LA MISSIONE DEL SEGRETARIO

LA MISSIONE DEL SEGRETARIO
- Intervento 19 settembre 2007 -
Con il titolo della mia riflessione vorrei sottolineare non soltanto l’importanza del nostro
servizio nella Congregazione, ma proprio la nostra missione in un ufficio, in qualità di segretari.
Non sono in grado di farvi un’analisi teorica dettagliata di come deve essere un servizio in
ufficio. Non posso dare nessuna definizione o descrizione professionale. Sono qui per condividere
con voi alcune riflessioni pratiche e anche teoriche sul lavoro svolto dietro una scrivania, fra quattro
pareti.
Quando ho accettato il compito di Segretario Generale della nostra Congregazione, nell’ottobre
dell’anno scorso, l’ho fatto senza nessuna preparazione, senza nessuna formazione per questo tipo
di incarico. Ho lavorato in ufficio prima di entrare in seminario e, durante la formazione, ho fatto un
master in Comunicazione Sociale e lavorato per 4 anni nel settore dei mezzi di comunicazione
cattolica in Brasile. Sono stato ordinato all’inizio del 2005 e subito trasferito a Roma. Ero il vicesegretario, in sostituzione di p. Odilo Leviski, e studiavo all’Università Gregoriana. Nel frattempo,
p. Marek Stoklosa è stato invitato ad essere professore a Varsavia. Era un’opportunità unica per lui
e per potergli permettere di accettare questo incarico, il padre Generale e il suo Consiglio hanno
affidato a me il compito di segretario generale. Confesso che senza l’appoggio dei membri della
curia, a cominciare proprio da Marek, non sarei stato in grado neanche di cominciare questa
missione. Ed è giustamente sulla missione del lavoro d’ufficio che mi piacerebbe iniziare questa
nostra riflessione, che proseguirò parlando del rapporto tra la Curia Generale e le varie Entità della
nostra Congregazione. Al termine risponderò anche io alle 3 domande che abbiamo inviato a
ciascuno di voi.
La missione di un lavoro in ufficio, soprattutto per noi religiosi, deve avere una luce evangelica.
Non è un semplice mestiere che noi abbiamo scelto. Non siamo diventati segretari per aver vinto un
concorso o per aver superato, magari a gomitate, altri concorrenti meno dotati o meno fortunati o
meno “raccomandati”. Bisogna superare la logica, la mentalità di mercato del lavoro, o di sindacato.
Non siamo dei liberi professionisti che lavorano in proprio e che possono disporre liberamente di sé
e del proprio tempo. Bisogna superare anche la mentalità del padrone, del signore. Siamo dei
lavoratori dipendenti, lavoriamo per conto di altri, cioè del Consiglio – Generale, provinciale, ecc…
- E se veramente dipendo da chi mi paga, allora devo guardare molto più in alto. Bisogna entrare in
una mentalità evangelica. È proprio una missione.
Per portare avanti questa missione è indispensabile l’accettazione della missione affidata con
tutte le sue conseguenze. Accettazione in umiltà e gioia, cioè con atteggiamento di disponibilità al
momento dell’insediamento e poi rinnovata, giorno per giorno, per la durata del servizio. E’ vero
che il lavoro di segreteria è poco conosciuto, se non addirittura ignorato, poco brillante; la maggior
parte di esso non è visibile, rimane nascosto alla quasi totalità delle persone che ne beneficiano. Il
segretario è come un organo in un essere vivente: quando funziona bene, dà benessere e salute a
tutto l’organismo.
E per far funzionare bene l’organismo sono necessarie due qualità essenziali per un segretario:
disponibilità e discrezione.
La disponibilità, a mio parere, è di estrema importanza. Ed io aggiungo che non è facile essere
disponibili. Ma è una parte vitale del ruolo del segretario. È un incarico esigente. Deve essere
canale di comunicazione per l’Entità, e un canale mai può mostrarsi bloccato. Oserei dire che è una
vocazione speciale. Però non dobbiamo dimenticare che c’e sempre la “grazia dell’ufficio”.
La seconda qualità è la discrezione. La parola stessa richiama in tutti noi i concetti di prudenza,
misura, opportunità, finezza, senza dimenticare lo spirito, il discernimento, la moderazione,
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l’indulgenza, il non protagonismo, la riservatezza… Il titolo “segretario” già indica questa
discrezione, perché richiama alla mente un’altra parola: segreto. Ed è legittimo dire che siamo
responsabili per i segreti dell’entità alla quale apparteniamo. Ignacio Larrañaga, frate cappuccino,
che forse molti di voi avranno sentito nominare, già diceva che un bel regalo da dare a Dio, dopo la
morte, sarebbe un bouquet di segreti…. Penso che noi porteremo un camion di segreti!
Se esiste la “grazia dell’ufficio”, non bisogna dimenticare che ci sono anche le tentazioni…
Secondo il p. Constantino Quintano, TC, durante un suo intervento a un raduno per i segretari
svoltosi a Roma, ha detto che il segretario soffre delle tentazioni nel suo incarico, elenco alcune di
esse:
1 – Andarsene
Prima facevo… Il regno di Dio si vedeva sorgere, crescere… Ora invece sembra ridotto a…
“penna, carta, computer”.
Ci sembra di sentire, anzi di vivere l’esperienza dei discepoli di Emmaus, che erano incapaci di
capire il presente e di guardare al futuro, di riconoscere Gesù solo perché mascherato da… uomo
qualunque. Basta un po’ di fede e anche noi riusciremo a “vederlo” attraverso le carte…
2 - Non sono preparato
Non ci sono statistiche sull’argomento, ma forse non è per niente azzardato dire che questo è un
male (o un bene) assai generalizzato. Si può dire che è la norma. L’accezione è piuttosto il
contrario, il che, certamente, non risolve il problema, ma può aiutare a superarlo senza allungare il
viso più di tanto.
3 – “Papelorum progressio”, ovvero burocrazia
Assolutizzare le carte, oppure il computer, le pratiche, è un peccato di idolatria.
4 – Ufficiofobia
Assolutizzare la fuga dalle carte, dall’ufficio è un’altra specie di idolatria. Presentarla come una
necessità di immergersi nella realtà, di fare apostolato; in effetti costituisce una fuga della realtà
concreta, dall’apostolato concreto a noi affidato.
5 – Rivoluzione totale
È bene ricordare che l’America era già stata scoperta quando siamo arrivati per fare i segretari.
È altrettanto bene pensare che, molto probabilmente, dopo di noi non ci sarà il diluvio.
Pazienza! Cerchiamo di capire, prima di decidere e, soprattutto, prima di attuare.
6 – Ripetizione meccanica del passato
“Sempre si è fatto così”. È un’affermazione che potrebbe anche essere vera, e avere un suo
valore. Ma non più di tanto.
Chi non se la sente di combattere, e di vincere, questa tentazione, pensi subito a fare
testamento…
Alla fine dobbiamo sempre ricordare le parole di Gesù: “Abbiamo fatto quello che dovevamo
fare” (Lc 17,10). E’ una medicina sicura contro il male di… montarsi la testa.
Per vincere queste tentazioni presentate, e sbrigare come si deve il nostro incarico, bisogna
innanzi tutto accettarlo. Come già dicevo prima! Accettazione non è semplice sopportazione, ma
adesione. Accetazione non solo canonica, ma anche, e soprattutto, psicologica e spirituale. Confesso
che anche questo non è facile per me. E proprio per questo occorre scoprire la dimensione
apostolica nell’ufficio, perché il lavoro di ogni giorno non si converta in un meccanismo tecnico.
Potete domandare: ma come è possibile questo?
 dobbiamo scoprire la vitalità della Congregazione, nella quale Dio continua a manifestare le
sue meraviglie attraverso le numerose e diverse opere e le iniziative che lo Spirito Santo
suscita qua e là;
 vedere chiaramente l’eroismo di tanti dehoniani, nella loro vita di consacrazione a Dio, e
anche l’entusiasmo o le debolezze di altri che trasmettono le loro preoccupazioni, causate da
svarianti sentimenti di attesa, fiducia, speranza…
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Quindi, cercare le parole giuste, per venire incontro a tutte queste persone, perché le nostre
risposte li aiutino a reagire sempre in modo evangelico, è una forma concreta di vita apostolica che
un segretario svolge dal suo tavolo, o computer.
A questo punto entra tutto il problema riguardante l’informazione (problema che sarà
approfondito dalla sig.ra Maria, che lavora da 22 anni nella Curia). Il segretario è il responsabile
della comunicazione delle procedure, decisioni, notizie, argomenti di interesse generale ai membri
del consiglio e ai membri della Provincia… Il buon segretario non è soltanto colui che sa tutto, ma
piuttosto chi sa dove poter trovare le soluzioni. Sarebbe interessante se tutti noi potessimo sapere
tutto sui computer e su come si organizza una segreteria, come si aggiorna un sito della
Congregazione… Ma la cosa più importante è proprio sapere andare incontro alle soluzioni. E
questo, penso, sia uno dei più importanti fattori dello spirito di collaborazione tra la Curia e le
Entità: cercare di far bene le cose per dare un servizio di qualità ai nostri confratelli e alla Chiesa.
Ognuno di noi, in quanto esseri umani, possediamo una certa dose di curiosità che ci spinge a
voler conoscere ciò che ci sta intorno. Sarebbe bene che questo istinto sia indirizzato positivamente
per svolgere questo incarico di segretari che siamo chiamati a svolgere (la curiosità di immergerci
in un lavoro che forse non tutti sono portati e disposti a fare; la curiosità di conoscere cosa c’è
dietro la preparazione di documenti, incontri, comunicazioni e tutto ciò che fa parte del lavoro di
una qualsiasi segreteria). Forse proprio questa curiosità potrebbe essere un buon inizio per poter
apprezzare di più il lavoro che dobbiamo fare, con tutte le sue problematiche e difficoltà e che forse
non ci dà quelle gratificazioni immediate di cui avremmo bisogno per trovare un impulso ad andare
avanti.
A conclusione di questo mio intervento, voglio ricapitolare i punti essenziali dell’ufficio e
missione di segretario: l’accettazione di questo incarico in quanto “missione” a favore della
Congregazione, dei confratelli e della Chiesa intera; le due qualità: discrezione e disponibilità,
cercare di fuggire dalla tentazione di lasciar perdere o, peggio ancora, dalla presunzione di avere la
soluzione giusta per tutto; lasciarci guidare da quella dose necessaria di curiosità che porta un essere
umano a interessarsi di ciò che lo circonda e lo coinvolge.
Tutto questo, insieme alla grazia di Dio, che deve sempre guidare la nostra vita, ci aiuterà a
portare a termine ciò per cui siamo stati chiamati.
Passo adesso alle risposte delle domande che abbiamo inviato a ciascuno di voi. Rispondo io a
nome della segreteria generalizia.
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Da quanto tempo è stato nominato segretario provinciale/regionale/ distrettuale?
R= La nomina di p. Pawel Krok (vice-segretario) e la mia è stata ufficializzata il 21 ottobre
2006.
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Quante persone lavorano nello staff della segreteria?
R= Pawel, Sig.ra Maria Ceraolo e io
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Tra i servizi che si svolgono nella segreteria, quali sono quelli predominanti?
R= La corrispondenza in entrata e in uscita – La preparazione dei documenti ufficiali della
Congregazione – La gestione del data-base della Congregazione – I diversi Archivi (generale –
storico – attuale – delle riviste e pubblicazioni) – La preparazione degli incontri, raduni,
capitoli, ecc… - L’organizzazione degli impegni del Direttivo Generale – L’archiviazione di
tutto ciò che è inviato alla Curia Generalizia e di tutto ciò che la Curia Generalizia invia –
L’aggiornamento e controllo delle Statistiche della Congregazione – E tante tante tante altre
cose piccole e grandi che bisogna svolgere nel quotidiano.
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Quali sono le difficoltà principali che incontra nel suo lavoro?
R= Penso che la difficoltà più grossa è da sempre il precario servizio di informazione da
parte delle province. Alcune province/distretti/regioni sono bravi a rispondere in fretta e inviare
anche le notizie. Però, una buona parte di esse non risponde affatto, a meno che non abbia un
interesse specifico. E questo impedisce, senza dubbio, un servizio aggiornato dei dati, oppure
delle comunicazioni da fare.
- Quali sono i suggerimenti che può dare agli altri e che derivano dalla sua esperienza
nell’ambito dell’incarico di segretario?
R= I suggerimenti li ho già dati all’inizio del mio intervento e li ripeto qui brevemente: il
segretario è come un organo in un essere vivente: quando funziona bene, dà benessere e salute
a tutto l’organismo.
P. Anísio José Schwirkowski, scj
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