UNIVERSITÀ DEGLI STUDI DI TORINO
SCUOLA DI AMMINISTRAZIONE AZIENDALE
MASTER UNIVERSITARIO DI I LIVELLO IN
MANAGEMENT E TECNOLOGIE SANITARIE
RELAZIONE FINALE
TITOLO:
Il processo di approvvigionamento dei dispositivi medici
Relatore: ing. Francesco Rabajoli
Candidato: dr. Valter Bruno
ANNO ACCADEMICO 2006 / 2007
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Ringrazio i colleghi che hanno contribuito e collaborato alla realizzazione
del lavoro svolto; senza la loro partecipazione i risultati ottenuti non
sarebbero stati possibili; in modo particolare:
Antonella Baretta
Collaboratore Amministrativo S.C. Provveditorato-Economato, ex ASL10
di Pinerolo
Gabriella Negrin
Assistente Amministrativo S.C. Provveditorato-Economato, ex ASL10 di
Pinerolo
Luisa Monasterolo
Direttore della S.C. Farmaceutica Ospedaliera, ex ASL10 di Pinerolo
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INDICE
1. Introduzione e scopo
2. Il concetto di processo aziendale, di sottoprocesso ed attività
3. Il processo di approvvigionamento (la sua mission)
4. Inizio e fine del processo, input, output
5. L’oggetto del processo di approvvigionamento: i dispositivi medici
6. La
decisione
di
predisporre
un
programma
completo
per
l’approvvigionamento di dispositivi medici
7. Il diagramma di flusso del processo di approvvigionamento dei dispositivi
medici
8. La nascita del fabbisogno
9. La richiesta di acquisto
10. La predisposizione del programma di fornitura
11. Pianificazione dell’acquisto, scelta della procedura e della modalità di gara
12. Predisposizione degli atti di gara
13. Espletamento della gara
14. Nomina della commissione giudicatrice e della commissione di gara
15. Selezione del fornitore, valutazione delle offerte pervenute
16. Aggiudicazione - Affidamento
17. Stipulazione e sottoscrizione del contratto
18. Programmazione, elaborazione ed emissione degli ordini di consegna
19. Pianificazione della consegna da parte del fornitore
20. Ricevimento della merce, controllo quantitativo e qualitativo e carico in
contabilità di magazzino
21. L’esecuzione contrattuale
22. Richiesta del dispositivo medico (nella fase produttiva)
23. Consegna del dispositivo medico
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24. Ricevimento della fattura
25. Riscontro, verifica, controllo della fattura
26. Pagamento della fattura
27. Analisi della soddisfazione del cliente interno, esterno, finale, della direzione
strategica aziendale ed outcome
28. Definizione degli indicatori di processo e loro monitoraggio
29. Conclusioni
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1. Introduzione e scopo
Lo scopo del presente lavoro è quello di rappresentare e descrivere in modo
sistematico le fasi del processo di approvvigionamento concernente i dispositivi
medici presso un’azienda sanitaria pubblica, con particolare attenzione a quelle che
prevedono una collaborazione con la S.C. Farmaceutica Ospedaliera.
In
modo
particolare
s’intende
analizzare
l’esperienza
della
Struttura
di
Provveditorato Economato dell’ex Asl10 di Pinerolo, a proposito del modello
utilizzato.
L’intenzione è di analizzare le attività del processo di approvvigionamento dei
dispositivi medici come segue: definizione dei fabbisogni, progettazione di un
programma di acquisto completo, ricerca dei fornitori, richiesta di offerta,
valutazione delle offerte presentate, scelta del fornitore, aggiudicazione/affidamento,
stipula del contratto, gestione del contratto, analisi della soddisfazione del cliente
interno.
L’obiettivo non è quello di uniformare le modalità operative di ciascuna fase e delle
singole attività, differenti in ciascuna azienda e dipendenti dai rispettivi modelli
organizzativi applicati, ma di condividere la descrizione generale del processo e
l’elenco delle singole fasi per poter in seguito individuare indicatori comuni ed
effettuare attività di benchmarking finalizzata alla ricerca delle migliori pratiche.
Obiettivo importante è anche quello di rendere disponibile un documento che può
essere utile per i collaboratori della funzione logistica, al fine della loro conoscenza e
crescita individuale e professionale.
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2. Il concetto di processo aziendale, di sottoprocesso ed attività
Secondo le norme UNI EN ISO 9001:2000 per processo aziendale s’intende un
insieme di attività, correlate tra di loro, svolte all’interno dell’azienda e ripetibili nel
tempo, che partendo da uno o più input (elementi di ingresso) sono elaborati
producendo degli output (elementi in uscita) con valore aggiunto, destinati al cliente
interno o esterno.
Normalmente il processo è teso al raggiungimento di un obiettivo, determinato in
sede di pianificazione strategica.
Vincoli
Elementi in ingresso
(input)
Processo
Elementi in uscita
(output)
Risorse
Gli elementi in ingresso (input) sono informazioni, dati, oggetti che provengono da
altri processi oppure dai clienti interni o esterni.
Gli elementi in uscita (output) sono i risultati (obiettivi) del processo in oggetto e
sono destinati ai clienti, interni o esterni.
I vincoli sono le procedure, le istruzioni, i requisiti, sulla base dei quali il processo si
deve svolgere.
Le risorse sono le persone e gli strumenti utilizzati nel processo e possono essere dei
beni, servizi o altre informazioni, oppure una combinazione di questi elementi.
La trasformazione dell'input in output può essere eseguita con l'impiego di lavoro
umano, di macchine o di entrambi.
Il processo può essere scomposto in sottoprocessi e questi ultimi in singole attività.
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Un sottoprocesso è una parte del processo che comprende più attività e ha propri
attributi in termini di obiettivo, input e output, contribuendo però nel frattempo al
raggiungimento dell'obiettivo più generale del processo primario.
L'attività è la parte finale del processo che non include decisioni, quindi non è utile
la sua ulteriore scomposizione, anche se di per sé sarebbe possibile. L’attività è
un’operazione su oggetti fisici o informativi, oppure una decisione assunta da un
attore coinvolto nel processo.
Per
ogni
attività
sono
individuati,
con
l’utilizzo
della
matrice
“Attività/Responsabilità”, i seguenti soggetti:
a) il responsabile
individuato con la lettera (R)
b) l’esecutore
individuato con la lettera (E)
c) il coinvolto
individuato con la lettera (C)
d) l’informato
individuato con la lettera (I)
Matrice attività / responsabilità
Attività 1
Descrizione
Soggetto 1
Descrizione
Soggetto 2
Descrizione
Soggetto 3
Descrizione
Soggetto 4
R
E
C
I
R
E
I
Attività 2
Attività 3
R
C
I
Attività 4
I
E
R
Attività 5
C
E
C
R
Come già detto, sono considerati clienti tutti coloro ai quali l'output di un processo è
destinato, sia interni sia esterni all’azienda.
Da questo punto di vista i processi si distinguono in:
a) processi primari, che hanno come clienti soggetti esterni all'azienda
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b) processi di supporto, che hanno come clienti soggetti interni all'azienda e
che supportano i processi primari
Il processo di approvvigionamento in generale e anche quello concernente i
dispositivi medici è un processo di supporto, in quanto ha come obiettivo
l’approvvigionamento dei beni necessari per lo svolgimento dei processi primari di
diagnosi e cura.
Nelle aziende dotate di un sistema di gestione della qualità i processi aziendali e le
singole attività devono essere misurabili e monitorabili nel tempo, mediante l'utilizzo
di indicatori di prestazione chiave (KPI Key Performance Indicators) che sono
indici, individuati a priori, che hanno il compito di monitorare il processo
aziendale.
Sono principalmente di quattro tipi:
1) Indicatori generali, che misurano il volume del lavoro del processo
2) Indicatori di qualità, che valutano la qualità dell'output di processo, in
conformità a determinati standard
3) Indicatori di costo, che misurano il costo del processo
4) Indicatori di servizio, o di tempo, che misurano il tempo di risposta, a partire
dello start del processo fino alla sua conclusione
3. Il processo di approvvigionamento (la sua mission)
Il processo di approvvigionamento è un processo di supporto, che deve garantire
che i beni e i servizi utilizzati (c.d. fattori produttivi) nell’attività produttiva e che
hanno influenza sulla qualità dei servizi erogati (nei processi primari), siano
conformi ai requisiti specificati per il loro uso, preventivamente individuati.
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Tale obiettivo è garantito attraverso l’utilizzo di fornitori qualificati, una chiara
definizione dei requisiti dei beni (o servizi) da acquistare ed un controllo ed
approvazione al loro arrivo presso i magazzini aziendali.
Il processo di approvvigionamento si inserisce, all’interno dell’azienda in cui opera,
nell’insieme degli altri processi che consentono il funzionamento dell’azienda
medesima e come per tutti gli altri processi aziendali, può essere definito come un
insieme di attività in grado di trasformare più input in output, che hanno un valore
aggiunto per i clienti, interni o esterni, a cui sono destinati.
Tale processo consente lo svolgimento di singole attività, svolte da persone, che
producono un output finalizzato alla soddisfazione del cliente interno od esterno.
Le singole attività svolte possono anche essere viste individualmente come un nuovo
prodotto o servizio che è creato, fornendo un valore aggiunto al passo precedente.
Obiettivo generale del processo di approvvigionamento è quello di garantire il
giusto materiale (conforme alle specifiche tecniche definite), nella giusta quantità,
nel corretto tempo prefissato, nel giusto posto, dalla giusta fonte, con il giusto
servizio e al giusto prezzo.
Per questa ragione nella terminologia moderna il processo di approvvigionamento
rientra nel concetto più generale di Logistica aziendale.
Gli obiettivi specifici del processo di approvvigionamento sono:
a) Assicurare la continua fornitura di materiali, senza interruzioni, anche a
fronte di richieste urgenti, perseguendo le migliori soluzioni di fornitura
possibili
b) Tenere presente le esigenze del cliente finale e la sua completa soddisfazione
c) Mantenere i costi di scorta minimi
d) Controllare le prestazioni del Fornitore, sia a proposito della qualità dei
prodotti, che al servizio prestato
e) Ricercare nuove fonti di fornitura
f) Standardizzare gli item di acquisto
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g) Mantenere i costi totali di gestione al minimo, coerenti con gli obiettivi
strategici dell’azienda
h) Integrarsi con tutte le funzioni degli altri processi aziendali
i) Essere dimensionato in funzione dell’output desiderato, con efficacia ed
efficienza
4. Inizio e fine del processo, input, output
La definizione del momento di inizio e di fine del processo è utile per permetterne il
controllo ed il miglioramento, attraverso l’individuazione di opportuni indicatori che
possono variare a seconda dei momenti in cui sono individuati.
L’inizio è identificato nella richiesta di acquisto.
La fine è identificata nella consegna del bene al richiedente e al pagamento della
fattura al fornitore.
L’input al processo è ciò che entra all’inizio del processo stesso, che lo fa iniziare e
che è trasformato attraverso le varie attività nell’output destinato ai clienti.
Nel nostro caso l’input è la richiesta di acquisto oppure il programma annuale delle
attività contrattuali per gli acquisti di beni o servizi.
I fornitori dell’input sono il personale dell’azienda che richiede l’acquisto.
L’output del processo è il risultato del processo stesso, destinato ai clienti.
Nel nostro caso l’output è la disponibilità del bene acquistato e il pagamento della
fattura al fornitore del bene.
I clienti dell’output sono il personale dell’azienda che ha richiesto il bene.
La soddisfazione delle esigenze dei clienti (interni ed esterni), rispetto all’output
fornito, deve essere il punto di riferimento per il controllo ed il miglioramento del
processo di approvvigionamento.
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La soddisfazione delle esigenze dei clienti può essere individuata attraverso indagini
con gli strumenti dell’intervista diretta, telefonica o tramite questionari.
Alcune esigenze fondamentali sono le seguenti:
Per il cliente interno richiedente il bene:
a) disponibilità del bene nel più breve tempo possibile
b) bene conforme alle caratteristiche tecniche specificate
Per il fornitore del bene:
a) il pagamento della fattura entro i termini contrattuali previsti
Per la Direzione Aziendale:
a) acquisto del bene al prezzo più basso di mercato, a parità di requisiti tecnici
richiesti
5. L’oggetto del processo di approvvigionamento: i dispositivi medici
Trattando del processo di approvvigionamento di dispositivi medici è opportuno
capire ed individuare le particolari caratteristiche di questi prodotti e individuare
l’esatto oggetto del processo.
I dispositivi medici sono beni di consumo ad uso sanitario che si possono distinguere
in:
a) dispositivi medici impiantabili attivi, disciplinati dalla Direttiva Europea
90/385 CEE e dal Decreto Legislativo 14 dicembre 1992, n. 507;
b) dispostivi medici in genere, disciplinati dalla Direttiva Europea 93/42/CEE e
dal Decreto Legislativo 24 febbraio 1997, n. 46;
c) dispositivi diagnostici in vitro, disciplinati dalla Direttiva Europea 98/79
CEE e dal Decreto Legislativo 8 settembre 2000, n. 332;
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Oggetto del presente lavoro è il processo di approvvigionamento dei dispositivi
medici (in genere), di cui al punto b), che comprendono una gamma di prodotti molto
vasta, dalle valvole cardiache, alle stampelle ortopediche, sino al cotone idrofilo e al
cerotto per medicazione.
Secondo l’art. 1 comma a) del Decreto Legislativo n. 46/97 sono dispostivi medici
(in genere) qualsiasi strumento, apparecchio, impianto, sostanza o altro prodotto,
utilizzato da solo o in combinazione, compreso il software informatico impiegato per
il corretto funzionamento, e destinato dal fabbricante ad essere impiegato nell'uomo a
scopo di diagnosi, prevenzione, controllo, terapia o attenuazione di una malattia; di
diagnosi, controllo, terapia, attenuazione o compensazione di una ferita o di un
handicap; di studio, sostituzione o modifica dell'anatomia o di un processo
fisiologico; di intervento sul concepimento, il quale prodotto non eserciti l'azione
principale, nel o sul corpo umano, cui è destinato, con mezzi farmacologici o
immunologici né mediante processo metabolico ma la cui funzione possa essere
coadiuvata da tali mezzi.
I dispositivi medici disciplinati dal decreto legislativo n. 46 del 1997 (in pratica tutti
quelli che non sono né impiantabili attivi, né diagnostici in vitro) sono suddivisi in
quattro classi (classe I, IIa, IIb e III), secondo le regole di classificazione specificate
nell’allegato IX dello stesso decreto.
I dispositivi di classe I sono quelli che presentano minori rischi sotto il profilo della
sicurezza, mentre i dispositivi di classe III sono quelli di maggiore criticità.
Si considerano dispositivi medici impiantabili attivi (attivo: quel dispositivo
medico collegato per il suo funzionamento ad una fonte di energia elettrica o a
qualsiasi altra fonte di energia diversa da quella prodotta direttamente dal corpo
umano o dalla gravità) quei dispositivi attivi destinati ad essere impiantati
interamente o parzialmente mediante intervento chirurgico o medico nel corpo
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umano o mediante intervento medico in un orifizio naturale e destinato a restarvi
dopo l’intervento.
Sono dispositivi diagnostici in vitro i dispositivi composti da un reagente, da un
prodotto reattivo, da un calibratore, da un materiale di controllo, da un kit, da uno
strumento, da un apparecchio, un'attrezzatura o un sistema, utilizzato da solo o in
combinazione, destinato dal fabbricante ad essere impiegato in vitro per l'esame di
campioni provenienti dal corpo umano, inclusi sangue e tessuti donati, unicamente o
principalmente allo scopo di fornire informazioni su uno stato fisiologico o
patologico, o su una anomalia congenita, o informazioni che consentono la
determinazione della sicurezza e della compatibilità con potenziali soggetti riceventi,
o che consentono il controllo delle misure terapeutiche. I contenitori dei campioni
sono considerati dispositivi medico-diagnostici in vitro. Si intendono per contenitori
di campioni i dispositivi, del tipo sottovuoto o no, specificamente destinati dai
fabbricanti a ricevere direttamente il campione proveniente dal corpo umano e a
conservarlo ai fini di un esame diagnostico in vitro. I prodotti destinati ad usi
generici di laboratorio non sono dispositivi medico-diagnostici in vitro a meno che,
date le loro caratteristiche, siano specificamente destinati dal fabbricante ad esami
diagnostici in vitro.
6.
La
decisione
di
predisporre
un
programma
completo
per
l’approvvigionamento dei dispositivi medici
E’ evidente come la definizione di dispositivo medico (in genere) contenuta nell’art.
1 comma a) del Decreto Legislativo n. 46/97 ha un impatto molto importante nel
processo di approvvigionamento dell’Azienda sanitaria, all’interno della gestione
della logistica aziendale e del material management.
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I prodotti interessati sono notevoli ed importanti sia dal punto di vista numerico che,
in certi casi, per la loro complessità tecnica e di utilizzazione.
Quando ho iniziato la mia attività lavorativa presso la funzione acquisti dell’ASL n.
10 di Pinerolo (ora ASL TO 3) si è voluto ricercare e trovare una soluzione
ragionevole al problema dell’approvvigionamento dei dispositivi medici, in modo
organico e completo, al fine di evitare la frammentazione degli acquisti e
l’esecuzione di procedure suddivise nel tempo, che determinavano l’emissione di una
quantità elevata di ordini in economia (c.d. ordini spot, senza contratti), senza mai
riuscire ad avere una visione completa e soddisfacente, sia dal punto di vista
economico della spesa, che dal punto di vista tecnico di assolvere alle richieste
continue dei clienti interni, in assenza di una programmazione completa delle loro
necessità.
Si è pertanto deciso, in collaborazione con la S.C. Farmaceutica Ospedaliera, di
predisporre un programma completo per la fornitura dei dispositivi medici, valevole
per tutta l’Azienda e quindi sia per gli ospedali riuniti che per il territorio.
Questa decisione è stata assunta a seguito dell’analisi dei vantaggi, (punti di forza)
che possono essere riassunti nei seguenti punti:
a) Individuazione completa dei fabbisogni dei singoli dispositivi medici
necessari
b) Individuazione, per ogni dispositivo medico ritenuto necessario, delle proprie
caratteristiche tecniche fondamentali
c) Garanzia nei confronti del cliente interno di una pronta risposta e di
soddisfacimento dei propri bisogni a fronte delle necessità programmate
d) Programma di acquisto e di gestione completo ed esaustivo
e) Controllo della spesa e certezza della gestione contrattuale
f) Possibilità di interloquire con il cliente interno a fronte di una richiesta di un
dispositivo medico non inserito a programma, o di una richiesta di
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sostituzione o innovazione tecnologica di un dispositivo medico esistente a
contratto
g) Ottima gestione dei contratti stipulati a seguito dei singoli affidamenti
eseguiti
h) Possibilità di programmazione degli ordini di consegna per periodi stabiliti, in
relazione alle necessità di magazzino
i) Informazione nei confronti dei fornitori dell’emissione di ordini di consegna
a programma, in conformità a un calendario prestabilito, conosciuto a priori e
reso pubblico
Ed anche dei relativi svantaggi, visti come possibili punti di debolezza:
a) Complessità tecnica di predisporre un programma di acquisto in modo
completo ed esaustivo dei propri fabbisogni
b) Difficoltà di interloquire con il cliente interno al fine di portalo alla redazione
del programma necessario nei tempi stabiliti
c) Complessità di gestire la gara nella fase della forma pubblica, qualora non sia
utilizzato lo strumento della gara elettronica
d) Complessità di gestire la gara nella fase della valutazione delle offerte dal
punto di vista tecnico tramite la commissione giudicatrice
e) Complessità dell’analisi dei documenti di valutazione, da parte delle imprese
partecipanti alla gara, nella fase di accesso agli atti a seguito dell’avvenuta
aggiudicazione
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8. La nascita del fabbisogno
Se non è individuato un fabbisogno il processo di acquisto non si attiva; solo alla
presenza di un fabbisogno il processo di acquisto si attiva ed ha come obiettivo
primario il soddisfacimento del fabbisogno espresso.
Per fabbisogno si intende un bene o un insieme anche eterogeneo di beni o
comunque di utilità del quale avverte la necessità e che la persona deve procurarsi o
mediante il processo di approvvigionamento o per produzione diretta, ovvero per
acquisizione da altre persone (scambio), al fine di poterne disporre secondo la sua
volontà.
Nella sostanza il processo di approvvigionamento trae origine dalle esigenze e dalle
necessità di una struttura aziendale, individuate negli specifici fabbisogni.
La funzione acquisti in questa fase deve comprendere esattamente quali sono le
esigenze del cliente interno, esterno e finale.
Per fabbisogno di dispositivi medici s’intende la necessità del cliente interno
(professionista medico o non medico) di poter disporre, mediante il processo di
approvvigionamento, di quei prodotti rientranti nella classificazione della Direttiva
Europea 93/42/CEE e dal Decreto Legislativo 24 febbraio 1997, n. 46 al fine di
poterli utilizzare nella produzione della sua attività sanitaria nei confronti del cliente
esterno.
Una volta individuato il proprio fabbisogno, rappresentato in uno o più dispositivi
medici necessari, il cliente interno lo identifica in una richiesta di acquisto, che viene
trasmessa alla struttura approvvigionamenti.
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9. La richiesta di acquisto
La richiesta di acquisto è l’inizio del processo di approvvigionamento, che termina
con la consegna del bene (dispositivo medico) al richiedente e con il pagamento della
fattura al fornitore del bene medesimo.
La richiesta di acquisto è l’input di questa fase del processo.
In questa fase il richiedente deve individuare con precisione le caratteristiche
tecniche dei dispositivi medici necessari da acquistare, che soddisfano pienamente le
proprie esigenze tecnico professionali primarie.
A completamento della richiesta possono anche essere indicate le componenti
accessorie, che rendono possibile l’erogazione della prestazione tecnica di base e
quelle relazionali, che possono migliorare l’erogazione della prestazione tecnica di
base e contribuire alla soddisfazione del cliente finale.
La richiesta di acquisto deve essere redatta compilando il modulo approvato dal
sistema di qualità aziendale, secondo la Procedura Operativa del Sistema di Gestione
per la Qualità POSGQ004.
I moduli da utilizzare possono essere due:
a) M EP 002 programmazione di acquisto di beni di consumo in dotazione
b) M EP 001 proposta di acquisto di beni di consumo di nuova dotazione
Con la programmazione di acquisto di beni di consumo in dotazione il cliente
interno conferma la necessità, per un determinato periodo di tempo, di poter disporre
dei dispositivi medici indicati, stabilendone per ogni codice aziendale le quantità
presunte e stimate per un periodo di dodici mesi.
Per “bene di consumo in dotazione” si intendono i prodotti gestiti a scorta e quindi
disponibili presso il magazzino generale dell’Azienda, che sono riforniti
periodicamente dalla struttura approvvigionamenti mediante l’emissione di ordini di
consegna nei confronti dei fornitori individuati e quei prodotti non gestiti a scorta,
che sono nella disponibilità immediata del centro di costo richiedente.
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Pertanto la compilazione del modulo di “programmazione di acquisto di beni di
consumo in dotazione” è una conferma della necessità di acquisto utile, dei prodotti
indicati, al fine della definizione della nuova procedura di acquisto.
Al fine di poter disporre dei suddetti prodotti, a procedura conclusa, il cliente interno
li richiederà al magazzino generale e gli saranno forniti secondo i tempi stabiliti.
Con la proposta di acquisto di beni di consumo di nuova dotazione il cliente
interno rappresenta un suo nuovo fabbisogno che fa scattare l’inizio del processo di
approvvigionamento.
Tale proposta deve contenere una serie di elementi informativi utili per la loro
valutazione; ad esempio, se si tratta di una proposta di fornitura ai fini di
sperimentazione clinica, oppure per prova, se il prodotto richiesto sostituisce un altro
prodotto già in uso, in caso affermativo l’indicazione del prodotto o dei prodotti
sostituiti, in caso negativo l’indicazione dei motivi della richiesta del nuovo prodotto,
i vantaggi derivanti dall’uso del nuovo prodotto, la descrizione delle attività che
verranno svolte, l’indicazione dei dati epidemiologici, l’indicazione della spesa
prevista, ovviamente presunta e stimata, calcolata su un periodo di dodici mesi come
riferimento.
10. La predisposizione del programma di fornitura
La predisposizione del programma di fornitura dei dispositivi medici è compito della
S.C.
Farmaceutica
Ospedaliera,
in
collaborazione
con
la
struttura
di
approvvigionamento, che nel nostro caso è rappresentata dalla S.C. Provveditorato Economato, la quale gestisce il processo di logistica nella sua completezza.
Il programma di fornitura contiene la sommatoria delle proposte di acquisto di beni
di consumo (dispositivi medici) già in dotazione, che sono stati confermati dai clienti
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interni e le proposte di acquisto di beni di consumo (dispositivi medici) di nuova
dotazione, che sono state approvate da un Gruppo di Valutazione.
Secondo Procedura Operativa del Sistema di Gestione per la Qualità POSGQ004 il
Gruppo di Valutazione è nominato dal Direttore Generale ed è costituito da:
Direttore Sanitario (o suo delegato), Dirigente Responsabile della Struttura
Provveditorato/Economato (o suo delegato), Dirigente Responsabile della Struttura
Economico Finanziario (o suo delegato), Dirigente Responsabile della Struttura
Farmaceutica Ospedaliera (o suo delegato), Dirigente Responsabile della Struttura
Prevenzione, Protezione e Sicurezza (o suo delegato).
A seconda delle proposte presentate il gruppo di valutazione si integra con il/i
Direttore del Dipartimento interessato.
Il Gruppo di Valutazione è convocato e coordinato dal Direttore della Struttura
Provveditorato/Economato e si riunisce di norma con cadenza trimestrale per la
valutazione delle proposte, fatto salvo riunioni straordinarie per proposte d’acquisto
aventi carattere d’urgenza, su proposta del Direttore del C.d.c. e del Direttore del
Dipartimento interessato.
Al Gruppo di Valutazione è attribuito dal Direttore Generale il “potere di scelta”,
vale a dire il potere di analizzare, valutare attentamente l’appropriatezza tecnica ed
economica, comparare le proposte di acquisto con le disponibilità finanziarie e con le
effettive necessità dei C.d.c. interessati e il potere di decidere di procedere
all’acquisto del bene richiesto nel rispetto dei principi di efficienza, efficacia ed
economicità ed essenzialmente nel rispetto degli obiettivi aziendali.
Ogni proposta di acquisto (che rappresenta il fabbisogno evidenziato) deve essere
comparata e valutata mediante:
a) un’analisi dell’effettiva necessità tecnica;
b) una verifica della disponibilità finanziaria esistente, all’interno del budget
assegnato al C.d.c. richiedente;
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c) un’analisi dei costi da sostenere per la formazione del personale
utilizzatore dei beni richiesti;
d) una verifica se la proposta rientra nella programmazione aziendale e se è
coerente e compatibile con gli obiettivi aziendali previsti;
e) tutto questo tenendo conto del costo totale dell’approvvigionamento
Il concetto di costo totale è un nuovo approccio rispetto alle logiche di tipo
tradizionale, che tengono conto esclusivamente del valore economico della semplice
transazione del bene; si pone come obiettivo di valorizzare tutti i costi associati
all’acquisizione, al possesso, all’uso e alla manutenzione del bene utilizzato e tiene
conto di tutti i costi che si verificano durante l’intero ciclo di vita del bene stesso.
Pertanto il costo totale di approvvigionamento è dato da: costo di acquisto (prezzo
contrattuale, oneri legislativi e fiscali, condizioni di pagamento, condizioni di reso
del prodotto, clausole di revisione del prezzo, imballaggi, trasporto, assicurazioni,
controllo del livello delle scorte, costi amministrativi di emissione degli ordini, costi
diretti alla funzione) + costi di ricevimento (accettazione, controllo della qualità,
controllo della quantità, costi amministrativi di ricevimento degli ordini) + costi di
non qualità (qualità del fornitore, costi amministrativi dei prodotti resi per non
conformità, prove e analisi di laboratorio, danneggiamenti nel trasporto, campioni
errati e/o non corrispondenti, costi di non servizio, consegne parziali con evasione
parziali degli ordini, consegne con quantitativi in eccesso, anticipi e ritardi sulle
consegne programmate, solleciti) + costi di immagazzinamento e costi di prelievo
(ricevimento della merce, controllo e registrazione, movimentazione, stoccaggio,
identificazione della merce, spazio disponibile, distribuzione e consegne) + costi di
mantenimento delle scorte (immobilizzo di capitale, obsolescenza, deterioramento,
spazio occupato, assicurazioni, costi amministrativi, costi di know-how tecnologici,
costi di rischio fornitore)
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Pertanto il concetto di costo totale di approvvigionamento determina una visione
completa e globale di tutti gli aspetti che concorrono a determinarlo e non soltanto
quelli limitati al prezzo di acquisto.
Coinvolge tutti gli attori del processo logistico, distribuiti tra le varie funzioni
aziendali, in modo da consentire l’adozione di decisioni sulle modalità di
approvvigionamento, supportate da una base di dati la più completa possibile.
Le proposte valutate nei termini di cui sopra e considerate non evadibili, sono
restituite dal Gruppo di Valutazione al C.d.c. richiedente con giustificativo.
Le proposte valutate nei termini di cui sopra e ritenute evadibili, sono consegnate dal
Gruppo di Valutazione alla Struttura Provveditorato per la successiva individuazione
della procedura di negoziazione nel rispetto delle normative vigenti regolanti gli
appalti pubblici di forniture e servizi.
Nella fase di predisposizione del programma di acquisto le proposte valutate e
considerate evadibili sono inserire nel nuovo programma di fornitura.
Il lavoro della S.C. Farmaceutica Ospedaliera è di fondamentale importanza in
quanto deve:
a) contattare le singole strutture aziendali per richiedere la conferma o la
modificazione dei propri fabbisogni nei confronti dei dispositivi medici già in
dotazione, qualora gli stessi non siano già stati rappresentati tramite la
compilazione del modulo di “programmazione di acquisto di beni di consumo
in dotazione” M EP 002
b) prendere atto delle decisioni del Gruppo di Valutazione in merito alle
proposte di acquisto di dispositivi medici di nuova dotazione ritenute
evadibili e inserirle nel programma
c) scrivere, in collaborazione con i clienti interni, le specifiche tecniche per ogni
singolo dispositivo medico posto in gara
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d) individuare per i dispositivi medici già in dotazione, tramite la procedura
gestionale, i quantitativi presunti e stimati da porre in gara per ogni singolo
dispositivo (per un periodo di dodici mesi)
e) stimare per i nuovi prodotti, approvati dal Gruppo di Valutazione, i
quantitativi presunti da porre in gara (anche in questo caso per un periodo di
dodici mesi)
f) quantificare, per ogni singolo lotto e complessivamente per tutti i lotti, il
valore della gara in relazione al periodo considerato di dodici mesi, che sarà
poi rivalutato in base alla durata totale del contratto, da sottoscriversi con i
fornitori aggiudicatari e che sarà indicato nel Capitolato Speciale della gara
da svolgere (valore anno * numero anni previsti)
Nel caso in esame il programma di fornitura contiene 494 lotti suddivisi in 30
gruppi di dispositivi medici omogenei, per un totale di 1264 prodotti, come segue:
Gruppo n. 1 – Disinfettanti, Sterilizzanti, Alcool ed Etere
Lotti dal numero 1 al numero 18, per un totale di 22 prodotti
Gruppo n. 2 – Prodotti per igiene, cute e lubrificanti
Lotti dal numero 19 al numero 31, per un totale di 18 prodotti
Gruppo n. 3 – Medicazioni, Cerotti e Cotone
Lotti dal numero 32 al numero 75, per un totale di 89 prodotti
Gruppo n. 4 – Bende, Garze, Maglie tubolari e Calze
Lotti dal numero 76 al numero 101, per un totale di 89 prodotti
Gruppo n. 5 – Maschere, Accessori per maschere, Filtri e Circuiti
Lotti dal numero 102 al numero 138, per un totale di 92 prodotti
Gruppo n. 6 – Aghi, Aghi Catetere, Accessori e Lancette pungidito
Lotti dal numero 139 al numero 167, per un totale di 81 prodotti
Gruppo n. 7 – Siringhe e sistemi per prelievo
Lotti dal numero 168 al numero 172, per un totale di 32 prodotti
Pagina n. 23 di 59
Gruppo n. 8 – Cateteri, Elettrocateteri, Cateteri per aspirazione, Set per
cateterizzazione venosa, Accessori vari
Lotti dal numero 173 al numero 187, per un totale di 42 prodotti
Gruppo n. 9 – Set vari ed accessori
Lotti dal numero 188 al numero 211, per un totale di 38 prodotti
Gruppo n. 10 – Cannule, Tubi, Drenaggi, Prolunghe ed accessori vari
Lotti dal numero 212 al numero 234, per un totale di 92 prodotti
Gruppo n. 11 – Guanti, Pessari, Lacci, Succhiotti e Coprisonda
Lotti dal numero 235 al numero 250, per un totale di 52 prodotti
Gruppo n. 12 – Lame, Bisturi, Microbisturi ed accessori
Lotti dal numero 251 al numero 255, per un totale di 20 prodotti
Gruppo n. 13 – Borse, Sacche e Accessori
Lotti dal numero 256 al numero 268, per un totale di 18 prodotti
Gruppo n. 14 – Tubi di deflusso, Sistemi per somministrazione, manometri, infusori
e accessori vari
Lotti dal numero 269 al numero 289, per un totale di 36 prodotti
Gruppo n. 15 – Termometri, Spatole, Morsetti, Spazzolini, Spirali, Ventose,
Speculum
Lotti dal numero 290 al numero 297, per un totale di 9 prodotti
Gruppo n. 16 – Indicatori di sterilità
Lotti dal numero 298 al numero 299, per un totale di 4 prodotti
Gruppo n. 17 – Sacche, sondini per nutrizione, sonde per lavanda gastrica e accessori
Lotti dal numero 300 al numero 306, per un totale di 21 prodotti
Gruppo n. 18 – Suturatici e accessori
Lotti dal numero 307 al numero 322, per un totale di 43 prodotti
Gruppo n. 19 – Dispositivi per laparoscopia
Lotti dal numero 323 al numero 334, per un totale di 16 prodotti
Gruppo n. 20 – Prodotti per ernia e impianti
Lotti dal numero 335 al numero 348, per un totale di 28 prodotti
Pagina n. 24 di 59
Gruppo n. 21 – Materiale per sutura
Lotti dal numero 349 al numero 369, per un totale di 99 prodotti
Gruppo n. 22 – Rasoio per tricotomia
Lotto n. 370, per un totale di 2 prodotti
Gruppo n. 23 – Prodotti per urodinamica
Lotto n. 371, per un totale di 7 prodotti
Gruppo n. 24 – Prodotti per urologia
Lotti dal n. 372 al n. 433, per un totale di 176 prodotti
Gruppo n. 25 – Caschi e dispositivi per tracheotomia e tracheostomia
Lotti dal n. 434 al n. 446, per un totale di 35 prodotti
Gruppo n. 26 – Strisce reattive e apparecchi per la lettura
Lotti dal n. 447 al n. 450, per un totale di 5 prodotti
Gruppo n. 27 – Soluzioni varie
Lotti dal n. 451 al n. 452, per un totale di 2 prodotti
Gruppo n. 28 – Prodotti per oftalmologia
Lotti dal n. 453 al n. 461, per un totale di 16 prodotti
Gruppo n. 29 – Materiali uso gastrointestinale
Lotti dal n. 462 al n. 493, per un totale di 79 prodotti
Gruppo n. 30 – Prodotti vari
Lotto n. 494, per un totale di 1 prodotto
Il programma è rappresentato in un diagramma a torta esplosa, dove si può
visualizzare per ogni gruppo di dispositivi medici il numero dei prodotti posti in gara
e la loro percentuale rispetto al totale dei prodotti a programma (esempio: Gruppo n.
1 - 22 prodotti in gara, rappresentante l’1,74% rispetto al totale dei prodotti).
Pagina n. 25 di 59
35
2,77%
5
0,40%
16
1,27%
2
0,16%
79
6,25%
22
1,74%
1
0,08%
89
7,04%
18
1,42%
89
7,04%
92
7,28%
176
13,92%
7
0,55%
2
0,16%
81
6,41%
99
7,83%
32
2,53%
28
2,22%
16
1,27%
43
3,40%
21
1,66%
9
4
0,32% 0,71%
36
18
2,85% 1,42%
20
1,58%
52
4,11%
92
7,28%
38
3,01%
Gruppo 1
Gruppo 2
Gruppo 3
Gruppo 4
Gruppo 5
Gruppo 6
Gruppo 7
Gruppo 8
Gruppo 9
Gruppo 10
Gruppo 11
Gruppo 12
Gruppo 13
Gruppo 14
Gruppo 15
Gruppo 16
Gruppo 17
Gruppo 18
Gruppo 19
Gruppo 20
Gruppo 21
Gruppo 22
Gruppo 23
Gruppo 24
Gruppo 25
Gruppo 26
Gruppo 27
Gruppo 28
Gruppo 29
Gruppo 30
Descrizione Totale
Gruppo prodotti
Gruppo 1
Gruppo 2
Gruppo 3
Gruppo 4
Gruppo 5
Gruppo 6
Gruppo 7
Gruppo 8
Gruppo 9
Gruppo 10
22
18
89
89
92
81
32
42
38
92
42
3,32%
%
1,74%
1,42%
7,04%
7,04%
7,28%
6,41%
2,53%
3,32%
3,01%
7,28%
Pagina n. 26 di 59
Gruppo 11
Gruppo 12
Gruppo 13
Gruppo 14
Gruppo 15
Gruppo 16
Gruppo 17
Gruppo 18
Gruppo 19
Gruppo 20
Gruppo 21
Gruppo 22
Gruppo 23
Gruppo 24
Gruppo 25
Gruppo 26
Gruppo 27
Gruppo 28
Gruppo 29
Gruppo 30
52
20
18
36
9
4
21
43
16
28
99
2
7
176
35
5
2
16
79
1
4,11%
1,58%
1,42%
2,85%
0,71%
0,32%
1,66%
3,40%
1,27%
2,22%
7,83%
0,16%
0,55%
13,92%
2,77%
0,40%
0,16%
1,27%
6,25%
0,08%
1.264
100,00%
Ogni lotto contiene al suo interno uno o più dispositivi medici, indicati come
numero di prodotti, che l’impresa partecipante alla gara deve offrire.
L’offerta per il lotto deve essere completa, nel senso che l’impresa partecipante deve
offrire tutti i prodotti, previsti nel lotto, nessuno escluso; offerte parziali non sono
ammesse in quanto non potrebbero essere paragonate con le altre offerte presentate.
Ogni lotto (e conseguentemente ogni prodotto/dispositivo medico) è descritto in una
scheda tecnica che contiene le seguenti informazioni:
a) il codice numerico informatico del prodotto oggetto della fornitura, indicato
nella colonna [Prodotto]
b) le caratteristiche tecniche del prodotto oggetto della fornitura, che devono
essere
rispettate
dall’impresa
partecipante
alla
gara
nel
momento
Pagina n. 27 di 59
dell’individuazione del prodotto, ai fini della presentazione della propria
offerta economica, indicate nella colonna [Descrizione]
c) l’unità di misura dell’Azienda committente del prodotto oggetto della
fornitura, indicata nella colonna [UMA]
d) i quantitativi annui presunti e stimati da fornirsi all’Azienda committente
indicati nella colonna [Quantità]; tali quantitativi sono utilizzati per la
presentazione dell’offerta economica e per l’aggiudicazione della fornitura,
mentre il contratto conterrà un quantitativo relazionato alla durata pluriennale
della gara (quantità annua * numero anni contrattuali).
Il capitolato poi contiene l’informazione che eventuali riferimenti commerciali
riportati nelle schede tecniche descrittive di ogni singolo prodotto, facente parte del
proprio lotto, sono espressi a puro titolo esemplificativo e non devono essere ritenuti
vincolanti per offerte e forniture di prodotti equivalenti.
Pertanto la ditta partecipante può offrire il prodotto che più ritiene adeguato e
corrispondente a quello richiesto, contenente l’eventuale riferimento commerciale.
I prodotti oggetto della procedura di acquisto devono possedere la marcatura CE e
devono rispettare tutte le prescrizioni contenute nella Direttiva 93/42/CEE del
Consiglio del 14 giugno 1993 e quelle contenute nel Decreto Legislativo 24 febbraio
1997, n. 46, concernente l’attuazione della Direttiva 93/42/CEE.
In modo particolare le indicazioni, fornite dal fabbricante all’utilizzatore e al
paziente, conformemente all’allegato I punto 13 del Decreto Legislativo 24 febbraio
1997 n. 46, devono essere espresse in lingua italiana al momento della consegna
all’utilizzatore finale, per uso professionale o per qualsiasi altra utilizzazione, nel
rispetto del disposto dell’art. 5, comma 4 del medesimo Decreto Legislativo.
In questo modo l’impresa partecipante alla gara ha tutte le informazioni necessarie
per poter presentare la propria offerta economica che, come già detto, deve prendere
in considerazione il lotto completo.
Pagina n. 28 di 59
11. Pianificazione dell’acquisto, scelta della procedura e della modalità di gara
Definito e predisposto il programma della fornitura occorre procedere alla scelta
della procedura e della modalità della gara.
Dalla S.C. Farmaceutica Ospedaliera provengono le seguenti informazioni:
a) per ogni dispositivo medico, inserito in un lotto, le schede contenenti le
specifiche tecniche e in pratica le caratteristiche minime che il prodotto deve
avere per essere preso in considerazione dal punto di vista tecnico;
b) per ogni dispositivo medico i quantitativi presunti e stimati da porre in gara
per un periodo di dodici mesi;
c) la quantificazione per ogni singolo lotto e complessivamente per tutti i lotti
del valore della procedura di acquisto, in relazione al periodo considerato dei
dodici mesi, che sarà poi rivalutato in base alla durata totale del contratto
[quantità per 12 mesi] x [4] qualora si ipotizzi una durata contrattuale di
quarantotto mesi;
In questo modo la funzione acquisti ha tutti gli elementi utili e necessari per poter
scegliere la procedura di gara, in relazione a quanto previsto dalla normativa
applicabile del Decreto Legislativo 12 aprile 2006 n. 163.
Nel nostro caso la scelta è stata quella della Procedura Aperta, con aggiudicazione
per ogni singolo lotto a favore della ditta concorrente che ha offerto il prezzo più
basso per ciascun lotto, I.V.A. esclusa, previo parere tecnico di conformità e
rispondenza espresso dalla commissione giudicatrice, in modo da consentire la più
ampia partecipazione delle imprese presenti nel mercato, con
modalità
tradizionale, non disponendo ancora della piattaforma per poter svolgere la gara
mediante un’asta elettronica.
La responsabilità della scelta è della struttura approvvigionamento, in collaborazione
con gli altri attori del processo e in modo particolare con la S.C. Farmaceutica
Ospedaliera.
Pagina n. 29 di 59
12. Predisposizione degli atti di gara
Dopo avere compiuto la scelta della procedura e della modalità della gara la struttura
approvvigionamento predispone gli atti di gara, che sono i seguenti:
1) il Capitolato Speciale, contenente la disciplina specifica (lex specialis) della
procedura di gara e in particolare: l’oggetto della fornitura, tipi e quantità dei
dispositivi medici, valore della fornitura, modalità di presentazione
dell’offerta economica, offerta e prezzi di offerta, dimostrazione e
campionatura
dei
prodotti,
modalità
di
svolgimento
della
gara,
aggiudicazione, documentazione richiesta alle ditte aggiudicatarie, deposito
cauzionale, contratto, modalità di pagamento, revisione prezzi, cessione del
contratto, modalità di esecuzione del contratto, innovazioni tecnologiche,
altre informazioni.
2) Il Capitolato Tecnico, contenente per ogni lotto e conseguentemente per
ogni dispositivo medico la scheda tecnica descrittiva con le seguenti
informazioni:
a) il codice numerico informatico del prodotto oggetto della fornitura,
indicato nella colonna [Prodotto]
b) le caratteristiche tecniche minime del prodotto oggetto della fornitura,
che devono essere rispettate dall’impresa partecipante alla gara nel
momento dell’individuazione del prodotto, ai fini della presentazione
della propria offerta economica, indicate nella colonna [Descrizione]
c) l’unità di misura dell’Azienda committente del prodotto oggetto della
fornitura, indicata nella colonna [UMA]
d) i quantitativi annui presunti e stimati da fornirsi all’Azienda
committente indicati nella colonna [Quantità]
Pagina n. 30 di 59
3) Il bando di gara e l’estratto del bando di gara, che devono essere
pubblicati secondo le modalità stabilite dal Decreto Legislativo 12 aprile
2006 n. 163;
4) La proposta di atto deliberativo di indizione della gara, di competenza del
Direttore Generale.
13. Espletamento della gara
A seguito dell’adozione da parte del Direttore Generale dell’atto deliberativo, con il
quale è indetta la gara e sono approvati gli atti (capitolato speciale, capitolato
tecnico, bando e estratto del bando di gara), la struttura approvvigionamenti
provvede a:
a) pubblicare il bando di gara e il suo estratto (secondo le modalità previste nel
Decreto Legislativo 12 aprile 2006 n. 163)
b) pubblicare, nel sito internet aziendale gli atti di gara (bando, capitolato
speciale e capitolato tecnico)
A questo punto la gara è lanciata.
Le imprese interessate, venute a conoscenza della gara, prelevano gli atti e in base
alle indicazioni contenute cominciano a preparare la loro offerta economica.
Nel caso in cui alcune imprese siano nell’impossibilità di procurarsi in modo
autonomo gli atti di gara, a seguito di una loro richiesta motivata, riceveranno per
posta ordinaria la documentazione utile.
Qualora le imprese hanno necessità di chiarimenti, di qualsiasi genere, li esprimono
per iscritto e la struttura approvvigionamenti provvede alla risposta nei tempi stabiliti
dal capitolato speciale.
Queste risposte sono pubblicate a beneficio degli interessati sul sito internet
aziendale.
Pagina n. 31 di 59
Entro la scadenza del termine previsto il plico contenente la documentazione
amministrativa, la documentazione tecnica e l’offerta economica deve essere
consegnato all’Azienda committente, all’ufficio indicato nel Capitolato Speciale.
14. Nomina della commissione giudicatrice e della commissione di gara
Secondo l’art. 84 del Decreto Legislativo 12 aprile 2006 n. 163 la commissione
giudicatrice deve essere nominata solamente nel caso in cui si addivenga
all’aggiudicazione mediante il criterio dell'offerta economicamente più vantaggiosa.
Nel nostro modello di gara si è ritenuto indispensabile la nomina della commissione
in quanto, pur essendo prevista un’aggiudicazione al prezzo più basso, la stessa è
subordinata ad un parere di conformità e rispondenza, che deve essere espresso da un
organo tecnico.
La commissione è quindi nominata dal Direttore Generale, ed è composta da un
numero dispari di componenti, in numero massimo di cinque, esperti nello specifico
settore cui si riferisce l'oggetto del contratto.
La commissione è presieduta da un dirigente della stazione appaltante, nominato
dall'organo competente. Nel nostro caso si è ritenuto opportuno che la presidenza
fosse della S.C. Farmacia Ospedaliera, nella figura del suo Direttore.
I commissari diversi dal presidente sono selezionati tra i funzionari delle stazione
appaltante utilizzatori dei dispositivi medici.
Pertanto la composizione ha cercato di garantire la presenza di professionalità
ospedaliere e del territorio, tenuto conto che i dispositivi medici sono utilizzati da
entrambe le figure professionali.
Sono stati privilegiati i Direttori di Dipartimento, intesi come figure rappresentative
delle varie professionalità afferenti al Dipartimento e in grado di svolgere il compito
di coordinamento nella valutazione tecnica dei dispositivi medici offerti.
Pagina n. 32 di 59
Sono state rappresentate altresì le figure professionali non mediche (ad esempio i
Capo Sala di strutture ospedaliere e anche dei distretti territoriali) in quanto
utilizzatrici dei dispositivi medici acquisiti, durante lo svolgimento della propria
attività professionale.
Questa fase del processo è molto delicata in quanto deve rappresentare una perfetta
integrazione tra la funzione acquisti (che propone la nomina della commissione) e il
ruolo dei professionisti, ciascuno per le proprie competenze e responsabilità; tutte le
informazioni necessarie e conosciute devono essere scambiate, al fine di garantire lo
svolgimento delle attività prefissate.
La nomina della commissione giudicatrice deve avvenire dopo la scadenza del
termine fissato per la presentazione delle offerte economiche (art. 84, comma 10,
D.L.vo 163/2006).
Compito della commissione giudicatrice è descritto nel successivo punto n. 15
relativo alla selezione del fornitore e alla valutazione delle offerte pervenute.
Il Decreto Legislativo 12 aprile 2006 n. 163 non prevede la nomina della
commissione di gara, ma l’art. 10 disciplina le funzioni del responsabile unico del
procedimento, per le tre fasi della progettazione, affidamento ed esecuzione.
E’ comportamento usuale delle amministrazioni pubbliche procedere alla nomina
anche della commissione di gara, che ha il compito di espletare tutte le attività, in
forma pubblica, che non rientrano nella competenza esclusiva della commissione
giudicatrice, come ad esempio l’apertura dei plichi, il controllo della documentazione
amministrativa,
l’inoltro
della
documentazione
tecnica
alla
commissione
giudicatrice, l’apertura delle offerte economiche e l’affidamento della fornitura in via
provvisoria.
La nomina può avvenire con atto deliberativo del Direttore Generale una tantum o
volta per volta rispetto alla procedura di acquisto dal espletarsi, oppure con semplice
comunicazione di delega alle funzioni.
Pagina n. 33 di 59
Il Presidente della commissione di gara in questo caso coincide con il Responsabile
Unico del Procedimento, fatto salvo il disposto dell’art. 10, comma n. 2 che consente
la vigilanza sulla corretta esecuzione dei contratti che può essere affidata ad altri
organi o soggetti.
La nomina della commissione di gara, se effettuata, deve avvenire prima dell’inizio
delle operazioni pubbliche.
15. Selezione del fornitore, valutazione delle offerte pervenute
Premesso che il plico presentato dall’impresa partecipante deve avere il seguente
contenuto:
a) una prima busta contenente la documentazione amministrativa, come
richiesta nel capitolato speciale della gara;
b) una seconda busta contenente la documentazione tecnica, come richiesta nel
capitolato speciale della gara;
c) una terza busta contenente l’offerta economica, compilata secondo le
specifiche contenute nel capitolato speciale della gara;
Nel giorno e nel luogo indicato nel bando di gara i plichi presentati entro il termine
indicato sono aperti in seduta pubblica e si procede alla verifica della loro
composizione e della documentazione amministrativa richiesta. Le ditte partecipanti,
la cui documentazione amministrativa presentata è completa e conforme, sono
ammesse alla prosecuzione della procedura di gara. Le altre ditte sono escluse, con
motivazione specifica.
Le operazione di gara procedono secondo un calendario stabilito dal Presidente della
commissione di gara, che è comunicato ai presenti.
Le buste contenenti le offerte economiche delle ditte partecipanti e dichiarate
ammesse alla prosecuzione della procedura di gara sono aperte e di loro è stilata per
Pagina n. 34 di 59
ogni lotto una graduatoria secondo il prezzo più basso in ordine crescente, con
individuazione dell’aggiudicatario provvisorio individuato nella ditta risultante
prima in graduatoria.
Le buste contenenti la documentazione tecnica delle ditte partecipanti sono archiviate
e rese disponibili alla commissione giudicatrice per le valutazioni di propria
competenza.
Al termine della gara pubblica la graduatoria per ogni lotto e le buste contenenti la
documentazione tecnica prodotta, sono trasmesse alla commissione giudicatrice,
nominata dall’Amministrazione committente, al fine dell’ottenimento del parere
tecnico di conformità e di rispondenza dei prodotti offerti dalle ditte partecipanti
rispetto alle caratteristiche tecniche riportate nelle schede descrittive di ogni lotto.
Per ogni seduta pubblica è redatto un processo verbale.
Secondo quanto stabilito nel capitolato speciale il rappresentante della ditta/impresa
partecipante alla gara per poter intervenire in sede di gara deve essere munito di
idonea Procura nel rispetto degli articoli 1387 e successivi del Codice Civile.
Il potere di intervento attribuisce al rappresentante della ditta/impresa la facoltà di
inserire nel verbale di gara proprie osservazioni a tutela degli interessi del
rappresentato, a fornire eventuali chiarimenti e/o precisazioni sull’offerta economica
e sui documenti e/o dichiarazioni richiesti e a presentare l’eventuale offerta
migliorativa come previsto nel capitolato speciale.
La seduta pubblica di gara, che può durare più giorni, si conclude con un verbale
conclusivo nel quale per ogni lotto in gara è indicata l’impresa partecipante che è
risultata aggiudicataria in via provvisoria.
A questo punto il Presidente della commissione di gara trasmette al Presidente della
commissione giudicatrice la seguente documentazione:
a) la graduatoria per ogni lotto, che si è determinata in sede di gara, a seguito
delle offerte economiche presentate;
b) le buste contenenti la documentazione tecnica prodotta;
Pagina n. 35 di 59
Pertanto la commissione giudicatrice conosce il valore economico delle offerte
presentate. Questo potrebbe sembrare non giuridicamente corretto e alcuni
potrebbero sostenere che il valore economico conosciuto può influenzare la
valutazione tecnica, in quanto normalmente tale valutazione avviene prima della
conoscenza del valore economico.
Nel modello di acquisto da noi presentato questo effetto è voluto ed è indicato nel
Capitolato Speciale come aggiudicazione al prezzo più basso, previo parere tecnico
di “conformità” e “rispondenza”.
La commissione giudicatrice è responsabilizzata al massimo livello ed è pienamente
cosciente della sua attività.
Ogni offerta economica che viene scartata, per non conformità o rispondenza, deve
essere adeguatamente motivata e la scelta sull’offerta successiva ha come
conseguenza un aumento dei costi aziendali.
Il fornitore escluso ha diritto di conoscere le motivazioni e se lo ritiene opportuno di
contestarle nelle modalità consentite.
E’ noto che l’esecuzione della valutazione tecnica antecedente alla conoscenza dei
valori economici non è sempre indice di trasparenza e correttezza. Si conoscono
comportamenti di commissioni giudicatrici che pur non conoscendo i costi riescono a
condurre la gara secondo le loro aspettative.
Nel nostro caso la scelta di tale modalità è stata anche effettuata per garantire una
celerità delle procedure di valutazione, che se fatte in modo tradizionale porterebbero
a tempi molto più lunghi di quelli già utilizzati per l’analisi della conformità e
rispondenza.
Quello che è importante è dichiarare nel Capitolato Speciale quali sono le regole del
gioco e quindi le modalità di valutazione tecniche utilizzate, in modo che la par
condicio dei partecipanti alla gara sia pienamente rispettata.
Si ribadisce che l’aggiudicazione è al prezzo più basso, dei dispositivi medici le cui
caratteristiche tecniche rientrano nelle specifiche fissate nel Capitolato Speciale.
Pagina n. 36 di 59
La commissione giudicatrice è un organo collegiale perfetto, pertanto le decisioni
devono essere prese con la partecipazione di tutti i membri.
La commissione giudicatrice deve, per ogni lotto in gara,
esprimere un parere
tecnico di conformità e di rispondenza sui prodotti offerti dall’impresa partecipante.
Per fare questo possiede i seguenti strumenti di analisi e di valutazione:
a) lettura delle schede tecniche presentate in sede di gara, che contengono le
caratteristiche tecniche di ogni singolo dispositivo medico, anche mediante
rappresentazioni grafiche;
b) qualora le schede tecniche siano ritenute non esaustive e convincenti, la
commissione può richiedere all’impresa partecipante di effettuare una
dimostrazione mediante un proprio rappresentante, al fine di illustrare le
caratteristiche tecniche dei dispositivi medici offerti;
c) richiedere all’impresa partecipante una campionatura gratuita adeguata dei
prodotti offerti, secondo il contenuto del capitolato speciale, che ritiene
adeguata una campionatura quando è rappresentata da un minino di cinque
pezzi per ogni singolo prodotto richiesto ed offerto;
Al fine di evitare qualsiasi tipo di errore sui campioni presentati, gli stessi
devono essere identificati con i seguenti dati:
1) l’indicazione della ragione sociale della ditta partecipante
2) l’indicazione della gara
3) il numero del gruppo merceologico
4) il numero del lotto
5) il numero del codice numerico informatico del prodotto oggetto della
fornitura, come riportato nella colonna [Prodotto]
delle schede
tecniche descrittive di ogni singolo lotto, allegate al Capitolato
Speciale
Pagina n. 37 di 59
6) la descrizione del prodotto richiesto ed offerto, come riportato nella
colonna [Descrizione] delle schede tecniche descrittive di ogni
singolo lotto, allegate al Capitolato Speciale
I dati di cui ai punti precedenti sono indispensabili al fine di consentire
l’identificazione precisa del campione e del prodotto offerto da parte dei
componenti della commissione giudicatrice.
Qualora la ditta partecipante:
a) non effettui le dimostrazioni richieste;
b) non faccia pervenire i campioni dei prodotti richiesti;
c) non faccia pervenire nel termine previsto i campioni dei prodotti richiesti;
d) invii in modo parziale i campioni richiesti;
e) non renda identificabile il campione trasmesso, secondo le specifiche sopra
indicate;
la sua offerta economica presentata è esclusa dalla gara.
La commissione giudicatrice valuterà l’opportunità di richiedere le dimostrazioni e i
campioni sui prodotti offerti, qualora la documentazione tecnica prodotta non
contenga tutti gli elementi necessari e sufficienti per consentire la redazione del
parere tecnico di conformità e di rispondenza sui prodotti medesimi.
Per parere tecnico di conformità s’intende un parere di corrispondenza, valutato il
rapporto di coincidenza, uguaglianza e analogia del prodotto offerto in esame, con le
caratteristiche tecniche del prodotto richiesto quale descritto nelle specifiche tecniche
di ogni lotto.
Per parere tecnico di rispondenza s’intende un parere di congruenza all’esigenza
doverosa o necessaria a cui il prodotto è destinato funzionalmente.
I prodotti dichiarati non conformi o non rispondenti sono esclusi dalla gara con le
relative offerte mediante il parere tecnico motivato.
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Nel modello presentato la commissione giudicatrice per poter esprimere il proprio
parere tecnico sui dispositivi medico offerti ha lavorato per circa cinque mesi, tenuto
conto che le offerte presentate nella procedura di gara sono state 160.
16. Aggiudicazione - Affidamento
L’aggiudicazione definitiva della fornitura è approvata con atto formale
dell’Amministrazione committente (atto deliberativo del Direttore Generale, se non
delegato ad una specifica struttura) a favore della ditta partecipante la cui offerta
economica presentata per ogni lotto risulti la più bassa in seduta di gara e i cui
prodotti siano dichiarati conformi e rispondenti dalla commissione giudicatrice.
Nella fase di aggiudicazione devono essere tenuti in considerazione anche i vincoli
del budget assegnato alla struttura approvvigionamenti, la quale deve garantire la
compatibilità economica.
Nel caso in cui il risultato dell’aggiudicazione definitiva, determinato dalla somma
dei singoli contratti da stipularsi, rapportato ai dodici mesi, sia ritenuto non
compatibile con il budget assegnato, le strade sono due:
a) si deve rinegoziare il budget
b) in caso negativo, si devono rinegoziare i contratti
La prima soluzione è difficile da percorrere, salvo che l’Azienda abbia ancora risorse
disponibili da poter assegnare.
Se dall’analisi della situazione sono scoperte situazioni particolari giudicate dal
Controllo di Gestione oggettive e non preventivabili al momento della negoziazione,
per le quali si ritiene giustificato lo scostamento dal budget, è necessario correggere
il valore economico delle risorse assegnate mediante una rinegoziazione che tiene
conto della rinnovata situazione, in primo luogo esaminando la possibilità di
compensare gli scostamenti tra fattori produttivi gestiti dal centro di risorsa; nel caso
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in cui questo non sia possibile la variazione del budget della struttura
approvvigionamenti, individuata come centro di responsabilità, non può che
determinare una variazione del bilancio aziendale.
La seconda soluzione è oltremodo non molto semplice da percorrere in quanto i
prezzi offerti non possono essere rinegoziati in diminuzione; secondo le recenti
sentenze del Consiglio di Stato tale attività trasformerebbe la Procedura Aperta
prescelta in una Procedura Negoziata, falsando la regola fondamentale della “par
condicio” nei confronti dei partecipanti alla gara, in quanto la rinegoziazione
avverrebbe esclusivamente con le ditte aggiudicatarie.
Nello stesso tempo non è possibile pensare ad una rinegoziazione con tutti i
partecipanti in quanto significherebbe rifare la procedura di gara, cosa non è
possibile alla presenza di offerte di imprese individuate come aggiudicatarie in modo
definitivo.
Nel modello presentato di procedura d’acquisto l’atto deliberativo di affidamento ha
dato origine alla stipulazione di n. 111 contratti, per un valore complessivo di
15.488.034,42 € (I.V.A. compresa) e per un periodo contrattuale di quarantotto mesi.
Sono stati dichiarati deserti 26 lotti (5,26%) su un totale di 494 lotti posti in gara; tale
dichiarazione è dipesa, nella maggior parte dei casi, da una valutazione di non
conformità e rispondenza espressa dalla commissione giudicatrice, che non ha
ritenuto opportuno confermare la validità tecnica di alcuni prodotti offerti in sede di
gara.
17. Stipulazione e sottoscrizione del contratto
Divenuta efficace l'aggiudicazione definitiva, e fatto salvo l'esercizio del potere di
autotutela nei casi consentiti dalle norme vigenti, la stipulazione del contratto di
appalto ha luogo entro il termine di sessanta giorni, salvo che sia stato previsto un
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termine diverso nel bando di gara o nell'invito a presentare offerta economica, ovvero
in altra ipotesi di differimento espressamente concordata con l'aggiudicatario.
Il contratto non può comunque essere stipulato prima di trenta giorni dalla
comunicazione ai controinteressati del provvedimento di aggiudicazione, ai sensi
dell'articolo 79 del Decreto Legislativo 12 aprile 2006 n. 163, salvo motivate ragioni
di particolare urgenza che non consentono all'amministrazione di attendere il decorso
del predetto termine.
Il contratto è stipulato mediante atto pubblico notarile, o mediante forma pubblica
amministrativa a cura dell'ufficiale rogante dell'amministrazione aggiudicatrice,
ovvero mediante scrittura privata, nonché in forma elettronica secondo le norme
vigenti per ciascuna stazione appaltante.
Al fine di minimizzare i costi è opportuno scegliere la forma della scrittura privata,
con la formula della registrazione “in caso d’uso” che può essere richiesta da una
delle parti, in caso di necessità.
In questa forma il contratto è sottoscritto in tre copie, una per ogni parte e una per la
registrazione nel repertorio aziendale e avrà la medesima forza di un contratto redatto
in forma pubblica, con l’evidente vantaggio di non dover affrontare i costi della
registrazione presso l’ufficio del Registro competente, che non sono proprio poca
cosa.
A seguito della sottoscrizione del contratto vero e proprio, consegue la scrittura nel
sistema gestionale aziendale del “contratto informatizzato” anche chiamato “listino
del fornitore”, nel quale sono riportati tutti i prodotti aggiudicati, con i loro codici
aziendali e del fornitore, le condizioni economiche unitarie e l’aliquota dell’I.V.A.
applicata.
Dal “contratto informatizzato” o “listino del fornitore” derivano tutti gli ordini di
consegna emessi verso il fornitore medesimo.
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18. Programmazione, elaborazione ed emissione degli ordini di consegna
Come già detto la struttura approvvigionamenti dell’ex ASL10 di Pinerolo ha svolto
e gestito completamente il processo logistico, compresa la parte relativa
all’emissione degli ordini ai fornitori, fino alla liquidazione delle loro fatture.
L’organizzazione del nostro processo prevede l’emissione degli ordini di consegna
per periodi programmati individuati a calendario annuale, con indicazione:
a) del periodo della programmazione ed emissione degli ordini, per tipologia di
prodotto, individuato per classi omogenee
b) del periodo previsto per la consegna al magazzino generale dell’azienda,
degli ordini emessi
Questo sistema ha un duplice vantaggio:
a) ogni settore di gestione sa esattamente quando deve programmare gli ordini
di consegna, di una determinata classe di prodotti
b) il magazzino generale sa esattamente il periodo durante il quale arriva la
merce ordinata di una determinata classe di prodotti
Tali informazioni sono anche conosciute dai clienti interni, utilizzatori dei prodotti.
Nel caso specifico, parlando della fornitura di dispositivi medici, nel periodo
considerato di dodici mesi sono state programmate sei emissioni di ordini di
consegna, per una copertura ognuna di sessanta giorni e per un quantitativo di
consumo presunto dei prodotti ordinati.
Il sistema gestionale utilizzato programma l’ordine di consegna partendo dal
“contratto informatizzato” o “listino del fornitore” e in relazione al periodo storico
preso come riferimento per il consumo reale avvenuto e al periodo di copertura
dell’ordine (30, 60, 90 giorni) propone un ordine da emettere, che può essere
modificato nei suoi quantitativi, in aumento o in diminuzione, a seconda di una
valutazione discrezionale, che un sistema computerizzato non può fare.
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In questo caso la decisione appartiene al Direttore della S.C. Farmaceutica
Ospedaliera a cui sono sottoposte le proposte di ordini di consegna, da parte della
struttura approvvigionamenti.
Il Direttore della S.C. Farmaceutica Ospedaliera provvede alla verifica di ogni
proposta d’ordine e conferma o modifica la proposta, in base ad elementi di
conoscenza di tipo tecnico e di competenza tipici della struttura sanitaria.
Fatta quest’analisi gli ordini sono stampati e sottoscritti dal Direttore della S.C.
Provveditorato – Economato, titolare della funzione di approvvigionamento.
La firma è allo stato attuale ancora tradizionale in modo analogico, non avendo
ancora attivato la firma digitale, che era in programma prima dell’avvento della
nuova organizzazione a seguito dell’accorpamento aziendale.
Ad avvenuta sottoscrizione gli ordini sono inviati via fax ai singoli fornitori.
L’idea della firma digitale aveva anche in sé la possibilità di spedire l’ordine via email, in modo da risparmiare tempo nell’inoltro via fax.
E’ sufficiente indicare nelle anagrafiche dei fornitori i loro indirizzi e-mail e una
volta che l’ordine a loro indirizzato è sottoscritto in firma digitale, a chiusura del
processo di
firma, l’ordine parte automaticamente via e-mail, meglio ancora
mediante l’utilizzo della posta elettronica certificata, secondo l’ultima metodologia
attualmente disponibile.
19. Pianificazione della consegna da parte del fornitore
Ricevuto l’ordine, il fornitore è in grado di pianificare la propria consegna in base ai
prodotti che devono essere forniti, al loro quantitativo e al termine contenuto
nell’ordine.
Il fornitore deve effettuare la consegna della merce a proprie spese, secondo il
contenuto degli ordini emessi dalla struttura Provveditorato - Economato; le
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consegne devono essere effettuate presso il magazzino Generale dell’Azienda
committente, nel luogo indicato nell’ordine.
La merce ordinata deve essere consegnata entro il termine indicato nell’ordine,
anche con quantitativi in acconto, qualora non sia possibile l’evasione totale
dell’ordine medesimo.
Il documento di trasporto della merce deve obbligatoriamente riportare il numero
dell’ordine comprovante la regolare emissione; in caso di mancata segnalazione di tal
numero il Magazzino respingerà la merce senza alcun addebito per l’Azienda
committente.
In caso di fornitura straordinaria, il fornitore deve provvedere alla consegna del
materiale richiesto nel termine indicato nell’ordine.
Trascorso il termine per la consegna senza che l’impresa fornitrice provveda
l’Azienda committente ha facoltà di approvvigionarsi di prodotti equipollenti o
sostituibili disponibili sul libero mercato in modo da garantire il funzionamento della
struttura sanitaria utilizzatrice.
L’eventuale maggiorazione del costo sostenuto sarà a carico dell’impresa fornitrice,
oltre all’applicazione di una penale del 10% sul valore dei prodotti non forniti, fatto
salvo in ogni caso il risarcimento del danno subito.
20. Ricevimento della merce, controllo quantitativo e qualitativo e carico in
contabilità di magazzino
Entro il termine stabilito nell’ordine di consegna, il fornitore provvede con un
proprio vettore alla consegna al magazzino indicato dei dispositivi medici ordinati,
rispettando i quantitativi previsti.
La merce deve essere depositata a cura del vettore a terra, consentendo agli operatori
di magazzino l’esecuzione dei controlli di propria competenza.
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I controlli sono di tipo quantitativo e qualitativo.
I prodotti consegnati al momento della loro introduzione nel magazzino dell'Azienda
committente sono sottoposti al controllo numerico e di qualità, con facoltà di
respingere le merci che, a proprio giudizio, non siano accettabili.
In tal caso lo stesso fornitore dovrà provvedere all'immediata sostituzione con merci
bene accette al medesimo ufficio, il cui giudizio è inappellabile.
Nel caso in cui il fornitore non provveda all'immediata sostituzione l’Azienda
committente ha facoltà di approvvigionarsi di prodotti equipollenti o sostituibili
disponibili sul libero mercato in modo da garantire il funzionamento della struttura
sanitaria utilizzatrice.
L’eventuale maggiorazione del costo sostenuto sarà a carico dell’impresa fornitrice,
oltre all’applicazione di una penale del 10% sul valore dei prodotti non sostituiti,
fatto salvo in ogni caso il risarcimento del danno subito.
L'accettazione della merce da parte dei funzionari competenti non solleva il
fornitore dalla responsabilità delle proprie obbligazioni a proposito dei difetti ed
imperfezioni, ai vizi apparenti ed occulti delle merci consegnate, non potuti rilevare
all'atto della consegna, ma accertati in seguito.
Qualora, in seguito alla consegna, si riscontri l'esistenza di difetti e/o imperfezioni o
comunque di vizi non rilevabili all'atto della consegna, anche a seguito di verifiche
ed analisi effettuate a mezzo dei competenti uffici, il fornitore deve sottostare al
rimborso delle spese sostenute per le analisi e deve provvedere all’immediata
sostituzione dei prodotti aventi difetti, imperfezioni e vizi.
Nel caso in cui il fornitore non provveda all'immediata sostituzione l’Azienda
committente ha facoltà di approvvigionarsi di prodotti equipollenti o sostituibili
disponibili sul libero mercato in modo da garantire il funzionamento della struttura
sanitaria utilizzatrice.
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Anche in questo caso l’eventuale maggiorazione del costo sostenuto sarà a carico
dell’impresa fornitrice, oltre all’applicazione di una penale del 10% sul valore dei
prodotti non sostituiti, fatto salvo in ogni caso il risarcimento del danno subito.
A seguito delle procedure di ricevimento e controllo quantitativo e qualitativo,
terminate in modo favorevole, i dispositivi medici consegnati al magazzino sono
caricati in contabilità e da questo momento sono disponibili ad essere prelevati e
determinato la nuova giacenza per ogni singolo prodotto interessato.
I dispositivi medici sono posizionati nelle scaffalature di magazzino in base alle
coordinate previste, che indicato la zona, lo scaffale e la posizione specifica.
21. L’esecuzione contrattuale
Il fornitore è responsabile dell'esatto adempimento delle condizioni contrattuali e
della perfetta riuscita della fornitura; è responsabile inoltre, dell'osservanza delle
leggi dei regolamenti vigenti in materia igienico-sanitaria e di commercio relativi alle
merci da fornire, nonché degli eventuali danni comunque arrecati alle persone e alle
cose dell’Azienda committente e a terzi.
Qualora durante l’esecuzione contrattuale la ditta fornitrice viene meno anche ad uno
soltanto degli obblighi assunti, l’Azienda committente provvederà alla contestazione
formale.
Il contratto può prevedere che dopo tre contestazioni scritte l’Azienda committente
ha facoltà di risolvere il contratto.
La risoluzione del contratto ha i seguenti effetti:
a) incameramento del deposito cauzionale;
b) risarcimento del danno subito;
c) cancellazione del titolare del contratto dall’Albo fornitori qualificato
dell’Azienda committente per tutta la durata del contratto di fornitura.
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La contestazione contrattuale non è dovuta quando è il fornitore a comunicare
all’Azienda committente l’impossibilità ad adempiere all’obbligazione assunta, senza
presentare alcuna soluzione alla mancata fornitura dei prodotti aggiudicati e presenti
nel contratto.
L’informazione da parte del fornitore è recepita dall’Azienda committente come
contestazione contrattuale e produrrà gli effetti previsti nel contratto.
Nessuna azienda committente ha interesse ha risolvere per inadempimento un
contratto di fornitura, in quanto rappresenta anche una propria sconfitta.
Pertanto prima di giungere a tale decisione si pongono in essere tutte le azioni di
riconciliazione ritenute necessarie ed opportune, che tendano alla risoluzione del
problema riscontrato.
Se nonostante tali azioni non si giunge alla risoluzione del problema e le condizioni
contrattuali lo consentono il contratto è risolto per inadempimento.
22. Richiesta del dispositivo medico (nella fase produttiva)
Ogni struttura aziendale, ospedaliera o territoriale, che abbia necessità di uno o più
dispositivi medici lo deve richiedere al magazzino generale (di competenza
territoriale) dell’Azienda.
La richiesta è effettuata in modo informatico, in conformità ad un paniere di prodotti
disponibili, che può essere diverso per ogni singola struttura operativa.
Il magazzino generale competente, a seguito del ricevimento della richiesta,
provvede alla consegna al centro di costo dei dispositivi medici richiesti.
Per fare questo il magazzino deve possedere una scorta sufficiente per rispondere alla
domanda. Nella nostra organizzazione aziendale la scorta del magazzino generale
deve essere tale per garantire una copertura di trenta giorni, mentre per i magazzini
secondari la scorta deve essere di diciassette giorni.
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Qualora si verifichi una rottura di stock parte una segnalazione immediata alla
funzione acquisti che deve intervenire prontamente e risolvere subito il problema.
La rottura di stock non deve avvenire in quanto ogni dispositivo medico ha assegnato
una propria scorta minima, sotto la quale non si deve mai scendere e tale valore è
tenuto in considerazione nel momento della programmazione degli ordini di
consegna.
Giornalmente l’ufficio competente verifica, con un report di sottoscorta, quali sono i
dispositivi medici che sono nella situazione di rottura di stock.
Comunemente si ritiene che per il 50% la rottura di stock avviene per una cattiva
gestione della programmazione degli ordini (una sottostima della domanda o un
processo di riordino troppo lungo), per il 25% per una non corretta gestione del
magazzino competente in merito all’aggiornamento dei dati di sottoscorta in
relazione all’aumento o diminuzione dei consumi e per il restante 25% per i problemi
che si verificano lungo la supply chain dovuti ai processi del fornitore (non rispetto
dei termini di consegna, consegne non complete, consegne errate).
La particolare condizione di alcuni consumi sanitari può anche incidere
notevolmente sulle rotture di stock, ma sono casi del tutto eccezionali.
Nel libero mercato il comportamento del cliente di fronte ad una rottura di stock
varia in modo significativo anche in funzione della categoria del prodotto oggetto
dell’approvvigionamento:
a) il 31% si approvvigiona ugualmente del prodotto in un altro punto vendita
b) il 15% rinvia l’approvvigionamento
c) il 9% rinuncia completamente all’approvvigionamento
d) il 45% si approvvigiona di un altro prodotto; e di questo 45% un 26% cambia
produttore per verificare, di solito, un’alternativa meno costosa
Quello che è evidente è che il 55% non effettua l’acquisto con un danno diretto ed
immediato del punto vendita.
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Le rotture di stock sono considerate sempre una perdita e le ricerche stimano che
possano essere quantificate con un 4% sul totale delle vendite.
Nella nostra condizione operativa e nella maggior parte dei casi, il cliente non può
recarsi in un altro magazzino, rinviare l’approvvigionamento o rinunciare ad esso.
Può, quando questo è possibile, approvvigionarsi di un prodotto equivalente
disponibile presso il magazzino generale. Ma se questo non si verifica si determina
certamente un danno immediato per il cliente interno (professionista, operatore
sanitario) e conseguentemente per il cliente esterno (portatore della patologia da
trattare) che può avere gravi conseguenze sulla sua salute.
Pertanto occorre porre grande attenzione al fatto che mai si verifichi una rottura di
stock, inteso come obiettivo importante e qualificante di una corretta gestione di
magazzino.
Le leve sulle quali occorre agire sono le seguenti:
a) corretta programmazione degli ordini di consegna;
b) scelta di fornitori qualificati, che adempiano puntualmente alle obbligazioni
contrattuali;
c) corretta gestione dei magazzini, in modo particolare con riferimento
all’aggiornamento continuo degli indicatori più importanti, con particolare
riferimento ai valori di sottoscorta di ogni singolo prodotto in gestione;
d) comunicazione tempestiva riferita ai dispositivi medici di maggiore utilizzo;
e) attivazione di scorte di sicurezza negli ospedali ed eventualmente sul
territorio;
Occorre tenere presente che le scorte devono essere giuste, in quanto gestire le scorte
ha un costo e nello stesso tempo non bisogna sovradimensionarle con operazioni di
“over ordering” per paure di rotture di stock.
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23. Consegna del dispositivo medico
A seguito delle richieste pervenute il magazzino generale competente provvede
periodicamente a consegnare ai centri di costo richiedenti o ai magazzini intermedi,
se esistenti, i dispositivi medici richiesti.
Ogni magazzino ha una procedura di programmazione delle consegne, al fine di
razionalizzare la propria attività e soddisfare le necessità del cliente interno in tempi
brevi.
Le consegne verso i CDC richiedenti avvengono ad ogni loro richiesta, mentre verso
i magazzini secondari avvengono una volta la settimana.
Si può affermare che il processo di approvvigionamento termina con la resa
disponibile del bene al cliente interno o esterno e in seguito con il pagamento della
fattura al fornitore.
Eseguita la consegna si rendono disponibili i dati anche per contabilità analitica, che
vengono prelevati dall’ERP (Enterprise Resource Planning) aziendale, in cui sono
pianificate e gestite le risorse.
Nel nostro caso utilizzando un gestionale con database Oracle il Controllo di
Gestione è integrato con la contabilità ordini e magazzini, da cui rileva i dati dei
costi.
Quindi tutto il processo di approvvigionamento non è altro che un servizio reso al
cliente interno e/o esterno, che deve poter disporre direttamente del bene richiesto e
necessario, avente le caratteristiche tecniche in precedenza individuate ed idoneo
all’uso per il quale è stato destinato.
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24. Ricevimento della fattura
Il fornitore eseguita la sua prestazione contrattuale e quindi consegnati al magazzino
destinatario indicato nell’ordine i prodotti richiesti, ha titolo ad emettere la fattura di
pagamento.
La fattura è inoltrata per posta ordinaria o mediante sistema elettronico all’azienda
committente.
Ricevuta la fattura l’ufficio di contabilità provvedere alla sua registrazione e
all’attribuzione di un numero progressivo univoco.
Periodicamente le fatture registrate sono trasmesse alla struttura competente per
l’esecuzione del riscontro, verifica e liquidazione.
Nel nostro caso il flusso informativo va dalla struttura Economico – Finanziario alla
struttura di Provveditorato – Economato.
Le fatture sono trasmesse con un elenco riepilogativo che le contiene, tramite
l’indicazione dei dati fondamentali: fornitore, numero fattura e importo da liquidare.
25. Riscontro, verifica, controllo della fattura
La struttura Provveditorato – Economato, tramite il settore competente, provvede al
riscontro, verifica e controllo della fattura, in base ai seguenti elementi fondamentali:
a) la fattura è di competenza dell’azienda committente ?
b) la fattura corrisponde a dispositivi medici ordinati ?
c) i dispositivi medici ordinati e fatturati sono stati consegnati, ricevuti e caricati
in contabilità di magazzino ?
d) i dispositivi medici fatturati hanno il prezzo concordato (contratto, ordine) ?
Se a queste domande la risposta è affermativa la fattura è liquidata e quindi può
essere pagata al fornitore.
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Diversamente per ogni punto ne segue un’azione di non conformità e di azione
correttiva specifica.
Il riscontro, verifica e controllo della fattura è fatto in modo informatizzato, mediante
collegamento al database del sistema gestionale e verificando, partendo dal numero
progressivo univoco di registrazione, che ogni riga della fattura si può connettere con
l’operazione di ricevimento e carico a magazzino, che a sua volta è connesso
all’operazione dell’emissione dell’ordine.
Se tutto si allinea, eventualmente anche con l’ausilio dei documenti cartacei di
trasporto, la procedura di controllo si conclude con il riscontro positivo e
l’autorizzazione alla liquidazione della fattura.
Giornalmente, ogni operatore competente al riscontro, stampa il flusso informativo di
ritorno dalla struttura di Provveditorato – Economato alla struttura Economico –
Finanziario, contenente l’elenco riepilogativo delle fatture controllate e liquidabili.
Tale documento è sottoscritto dal responsabile della procedura di liquidazione e dal
Direttore della struttura che ha eseguito il controllo.
Con questo elenco le fatture controllate ritornano fisicamente all’ufficio di
contabilità per la liquidazione.
26. Pagamento della fattura
In precedenza è stato affermato che “il processo di approvvigionamento termina con
la resa disponibile del bene al cliente interno o esterno e in seguito con il pagamento
della fattura al fornitore”.
In effetti a questo punto il processo può essere ritenuto concluso in modo completo
in quanto il fornitore che ha adempiuto alla sua prestazione contrattuale (mediante la
consegna del dispositivo medico, con un contratto di vendita) ottiene, come
corrispettivo, il pagamento di quanto dovuto.
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Tale pagamento avviene tramite mandato bancario, nei termini previsti dalle
condizioni contrattuali, fatto salvo l’eventuale integrazione sul totale della fattura con
gli interessi di mora per ritardato pagamento, quando dovuti.
Il mandato di pagamento, sottoscritto dal Direttore della struttura Economico –
Finanziario e trasmesso alla tesoreria dell’azienda committente conclude a tutti gli
effetti il processo di approvvigionamento dei dispostivi medici.
27. Analisi della soddisfazione del cliente interno, esterno, finale, della direzione
strategica aziendale ed outcome
Terminato il processo di approvvigionamento è importante, per la funzione acquisti,
rilevare la soddisfazione del cliente interno (professionisti sanitari e non sanitari) in
modo da evidenziare i punti di forza da valorizzare e quelli di debolezza sui quali
intervenire per un miglioramento complessivo del servizio reso, che si tradurrà in un
aumento dei fattori di soddisfazione del cliente e in indicatori di sviluppo
dell’organizzazione aziendale nel suo complesso.
L’attività del customer satisfaction è necessaria in quanto l’insoddisfazione genera
un costo, che va ad incrementare il “costo totale” del processo di acquisto.
E’ opportuno creare un gruppo di progetto per realizzare un osservatorio permanente
della customer satisfaction, in modo da monitorare costantemente il gradimento da
parte dei clienti dell’attività svolta dalla funzione acquisti, a proposito dei servizi
forniti.
Questo gruppo deve essere composto da operatori della struttura acquisti, in
collaborazione con la S.C. Farmaceutica Ospedaliera e dalla struttura aziendale che si
occupa della qualità.
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Occorre individuare quali sono i fattori determinanti del servizio verso i clienti, che
possono essere l’affidabilità, la capacità di risposta, i servizi a valore aggiunto e gli
aspetti tangibili.
Ogni fattore deve essere rilevato tramite un semplice questionario, con non più di
dieci domande, da somministrare ai clienti interni; le domande devono focalizzarsi
sui seguenti punti fondamentali:
a) cortesia e disponibilità del personale di contatto della funzione acquisti
b) competenza e preparazione professionale
c) chiarezza delle informazioni ricevute
d) rapidità del servizio di fornitura, mediante la disponibilità del bene (servizio)
nel più breve tempo possibile
e) bene (servizio) conforme alle caratteristiche tecniche indicate
f) tempestività delle prestazioni ricevute
g) comprensibilità della modulistica
h) consulenza fornita dal personale addetto agli acquisti
i) il comfort offerto dalla struttura acquisti, nelle riunioni di lavoro (preparatorie
e conclusive)
j) funzionalità del servizio telefonico
Occorre lasciare uno spazio per altre indicazioni che il cliente interno può fornire su
altri aspetti del servizio non considerati nel questionario, che devono essere presi in
considerazione, in modo particolare con una focalizzazione sulla “qualità attesa”,
cioè sui bisogni del cliente e sulle conseguenti aspettative in termini di servizio
erogato dalla funzione acquisti.
E’ anche possibile valutare le esigenze del cliente e quindi la sua soddisfazione
tramite un contatto diretto telefonico, che dà un vantaggio della conoscenza
immediata della valutazione del servizio reso.
Occorre anche tenere presente la customer satisfaction dei fornitori, come clienti
esterni, che seguono con particolare attenzione i rapporti della funzione acquisti con
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le imprese da loro rappresentati e il rispetto dei termini di pagamento delle loro
fatture, del cliente finale inteso come utilizzatore della prestazione sanitaria ed
altresì della Direzione Strategica dell’Azienda, che chiede l’acquisto di beni e
servizi al più basso prezzo di mercato, a parità dei requisiti tecnici richiesti, al fine di
garantire la compatibilità economica del processo di approvvigionamento con i
budget assegnati e conseguentemente con il bilancio aziendale.
Fattori produttivi +
attività delle
funzioni di supporto
Prestazioni sanitarie
Salute
Input
Output
Outcome
Efficienza
Efficacia
La visione d’insieme è data dall’outcome, cioè dal risultato di tutto il processo,
inteso come miglioramento dello stato di salute del cliente finale e della sua
completa soddisfazione rispetto al livello delle prestazioni sanitarie ricevute, di cui
una parte importante è svolta dall’efficacia del processo di acquisto.
28. Definizione degli indicatori di processo e loro monitoraggio
In relazione alle esigenze individuate, dei clienti interni, esterni e delle direzioni
strategiche aziendali si definiscono gli indicatori per mantenere sotto controllo il
processo, intesi come KPI di base.
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Essi possono essere:
Esigenze rappresentate
Indicatori di processo
Standard relativo
KPI
Unità di
misura
1. Disponibilità del bene
(servizio) nel più breve tempo
possibile
Tempo di consegna (inteso
come tempo intercorso dalla
data della richiesta di
acquisto alla data di
ricevimento del bene)
Differenziato per
tipologia di acquisto
giorni
2. Bene (servizio) conforme
alle caratteristiche tecniche
indicate
Numero di non conformità
dei beni (servizi) acquistati
Da definire dalla
direzione strategica
numero
3. Pagamento delle fatture
entro i termini contrattuali
Tempo di pagamento delle
fatture
Tempi contrattuali
giorni
4. Acquisto del bene
(servizio) al prezzo più basso
di mercato a parità dei
requisiti tecnici richiesti
Prezzo di acquisto
Prezzi di mercato;
Osservatori Regionali
Prezzi;
Benchmarking fra
aziende
5. Compatibilità economica
del processo di acquisto con
il budget assegnato
% di scostamento tra il
totale del budget assegnato e
il rendiconto predisposto
Budget assegnato
€,00
numero
E’ opportuno che gli indicatori non siano molti, ma ben definiti ed efficaci; col
tempo sarà possibile integrare l’elenco con altri indicatori ritenuti importanti e
necessari.
L’azienda definisce lo standard relativo dell’indicatore ritenuto come accettabile
all’interno del processo di approvvigionamento, che diventa il valore di riferimento
nel controllo del processo.
Una variazione in negativo, rispetto allo standard stabilito, deve attivare da parte
della direzione della funzione di approvvigionamento delle azioni di intervento per
riportare il processo sotto controllo.
Il valore dell’indicatore standard deve anche essere preso come riferimento per le
azioni ed obiettivi di miglioramento, che possono essere assegnati dalla direzione
strategica alla funzione di approvvigionamento.
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Per avere il processo sotto controllo e per conoscere l’andamento degli indicatori
occorre che essi siano periodicamente rilevati e scritti in tabelle di monitoraggio.
Le modalità di rilevamento e la loro frequenza di monitoraggio rientrano nella
competenza e nella decisione della direzione della struttura approvvigionamento.
Per quanto riguarda il cliente finale si ritiene che la competenza di individuare i KPI
sia di altre strutture aziendali (esempio: ufficio di relazione con il pubblico, qualità,
comunicazioni e relazioni esterne, controllo di gestione) in quanto rientrante nella
propria funzione, definita dal piano di organizzazione aziendale.
29. Conclusioni
Questo modello di programmazione di acquisto, valido per i dispositivi medici ma
che può essere applicato anche per altri prodotti, non è molto usuale in sanità in
quanto ha come obiettivo la realizzazione di un programma completo ed esaustivo e
conseguentemente la stipulazione con i fornitori di contratti pluriennali, che
garantiscano la fornitura del fabbisogno rappresentato per un periodo adeguato di
tempo, durante il quale si provvedere alla loro gestione, all’analisi e valutazione del
comportamento dei fornitori, all’individuazione dei nuovi fabbisogni e alla
predisposizione del nuovo programma di fornitura.
Normalmente nelle aziende sanitarie, per ragioni diverse, si tende verso acquisti più
parcellizzati, che prevedono lo svolgimento durante l’anno di un numero maggiore di
gare, aventi il medesimo oggetto di fornitura, ma suddivise per singole tipologie di
prodotti. Questo sistema di acquisto determina un maggiore costo gestionale e non
consente una visione completa del processo; la funzione acquisti è continuamente in
gara, per le medesime tipologie di prodotti, con un dispendio di risorse umane non
indifferente e continuo stress operativo.
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E’ molto difficile fare accettare ai professionisti l’importanza di programmare
globalmente l’acquisto dei dispositivi medici (e anche di altri prodotti), essi tendono
ad affrontare le loro necessità in modo differente a seconda del momento della
necessità,
cercando
di
risolvere
volta
per
volta
il
loro
problema
di
approvvigionamento.
Non aiuta il comportamento dei rappresentati commerciali delle aziende produttrici
che non vedono di buon occhio la programmazione degli acquisti con il modello
proposto; essi tendono a proporre continuamente prodotti nuovi, che molte volte non
lo sono, ma che sostanzialmente sono equivalenti e sovrapponibili a quelli già
utilizzati, tendendo ad ottenere ordini di fornitura a loro esclusivo vantaggio, a
scapito della concorrenza del mercato.
È evidente come nel processo di acquisto dei dispositivi medici (e anche di altri
prodotti) avviene la partecipazione contemporanea di diversi attori aziendali ed extra
aziendali con obiettivi a volte divergenti, che devono essere governati.
Se la programmazione di acquisto non è effettuata è molto più facile per le aziende
produttrici inserire i loro obiettivi commerciali all’interno delle necessità aziendali e
professionali e lavorare per il loro raggiungendo e non sicuramente per la
collaborazione al raggiungimento degli obiettivi dell’azienda committente.
Con le nuove aziende sanitarie che si sono costituire dal 1° gennaio 2008, tenuto
conto dei problemi che devono affrontare nella loro organizzazione tecnica e
logistica, risulta molto difficile riuscire a predisporre programmi di acquisto
completi, in quanto riunire i fabbisogni di una pluralità di ospedali e del territorio ivi
compreso e standardizzare la domanda, anche alla luce del fatto che molte strutture
di acquisto sono state soppresse ed accorpate, è un’impresa molto complessa.
Le nuove strutture di acquisto hanno un compito da svolgere arduo e difficile e
devono farsi interprete verso il mercato del soddisfacimento di un fabbisogno del
cliente interno, spesso definito in modo non completo o adeguato.
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Molte esperienze che hanno dato risultati importanti sono state sacrificate nelle
nuove organizzazioni aziendali, nel tentativo di razionalizzare le strutture
amministrative, con risultati che vedremo in tempi medi lunghi.
E’ da rilevare che molto spesso la funzione acquisti non ha trovato la giusta
considerazione che merita da parte delle direzioni strategiche, che hanno preferito
privilegiare altri obiettivi organizzativi a scapito della logistica integrata.
Un giorno Lanza del Vasto scrisse:
“Ritieni di poter schiacciare un bruco ?
Ecco fatto: non era difficile.
Bene.
Ora rifà il bruco.”
Il concetto non era riferito certamente ai processi di supporto sanitari ma,
l’interessante spirito naturalistico espresso, riteniamo possa avere un significato
importante anche per noi.
Se la nuova esperienza organizzativa non porterà i frutti sperati, crediamo che il
bruco difficilmente potrà essere rifatto.
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