Manuale di gestione e amministr. - Vis.Per.

Dipartimento Innovazione e Sviluppo
Ufficio Servizi Informatici
Il portale Vis.Per.
(VISualizzazione PERsonale)
Manuale di Gestione e
di Amministrazione
Lecce, maggio 2007
Titolo
Il portale Vis.Per
(VISualizzazione PERsonale)
Manuale di gestione e di
amministrazione
Versione documento
2.0
Data documento
03/05/2007
A cura di
Antonio Marra
(Ufficio Servizi Informatici)
Sommario
1. Riferimenti normativi...................................................................................................................... 5
2. Introduzione.....................................................................................................................................5
2.1 Interfaccia di amministrazione e gestione................................................................................ 6
2.2. Attività di gestione previste..................................................................................................... 8
2.2.1. Caricamento cedolini stipendi..........................................................................................8
2.2.2. Creazione automatica di nuovi utenti.............................................................................13
2.2.3. Stampa credenziali utenti............................................................................................... 14
2.2.4. Gestione utenti............................................................................................................... 15
2.2.5. Gestione codici orologi.................................................................................................. 16
2.2.6. Gestione codici causali...................................................................................................17
2.2.7. Gestione gerarchie..........................................................................................................18
2.2.8. Aggiorna pianta organica............................................................................................... 19
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1. Riferimenti normativi
Nella Legge Finanziaria 2005, all'art.1 comma 197 si legge: “Entro sei mesi dalla data di entrata in
vigore della presente legge, i cedolini per il pagamento delle competenze stipendiali del personale
delle amministrazioni di cui all’articolo 1 del decreto legislativo 12 febbraio 1993, n. 39, purché sia
già in possesso di caselle di posta elettronica fornite dall’amministrazione, sono trasmessi, tenuto
conto del diritto alla riservatezza, esclusivamente per via telematica all’indirizzo di posta elettronica
assegnato a ciascun dipendente. Con decreto di natura non regolamentare del Ministro
dell’economia e delle finanze, di concerto con il Ministro per l’innovazione e le tecnologie, sono
emanate le relative norme attuative”.
Secondo le norme attuative contenute nel decreto interministeriale del 12/01/06 pubblicato in G.U
n.60 del 13/03/06, la posta elettronica non è l’unico mezzo per la fruizione del cedolino elettronico.
Infatti, all’art. 5 sono definiti modalità e tempi di accesso al proprio cedolino, da parte del
dipendente, tramite sito Web dell’Amministrazione accessibile tramite Intranet/Internet. Al comma
3 dello stesso art. si specifica che l’accesso al cedolino tramite web deve avvenire attraverso
l’autenticazione informatica del dipendente.
L’«Autenticazione informatica» è definita all’Art.1. comma b del D.Lgs.159/2006 “Disposizioni
integrative e correttive al Decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, recante codice
dell'amministrazione digitale, come: la validazione dell'insieme di dati attribuiti in modo esclusivo e
univoco a un soggetto, che ne distinguono l'identità nei sistemi informativi, effettuata attraverso
opportune tecnologie anche al fine di garantire la sicurezza dell'accesso.
Il cedolino elettronico è assimilabile ad un servizio erogato dall’Amministrazione, per cui vale
quanto disposto all’art.64 del Codice dell’Amministrazione Digitale, relativamente a “Modalità di
accesso ai servizi erogati in rete dalla PP:AA.”. Al comma 2 dell’art.64 è data la possibilità alle
Amministrazioni di utilizzare strumenti diversi da CIE e CNS purché “… tali strumenti consentano
di accertare l’identità del soggetto che richiede l’accesso..”.
2. Introduzione
Il portale Vis.Per. nasce come evoluzione del servizio Vis.Tim., pubblicato dall'Ufficio Servizi
Informatici nel mese di gennaio 2006 per consentire al personale tecnico-amministrativo
dell'Università di Lecce di visualizzare le proprie timbrature effettuate sugli orologi marcatempo
dell'Ateneo.
Vis.Per. si propone come un portale di servizi per tutti i dipendenti dell'ateneo, docenti e non
docenti. Oltre a riprendere il servizio di visualizzazione timbrature già offerto da Vis.Tim. offre la
possibilità di visualizzare e stampare i propri cedolini stipendio, mantenendone lo storico. E' stata
inoltre aggiunta la possibilità di inserire delle brevi note di testo per ciascuna giornata in
visualizzazione timbrature, consentendo quindi all'utente di “appuntare” dei memorandum, ad es.
per le uscite per servizio, giorni di recupero, malattia, ferie, ecc. Tali note possono essere
visualizzate solo dal diretto interessato e possono essere modificate o eliminate.
Una specifica attenzione è stata posta nella tutela della privacy degli utenti del portale. La
connessione allo stesso può avvenire solo attraverso il protocollo https, cioè in modo criptato. Le
informazioni relative ai cedolini stipendio sono memorizzate nella base dati di Vis.Tim. criptate con
una chiave diversa da utente a utente. Ogni utente può cambiare in qualsiasi momento la propria
password. In caso di smarrimento della stessa gli amministratori del portale possono solo generarne
una nuova che deve essere poi cambiata dall'utente interessato al primo accesso.
Il sistema è stato implementato utilizzando strumenti e tecnologie open source. In particolare si è
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utilizzato il server web Apache 2.0.x, il linguaggio di scripting lato server PHP 4.0.x, il database
engine MySQL 4; l'applicazione è ospitata su un server Linux; l'interfaccia utente è generata in
HTML 4 e Javascript con l'integrazione della recente tecnologia AJAX (Asyncronous Javascript
and XML) per una migliore interazione utente/applicazione.
L'interfaccia utente è stata sviluppata e testata positivamente con i più diffusi browser del momento:
Microsoft Internet Explorer 6, Mozilla Firefox 1.5 e Safari. Si è utilizzato codice Javascript crossbrowser e pertanto l'applicazione probabilmente funziona correttamente anche con altri browser
grafici moderni quali Konqueror 3.5 (parzialmente testato) e Opera 9.
2.1 Interfaccia di amministrazione e gestione
L'applicazione è dotata di una interfaccia di amministrazione/gestione integrata, accessibile dal
login standard del portale inserendo le opportune credenziali.
Attualmente sono stati creati due utenti di gestione:
–
admin : accesso totale alle funzioni di amministrazione e gestione;
–
stipendi: accesso alle funzioni di caricamento/gestione cedolini e stampa credenziali degli utenti
creati automaticamente (pensato per l'uso da parte degli incaricati dell'Ufficio Stipendi).
–
usi: accesso alle funzioni di gestione utenti e di sincronizzazione tabelle codici orologi e causali
tra RILP e Vis.Per.
Possono essere definiti ulteriori utenti di amministrazione / gestione con un diverso profilo di
funzioni accessibili.
La creazione degli utenti di amministrazione / gestione non può avvenire dall'interfaccia di
amministrazione (la quale permette invero la creazione e la gestione degli utenti “standard”) ma
deve essere codificata direttamente nelle tabelle del database dell'applicazione e nel file di parametri
dell'applicazione e sarà meglio specificata in una apposita sezione del presente manuale.
L'immagine seguente mostra l'interfaccia di amministrazione con la totalità delle funzioni previste
(utente admin):
Fig. 1 – Menù principale interfaccia di amministrazione Vis.Per.
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Gli altri utenti di amministrazione/gestione possono non avere accesso a determinate funzioni, che
quindi non appariranno nel suddetto menù.
Si riassumono qui di seguito le funzionalità delle voci del menu di amministrazione:
1) Caricamento nuovi cedolini: consente di caricare i file .PDF contenenti le stampe dei
cedolini stipendio generati dall'applicazione di gestione degli stipendi. I file PDF caricati
vengono elaborati da Vis.Per. per smistare opportunamente i cedolini agli utenti del portale;
2) Verifica cedolini caricati: consente agli operatori incaricati del caricamento dei cedolini in
Vis.Per. di verificare il corretto caricamento e la corretta assegnazione dei dati agli utenti del
portale;
3) Modifica/elimina cedolini caricati: consente di modificare le descrizioni (metadati)
associate ai singoli file PDF caricati, di rendere pubblici in blocco tutti i cedolini contenuti
in un file PDF caricato o di eliminare dal sistema un intero blocco di cedolini (sempre per
file PDF). I cedolini caricati non vengono resi accessibili agli utenti se non si effettua la
pubblicazione tramite questa funzione;
4) Gestione dati utente: comprende tutte le funzioni di gestione degli utenti “standard” del
portale Vis.Per.: creazione nuovo utente, visualizzazione dati utente, modifica dati utente;
5) Stampa credenziali utenti: consente di stampare in blocco le lettere di assegnazione delle
credenziali di accesso (nome utente e password) per gli utenti creati automaticamente dal
sistema in fase di caricamento dei cedolini stipendi;
6) Gestione gerarchie: funzione per la gestione degli accessi gerarchici alle timbrature del
personale tecnico-amministrativo;
7) Gestione codici orologi: consente di visualizzare i codici numerici e le descrizioni assegnati
agli orologi marcatempo, e/o di allineare automaticamente gli stessi tra il sistema di
rilevazione presenze RILP e Vis.Per.;
8) Gestione codici causali: consente di visualizzare i codici numerici e le descrizioni assegnati
alle causali timbrature utilizzabili dai dipendenti sugli orologi marcatempo, e/o allineare
automaticamente gli stessi tra RILP e Vis.Per. (come per i codici orologio);
9) Aggiorna pianta organica: aggiornamento dati della pianta organica e delle assegnazioni
del personale TA;
10) Cambia password: consente all'utente amministratore collegato di cambiare la propria
password;
11) Esci: esce dall'interfaccia di amministrazione / gestione.
Tutte le funzioni verranno descritte più dettagliatamente nel seguito di questo manuale.
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2.2. Attività di gestione previste
Si specificano nella tabella seguente le attività di gestione/amministrazione previste a regime per il
sistema Vis.Per.
La tabella dettaglia gli attori (Chi), i tempi (Quando) e le modalità (Come) di ciascuna attività.
Attività
Caricamento cedolini
stipendi
Creazione automatica nuovi
utenti
Stampa lettere assegnazione
credenziali nuovi utenti
Chi
Quando
Come
Ufficio Stipendi
Ogni volta che vengono
generati nuovi cedolini
(tipicamente una volta al
mese).
Funzioni
“Caricamento nuovi
cedolini”,
“Verifica cedolini caricati”
e “Modifica/elimina
cedolini caricati”
Ufficio Stipendi
Al caricamento di nuovi
cedolini se vi sono dati
relativi a persone non
ancora presenti nel data
base.
L'attività viene svolta dal
sistema Vis.Per. in maniera
automatica. Il sistema
segnala all'operatore
l'avvenuta creazione di
nuovi utenti.
Ufficio Stipendi
Ogni volta che il sistema
segnala la creazione di
nuovi utenti (v. attività
precedente)
Funzione “Stampa
credenziali utente”
Riassegnazione password
Su richiesta dell'utente
interessato, in caso di
Ufficio Servizi Informatici
smarrimento delle
credenziali.
Allineamento codici orologi
marcatempo
Ogni volta che viene
Funzione “Gestione
Ufficio Servizi Informatici installato un nuovo orologio
orologi”
marcatempo.
Allineamento dati gerarchie
e accessi gerarchici alle
timbrature
Ogni volta che vengono
modificate le assegnazioni
Ufficio Servizi Informatici
del PTA e la gerarchia
dell'Ateneo
Funzione “Gestione dati
utente”
Funzioni “Aggiorna pianta
organica” e “Gestione
gerarchie”
2.2.1. Caricamento cedolini stipendi
Il caricamento dei cedolini stipendi nel sistema Vis.Per. avviene di regola una volta al mese, all'atto
della produzione della stampa degli stessi cedolini dall'applicazione di gestione dei stipendi.
Tale operazione di stampa produce uno o più file .PDF dalla struttura prefissata, in cui ogni
dipendente ha assegnate due pagine contigue. Grazie alla struttura fissa di tale stampa, Vis.Per. può
elaborare direttamente questi file PDF dopo averli trasformati in testo semplice (senza
formattazione) e andando ad assegnare il testo di ogni singolo cedolino al dipendente interessato,
utilizzando a tal scopo la matricola del dipendente ed il codice fiscale dello stesso, presenti in
posizioni prefissate all'interno della stampa del cedolino.
Gli operatori dell'Ufficio Stipendi producono generalmente più stampe mensili, effettuando una
stampa per ciascun ruolo presente nell'Ateneo (personale tecnico-amministrativo, dirigente,
professore ordinario, ecc.). Ciascuno dei file PDF prodotti viene attualmente stampato, imbustato ed
inviato per posta interna. Con Vis.Per. gli stessi file PDF dovranno essere caricati nel sistema ed
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andrà a costituire anche un archivio storico degli stessi cedolini, sempre consultabile dagli utenti di
Vis.Per.
A tutela della privacy, il caricamento NON comporta l'immediata pubblicazione dei cedolini
caricati. Questi sono infatti mantenuti in forma privata e devono essere esplicitamente pubblicati
dagli incaricati dell'Ufficio Stipendi dopo aver effettuato una verifica a campione sulla correttezza
dell'associazione dei cedolini con gli utenti di Vis.Per.
Tutte le elaborazioni dei cedolini avvengono per blocchi, dove un blocco è costituito dall'insieme
dei cedolini contenuti nello stesso file PDF. Un blocco viene quindi, nell'ordine, caricato, verificato,
pubblicato o cancellato.
Si illustra di seguito la procedura dettagliata.
Funzione “Caricamento nuovi cedolini”
Si riporta di seguito la maschera di caricamento in Vis.Per. dei file dei cedolini stipendi.
Fig. 2 – Maschera di caricamento cedolini stipendi
Per il corretto caricamento di un file PDF di cedolini, occorre indicare a Vis.Per. il mese e l'anno di
riferimento del blocco di cedolini che si sta procedendo a caricare, nonché l'intestazione da
associare ai cedolini stessi (possibili scelte: “Università di Lecce” per i cedolini pre-2007,
“Università del Salento” per quelli correnti) utilizzando le opportune caselle a discesa. Occorre
quindi inserire una breve descrizione della tipologia dei cedolini che si stanno caricando (il sistema
propone per default la descrizione “Retribuzione mensile”). Tale descrizione, oltre a caratterizzare
insieme al mese/anno di riferimento il cedolino, viene visualizzata agli utenti in testa al cedolino
stesso e consente, nei mesi in cui sono stati generati più cedolini, a selezionare quello desiderato (v.
fig. 7 del “Manuale utente” di Vis.Per.) tra, ad es. “Retribuzione mensile”, “Straordinario”, ecc.
Infine, attraverso il pulsante “Sfoglia...” si va a selezionare dal proprio disco fisso il file PDF dei
cedolini che si intende caricare. Il caricamento viene eseguito dopo aver fatto click sul pulsante
giallo “Invia file”. Il pulsante “Torna al menu” consente di tornare al menu principale di
amministrazione senza effettuare il caricamento.
Se si preme il pulsante “Invia file” il sistema chiede conferma del caricamento riportando il
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percorso completo del file che si sta inviando.
Fig. 3 – Conferma del caricamento del file PDF
Confermando con il pulsante “OK” viene dato il via all'operazione, la cui esecuzione viene tracciata
nella schermata seguente:
Fig. 4 – Report del caricamento dei cedolini
Il riquadro “Log elaborazione” contiene la registrazione di tutti i passi effettuati nel caricamento,
insieme con l'elenco delle matricole e dei codici fiscali di ciascun cedolino caricato. Il dato
“Dimensione” presente in ciascuna riga indica la dimensione in byte del testo del cedolino caricato,
seguita dalla dimensione in byte del testo compresso del cedolino come viene memorizzato nel
database di Vis.Per. Il registro di log termina con l'indicazione del numero delle pagine del PDF
elaborate e del numero dei cedolini caricati.
Il testo del cedolino compresso viene criptato con l'algoritmo 3DES utilizzando una chiave che
dipende dalla matricola del cedolino stesso, prima di essere memorizzato nel database di Vis.Per.,
ad ulteriore garanzia della privacy degli utenti di Vis.Per.
Il pulsante “Carica altro file” consente di ripetere l'intera operazione dall'inzio per un altro file PDF,
mentre il pulsante “Torna al menu” fa ritornare al menu principale di amministrazione.
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Funzione “Verifica cedolini caricati”
Come già detto, il caricamento di un blocco di cedolini non comporta l'automatica pubblicazione
del contenuto degli stessi in Vis.Per. Infatti, per ulteriore precauzione, è stata implementata la
funzione “Verifica cedolini caricati” che consente ad un operatore dell'Ufficio Stipendi di verificare
a campione la corretta corrispondenza dei cedolini caricati in un blocco.
Fig. 5 – Verifica cedolini caricati
L'operatore deve richiamare il mese/anno di riferimento del blocco di cedolini che intende
verificare. Tale operazione aggiorna istantaneamente il contenuto della casella “File caricato” che a
questo punto conterrà i singoli blocchi caricati per il mese/anno selezionato. Se nessun blocco è
stato caricato per il mese selezionato, la casella “File caricato” conterrà il messaggio “-- nessun file
per il mese selezionato --”.
Selezionando un blocco di cedolini in “File caricato” si aggiornerà la casella “Cod. fiscale” che
consente quindi di selezionare un cedolino tra quelli contenuti nel blocco selezionato. La casella
contiene il codice fiscale dell'utente a cui il cedolino è stato associato. Selezionando un codice
fiscale da questa casella, nel riquadro grigio verrà visualizzato il testo completo del cedolino
relativo. La verifica consiste quindi nel controllare la corrispondenza tra il codice fiscale nella
casella e quello contenuto nel cedolino visualizzato.
Dopo aver selezionato a campione e verificato con successo alcuni dei cedolini elencati, si potrà
procedere alla pubblicazione del blocco mediante la funzione “Modifica / elimina cedolini caricati”
che ci apprestiamo ad illustrare.
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Fig. 6 – Verifica della corrispondenza dei codici fiscali
Funzione “Modifica / elimina cedolini caricati”
Con questa funzione è possibile modificare la descrizione associata ad un blocco di cedolini,
pubblicare un blocco di cedolini o anche eliminare un intero blocco di cedolini dal database di
Vis.Per.
Fig. 7 – Funzione di “Modifica / elimina cedolini caricati”
Dopo aver selezionato il mese e l'anno di riferimento, verranno elencati nel riquadro grigio tutti i
blocchi di cedolini caricati per il mese selezionato. A questo punto è possibile eliminare ogni
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singolo blocco utilizzando il pulsante “elimina” posto in corrispondenza di ciascuna riga relativa ad
un blocco di cedolini, oppure è possibile modificare la descrizione del blocco nella casella di testo
relativa (apparirà quindi il pulsante “salva” nella riga modificata) o procedere alla pubblicazione del
blocco di cedolini mettendo il segno di spunta nella checkbox “Pubblico” in corrispondenza (ed
anche in questo caso apparirà il pulsante “salva” nella riga relativa).
Si faccia presente che le modifiche apportate alla descrizione e/o allo stato del blocco di cedolini
verranno rese effettive solo facendo click sul relativo pulsante “salva”. La eliminazione di un
blocco verrà invece eseguita direttamente alla pressione del pulsante “elimina”, previa richiesta di
conferma da parte del sistema.
Analogamente è possibile riportare off-line un blocco di cedolini togliendo il segno di spunta dalla
checkbox “Pubblico” e salvando la modifica effettuata.
Con la pubblicazione dei blocchi di cedolini caricati si conclude la fase di caricamento dei
cedolini.
2.2.2. Creazione automatica di nuovi utenti
Il sistema Vis.Per. prevede la creazione automatica delle credenziali per i nuovi utenti incontrati in
fase di caricamento dei cedolini.
Infatti, se durante il caricamento di un blocco di cedolini si incontra un cedolino relativo ad un
codice fiscale non presente nell'anagrafica utenti di Vis.Per., il sistema procede all'inserimento
nell'anagrafica utenti dei dati dello stesso come estrapolati dal cedolino (cognome, nome, codice
fiscale, matricola). Inoltre provvede alla generazione di una password casuale associata all'utente
che viene inserita criptata nell'anagrafica utenti, ed in chiaro in una tabella “nuovi utenti”, il cui
scopo è quello di consentire agli operatori dell'Uffico Stipendi di generare e stampare le lettere di
assegnazione delle credenziali ai nuovi utenti.
Fig. 8 – Generazione automatica utenti
La generazione è contestuale al caricamento dei cedolini. Come si evince dalla schermata sopra
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riportata, l'operatore che effettua il caricamento vedrà in corrispondenza dei cedolini che causano la
creazione di un nuovo utente l'indicazione dell'avvenuta creazione (“nuovo utente (xxx yyy)”) ed in
coda al log dell'operazione, il numero di nuovi utenti creati. E' sufficiente quindi che l'operatore
controlli l'ultima riga del log per verificare se sono stati o no creati nuovi utenti. Solo in questa
circostanza dovrà quindi effettuare la stampa delle credenziali attraverso la funzione “Stampa
credenziali utenti”, illustrata nel paragrafo successivo.
L'utente generato in automatico è forzato al cambio della password alla prima connessione al
sistema Vis.Per.
2.2.3. Stampa credenziali utenti
Questa funzione consente di stampare, per blocco di cedolini caricati, tutti i nuovi utenti creati.
Selezionando dall'intestazione della maschera il mese/anno di riferimento, verranno elencati i file di
cedolini caricati nel mese che hanno causato la generazione di nuovi utenti. Quindi occorre
valorizzare correttamente i campi in rosa “Data lettera:” e “Protocollo lettera:” affinché le lettere
contengano il riferimento di protocollo corretto. Basterà quindi azionare il pulsante “stampa” sulla
riga relativa per avviare automaticamente la stampa delle credenziali.
Fig. 9 – Stampa credenziali utenti
Il pulsante verde “st.tutte” consente di stampare le credenziali degli utenti generati in tutto il mese
selezionato. Il pulsante “stampa lettera generica” consente di stampare il modello della lettera con i
riferimenti di protocollo indicati, necessaria per la protocollazione elettronica in Titulus.
Il checkbox “suddividi elenchi per struttura”, se attivato, consente di generare le lettere e gli elenchi
nominativi suddividendoli per struttura di appartenenza.
E' stata introdotta inoltre la possibilità di stampare le etichette con il nome e la struttura per
ciascuno dei nuovi utenti, da incollare sulle ricevute di ritorno delle raccomandate di invio. I campi
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presenti di seguito a “stampa etichette” consentono di configurare il formato di stampa delle
etichette, adeguandolo al tipo di etichette disponibili. Per default la stampa è configurata per un
foglio A4 di 12x3 etichette, comunemente utilizzato. Per attivare la stampa delle etichette occorre
fare click su uno dei pulsanti “etic” presenti accanto all'elenco dei file (per stampare le etichette
relative al file) o il pulsante “etic” presente nell'intestazione dell'elenco dei file per stampare tutte le
etichette del mese.
Il testo della lettera delle credenziali è codificato in HTML all'interno di una apposita tabella del
database di Vis.Per., insieme con un elenco di possibili firmatari. Prima di lanciare la stampa delle
credenziali è possibile selezionare, dalla casella a discesa “Firmatario” presente nella maschera, la
firma da apporre alle lettere generate.
Ad ogni stampa vengono allegati uno o piu elenchi nominativi, generati automaticamente e divisi
per ufficio, che serviranno nella distribuzione delle credenziali per raccogliere le firme per ricevuta
degli utenti interessati.
2.2.4. Gestione utenti
La funzione di gestione utenti dà accesso ad una maschera a tab mediante la quale è possibile
vedere i dati di un utente, modificare i dati di un utente esistente o inserire manualmente un nuovo
utente. Per selezionare la funzione cui si vuole accedere occorre fare click con il mouse sulla
linguetta appropriata tra “Visualizza dati utente” (attiva per default), “Modifica dati utente” o
“Nuovo utente”.
Fig. 10 – Maschera gestione utenti
La maschera presenta i campi non modificabili con sfondo grigio e quelli modificabili con sfondo
giallo. In ogni momento la colorazione dello sfondo di un campo suggerisce all'utente quali
utilizzare e quali no. Questo è importante in quanto la maschera utilizza la tecnologia AJAX per una
più immediata interazione con l'utente (vedi ad es. la funzione di modifica dati utente).
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In “Visualizza dati utente” è possibile ricercare un utente tramite la sua matricola (che costituisce
l'identificativo univoco per l'anagrafe degli utenti) inserendola nell'apposito campo e premendo
“Invio” o il pulsante “recupera dati”. La ricerca aggiornerà istantaneamente il contenuto dei vari
campi della maschera riempiendoli con le informazioni recuperate dal database.
In “Modifica dati utente” è necessario richiamare l'anagrafica di un utente specifico, sempre
attraverso una ricerca per matricola. Se l'utente cercato esiste, i suoi dati correnti saranno caricati
nei vari campi della maschera e quindi l'utente potrà modificarne il contenuto e salvare le modifiche
premendo sul pulsante “Salva” (che apparirà dopo aver effettuato la ricerca). Il campo “password”,
se compilato, consente di cambiare la password dell'utente: in tal caso alla pressione del pulsante
“Salva” Vis.Per. chiederà se si vuole procedere anche con la stampa della lettera di assegnazione
credenziali. Se il campo “password” viene lasciato vuoto, sarà mantenuta la password precedente.
In “Nuovo utente” l'operatore può inserire direttamente nella maschera tutti i dati richiesti ed al
termine utilizzare, in modo analogo a quanto visto per la funzione di modifica, il pulsante “Salva”.
Le funzioni di modifica e di inserimento nuovo utente prevedono un controllo sulla validità del
campo “Codice fiscale” basato sul confronto tra la cifra di controllo inserita e quella calcolata
secondo l'algoritmo relativo. Il controllo viene effettuato all'atto della memorizzazione dei dati
(pulsante “Salva”) ma, ovviamente, prima dell'effettiva memorizzazione dei dati che non viene
effettuata se prima non si corregge l'eventuale errore.
2.2.5. Gestione codici orologi
La funzione di gestione codici orologi consente agli amministratori di Vis.Per. di vedere l'attuale
tabella di associazione tra i codici numerici e le descrizioni degli orologi marcatempo dell'Ateneo.
Tale tabella di associazione consente di visualizzare all'utente finale la descrizione dell'orologio
presso cui si è effettuata una timbratura.
Si è scelto di non effettuare la join diretta tra le timbrature degli utenti e le definizioni degli orologi
direttamente nel database del sistema RILP di rilevazione presenze, per non appesantire inutilmente
il server database di quest'ultimo servizio.
La tabella di associazione è mantenuta in Vis.Per. sotto forma di file sorgente PHP che viene
incluso dallo script di visualizzazione timbrature. Il suo aggiornamento (allineamento) deve essere
effettuato ogni qualvolta vi siano modifiche o inserimenti nella omologa tabella RILP (e cioè,
tipicamente, solo in caso di installazione di nuovi orologi marcatempo).
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Fig. 11 – Visualizzazione tabella di associazione codici orologi marcatempo
L'accesso a tale funzione consente di visualizzare la tabella degli orologi attualmente attiva in
Vis.Per.
Il pulsante arancione “aggiorna lista da RILP” consente con un solo click di aggiornare
immediatamente la tabella con i dati presi dalle opportune tabelle di RILP.
2.2.6. Gestione codici causali
La funzione di gestione codici causali consente agli amministratori di Vis.Per. di vedere l'attuale
tabella di associazione tra i codici numerici e le descrizioni delle causali delle timbrature utilizzabili
dal personale sugli orologi marcatempo dell'Ateneo.
Tale tabella di associazione consente di esplicitare all'utente finale il codice di causale
eventualmente inserito per una timbratura.
Come per i codici orologio, si è scelto di non effettuare la join diretta tra le timbrature degli utenti e
le definizioni delle causali direttamente nel database del sistema RILP, per non appesantire
inutilmente il server database di quest'ultimo servizio.
La tabella di associazione è mantenuta in Vis.Per. sotto forma di file sorgente PHP che viene
incluso dallo script di visualizzazione timbrature. Il suo aggiornamento (allineamento) deve essere
effettuato ogni qualvolta vi siano modifiche o inserimenti nella omologa tabella RILP (e cioè,
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tipicamente, solo in caso di definizione di nuove causali di timbratura).
Fig. 12 – Visualizzazione tabella di associazione codici causali timbrature
L'accesso a tale funzione consente di visualizzare la tabella delle causali attualmente definite in
Vis.Per.
Il pulsante arancione “aggiorna lista da RILP” consente con un solo click di aggiornare
immediatamente la tabella con i dati presi dalle opportune tabelle di RILP.
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2.2.7. Gestione gerarchie
La funzione “Gestione gerarchie” consente di assegnare ad alcuni utenti del sistema dei privilegi
speciali che consentano loro di visualizzare le timbrature effettuate dai propri collaboratori. Questa
funzione è stata implementata per consentire ai capi struttura di accedere alle timbrature del PTA
assegnato al proprio ramo gerarchico.
Tramite la maschera qui presentata è possibile selezionare le strutture visibili da un determinato
utente del sistema. Le timbrature del personale assegnato alle strutture selezionate saranno quindi
accessibili dall'utente privilegiato selezionato.
Fig. 13 – Maschera “gestione gerarchie”
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2.2.8. Aggiorna pianta organica
Mediante questa funzione è possibile scaricare dal database dell'applicazione di gestione delle
presenze (RILP) lo stato aggiornato dell'organigramma dell'Ateneo e delle assegnazioni del PTA ai
vari uffici/dipartimenti.
Fig. 14 – Maschera “aggiorna pianta organica”
E' stata comunque implementata una funzione di aggiornamento batch della pianta organica,
schedulata sul server di Vis.Per. mediante il demone crontab ogni sera alle 20:50 per non andare in
conflitto con i batch schedulati sul server RILP. Pertanto non dovrebbe mai essere necessario
attivare manualmente la funzione “Aggiorna pianta organica”
Vis.Per. - manuale di gestione e di amministrazione
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Dip. Innovazione e Sviluppo