Ottimizzare l`ambiente di acquisizione grazie all`analisi dei dati

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Ottimizzare l’ambiente di
acquisizione grazie
all’analisi dei dati
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Ottimizzare l’ambiente di
acquisizione grazie all’analisi
dei dati
“Secondo un sondaggio della società
di consulenza Bain & Company, le
aziende possono creare valore solo
se dispongono di un piano strategico
per la raccolta e l’organizzazione
dei dati. Il 56% degli intervistati
non dispone di sistemi adeguati per
acquisire i dati oppure non raccoglie
dati utili.”
Fonte: “Big Data: The Organizational
Challenge,” Bain & Company, 2013.
Sintesi
Proprio come la rivoluzione industriale ha segnato un
punto di svolta per le aziende all’inizio del 19° secolo,
l’uso di dati e analisi sta cambiando il modo di lavorare
delle aziende nel 21° secolo. Oggi i dati rappresentano
un vero e proprio asset che influisce su qualsiasi
applicazione o settore e tutto ha inizio dall’acquisizione
dei dati. Numerose organizzazioni usano la scansione
o l’acquisizione elettronica per i processi business
critical quali richieste di finanziamenti, richieste di
risarcimento, aperture di nuovi conti, elaborazione
ordini e altro. Queste si prestano anche per la
pianificazione delle risorse aziendali (ERP), per altri
processi quali la gestione delle relazioni con i clienti
(CRM) o per applicazioni di contabilità, gestione della
catena di fornitura o risorse umane. A prescindere dal
formato, cartaceo o elettronico, l’acquisizione delle
informazioni, nel momento e nel punto del primo
contatto di interazione con il cliente, rappresenta il
cosiddetto calcio di inizio della partita.
Purtroppo, nel cosiddetto First Mile™ del business, tali
interazioni sono spesso manuali, fortemente basate
sulle risorse, complesse e soggette a errori. Se non si
è in grado di offrire un’esperienza eccezionale già dalle
prime interazioni, i clienti non esiteranno ad andarsene,
con un semplice tocco sullo schermo. È la sfida del
First Mile.
Oggi con le operazioni di acquisizione vengono
elaborate centinaia di migliaia di documenti al giorno,
non solo dalle sedi centralizzate ma anche da uffici
e filiali remoti, nonché da dipendenti e clienti che
usano più canali di immissione, quali carta, fax,
e-mail, dispositivi mobili e Internet. Il processo implica
l’estrazione dei dati dai documenti, e quindi l’invio
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dei documenti e dei dati estratti a flussi di lavoro e
processi a valle che utilizzano sistemi di gestione
dei contenuti aziendali (ECM), gestione dei processi
aziendali (BPM) e altre applicazioni business critical.
Solo le organizzazioni in grado di razionalizzare e
semplificare il First Mile delle interazioni con clienti,
fornitori, partner e dipendenti possono assicurarsi un
vantaggio competitivo, ridurre i costi e incrementare
il business. L’obiettivo è visualizzare, comprendere e
ottimizzare l’acquisizione delle informazioni business
critical, dal punto di entrata nell’organizzazione,
all’elaborazione e fino all’archiviazione finale.
I diversi aspetti delle operazioni di
acquisizione
Analisi di acquisizione nella
mailroom
L’efficienza operativa della mailroom dipende
essenzialmente dall’acquisizione sistematica
della posta in entrata con inoltro elettronico
ai processi business critical. Rispetto alla
consegna di documenti cartacei, la posta inoltrata
elettronicamente si traccia più facilmente ed è
meno soggetta a perdite o ritardi. Dal momento
che i documenti e i dati estratti vengono inviati ai
processi nel giro di poche ore, anziché dopo qualche
giorno, l’elaborazione è più rapida, il servizio clienti è
migliore e il risparmio si trasforma immediatamente
in profitto. La centralizzazione dei servizi di
mailroom, a prescindere dalla posizione, consente
quindi analisi più sofisticate e al contempo ottimizza
Nell’attuale mercato competitivo le aziende utilizzano
la qualità dei dati acquisiti per i processi a valle. Le
le funzionalità di intelligence e analisi per convertire
analisi di acquisizione offrono una serie di vantaggi:
in prassi le informazioni “data-driven” e ottimizzare
le operazioni IT. Data la quantità di clienti, fornitori,
documenti e complessità nei processi aziendali, le
aziende devono trovare un modo per trasformare le
operazioni di acquisizione da “necessità aziendale” a
“vantaggio competitivo”.
Il continuo cambiamento delle condizioni del mercato,
l’evoluzione rapida delle normative, le pressioni per
ottimizzare l’efficienza e aumentare i profitti e le
• Ottimizzazione di efficienza e produttività
della mailroom
Riduzione degli errori e del rischio mediante
l’acquisizione accurata dei dati nei punti di
contatto con il cliente, fondamentali per la
redditività aziendale. I processi aziendali possono
quindi essere eseguiti con il massimo livello di
automazione.
• Controllo e visibilità
esigenze di acquirenti esperti a livello tecnico stanno
Visualizzazioni interattive delle metriche di
trasformando lo scenario competitivo. Per fronteggiare
performance e produttività che permettono agli
tali sfide, le aziende devono essere agili e in grado di
amministratori di controllare l’efficacia delle
differenziare i loro prodotti e servizi e tutto ha inizio da
operazioni di acquisizione e fornire informazioni
come acquisiscono e gestiscono le informazioni alla
base del business.
utili per migliorare la produttività complessiva.
• Coinvolgimento mediante più canali
Possibilità di inviare i documenti mediante
A peggiorare la situazione vi sono enormi quantità
dispositivi mobili, Web e MFP. Questo consente
di dati provenienti da più fonti in formati diversi e
di automatizzare la comunicazione con i clienti o
l’esigenza di gestire un mix di processi decisionali
con i lavoratori della conoscenza a contatto con
umani e automatizzati. Inoltre, una nuova generazione
essi e quindi di velocizzare i processi aziendali
di “applicazioni Smart Process” sta trasformando le
iterativi.
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• Correzioni prima dell’elaborazione
Movimentazione semplificata dei documenti
“conformi” e supporto efficace per la correzione
di quelli “non conformi”, prima dell’elaborazione.
• Ottimizzazione del processo decisionale
Accuratezza decisionale ottimizzata grazie
all’elevata qualità dei dati immessi nel sistema.
modalità di contatto e interazione tra organizzazioni
e clienti. Tali soluzioni sfruttano l’enorme diffusione
di dispositivi smart per offrire nuovi livelli di praticità,
personalizzazione e velocità, offrendo ai consumatori
l’opportunità di coinvolgimento nelle modalità preferite.
Le applicazioni Smart Process si accompagnano a una
nuova serie di esigenze di acquisizione.
Ne risultano maggiore produttività dei processi,
Per mantenere il giro d’affari e creare nuove
aumento dei profitti e della redditività.
opportunità commerciali, i servizi a contatto con i
• Fidelizzazione dei clienti
clienti quali assistenza, servizi per il credito, rimborsi,
Maggiore reattività al coinvolgimento dei clienti
elaborazione ordini e apertura di nuovi conti richiedono
grazie a tempi decisionali rapidi e tempestività
di gestire una quantità di dati sempre crescente e di
nelle richieste di informazioni mancanti e/o di
utilizzarla per ottimizzare il processo decisionale. A
documenti aggiuntivi.
ciò si aggiunge che alcuni problemi quali la convalida
Controllo dei processi aziendali
dal momento della ricezione delle
informazioni
Le analitiche di acquisizione per la mailroom
offrono una visibilità totale sui documenti in
entrata e consentono di tracciare, esaminare e
modificare le informazioni in qualsiasi punto del
processo aziendale. Consentono di monitorare
dell’identità del cliente, la sicurezza informatica, la
gestione della compliance e altro richiedono mezzi di
rilevamento e risoluzione in tempo reale, addirittura
prima che le informazioni entrino nel processo.
Malgrado i notevoli progressi ottenuti per automatizzare
le funzioni di acquisizione, la maggior parte delle
aziende sono appesantite da sistemi inefficienti
attentamente le applicazioni interne e quelle
acquisiti nel corso di fusioni e acquisizioni e scarse in
fondamentali a supporto del contatto con i clienti,
termini di governance dei dati, pratiche di sicurezza
ottenendo un miglior controllo ed elaborazioni più
e capacità di gestione limitate per l’intero processo
rapide, aumento della reattività e ottimizzazione
di acquisizione. I dati che entrano nell’organizzazione
dell’esperienza del cliente. Permettono inoltre di
tramite fusione e assimilazione contengono spesso
ampliare le funzioni di mailroom centralizzate per
errori e sono scarsamente documentati. Inoltre devono
supportare anche le scansioni provenienti da sedi
rispettare i requisiti dettati da regole aziendali diverse
distribuite e da partecipanti esterni, nonché da
e tutto ciò tende a rallentare la produzione con effetti
nuovi canali basati su dispositivi mobili e portali
negativi sul servizio al cliente.
Internet. Grazie all’acquisizione e all’elaborazione
automatica della posta, è possibile gestire
Le soluzioni mirate a superare questi problemi devono
rapidamente i problemi, individuare i casi di
disporre di capacità di acquisizione intuitive e di diversi
eccezione e amministrare immediatamente la
tool di analisi. Questi devono facilitare la supervisione
documentazione aggiuntiva. Questa, se elaborata
dell’elaborazione, prevedere i possibili colli di bottiglia
manualmente, richiede solitamente giorni o
e accelerare la produzione di informazioni cruciali,
settimane ed è soggetta a errori.
riducendo al contempo tempi e costi. Per creare
valore aziendale, l’intelligence di acquisizione deve
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essere abbastanza flessibile da consentire sia la
inattesi utili per sviluppare nuovi modelli di elaborazione
gestione di operazioni aziendali mission-critical, sia
e attuare strategie di miglioramento.
implementazioni stand-alone specifiche a livello di
divisione, reparto o progetto.
In aggiunta ai numeri e ai conteggi standard di batch,
documenti, pagine e battute, le funzionalità di analisi
È necessario poter contare su una visualizzazione
possono fornire risposte a domande quali “Quanti
singola, unificata e sicura di tutti gli aspetti
documenti sono stati elaborati oltre gli accordi del
dell’ambiente di acquisizione, che consenta agli utenti
livello di servizio?” “Qual è la produttività degli utenti e
di operare sulla base di dati in tempo reale sulla
chi fra questi necessita di ulteriore formazione e guida
performance dei sistemi. L’unificazione di queste
per migliorare?” “Quali sono i campi di acquisizione
capacità richiede la gestione dinamica di tutte le attività
che causano maggiori problemi, e perché?”
di acquisizione, bilanciando le esigenze di processo e
gli obiettivi aziendali.
Le funzionalità di analisi inoltre devono offrire
informazioni sull’operatività mediante dashboard che
Miglioramento basato sulle
misurazioni
rappresentano graficamente l’utilizzo della forza lavoro,
“Non è possibile misurare ciò che non si conosce”:
esempio sui trend di processo e sullo stato dei batch
questa affermazione descrive bene quelle zone
e documenti in corso di elaborazione) e generano
d’ombra nelle performance in cui possono nascondersi
report informativi, ad esempio per la classificazione, il
errori e scarse prestazioni. La maggior parte dei
riconoscimento e la gestione dei workflow.
prodotti di acquisizione misura ciò che viene immesso
forniscono dati dettagliati sul reparto operativo (ad
nel processo. Ma cosa si nasconde nel mezzo del
Trasformare la conoscenza in azione
processo stesso? Forse la minore produttività operativa
La vera astuzia consiste nel prendere tutti i dati
del venerdì pomeriggio, un collo di bottiglia nel server
acquisiti e trasformarli in informazioni immediatamente
con conseguente rallentamento del lavoro a una
disponibili. Sebbene la maggior parte delle aziende
determinata ora della giornata o un’impostazione
raccolga montagne di informazioni con relativa
non ottimale che non viene rilevata. Se si è grado di
semplicità, trovare modi efficienti ed efficaci per
determinare quando trasferire le risorse tra i diversi
interpretare i dati utili a supporto di decisioni aziendali
segmenti operativi, calibrare i modelli di turnazione
è oltremodo difficile.
o addirittura modificare le tempistiche di consegna e
raccolta, è possibile non solo ridurre i costi operativi
complessivi ma anche lavorare in modo più intelligente.
Le funzionalità di analisi consentono di utilizzare
nuove informazioni per ottimizzare le operazioni di
acquisizione, ad esempio modificando le impostazioni
Non solo fatti e numeri
tecniche o i pattern di lavoro dello staff, o addirittura
Le funzionalità di analisi consentono di sfruttare i dati
influenzando il comportamento di clienti e fornitori.
di acquisizione per gestire le attività in tempo reale,
Ad esempio, è possibile che si abbia la necessità
pronosticare gli eventi futuri e agire in modo proattivo
di mantenere il fax come canale di ricezione di
in base alle informazioni per ottenere performance
documenti. Le funzionalità di analisi consentono di
migliori. Applicando le funzionalità di analisi ai dati già
monitorare l’uso effettivo dei vari canali e individuare i
disponibili, l’organizzazione può individuare pattern
clienti o fornitori che ricorrono ancora al fax. Quindi è
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possibile incentivare canali di interazione meno costosi,
le nuove opportunità creano nuovi processi di business:
fornire indicazioni su come produrre documenti di
occorrono soluzioni agili che possano essere modificate
qualità superiore o addirittura richiedere loro di passare
rapidamente, che consentano di aggiungere altri tipi
a una tecnologia più moderna.
di documenti, acquisire dati aggiuntivi e abilitare nuovi
processi per ottimizzare le performance ed estendere il
Ma quali effetti potrebbe avere l’essere allertati in
valore in altre aree.
caso di deviazioni dei processi? Chi può sapere se un
documento esce dal percorso di processo stabilito?
Il buon risultato delle analisi di acquisizione è
Quanti documenti sono stati digitalizzati ma non sono
misurabile in termini di velocità di elaborazione,
stati esportati? Perché? Le analitiche di acquisizione
risparmio, soddisfazione del cliente e ottimizzazione di
possono rispondere a queste domande e addirittura
forza lavoro e performance.
possono portare all’attenzione del management
eventuali problemi prima che si verifichi una violazione
Kofax Analytics for Capture
SLA. Le funzionalità di analisi possono segnalare il
Kofax Analytics for Capture™ offre dashboard
rischio di colli di bottiglia o di prestazioni scarse a causa
ottimizzate e pronte visualizzabili mediante browser
di un’inefficienza operativa. Non è sufficiente disporre
Web standard e finalizzate alla massima visibilità
di dati e cifre: occorre essere in grado di usarli per
della soluzione di acquisizione. Ma non solo:
ottimizzare le performance dell’organizzazione.
Kofax Analytics for Capture offre visualizzazioni
interattive sulla performance, sulla precisione e
Conformità garantita
sulla produttività del sistema, consentendo agli
Nelle operazioni di acquisizione la conformità riveste un
amministratori di controllarne l’efficacia e massimizzare
ruolo fondamentale. Che si tratti di un rimborso a un
la produttività complessiva. Kofax Analytics for
cliente per SLA non rispettati o di una multa da parte
Capture è un’estensione di Kofax Capture™ e Kofax
un ente normativo, l’impatto e il costo di una violazione
Transformation Modules™. Traccia i dati durante
di conformità oltrepassano di gran lunga la penale
l’avanzamento nel workflow di acquisizione, offre
stessa e si riversano sui profitti, sulla reputazione e
dashboard di intelligence aziendale (BI) dai dati acquisiti
sulle prestazioni operative complessive. Le analisi di
e fornisce report storici in tempo praticamente reale
acquisizione aiutano a garantire la conformità operativa.
mediante dashboard preconfigurate che non richiedono
Per tutte le organizzazioni è fondamentale che tutti i
programmazione. I vantaggi di Kofax Analytics for
documenti siano corredati di giustificativi e che siano
Capture:
tracciati e tracciabili: l’analisi di acquisizione garantisce
accuratezza operativa e dati di controllo completi.
Il successo è un bersaglio in
movimento
Il business e i clienti non sono entità statiche. In
questo senso, non si dovrebbe mai pensare che una
• Informazioni determinanti su tutti gli aspetti delle
operazioni di acquisizione
La visualizzazione e la gestione dei dati consentono di
individuare le tendenze in tempo reale per migliorare
le prestazioni dei processi e minimizzare i costi.
• Metriche di precisione tra estrazione e convalida
soluzione di acquisizione aziendale sia implementata in
per individuare possibili aree di ottimizzazione
modo definitivo. Documenti e moduli sono soggetti al
Un drill-down dettagliato sulle attività consente di
cambiamento, le regole aziendali vengono modificate e
individuare i campi con bassa affidabilità, causa
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frequente di correzioni manuali. Sarà possibile
Dashboard configurabili
impostare le azioni adeguate e migliorare il processo
Un vantaggio fondamentale di Kofax Analytics for
di acquisizione.
Capture è che gli utenti possono acquisire informazioni
• Controllo della quantità di batch e documenti
determinanti sui processi e sulle attività mediante
attualmente presenti nel sistema
dashboard interattive basate su Web, senza coinvolgere
Basta un clic per ottenere il numero di documenti
il reparto IT per nuovi report o per mettere a punto
e batch filtrati per classe batch e individuare
le query ai database. È possibile aggiungere un
rapidamente i colli di bottiglia nel processo. Questo
numero infinito di componenti quali grafici, griglie,
permette di adottare rapidamente le misure correttive
immagini o link a pagine Web esterne, semplicemente
necessarie.
trascinandoli dall’apposita barra degli strumenti nella
• Valutazione delle statistiche produttive per i team
vista dashboard e quindi configurarli mediante il
Approfondimenti relativi alla quantità di batch,
menu contestuale o dal pannello proprietà. Inoltre è
documenti e pagine elaborati per ora, giorno, mese,
possibile creare dashboard personalizzate o modificare
anno, a livello di team o processo aziendale.
quelle esistenti, oppure filtrare e aggregare i dati per
• Accesso a una serie di metriche predefinite
visualizzabili
Oltre 40 metriche predefinite relative alle operazioni
di acquisizione aiutano a misurare rapidamente e
in modo accurato e a migliorare le performance di
acquisizione.
• Controllo effettivo delle performance
visualizzare i contenuti in più viste. Le modifiche e/o le
personalizzazioni di configurazione non richiedono mai
programmazione, sintassi o script.
Riepilogo
Il vantaggio competitivo per le analitiche avanzate
non è più circoscritto a poche aziende tecnologiche
o a settori caratterizzati da uso intensivo dei dati. Le
Le analitiche avanzate si traducono nella possibilità
aziende impegnate a trarre il massimo vantaggio dai
di controllare le performance effettive a livello di
dati e disposte a investire nelle analitiche presentano
operatori, processi aziendali e software.
performance finanziarie migliori rispetto alle aziende
• Visualizzazione da qualsiasi dispositivo
La soluzione è predisposta per i dispositivi mobili e le
dashboard sono automaticamente ottimizzate per il
dispositivo in uso.
• Accesso e protezione dei dati
Accesso facile e dati consolidati provenienti da più
installazioni di Kofax Capture, con attribuzione di ruoli
di sicurezza che consentono di proteggere i dati in
base alle diverse necessità.
• Tracciamento di tutti i documenti
loro pari.
Kofax Analytics for Capture consente di comprendere
i trend e i problemi nell’ambito dei processi aziendali.
La soluzione fornisce informazioni complete, coerenti
e accurate, per fornire ai responsabili del processo
decisionale tutto il necessario per controllare e
ottimizzare l’efficienza operativa: metriche, analitiche,
report, collaborazione e intelligence aziendale. Utilizzata
In sinergia con altre comprovate soluzioni di settore, di
gestione dei processi aziendali e di case management,
Kofax Analytics for Capture garantisce la presa
Kofax Analytics for Capture è fruibile da qualsiasi
in carico, il monitoraggio e la tracciabilità di tutti i
dispositivo e consente di ottimizzare tutti i fattori
documenti.
propulsivi fondamentali per la redditività.
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Migliore comprensione dei dati, pianificazione
e performance: l’uso dei dati delle operazioni di
acquisizione e la relativa trasformazione in informazioni
utili e pertinenti consentono di abbattere i costi
operativi, garantiscono la competitività e soddisfano o
eccedono le performance attese.
Per ulteriori informazioni visitare kofax.com.
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USA e in altri Paesi. Eventuali altri nomi sono marchi commerciali o marchi registrati dei rispettivi proprietari. (07.2015)