KPI per la logistica

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KPI PER LA
LOGISTICA
G I A N PA O L O C A L Z O L A R O
Sommario
Misurare la performance aziendale
I processi aziendali
La business intelligence
I KPI
Caratteristiche
Metodologia per la costruzione dei kpi
3
4
6
9
11
12
I processi dell’area logistica
15
Costruire i KPI
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Modelli di processo
L’area magazzino
L’area scorte
L’area trasporti
Gli strumenti disponibili
SpagoBi
Microstrategy
QlikView
Costruire i KPI con Excel
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20
22
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27
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Misurare la
performance aziendale
Il primo passo in qualsiasi processo di miglioramento aziendale è la misurazione, infatti
se non conosciamo la realtà che vogliamo migliorare non è possibile nessun cambiamento. Immaginate di essere paracadutati in un luogo sconosciuto, senza una bussola ed una
cartina incontrerete enormi difficoltà per raggiungere un qualsiasi luogo. La misurazione è
una attività fondamentale per qualsiasi impresa, anche se si tratta di un piccolo negozio di
abbigliamento o di una piccola attività artigianale, altrimenti si corre il rischio che l’impresa
non sopravviva.
Alcuni piccoli imprenditori obbiettano che conoscono la loro attività e possono gestirla
senza strumenti di misurazione, e che questi strumenti sono eccessivi per una piccola realtà come la loro. È il primo passo verso il fallimento, per quanto si possa essere esperti e
navigati imprenditori la misurazione ed il controllo sono essenziali. Immaginate che la cassa
della vostra azienda stia diminuendo anche se il vostro fatturato stia crescendo, intuite che
ci sono delle spese che dovreste ridurre, fate un giro in magazzino e ad occhio vi sembra che
ci sia troppo materiale, decidete quindi di ridurre gli ordini ai vostri fornitori, dopo qualche
mese alcuni clienti iniziano a lamentarsi perché ricevono i loro ordini in ritardo.
Questo è quanto accade se le nostre decisioni si basano solo sull’intuito, se la vostra impresa avesse avuto un sistema di misurazione (più o meno sofisticato questo dipende dalle
esigenze del vostro business) avrebbe potuto immediatamente avere l’elenco degli articoli
con l’indice di rotazione più basso ed intervenire solo su quelli, inoltre un sistema di misurazione potrebbe evidenziare dei costi elevati di trasporto oppure dei tempi di prelievo non
soddisfacenti. I costi logistici a volte possono incidere molto sul prodotto finale, ma se non
conoscete a quanto ammontano questi costi e come si siano originati, una qualsiasi attività
di miglioramento in questo senso sarebbe come camminare ad occhi bendati, non è escluWWW.INFOLOGIS.BIZ
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KPI PER LA LOGISTICA
so che voi riusciate a raggiungere il vostro risultato, ma quante volte dovrete urtare contro
qualcosa prima di riuscirci?
Utilizzare strumenti che ci permettono di avere una visibilità sulla nostra attività logistica è
alla portata anche delle piccole imprese con costi sostenibili, la business intelligence non è
solo per le grandi imprese ma per tutte, quello che cambia è la strumentazione. Una grande
impresa con i suoi diversi stabilimenti ed i magazzini sparsi per il mondo è come un aereo
ed ha pertanto bisogno per essere guidata di una sofisticata strumentazione. Una piccola
impresa può essere paragonata ad una bicicletta pertanto non ha di certo bisogno di un
radar, di un altimetro o di strumenti per la misurazione delle condizioni meteo, però se ci
montiamo sopra un GPS per biciclette, il nostro percorso può essere molto più agevole e
possiamo spingerci anche in territori poco conosciuti. La strumentazione di misurazione
deve essere adeguata al mezzo che stiamo guidando così se guidiamo una multinazionale
abbiamo bisogno di un sistema ERP e di un software di business intelligence e di personale
competente per gestirli, se guidiamo una piccola attività artigianale allora ci basta un gestionale e ed un foglio di calcolo per le nostre analisi.
Ora provate a rispondere a queste domande in maniera precisa, indicando un numero e
non risposte vaghe come molto, poco, alto, basso:
• Quale è l’indice di rotazione del magazzino ?
• Quanto tempo impieghiamo per preparare una spedizione ?
• Quanto tempo impieghiamo a caricare un automezzo ?
Se siete riusciti a rispondere a queste domande siete sulla buona strada ed il passo successivo è riuscire a rispondere a domande sempre più specifiche. In caso non siate riusciti a rispondere a queste domande è tempo per la vostra azienda di dotarsi della strumentazione
necessaria per misurare le performance aziendali.
I processi aziendali
Possiamo considerare un processo come una serie di attività che trasformano un input
in un output che abbia valore per il cliente. Consideriamo il processo spedizione prodotto
finito, questo processo trasforma un input, il prodotto finito che si trova nel magazzino, in
un output, il prodotto finito che si trova nel magazzino del cliente. Per arrivare dall’input
all’output è necessario eseguire delle attività, prendere delle decisioni, acquisire informazioni da altri processi. Possiamo considerare le attività logistiche come una serie di processi
tra di loro collegati in una rete in cui ad ogni nodo corrisponde un processo che può essere
a sua volta scomposto in altri sottoprocessi.
Il primo passo da fare per poter giungere alla costruzione di un sistema di valutazione dei
processi logistico produttivi consiste nell’individuare molto bene i processi stessi e definire
in modo univoco quali siano gli obiettivi che ognuno di essi ha, in un’ottica di funzionamento complessivo ed ottimizzazione del sistema. Una volta identificati chiaramente processi
ed obiettivi, si può passare alla definizione delle misure opportune, e quindi dei KPI.
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KPI PER LA LOGISTICA
Analizzare in dettaglio le caratteristiche dei processi logistici si rivela di grande utilità, in
quanto descrivere la mappa con cui le informazioni ed i materiali si muovono, contribuisce
ad avere una visione più chiara delle attività aziendali in modo da poter individuare i punti
in cui intervenire per poter razionalizzare l’intera gestione logistica. L’analisi dei processi
esistenti è di fondamentale importanza per le imprese che sono cresciute rapidamente in
quanto i processi si sono sviluppati nel tempo senza essere mai formalmente codificati,
mettere nero su bianco i propri processi aziendali aiuta ad individuare i punti su cui migliorare, è anche vero che le imprese in crescita sono prese da molte attività, ma trovare
il tempo per mappare i propri processi significa garantirsi la crescita per i prossimi anni. E
se l’impresa sta vivendo un periodo di crisi? Anche in questo caso ritagliarsi del tempo per
mappare i processi può rivelarsi utile al fine di uscire dalla crisi. In concreto cosa significa
mappare i processi ? di quali strumenti abbiamo bisogno ? è una attività dispendiosa ?
Mappare i processi significa svolgere le seguenti attività:
1. Identificare i diversi tipi di attività che operano durante il processo
2. Evidenziare il flusso dei materiali e delle informazioni che attraversano il processo
Per svolgere questa attività abbiamo bisogno di carta, penna, un software per il disegno di
diagrammi, eventuale documentazione aziendale (nel caso non ci fosse è necessario intervistare direttamente gli operatori coinvolti nel processo).
I processi possono essere classificati in base a quattro caratteristiche fondamentali, è importante ribadire che le classificazioni che si fanno non sono utili solo ai fini accademici ma
hanno grande rilevanza pratica, in fatti quando progettiamo un nuovo processo aziendale o
ridisegniamo uno esistente conoscerne le caratteristiche consente di prevederne la struttura dei costi. Le caratteristiche principali di un processo possono essere riassunte in:
• Volume
• Varietà
• Variabilità
• Visibilità
Ognuna di queste caratteristiche può essere alta o bassa dando luogo a diverse configurazioni di processi. Per volume si intende il numero di output realizzati dal processo, per varietà si intende il numero di output differenti prodotti dal processo, per variabilità si intende la
variazione del volume nel tempo, mentre per visibilità si intende quanta parte del processo
è visibile da parte del cliente sia interno che esterno. Consideriamo l’esempio di un processo
comune in tutti i magazzini come il processo di picking e vediamo come misurare le quattro
caratteristiche precedenti. Nel caso del volume intendiamo il numero di prelievi effettuati
in un anno (4000 prelievi l’anno è un volume basso mentre 200.000 è un volume alto). Per
misurare la varietà del processo di picking consideriamo le tipologie di prelievi effettuati
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(prelievi per vendite, per produzione interna, per produzione esterna). Per misurare la variabilità valutiamo l’andamento dei prelievi nel corso dell’anno, avremo variabilità nulla nel
caso i prelievi siano costanti durante tutti i mesi dell’anno viceversa avremo una variabilità
più o meno elevata. La visibilità è misurata scomponendo il processo di prelievo nelle varie
attività elementari e nell’individuare quale percentuale di queste attività è visibile al cliente
(ad esempio se quando carichiamo sul camion la merce inviamo una mail con un copia digitale del packing list possiamo dire che questa fase è visibile al cliente, viceversa quando il
magazziniere preleva il prodotto dalla sua ubicazione questo non è visibile al cliente).
È importante individuare le quattro caratteristiche dei processi prima evidenziati in quanto
ci permettono di effettuare diverse considerazioni, ad esempio se il nostro processo di prelievo presenta un alto volume ed una bassa varietà e variabilità è un ottimo processo candidato ad essere automatizzato. Inoltre processi che presentano alti volumi, alta varietà, alta
variabilità ed alta visibilità richiedo l’utilizzo di strumenti software abbastanza sofisticati.
La business intelligence
La business intelligence è una disciplina che consente a chi prende decisioni in azienda di
capire, attraverso soluzioni software, i fattori chiave del business e conseguentemente di
prendere le migliori decisioni in quel momento.
Possiamo considerare la gestione aziendale come una serie di decisioni da prendere con lo
scopo di mantenere in equilibrio l’equazione fondamentale dell’impresa, ovvero Profitto =
Ricavi – Costi. Obbiettivo di chi prende le decisioni è quello di ridurre al minimo le decisioni
sbagliate (bisogna essere consapevoli che è impossibile eliminare le decisioni sbagliate ma
è possibile ridurle).
Quanto grande deve essere il mio magazzino ? Se prendiamo una decisione sbagliata potremmo ritrovarci con un magazzino troppo grande quindi con elevati costi di gestione, oppure un magazzino troppo piccolo con disservizi ai clienti e quindi minori ricavi, in entrambi
i casi l’equazione aziendale non è più in equilibrio ed i profitti si riducono. Se abbiamo le informazioni giuste possiamo ridurre le possibilità di avere un magazzino non adeguatamente
dimensionato, parlo di ridurre e non di eliminare in quanto ci sono tantissime variabili da
misurare e prendere in considerazione per cui non esiste il magazzino perfettamente dimensionato, ma il magazzino le cui dimensioni sono ragionevolmente adeguate.
La business intelligence trasforma un dato grezzo in informazione, ad esempio la giacenza dell’articolo XYZ alla data del 24/04/2012 è di 56 confezioni è un dato grezzo, mentre il
trend dell’indice di rotazione delle materie prime è un’informazione sulla cui base prendere
delle decisioni. Come tutti i processi anche la business intelligence ha bisogno di un input,
in questo caso i dati, per poterli trasformare in un output, ovvero le informazioni necessarie
per prendere decisioni.
La base di partenza è quindi costituita dalla rilevazione dei dati elementari di business che
servono da supporto operativo per le attività aziendali. Sono le registrazioni relative agli
ordini di vendita, ai documenti di trasporto, alle fatture, ai prelievi per la produzione e così
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KPI PER LA LOGISTICA
via. Il punto di partenza è quindi un sistema gestionale anche elementare che permette di
effettuare queste misurazioni.
Un sistema di business intelligence si compone dei seguenti elementi:
• Database transazionali
• Strumenti ETL
• Datawarehouse
• Strumenti di reporting e analisi
Database transazionali: Sono i database dove sono registrati i dati operativi del nostro
business, ad esempio nel caso della logistica potremmo avere i dati su diversi database, ad
esempio gli ordini, i movimenti di magazzino ed i documenti di trasporto sono sul database
del gestionale, i dati relativi alle operazioni di magazzino potrebbero essere sul database
del sistema WMS che gestisce la radiofrequenza, oppure se abbiamo un magazzino automatico i dati sulle missioni di prelievo e versamento sono sul suo database, infine potremmo avere i dati relativi ai costi di trasporto in uno o più file Excel. In questa situazione la
fonte dei nostri dati può essere su supporti diversi soprattutto se la nostra è una impresa
medio grande, differentemente avremo una o due base dati da interrogare per ottenere le
informazioni desiderate.
Strumenti ETL: Sono programmi che si occupano di estrarre i dati dalle varie basi dati, uniformarli, eliminare eventuali dati anomali e caricare i dati nel datawarehouse. Nel caso di
più basi dati questa è una operazione abbastanza delicata e richiede una solida progettazione per evitare di avere informazioni non corrette. Nel caso di una piccola impresa che utilizza un gestionale troviamo lo strumento ETL direttamente in Excel (MS Query, ne parleremo
nell’ultimo capitolo). La semplicità dello strumento non deve però escludere una attenta
progettazione dei dati da estrarre anche se in questo caso non sarà complicata come nel
caso di una medio/grande impresa.
Datawarehouse: è il magazzino centralizzato dei dati, in questo “luogo virtuale” sono raccolti ed organizzati i dati estratti con gli strumenti ETL ed il dato qui contenuto deve essere
certificato, evitando di creare ambiguità all’interno dell’azienda. Ad esempio per quanto
riguarda lo spedito bisogna identificare quali causali concorrono a determinare il volume
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KPI PER LA LOGISTICA
di spedizioni all’interno del mese, in modo che chiunque all’interno dell’azienda legge quel
dato sa come è stato ottenuto. È quindi sempre opportuno definire un dizionario dei dati
che rappresenta il linguaggio comune nelle discussioni aziendali, onde evitare polemiche
inutili o indurre chi deve utilizzare le informazioni a ritenerle non attendibili.
Fisicamente il datawarehouse può essere un altro database dove vengono scritti i dati
dopo che sono stati estratti e ripuliti oppure i dati possono essere contenuti in memoria
dall’applicazione di business intelligence.
Strumenti di reporting: Sono i programmi che consentono di creare riepiloghi, grafici ed
indicatori in grado di navigare all’interno dei dati per ottenere le informazioni necessarie
a prendere decisioni. Gli strumenti di reporting consentono di monitorare il business allo
stesso modo del cruscotto dell’automobile che ci indica, la velocità, il livello di carburante
e con l’accensione delle spie ci indica eventuali anomalie e malfunzionamenti. Ad esempio per quanto riguarda la logistica monitorando l’indice di rotazione, l’indice di puntualità
delle consegne, l’indice di saturazione del magazzino possiamo avere precise indicazione
di come stiamo gestendo la logistica aziendale e prendere le decisioni adeguate. Ad esempio notiamo che l’indice di puntualità è calato nelle ultime quattro settimane, andiamo ad
indagare per determinarne le cause, individuiamo le azioni per migliorarlo, applichiamo le
azioni e valutiamo cosa accade all’indice.
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Gli strumenti di reporting aiutano anche nell’evitare sterili polemiche dovute al fatto che le
persone in mancanza di supporti decisionali tendono a crearsi uno schema della realtà non
affidabile generalizzando o cancellando parti della realtà. Ad esempio se il direttore generale
piomba nel vostro ufficio dicendo (in alcuni casi urlando !!!) che i clienti si lamentano per
ritardi nella consegna degli ordini, se non ha un supporto decisionale (in questo caso un report settimanale con l’indice di puntualità), probabilmente sta generalizzando un esperienza
vissuta (ad esempio nella settimana scorsa ha ricevuto due telefonate da clienti irritati per
ritardi di consegna) senza avere una visione globale dei dati che potrebbe avere grazie ad un
report. Due clienti irritati non indicano che la logistica sta consegnando in ritardo, come una
rondine non fa primavera, un report invece si!!!.
Gli strumenti di business intelligence possono essere più o meno sofisticati a seconda delle
necessità dell’impresa ma sia che la vostra impresa sia piccola o grande se l’argomento business intelligence non è mai stato affrontato è bene partire in piccolo, ovvero con soluzioni
fatte in casa con Excel, in questo modo potrete esplorare questo nuovo processo a costi ridotti riuscendo ad individuare quali sono le esigenze della vostra impresa, poi chiaramente
dopo un po’ Excel vi inizierà a stare stretto e quindi è necessario cercare un software specifico, ma a quel punto avrete chiare quali sono le esigenze in termini di informazioni per la
vostra aziende e potrete selezionare con più cognizione di causa il software adatto. Il mio
suggerimento per grandi e piccoli è quello di partire con Excel (vedremo nel terzo capitolo
come fare) e poi mangiando viene l’appetito.
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KPI PER LA LOGISTICA
I KPI
Gli indicatori sono particolari informazioni che hanno la caratteristica di essere: critiche,
sintetiche, significative, prioritarie che permettono di misurare l’andamento aziendale nei
suoi più svariati aspetti.
Critiche, in quanto su di esse il management opera le proprie scelte;
Sintetiche, perché espresse da una variabile semplice o composta (es. tempo, movimentato x addetto);
Significative, in quanto rappresentano in maniera puntuale i fenomeni aziendali alle quali
si riferiscono;
Prioritarie, per la loro natura indispensabile nei cicli di pianificazione e controllo a tutti
i livelli aziendali (strategico, direzionale, operativo). Se lo scostamento del KPI del 10 per
cento in alto o in basso non spinge ad alzare il telefono per sgridare qualcuno o per congratularsi con qualcun altro, significa che quel KPI è inutile.
Consentono di valutare l’andamento aziendale in quanto sono rappresentate da variabili
quantitative o qualitative comunque confrontabili (Indice di rotazione magazzino Roma,
rispetto al magazzino Palermo oppure indice rotazione 2011 con indice di rotazione 2010).
Ad ogni indicatore è associata la variabile che ne dà la misura (per il lead time ad esempio il tempo). Tramite questi indicatori, il management può non solo misurare i fenomeni
aziendali nel tempo (Anno 2011 ,Anno 2012) e nello spazio (nelle varie unità aziendali, nei
vari mercati), ma può pianificare e programmare le attività aziendali (definendo obiettivi
misurabili nel breve e medio periodo), misurare gli scostamenti (tra obiettivi attesi e risultati ottenuti, e intraprendere le azioni necessarie per correggere i gap, ovvero può gestire
con metodo ,ovvero pianifico, eseguo, controllo, correggo: il PDCA dei circoli di qualità di
Deming) l’azienda o la parte di essa di cui è responsabile.
Le performance aziendali solitamente sono numerose e differenziate. Alcune hanno carattere generale e quindi sono riscontrabili in tutti i processi, come ad esempio le prestazioni
in termini di costo, tempo, qualità e valore; altre invece sono tipiche di processi specifici,
come ad esempio le prestazioni di produttività, versatilità e flessibilità nell’ambito dei processi logistici. La valutazione quantitativa delle performance delle attività e dei processi
aziendali richiede la definizione di un sistema di indicatori che permetta di rappresentare,
in un quadro organico e prospettico, la capacità dell’impresa di perseguire i propri obiettivi
di breve, medio e lungo periodo.
Non si tratta di un sistema di misure che prendono in considerazione unicamente i risultati raggiunti, quindi secondo una visione di analisi statica, ma di un sistema che è anche
in grado di sottolineare la capacità dell’impresa di adattarsi ai cambiamenti dell’ambiente
esterno spesso turbolento ed instabile, secondo una visione di analisi dinamica.
Il sistema di misurazione e controllo deve avere dei requisiti che gli attribuiscono la capaWWW.INFOLOGIS.BIZ
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KPI PER LA LOGISTICA
cità di guidare l’impresa verso il conseguimento degli obiettivi di breve, medio e lungo periodo, sia in prospettiva statica che dinamica. Possiamo individuare quattro caratteristiche
fondamentali:
• Completezza
• Rilevanza
• Flessibilità
• Comprensibilità
Completezza:Il sistema è completo perché misura tutte le parti nelle quali si può suddividere il concetto di valore creato dall’impresa.
Rilevanza: Il sistema è rilevante perché è strettamente legato ai processi decisionali dell’impresa. Gli indicatori sono rilevanti se supportano le decisioni nelle aree critiche di gestione,
nelle quali si pongono i fenomeni che maggiormente incidono sulle performance. Devono
fornire informazioni riguardo all’individuazione delle alternative di scelta e alla comprensione delle relazioni esistenti tra le decisioni prese e il raggiungimento degli obiettivi.
Flessibilità: Il sistema è flessibile perché può cambiare in relazione alle esigenze, variabili, della misurazione. Nella attuale situazione produttiva, dominata da condizioni di forte
dinamismo e complessità dell’ambiente esterno e delle strategie d’impresa, i fattori critici
di successo e i parametri di misurazione possono cambiare anche in tempi non lunghi, e la
rapidità con cui si colgono questi cambiamenti possono fare la differenza tra una impresa
che sopravvive ed una che fallisce.
Comprensibile: Il sistema è comprensibile perché è in grado di essere trasferito all’interno
dell’organizzazione con un linguaggio ed un livello di rifinitura adatto alle esigenze degli
utenti. In tal modo tutta l’organizzazione ha la cognizione degli obiettivi di performance,
delle variabili critiche che la determinano e dei risultati prodotti da tutte le attività ed i
processi realizzati nell’impresa. In questo modo tutti sanno in che direzione sta andando
l’azienda e quali azioni bisogna compiere per raggiungere gli obiettivi prefissati. L’indice di
puntualità non deve essere comprensibile al direttore della logistica e al direttore generale,
ma deve essere patrimonio comune dell’ufficio logistica e del magazzino.
Altre caratteristiche importanti possono essere considerate: la tempestività (capacità di
produrre e trasmettere informazioni nei tempi più opportuni rispetto ai processi decisionali, se non so per tempo che il mio magazzino sta crescendo potrei prendere le decisioni
quando ormai è troppo tardi, perché ad esempio i fornitori hanno già consegnato), la frequenza (Ogni quanto misuro le performance aziendali, dipende dalle decisioni che devo
prendere, ad esempio se sto gestendo la distribuzione di una collezione limitata ho bisogno
di informazioni giornaliere o addirittura più volte nell’arco della stessa giornata), la coerenza organizzativa (stretto riferimento degli indicatori alla struttura organizzativa, ai ruoli, alla
ripartizione delle responsabilità).
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KPI PER LA LOGISTICA
Caratteristiche
I Key Performance Indicators (KPI) sono una serie di indicatori quali/quantitativi che valutano i risultati aziendali conseguiti, con riferimento ad aspetti fondamentali della gestione
aziendale come il livello di servizio garantito al cliente, il livello delle scorte in magazzino, il
livello di costi per i trasporti.
In un ambiente competitivo com’è quello attuale, il sistema di misurazione delle performance deve racchiudere una estensione molto ricca di misuratori dei business process: per
questo motivo i KPI sono focalizzati principalmente sui processi. L’obiettivo è quello di misurare l’intera gamma di prestazioni di un processo, che nel loro insieme deve quantificare il
valore dell’output del processo per il cliente. Meglio il KPI è scelto e misurato, migliore può
essere il controllo dei miglioramenti e la regolazione degli obiettivi. I KPI sono un insieme
di indicatori che misurano:
• Le prestazioni di efficienza
• Il livello di servizio
• La qualità dei processi aziendali
Le prestazioni di efficienza: Gli indicatori misurano la produttività e i costi unitari con cui
sono ottenuti gli output per i clienti del processo. La misurazione dell’efficienza è l’obiettivo
primario dei tradizionali sistemi di controllo di gestione, che calcolano margine e costi totali
delle attività e dei prodotti. Ad esempio quanto tempo impiego per prelevare il materiale
per la spedizione, quanto costa trasportare la merce dal magazzino di Torino a quello di
Bologna.
Il livello di servizio: Gli indicatori misurano i tempi di risposta alle richieste del cliente e la
flessibilità del fornitore. Ad esempio, il time to market, il lead time, la percentuale di modifiche accettate, Il numero di consegne corrette, il numero di consegne non danneggiate sia
verso il cliente che da parte del fornitore.
La qualità dei processi aziendali: Gli indicatori misurano la conformità degli output alle
attese del cliente. Indicatori tipici sono le percentuali di scarti e resi o il livello di immagine.
Nell’ottica KPI, il processo gestionale come abbiamo visto è un insieme di attività che produce un output in risposta a richieste di servizio, utilizzando una serie di risorse. Gli indicatori KPI sono rivolti a misurare l’intera estensione di prestazioni di un processo, che nel loro
insieme devono calcolare il valore dell’output del processo per il cliente. Queste misure di
prestazione verso il cliente possono essere integrate da altri indicatori che uniscono informazioni sulle condizione in cui le prestazioni stesse sono state fornite. Tali indicatori possono riguardare i volumi in input e in output, come il volume e l’assortimento degli ordini dei
clienti o il numero e l’assortimento dei prodotti in output.
Inoltre, in alcuni casi è rilevante contraddistinguere il profilo dell’input con opportuni indicatori di qualità e di servizio, dal momento che può influenzare in modo determinante le
prestazioni del processo. Naturalmente l’insieme degli indicatori è specifico per ogni processo e cambia, per lo stesso processo, da azienda ad azienda; inoltre, non in tutti i processi
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KPI PER LA LOGISTICA
è presente la gamma completa degli indicatori.
Gli indicatori devono seguire una strategia ad imbuto rovesciato ovvero pochi indicatori
iniziali che poi possono essere approfonditi in base alle necessità. Quando il medico prescrive le analisi del sangue, in un foglio vengono raccolte le principali informazioni sullo stato
di salute, se i valori sono nella norma l’analisi termina altrimenti il medico prescrive ulteriori
analisi. Per questo è bene prevedere alcuni indicatori iniziali che possono essere facilmente
scomposti per ulteriori analisi, ad esempio l’indice di rotazione globale è un KPI che fa parte
del cruscotto generale ma si deve avere la possibilità di scomporlo per analizzare ad esempio l’indice di rotazione di un particolare magazzino, di una determinata classe di articoli.
Nel caso ancora non riuscissimo a trovare risposte alle nostre domande allora è necessaria
un analisi specifica che non rientra nei report di monitoraggio.
Metodologia per la costruzione dei kpi
Obbiettivo della costruzione dei KPI è selezionare un insieme globale di informazioni che
deve essere in grado di valutare le prestazioni competitive del processo sotto tutti gli aspetti, pur mantenendosi di numerosità ridotta, in grado di fornire a colpo d’occhio le informazioni necessarie. Nell’individuare i KPI adeguati alla nostra attività possiamo seguire questi
passi:
1. Analisi dei processi
2. Lista e profilo dei KPI
3. Verifica KPI
Analisi dei processi: In questa fase andiamo a mappare i processi fondamentali dell’impresa raggruppandoli in macro processi appartenenti a due categorie: principali e di supporto.
Una azienda che realizza abbigliamento sportivo ad esempio avrà come processi principali
la produzione di scarpe o la produzione di giacche, mentre una azienda di trasporto avrà
come processi principali il trasporto Italia e il trasporto Estero. Sono tipici processi di supporto la contabilità o l’amministrazione del personale. Diversamente potremmo iniziare
l’attività di business intelligence da un’area aziendale come ad esempio la logistica per poi
passare ad altre aree, in questo caso non bisogna essere eccessivamente rigidi in quanto ci
sono processi che attraversano diverse aree funzionali per tanto è bene considerali in tutta
la loro estensione.
La mappatura del processo consiste nella sua forma più elementare, nella descrizione dei
processi in termini di collegamenti tra le attività. Vi sono molte tecniche, più o meno simili,
per la mappatura dei processi. Tutte le tecniche hanno in comune due caratteristiche: Identificano i diversi tipi di attività, mostrano il flusso di materiali, informazioni tra le attività.
Nella mappatura dei processi si utilizzano diversi simboli per rappresentare diversi tipi di
attività. Questi simboli si possono organizzare secondo un ordine logico, e disporre in serie
o in parallelo, per descrivere un determinato processo, anche se non esiste un set universale di simboli alcuni di essi sono relativamente comuni.
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KPI PER LA LOGISTICA
Lista e profilo dei KPI: in questa fase andiamo ad individuare per i vari processi mappati
in precedenza uno o più indicatori evidenziando in che modo vengono calcolati, e le loro
dimensioni di analisi. Una dimensione tipica è quella temporale ovvero calcolo l’indice di
TECNICHE PER L’ANALISI DEI PROCESSI LOGISTICI
Nella mappatura dei processi logistici in cui
abbiamo flussi di materiali e di informazioni che transitano in diversi nodi della rete
possono essere di aiuto diverse tecniche di
analisi che qui riassumiamo brevemente.
Assembly chart
Questo metodo è una rappresentazione
grafica dei componenti di un prodotto in
modo da evidenziare le relazioni tra le parti
e le sequenze di assemblaggio.
Operation process chart
È una estensione del metodo precedente
al quale aggiunge le operazioni ricavabili dai
cicli di produzione per evidenziare le operazioni da eseguire sui componenti, la complessità dei componenti, un’idea del flusso
dei materiali.
Multi-product process chart
Questo metodo è particolarmente utile per
evidenziare le relazioni tra i componenti di
un prodotto o tra prodotti, materiali, parte
ed operazioni.
Process Chart
È la tabulazione delle fasi di un processo,
che impiega simboli di rappresentazione e
dà origine a una descrizione sufficiente per
comprendere l’intero processo.
Flow Diagram
È un metodo grafico che utilizza gli stessi
simboli del process chart evidenziando il
flusso delle operazioni sul layout dell’area
in esame, evidenziando come i materiali si
muovono nello spazio.
Flow process chart
È la rappresentazione grafica più completa
dell’intero processo che si ottiene combinando la process chart con l’operation process chart.
From To Chart
È una matrice che riassume le movimentazione dei materiali tra attività collegate per
stabilire le posizioni relative delle attività,
definire il flusso dei materiali e confrontare
flussi alternativi.
Operativamente per utilizzare questi metodi abbiamo bisogno di uno strumento
informatico che ci permetta di tracciare i
grafici e le tabelle necessarie, pertanto possiamo utilizzare Excel in abbinamento con
Visio per realizzare i grafici più complicati.
rotazione giornaliero, settimanale, mensile, annuale. Altre dimensioni tipiche sono il prodotto oppure il magazzino, o il cliente. Per ciascuna dimensione è possibile realizzare delle
gerarchie di analisi ad esempio per il prodotto possiamo individuare la famiglia, la categorie
e la sottocategoria, così per il magazzino possiamo indicare il sito, l’area, l’ubicazione. In
questa fase andiamo a fare una specie di lista delle spesa, ovvero elenchiamo tutti gli indiWWW.INFOLOGIS.BIZ
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KPI PER LA LOGISTICA
catori che è possibile costruire in base ai dati che abbiamo a disposizione.
Verifica KPI: In questa fase andiamo a calcolare i KPI ed analizzarli per alcune settimane
valutando quindi gli indicatori che sono effettivamente necessari, eliminando quelli inutili.
La costruzione del sistema di monitoraggio non termina qui in quanto è necessario prestare attenzione ai fenomeni aziendali ed eventualmente ripetere nuovamente l’analisi fatta,
magari solo parzialmente, per individuare nuove esigenze di monitoraggio. Il sistema di
monitoraggio è qualcosa di vivo a differenza del cruscotto dell’automobile che una volta installato rimane sempre quello, nel caso dell’impresa è necessario fare le modifiche affinché
il sistema sia effettivamente utile.
Mantenendo il paragone con il cruscotto dell’auto a volte può capitare che ci sia un malfunzionamento nel sistema stesso ad esempio si accende la spia della cintura non inserita
anche se non è vero. Questa situazione può verificarsi anche in un sistema di monitoraggio
aziendale soprattutto quando si presentano dati non previsti nella fase iniziale di progettazione. Ad esempio potreste non aver previsto di ripulire da dati anomali il prezzo di vendita così quando il vostro impiegato dell’ufficio logistica, sempre molto zelante, inserisce il
prezzo dell’ordine, gli scappa qualche zero in più ed ecco che miracolosamente il fatturato
di aprile schizza alle stelle ed il vostro direttore generale vi cerca urgentemente in pausa
pranzo (solitamente i direttori generali hanno l’abitudine di leggere i report in pausa pranzo
o dopo la chiusura aziendale).
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I processi dell’area
logistica
Nel capitolo precedente abbiamo visto come il primo passo per costruire un qualsiasi sistema di misurazione sia la mappatura dei processi. In questo capitolo vedremo come mappare i processi dell’area logistica ed i principali indicatori associati ad essi. Esistono diversi
modelli per rappresentare i processi, ovvero dei sistemi in grado di ridurre la complessità
della realtà attraverso uno schema facilmente comprensibile. In questo capitolo vedremo
un modello per la mappatura dei processi logistici semplice ma estremamente efficace. Per
ogni marco area descriveremo i processi, lo schema dei dati ed i principali indicatori.
Modelli di processo
Possiamo considerare la logistica come l’insieme di due tipologie di attività fondamentali,
la sosta ed il trasferimento. Queste attività avvengono a diversi livelli della rete logistica. Ad
esempio se consideriamo una rete di aziende e quindi ogni azienda rappresenta un nodo
avremo dei trasferimenti tra i nodi (Il materiale passa dal produttore al distributore per
essere rivenduto al dettagliante) e delle soste all’interno dei nodi (il materiale trasferito al
distributore rimane nel suo magazzino fino a quando non viene trasferito nuovamente). Se
consideriamo la singola azienda allora i nodi diventano i vari reparti produttivi tra cui viene
trasferito il materiale (ad esempio il materiale in sosta nel magazzino prodotti finiti viene
trasferito nell’area spedizioni). Se scendiamo ulteriormente di livello ad esempio se consideriamo il reparto produzione anche qui ci sono trasferimenti e soste di materiali.
La logistica ha come funzione la pianificazione, la gestione ed il coordinamento dei trasferimenti e delle soste di materiali. Le attività, mattone elementare dei processi, hanno la
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KPI PER LA LOGISTICA
necessità di essere organizzate per il raggiungimento
dell’obbiettivo (PIANIFICAZIONE), è necessario sovraintendere alla loro esecuzione (GESTIONE), ed è
necessario legare tra di loro
le attività (COORDINAMENTO). All’interno della logistica queste operazioni sono
svolte attraverso quattro
macroprocessi:
• Scorte
• Magazzino
• Trasporti
• Flussi informativi
Il macro processo scorte
si occupa di pianificare le
soste ed i trasferimenti, ovvero decide il livello di accumulo dei materiali all’interno dei diversi nodi della
rete e quando devono essere
effettuati i trasferimenti tra i
nodi. Il macro processo magazzino si occupa della gestione
delle soste all’interno dei nodi,
il macro processo trasporti si
occupa della gestione dei trasferimenti del materiale tra i
nodi mentre il macro processo
dei flussi informativi si occupa
di coordinare i legami tra le varie attività all’interno dei vari
processi.
Per la mappatura dei processi
logistici ci concentreremo unicamente sui tre macro processi
che si occupano di pianificare e
gestire i trasferimenti e le soste, mentre il coordinamento
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KPI PER LA LOGISTICA
attraverso i flussi informativi è un processo il cui monitoraggio rientra nelle attività della
funzione IT, pertanto benché essenziale per la corretta gestione logistica non verranno analizzati gli indicatori.
L’area magazzino
Il macro processo magazzino si occupa di gestire la sosta dei materiali all’interno di un
nodo che può essere il singolo magazzino di reparto fino al più grande magazzino di distribuzione regionale. Obbiettivo di questa area è quello di rendere la sosta la più efficiente
possibile. È possibile individuare cinque processi principali che poi possono essere scomposti in altri sottoprocessi a seconda dell’attività tipica dell’azienda.
1. Ricevimento
2. Stoccaggio
3. Prelievo
4. Spedizione
5. Inventario
Ricevimento: Compito di questo processo è fare in modo che il materiale proveniente
da un altro nodo logistico sia riconosciuto e predisposto per entrare nel nodo logistico. In
questa fase avviene lo scarico del mezzo di trasporto, il riconoscimento delle unità di carico tramite documento di trasporto, il deposito del materiale in una apposita area di sosta,
l’inserimento dei dati all’interno del sistema informativo, il controllo dei materiali ed il loro
smistamento. Obiettivo di questo processo è quello di ridurre il tempo di attesa dei mate17
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KPI PER LA LOGISTICA
riali, procedere alla corretta identificazione del materiale ed al corretto smistamento.
Stoccaggio: In questo processo il materiale viene conservato all’interno dei diversi sistemi di stoccaggio nella allocazione più opportuna per il suo successivo prelievo. In questa
fase vengono posizionati i materiali nelle loro ubicazioni dopo che sono entrati nel nodo
logistico dopo la fase di ricevimento, oppure a seguito di riorganizzazione del materiale per
ottimizzare il prelievo. Obiettivo di questo processo è evitare lo smarrimento del materiale
all’interno del nodo.
Prelievo: In questo processo il materiale viene prelevato per essere trasferito dal nodo.
In questa fase vengono definiti i prelievi che è necessario effettuare, vengono prelevati i
materiali, identificati, controllati e smistati nelle varie destinazioni. Obiettivo di questo processo è quello di rendere breve la fase di prelievo e di ridurre i gli errori di identificazione e
smistamento.
Spedizione. In questo processo il materiale prelevato viene preparato per essere trasferito
all’esterno del nodo logistico, pertanto è necessario formare le unità di spedizione, predi-
Schema dimensionale per i movimenti di magazzino
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KPI PER LA LOGISTICA
sporre la documentazione necessaria e disporre le unità di spedizione nella apposita area in
attesa che il materiale venga trasferito. Obiettivo di questo processo è quello di ridurre al minimo gli errori nella preparazione delle unità di spedizione e nella documentazione relativa.
Inventario: In questo processo vengono riallineate le giacenze contabili con le giacenze fisiche in modo che non vi siano differenze. Tale attività può essere continua come con l’inventario a rotazione oppure periodica come con l’inventario annuale. Obbiettivo dell’attività è di
ridurre al minimo i tempi necessari al suo espletamento e di evitare di introdurre nuovi errori
nelle giacenze contabili.
I principali indicatori hanno l’obiettivo di valutare l’efficienza dello stoccaggio valutando
quindi la saturazione volumetrica e superficiale del magazzino e la movimentazione dei materiali valutando la velocità e la correttezza delle operazioni.
La costruzione di questi indicatori non può prescindere dall’utilizzo di un sistema WMS che
rileva le ubicazioni di magazzino ed i movimenti. Per quanto riguarda la rilevazione delle giacenze nelle ubicazioni e quindi la saturazione superficiale è possibile reperirle anche tramite
un buon gestionale, ma per i tempi relativi ai prelievi ed al ricevimento e posizionamento non
è possibile farlo senza un WMS che registri tutte le operazioni di magazzino. Per la valutazione dell’efficacia delle operazioni di magazzino, in alcuni casi è necessario di dotarsi di sistemi
di registrazione per valutare ad esempio le spedizioni errate.
Il principale fatto da analizzare all’interno del area magazzino riguarda il movimento ovvero
l’operazione con la quale un materiale viene allocato in una ubicazione oppure prelevato, del
quale vengono considerate le dimensioni temporali, di ubicazione, articolo, operatore e causale. Vengono quindi misurati la QT del movimento, la QT di UDC, il loro peso, il volume e la
durata del movimento.
Indicatore
Tasso occupazione magazzino
Saturazione Superficiale
Saturazione Volumetrica
Produttività
Movimentazione in entrata
Movimentazione in uscita
Accuratezza inventario
Affidabilità consegne
Completezza ordine
Puntualità consegna
Descrizione
Celle occupate/Celle totali
Superficie occupata/superficie totale
Volume occupato/volume totale
Numero righe evase/giorno
Numero righe entra/movimenti totali giorno
Numero righe uscite/movimenti totali giorno
Numero codice errati/numero codici totali
Numero spedizioni errate/numero spedizioni totali
Numero ordine evasi completi/numero ordini evasi
Ordini consegnati puntuali/ordini consegnati totali
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KPI PER LA LOGISTICA
L’area scorte
Questo macro processo si occupa di pianificare la sosta ed il trasferimento dei materiali tra
i vari nodi logistici. Possiamo individuare tre processi principali:
1. Pianificazione approvvigionamento
2. Previsione della domanda
3. Pianificazione livello dei materiali
Pianificazione approvvigionamento: Questo processo si occupa di pianificare i trasferimenti di materiali dai fornitori interni ed esterni in base alla domanda di materiali all’interno dei vari nodi. In questo processo vengono emessi gi ordini di acquisto, di conto lavoro, di
produzione o di trasferimento tra depositi diversi. Il processo parte a valle della previsione
della domanda ed ha come obiettivo quello di ridurre la sosta dei materiali all’interno dei
nodi.
Previsione della domanda: Questo processo si occupa di individuare la domanda di materiale all’interno dei vari nodi. In questo processo vengono acquisti gli ordini clienti e vengo-
Schema dimensionale per l’inventario di magazzino
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KPI PER LA LOGISTICA
Schema dimensionale per gli ordini
no fatte le previsioni per i periodi successivi, inoltre viene valutata l’evadibilità degli ordini
clienti. Obiettivo del processo è l’affidabilità della previsione della domanda.
Pianificazione del livello dei materiali: Questo processo si occupa della definizione dei
parametri di gestione dei flussi di materiali come la scorta minima, il punto di riordino ed il
lotto economico. È una attività periodica che definisce i parametri necessari alla pianificazione dell’approvvigionamento ed alla previsione della domanda.
I principali indicatori per quest’area misurano il livello delle scorte all’interno dei vari nodi
e la loro durata per valutare l’efficacia della pianificazione degli approvvigionamenti e della
previsione della domanda.
In questo processo vengono misurati due fatti principali: La giacenza e l’ordine. La giacenza viene analizzata in base alla dimensione temporale, alla sua ubicazione ed all’articolo,
mentre l’ordine (di produzione, acquisto, vendita o conto lavoro) viene valutato in base
alla dimensione magazzino, alla data richiesta ed alla data effettiva ed in base all’articolo.
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KPI PER LA LOGISTICA
Indicatore
Indice di rotazione
Puntualità fornitori
Overstock
Obsolescenza
Evadibilità ordini
Scostamento lead
time
Descrizione
Spedito/giacenza media
Ordini consegnati puntuali/ordini consegnati totali
Valore magazzino in surplus/valore magazzino
Valore magazzino obsoleto/valore magazzino
Numero di ordini evadibili in T/ Numero di ordini totali ricevuti in T
Lead time effettivo / lead time previsto
L’area trasporti
Questo macro processo si occupa di gestire i trasferimenti di materiali tra i vari nodi, in
modo particolare tra i nodi di proprietà dell’azienda (ad esempio trasferimenti tra stabilimenti differenti o tra magazzini centrali e periferici) e del trasferimento dei materiali verso i
nodi periferici o clienti, diversamente la gestione del trasferimento dai nodi fornitori non è
solitamente a carico dell’impresa. Due sono i principali processi di quest’area:
Gestione della distribuzione
Gestione dei vettori
Gestione della distribuzione: Questo processo si occupa di gestire la spedizione dei materiali verso i vari nodi. In questo processo viene definito il piano delle spedizione, vengono
prenotati i ritiri e viene predisposta la documentazione necessaria in caso i nodi destinazione siano fuori dall’unione europea. Obiettivo di questo processo è di ottimizzare le spedizioni in modo da ridurre i costi del trasporto.
Gestione dei vettori:Questo processo si occupa della gestione dei mezzi sia interni che
esterni per il trasferimento dei materiali. In questo processo vengono definiti gli accordi con
i fornitori esterni per le spedizioni gestite in outsourcing, invece per le spedizioni gestite in
proprio vengono effettuate tutte le operazioni necessarie alla gestione della flotta di automezzi (manutenzione, assicurazione, autisti). Obiettivo del processo è l’ottimizzazione delle
risorse necessarie, la riduzione dei tempi di consegna e l’affidabilità delle consegne.
I principali indicatori per quest’area riguardanp l’efficienza dei vettori come ad esempio il
costo per chilometro o la saturazione volumetrica delle spedizioni, mentre altri indicatori
riguardano l’efficacia dei vettori intesa come puntualità di consegna e correttezza.
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KPI PER LA LOGISTICA
Schema dimensionale per le spedizioni
Il principale fatto analizzato sono le spedizioni che sono analizzate secondo la dimensione
temporale, la dimensione della destinazione dell’origine e della destinazione e secondo il
vettore. Per ogni spedizione sono misurati il peso, il volume, il numero di colli ed il numero
di articoli.
Per l’acquisizione dei dati necessari per l’analisi dei trasporti è fondamentale la corretta
compilazione del documento di trasporto con tutti i dati necessari non solo per assolvere
gli obblighi di legge ma anche quelli per le analisi statistiche, questi ultimi sono spesso sottovalutati dagli operatori addetti alle spedizioni che a volte sotto la pressione dell’autista
trascurano la compilazione di alcuni campi nella predisposizione del DDT. Quindi è opportuno pianificare con anticipo le spedizione e prevedere una procedure di emissione dei
dosumenti di trasporto molto intuitiva. Inoltre per avere dati relativi ai costi delle spedizioni
è necessario estrarre i dati relativi alle fatture emesse dai vari vettori.
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KPI PER LA LOGISTICA
Indicatore
Puntualità consegna
Puntualità ritiro
Accuratezza consegna
Costo km
Volume medio
Numero destinazioni
Descrizione
Consegne puntuali/consegne totali
Ritiri puntuali/ritiri totali
Consegne errate/consegne totali
Costi trasporto/km percorsi
Volume trasportato/numero spedizioni
Numero destinazioni mensili
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Costruire i KPI
In questo ultimo capitolo andremo a vedere come realizzare in pratica il nostro sistema
di misurazione individuando gli strumenti software adeguati alla realizzazione del nostro
obiettivo. Qualsiasi implementazione di un sistema di KPI deve partire da una progettazione
che anche se minima è necessario che ci sia altrimenti si corre il rischio di lavorare il doppio
dopo per star dietro agli errori. In questo capitolo vedremo due tipologie di soluzioni una
basata su software di business intelligence ed una basata sull’utilizzo di Excel. È bene considerare che il software di business intelligence deve adattarsi alle mutevoli esigenze dell’impresa crescendo con l’azienda, per questo il mio consiglio è di partire dalla soluzione Excel,
in una fase iniziale in cui l’impresa sta esplorando le sue esigenze di Business Intelligence
per poi passare una volta che le esigenze sono maturate ad una soluzione di acquisto di
un software specifico. Per le imprese molto piccole potrebbe bastare la soluzione di Excel,
mentre chiaramente per le imprese di più grandi dimensioni la soluzione dopo un po’ si
rivela inadeguata.
Il mio consiglio anche per le imprese più grandi è quello di partire da una soluzione semplice per poi ampliarla quando saranno più chiare le esigenze di informazioni, in questo modo
si può lavorare senza la pressione di un budget e maturare una cultura di business intelligence che si rivelerà di grandissima utilità nel approcciare progetti di maggiore complessità.
Nella definizione di un progetto “esplorativo” di business intelligence possiamo seguire le
seguenti fasi:
1. Definizione degli obbiettivi
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KPI PER LA LOGISTICA
2. Analisi dei dati disponibili
3. Definizione dei requisiti
4. Modellazione dei dati
Definizione degli obbiettivi: In questa fase andremo a definire i confini del nostro progetto, ovvero quale parte di azienda andremo a misurare, ad esempio per quanto riguarda la
logistica potremmo decidere di monitorare le scorte, il magazzino o i trasporti. In questa
fase individueremo un calendario delle attività da fare, le risorse necessarie ed i risultati
attesi.
Analisi dei dati disponibili: In questa fase andremo ad analizzare cosa registra il nostro
gestionale o gli altri sistemi ad esso collegato (ad esempio il software che gestisce il magazzino automatico). Andremo quindi ad individuare dove sono registrati i dati, come sono registrati e chi ha il compito di gestirli. In questo modo avremo il panorama delle informazioni
che potremmo attenderci di estrarre. Ad esempio se il nostro gestionale non registra sul
DDT il volume della spedizione, non potremo chiaramente calcolare il volume medio delle
spedizioni. Diverso è invece se il gestionale prevede quel dato ma non viene inserito, in
questo caso bisogna valutare con chi gestisce l’inserimento del dato perché questo non viene rilevato. In questa fase esplorativa di Business Intelligence normalmente ci si accontenta
dei dati che ci sono, successivamente con l’utilizzo quotidiano dei report ci si può rendere
conto se effettivamente quel dato non registrato è importante oppure no.
Definizione dei requisiti: Sulla base di quanto è possibile estrarre dal gestionale ed in base
alle esigenze informative di chi deve prendere le decisioni vengono definite le domande
a cui il sistema di monitoraggio dovrà rispondere, ad esempio quanto ruota il magazzino? Che volume di merci spediamo verso una particolare destinazione ?. Il suggerimento è
quello di fare un elenco di domande relative alle aree aziendali che dobbiamo analizzare e
a fianco di ogni domanda indicare quali dati sono necessari (ad esempio per l’indice di rotazione abbiamo bisogno di dati come la giacenza e la qt spedita/consumata). Poi andiamo
ad eliminare le domande per cui non abbiamo i dati per rispondere.
Modellazione dei dati: In questa fase in base alle domande evidenziate dall’analisi dei
requisiti andiamo ad organizzare i dati per poter rispondere alle domande. Si tratta in sostanza di associare per ogni area di analisi una o più tabelle con i dati necessari per il calcolo
degli indicatori. Ad esempio per l’area scorte potrebbe essere necessaria una tabella con
informazioni del tipo: Articolo, Categoria, Sottocategoria, Giacenza, Data, Magazzino e così
via. Per ogni colonna della tabella andremo poi ad indicare sinteticamente dove andremo
a prendere il dato e se sono necessari dei calcoli per ottenere l’informazione necessaria.
Ad esempio in vecchi gestionali la data potrebbe essere registrata in questo modo AAAAMMGG, ma per poter fare delle operazioni è necessario riportala nel formato GG/MM/AAAA.
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KPI PER LA LOGISTICA
Gli strumenti disponibili
Sul mercato sono disponibili diversi software per business intelligence pertanto tra le varie
soluzioni ho scelto quelle maggiormente conosciute e per cui è disponibile diverso materiale in giro per internet. Ho scelto due software commerciali ed uno open source anche se
i due software commerciali presentano entrambi delle versioni free con delle limitazioni. Il
mio suggerimento è quello di iniziare con Excel poi passare ad una delle versioni free o base
di uno dei software illustrati e successivamente valutare l’implementazione della versione
avanzata, in questo modo lo strumento software crescerà con la maturazione delle vostre
esigenze di business intelligence.
SpagoBi
SpagoBI è una piattaforma libera per lo sviluppo di progetti di Business Intelligence in un
ambiente integrato ed estremamente flessibile. La piattaforma è un importante supporto ai
processi decisionali dell’attività di business quotidiano e strategico, sia a livello direzionale
che operativo grazie ai numerosi strumenti analitici messi a disposizione.
SpagoBI offre molteplici soluzioni per la reportistica, l’analisi multidimensionale, i cruscotti
semplici ed interattivi, le analisi geografiche e grafiche, la gestione e visualizzazione dei KPI,
l’interrogazione libera, il data mining, la collaborazione e l’arricchimento informativo. SpagoBI si articola in cinque moduli:
• SpagoBI Server: la piattaforma che comprende tutti gli strumenti analitici, la gestione
della sicurezza e delle regole di visibilità, i tools di amministrazione;
• SpagoBI Studio: un ambiente di sviluppo integrato basato su Eclipse;
• SpagoBI Meta: l’ambiente dei metadati;
• SpagoBI SDK: un layer di integrazione per usare SpagoBI da applicazioni esterne;
• SpagoBI Applications: che accoglie tutti i modelli analitici verticali sviluppati con SpagoBI.
SpagoBI Server
Il Modello Analitico è il cuore di SpagoBI Server e soddisfa l’intera gamma dei requisiti di
analisi, offrendo diverse soluzioni per ogni area analitica:
• Reports per presentare dati strutturati in modalità pixel-perfect;
• Analisi OLAP per navigare attraverso i dati;
• Dashboards in tempo reale per monitorare i KPI;
• Processi di data mining per scoprire informazioni nascoste;
• Statistiche geo-referenziate per pubblicare con una rappresentazione geografica i dati
archiviati in normali data warehouse;
• Grafici per presentare le informazioni in una modalità semplice ed intuitiva;
• Free Inquiry (QbE) per comporre liberamente le proprie interrogazioni, esportarne il risultato in fogli di lavoro e generare il primo template di reportistica;
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KPI PER LA LOGISTICA
• Modello KPI per costruire ed esaminare il proprio modello di monitoraggio prestazionale;
• Dossier Analitici per condividere informazioni pubbliche e private prima di una riunione
(ad esempio nella contrattazione del budget, in una riunione di avanzamento progetti) o per
archiviare collezioni tematiche di documenti (ad esempio il libro dei prodotti di una stagione
con i relative dati di vendita);
• Documenti Office per pubblicare documenti office sotto il governo del modello comportamentale;
• processi ETL per raccogliere dati da molte e diverse sorgenti.
SpagoBI permette all’utente di decidere come comporre la piattaforma che soddisfa al meglio le sue esigenze, anche unendo prodotti open source e proprietari al fine di salvare gli
investimenti pregressi e quindi massimizzare il ROI. Il Modello Comportamentale regola la
visibilità sui documenti e sui dati, in relazioni ai ruoli dell’utente finale. Grazie al modello comportamentale è possibile riuscire a:
• ridurre il numero di documenti analitici da sviluppare e mantenere;
• codificare una sola volta le regole di comportamento dei documenti e di visibilità sui dati;
• garantire lo crescita armonica del progetto nel tempo;
• garantire il rispetto delle regole di visibilità nel tempo, indipendentemente dai motori o dai
documenti analitici che si vanno aggiungendo.
SpagoBI Meta
SpagoBI Meta è il modulo di SpagoBI specificatamente focalizzato nella gestione e nell’interrogazione dei metadati. La piattaforma gestisce metadati tecnici e di business, permettendo
all’utente di modificarli o importarli da tool esterni quali l’ETL. I metadati di business aiutano
l’utente a conoscere meglio i dati che sta guardando, mentre i metadati tecnici permettono
all’amministratore di sapere la provenienza dei dati, generare documentazione automatica o
effettuare analisi di impatto. Il modulo è composto da uno strumento a supporto della fase
di reverse engineering della base dati tramite il quale è possibile definire oggetti base e oggetti complessi da utilizzare poi all’interno della piattaforma dagli strumenti di analisi. Questo
modulo si occupa anche di arricchire la base di conoscenza dei metadati di SpagoBI Server,
così da essere facilmente interrogabili attraverso tutti gli strumenti già a disposizione: report,
OLAP e QbE.
Microstrategy
Microstrategy , è un’azienda americana leader mondiale per quanto riguarda la distribuzione di software per la Business Intelligence. Microstrategy è caratterizzato da un architettura relazionale (ROLAP), all’interno della quale si utilizza un modello multidimensionale
virtuale, contraddistinto da una serie di cubi che descrivono i principali fatti di interesse e
che possono facilmente essere compresi dagli utenti che possono quindi navigare senza
troppi problemi all’interno della mole di dati e informazioni.
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KPI PER LA LOGISTICA
MicroStrategy consente un facile scambio di componenti aperti come DBMS, ETL, Sistemi
Operativi, Sistemi di Directory, ERP e software per il Web, per consentire ai clienti di scambiare facilmente un componente tecnologico con un altro. Mantenendo una stretta relazione
con le tecnologie complementari, questo prodotto consente ai clienti di ottenere quella flessibilità necessaria per creare sistemi di Business Intelligence assicurando al contempo alte
prestazioni e una gestione operativa stabile. Le principali caratteristiche di MicroStrategy
Interfaccia Web: MicroStrategy introduce una nuova interfaccia utente, specificamente creata per l’imprenditore e ottimizzata per elevata produttività. L’interfaccia utente include una
nuova serie di azioni a “clic singolo”, incorporate attraverso l’interfaccia per rendere gli utenti
altamente produttivi nella visualizzazione e nell’esplorazione dei dati. È progettata con un
look innovativo e una visione più semplice, che espone la funzionalità agli utenti in modo
graduale, secondo le loro necessità;
Reporting completamente interattivo: MicroStrategy ha esteso la capacità di report delle
versioni precedenti, rendendo completamente interattivi tutti i report e le scorecard. Ora gli
utenti possono riorganizzare qualunque report con semplici interventi di trascinamento o
facendo clic sulle nuove icone della barra degli strumenti, per avere visualizzazioni completamente nuove dei dati, tutte per lo stesso report e senza richiedere assistenza;
Accesso diretto ai dati di business: MicroStrategy incorpora nella propria architettura un ulteriore motore dinamico di accesso ai dati. Questo motore è progettato per accedere a database multidimensioni, per esempio i database di Business Information Warehouse (BW) SAP.
Unione eterogenea dei dati di tutta l’azienda: MicroStrategy estende la flessibilità di modellazione dei dati delle versioni precedenti per includere viste integrate dei dati provenienti
da memorie dati eterogenee. I dati possono provenire da qualunque sorgente, inclusi warehouse dei dati, centri dati, BW SAP e qualunque database di sistemi operativi;
Integrazione della funzione di Data Mining migliore nei report e nelle analisi principali: MicroStrategy ha allargato il proprio motore analitico alla capacità di Data Mining, che consente
ai report e alle analisi di includere capacità predittive in ogni report o analisi. Ora il motore
analitico può calcolare svariate funzioni di data mining, compresi algoritmi di rete neurale,
algoritmi di cluster, di regressione e ad albero. Insieme a questa nuova capacità di calcolo,
MicroStrategy comprende anche la nuova possibilità di importare modelli di data mining
direttamente dai migliori prodotti del settore.
QlikView
Gran parte dei database standard di QlikView sono basati su un modello relazionale. I
record sono suddivisi in modo da ridurre la ridondanza, mentre i campi chiave vengono
utilizzati per riunire nuovamente i record nel momento in cui vengono utilizzati. I programmatori di database devono trovare un difficile compromesso tra l’incremento della velocità
e l’aumento dello spazio e del tempo necessari per aggiungere o modificare i record.
QlikView è una soluzione di architettura semplice, dove tutti i dati sono salvati in memoria
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KPI PER LA LOGISTICA
e i calcoli vengono eseguiti solo all’occorrenza. L’obiettivo di QlikTech consiste nel fornire
potenti soluzioni di analisi e reporting in un quarto del tempo, a costi dimezzati e con un
valore doppio rispetto ai prodotti basati sui cubi OLAP. QlikView è progettato in modo che
l’intera applicazione (incluso il modello dati) sia memorizzata nella RAM, caratteristica che
rende questa soluzione più efficiente rispetto alle applicazioni OLAP tradizionali.
Nel momento in cui avviene il caricamento dei dati da un’origine dati, QlikView crea un
modello dati in-memory che consente l’accesso a milioni di celle di dati e risponde alle query in una frazione di secondo. È inoltre possibile eseguire associazioni ad alta velocità con
un semplice clic sugli oggetti dei vari fogli e aggiornare immediatamente la visualizzazione.
QlikView lavora a velocità superiori e richiede meno spazio rispetto a un database relazionale equivalente in quanto ottimizza le informazioni nel momento in cui le carica, rimuovendo i valori ridondanti dei diversi campi e correlando automaticamente le tabelle. Poiché
non sono necessari indici, ogni campo è disponibile come campo di ricerca senza compromettere in alcun modo le prestazioni. Grazie a questa architettura, QlikView richiede in
genere un decimo, o anche meno, dello spazio necessario per gli stessi dati rappresentati in
un modello relazionale (ad es. in 10 GB di memoria sono contenuti 100GB di dati).
Non esiste alcun limite al numero di tabelle consentite in un’applicazione o al numero di
campi, righe o celle in una singola tabella. La capacità della RAM è l’unico fattore che limita
le dimensioni dell’applicazione. QlikView consente di analizzare grandi volumi di dati a velocità elevata grazie alla particolare struttura del modello dati in-memory. QlikView esegue
calcoli “al volo”, fornendo a tutti gli utenti – e non solo ai pochi esperti – funzionalità di
analisi multidimensionale. Di conseguenza gli utenti possono ottenere risposte alle query
ed eseguire calcoli in una frazione di secondo, nonché elaborare grandi dataset; dal canto
loro le aziende possono soddisfare in modo rapido e conveniente le esigenze di un maggior
numero di utenti.
Sfruttando appieno i vantaggi della capacità di memoria della tecnologia a 64 bit, QlikView
è in grado di fornire metriche a livello di riepilogo e dettagli a livello di record sulla stessa
architettura. Le aziende possono quindi trarre vantaggio da soluzioni di analisi scalabili che
forniscono indicatori KPI a livello di riepilogo, oltre ad analisi dettagliate ed estremamente
granulari. QlikView integra in una singola piattaforma unificata tutte le funzionalità che in
genere caratterizzano suite di prodotti più complesse e costose.
Oltre a fornire potenti applicazioni analitiche, QlikView consente di eseguire analisi flessibili ad hoc e di creare semplici report stampabili. In questo modo le aziende possono
estendere QlikView a tutti gli utenti - dagli analisti qualificati che creano report dettagliati
ai dirigenti che hanno bisogno di una panoramica sulle informazioni aziendali critiche, fino
ai responsabili della supervisione degli impianti che analizzano le prestazioni di output. Con
QlikView è inoltre possibile sostituire i report cartacei non utilizzati con report generati on
demand.
QlikView mette disposizione una versione free completamente funzionante con la limitazione che i file creati non possono essere condivisi ed aperti da altri utenti che hanno QlikView. L’installazione e l’utilizzo sono molto intuitivi inoltre sono disponibili diversi tutorial
e guide per poter imparare i primi rudimenti.
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KPI PER LA LOGISTICA
Costruire i KPI con Excel
Ogni gestionale ha la necessità di registrare i dati all’interno di un particolare file (in realtà
non sempre si tratta di un unico file) chiamato database. Ogni qualvolta aprite una maschera del vostro gestionale per inserire un DDT o un ordine, il programma si preoccupa
di recuperare o registrare i dati all’interno di una o più tabelle del database. Le maschere
hanno il compito di semplificare (almeno questo è quello che fanno nella maggior parte dei
casi) l’inserimento, la modifica, la cancellazione e l’interrogazione dei dati all’interno di una
database, che solitamente è organizzato in più tabelle che contengono dati omogenei tra
di loro, ad esempio la tabella con l’anagrafica articoli, la tabella con le righe degli ordini di
vendita.
La soluzione proposta prevede l’utilizzo di MS Query per estrarre i dati dalle tabelle del
gestionale e l’uso delle tabelle Pivot per creare report e grafici riepilogativi. Per poter realizzare questa soluzione sono necessari due requisiti di base:
• Il database sia accessibile
• Avere le credenziali di accesso al database
Esistono sul mercato diverse tipologie di database più o meno costose, più o meno efficienti che possono essere utilizzate per archiviare i dati. Solitamente il produttore del
gestionale sceglie un database su cui registrare i dati, oppure per le grandi imprese viene
lasciata libertà di scegliere quale database utilizzare, pagando quindi due licenze una per il
software gestionale ed una per il database (solitamente Oracle, SQLServer o MySql). Quando il database è compreso nel pacchetto software (soprattutto per i gestionali di piccole
dimensioni in cui non devono accedere molti utenti) solitamente è utilizzata una licenza
gratuita o limitata dei database più diffusi. Potrebbe anche capitare (ma questo succedeva
in passato) che i dati vengano registrati su un database proprietario dell’azienda produttrice del software gestionale ed in questo caso non è possibile accedere ai dati, oggi la stragrande maggioranza dei gestionali utilizza uno dei database maggiormente diffusi e quindi
accessibili.
La seconda condizione è di avere le credenziali di accesso al database del gestionali, ovvero username e password per accedere al database, che potrebbero corrispondere a quelle
utilizzate per accedere al gestionale.
Una volta verificati i prerequisiti è necessario collegarsi al database tramite una connessione ODBC, ovvero una specie di ponte che permette di interrogare i dati presenti all’interno
dello specifico database. È necessario che sul proprio PC sia installato un driver ODBC per il
database da interrogare, solitamente con l’installazione di windows vengono caricati i driver per MS Access e SQLServer. Nel caso non fosse installato il driver solitamente è possibile
scaricarlo dal sito del produttore del database.
Una volta verificata la presenza del driver ODBC necessario per creare la connessione procediamo in questo modo:
1 Andiamo in pannello di controllo
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KPI PER LA LOGISTICA
2 Clicchiamo su strumenti di amministrazione
3 Clicchiamo su origine dati ODBC
4 Nella maschera che compare vedrete tutte le connessioni presenti sul vostro PC, quindi
cliccate su aggiungi
5 Nell’elenco dei driver ODBC presenti selezionare il driver specifico per il proprio database e cliccare su fine.
6 A questo punto la configurazione della connessione dipende dallo specifico database
ma solitamente viene richiesto:Un nome da dare alla connessione (a vostra scelta) il server
(ovvero il PC) su cui risiede il database, l’username e la password.
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KPI PER LA LOGISTICA
Una volta creata la connessione possiamo iniziare ad interrogare i dati, ma prima di operare è opportuno conoscere il database ovvero cercare di capire come sono organizzati i dati
per poter effettuare le interrogazioni, se disponibile è meglio consultare la documentazione che nel migliore dei casi consiste nello schema relazionale (un disegno con i nomi delle
tabelle e come sono collegate tra di loro) ed il dizionario dei dati ovvero l’elenco dei campi
presenti nelle varie tabelle con una descrizione di cosa è contenuto nel campo. Ovviamente
non ha senso analizzare tutte le tabelle, anche perché in un piccolo gestionale ce ne sono
centinaia, mentre per un sistema ERP come SAP si arriva tranquillamente a diverse centinaWWW.INFOLOGIS.BIZ
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KPI PER LA LOGISTICA
ia. In questa fase dovrete individuare le tabelle che servono per la vostra analisi, per l’area
logistica sono d’interesse le tabelle con l’anagrafica articoli, l’anagrafica clienti/fornitori,
gli ordini di vendita e di acquisto, i documenti di trasporto, i movimenti di magazzino ed i
saldi di magazzino. Ovviamente se i programmatori hanno avuto buon senso nel definire il
nome delle tabelle non dovrebbe essere difficile, altrimenti dovrete navigare tra sigle come
MAGSAL o TESORCLI e via dicendo.
LO SCHEMA RELAZIONALE CON VISIO
Se non avete lo schema relazionale ma avete a disposizione VISIO potere ricavarvi lo schema relazionale con l’elenco dei campi presenti nel vostro database. Una volta avviato MS
VISIO procedete in questo modo:
1 Andate su nuovo e tra i modelli scegliete software e database e scegliete Database –
modello
2 Andate nel menù database e cliccate su decodifica
3 Selezionate la connessione ODBC al vostro database
4 Cliccate due volte su avanti e vi ritroverete l’elenco delle tabelle del vostro database, a
questo punto se sono poche potete selezionarle tutte, oppure scegliere solo quelle che vi
interessano.
5 Cliccate su fine e dopo un tempo che dipende dal numero di tabelle che avete selezionato vi ritrovate la mappa del vostro database. Buona navigazione !!!
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KPI PER LA LOGISTICA
Nel caso non aveste a disposizione la documentazione del database dovrete procedere per
tentativi, ovvero quando andate ad interrogare il database dovrete scorrevi le varie tabelle
per individuare quelle che potrebbero contenere i dati che servono provare ad estrarre i
dati e verificare se sono quelli che vi servono. È un lavoraccio ma non è impossibile (la prossima volta farete più attenzione nello scegliere il vostro fornitore di servizi informatici!!!)
A questo punto siete pronti ad estrarre i dati, ovvero a creare la vostra prima Query (interrogazione). Per interrogare i database è stato realizzato un apposito linguaggio chiamato
SQL che praticamente vi permette di chiedere qualsiasi cosa al vostro database (sempre che
lui abbia voglia di rispondervi e la domanda sia posta correttamente !!!). Ovviamente per
interrogazioni semplici non è necessario imparare questo linguaggio ma potete utilizzare
MS Query per creare in maniera grafica ed intuitiva le vostre interrogazioni.
Per avviare MS Query aprite Excel andate sulla barra dati e procedete in questo modo:
1 Cliccate da altre origini dati e cliccate su MS Query
2 Nella maschera che vi compare selezionate la connessione ODBC al vostro database e
togliete la spunta da usa creazione guidata.
3 A questo punto vi trovate in MS Query e nella prima maschera vi viene chiesta la tabella
da aggiungere, scorrete l’elenco e selezionate la tabella che vi interessa.
A questo punto cliccate sul pulsante mostra criteri e vi troverete lo schermo diviso in tre
parti:
Nella prima parte trovate l’elenco delle tabelle con i loro campi, potete sempre aggiungere una tabella cliccando su aggiungi tabelle, oppure eliminare selezionando la tabella e
premendo il tasto CANC. Solitamente quando fate un’interrogazione i dati sono presenti su
più tabelle ad esempio nelle righe d’ordini trovate il codice articolo, ma per avere una sua
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KPI PER LA LOGISTICA
descrizione o conoscere la categoria merceologica è necessario aggiungere la tabella anagrafica articoli. Solitamente nei database ben progettati i dati sono collegati tra di loro cosi
quando aggiungerete la tabella Articoli comparirà una linea che collega il campo Articolo
della tabella anagrafica con il campo Articolo della tabella righe ordine. Nel caso questo
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KPI PER LA LOGISTICA
collegamento non fosse automatico bisogna crearlo trascinando il campo articolo della tabella anagrafica sul campo articolo della tabelle righe ordine (Anche in questo caso potete
maledire il vostro fornitore software !!!).
Quando fate doppio clic su un campo di una tabella questo viene riportato nell’area in basso dove compaiono i dati della query in anteprima, alternativamente potete selezionare il
campo che vi interessa e trascinarlo nell’area anteprima.
Nella seconda parte dello schermo compaiono i criteri con i quali selezionare i dati, per
inserire un filtro su un campo potete selezionare il campo nella tabella e trascinarlo in
quest’area, dove c’è scritto valore andrete ad in indicare il valore da filtrare con un uno o
più operatori di confronto (=, >,<, like, not ecc) se non indicate nessun operatore allora viene considerato come operatore uguale. Ad esempio se avete selezionato il campo prezzo
in anagrafica articoli e come valore avete inserito 5 la query estrarrà tutti gli articoli con
prezzo uguale a 5 se invece volete gli articoli con prezzo superiore a 5 dovrete inserire >5 se
volete gli articoli con prezzo tra 5 e 10 dovrete scrivere >5 and <10, se volete gli articoli con
prezzo tra 5 e 10 o tra 20 e 30 dovrete scrivere >5 and <10 or >20 and <30.
Per fare ricerche all’interno di testi utilizzate l’operatore like in abbinamento con * e ?.
Vediamo alcuni semplici esempi:
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Descrizione articolo che inizia con Tessuto, indicate come criterio like ‘Tessuto*’
Descrizione articolo che contiene ciliegio, indicate come criterio like ‘*ciliegio*’
Codice articolo di 5 caratteri che inizia per T, indicate come criterio like ‘T????’
Possiamo inserire quanti criteri vogliano semplicemente trascinando il campo che vogliamo
filtrare nel campo criteri , ma attenzione che filtrando, filtrando la tabella rimane vuota !!!
Nella ultima parte dello schermo compare l’anteprima dei dati selezionati, in questa parte
possiamo spostare le colonne. Se facciamo doppio clic su una colonna compare una maschera che ci consente di effettuare due operazioni: rinominare il campo ed effettuare dei
raggruppamenti. Per dare un nome più significativo al campo basta inserire una descrizione
in intestazione colonna, se il vostro campo si chiama CODART potete inserire una descrizione
comprensibile anche ad essere umani come Codice Articolo.
Con il raggruppamento possiamo effettuare delle operazioni su diversi record, ad esempio
se vogliamo sapere quanti articoli ci sono per categoria merceologica, possiamo trascinare i
campi Categoria e Codice Articolo nella zona anteprima, fare doppio clic sulla colonna Codice articolo e
inserire in intestazione colonna la descrizione Totale
articoli, mentre nella colonna a discesa selezionate
Conteggio. In questa casella trovate le varie operazione di aggregazione che è possibile compiere come la
somma, la media, il minimo ed il massimo.
Sempre nell’area anteprima è possibile inserire dei
campi calcolati, ad esempio se abbiamo estratto dalla nostra tabella righe ordini clienti la QT ordinata, e
dalla tabella listini il prezzo di listino dell’articolo possiamo calcolare il prezzo totale nella prima colonna
vuota dell’area anteprima la formula: TOTALE=QT * Prezzo (o qualsiasi altro nome abbiano i
campi che riportano il prezzo e la QT).
Se conosciamo il linguaggio SQL, o semplicemente per curiosità (o magari per imparare facendo) cliccate sul pulsante SQL e tutto quello che avete creato graficamente viene tradotto
da MS Query in linguaggio SQL. Ovviamente potete fare qui le vostre modifiche o scrivere
direttamente la vostra query, il vantaggio di scrivere direttamente le istruzione SQL è chiaramente quello di avere una maggiore flessibilità e potenza nell’estrarre i dati dal vostro database, pensate che ci sono istruzioni SQL che arrivano a diverse decine di righe (nelle Query
create graficamente solitamente ci sono al massimo 4/5 righe) effettuando calcoli abbastanza
complicati e collegando più tabelle insieme.
A questo punto quando la vostra interrogazione è pronta e siete soddisfatti dei dati estratti
potete cliccare su file e poi su restituisci dati ad Excel. A questo punto vi ritrovate i vostri dati
in Excel che potete ulteriormente ordinare, filtrare e rielaborare. Quando il database viene
modificato per avere i dati sempre aggiornati, basta andare su Dati e cliccare su aggiorna, in
questo modo avete il vostro fatturato in tempo reale !!!. Ovviamente i tempi di aggiornamenWWW.INFOLOGIS.BIZ
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KPI PER LA LOGISTICA
to dipendono da quanto complicata è la vostra query e di quanti dati estrae (ad esempio molti
collegamenti tra tabelle soprattutto se molto grandi rallentano molto l’estrazione dei dati)
Una piccola precisazione per chi utilizza la versione 2003 di Excel, in questa versione c’è il limite di 65000 righe, limite che può essere facilmente superato soprattutto nei database delle
medio grandi imprese quando si estraggono molti dati di dettaglio, ad esempio se vogliamo
estrarre tutti i movimenti di una azienda che possiede più magazzini nell’arco di un anno possiamo tranquillamente superare le 100.000 righe, in questo caso Excel 2003 vi segnala errore
e vi restituisce solo le prime 65.000 righe.
Una volta estratti i dati possiamo utilizzarli per realizzare delle tabelle Pivot che ci consentono di raggruppare i dati per ottenere dei report riassuntivi delle nostre informazioni (in verità
una volta cliccato in MS Query su riporta i dati in Excel, ci viene proposto se riportare i dati
così come sono oppure di creare direttamente una tabella Pivot. Allo stesso modo quando
creiamo una tabella Pivot che ci chiede di specificare l’origine dati possiamo selezionare l’opzione origine dati esterna per creare una query su cui costruire la tabella Pivot)
La tabella pivot è composta da quattro elementi in cui trascinare i campi della tabella da
analizzare:
• Etichette di riga
• Etichette di colonna
• Valori
• Filtro Rapporto
Etichette di riga: In questa sezione trasciniamo uno o più campi che vogliamo compaiano
come intestazioni delle righe della tabella. Ad esempio se abbiamo estratto la tabella con la
testata dei documenti di trasporto possiamo trascinare in questa area il campo Destinazione
in modo da avere l’elenco delle destinazioni.
Etichette di colonna: Analogamente alle etichette di riga in questa area trasciniamo i campi
che vogliamo compaiano come intestazioni di colonna della tabella. Sempre considerando
l’esempio dei DDT in questa area trasciniamo ad esempio il campo Data
Sia per i campi in etichetta di colonna che di riga possiamo effettuare un raggruppamento di
dati, cliccando con il pulsante destro sul campo della tabella pivot e cliccando su raggruppa
possiamo utilizzare raggruppamenti automatici per dati di tipo numerico o di tipo data. Sempre nell’esempio precedente se clicchiamo sul campo Data spedizione possiamo raggruppare
le date per mesi, trimestri od anni. Nel caso di campi numerici possiamo indicare un intervallo
di raggruppamento. Ad esempio se ho un campo con il peso della spedizione posso ad esempio indicare un intervallo da 1 a 200 e raggruppare per 20, in questo modo ho delle classi di
intervallo uguale a 20 kg e contare per ogni classe quante spedizioni sono state fatte.
Valori: In questo campo andiamo a trascinare il campo su cui vogliamo effettuare una operazione di aggregazione come ad esempio il conteggio o la somma. Il tipo di operazione effettuabile dipende dal tipo di dato ad esempio per un dato alfanumerico possiamo fare solo il
conteggio (ad esempio se abbiamo il nostro elenco di articoli e con la categoria merceologia
ed il peso, se raggruppiamo per categoria per il campo codice articolo possiamo fare solo un
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conteggio mentre per il campo peso possiamo effettuare oltre che il conteggio anche la somma). Per i campi di tipo numerico possiamo fare tutte le operazioni di aggregazione anche se
non è detto che queste abbiano senso. Consideriamo ad esempio una tabella in cui abbiamo
il magazzino, il codice articolo, la data ed il valore della giacenza. Se raggruppiamo per la data
per mese non ha senso fare la somma dei valori della giacenza in quanto non avremo un valore corretto, ha più senso fare una media, mentre se raggruppiamo per magazzino possiamo
fare la somma della giacenza.
Cliccando sul campo valore possiamo dare una formattazione numerica al dato oppure possiamo farlo esprimere in percentuale di colonna o di riga o del totale.
Filtro Rapporto: Questa area rappresenta la terza dimensione del report, ovvero la zona
in cui solitamente si inserisce un filtro per avere sezioni particolari di un rapporto. Sempre
considerando l’esempio dei DDT nel campo filtro possiamo trascinare ad esempio la causale
del trasporto in modo che possiamo analizzare le spedizione nel tempo e nello spazio (Riga
destinazione e Colonna Data) e filtrare ad esempio per causale vendita più tosto che conto lavoro in modo da avere due report distinti per le spedizioni in conto lavoro e quelle in vendita
semplicemente cliccando su filtra rapporto.
Dalla tabella Pivot possiamo in automatico creare un grafico per una rappresentazione più
immediata dei nostri dati. Il grafico sarà collegato alla nostra tabella quindi qualsiasi aggiornamento facciamo alla tabella si rifletterà sul grafico. Nella tabella pivot è poi possibile filtrare
alcuni dati specifici, ad esempio potremmo considerare sole le spedizioni verso alcune destinazione, è poi possibile ordinare i campi etichetta e valori.
Completano la creazione di report l’utilizzo della formattazione condizionale in modo da far
risaltare alcuni dati in particolare, oppure per creare delle tabelle con dentro dei grafici utilizzando ad esempio la formattazione condizionale a semaforo per avere immediatamente il
colpo d’occhio sull’andamento del fenomeno.
PIU POTENZA CON POWERPIVOT
PowerPivot per Excel 2010 è uno strumento per l’analisi dei dati che offre potenzialità
di calcolo senza precedenti direttamente in
un’applicazione già nota e molto apprezzata dagli utenti: Microsoft Excel. Con questo
componente aggiuntivo per Excel, è possibile elaborare enormi quantità di dati con
una velocità notevole per trasformarli in informazioni significative in grado di offrire le
risposte necessarie.
Si possono elaborare milioni di righe con
prestazioni elevate, molto simili a quelle
normalmente ottenute per l’elaborazione di
un migliaio di righe. Il motore di business intelligence (BI) in memoria, inoltre, consente
di sfruttare al massimo le potenzialità offerte dalla disponibilità di processori multicore
e gigabyte di memoria per ottenere velocità
elevatissime di elaborazione dei calcoli. È
possibile integrare dati provenienti da una
vasta gamma di origini, tra le quali database
aziendali, fogli di calcolo, rapporti, file di testo e feed di dati Internet.
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