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L’ARCHITETTURA DI MICROSOFT ACCESS
Microsoft Access chiama oggetto qualsiasi cosa possa avere un nome. In un db di Access gli oggetti
principali sono tabelle, maschere, query e report.
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tabella: un oggetto che viene definito ed utilizzato per memorizzare i dati. Ciascuna tabella
contiene informazioni riguardanti un particolare argomento, come ad esempio clienti ed ordini. Le
tabelle contengono campi (o colonne) che memorizzano diverti tipi di dati come, ad esempio, un
nome o un indirizzo, e record (o righe), che raccolgono tutte le informazioni riguardanti una
particolare istanza dell’argomento. All’interno di una tabella è inoltre possibile definire una chiave
primaria (uno o più campi che hanno un valore univoco per ciascun record) ed uno o più indici su
ogni tabella, per consentire un recupero dei dati più veloce.
Query: un oggetto che fornisce una visualizzazione personalizzata dei dati provenienti da una o
più tabelle. In access è possibile utilizzare la funzionalità grafica o scrivere le istruzioni SQL per
creare le query personalmente. È possibile definire query per selezionare, aggiornare, inserire o
eliminare dati, nonché per creare nuove tabelle dai dati di una o più tabelle esistenti.
Maschere: un oggetto progettato fondamentalmente per l’input e la visualizzazione dei dati
oppure per il controllo dell’esecuzione dell’applicazione. Le maschere vengono utilizzate per
personalizzare la presentazione dei dati che l’applicazione estrae dalle query e dalle tabelle.
Report: un oggetto progettato per formattare, calcolare, stampare e riepilogare i dati selezionati;
prima di stampare un report è possibile visualizzarlo sullo schermo.
TABELLE
Facendo clic su Tabelle sulla barra Oggetti della finestra Database, è possibile vedere l’elenco delle tabelle
definite nel db. Nella parte superiore dell’elenco delle tabelle contenuto nella finestra Database sono
visibili collegamenti speciali per la creazione di una tabella. È possibile fare doppio clic su uno di questi
collegamenti per iniziare a definire una nuova tabelle.
Inoltre, è possibile aprire una tabella in visualizzazione foglio dati per vedere i dati contenuti nella tabella
facendo doppio clic sul nome della tabella nella finestra Database, oppure aprire la tabella in
visualizzazione struttura facendo doppio clic sul nome della tabella tenendo premuto il tasto Ctrl.
La finestra Tabella in visualizzazione struttura
Quando si vuole creare una tabella o modificarne la definizione (la struttura o il progetto di una tabella e
non i dati di questa), è necessario aprire la finestra Tabella in visualizzazione struttura.
In tale modalità, nella parte superiore della finestra della tabella sono visualizzare delle colonne in cui è
possibile immettere i nomi dei campi, il tipo di dati e una descrizione per ciascun campo. Dopo aver
selezionato un tipo di dati per un campo, è poi possibile impostare le proprietà del campo nell’area
inferiore sinistra della finestra della tabella. Nell’area inferiore destra della finestra della tabella vi è una
casella in cui vengono visualizzate informazioni sui campi o sulle proprietà; il contenuto di questa casella
cambia quando ci si sposta da un punto all’altro all’interno della finestra della tabella.
Definizione dei campi
Dopo essersi assicurati che il punto di inserimento sia nella prima riga della colonna Nome campo,
digitare il nome del primo campo della tabella che vi vuole creare. Premere il tasto Tab una volta per
spostarsi nella colonna Tipo dati. Sulla destra viene visualizzato un pulsante con una freccia rivolta verso
il basso: questo pulsante indica la presenza di un elenco a discesa che contiene i tipi di dati che è
possibile associare a ciascun campo.
Nella colonna descrizione di ciascun campo è possibile immettere una frase descrittiva; questa viene
visualizzata sulla barra di stato (in basso nella finestra di Access) ogni qualvolta selezioni questo campo
in una query nella visualizzazione Foglio dati o in una maschera nella visualizzazione Maschera o Foglio
dati.
Dopo aver selezionato un tipo di dati, nell’area Proprietà campo nella parte inferiore della finestra della
tabella vengono visualizzate alcune caselle con le proprietà. Utilizzando questa casella è possibile
impostare proprietà (impostazioni che determinano il modo in cui Access gestisce il campo) e di
conseguenza personalizzare un campo. Le proprietà che Access visualizza dipendono dal tipo di dati che è
stato selezionato.
Definizione di una chiave primaria
Ogni tabella di un database relazionale dovrebbe avere una chiave primaria. Per indicare quale campo
dovrà svolgere tale funzione, è necessario aprire la tabella in visualizzazione struttura e selezionare il
campo opportuno facendo clic sul selettore di riga a sinistra del nome del campo. Dopo aver selezionato
tutti i campo che si desidera coma chiave primaria, fare clic sul pulsante chiave primaria sulla barra degli
strumenti oppure scegliere il comando Chiave primaria nel menù Modifica. Sulla sinistra del campo viene
visualizzato il simbolo di una chiave a conferma del fatto che è stata definita una chiave primaria.
DEFINIZIONE DELLE RELAZIONI
Dopo aver definito due o più tabelle correlate, si devono indicare in quale modo le tabelle sono correlate.
In questo modo Access è in grado di collegare tutte le tabelle quando è necessario utilizzarle in query,
maschere o report.
Per definire le relazioni è necessario tornare alla finestra del database chiudendo tutte le finestre delle
tabelle che sono aperte e, quindi, facendo clic nella finestra del database per renderla attiva. Scegliere il
comando Relazioni nel menù Strumenti per aprire la finestra che serve per definire le relazioni. Se è la
prima volta che si definiscono relazioni nel db si aprono una finestra Relazioni vuota e la finestra di
dialogo Mostra tabella.
Per creare una relazione, fare clic sul campo della tabella di origine (lato uno della relazione) e trascinarlo
sul campo della tabella di destinazione (lato molti della relazione).
Nel momento in cui si rilascia il pulsante del mouse, si apre la finestra di dialogo Modifica relazioni: i nomi
dei campi sono stati immessi automaticamente; al fine di evitare che nella tabella di destinazione
vengano creati record non associati ad alcun record della tabella di origine, è necessario selezionare la
casella di controllo Applica integrità referenziale. In questo modo diventano disponibili due opzioni
aggiuntive: Aggiorna campi correlati a catena ed Elimina record correlati a catena. Selezionando
quest’ultima opzione, quando si elimina una riga genitore (la riga correlata nella tabella uno di una
relazione uno a molti), vengono eliminate le righe figlio (le righe correlate nella tabella molti di una
relazione uno a molti). Nel caso in cui venga create una tabella con una chiave primaria Testo o
Numerico, è consigliabile selezionare Aggiorna campi correlati a catena, opzione questa che richiede che
vengano aggiornati automaticamente tutti i valori di chiave esterna nella tabella figlio se si cambia il
valore di una chiave primaria in una tabella genitore.
Al termine, fare clic sul pulsante Crea per terminare la definizione della relazione. Tra le due tabelle viene
disegnata una linea per indicare la relazione. Si nota che, quando viene chiesto ad Access di applicare
l’integrità referenziale, ai lati della linea di relazione viene visualizzato un 1 a fianco della tabella uno e
un simbolo di infinito a fianco della tabella molti. Per eliminare una relazione, fare clic sulla linea e
premere il tasto Canc.