Descrizione dettagliata dell`ambiente Access 2007

ACCESS 2007 & SQL SERVER
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Lezione n. 1
Descrizione
dettagliata
dell’ambiente Access
2007
Premessa
Premettiamo da subito che Microsoft Access risulta essere uno degli applicativi
della famiglia di Microsoft Office con una curva di apprendimento non
immediata rispetto a Word o Microsoft Excel.
Molti utenti che non desiderano memorizzare e gestire informazioni con
Microsoft Access, preferiscono organizzare le informazioni in fogli memorizzati
in cartelle di lavoro di Excel.
Ciò può risultare un efficace espediente quando si vogliono applicare filtri
puntuali sugli elenchi dati, ma nel momento in cui si vorrebbero realizzare
interrogazioni molto complesse, questo modello di lavorare incontra i seguenti
svantaggi:
• Non si possono mettere in relazione le informazioni presenti in ciascun
foglio di lavoro
• Non si può gestire un principio fondamentale della gestione dei database:
principio denominato Integrità referenziale.
Esempio Se in un foglio di lavoro dovessi creare un elenco di
clienti e in un altro un elenco di fatture inviate, in virtù di questa
lacuna eliminando un cliente non si elimineranno tutte le fatture ad esso
inviate (memorizzate nell’altro foglio)
In questa prima lezione:
• Abbasseremo di molto la curva di apprendimento rispetto agli altri
applicativi
• Vedremo come migrare un esempio di lavoro realizzato con il modello dei
fogli di calcolo.
• Descriveremo l’ambiente di lavoro di Microsoft Access 2007
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Lezione n. 1
Come abbassare la curva di apprendimento rispetto agli altri applicativi
Gli applicativi Microsoft Word o Excel, quando vengono lanciati dal menu di
Windows, si presentano già pronti al suo utilizzo:
• in Word appare da subito l’area di lavoro dove scrivere la propria lettera
• in Excel appare immediato l’utilizzo della cartella di lavoro suddivisa in
fogli di lavoro pronti per memorizzare e gestire elenchi di dati.
Microsoft Access 2007 una volta lanciato si presenta in questo modo:
La nuova interfaccia grafica è radicalmente cambiata rispetto alle precedenti:
• per la presenza costante, come negli applicativi di Office 2007, del
pulsante di Office il quale sostituisce il menu File.
• Non esiste, più come nelle precedenti versioni, un menu a tendina per
l’organizzazione delle funzioni dell’applicativo; bensì tutte le funzioni
sono organizzate in schede costituenti la cosiddetta Bara
multifunzione (chiamata con il termine RIBBON)
• E’ evidente la disposizione in questo layout grafico un elenco di modelli di
database locali e direttamente scaricabili da Microsoft Office online.
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Lezione n. 1
L’operazione di creazione di un database vuoto prevede uno studio di fattibilità
di come organizzare il sistema informativo al fine di:
• Elencare tutte le entità (o tabelle) con un elenco di attributi (o campi) da
memorizzare
• Definire le relazioni tra le tabelle definiti al punto 1 in modo da rendere
efficace poi l’operazione di interrogazione dei dati
• Progettare data entry per l’immissione dati.
• Progettare sistemi di interrogazione dati, che organizzando gli archivi in
Microsoft Excel, non si è in grado di ideare.
• Progettare sistemi di reportistica, che in Microsoft Excel è molto
dispendioso.
L’utilizzo della creazione di database sulla base di modelli già caricati durante
l’installazione del pacchetto in versione retail o pacchetto di Office, oppure
scaricando uno dei numerosi modelli scaricabili dal sito Office Online, tutto
questo studio si concretizza con un database pronto da utilizzare. Come si sa
poi un modello una volta scelto sarà possibile personalizzarlo sulla base delle
esigenze di chi effettivamente utilizzerà quella base dati.
Una volta immesso il nome del database da creare (ipotesi di creazione di un
database vuoto) ci sono delle considerazioni da fare. Ecco un primo piano della
finestra di database nuovo:
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ACCESS 2007 & SQL SERVER
Lezione n. 1
L’operazione di creazione database vuoto, rispetto alla precedente
versione (Office 2003 per esempio) comporta subito l’accesso diretto alla
visualizzazione della tabella in foglio dati:
Windows Vista – Ecco il nuovo percorso di memorizzazione dei database nella
cartella Documenti con Windows Vista C:\users\<nome utente>\documents
per passare alla modalità foglio dati bisogna selezionare la voce
Tabella1:tabella ed applicando il tasto destro del mouse, scegliere, dal menu
contestuale, la voce
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Questo passaggio comporta il salvataggio dell’oggetto
assegnandole un nome. Vedi finestra di dialogo seguente:
Lezione n. 1
selezionato
In Access 2007 esistono tre modalità di creazione di una tabella:
• Creazione struttura ex-novo
• Creazione struttura sulla base di un modello
• Creazione di tabelle sulla base di elenchi Sharepoint (*)
La prima modalità l’abbiamo appena descritta; La creazione sulla base di un
modello viene effettuata per mezzo della barra multifunzione:
Diversi modelli precaricati dai quali viene creato l’oggetto tabella.
La terza modalità (una novità in senso assoluto) che costituisce una
prerogativa prettamente aziendale sarà approfondita verso la fine del corso,
giusto per dare un complemento dell’argomento stesso.
La schermata, la quale sarà approfondita verso la fine del corso richiedendo un
personal computer con determinate caratteristiche tecnico hardware e
software, è raffigurata dalla seguente illustrazione grafica:
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Lezione n. 1
Analizzeremo la modalità di creazione visualizzazione struttura di una tabella
nel prossimo paragrafo, la più completa ma richiede che sia chiara l’idea di
progettualità del sistema informativo.
Migrare archiviazione dati da Microsoft Excel verso Microsoft Access 2007
Abbiamo una cartella di lavoro di Microsoft Excel costituita dai seguenti fogli:
• foglio lavoro clienti
• foglio lavoro contatti
Gestendo la memorizzazione di queste informazioni rispettivamente nei fogli su
indicati, troveremo difficile l’applicazione del principio di integrità referenziale:
ossia cancellare di un cliente tutti i suoi contatti.
Avremo sicuramente bisogno di effettuare un’operazione di importazione dati
da origine esterne:
Descriviamo la procedura di migrazione:
abbiamo la cartella di lavoro di Excel azienda.xls:
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ACCESS 2007 & SQL SERVER
Lezione n. 1
Foglio lavoro CLIENTI
Foglio di lavoro CONTATTI
Apriamo l’ambiente di lavoro Access 2007 ed eseguiamo l’operazione di
importazione fogli di lavoro. Questi due fogli contenuti in quella cartella di
lavoro sono per Access due tabelle a tutti gli effetti.
Attraverso la logica del modello relazionale, queste due tabelle si possono
mettere in relazione, così che potremmo rispettare in tutti i sensi il principio di
integrità referenziale, in base al quale:
• modificando un codice cliente verrà modificato il codice in tutte le tabelle
in relazione con quella principale.
• Cancellando un cliente verranno cancellati in tutte le tabelle i record che
fanno capo ad un determinato codice. Q ueste tabelle sono sempre in
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ACCESS 2007 & SQL SERVER
Lezione n. 1
relazione attraverso uno strumento chiave primaria prima tabella e
chiave esterna nella tabella secondaria.
Un campo come chiave primaria risulta efficace quando si debbono mettere in
relazione una o più tabelle. Permette di identificare univocamente un record in
informazioni. Esempio:
• con il codice matricola dello studente universitario si identifica
univocamente solo quello studente e non altri
• con il codice fornitore si identifica univocamente solo ed esclusivamente
quel fornitore; non verrà identificato ad esempio un cliente che avrà un
suo codice cliente
IL campo chiave eleggibile a chiave primaria, in Microsoft Access viene
implementato con l’uso del campo contatore. Il campo contatore
permette di avere ad ogni inserimento di informazioni un numero
progressivo unitario, tale da avere sempre record con chiave univoca.
Realizziamo, attraverso l’interfaccia grafica di Access 2007, l’operazione di
importazione:
clicchiamo sull’icona Microsoft Excel nella scheda Dati esterni, si presenta
questa finestra:
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ACCESS 2007 & SQL SERVER
Lezione n. 1
dopo aver selezionato quel file (azienda.xlsx) attraverso il pulsante sfoglia,
andiamo avanti con la procedura di importazione cliccando sul pulsante avanti:
La schermata successiva a questa, cliccando sempre su Avanti, è:
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ACCESS 2007 & SQL SERVER
Lezione n. 1
Nella schermata successiva a questa impostiamo il tipo dati per il codice
cliente.
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Lezione n. 1
Impostazione della chiave primaria definita dall’utente -> Codice cli
Cliccando su fine (questa è l’ultima schermata della procedura di importazione)
il foglio di lavoro della cartella azienda.xlsx diventerà effettivamente tabella del
database di Access
Con la medesima procedura importiamo l’altro foglio di lavoro e
successivamente eseguiamo l’operazione di impostare l’integrità referenziale
attraverso la finestra Relazione.
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ACCESS 2007 & SQL SERVER
Lezione n. 1
Osservazione: nell’operazione di importazione del foglio di lavoro
contatti come tabella del database che stiamo progettando, vi faccio
osservare le impostazioni descritte in questa schermata:
La chiave codice cli per la tabella contatti è chiave esterna e può
ammettere valori doppi
Alla fine di aver importato i due fogli di lavoro come tabelle, ecco il
risultato finale:
Attraverso la scheda strumenti database apriamo la finestra relazioni:
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Lezione n. 1
Trascinando il campo codice cli della tabella clienti con codice cli della
tabella contatti avremo:
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ACCESS 2007 & SQL SERVER
Lezione n. 1
L’operazione di impostare le relazioni tra i fogli di lavoro è l’unica operazione
che non si può compiere nella gestione degli elenchi dati con Microsoft Excel.
Ecco come si presenta la finestra relazioni, dopo aver premuto il pulsante crea:
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Lezione n. 1
Approfondimenti sull’interfaccia grafica
In continuità dell’esempio precedente concernente la migrazione, possiamo
enfatizzare una novità a livello funzionale delle operazioni di esportazione dei
dati verso particolari origini dati semplici o complesse:
Dall’elenco risultano due tipologie di origini dati nuove:
• file xml
• elenco Share point
A parte l’esportazione in XML, già anticipata e curata meglio dalla versione
2003, esiste una perfetta integrazione di tutto il pacchetto di office con uno
strumento di collaboration via web (esclusivamente per i portali intranet
aziendali) sviluppati con la tecnologia di Microsoft Sharepoint Services.
Possiamo anche esportare i dati contenuti nelle tabelle di un database di Access
2007 in SQL Server
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ACCESS 2007 & SQL SERVER
Lezione n. 1
Questa funzionalità (insita nella scheda Strumenti di database) ci permette di
migrare alcune o tutte le parti di un database in quello in formato Microsoft
SQL Server nuovo ed esistente.
Parte così l’upsize guidato:
Cliccando su avanti avremo:
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Lezione n. 1
Cliccando su Avanti importiamo le due tabelle e clicchiamo su avanti:
Cliccando su avanti imposteremo alcune funzionalità di sistema: lasciamo le
impostazioni predefinite:
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Lezione n. 1
Cliccando successivamente sul pulsante Avanti termineremo la procedure di
Upsize:
Una volta fornite tutte le informazioni necessarie arriveremo a questa
schermata finale:
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ACCESS 2007 & SQL SERVER
Lezione n. 1
Materialmente l’operazione sarà eseguita cliccando su Fine: ecco l’ambiente di
lavoro di Microsoft Access:
Nella finestra tabelle avremo le stesse però con un mappamondo che
rappresenta che esse sono collegate a SQL Server
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Lezione n. 1
Conclusioni
Coloro i quali non hanno mai configurato SQL Server, la spieghiamo nella
lezione successiva prima di argomentare i nuovi concetti. Così potrete eseguire
l’operazione di migrazione delle tabelle di access in SQL Server, operazione
descritta ne paragrafo precedente.
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