
di risposta è sancito dall’art. 7 del d.lgs. n. 322/1989 e del D.P.R. 19 luglio 2013).
Per la comunicazione dei dati la struttura può scegliere di utilizzare, previa richiesta di credenziali (username e
password) al Servizio Statistica della Regione Emilia-Romagna sede di Rimini, tra le 2 modalità proposte dal “Sistema
Turismo4”, quella più funzionale alla propria organizzazione aziendale:
con il proprio software gestionale verificando che contenga il formato di trasmissione dati conforme a quello
pubblicato dalla Provincia di Rimini
con il micro gestionale TURISMO4 (gratuito), messo a disposizione dalla Regione Emilia-Romagna.
L’utilizzo del “Sistema Turismo4”, ha consentito l’acquisizione di dati più puntuali e più ricchi di informazioni, che hanno permesso di creare
statistiche più articolate, atte a soddisfare i bisogni informativi dei sistemi turistici locali (i report dal 2000 al 2015 sono consultabili
qui:http://www.provincia.rimini.it/?q=node/3664)
Si ricorda che ai sensi del DPCM 22 luglio 2011 sussiste l’obbligo di inviare i dati in formato
digitale secondo lo standard definito dall’amministrazione e di conseguenza per il 2015 non
saranno più accettate altre modalità di comunicazione dei dati.
Anche nel caso in cui in un mese non si registrino movimenti, è necessario trasmettere le informazioni sulla
capacità ricettiva effettiva.
I dati raccolti, tutelati dal segreto statistico, sono trattati nel rispetto della normativa in materia di protezione dei dati
personali e sono diffusi in forma aggregata, in modo tale che non sia possibile risalire ai soggetti che li hanno forniti o
ai quali si riferiscono. I medesimi dati potranno essere utilizzati anche per successivi trattamenti esclusivamente per
fini statistici dai soggetti del Sistema statistico nazionale e per finalità di ricerca scientifica ai sensi dell’art. 7 del Codice
di deontologia per i trattamenti di dati personali effettuati nell’ambito del Sistema statistico nazionale.
Per informazioni si può fare riferimento al Servizio Statistica della Regione Emilia-Romagna sede di Rimini ai numeri:
0541 716248; 0541 716272; e-mail [email protected]
o
consultare
il
sito
internet
http://www.provincia.rimini.it/?q=node/3655
http://www.provincia.rimini.it/?q=node/3664
Responsabilità del trattamento statistico dei dati:
per l’indagine “Movimento dei clienti negli esercizi ricettivi” il responsabile del trattamento statistico dei dati raccolti è il Direttore centrale
delle statistiche economiche congiunturali dell’Istat. Per il trattamento dei dati personali titolare è l’Istat - Istituto nazionale di Statistica - e
responsabili, per le fasi di rispettiva competenza, sono il direttore centrale dell’Istat sopra indicato e il responsabile dell’Ufficio Statistica della
Provincia di Rimini
per l’indagine “Rilevazione tipologia e caratteristiche dei clienti negli esercizi ricettivi” il responsabile del trattamento statistico dei dati raccolti
e dei dati personali è il Responsabile al Servizio Statistica della Regione Emilia-Romagna sede di Rimini.
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Regione Emilia-Romagna – Servizio Statistica
Manuale di utilizzo del sistemaTurismo4 – Ver.07_2
SEGRETO STATISTICO, TUTELA DELLA RISERVATEZZA E DIRITTI DEGLI INTERESSATI
- Regolamento (UE) n. 692/2011 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 6 luglio 2011, relativo alla
raccolta di dati statistici nel settore del turismo
- Decreto legislativo 6 settembre 1989, n. 322, e successive modificazioni ed integrazioni, “Norme sul
Sistema statistico nazionale e sulla riorganizzazione dell'Istituto nazionale di statistica” – artt. 6 bis
(trattamenti di dati personali), 7 (obbligo di fornire dati
statistici), 8 (segreto d’ufficio degli addetti agli uffici di statistica), 9 (disposizioni per la tutela del segreto
statistico), 13 (Programma statistico nazionale);
- Decreto del Presidente della Repubblica 7 settembre 2010, n. 166, “Regolamento recante il riordino
dell’Istituto nazionale di statistica”;
- Decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 “Codice in materia di protezione dei dati personali”) come
modificato dal D.L. 6.12.2011 n. 201, pubblicato in G.U 6 dicembre 2011, n. 284, convertito con
modificazioni in legge 22 dicembre 2011 n. 214, – art. 2 (finalità), art. 4 (definizioni), artt. 7-10 (diritti
dell’interessato), art. 13 (informativa), artt. 28-30 (soggetti che effettuano il trattamento), artt. 104-110
(trattamento per scopi statistici o scientifici);
- “Codice di deontologia e di buona condotta per i trattamenti di dati personali a scopi statistici e di
ricerca scientifica effettuati nell’ambito del Sistema statistico nazionale” (all. A.3 del Codice in materia di
protezione dei dati personali – d.lgs. 30 giugno 2003, n.196);
- Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 31 marzo 2011 - ”Approvazione del Programma
statistico nazionale per il triennio 2011 – 2013” (Supplemento ordinario n. 181 alla Gazzetta ufficiale del
2 agosto 2011 – serie generale).
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Regione Emilia-Romagna – Servizio Statistica
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6. DEFINIZIONI PER L’INDAGINE SUL MOVIMENTO TURISTICO
6.1 Le variabili
Camera: unità formata da una stanza o una serie di stanze costituente un’unità indivisibile in una
struttura ricettiva o in una abitazione. Le camere da considerare sono esclusivamente quelle che la
struttura mette a disposizione dei turisti. Vanno escluse, pertanto, le camere utilizzate dai “non turisti”
(ad es.,: persone che utilizzano l’esercizio ricettivo come residenza permanente, prestatori d’opera alle
dipendenze di un datore di lavoro residente nel comune dove è localizzato l’esercizio, ospiti della
struttura in emergenza abitativa a causa di calamità naturali, etc…). Le stanze da bagno non rientrano
nel computo delle camere. Per le residenze turistico-alberghiere: se non è noto il numero effettivo delle
camere, indicare il numero di unità abitative; per i campeggi e le aree attrezzate: indicare il numero di
piazzole; per i villaggi turistici: indicare il numero di alloggiamenti.
Letto o posto letto: si riferisce ad un letto singolo dell’esercizio ricettivo. Un letto matrimoniale
equivale a due posti letto. Un posto tenda, piazzola, roulotte, mobilhome, se non e’ noto il numero
effettivo di letti, equivale a quattro posti letto. Vanno esclusi i posti letto utilizzati dai “non turisti” e i
letti aggiunti.
Giornate-letto disponibili numero di giorni di apertura per il numero di posti letto disponibili, esclusi i
letti aggiunti. Le variabili numero di giorni di apertura e numero di posti letto disponibili provengono
dall’indagine sul movimento
Giornate-camera disponibili: solo per le strutture alberghiere (per ciascuna categoria: 5 stelle/5 stelle
lusso, 4 stelle, 3 stelle, 2 stelle, 1 stella, residenze turistico-alberghiere e totale esercizi alberghieri),
sono il numero di giorni di apertura per il numero di camere disponibili.
Giornate-camera occupate: solo per le strutture alberghiere (per ciascuna categoria: 5 stelle/5 stelle
lusso, 4 stelle, 3 stelle, 2 stelle, 1 stella, residenze turistico-alberghiere e totale esercizi alberghieri),
sono calcolate come somma delle camere occupate in ciascun giorno di apertura degli esercizi
alberghieri di quella categoria, aperti e rispondenti nel mese di riferimento.
Arrivi: numero di clienti arrivati, distinti per paese estero o regione italiana di residenza che hanno
effettuato il check-in nell’esercizio ricettivo nel periodo considerato.
Presenze: numero delle notti trascorse dai clienti negli esercizi ricettivi nel periodo considerato.
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6.2 Principali avvertenze per la compilazione
Per completezza di informazione, si richiamano di seguito le principali avvertenze riguardanti la
compilazione:
I bambini devono essere conteggiati tutti (indipendentemente dall’età), anche se non occupano un
letto effettivo.
I clienti “non turisti” non devono essere conteggiati. Per “non turisti” si intendono: le persone che
utilizzano l’esercizio ricettivo come residenza permanente (più di un anno), prestatori d’opera alle
dipendenze di un datore di lavoro residente nel comune dove è localizzato l’esercizio, ospiti della
struttura in emergenza abitativa a causa di calamità naturali, rifugiati, etc. L’obiettivo principale è
quello di escludere, sempre che siano facilmente identificabili dalla struttura, i movimenti non
legati strettamente al “turismo”, cioè all’attività di visitatori che effettuano un viaggio verso una
destinazione principale al di fuori del loro ambiente abituale, per meno di un anno, per qualunque
motivo principale, incluso il lavoro e lo svago
I clienti che restano nell’esercizio ricettivo solo alcune ore durante la giornata (e che, quindi, non
trascorrono la notte) non devono essere conteggiati. Ai fini del calcolo della presenza, la
permanenza minima del cliente deve superare le tre ore
Arrivi e presenze di clienti che occupano letti aggiunti devono essere conteggiati.
I clienti che hanno un contratto di affitto di lungo periodo di piazzole, di spazi per camper/roulotte
o alloggiamenti, in campeggi, aree attrezzate e villaggi turistici non vanno conteggiati. Per
contratto di lungo periodo si intende, un contratto superiore ad un mese; poiché, però, l’obiettivo
è rilevare le effettive presenze, qualora la struttura sia in grado di registrarle, è concesso di
effettuare la rilevazione anche se il contratto è di lungo periodo.
Per l’indicazione della residenza dei clienti valgono le seguenti avvertenze:
1. se non è possibile registrare l’esatta residenza del cliente, si può utilizzare quanto riportato nel
passaporto o in altro documento d’identità;
2. ogni componente di un gruppo deve essere registrato al momento del check-in secondo la
provincia /regione italiana di residenza/paese estero di residenza (non bisogna attribuire a tutto il
gruppo la residenza dell’accompagnatore o di chi ha effettuato la prenotazione);
3. i viaggiatori business devono essere registrati al momento del check-in secondo la propria
provincia/regione italiana di residenza/paese estero di residenza (non bisogna attribuire al
viaggiatore business la residenza della società di appartenenza o di chi ha effettuato la
prenotazione).
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